STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI COST CONTROL

DEPARTMENT
General Manager

Chief Accountant

Cost Controller

Asst. Cost Controller

Food Beverage Material Property Receiving

Controller Controller Controller Controller

Cost Control Clerk

Biaya Produksi Makanan & Pembelian

 Seksi-seksi dalam cost control department :
1. Food Controller
 Melaksanakan fungsi pencatatan atau proses mutasi persediaan bahan
makanan
 Mempersiapkan laporan biaya makanan harian (Daily Food Cost)
 Analisis biaya makanan mingguan (Weekly Food Cost Analysis)
 Menyusun rekonsiliasi biaya bahan makanan bulanan (Monthly Food Cost
Reconsiliation).

2. Beverage Controller
 Melaksanakan fungsi pencatatan atas proses mutasi persediaan bahan
minuman,
 Mempersiapkan laporan analisis biaya minuman mingguan (Weekly Beverage
Cost Analysis),
 Menyusun rekonsiliasi biaya minuman bulanan (Monthly Beverage Cost
Reconsiliation).
Biaya Produksi Makanan & Pembelian
3. Material Controller
 Melaksanakan fungsi pencatatan atas proses mutasi persediaan pelengkap operasi
(Operating Supplies).
 Menyusun rekonsiliasi biaya persediaan perlengkapan bulanan, yang merupakan beban
tiap-tiap bagian (Departmental Expenses).

4. Property Controller
 Melaksanakan fungsi pencatatan atas proses mutasi persediaan barang modal (Fixed
Asset) dan peralatan operasi (Operating Equipment)
 Mempersiapkan laporan beban penyusutan bulanan (Monthly Depreciation) untuk
harta tetap
 Menyusun laporan hasil perhitungan fisik (Inventory) peralatan operasi (Operating
Equipment) setiap semester, pada akhir bulan Juni dan bulan Desember.

5. Receiving
 Melaksanakan fungsi penerimaan atas seluruh persediaan barang yang dibeli oleh
perusahaan, dengan meneliti, menghitung dan mengukur jenis dan spesifikasi barang,
sesuai dengan order pembelian (Purchase Order)
 Menyusun laporan penerimaan persediaan barang harian (Daily Receiving Report).
Biaya Produksi Makanan & Pembelian
Dokumen-dokumen
 Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya
permintaan penawaran
 Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang
biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.
 Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan barang.
 Invoice adalah surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pelanggan
sesuai kesepakatan. Biasanya invoice dikirimkan kepada pelanggan dengan lampiran
tanda terima barang dan faktur pajak.
 Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.
 Daily receiving report (DRR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
 Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli
yang digunakan sebagai pembanding.
 Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang.
 Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan,
barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol
oleh cost control.
 Job Description
 Jabatan / Eselon : PROPERTY CONTROL / III A
 Seksi / Department : COST CONTROL/ACCOUNTING
 Bertanggung jawab kepada : COST CONTROLLER
 Pengawas langsung : COST CONTROLLER
 Jenjang karier : COST CONTROLLER

TUGAS POKOK :
 Membantu Cost Controller dalam melaksanakan tugasnya, dalam bidang Property
Control / Aktiva Tetap.

TUGAS RUTIN :
 Mengecek setiap Invoice mengenai Property terhadap Purchase Requisition dan
Purchase Ordernya.
 Meneliti Invoice mengenai Property terhadap Daily Receiving Sheet yang dibuat
oleh Head Receiving.
 Mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran barang-barang Property ke dalam kartu
aktiva.
Biaya Produksi Makanan & Pembelian
 Membuat laporan bulanan atas penerimaan / tambahan aktiva tetap ataupun
pengurangan (mutasi).
 Membuat journal Voucher penghapusan aktiva tetap.
 Menata barang aktiva tetap yang sudah tidak terpakai untuk diajukan
sebagai salvage.
 Membuat nomor codering Aktiva Tetap pada barang Aktiva Tetap.
 Melaksanakan physical Inventory Operating Equipment setiap semester
(Juni dan Desember).
 Melaksanakan physical Inventory Aktiva Tetap setiap akhir tahun (Oktober
s/d Desember).
 Melaksanakan rekonsiliasi hasil physical Inventory, terhadap general
Ledger.
 Turut aktif dalam pengawasan terhadap pemakaian barang-barang Property.
 Menghadiri Accounting Meeting.
 Melaksanakan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan kedinasan, atas
perintah atasan.
Biaya Produksi Makanan & Pembelian
 Job Description
 Jabatan / Eselon : F & B CONTROL / IV A
 Seksi / Department : COST CONTROL/ACCOUNTING
 Bertanggung jawab kepada : COST CONTROLLER
 Pengawas langsung : COST CONTROLLER
 Jenjang karier : COST CONTROLLER

TUGAS POKOK :
 Membantu Cost Controller dalam melaksanakan tugasnya, dalam bidang Food &
Beverage Control.

TUGAS RUTIN :
 Mengecek setiap Invoice mengenai F & B, terhadap Purchase Requisition &
Purchase Ordernya.
 Meneliti Invoice mengenai F & B terhadap Daily Receiving Sheet yang dibuat oleh
Head Receiving.
 Mencatat setiap pemasukan maupun pengeluaran barang-barang Food ataupun
Beverage, ke dalam Cardex.
Biaya Produksi Makanan & Pembelian
 Melaksanakan physical setiap akhir minggu, bulan maupun
akhir tahun.
 Membuat sales history (Food & Beverage) dan melaporkan
kepada atasan.
 Mencatat dan mengajukan write off kepada atasan untuk
barang-barang unuseable.
 Memberikan masukan data kepada atasan atas pemakaian
yang perlu perhatian.
 Mengadakan rekonsiliasi.
 Membuat Journal Voucher.
 Menghadiri Accounting Meeting.
 Melaksanakan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan
kedinasan atas perintah atasan.

Biaya Produksi Makanan & Pembelian

 Job Description
 Jabatan / Eselon : MATERIAL & SUPPLIES CONTROL / IV B
 Seksi / Department : COST CONTROL/ACCOUNTING
 Bertanggung jawab kepada : COST CONTROLLER
 Pengawas langsung : COST CONTROLLER
 Jenjang karier : COST CONTROLLER

TUGAS POKOK :
 Membantu Cost Controller dalam melaksanakan tugasnya, dalam bidang Material &
Supplies Control.

TUGAS RUTIN :
 Mengecek setiap Invoice mengenai Material & Supplies terhadap Purchase
Requisition & Purchase Ordernya.
 Meneliti Invoice mengenai Material & Supplies terhadap Daily Receiving Sheet yang
dibuat oleh Head Receiving.
 Mencatat setiap pemasukan maupun pengeluaran barang-barang Material & Supplies,
ke dalam Cardex.
Biaya Produksi Makanan & Pembelian
 Melaksanakan pembebanan Account sesuai dengan pemakaian dari
Department yang bersangkutan.
 Melaksanakan physical Inventory setiap akhir bulan dan setiap akhir tahun.
 Mencatat dan mengajukan write off kepada atasan untuk barang-barang
unuseable.
 Memberikan masukan data kepada atasan atas pemakaian yang perlu
mendapat perhatian.
 Mengadakan rekonsiliasi.
 Membuat Journal Voucher.
 Menghadiri Accounting Meeting.
 Melaksanakan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan kedinasan, atas
perintah atasan.

Biaya Produksi Makanan & Pembelian

 Job Description
 Jabatan / Eselon : RECEIVING / IV B
 Seksi / Department : COST CONTROL / ACCOUNTING
 Bertanggung jawab kepada : COST CONTROLLER
 Pengawas langsung : COST CONTROLLER
 Jenjang karier : COST CONTROLLER

TUGAS POKOK :
 Membantu Cost Controller dalam pelaksanaan tugas menerima semua barang yang
dibeli, sesuai dengan prosedur yang ditetapkan manajemen.

TUGAS RUTIN :
 Menerima barang-barang yang dibeli, sesuai dengan Purchase Order.
 Memeriksa, meneliti, spesifikasi, menghitung, mengukur dan menimbang barang-
barang yang diterima.
 Meneliti faktur pembelian, sesuai dengan jumlah barang, disesuaikan dengan Order
Pembelian dan Permintaan Pembeliannya.
 Membuat laporan penerimaan (Daily Receiving Report), disesuaikan dengan
klasifikasi/jenis barang.
 Menyerahkan barang yang sudah diterima kepada bagian gudang (Store Room).
 Mendistribusikan laporan penerimaan barang kepada bagian yang terkait (Cost
Control, Purchasing, Accounting dan Store Room).
Biaya Produksi Makanan & Pembelian
 Membuat catatan penerimaan barang (Notice of Arrival) atas barang-
barang yang telah diterima.
 Mendistribusikan Notice of Arrival kepada bagian yang terkait (User
Department, Cost Control, Purchasing, Accounting dan Store Room).
 Melaksanakan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan kedinasan, atas
perintah atasan.
 Menghadiri Accounting Meeting.

Biaya Produksi Makanan & Pembelian

 STRUKTUR ORGANISASI PURCHASING DEPARTMENT

General Manager

Purchasing Manager

Assistant
Purchasing
Manager

Secretary
Buyer

Biaya Produksi Makanan & Pembelian

 Job Description
 Jabatan / Eselon : PURCHASING MANAGER / IIB
 Seksi / Department :PURCHASING
 Bertanggung jawab kepada :GENERAL MANAGER
 Jenjang karier :ACCOUNTING & OFFICE MANAGER / DUTY
MANAGER

TUGAS POKOK :
 Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan pembelian/ pengadaan barang-
barang sesuai dengan kebutuhan berupa barang-barang Saleable dan Operating
Supplies.
 Mengkoordinir tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab Purchasing Department.

TUGAS RUTIN :
 Memproses Purchase Requisition :
 Meneliti Purchase Requisition yang diterima dari General Store mengenai
kwantity dan kwality items yang diminta.
 Mencari harga/pricing
 Mengajukan Purchase Requisition kepada CA dan G.M. untuk mendapatkan
approval setelah diperoleh harga dari Rekanan yang dianggap layak lebih dahulu
• Memproses Purchase Order :
 Meneliti dan menandatangani Purchase Order setelah order dibuat dengan mencantumkan Nomor
Purchase Requisition untuk disampaikan kepada General Manager untuk ditandatangani.
 Meneliti dan memeriksa Daily Receiving Report dan Invoice yang masuk untuk standing order
terutama barang-barang Food & Beverage untuk Daily Kitchen Store.
 Mengatur pembelian barang-barang dengan Cash Payment yang tidak dapat dibeli dengan credit.
 Mengontrol dan membukukan penggunaan house bank (House Bank dipegang langsung oleh
Purchasing Manager).
 Meneliti function bulletin guna mengetahui kegiatan-kegiatan serta melakukan persiapan atas
items yang diperlukan.
 Meneliti Daily Sales Report dan Room Recapitulation guna control dan pengendalian pembelian.
 Meneliti dan mengontrol Purchase Order yang dalam pelaksanaan agar delivery time berjalan
dengan baik.
 Memperhatikan dan memberi petunjuk-petunjuk kepada Subordinate.
 Mengikuti Accounting Meeting.
 Mengikuti Department Head Meeting.

Biaya Produksi Makanan & Pembelian

 Job Description
 Jabatan / Eselon : BUYER A (BID F & B DAN DRUG STORE) / IV A
 Seksi / Department :PURCHASING DEPARTMENT
 Bertanggung jawab kepada :PURCHASING MANAGER

Tugas –tugas Rutin

 Pricing
Mencari harga dan Vendor dengan mengadakan perbandingan harga minimal dari tiga penawaran.
 Menghubungi langganan (Vendor) untuk pemesanan barang atas items yang didapat dari satu
sumber terutama Beverage (Bier dan Soft Drink lainnya).
 Melaksanakan pembelian Cash untuk barang-barang yang sifatnya mendadak dan tidak dapat dibeli
dengan Credit.
 Mencheck Standing Order dengan memeriksa Daily Receiving Report untuk mengetahui barang-
barang yang masuk terutama untuk Daily Kitchen Stock dan mengadakan teguran kepada Supplier
apabila deliverynya tidak berjalan dengan semestinya,
 Melaporkan penggunaan Housebank kepada Puma setelah selesai melakukan pembelian Cash.
 Mengisi buku Purchase Order items Food & Beverage.
 Mencheck harga dan keadaan barang di pasaran dan stock yang ada pada langganan terutama
barang-barang ex.import guna rencana pembelian selanjutnya.
 Melaporkan hal-hal baru atau yang tidak dapat diselesaikannya kepada Puma.
 Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam batas kedinasan.
 Menghadiri Purchasing Meeting.
 Menghadiri Accounting Meeting.
 Job Description
 Jabatan / Eselon : BUYER B (BID. OTHERS OPERATING SUPPLIES) / IV B
 Seksi / Department :PURCHASING DEPARTMENT
 Bertanggung jawab kepada :PURCHASING MANAGER

Tugas -Tugas Rutin

 Pricing
Mencari harga dan Vendor untuk items operating supplies yang diminta tercantum dalam Purchase
Requisition dengan mengadakan perbandingan harga minimal dari tiga penawaran.
 Menghubungi department yang berhubungan untuk items yang akan dibeli apabila kurang jelas
spesifikasinya.
 Memberikan penjelasan-penjelasan Spesifikasi barang yang akan dibeli kepada Vendor, draft dan
design khususnya untuk barang-barang cetakan (Printing Materials).
 Mengisi buku Purchase Order untuk barang operating/others Supplies local ex.import (Engineering
Supplies, Housekeeping Supplies, Printing, Stationaries).
 Mencheck dan meneliti Purchase Order yang dalam proses, apabila kemungkinan delivery tidak
berjalan dengan baik dan mengadakan teguran-teguran terhadap Vendor.
 Mengadakan test barang-barang product baru bersama-sama Department Head Concern.
 Mencheck harga dan keadaan barang di pasaran dan stock yang ada pada langganan terutama barang-
barang ex.import guna rencana pembelian selanjutnya.
 Melaporkan hal-hal baru atau yang tidak dapat diselesaikannya kepada Purchasing Manager.
 Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam batas kedinasan.
 Menghadiri Purchasing Meeting.
 Menghadiri Accounting Meeting.
Biaya Produksi Makanan & Pembelian
 Job Description
 Jabatan / Eselon : PURCHASING CLERK / JUNIOR SECRETARY / IV C
 Seksi / Department :PURCHASING DEPARTMENT
 Bertanggung jawab kepada :PURCHASING MANAGER

TUGAS-TUGAS RUTIN :
 Registrasi surat keluar dan surat masuk.
 Registrasi Purchase Requisition yang masuk dari department-department.
 Mengirim Purchase Requisition kepada Chief Accountant dan General Manager untuk
mendapatkan approval, setelah dicantumkan harga dan diteliti oleh Cost Control serta
ditandatangani oleh Purchasing Manager.
 Mengirimkan Copy Purchase Requisition kepada General Store, Cost Control dan Department
Head Concern setelah ditandatangani oleh Chief Accountant dan General Manager.
 Mengetik Purchase Order.
 Mengirim Purchase Order kepada General Manager untuk ditandatangani.
 Menghubungi/memanggil Vendor untuk memberikan Purchase Order asli setelah
ditandatangani oleh General Manager dan mengirimkan copynya kepada General Store, Cost
Control dan Department Concern.
 Mengetik surat-surat.
 Mengurus File-file (Filing).
 Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam batas kedinasan.
 Menghadiri Purchasing Meeting.
Biaya Produksi Makanan & Pembelian
TERIMA KASIH