Tyas Permatasari, S.Gz, M.

Si
Gizi-PKK
Fakultas Teknik
Universitas Negeri Medan
 Outline

1. Budgeting
2. Pencatatan dan Pelaporan Keuangan
3. Pengendalian Biaya Bahan Makanan
 Budgeting
• Budget / anggaran : prediksi ‘revenue”
dan “expenditure” pada periode waktu
tertentu
• Budget : perencanaan dari operasional
usaha dalam kaitannya dengan keuangan
atau perencanaan untuk mengawasi
pengeluaran dan keuntungan
• Menentukan berapa banyak uang yang
tersedia dan berapa banyak uang yang
harus disediakan untuk pengeluaran
Budgeting
• RA Supriyono :
– Suatu rencana terinci yang dinyatakan
secara formal dalam ukuran
kuantitatif, biasanya dinyatakan dalam
satuan uang untuk memperoleh dan
penggunaan sumber-sumber suatu
organisasi dalam jangka waktu
tertentu biasanya satu tahun
Syarat Penyusunan Anggaran
• Realistis : sangat mungkin untuk dicapai
• Luwes : tidak kaku sehingga terdapat
peluang untuk perubahan sesuai dengan
situasi dan kondisi
• Kontinyu : anggaran memerlukan
perhatian secara terus menerus dan
bukan merupakan suatu usaha yang
bersifat insidental
Klasifikasi Anggaran
• Berdasarkan fleksibilitas
1. Anggaran fixed (tidak ada revisi)
2. Anggaran kontinyu (ada revisi secara
periodik)
• Berdasarkan jangka waktu
1. Anggaran jangka pendek (≤ 1 tahun)
2. Anggaran jangka panjang (> 1 tahun)
Anggaran Bahan Makanan (Rumah Sakit
• Perencanaan anggaran bahan makanan

• Rangkaian kegiatan perhitungan anggaran

berdasarkan laporan penggunaan
anggaran bahan makanan tahun
sebelumnya dengan mempertimbangkan
fluktuasi konsumen dan tren penyakit
Fungsi rencana anggaran belanja

1. Mengetahui perkiraan jumlah

anggaran bahan makanan yang
dibutuhkan selama periode tertentu
( 1 bulan, 1 tahun, dst)
2. Dasar penyusunan biaya untuk
pengadaan bahan makanan dalam
bentuk Rencana Anggaran Belanja
(RAB) bahan makanan
Langkah-langkah Penyusunan
Anggaran Bahan Makanan
1. Mencari atau mengumpulkan informasi
mengenai ketersediaan anggaran (sumber,
dana, besaran, dsb)
2. Mengelompokkan bahan makanan sesuai
menu dan pedoman menu (sayuran, buah,
daging, ayam, ikan, telur, susu, roti, bumbu,
makanan jadi, bahan makanan kering, dsb)
3. Menetapkan spesifikasi harga bahan
makanan yang dibutuhkan berdasarkan nilai
gizi, standar porsi, kualitas, refuse,
keberadaan di pasar dan kelayakan harga
4. Mengumpulkan informasi mengenai
jenis dan konsumen yang akan dilayani
(pasien, dokter, pegawai, dsb)
5. Menghitung volume kebutuhan BM,
pembulatan volume didasarkan atas
perkiraan rata-rata kenaikan konsumen
dan berat BM dalam tiap kemasan
6. Melakukan survey pasar
7. Menyusun harga satuan berdasarkan
hasil survey harga pasar
8. Mengkalikan jumlah kebutuhan bahan
makanan periode yang telah
ditetapkan dengan harga satuan
Pencatatan dan Pelaporan Keuangan
 Pencatatan dan Pelaporan Keuangan
• Merancang formulir yang sesuai untuk pencatatan, baik sistem
manual maupun komputerisasi. (Langkah Pertama)
• Transaksi keuangan sehari-hari dengan sepengetahuan dan
tanggung jawab manajer penyelenggaraan makanan
– à lebih memudahkan untuk mempelajari data dlm
berbagai keperluan
– à menghitung persentase penggunaan biaya terhadap
pendapatan, baik secara harian, mingguan, bulanan atau
tahunan
 1. Pencatatan
a. Proses penyelenggaraan makanan

b. Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM).

c. Biaya lain-lain, operasional dan pemeliharaan

 a. Proses penyelenggaraan makanan
• Pesanan barang yang dipesan.
• Faktur pengiriman barang.
Tahap • Catatan penerimaan barang.
pengadaan • Laporan ketidaksesuaian.
bahan
makanan
• Barang masuk/ diterima.
• Daftar permintaan barang.
Tahap • Barang keluar.
penyimpanan dan • Persediaan/inventaris barang di Gudang.
pengawasan
gudang • Masalah yang terjadi
penyimpanan
 a. Proses penyelenggaraan makanan
• Menu dan perubahan menu (bila ada).
• Penggunaan standar-standar produksi yaitu standar resep, standar porsi, standar
bumbu, standar mutu makanan.
• Jadwal produksi dan perubahannya (bila ada).
Tahap • Pencatatan bahan makanan yang diterima.
produksi • Pencatatan bahan makanan yang tersisa/berlebih di produksi makanan.
• Pencatatan SDM produksi makanan.
makanan • Pencatatan dan laporan kerusakan sarana prasarana.

• Pencatatan jumlah makanan pasien yang didistribusikan.

Tahap • Pencatatan makanan yang tersisa/ berlebih di tahap pemorsian makanan
distribusi
makanan
b. Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)

• Pencatatan yang perlu dilakukan à

catatan penggajian.
• Catatan penggajian merupakan sumber
data pada biaya tenaga kerja yang
berfungsi untuk melihat jam kerja dan
menentukan gaji yang dibayar secara
bulanan atau mingguan atau harian.
• Catatan àcatatan lembur, hari sakit, izin
dan hari libur yang digunakan.
c. Biaya lain-lain, operasional dan
pemeliharaan
1) Operasional harian: pengeluaran harian,
umumnya kejadian tidak terduga atau
darurat seperti kerusakan alat.
2) Operasional bulanan: asuransi,
pemeliharaan alat/ gedung, listrik, gas,
air.
3) Operasional tahunan: sewa gedung,
sewa alat, pembelian alat, asuransi.
 2. Pelaporan
• Jenis data yang perlu di kumpulkan untuk
pengelolaan bahan makanan antara lain :
a) Data anggaran untuk bahan makanan
b) Data pembelian bahan makanan.
c) Data penggunaan bahan makanan
d) Data persediaan bahan makanan di gudang pada
awal dan akhir periode
a) Lakukan inventaris jumlah bahan makanan yang
tersimpan di gudang pada awal bulan perhitungan.
Konversikan hasilnya dalam bentuk harga.
b) Tambahkan total nilai pembelian yang dilakukan selama
bulan tersebut (total faktur dibayar selama bulan).
c) Kurangi dengan nilai bahan makanan yang tersimpan di
gudang pada akhir bulan.
d) Hasil yang diperoleh adalah total biaya bahan makanan
yang terpakai selama sebulan.
 PENGENDALIAN BIAYA BAHAN MAKANAN
Pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang
merupakan usaha sistematis agar hasil kerja sesuai dengan
perencanaan.

Pengendalian biaya penyelenggaraan makanan adalah proses

yang harus dilakukan seorang manajer dalam mengelola biaya
guna mencegah terjadinya penyimpangan, pemborosan,
penyelewengan, hambatan, kesalahan, kegagalan dalam
pencapaian tujuan dan pelaksanaan kegiatan
 Tujuan pengendalian biaya makanan
1. Dihasilkannya produk/makanan yang telah di
rencanakan sesuai dengan biaya yang telah
ditetapkan.
2. Dihasilkannya produk/makanan dengan standar
citarasa, takaran, penampilan dan mutu bahan
makanan yang telah ditetapkan.
 Hal-Hal yang perlu diperhatikan dalam pengawasan
biaya bahan makanan
1. Ketelitian pencatatan pembelian (harian, mingguan,
bulanan).
2. Pengawasan efisiensi penggunaan bahan makanan.
3. Pemahaman manajemen tentang anggaran biaya.
4. Pencegahan kesalahan dan kehilangan dalam
persiapan, produksi dan distribusi makanan.
5. Fokus pada pencegahan, bukan memperbaiki
Pengendalian Fungsi pembelian

Pengendalian Fungsi penerimaan

Pengendalian Fungsi penyimpanan dan Pengeluaran

Pengendalian Fungsi Persiapan dan Pengolahan

Pengendalian Fungsi SDM

Pengendalian Fungsi Biaya Operasional

 Pengendalian Fungsi pembelian
Peran fungsi pembelian meliputi hal sbb:
a) Mencari rekanan, melakukan dan memantau transaksi.
b) Memantau perkembangan harga.
c) Evaluasi kinerja rekanan.

Kegiatan pengendalian yang harus dilakukan adalah:

a) Menyusun spesifikasi bahan makanan sebagai panduan mutu bahan makanan yang akan
dibeli.
b) Menetapkan SOP pembelian.
c) Membuat taksiran kebutuhan dan pemesanan bahan makanan dengan tepat.
d) Melakukan survey harga di beberapa tempat seperti pasar, distributor, supermarket, dsb.
e) Menyusun rencana anggaran belanja bahan makanan.
 Pengendalian Fungsi penerimaan
• Pengendalian fungsi penerimaan merupakan upaya efisiensi dan efektifitas
dalam melakukan fungsi penerimaan dengan cara memastikan bahan
makanan yang dikirim dan diterima sesuai dengan macam, jumlah,
spesifikasi, harga dan waktu yang telah ditetapkan dalam perjanjian jual
beli (kontrak)

Kegiatan yang dilakukan dalam pengendalian fungsi penerimaan adalah:

a) Memeriksa bahan makanan yang diterima (jenis, jumlah, spesifikasi dan
harga nya).
b) Pengiriman disertai faktur dan surat tanda terima.
c) Membuat catatan dan laporan penerimaan bahan makanan
 Pengendalian Fungsi penyimpanan dan Pengeluaran

Dalam fungsi penyimpanan dan pengeluaran bahan makanan

kegiatan pengendalian yang dilakukan adalah:
a) Membuat SOP tata cara penyimpanan dan pengeluaran.
b) Pemeriksaan dan pengawasan rutin.
c) Sarana, prasarana dan sanitasi memenuhi syarat.
d) Pencatatan penyimpanan dan pengeluaran bahan makanan.
e) Menetapkan supervisor dan petugas yang bertanggung
jawab
 Pengendalian Fungsi Persiapan dan Pengolahan
a) Menyusun standar-standar produksi (standar resep, standar bumbu, standar
porsi, dan sebagainya).
b) Menggunakan metode pemasakan tepat dengan alat yang tepat.
c) Tenaga produksi makanan yang terampil sesuai bidangnya.
d) Memastikan ketepatan pelaksanaan perencanaan produksi (jumlah, kualitas,
waktu).
e) Melakukan pemantauan mutu makanan (uji citarasa, Hazard Analysis Critical
Control Point (HACCP).
f) Modifikasi & pengembangan resep , termasuk pemanfaatan sisa makanan.
g) Mengelola bahan makanan agar tidak mudah rusak.
h) Pencatatan dan pelaporan produksi makanan.
Pengendalian biaya tenaga
Pengendalian biaya tenaga kerja merupakan upaya yang dilakukan untuk
mencapai efisiensi dan efektifitas biaya melalui cara:
a) Maksimalisasi efisiensi tenaga kerja sesuai standar kualitas dan
pelayanan yang dilakukan.
b) Pemanfaatan sumber daya secara berdaya guna.

Dalam rangka mengendalikan biaya tenaga, kegiatan yang dilakukan sebagai

berikut:
a) Membuat jadwal kerja dengan baik dan adil.
b) Membuat uraian tugas untuk setiap pekerja/unit kerja.
c) Menetapkan standar kinerja dan produktivitas.
d) Menyederhanakan pekerjaan dengan menggunakan bahan makanan
setengah jadi, prosedur kerja yang sederhana.
e) Melakukan perencanaan dan pembinaan tenaga kerja
f) Pengawasan waktu kerja.
g) Layout ruang efektif.
h) Menggunakan peralatan yang tepat, cukup, aman dan terpelihara
Pengendalian Biaya Overhead dan
Penunjang lainnya
a) Bahan Bakar, air, listrik.
b) Peralatan dan perlengkapan.
c) Peralatan kerja (APD).
d) ATK.
e) Sarana prasarana hygiene & sanitasi.
f) Desain ruang dan tata letak alat yang
bertujuan untuk efisiensi waktu kerja.
Cara pengendalian biaya lainnya
Beberapa pencatatan menggunakan formulir yang
dirancang khusus sesuai kebutuhan.
Terimakasih