SIFAT DALAM ORGANISASI

Namun, secara garis besar, beberapa hal berikut berlaku secara umum dikebanyakan
organisasi. Organisasi komersial ataupun non komersial. Organisasi pemerintah,
maupun organisasi non pemerintah.

Apa saja? mari kita lihat :

Kejujuran
Kata pepatah lama : Kejujuran adalah mata uang yang berlaku dimana-mana. Di
organisasi juga tentunya. Jujur dalam berorganisasi misalnya jujur saat
mengemukakan pendapat, laporan, jujur masalah uang, jujur dalam menilai kinerja,
dan lain-lain.
Jujur berkaitan dengan masalah moralitas, realita, dan fakta. Maka, masalah
kejujuran pada dasarnya berangkat dari hati nurani seseorang. Tidak jarang, banyak
oknum dalam organisasi berbuat dan berkata tidak jujur untuk menutupi sesuatu.

Misalkan, seorang auditor sedang mengaudit keuangan sebuah perusahaan. Dalam

penyelidikan dia menemukan banyak kejanggalan dan kecurangan. Namun karena
diimingi uang, atau mungkin karena mendapat ancaman dari perusahaan yang
bersangkutan, akhirnya dia memanipulasi data penyelidikan.

Atas kepentingan tertentu dalam organisasi, terkadang kita dipaksa oleh keadaan
untuk berbuat tidak jujur. Kadang ada kesempatan mendapatkan keuntungan dari
ketidakjujuran yang kita buat. Kadang kita terpaksa berbuat tidak jujur karena
alasan-alasan tertentu yang menurut kita baik

Banyak orang melakukan pembenaran dengan mengatakan atau berpegang pada

istilah “bohong untuk kebaikan itu tak masalah” sehingga dengan mudah mereka
berbuat atau berkata tidak jujur.
Dalam sebuah sumber agama tertentu, disebutkan “Katakanlah yang sebenarnya,
walaupun itu pahit bagimu“. Disini kita melihat apakah sebenarnya memang
dibenarkan adanya “bohong untuk kebaikan?” padahal sebenarnya bohong itu
sendiri adalah hal yang buruk.
Namun, dalam kondisi tertentu memang efek dari kejujuran bisa lebih pahit
daripada jika kita berbohong. Disinilah kita dituntut berani mengemukakan
kebenaran dengan jujur

Loyalitas
Loyalitas mengacu pada kesetiaan pada organisasi, kerelaan berkorban untuk
organisasi, dan hal-hal lain yang sifatnya herois. Loyalitas akan menggerakkan
motor-motor organisasi untuk tetap bekerja meski dalam kondisi yang tidak
menguntungkan, kondisi kekurangan, atau kondisi-kondisi buruk lainnya.

Pada kasus-kasus tertentu, suatu organisasi dapat bertahan karena memiliki

anggota-anggota yan loyal. Padahal, secara program organisasi tersebut bisa
dikatakan tidak bergerak sama sekali
Ada banyak hal yang membuat orang menjadi loyal pada sebuah organisasi.
Kebanyakan orang menjadi loyal karena telah memahami seluk beluk organisasi itu,
masalah, tantangan yang dihadapi organisasi dalam kaitannya dengan tujuan
organisasi itu, atau karena telah lama berorganisasi disitu.

Anggota yang loyal, ibarat seorang pejuang yang rela tetap semangat berperang
dalam kondisi perut lapar, amunisi dan senjata kurang, walaupun pasukan diambang
kekalahan.

Salah satu contoh loyalitas yang cukup sempurna diperlihatkan dalam sebuah film
epik berjudul “300 (three hundred)” yang mengisahkan peperangan antara pasukan
perang Sparta (Yunani) dibawah pimpinan Leonidas melawan pasukan Persia
dibawah pimpinan Xerxes.

Komitmen dan tanggungjawab

Jika loyalitas berkerabat dengan kesetiaan, maka komitmen dan tanggungjawab
tidak demikian. Komitmen dan tanggungjawab lebih mengarah pada kesepakatan
atau janji yang telah dibuat.

Lebih dalam lagi, komitmen dan tanggungjawab dapat diartikan

“memegang teguh amanat, kesepakatan, janji, tugas  yang telah dibuat atau
diterima (diucapkan ataupun dituliskan) dan menyelesaikannya dengan
bersungguh-sungguh dengan semaksimal mungkin (mengerahkan kemampuan
maksimal untuk mencapai tujuan atau tugas tersebut)”.
Tanpa loyalitas sekalipun orang dapat berkomitmen dan bertanggung jawab. Bahkan
tanpa ikatan emosional dengan organisasi tersebut sekalipun. Namun pada
umumnya, komitmen dan tanggungjawab yang kuat tercipta dari hubungan internal,
emosional, dan kekeluargaan yang kuat, meski tidak selalu akur

Kesepakatan yang dimaksud dapat berupa kesepakatan dari diri sendiri dengan diri
sendiri, kesepakatan antar individu, ataupun kesepakatan antar lembaga/organisasi

Kesepakatan dari diri sendiri pada diri sendiri mengacu pada pertentangan pribadi
(batin) seseorang. Dimana biasanya selalu ada pro dan kontra didalam diri seseorang
atau suatu yang dipikirkan atau akan dilakukan, lalu terjadi kesepakatan damai dan
memunculkan komitmen serta batasan-batasannya (atau tidak terbatas sama sekali).
Dari komitmen ini kemudian lahirlah tanggungjawab untuk mewujudkan komitmen
tersebut

Kesepakatan antar individu maupun antar lembaga adalah kesepakatan atara satu
pihak dengan lainnya. Baik dikemukakan secara tertulis maupun lisan. Namun
dewasa ini, kebanyakan kesepakatan yang dapat dipertanggungjawabkan secara
hukum adalah kesepakatan tertulis.
Kekeluargaan dan rasa saling memiliki
Kekeluargaan  atas suatu organisasi berawal dari rasa nyaman yang ditimbulkan
didalam internal organisasi tersebut. Kemudian muncullah rasa memiliki.
Kekeluargaan dan rasa memiliki ini merupakan proses sebab akibat yang sangat erat.
Keduanya saling mempengaruhi.

Keduanya berakibat pada rasa nyaman antar anggota didalam organisasi tersebut,
dan akhirnya mempengaruhi pula ikatan emosional, kinerja, dan lain-lain.

Jika seorang anggota organisasi telah merasa memiliki atas suatu organisasi, maka
dia takkan segan berbuat banyak untuk organisasinya, bahkan tanpa pamrih. Hal ini
mungkin karena anggota tersebut melakukannya atas dasar pengabdian, bukan
sekedar tugas atau mengerjakan program

Pada umumnya kekeluargaan dan rasa memiliki ini tercipta karena intensitas
interaksi dan komunikasi yang banyak. Sesama anggota sering bertemu, berdiskusi,
bersenang-senang, berkegiatan, berbagi suka duka, lama kelamaan akan terpupuklah
kekeluargaan dan rasa memiliki yang kuat

Kekeluargaan dan rasa memiliki dikalangan anggota organisasi memungkinkan

munculnya kecintaan pada organisasi tersebut. Bisa dibayangkan, jika seseorang
sudah cinta, maka apa saja mungkin dia lakukan, bahkan dengan dasar dan alasan
yang tidak rasional sekalipun

Namun, sifat kekeluargaan dan rasa memiliki ini bisa muncul setelah seseorang
masuk dalam organisasi dan / atau berpartisipasi didalamnya. Banyak juga non
anggota yang berpartisipasi aktif dalam sebuah organisasi. Mereka-mereka ini sering
disebut “Simpatisan” atau orang yang bersimpati.

Kemauan untuk berkembang

Hal ini sangat penting, tidak hanya bagi diri sendiri, tetapi juga bagi organisasi yang
bersangkutan.

Dunia sangat dinamis, begitu juga dengan manusia. Selalu terjadi perubahan baik
cepat ataupun lambat. Baik itu perubahan pola, prinsip, cara, dan lain-lain

Kemauan untuk berkembang menunjukkan keterbukaan pada hal-hal baru yang

masih asing. Hal ini juga menunjukkan bahwa dalam diri seorang anggota itu atau
organisasi itu, ada keinginan untuk selalu meningkatkan kualitasnya, sehingga yang
dihasilkan organisasipun meningkat baik kualitas ataupun kuantitasnya,

Hampir semua organisasi membutuhkan anggota yang punya sifat ini. Namun,
terkadang ada juga organisasi tertentu, entah disadari atau tidak, atau memang
disengaja, membiarkan anggotanya atau organisasinya tetap statis/monoton. Tentu
setiap organisasi punya tujuannya sendiri-sendiri
Efeknya pada organisasi sangat signifikan, dengan memiliki anggota organisasi atau
organisasi yang mau berkembang, organisasi tersebut berpotensi untuk bertahan
lama, berjalan beriringan dengan jaman, selalu sesuai dengan kebutuhan, atau
bahkan melampaui capaian pada jamannya.

Cara berkomunikasi yang efektif dan efesien

Disadari atau tidak, komunikasi yang efektif dan efisien ini menjadi kunci
kesuksesan di hampir semua aspek dalam organisasi.

Seorang teknisi ingin menjelaskan alat-alat dan gunanya pada saat presentasi di
masyarakat, dengan apa? Tentu dengan komunikasi yang baik dan pas. Seorang
manajer ingin menjelaskan rencana-rencananya, dengan apa? Diam? Tak mungkin.
Tentu dengan komunikasi

Seringkali terjadi, yang membuat suatu produk tidak laku dimasyarakat bukan
karena produk itu jelek, tetapi karena penyampaiannya pada masyarakat yang tak
efektif dan efisien.

Sering kali dalam organisasi, kita menjelaskan panjang lebar tentang konsep yang
kita buat, tetapi ditolak oleh segenap hadirin. Mengapa? Ternyata karena
penyampaian kita tidak ditangkap atau dimengerti secara maksimal oleh pendengar.

Ironis bukan, rencana yang telah kita buat secara sangat matang dalam hal teknis,
malah gagal atau ditolak karena kita tidak mampu menyampaikannya pada resipien
(penerima informasi)

 Pengertian Analisis Beban Kerja

 Analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang
digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu,
atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah
personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan
kepada seorang petugas.
Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan
untuk merampungkan suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja
yang dapat dilimpahkan kepada seorang pegawai, atau dapat pula dikemukakan bahwa
analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang
digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan beban kerja dalam waktu tertentu.
Dengan cara membagi isi pekerjaan yang mesti diselesaikan oleh hasil kerja rata-rata satu
orang, maka akan memperoleh waktu yang dibutuhkan untuk merampungkan pekerjaan
tersebut. Atau akan memperoleh jumlah pegawai yang dibutuhkan melalui jumlah jam kerja
setiap pegawai tersebut.
Dalam manajemen kepegawaian, kegiatan penerimaaan dan penempatan pegawai mutlak
harus dilakukan didalam satu unit organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta.
Kegiatan manajemen kepegawaian adalah kegiatan untuk mendapatkan landasan guna
penerimaan dan penempatan pegawai yang pada awalnya dilakukan terlebih dahulu melalui
analisis jabatan (job analysis), yang berarti suatu kegiatan untuk memberikan gambaran
tentang syarat-syarat jabatan (job specification) yang diperlukan bagi setiap pegawai yang
akan diterima dalam menduduki suatu jabatan didalam suatu organisasi.
Perencanaan kebutuhan pegawai suatu instansi mutlak diperlukan dalam rangka memenuhi
kebutuhan pegawai yang tepat baik jumlah dan waktu, maupun kualitas. Melalui studi
analisis beban kerja yang dilakukan akan dapat memberikan gambaran pegawai yang
dibutuhkan baik kuantitatif maupun kualitatif yang dirinci menurut jabatan dan unit kerja.
 Metode Analisis Beban Kerja
Dalam rangka mendapatkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan ini dilakukan dengan
3 pendekatan yaitu :
1. Pendekatan Organisasi
Organisasi dipahami sebagai wadah dan sistem kerja sama dari jabatan-jabatan. Melalui
pendekatan organisasi sebagai informasi, akan diperoleh informasi tentang : nama jabatan,
struktur organisasi, tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab, kondisi kerja, tolok ukur tiap
pekerjaan, proses pekerjaan, hubungan kerja, serta persyaratan-persyaratan seperti : fisik,
mental, pendidikan, ketrampilan, kemampuan, dan pengalaman.
Berdasarkan pendekatan organisasi ini dapat dibuatkan prosedur kerja dalam pelaksanaan
kerja yang menggambarkan kerja sama dan koordinasi yang baik. Kegiatan dan hubungan
antar unit organisasi perlu dibuatkan secara tertulis, sehingga setiap pegawai tahu akan
tugasnya bagaimana cara melakukannya serta dengan siapa pegawai itu harus mengadakan
hubungan kerja.
Selanjutnya tugas dan fungsi setiap satuan kerja dihitung beban tugasnya. Hambatannya
karena belum adanya ukuran beban tugas, hal ini perlu kesepakatan tiap satuan kerja yang
sejenis. Dengan demikian ukuran beban tidak hanya satu, tetapi bisa dua, tiga atau lebih.
2. Pendekatan analisis jabatan
Jabatan yang dimaksud tidak terbatas pada jabatan struktural dan fungsional, akan tetapi
lebih diarahkan pada jabatan-jabatan non struktural yang bersifat umum dan bersifat teknis
(ingat kriteria jabatan baik aspek material maupun formal). Melalui pendekatan ini dapat
diperoleh berbagai jenis informasi jabatan yang meliputi identitas jabatan, hasil kerja, dan
beban kerja serta rincian tugas. Selanjutnya informasi hasil kerja dan rincian tugas
dimanfaatkan sebagai bahan pengkajian beban kerja.
Beban kerja organisasi sesuai prinsip organisasi akan terbagi habis pada sub unit-sub unit
dan sub unit terbagi habis dalam jabatan-jabatan. Melalui pendekatan analisis jabatan ini
akan diperoleh suatu landasan untuk penerimaan, penempatan dan penentuan jumlah
kualitas pegawai yang dibutuhkan dalam periode waktu tertentu antara lain :
1. Sebagai landasan untuk melakukan mutasi;
2. Sebagai landasan untuk melakukan promosi;
3. Sebagai landasan untuk melaksanakan pendidikan dan pelatihan (Diklat);
4. Sebagai landasan untuk melakukan kompensasi;
5. Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja;
6. Sebagai landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan atau prasarana dan
sarana kerja
 
3. Pendekatan Administratif
Melalui pendekatan ini akan diperoleh berbagai informasi yang mencakup berbagai
kebijakan dalam organisasi maupun yang erat kaitannya dengan sistem administrasi
kepegawaian.
 Teknik Penghitungan Beban Kerja
Analisis beban kerja dilakukan dengan membandingkan bobot/beban kerja dengan norma
waktu dan volume kerja. Target beban kerja ditentukan berdasarkan rencana kerja atau
sasaran yang harus dicapai oleh setiap jabatan, misalnya mingguan atau bulanan. Volume
kerja datanya terdapat pada setiap unit kerja, sedangkan norma waktu hingga kini belum
banyak diperoleh sehingga dapat dijadikan suatu faktor tetap yang sangat menentukan
dalam analisis beban kerja.
Teknik perhitungan yang digunakan adalah teknik perhitungan yang bersifat “praktis
empiris”, yaitu perhitungan yang didasarkan pada pengalaman-pengalaman basis
pelaksanaan kerja masa lalu, sesuai judgement disana-sini dalam pengukuran kerja
dilakukan berdasarkan sifat beban kerja pada masing-masing jabatan, mencakup :
1. Pengukuran kerja untuk beban kerja abstrak
Untuk mengukur beban kerja abstrak diperlukan beberapa informasi antara lain :
1. Rincian / uraian tugas jabatan.
2. Frekwensi setiap tugas dalam satuan tugas.
3. Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas.
4. Waktu Penyelesaian Tugas merupakan perkalian beban kerja dengan norma
waktu.
5. Waktu kerja efektif.
6. Pengukuran kerja untuk beban kerja konkret
Untuk mengukur beban kerja konkret diperlukan beberapa informasi antara lain :
1. Rincian / uraian tugas jabatan.
2. Satuan hasil kerja.
3. Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas.
4. Target waktu kerja dalam satuan waktu.
5. Volume kerja merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu.
6. Waktu kerja efektif.
Berkaitan dengan alat ukur dan oleh karena instansi pemerintah merupakan instansi non
profit, hal yang dapat dipergunakan sebagai alat ukur adalah “jam kerja” yang harus di isi
dengan kerja untuk menghasilkan berbagai produk baik bersifat konkret maupun abstrak
(benda atau jasa).
Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang
Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, ditetapkan jam kerja efektif
terdiri dari jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak
bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya. Dalam menghitung jam kerja
efektif digunakan ukuran sebagai berikut :
1. Jam Kerja Efektif per hari = 1 hari x 5 jam =300 menit
2. Jam Kerja Efektif per minggu = 5 hari x 5 jam =25 jam = 1.500 menit
3. Jam Kerja Efektif per bulan = 20 hari x 5 jam =100 jam = 6.000 menit
4. Jam Kerja Efektif per tahun = 240 hari x 5 jam =1.200 jam = 72.000 menit
Setiap unit kerja mempunyai hasil kerja yang berbeda satu sama lain baik jenis maupun
satuannya, sehingga agar dapat diukur dengan alat ukur jam kerja efektif, semua
produk/hasil kerja tersebut harus dikonfirmasikan sehingga memiliki satu kesatuan.
Untuk dapat menjadikan hal tersebut, setiap volume kerja yang berbeda antara unit kerja
adalah merupakan variabeltidak tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja dalam arti
volume kerja setiap waktu dapat berubah, sedangkan waktu yang dipergunakan untuk
menghasilkan/menyelesaikan produk tersebut  (yang selanjutnya akan disebut norma
waktu) relatif tetap, dan selanjutnya akan menjadi variabel tetap  dalam pelaksanaan analisis
beban kerja.
Berdasarkan definisi yang telah diuraikan dimuka, disebutkan bahwa beban/bobot kerja
merupakan hasil kali volumekerja dengan norma waktu.
Volume kerja setiap unit kerja dapat diketahui berdasarkan dokumentasi hasil kerja yang
ada, sedangkan norma waktu perlu ditetapkan dalam standar norma waktu baku, yang akan
dijadikan faktor tetap dalam setiap melakukan analisis beban kerja, dengan asumsi-asumsi
tidak terdapat perubahan yang menyebabkan norma waktu tersebut berubah.
Rumus yang dipergunakan untuk mencari kebutuhan pegawai :

 Analisa Kebutuhan Pegawai

Pertanyaan berapakah jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk merampungkan suatu tugas,
merupakan pertanyaan yang amat kritis. Untuk menjawab pertanyaan penting itu orang
harus memahami 3 (tiga) buah konsep sebagai latar belakang yaitu meliputi target volume
pekerjaan, tingkat pelaksanaan standar dan waktu yang ditetapkan untuk merampungkan
tugas dengan tepat.
1. Beban Tugas (target volume kerja), merupakan volume pekerjaan yang mesti
dirampungkan dalam batas tempo tertentu. Target volume kerja dapat dinyatakan
dalam berbagai satuan seperti : meter, meter kubik, kilogram, lembar, berkas,
laporan, desa, kecamatan dan satuan lazim lainnya.
2. Standar Kerja Rata-rata (tingkat pelaksanaan standar), merupakan volume
pekerjaan yang dapat dirampungkan oleh seorang atau sejumlah pegawai dalam
satu satuan waktu dengan standar kualitas tertentu.
3. Waktu Kerja Efektif, yakni waktu kerja yang telah ditetapkan secara formal
setelah dikurangi waktu luang (allowance).
Pengukuran beban kerja dimulai dengan pengukuran dan perumusan “ Norma waktu “
setiap proses/tahapan penyelesaian pekerjaan sesuai dengan uraian, dan prosedur kerja
yang berlaku.
Dalam melakukan pengukuran dan perumusan norma waktu, dilakukan secara cermat dan
seksama dengan memperhatikan tingkat kewajaran penggunaan waktu kerja bagi
pegawai/pemangku jabatan terkait dan terhadap kebenaran uraian proses/tahapan kerja
untuk menghasilkan produk, sehingga dapat diperoleh hasil pengukuran beban kerja yang
memadai.
  Maksud dan Tujuan
Maksud penyusunan analisis beban kerja adalah untuk menyediakan instrumen dalam
proses penataan kelembagaan/SDM Sekretariat Daerah, melakukan penilaian beban kerja
Unit Kerja, yang hasilnya akan dipergunakan sebagai bahan (input) bagi proses
perencanaan penataan/penyempurnaan struktur organisasi dan kepegawaian Sekretariat
Daerah. Adapun tujuan penyusunan analisis beban kerja di lingkungan Sekretariat Daerah,
yaitu :
1. Membangun/merumuskan sistem penilaian beban kerja dan perencanaan
kebutuhan pegawai pada masing-masing Unit kerja;
2. Melakukan penilaian beban kerja Unit Kerja berdasarkan beban kerja jabatan/unit
kerja dengan menggunakan variabel norma waktu, volume kerja dan jam kerja
efektif, dikaitkan dengan jumlah pegawai/jabatan.
 Keluaran
Keluaran (output) yang dihasilkan dari penyusunan analisis beban kerja pada Sekretariat
Daerah adalah informasi berupa:
1. Efektivitas dan efisiensi jabatan serta efektivitas dan efisiensi unit kerja;
2. Prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;
3. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat;
4. Jumlah beban kerja jabatan dan jumlah beban kerja unit;
5. Nilai indeks beban kerja individu masing-masing jabatan;
6. Standar norma waktu kerja.