- MANAJEMEN PEMBEKALAN -

PERENCANAAN KEBUTUHAN
BAHAN MAKANAN

ANDRA VIDYARINI, S.Gz, M.Si

 Penyelenggaraan makanan
Institusi/massal (SPMI/M)
• penyelenggaraan makanan yang
dilakukan dalam jumlah besar, yaitu
di atas 50 porsi sekali pengolahan
• menerapkan prinsip
penyelenggaraan makanan yang
memenuhi selera konsumen, sehat,
aman, dan dengan harga yang layak
Penyelenggaraan makanan (food
service)
• sebuah sistem, yang terdiri dari
beberapa sub sistem
• Sub sistem: input, proses, penerapan
higiene sanitasi, control, feed back
dan environment
• sub sistem memiliki unsur yang
saling bekerja sama dalam
menjalankan tugas dan kegiatan →
menghasilkan makanan yang
bermutu tinggi dan kepuasan
konsumen
SISTEM PENYELENGGARAAN MAKANAN
• Penyelenggaraan makanan (food service) adalah sebuah sistem, tetapi juga
dapat menjadi sub sistem dari sistem yang lebih besar.
• Contohnya sebuah restoran atau rumah makan atau jasa boga/katering
adalah sebuah sistem yang berdiri sendiri, sedangkan instalasi gizi adalah
bagian (sub sistem) dari rumah sakit secara keseluruhan
• Perdigon (2005) → Sub sistem tersebut terdiri dari 6 (enam) elemen
meliputi: input (resourcess), thruput (process), output (goal), control, feed
back dan environtment
• penyelenggaraan makanan antara satu tempat dengan di tempat yang
lainnya tidak ada yang sama, karena masing-masing memiliki karakteristik
yang berbeda antar sub sistemnya, sehingga akan berpengaruh terhadap
sub sistem lainnya
Food Service System
input Process Output Feedback
• Man • Pengadaan • Mutu makanan • Pengawasan
• Money (menu – • Penyajian yang dan
• Material Penyimpanan tepat dan pengendallian
• Produksi efektif lingkungan
• Machine
makanan
• Method
• Distribusi
• market
• Hygiene
sanitasi
• Keselamatan
kerja
MANAJEMEN PERBEKALAN MAKANAN
• Perbekalan makanan merupakan suatu proses dalam penyediaan
macam, jumlah dan kualitas bahan makanan
• Dapat berupa: upaya penyediaan bahan makanan saja atau
melaksanakan seluruh proses pembelian bahan makanan
• Istilah lain: logistik, yaitu: mencakup rangkaian kegiatan yang
dilakukan dalam pemenuhan kebutuhan barang dan suatu jasa
organisasi/institusi
Perencanaan Anggaran
3 komponen biaya, yaitu biaya bahan, biaya tenaga kerja dan biaya
overhead (Kemenkes, 2014)
• Biaya bahan juga bisa diklasifikasikan sebagai biaya langsung atau
biaya tidak tetap (variable cost) → biaya bahan baku (direct material)
dan Biaya Bahan Penolong (indirect material)
• Biaya untuk tenaga kerja ada yang bersifat langsung dan tidak
langsung berhubungan dengan proses produksi
• Biaya overhead adalah biaya yang timbul dalam proses produksi,
selain biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung (listrik, air,
pemeliharaan alat dan Gedung, asuransi dll)
 Perhitungan biaya PMI
Perhitungan biaya makan dapat dilakukan melalui :
• Perhitungan Biaya Makan
Besarnya biaya makan ini diperoleh dengan cara menghitung keseluruhan biaya yang dikeluarkan untuk
penyelenggaran makanan dibagi dengan jumlah output yaitu jumlah porsi yang dihasilkan
• Perhitungan Biaya Bahan Makanan (Food Cost)
termasuk dalam kelompok biaya tidak tetap (biaya variabel) → dipengaruhi oleh jumlah atau porsi bahan
makanan atau jumlah konsumen yang dilayani.
Perhitungan biaya bahan makanan dapat dilakukan melalui 3 pendekatan, yaitu berdasarkan: 1) pedoman
menu, 2) standar resep. 3) pemakaian bahan makanan atau logistik bahan makanan.
1). Berdasarkan pedoman menu
ada data tentang standar makanan (memuat rincian jumlah bahan makanan yang diberikan kepada
konsumen pada setiap waktu makan dalam sehari) , standar resep, daftar menu, pedoman menu (rincian
bahan makanan dalam berat bersih dan berat kotor pada setiap menu), dan harga satuan bahan makanan.
Berdasarkan data ini maka perhitungan biaya rata-rata bahan makanan sehari pada periode tertentu
 Contoh Perhitungan Biaya Bahan
Makanan berdasarkan Pedoman Menu

Nb :
• Menu makan siang dan malam serta
selingan (jika ada) juga dihitung harga
bahan makanannya, sehingga dapat
diketahui harga makanan untuk 1 hari
• Dilanjutkan untuk hari lainnya sesuai
dengan pedoman menu yang ada,
sehingga dapat dihitung rata-rata
biaya makannya
Contoh perhitungan biaya makan
berdasarkan pedoman menu di RSU dr.
Sutomo Surabaya
2). Berdasarkan Standar resep
• Perhitungan biaya berdasarkan standar resep adalah harga bahan makanan pada satu resep
hidangan dari seluruh hidangan dalam menu yang telah ditetapkan
• Persyaratan untuk perhitungan dengan cara ini adalah resepnya terstandar, ada konversi ukuran
berat bahan makanan dan ada harga satuan bahan makanan
• Contoh perhitungannya sebagai berikut:
Berdasarkan standar resep pembuatan 20 porsi loaf tahu, dibutuhkan bahan makanan
seperti pada Tabel → 1 porsi loaf tahu adalah
Rp. 21.710,-: 20 porsi = Rp. 1.085,- atau dibulatkan menjadi Rp. 1.100,
PERENCANAAN KEBUTUHAN
BAHAN
 PERENCANAAN KEBUTUHAN BAHAN
• Pengertian
Perencanaan kebutuhan bahan
makanan adalah serangkaian kegiatan
menetapkan jenis, jumlah, dan mutu
bahan makanan yang diperlukan
dalam periode waktu tertentu dalam
upaya mempersiapkan
penyelenggaraan makanan di institusi
• Tujuan
Menyediakan taksiran jenis dan
jumlah bahan makanan dengan
spesifikasi yang telah ditetapkan
dan dalam kurun waktu yang telah
ditetapkan berdasarkan pedoman
menu (standar berat kotor BM)
dan perkiraan jumlah konsumen
yang akan dilayani
Perhitungan kebutuhan bahan makanan mempertimbangkan :

• Standar menu atau pedoman menu yang digunakan.

• Standar porsi untuk klien yang dilayani.
• Jumlah klien yang dilayani dan karakteristiknya.
• Jumlah hari pelayanan dalam 1 minggu atau 1 bulan.
• Frekuensi penggunaan masing-masing bahan makanan dalam setiap
harinya, sesuai dengan siklus menu yang digunakan.
• Berapa kali perputaran menu dalam satu bulan/tribulan
Faktor/Prasyarat Perencanaan Kebutuhan BM

1
Menu dan pedoman menu (BK)

2 Standar resep dan konversi zat Menu

gizi berdasar DKBM/TKPI Standar berat kotor BM (pedoman
menu)
3 Siklus menu : mis 5 hari
Siklus & jenis menu serta harga
bahan makanan Macam menu : standar
Macam dan jumlah konsumen
4 Lama waktu penggunaan : 1 hari/10
Macam dan jumlah konsumen hari/1 bulan/3 bulan/1 tahun

5
Periode waktu penggunaan
 MENU

PEDOMAN
MENU

TKBM
Tahapan/Periode Penyusunan TKBM

TKBM
TKBM Satu
Satu Periode
TKBM Siklus
Harian
Perencanaan kebutuhan bahan makanan, maka perlu mempersiapkan, antara lain

Bahan makanan apa saja yang dibutuhkan → pedoman menu (bahan

makanan dan standar porsi) dan standar resep (resep baku)

Menetapkan jumlah porsi makanan (standar porsi → rincian macam dan

jumlah bahan makanan dalam berat bersih mentah untuk setiap
hidangan per orang)

Menentukan bagaimana aturan pemberian makanannya → ditetapkan

kebijakan institusi, meliputi: terkait dengan siapa yang diberi makan, tujuan
pemberian makan, berapa harga makanan, berapa kali diberi makan, dll

Menentukan jadual pemberian makan, maka perlu menyusun waktu

makan, frekuensi dan lama penggunaan menu

Menentukan sistem pengadaan makanan yang akan dilakukan

 a. Standar Kualitas Perhitungan Kebutuhan Bahan Makanan

• untuk mencapai standar kualitas pada perhitungan kebutuhan bahan

makanan → standar spesifikasi bahan makanan yang merupakan standar
mutu yang ditetapkan pada bahan makanan yang akan digunakan
• Standar spesifikasi merupakan suatu cara yang dilakukan untuk
mewujudkan kesamaan dalam pencapaian kualitas bahan makanan serta
merupakan upaya didalam pengawasan terhadap harga makanan.
• Standar spesifikasi bahan makanan yang dilakukan dengan baik akan
memberikan keuntungan → mendapat bahan makanan yang baik dan
bermutu tinggi dari segi
1). organoleptik atau indrawi (warna, bau, tekstur, rasa dan penampakan)
2). nilai gizi
3). aman atau terhindar dari berbagai penyakit
Langkah-langkah yang dilakukan dalam menentukan standar kualitas
kebutuhan bahan makanan seperti berikut:
• Tentukan jumlah porsi makanan yang diperlukan, dengan menghitung
jumlah konsumen yang akan makan setiap harinya.
• Buat daftar bahan makanan yang akan digunakan, dan urutkan
berdasarkan abjad
• Tentukan bagian yang tidak dapat dimakan (refuse) dari masing-masing
bahan makanan untuk menentukan jumlah yang akan dipesan pada bagian
pembelian.
• Hitung jumlah bahan makanan yang dibutuhkan untuk sehari atau 1 siklus,
berdasarkan standar porsi masing-masing bahan makanan, jumlah
konsumen, dan standar resep.
• Lakukan pemesanan bahan makanan sesuai dengan daftar bahan makanan
yang disusun sesuai dengan standar kualitasnya (spesifikasinya), jumlah
porsinya, jumlah berat kotor yang dibutuhkan, sesuai urutan abjad nama
bahan makanan.
Spesifikasi Bahan Makanan
• spesifikasi bahan makanan dapat disusun dalam bentuk gambar yang
mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam pengawasan
kualitas bahan makanan dan pihak rekanan yang menyediakan bahan
makanan
• Spesifikasi bahan makanan merupakan ketetapan ukuran, bentuk,
penampilan, dan kualitas bahan makanan yang dijadikan pedoman
dalam melakukan pemesanan
• Spesifikasi bahan makanan terdiri dari tiga tipe yaitu spesifikasi
teknik, spesifikasi penampilan dan spesifikasi pabrik
Tabel spesifikasi
bahan makanan
Tabel spesifikasi
bahan makanan
(dgn gambar)
 b. Standar Kuantitas Perhitungan Kebutuhan Bahan Makanan

a. Adanya kebijakan institusi.

b. Tersedianya data peraturan pemberian makanan dari institusi.
c. Tersedianya data standar makanan untuk konsumen, meliputi: standar
porsi dan standar bahan makanan yang dapat dimakan (BDD).
d. Tersedianya data standar harga bahan makanan.
e. Tersedianya siklus menu.
f. Tersedianya data jumlah konsumen yang dilayani.
g. Tersedia Daftar Komposisi Bahan Makanan (DKBM).
 Perhitungan kebutuhan bahan makanan
• Langkah 1 • Langkah 2
a. Tetapkan jumlah rata-rata konsumen yang dilayani
Susun jenis bahan makanan
b. Hitung jenis dan kebutuhan bahan makanan dalam satu siklus menu,
yang diperlukan, lalu misal: lima, tujuh atau sepuluh hari
kelompokkan BM menjadi: c. Tetapkan kurun waktu kebutuhan bahan makanan: satu bulan, tiga bulan,
(a) bahan makanan segar enam bulan atau satu tahun
d. Hitung berapa siklus dalam satu periode yang telah ditetapkan dengan
dan
menggunakan kalender
(b) bahan makanan kering e. Hitung kebutuhan jenis dan jumlah BM untuk kurun waktu yang
ditetapkan, dan lakukan konversi satuan yg digunakan
f. Masukkan dalam formulir kebutuhan bahan makanan yang telah
dilengkapi dengan spesifikasinya
g. Secara umum dapat pula dihitung dengan rumus sebagai berikut:
(365 hari/10) x ∑ konsumen rata-rata x total jenis + ∑ makanan 10 hari.
Menghitung kebutuhan bahan makanan

data yang digunakan dalam menghitung kebutuhan

makanan untuk mencapai standar kuantitas (jumlah yang
tepat) untuk pengadaan/pemesanan bahan makanan:
• Frekuensi pemakaian bahan, yaitu frekuensi pemakaian
bahan pada kurun waktu tertentu (sesuai siklus menu).
• Standar porsi, yaitu rincian macam dan jumlah bahan
makanan dalam berat bersih mentah untuk setiap
hidangan.
• Lama pemakaian, yaitu kurun waktu yang ditetapkan
dan tergantung dari lama periode siklus menu
berlangsung dan perjanjian jual beli dengan rekanan.
• Jumlah konsumen, yaitu banyaknya konsumen yang
mengkonsumsi makanan
Kebutuhan zat gizi berdasarkan menu

• Untuk menghitung jumlah kebutuhan bahan makanan sehari →

menghitung kandungan gizi menu pada setiap waktu makan (makan
pagi, makan siang, makan malam, termasuk bila ada makanan
selingan pagi dan sore) →mengatur jumlah porsi bahan makanan
yang diberikan sampai mendapatkan jumlah zat gizi yang sesuai
dengan yang dibutuhkan.
• Dari hasil perhitungan tersebut, dapat diketahui jumlah kebutuhan
masing-masing bahan makanan yang digunakan hari demi hari sesuai
dengan siklus menu yang digunakan
Kebutuhan zat gizi berdasarkan menu
1. Menghitung Kebutuhan Satu Hari
 • Identifikasi kebutuhan BM (BMK & BMS) di pedoman menu (per
konsumen ) →
• Hitung jumlah konsumen yang dilayani sehari
• Kebutuhan BM : BK BM per konsumen X jumlah konsumen

Waktu Menu BMS BMK/L

makan
Bhn Mkn BB BK Bhn Mkn BB BK
Mak. Siang Nasi Beras putih 125 125

Telur Telur ayam 50 60 Garam 1 1

balado Baw Merah 5 6 Miny goreng 5 5
Cabe merah 2.5 3
dst

• Mis. Jumlah konsumen yang dilayani : 100 per orang per hari
• Kebutuhan beras : 125 gr X 100 orang : 12.5 kg untuk mak
siang
2. Menghitung Kebutuhan Satu Siklus Menu

- Identifikasi siklus menu (mis 5 hari)

- Identifikasi penggunaan BM dalam 1 siklus
- Mis telur ayam dalam 1 siklus menu (5 hari) digunakan pada menu 2 dan menu 4 → dalam 1
siklus menu digunakan telur 2 kali
- Kebutuhan 1 siklus menu : penggunaan dalam 1 siklus X BK X jumlah konsumen yang dilayani
- Contoh :
- Kebutuhan telur 1 siklus : 2 kali
- BK telur : 60 gr
- Jumlah konsumen yang dilayani : 100 konsumen/hari
- Kebutuhan telur 1 siklus menu : 2 X 60 gr X 100 konsumen : 12 kg
 2. Menghitung Kebutuhan Satu Siklus Menu

No Nama B.M Berat Kotor/porsi Frek/ Berat atau Jumlah Kebutuhan per Satuan Kon
siklus volume konsumen siklus versi
/siklus

1 Telur 60 gr 2 kali 2X 60 gr = 100 orang 120 gr X 100 = Kg atau 12 kg atau 12000/60 = 200
ayam 120 gr 12000 gr butir btrs/iklus

2 Pepaya 125 g 3 kali 375 gr 100 org 375X100 = kg 37,5 kg per siklus
37.500g

3 Beras 125 gr 5 kali 625 gr 100 org 625X100= kg 62,5 kg per siklus
62,500 gr

4
3. Menghitung Kebutuhan Satu Periode (Misal satu bulan)

• Hitung jumlah penggunaan siklus menu

Contoh perhitungan:
- Siklus menu yang digunakan : 5 hari
- Lama waktu : 30 hari per bulan
• Hitung penggunaan siklus dalam 1 bulan
• Mis. Siklus 5 hari
• 1 bulan 30 hari
• Penggunaan siklus dalam 1 bulan =( 30/5) = 6 kali siklus dalam 1 bln
3. Menghitung Kebutuhan Satu Periode (Misal satu bulan)

No Nama B.M Penggunaan Jumlah Kebutuhan per Satuan Konversi Kebutuhan per bulan (30
siklus per bulan konsumen siklus hari)

1 Telur ayam 6 kali 100 orang 120 gr X 100 = Kg atau 12 kg atau 12000/60 = 200 12 kg X 6 = 72 kg
12000 gr butir btrs/iklus Atau
120 gr X 100 X 6 = 72.000 gr
= 72 kg

2 Pepaya 6 kali 100 org 375X100 = kg 37,5 kg per siklus 37,5 X 6

37.500g

3 Beras 6 kali 100 org 625X100= kg 62,5 kg per siklus 62,5 X 6

62,500 gr

4
 Format Rekapitulasi TKBM

No Jenis B Spesifikasi Satuan Vol/kebutuhan per siklus Kebutuhan per

Makanan bulan
( 6 kali siklus)
I II III IV V Tot
al
KELOMP BMS
1. Sayura
1. Bayam
2. …dst
2.

KELOMP BMK
1 Beras

2 dst
 Contoh : Kebutuhan Tepung beras
Harga satuan : Rp 16.000
No nama Unit Satu Jumlah Menu 1 Menu2 Menu 3 Menu 4 Jum
an porsi 80 p 40 p 40 p 80 p lah
Standar
Standar kg 0,025 0,025 0,025 0,025
porsi
1 Unit kls 1 10 0,25 - 0,25 0,25

2 Unit Diet 10 0,25 0,25 - 0,25

3 Unit Anak 20 0,5 - 0,5 0,5

4 Unit …. 30 0,75 0,75 - 0,75

5 Unit …. 10 0,25 - 0,25 0,25

Jumlah 80 2 1 1 2 8

Contoh : Perhitungan kebutuhan BM/hari

N Jenis Bahan makanan Satuan Standar Menu Menu Menu Menu Jum
o Porsi 1 2 3 4 lah
80 p 40 p 40 p 80 p

1 Tepung beras kg 0,025 2 1 1 2

2 Tepung terigu kg
3 Tepung Maizena pak
TUGAS
1. Buat spesifikasi bahan makanan berdasarkan siklus menu makan
siang dan snack yang sudah anda buat
2. Hitung zat gizi energi, p, l dan kh dari menu yang disusun
berdasarkan standar porsi yang ada
3. Hitung kebutuhan harian, 1 siklus dan 1 bulan berdasarkan menu yg
ada (buat dalam bentuk tabel