COST CONTROL – GOLDEN RULES BAHASA VERSION V003 25-6-2011

1. Prepare Daily Food and Beverage Flash Cost Reports to monitor daily food cost.
Mempersiapkan Laporan Daily Food dan Beverage Flash Cost untuk memantau food
cost setiap hari.

2. Analyze favorite menu and less favorite menu to assist F&B in developing creative
menu, setting sales price, material preparation and create potential analysis.
Menganalisa menu favorite dan mengurangi menu favorite untuk membantu F&B
menciptakan menu favorite, menyiapkan harga jual, persiapan bahan baku dan membuat
analisa potensi.

3. Establish par stock levels for outlet beverage stocks and carry out monthly spot checks.
Menetapkan tingkatan par stock untuk persediaan dioutlet minuman and melakukan spot
checks bulanan.

4. Establish bottle to bottle policy for beverage item when outlet makes material requisition.
Menetapkan prosedur tukar botol kosong untuk item minuman ketika outlet membuat
permintaan barang.

5. Establish FIFO policy for physically F&B material movement.

Menetapkan procedure FIFO pada fisik perpindahan barang F&B.

6. Control material log from store man to monitor expiry date.

Memonitor buku catatan dari penjaga gudang untuk memantau tanggal kedaluarsa.

7. Daily walk to receiving area and store to control bin card procedures, cleanliness,
tidiness, temperature, material handling and hygiene.
Berkeliling ke area penerimaan dan gudang untuk mengawasi prosedur pencatatan di
bin card, kebersihan, kerapian, suhu ruangan, penanganan barang dan hygiene.

8. Work closely with Chef, Purchasing and Receiving regarding food standard – about
quality, size and dimension. Educate Receiving and supplier to follow the standard.
Membangun hubungan kerja dengan Chef, Purchasing dan Receiving terkait dengan
food standard – pada kualitas, ukuran, dimensi. Mendidik Receiving dan supplier untuk
mengikuti standard yang ada.

9. Participate in monthly market surveys of fresh food items and flowers.

Berpartisipasi dalam melakukan market survey bulanan pada jenis barang-barang
makanan segar.

Cost Control - 1
10. Review input of monthly market survey prices into VHP system to ensure accuracy.
Memeriksa posting hasil market survey bulanan pada VHP system untuk memastikan
keakuratannya.

11. Perform monthly comparisons of food and beverage cost percentage against other Sister
hotels and advise Purchasing to get the best price & quality.
Melakukan perbandingan bulanan pada persentase food dan beverage cost pada hotel
rekanan lainnya dan memberikan saran kepada purchasing untuk mendapatkan harga yg
terbaik dan berkualitas.

12. Participate in food and beverage (monthly) stocktaking of storeroom and outlets and
monthly stocktaking of cigars/cigarettes.
Berpartisipasi pada inventory bulanan food dan beverage di gudang dan outlets serta
inventory bulanan pada item rokok.

13. Complete month end closing procedures for VHP food and beverage inventory system,
including export of month end journal for inventory movements.
Melengkapi proses month end closing sesuai procedure VHP untuk sistem food dan
beverage inventory termasuk export jurnal akhir bulan untuk perubahan persediaan.

14. Prepare report of slow moving Food & beverage items on a monthly basis.
Membuat laporan slow moving barang-barang food dan beverage setiap bulannya.

15. Control minibar repot from F&B or HK regarding quantity and expiry date.
Mengawasi laporan minibar dari F&B atau HK terkait jumlah dan tanggal kedaluarsa.

16. Prepare month end journal entry for POS Officer Checks in timely manner.
Membuat jurnal akhir bulan untuk officer checks guna dibukukan pada POS secara tepat
waktu.

17. Update VHP Purchasing system for new food or beverage items.
Memperbaharui system VHP Purchasing untuk jenis barang-barang baru food atau
beverage.

18. Assist with costing of special events for F&B Department i.e. Special Promotions,
Christmas functions etc.
Membantu perhitungan biaya pada acara tertentu pada F&B Departemen, sebagai
contoh : Promosi khusus, acara chrismast, dll.

19. Carry out regular audits of hotel point of sale system to ensure correct pricing and to
highlight areas of inconsistency.
Melakukan pemeriksaan berkala pada POS system untuk memastikan kebenaran harga
dan menyoroti daerah yang tidak konsisten.

20. To prepare and analyze monthly Minibar Beverage Revenue potentials.

Membuat dan menganalisa potensi pendapatan minuman diminibar setiap bulannya

Cost Control - 2
21. Assist Food & Beverage department in menu planning by means of costing, portion
sizes, recipes, standardized menu, and item presentation to ensure food cost objectives
are met.
Membantu F&B Departemen dalam perencanaan menu dalam arti perhitungan
biayanya, porsi, ukuran, resep, standard menu, dan penampilannya untuk memastikan
biaya yang ditimbulkan memenuhi tujuan yang dimaksud.

22. Process the inter kitchen and beverage transfers and record to the Flash Food and
Beverage spreadsheet.
Melakukan proses internal transfer dari kitchen ke beverage dan mencatat ke laporan
Flash Food dan Beverage.

23. Assess & communicate the popularity of each item on the menu of each outlet on a
quarterly basis and make recommendations for margin improvement.
Menilai dan mengkomunikasikan popularitas setiap barang pada masing-masing menu
dioutlet setiap empat bulannya dan membuat rekomendasi untuk peningkatan margin.

24. Assist with updating POS system for new items on each outlet menu and for Kiosk.
Membantu update POS system untuk jenis barang baru pada setiap menu dioutlet dan
kios.

25. Engage with related department in performing semi-annually inventory taking for linen,
chinaware, glassware, silverware.
Terlibat dengan departemen terkait dalam melakukan inventory per tengah tahun pada
linen, chinaware, glassware, silverware.

26. Check the monthly linen stock take made by EHK and order as required.
Periksa laporan inventory linen bulanan yang dibuat oleh EHK dan lakukan pemesanan
yang diperlukan.

27. Maintain quantity count of Asset and Inventory asset since opening of the hotel including
addition asset/inventory asset from CAPEX or FFE. Prepare asset/inventory asset
report/log that describes date of purchase, quantity, location and condition.
Memantau jumlah perhitungan Asset dan Persediaan asset sejak pembukaan hotel
termasuk penambahan asset/persediaan asset dari CAPEX atau FFE. Membuat
laporan/catatan asset/persediaan asset yang menggambarkan tanggal pembelian,
jumlah, tempat dan kondisinya.

28. Discrepancy between physical and bookkeeping record should be addressed and get
approval from FC, GM and Owner for disposal or adjustment.
Perbedaan fisik dan pencatatan harus disampaikan dan mendapatkan persetujuan dari
FC, GM dan Owner untuk penghapusan atau koreksi.

Cost Control - 3
29. Used or obsolete asset should be followed up for disposal or handed over back to Owner.
Do not keep junks in the hotel.
Asset yang terpakai atau mutlak tertanam harus ditindaklanjuti untuk penghapusan atau
dipindahtangankan kembali kepada pemilik. Jangan membiarkannya dihotel

Cost Control - 4