DISUSUN OLEH
PANITIA PELAKSANA
NIP…………………………. NIP……………………..
Mengetahui:
Kepala Smk Negeri 1 Modayag Barat
Puji Syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan nikmat, rahmat,
serta hidayah-Nya sehingga kami dapat melaksanakan dan menyelesaikan Prakerin di
Kementrian Agama Kotamobagu Karena tanpa nikmat-Nya, mungkin kami belum
tentu bisa menyelesaikan kegiatan ini dari awal sampai akhir.
Dengan ini, kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
mendukung dan mensukseskan pelaksanaan Prakerin ini, karena tanpa dukungan dan
bantuan dari mereka mungkin pula kami belum tentu bisa menyelesaikan kegiatan
Prakerin ini.
BAB I
PENDAHULUAN…………………………………………………………………1
A. Latar Belakang Pelaksanaan Prakerin………………….………………….1
B. Tunjuan Pelaksanaan Prakerin………………………….…………………2
C. Waktu dan Lokasi Prakerin…………………………...…...………………2
LAMPIRAN……………………………………………………………………...10
BAB I
PENDAHULUAN
D. .SEJARAH SINGKAT
Kantor Wilayah Kementrian Agama Kotamobagu Prov.Sulut yang berada di
Kabupaten dan Kota antara lain Kantor Kementrian Agama Kota Komobagu.
Bahwa untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat di bidang agama serta
untuk merespons semangat pemekaran daerah kabupaten tersebut,maka terbentuklah
Kantor Kementrian Agama Kotamobagu berdasarkan peraturan Menteri Agama RI
No.15 Tahun 2010 tentang pembentukan Kantor Kementrian Agama Kota
Kotamobagu dengan wilayah kerja meliputi wilayah Kota Kotamobagu yang
memiliki luas 86,6 KM2.
Selanjutnya berdasarkan peraturan Menteri Agama Republik Indonesia (PMA) no.15
tahun 2010 pasal 2 menerangkan bahwa Kantor Kementrian Agama Kotamobagu
adalah instansi vertical yang berada dibawah dan bertaggung jawab langsung kepada
Kepala Kantor Wilayah Kementrian Agama Prov.Sulawesi Utara
Sebagai unit organisasi instansi vertical yang baru, maka proses penyelenggaraan
pemerintahan diawali dengan peresmian Kemenag Kota Kotamobagu yang ditandai
dengan dilantiknya Pejabat Kepala Kantor Kementrian Agama Kota Kotamobagu
yaitu Bapak. Drs. Hi Suhada Mokoagow pada tanggal 09 Desember 2010, yang
selanjutnya tanggal tersebut diperingati sebagai Hari Ulang Tahun Kemenag
Kotamobagu. Adapun tugas pejabat yang baru kala itu adalah mengisi satuan unit
organisasi Kemenag kota Kotamobagu, serta melaksanakan pembinaan admistrasi
sarana dan prasarana dalam dalam rangka mendukung program dukungan manajemen
dan pelaksanaan tugas tekhnis lainnya di Kementrian Agama. Seiring dengan
bergulirnya waktu pada tanggal 03 April tahun 2013 Kantor Kementrian Agama KK
berganti kepemimpinan dengan dilantiknya pejabat kepala kantor yang baru yaitu
bapak. Drs.Hi.Suleman,M.Pd, digantikan oleh Drs.Fathan Noh, dan setelah itu
kepemipinan kantor Kementrian Agama Kota Kotamobagu dijabat oleh Hi.Saiful
Bongso,M.Pd.I.
E. STRUKTUR ORGANISASI
1. Subbagian Tata Usaha ; M. Sahran Noor Gonibala, Lc
2. Seksi Pendidikan Islam ; Srinangsih Makalalag, M.Pd
3. Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah ; Ratna Potabuga, S.Pd
4. Seksi Bimbingan Masyarakat Islam ; H. Mochamad Kusen, S.Ag
5. Penyelenggara Zakat dan Wakaf ; Mario Moka, SH, MH
6. Penyelenggara Kristen ; Djefrit Panggili S.PAK
7. Kelompok Jabatan Fungsional
F. KEDUDUKAN, TUGAS DAN FUNGSI KANTOR/INSTANSI TEMPAT
PRAKERIN
Kantor Kementrian Agama Prov.Sulawesi Utara berada di Kab. Bolaang
Mongondow Jl.Yusuf Hasiru No.59, Kotabangon,kec. Kotamobagu Timur.
Tugas Kantor Kementrian Agama Kotamobagu adalah membantu presiden
dalam menyelenggarakan Sebagian urusan pemerintah dibidang
keagamaan.Dengan kata lain Departemen Agama Lead Agency dalam
perumusan dan pelaksanaan program pembangunan bidang agama.
Fungsi Kementrian Agama Kotamobagu adalah :
1. Perumusan dan menetapkan Visi Misi dan Kebijakan dibidang
pelayanan dan bimbingan kehidupan beragama kepada masyarakat di
kabupaten/kota
2. Pelayanan,bimbingan, dan pembinaan kehidupan beragama;
3. Pelayanan,bimbingan, dan pembinaan haji dan umrah, serta zakat dan
wakaf;
4. Pelayanan,bimbingan,dan pembinaan di bidang Pendidikan
madrasah,Pendidikan agama dan keagaman
5. Pelaksanaan kebijakan teknis di bidang pengelolaan administrasi dan
informasi
6. Pengkoordinasian perencanaan,pengendalian,pengawasan,dan evaluasi
program; dan
7. Pelaksanaan hubungan dengan pemerintah daerah,instansi terkait,
Lembaga masyarakat dalam pelaksanaan tugas kementrian agama di
kabupaten/kota.
BAB III
AKTIVITAS PELAKSANAAN PRAKERIN
A. Program Kegiatan
Pada saat pelaksanaan prakerin di Kementrian Agama Kotamobagu,penulis
ditugaskan dalam bidang kerja Disposisi Surat Masuk. Disposisi adalah pendapat
seorang pejabat mengenenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang
langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus
Tujuan adanya disposisi adalah agar staf bisa menindaklanjuti perintah yang
diberikan atasan tepat sesuai perintah yang tertulis di dalam surat. Setelah
mengerjakan perintah tersebut, staf tidak langsung memberikannya ke atasan, tetapi
harus staf administrasi yang akan memberikan lembar disposisi untuk diisi.
B. Pelaksanaan
Alur Pengelolaan/Administrasi Surat Masuk
1. Menerima surat yang masuk baik melalui petugas ekspedisi, jasa
pengiriman, melalui mesin faximile yang disampaikan melalui
sekretaris pimpinan maupun surat elektronik.
2. Menandatangani bukti pengiriman surat (apabila surat disampaikan
oleh petugas ekspedisi mupun jasa pengiriman);
3. Membuka sampul surat dengan kriteria selain surat pribadi dan selain
surat yang bersifat rahasia, untuk mengetahui garis besar isi surat
ketika definisi surat bukan surat pribadi.
4. Mencatat surat masuk dalam kertas khusus surat masuk;
Catatan dalam kertas khusus surat masuk minimal memuat informasi;
Nomor urut surat masuk dan tanggal diterima surat
Nomor surat masuk dan tanggal surat;
Asal surat;
Hal surat;
Tujuan surat (penerima surat)
5. Membuat/menulis kartu kendali (lembar disposisi)surat masuk di buku
besar.
6. Menyampaikan surat yang telah dilengkapi kartu kendali, kepada
pimpinan (melalui sekretaris pimpinan);
7. Informasi/isi surat di upayakan secepat mungkin untuk dapat
diketahui/sampai kepada pimpinan.
8. Menyimpan arsip surat masuk dalam tahun berjalanan di simpan
menggunakan ordner dan diberi title “Arsip surat masuk tahun…
(tahun berjalan).
9. Arsip surat tahun lalu disimpan dalam dosir, dan diberi title ‘Arsip
surat masuk tahun..”
C. Permasalahan dan Pemecahannya.
Permasalahan yang sering terjadi dalam proses persuratan dan disposisi ini
seperti lambatnya proses disposisi atau susahnya melacak progress dari
surat dan disposisi surat yang sudah dikirimkan.
Dan solusi agar bisa melacak dari progress aktivitas surat dan disposisi
adalah dengan memanfaatkan tekhnologi digital yang ada saat uini.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Saran
1. Sebelum melaksanakan praktik kerja, diharapkan siswa untuk dapat
mempersiapkan bekal pengetahuan yang berkaitan dengan tempat praktik
kerja.
2. Siswa diharapkan dapat menjalin hubungan yang baik dengan pihak
Instansi/perusahaan selama berlangsungnya praktik kerja.
3. Diharapkan untuk dapat meningkatkan komunikasi dengan guru
pembimbing agar segala sesuatu yang dilaksanakan selama kegiatan
Prakerin yang berlangsung dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil
yang maksimal.