Lamp 1 - MODUL 1 - SMM Kementerian PUPR

MODUL - 1
SISTEM MANAJEMEN MUTU KEMENTERIAN PUPR
KONSULTAN PENDAMPINGAN PENERAPAN SMM PT. AMYTHAS

MODUL – 1
SMM KEMENTERIAN PUPR
KATA PENGANTAR
Sistem Manajemen Mutu adalah Sistem Manajemen untuk mengarahkan dan

mengendalikan organisasi dalam hal mutu. Dimana Sistem Manajemen adalah Sistem
untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai sasaran itu. (Catatan:
Suatu sistem manajemen sebuah organisasi dapat mencakup sistem-sistem
manajemen berbeda seperti Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Keuangan
atau Sistem Manajemen Lingkungan). Sedangkan Mutu adalah Gambaran dan
karakteristik menyeluruh dari barang/jasa yang menunjukkan kemampuannya dalam
pemenuhan persyaratan yang ditentukan atau yang tersirat. (Catatan: Istilah “mutu”
dapat dipakai dengan kata sifat seperti buruk, baik atau baik sekali).
Sistem ini berdasarkan Permen PU No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen

Mutu (SMM) Departemen Pekerjaan Umum. Sehingga dalam penerapannya ditujukan
kepada (1) Seluruh Unit Kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya wajib memahami dan
menerapkan SMM. (2) Seluruh Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Kegiatan (Pekerjaan
Konstruksi dan Non Konstruksi) di lingkungan Departemen sesuai dengan tugas dan
fungsinya wajib memahami dan menerapkan SMM. (3) Penyedia Barang/Jasa di
lingkungan Departemen Pekerjaan Umum baik di pusat maupun di daerah wajib
memahami dan menerapkan SMM.
Modul ini merupakan sumber ilmu dan bahan bacaan bagi Peserta didik, Widyaiswara
/ Pengajar pada kegiatan pembelajaran dan bimbingan teknis di lingkungan
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat sehingga diharapkan dapat
menambah pengetahuan dan wawasan.
Tim Penyusun Modul

KPP-SMM
SISTEM MANAJEMEN MUTU

1
MODUL – 1
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................................... 1

DAFTAR ISI ............................................................................................................................ 2
UNIT 1 PENDAHULUAN ................................................................................................... 4

1.1. Latar Belakang .............................................................................................. 4
1.2. Tujuan Pembelajaran ................................................................................... 5
1.3. Deskripsi Singkat .......................................................................................... 5
1.4. Waktu Pelaksanaan ...................................................................................... 5
1.5. Fasilitas/Madia ............................................................................................. 5
UNIT 2 GAMBARAN UMUM ............................................................................................ 6

2.1. Bimbingan Teknis Sistem Manajemen Mutu ............................................. 6
2.2. Modul Bimbingan Teknis ............................................................................. 7
UNIT 3 MANAJEMEN MUTU ............................................................................................ 8

3.1. Definisi Mutu ................................................................................................ 9
3.2. Definisi Sistem Manajemen ........................................................................ 11
3.3. Sistem Manajemen Mutu (SMM) ................................................................ 14
3.4. Maksud, Tujuan dan Manfaat Penerapan SMM ......................................... 15
3.5. Konsep PDCA ................................................................................................ 17
UNIT 4 PERATURAN SMM KEMENTERIAN PUPR ............................................................. 20

4.1. Bab I Ketentuan Umum ................................................................................ 21
4.2. Bab II Penerpan SMM .................................................................................. 21
4.3. Bab III Pengelola SMM ................................................................................. 22
4.4. Bab IV Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang ........................................ 22
4.5. Bab V Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ........................................... 22
4.6. Bab VI Pengelolaan Sumber Daya ............................................................... 22
4.7. Bab VII Pelaksanaan Kegiatan ...................................................................... 23
4.8. Bab VIII Pengukuran, Analisis dan Perbaikan .............................................. 23
4.9. Bab IX Ketentuan Peralihan ......................................................................... 23
4.10. Bab X Ketentuan Penutup ......................................................................... 24
4.11. Lampiran 1 – SMM Kementerian PUPR .................................................... 24
4.12. Lampiran 2 – Format Rencana Mutu Unit Kerja (RMU) .......................... 25
4.13. Lampiran 3 – Format Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RMP) ................. 26
4.14. Lampiran 4 – Format Rencana Mutu Kontrak (RMK) ............................... 27

2
MODUL – 1
UNIT 5 PENJAMINAN DAN PENGENDALIAN MUTU ........................................................ 30

5.1. Penjaminan Mutu ......................................................................................... 30
5.2. Pengendalian Mutu ...................................................................................... 31
UNIT 6 EVALUASI PENERAPAN MODUL ........................................................................... 36

6.1. Daftar Pertanyaan Tertulis (DPT) ................................................................. 36
UNIT 7 PENUTUP .............................................................................................................. 37
UNIT 8I DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 38

3
MODUL – 1
UNIT - 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang

Dalam rangka melaksanakan tugas negara dan menjalankan Peraturan
Pemerintah No 29 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Kontruksi,
Peraturan Pemerintah No 30 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Pembinaan
Jasa Konstruksi, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 102 Tahun 2000,
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 102 Tahun 2000 tentang
Standardisasi Nasional dan Keputusan Presiden RI No 80 Tahun 2003 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta
perubahannya maka Kementerian PU-RI berkewajiban mengatur dan membina
organisasi dan pihak terkait lainnya menjalankan tugas sesuai amanat peraturan
yang berlaku.
Kementerian PU sebagai salah satu kinerja penyelenggaraan pembangunan
maka berkewajiban untuk memberikan hasil kinerja berupa mutu konstruksi
yang dibangun harus dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat luas.
Untuk mengakomodasi semua sistem yang terkait dengan Penjaminan Mutu
Konstruksi dari seluruh proses kegiatan yang dilaksanakan oleh Kementerian PU
maka dikeluarkan kebijakan berupa Peraturan Menteri PU N0:04/PRT/M/2009
Tentang Sistem Manajemen Mutu (SMM) Kementerian Pekerjaan Umum.

4
MODUL – 1
1.2. Tujuan Pembelajaran

Setelah mendapatkan pembelajaran dari modul ini, yang diharapkan peserta
didik adalah sebagai berikut:
a) Mengetahui arti dan pengertian sistem manajemen mutu;
b) Mengetahui gambaran umum terkait dengan tatanan modul yang akan
dilaksanakan dalam kegiatan bimbingan teknis bidang Sistem Manajemen
Mutu di lingkungan Kementerian PUPR baik bagi unit kerja / unit pelaksana
kegiatan (Pengguna jasa) dan perusahaan / organisasi (Penyedia
Barang/Jasa).
c) Mengetahui dan mengenal isi Permen PU No. 04/PRT/M/2009 tentang
Sistem Manajemen Mutu Departemen PU yang diterbitkan pada tanggal 16
Maret 2009 oleh Menteri Pekerjaan Umum Ir. Djoko Kirmanto, Dipl. HE;
d) Mengetahui tentang penjaminan dan pengendalian mutu dalam penerapan
Sistem Manajemen Mutu.
1.3. Deskripsi Singkat

Sistem Manajemen Mutu merupakan salah alat bantu yang dapat digunakan
hampir disemua sektor kegiatan. Dengan demikian setiap proses dan tahapan
proses kegiatan yang dilakukan unit kerja/ unit pelaksana kegiatan dapat
menggunakan pola sistem ini. Diawalai dengan uraian dari kegiatan bimbingan
teknis, modul dan penjelasan terkait dengan Permen PU No. 04/PRT/M/2009
tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen PU sekaligus tentang
penjaminan dan pengendalian mutu sehingga persyaratan yang harus dipenuhi
sehiingga dapat memenuhi peraturan dan perundang undagan, Norma, standar
dan kaidah yang berlaku.
1.4. Waktu Pelaksanaan

Lama waktu pelaksanaan pengajaran modul ini adalah 2 JP dengan bobot 10 %
dari total keseluruhan rangkaian modul SMM
1.5. Fasilitas / Media

Fasilitas atau peraltan dan perlengkapan yang digunakan sebagai media
pembelajaran, antara lain :
a) Media yang digunakan adalah alat tulis kantor, proyektor multimedia
b) Peralatan pengolah data dan peraga
c) Ruang kerja yang dilengkapi dengan maja dan kursi kerja
d) Dokumen peraturan dan standar
e) Dokumen Manual, Prosedur, Petunjuk Pelaksanaan dan Instruksi Kerja

5
MODUL – 1
UNIT – 2
GAMBARAN UMUM
4.1. Bimbingan Teknis SMM
Bimbingan Teknis adalah Suatu kegiatan yang dimaksudkan untuk memberikan

bantuan yang biasanya berupa tuntunan dan nasehat untuk menyelesaikan
persoalan/masalah yang bersifat teknis. Bimbingan Teknis merupakan kegiatan
pelatihan dan pengembangan pengetahuan serta kemampuan yang dapat
digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh setiap individu
maupun institusi tertentu. Sehingga dengan mengikuti Bimbingan
Teknis diharapkan setiap individu maupun institusi tertentu, baik swasta
maupun lembaga pemerintahan, dapat mengambil sebuah manfaat dengan
berorientasi pada kinerja.
Tujuan dilaksanakannya Bimbingan Teknis adalah untuk menyelesaikan

masalah/kasus yang terjadi dan yang dihadapi oleh para pegawai sehingga
penyelesaiannya dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Kegiatan Bimbingan Teknis dapat dilakukan oleh internal Kementerian PUPR

melalui BPSDM maupun instansi yang berwenang, baik ditingkat pusat maupun
ditingkat daerah.

6
MODUL – 1
4.2. Modul Bimbingan Teknis SMM
Dalam pelaksanaan Bimbingan Teknis digunakan beberapa modul pembelajaran

yang terkait dengan bidang Sistem Manajemen Mutu. Modul ini disusun agar
para Pengguna Jasa maupun Penyedia Jasa dapat menerapkan /
implementasikan SMM ini disetiap proses pekerjaan yang sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
Modul merupakan salah satu bentuk bahan ajar yang dikemas secara utuh dan
sistematis, didalamnya memuat seperangkat pengalaman belajar yang
terencana dan didesain untuk membantu peserta didik menguasai tujuan
belajar yang spesifik
Modul tersebut adalah sebagai berikut :

a) Modul 1 : SMM Kementerian PUPR
Uraian tentang gambaran umum Isi Permen PU No. 04/2009
tentang Sistem Manajemen Mutu, termasuk informasi
penjelesan yang terkait dengan penjaminan dan pengendalian
mutu.
b) Modul 2 : Persyaratan Sistem Manajemen Mutu

Uraian tentang persyaratan SMM, kebijakan, sasaran,
dokumentasi, dan prinsip mutu.
c) Modul 3 : Tanggung Jawab Manajemen

Uraian tentang membangun komitmen, para pengelola
sistem, penerapan komunikasi dan penerapan kaji ulang
manajemen.
d) Modul 4 : Pengelolaan Sumber Daya

Uraian tentang sumber daya yang terkait penerapan SMM,
pengelolaan sarana dan prasarana serta pengelolaan
lingkungan kerja yang nyaman dalam membangun
produktifitas yang bermutu.
e) Modul 5 : Penerapan Sistem Manajemen Mutu

Uraian tentang penyusunan Rencana Mutu, Penerapan
Rencana Mutu dan Pengendalian Rencana Mutu. Rencana
mutu terdiri dari RMU, RMP dan RMK.

7
MODUL – 1
f) Modul 6 : Pengukuran & Perbaikan

Uraian tentang monitoring dan pengukuran, pengendalian
dan analisa HPTS serta langkah perbaikan berkelanjutan,
koreksi dan pencegahan
g) Modul 7 : Prinsip Dasar Manajemen Resiko

Uraian tentang definisi dan pengertian manajemen risiko dan
tata cara proses manajemen risiko, yang terdiri dari
penetapan konsteks (sasaran internal dan eksternal),
identifikasi risiko, mengevaluasi dan menganalisa risiko,
pengendalian sekaligus monitoring risiko.
h) Modul 8 : Kesadaran Mutu

Uraian tentang definisi dan pengertian kesadaran mutu dan
sikap kesadaran mutu dengan mengenali perilaku
pemborosan, mengetahui menghindari perilaku kerja yang
buruk, membangun budaya mutu kerja dan pengenalan
konsep 5R (ringkas-rapi-resik-rawat-rajin).

8
MODUL – 1
UNIT – 3
MANAJEMEN MUTU
3.1. Definisi Mutu
Terdapat banyak pengertian tentang mutu. Dalam Kamus Lengkap Bahasa

Indonesia, mutu adalah suatu nilai atau keadaan. Sementara pengertian lain
tentang mutu dikemukakan oleh para ahli dilihat dari sudut pandang yang
berbeda. Diantaranya Edward Deming, mengatakan bahwa mutu adalah :
“apredictive degree of uniformity and dependability at a low cost, suited to the
market”. Pendapat lain, seperti yang disampaikan Joseph M. Juran, mutu adalah
: “fitness for use, as judged by the user”. Kemudian Philip B. Crossby,
mengatakan “conformance to requirements” dan Armand V. Feigenbaum,
mengatakan “full customer satisfaction”.
Pada hakikatnya beberapa pengertian mutu tersebut adalah sama dan memiliki
elemen-elemen sebagai berikut : pertama, meliputi usaha memenuhi atau
melebihi harapan mitra kerja. Kedua, mencakup produk, jasa, manusia, proses
dan lingkungan. Ketiga, merupakan kondisi yang selalu berubah. Berdasarkan
elemen-elemen tersebut maka mutu dapat didefinisikan sebagai suatu kondisi
dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses dan
lingkungan yang memenuhi bahkan melebihi harapan.
Dari beberapa pengertian mutu di atas, dapat disimpulkan bahwa secara garis
besar, mutu adalah keseluruhan ciri atau karakteristik produk atau jasa dalam

9
MODUL – 1
tujuannya untuk memenuhi kebutuhan dan harapan mitra kerja. Mitra kerja
yang dimaksud disini bukan mitra kerja yang hanya datang sekali untuk mencoba
dan tidak pernah kembali lagi, melainkan mereka yang datang berulang-ulang
untuk bekerjasama. Meskipun demikian, mitra kerja yang baru pertama kali
datang juga harus diterima dengan sebaik-baiknya, karena pelayanan dan
kerjasama yang baik inilah yang akan membuat mitra kerja merasa yakin dan
percaya. Secara umum dapat dikatakan bahwa mutu produk atau jasa itu akan
dapat diwujudkan bila orientasi seluruh kegiatan organisasi tersebut
berorientasi pada pelayanan prima bagi mitra kerja (customer satisfaction).
Apabila diutarakan secara rinci, mutu memiliki dua perspektif, yaitu perspektif
Pengguna Jasa atau penyelenggara dan perspektif penyedia jasa atau mitra
kerja, bila kedua hal tersebut disatukan maka akan dapat tercapai kesesuaian
antara kedua sisi tersebut yang dikenal sebagai kesesuaian untuk digunakan
bersama. Dan apabila diperhatikan kembali, kedua perspektif tersebut akan
bertemu pada satu kata “fitness for customer use”. Kesesuaian untuk digunakan
tersebut merupakan kesesuaian antara Penyedia Jasa / mitra kerja dengan
Pengguna Jasa / penyelenggara, sehingga dapat membuat suatu standar yang
disepakati bersama dan dapat memenuhi kebutuhan serta harapan kedua belah
pihak.
-- Note 1 :
SMM Departemen PU, disebutkan bahwa :
Mutu adalah gambaran dan karakteristik menyeluruh dari
barang/jasa yang menunjukkan kemampuannya dalam
pemenuhan persyaratan yang ditentukan atau yang tersirat,
(catatan: istilah “mutu” dapat dipakai dengan kata sifat
seperi: buruk, baik atau baik sekali) – Bab I, pasal 1 butir 5
Sedangkan beberapa ahli berpendapat, bahwa :

a) Pengertian Mutu Menurut Phillip B. Crosby
Mutu adalah confermance to requirement, yaitu sesuai dengan yang
diisyaratkan. Suatu produk memiliki mutu apabila sesuai dengan yang
standar atau kriteria mutu yang telah ditentukan, standar mutu tersebut
meliputi bahan baku proses produks dan produksi jadi.
b) Pengertian Mutu Menurut Edwards Deming

Mutu adalah kesesuaian dengan kebutuhan masyarakat dan Penyedia Jasa.
Organisasi yang bermutu adalah organisai yang menguasai kebutuhan
masyarakat karena hasil produksinya sesuai dengan kebutuhan masyarakat,
sehingga menimbulkan kepuasan masyarakat. Jika masyarakat merasa
puas, maka mereka akan terus bekerjasama.

10
MODUL – 1
c) Pengertian Mutu Menurut Feigenbaum

Mutu adalah kepuasan mitra kerja sepenuhnya (full customer satisfaction).
Suatu produk dianggap bermutu apabila dapat memberikan kepuasan
sepenuhnya kepada Penyedia Jasa, yaitu sesuai dengan harapan Penyedia
Jasa atas produk yang dihasilkan perusahaan.
d) Pengertian Mutu Menurut Gravi dan Davis

Mutu adalah suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk,
tenaga kerja, proses dan tugas serta lingkungan yang memenuhi atau
melebihi harapan mitra kerja. Perubahan mutu produk tersebut
memerlukan peningkatan atau perubahan keterampilan tenaga kerja,
proses produksi, dan tugas serta perubahan lingkungan perusahaan agar
produk dapat memenuhi dan melebihi harapan Penyedia Jasa.
3.2. Definisi Sistem Manajemen
Sistem adalah rangkaian proses dari input yang menghasilkan ouput secara
terkendali. Input adalah sumber masukan yang dapat digunakan untuk diproses
yang selanjutanya menjadi keluaran atau hasil. Inpu/masukan ini dapat berupa
data, angkat, dokumen, rekaman, referensi, program, rencana dan sasaran
ataupun target yang harus dicapai.
Sudah barang tentu kata manajemen sudah tak asing lagi di telinga kita, dan
kemudian Apa Itu Manajemen? gimana pengertiannya? kata manajemen
berawal dari bahasa inggris, “Manage” yang memiliki arti mengelola/mengurus,
mengendalikan, mengusahakan dan juga memimpin. Manajemen adalah Satu
proses dalam rangka bakal mencapai suatu tujuan organisasi dengan bekerja
secara bersama sama bersama orang – orang dan sumber kompetensi atau
organisasi yang lain.

11
MODUL – 1
Pengertian manajemen menurut para ahli adalah definisi yang dikemukakan

oleh orang-orang ahli dalam ilmu manajemen sebagai landasan bagi kita untuk
memahami seperti apa kandungan dari ilmu tersebut.
a) Mary Parker Follet,
Mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang pimpinan bertugas mengatur
dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
b) Ricky W. Griffin
Mendefiniskan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk
mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien.
Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan,
sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar,
terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
c) Lawrence A. Appley
Berpendapat bahwa pengertian manajemen merupakan keahlian untuk
menggerakan orang agar melakukan sesuatu;
d) George R. Terry,
Mengatakan bahwa manajemen merupakan proses yang khas yang terdiri
dari tindakan-tindakan : perencanaan, pengorganisasian, menggerkan dan
pengawasan yang dialkukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-
sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya
manusia serta sumber-sumber lain.
-- Note 2 :
SMM Departemen PU, disebutkan bahwa :
Manajemen adalah kegiatan untuk mengarahkan dan
mengendalikan sebuah organisasi (unit kerja/unit pelaksana
kegiatan/perusahaan). Lampiran 1, Bab II, Butir 7
Didalam kegiatan manajemen terdapat fungsi-fungsi yang lazin digunakan,

fungsi tersebut antara lain :
a) Fungsi Perencanaan
Perencanaan merupakan proses dalam mengartikan seperti apa tujuan
organisasi yang ingin dicapai, kemudian dari tujuan tersebut maka orang-
orang di dalamnya mesti membuat strategi dalam mencapai tujuan

12
MODUL – 1
tersebut dan dapat mengembangkan suatu rencana aktivitas suatu kerja

organisasi. Perencanaan dalam manajemen sangat penting karena inilah
awalan dalam melakukan sesuatu.
Dalam merencanakan, ada tindakan yang mesti dilakukan menetapkan
seperti apa tujuan dan target yang dicapai, merumuskan taktik dan strategi
agar tujuan dan target dapat tercapai, menetapkan sumber daya atau
peralatan apa yang diperlukan, dan menentukan indikator atau standar
keberhasilan dalam mencapai tujuan dan target.
b) Fungsi Mengorganisir
Langkah selanjutnya setelah kita merencanakan, maka yang harus dilakukan
adalah bagaimana rencana tersebut dapat terlaksana dengan
memanfaatkan segala fasilitas yang tersedia dan dapat memastikan kepada
semua orang yang ada dalam suatu organisasi untuk bekerja secara efisien
dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi, tindakan dalam fungsi
pengorganisasian yaitu kita dapat mengalokasikan sumber daya,
merumuskan dan menentukan tugas, serta menetapkan prosedur yang
dibutuhkan; menentukan struktur organisasi untuk mengetahui bentuk
garis tanggung jawab dan kewenangan; Melakukan perekrutan,
penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumberdaya manusia atau
sumberdaya tenaga kerja; Kemudian memberikan posisi kepada seseorang
dengan posisi yang tepat.
c) Fungsi Pengarahan dan Implementasi

Proses implementasi program supaya bisa dijalankan kepada setiap pihak
yang berada dalam organisasi serta dapat termotivasi agar semuah pihak
dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan sangat penuh kesadaran
dan produktivitas yang sangat tinggi. Adapun fungsi pengarahan dan

13
MODUL – 1
imflementasi yaitu menginflementasikan proses kepemimpinan,

pembimbingan, dan pemberian sebuah motivasi untuk tenaga kerja supaya
mau tetap bekerja dengan efisien dan efektif untuk mencapai tujuan;
Memberikan tugas dan penjelasan yang teratur mengenai pekerjaan; dan
menjelaskan kebijakan yang telah ditetapkan.
d) Fungsi Pengawasan dan Pengendalian

Proses pengawasan dan pengendalian dilakukan untuk memastikan bahwa
seluruh rangkaian kegiatan yang sudah direncanakan, diorganisasikan dan
diterapkan bisa berjalan sesuai dengan harapan target walaupun agak
sedikit berbeda dengan yang target yang telah ditentukan sebelumnya
karena kondisi lingkungan organisasi. Adapun fungsi pengawasan dan
pengendalian yaitu untuk mengevaluasi suatu keberhasilan dalam
mencapai tujuan dan target bisnis yang sesuai dengan tolak ukur yang telah
ditentukan; mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas keanehan yang
kemungkinan ditemukan; dan membuat alternatif solusi ketika ada masalah
yang rumit terkait terhalangnya pencapaian tujuan dan target.
3.3. Sistem Manajemen Mutu (SMM)
Adalah sistem manajemen organisasi untuk mengarahkan dan mengendalikan

penyelenggaraan pekerjaan konstruksi dan non konstruksi disetiap unit kerja,
unit pelaksana kegiatan dan penyedia jasa dalam hal pencapaian mutu.

14
MODUL – 1
SMM diartikan sebagai sistem penetapan kebijakan, sasaran, dan pencapaian

sasaran secara langsung dan terkendali dalam sebuah organisasi yang
berpengaruh terhadap mutu. Inti dari sistem manajemen mutu meliputi:
a) Adanya kebijakan mutu, perencanaan mutu, sasaran mutu, prosedur kerja,
instruksi kerja, dan rekaman mutu.
b) Adanya jaminan bahwa standar manajemen mutu dilaksanakan, dipantau,
dievaluasi, dan diperbaiki.
c) Adanya jaminan bahwa terjadi peningkatan kualitas yang
berkesinambungan baik dalam proses penerapan dan proses realisasi hasil
penerapan, maupun terhadap standar manajemen mutu itu sendiri.
Organisasi yang wajib memahami dan wajib melakukan Penerapan SMM adalah
sebagai berikut :
a) Seluruh Unit Kerja di lingkungan Kementerian PUPR sesuai dengan tugas
dan fungsinya;
b) Seluruh Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Kegiatan baik Pekerjaan Konstruksi
(fisik) maupun pekerjaan Non Konstruksi (non fisik) di lingkungan
Kementerian PUPR sesuai dengan tugas dan fungsinya.
c) Seluruh Penyedia Barang/Jasa baik Pekerjaan Konstruksi (fisik) maupun
pekerjaan Non Konstruksi (non fisik) di lingkungan Kementerian PUPR baik
di pusat maupun di daerah.
Dengan ketentuan bahwa :

a) Seluruh Unit Kerja, Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Kegiatan wajib
melaksanakan pengukuran kinerja penerapan SMM melalui Audit Internal.
b) Seluruh Unit Kerja, Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Kegiatan wajib
melakukan pengukuran kinerja penerapan SMM terhadap kegiatan yang
dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa di lingkungan Kementerian baik
Pekerjaan Konstruksi (fisik) maupun pekerjaan Non Konstruksi (non fisik) di
lingkungan Kementerian PUPR baik di pusat maupun di daerah.
-- Note 3 :
Seluruh Unit Kerja / Unit Pelaksana Kegiatan dan Penyedian
Barang/Jasa wajib memahami dan menerapkan Sistem
Manajemen Mutu dan selalu melaksanakan pengukuran
kinerja penerapan SMM – Bab V, Pasal 5.

15
MODUL – 1
3.4. Maksud, Tujuan dan Manfaat Penerapan SMM
a) Maksudnya adalah memberikan panduan untuk melaksanakan manajemen

organisasi yang mengarahkan pada perencanaan, penerapan,
pengendalian, pemeliharaan dan peningkatan bagi pencapaian kinerja
berlandaskan SMM yang terdokumentasi dan terintegrasi sesuai dengan
Kebijakan Mutu yang ditetapkan di lingkungan Kementerian Pekerjaan
Umum.
Memberikan panduan merupakan salah satu kegiatan mengarahkan untuk

melaksanakan dan menerapkan proses. Dimulai dengan proses
perencanaan, maka setiap kegiatan untuk menghasilkan suatu rencana
harus ditetapkan tahap-tahapan prosesnya.
Langkah awal proses tersebut antara lain:
 Menetapkan penanggung jawab seluruh proses perencanaan
 Menetapkan tahapan kegiatan perencanaan
 Menetapkan tata cara melakukan uji, verifikasi dan falidasi pada setiap
tahapan perencanaan
b) Tujuannya adalah untuk memudahkan Unit Kerja/Satuan Kerja/Unit

Pelaksana Kegiatan, serta Penyedia Barang/Jasa dalam melaksanakan tugas
pemerintahan dibidang Pekerjaan Umum agar tercapai kinerja yang
direncanakan secara akuntabel, efisien dan efektif, dalam rangka
mewujudkan tata kepemerintahan yang baik (good governance).
c) Dalam menerapkan suatu proses di organisasi selalu memiliki mafaat, dan

menurut Gasperz (2002;17) terdapat beberapa manfaat dari penerapan
sistem manajemen mutu yaitu:
 Meningkatkan kepercayaan dan produktifitas melalui jaminan mutu
yang terorganisasi dan sistematik. Proses yang berkaitan dengan mutu
telah direncanakan dengan baik.
 Unit kerja / Unit pelaksana kegiatan dan Penyedia Jasa / organisasi
dapat meningkatkan kinerja serta kemiliki kemampuan daya saing yang
lebih baik.
 Meningkatkan mutu dan produktivitas melalui kerjasama dan
komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta
dapat melakukan perbaikan dan pencegahan karena pelaksanan
kegiatan menjadi lebih baik.

16
MODUL – 1
 Meningkatkan kesadaran mutu di dalam Unit kerja / Unit pelaksana

kegiatan dan Penyedia Jasa / organisasi.
 Memberikan pembinaan secara sistematik kepada seluruh pegawai
dan jajaran Unit kerja / Unit pelaksana kegiatan dan Penyedia Jasa /
organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang
terdefenisi secara baik.
3.5. Konsep PDCA (Plan-Do-Check-Action)
Aplikasi metodologi peningkatan terus-menerus PDCA (Plan-Do-Check-Act)

dalam SMM akan memudahkan organisasi untuk menetapkan perencanaan,
melaksanakan penerapan dan memelihara kebijakan mutu.
a) Konsep PDCA
Konsep PDCA yang dikenalkan oleh W.E. Demming di era pengendalian
mutu, menggambarkan bahwa pengendalian mutu ini sebagai sebuah roda
atau siklus yang berputar tanpa ada habisnya pada landasan kesadaran
mutu dan rasa tanggung jawab terhadap mutu produk.
Siklus yang dimaksud adalah dalam usaha perbaikan mutu terdapat 4

(empat) bagian kegiatan yang dilakukan dan keseluruhannya merupakan
siklus, yaitu :
1) Plan : Apa yang harus dilakukan dan bagaimana menjalankannya?
Menyusun rencana yang akan dilakukan,atau menentukan masalah
yang akan diatasi atau kelemahan yang akan diperbaiki dan mencari
solusi untuk mengatasi masalah tersebut.
2) Do : Kerjakan apa yang telah direncanakan. Melaksanakan rencana yang
telah disusun dan memantau proses pelaksanaannya.
3) Check : Apakah hasil yang terjadi sesuai dengan perencanaan ? Meneliti
apa yang telah dilaksanakan dan menemukan kelemahan-kelemahan
yang perlu diperbaiki, disamping hal-hal yang sudah benar dilakukan.
Berdasarkan kelemahan-kelemahan tersebut disusun rencana
perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya.
4) Action : Bagaimana tindak lanjut untuk meningkatkannya di kemudian
hari? Melaksanakan keseluruhan rencana peningkatan perbaikan,
termasuk perbaikan kelemahan-kelemahan yang telah ditemukan.

17
MODUL – 1
b) Siklus PDCA dalam SMM
Aplikasi siklus PDCA dalam SMM dapat diterapkan sebagai berikut:
1) Plan
Menetapkan proses perencanaan SMM, dengan aktivitasnya :
a. Menetapkan proses dan metode yang dibutuhkan untuk operasi dan
pengendalian proses;
b. Mengembangkan rencana mutu, sasaran mutu dan identifikasi
aktivitas unit kerja dalam proses-proses yang diperlukan untuk
mencapai hasil sesuai rencana mutu, sasaran mutu unit kerja dan
kebijakan mutu organisasi.
c. Menetapkan sumber daya yang diperlukan;
d. Mengidentifikasi persyaratan-persyaratan dokumentasi smm.
2) Do
Melaksanakan, menerapkan dan mengoperasikan SMM, dengan
aktivitasnya :
a. Menciptakan struktur manajemen, menetapkan wewenang dan
tanggung jawab;
b. Melaksanakan prosedur-prosedur kerja dan instruksi kerja sesuai
aktivitas yang telah terjadi dalam unit kerja bersangkutan guna
melaksanakan realisasi produk sesuai sasaran mutu;
c. Memberikan sumber daya yang cukup untuk melaksanakan dan
memelihara smm;
d. Melaksanakan dokumentasi smm.

18
MODUL – 1
3) Check
Melakukan pengukuran, analisa dan penilaian penerapan SMM, dengan
aktivitasnya:
a. Memantau dan mengukur proses dan hasil yang terjadi terhadap
kepuasan pelanggan;
b. Melakukan analisa data terhadap kesesuaian dengan rencana mutu,
sasaran mutu, persyaratan produk yang telah ditetapkan;
c. Mengevaluasi dan melaporkan hasilnya;
d. Mengendalikan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam smm.
4) Action
Mengambil tindakan untuk memperbaiki atau meningkatkan terus-
menerus SMM, dengan aktivitas :
a. Melakukan peninjauan ulang manajemen terhadap SMM pada kurun
waktu yang tepat;
b. Mengidentifikasi area untuk perbaikan dan peningkatan;
c. Mengambil tindakan perbaikan terhadap proses-proses yang tidak
sesuai hasilnya dan berupaya untuk meningkatkan perbaikan
terhadap proses-proses yang tidak sesuai secara berkelanjutan;
d. Melaksanakan tindakan pencegahan untuk terus meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kinerja unit kerja yang bersangkutan.

19
MODUL – 1
UNIT – 4
PERATURAN SMM KEMENTERIAN PUPR
Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen

Mutu (SMM) Departemen Pekerjaan Umum diterbitkan pada tanggal 16 Maret 2009
oleh Menteri PU Djoko Kirmanto, dengan pertimbangan bahwa SK Menteri
Permukiman dan Prasarana Wilayah No. 362/KPTS/M/2004 tentang SMM Konstruksi
sudah tidak sesuai lagi dengan tuntutan perkembangan dan kondisi saat itu. Selain itu
juga adanya pertimbangan bahwa Kementerian PU harus melakukan tata
kepemerintahan yang baik (good governance).

20
MODUL – 1
Struktur isi Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem
Manajemen Mutu (SMM) Departemen Pekerjaan Umum terdiri dari 10 Bab dan 20
Pasal, dengan rincian sebagai berikut :
NO BAB URAIAN PASAL

1 I Ketentuan Umum 1-4
2 II Penerapan SMM 5
3 III Pengelola SMM 6
4 IV Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang 7 - 13
5 V Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu 14
6 VI Pengelolaan Sumber Daya 15
7 VII Pelaksanaan Kegiatan 16
8 VIII Pengukuran, Analisa dan Perbaikan 17
9 IX Ketentuan Peralihan 18
10 X Ketentuan Penutup 19 - 20
Penjelasan Isi peraturan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
4.1. Bab I Ketentuan Umum

a) Menjelasakan beberapa penertian dan definisi yang ada di dalam peraturan
b) Menyatakan bahwa Kebijakan Mutu Departemen merupakan suatu
kebijakan/upaya guna menjamin ketersediaan infrastruktur yang handal
bagi masyarakat dengan prinsip efisien dan efektif serta melakukan
peningkatan mutu kegiatan secara berkelanjutan
c) Menjelaskan Maksud dan tujuan terbitnya peraturan ini
d) Menetapka ruang lingkup peraturan
4.2. Bab II Penerapan SMM

a) Menyatakan bahwa :
1. Seluruh Unit Kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya wajib memahami
dan menerapkan SMM.
2. Seluruh Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Kegiatan (Pekerjaan
Konstruksi dan Non Konstruksi) di lingkungan Departemen sesuai
dengan tugas dan fungsinya wajib memahami dan menerapkan SMM.
3. Penyedia Barang/Jasa di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum baik
di pusat maupun di daerah wajib memahami dan menerapkan SMM.

21
MODUL – 1
4. Unit Kerja, Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Kegiatan di lingkungan

Departemen baik di pusat maupun di daerah wajib melaksanakan
pengukuran kinerja penerapan SMM melalui Audit Internal.
5. Unit Kerja, Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Kegiatan baik di pusat
maupun di daerah wajib melakukan audit SMM terhadap kegiatan yang
dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa di lingkungan Departemen.
4.3. Bab III Pengelola SMM

a) Menjelaskan tentang para pengelola SMM
b) Dimana Pengelola SMM terdapat jabatan Wakil Manajemen dan Pengendali
Dokumen
c) Terdapat jabatan sebagai Panel Auditor yang memiliki kompetensi bertugas
melakukan kegiatan Audit Internal SMM
d) Setiap organisasi SMM dapat dibantu oleh Tenaga Ahli SMM
4.4. Bab IV Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang

a) Menjelaskan tugas dan tanggung jawab para Pengelola sistem dan
bagaimana cara mengangkatnya.
b) Memberikan arahan tugas dan fungsi kepada para jabatan sektoral baik
pengguna jasa maupun kepada Penyedia Jasa
4.5. Bab V Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

Dokumentasi SMM meliputi ;
Kebijakan mutu, SMM Departemen, Manual Mutu, Sasaran Mutu, Prosedur
Mutu, Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi Kerja, dan Rekaman/Bukti Kerja.
4.6. Bab VI Pengelolaan Sumber Daya

Unit Kerja/Satuan Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan/ Penyedia Barang Jasa harus
mengelola Sumber Daya mencakup:
1. Ketersediaan semua sumber daya yang diperlukan untuk merencanakan,
mengelola, menerapkan, mengendalikan, memelihara dan
mengembangkan SMM;
2. Kompetensi sumber daya manusia yang melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan persyaratan;
3. Ketersediaan sarana dan prasarana yang diperlukan dalam keefektifan
penerapan SMM.

22
MODUL – 1
4.7. Bab VII Pelaksanaan Kegiatan

a) Setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh Unit Kerja/Unit Pelaksana
Kegiatan, dan Penyedia Barang/Jasa wajib memiliki dan menggunakan
Rencana Mutu sesuai ketentuan SMM Departemen Pekerjaan Umum .
b) Pelaksanaan dan pengendalian kegiatan harus mengacu kepada rencana
mutu secara konsisten.
c) Pemantauan dan pengukuran kinerja harus sesuai dengan rencana mutu
yang telah ditetapkan untuk menilai keefektifan pelaksanaan kegiatan.
Tindakan pencegahan dan perbaikan harus dilakukan apabila terjadi
penyimpangan atau ketidaksesuaian untuk mencapai kinerja sesuai rencana
mutu yang telah ditetapkan.
d) Audit Internal SMM harus dilakukan oleh Unit Kerja Eselon I, Eselon II, dan
Eselon III (yang terpisah dari Eselon II-nya) untuk memonitor kesesuaian
SMM dan keefektifan penerapannya. Penilaian peluang perbaikan yang
berkelanjutan dalam penerapan SMM harus dilakukan melalui tindakan Kaji
Ulang manajemen.
4.8. Bab VIII Pengukuran, Analisis Dan Perbaikan

a) Pimpinan dan Pejabat Struktural di setiap Unit Kerja/Satuan Kerja/Unit
Pelaksana Kegiatan harus mengukur keberhasilan penerapan SMM dengan
melaksanakan monitoring dan evaluasi pada proses maupun hasil kegiatan.
b) Setiap Unit Kerja/Satuan Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan wajib melaksanakan
analisis terhadap hasil monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan untuk
menilai keefektifan penerapan SMM dan peluang-peluang peningkatannya.
c) Setiap Unit Kerja/Satuan Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan wajib melaksanakan
perbaikan yang berkelanjutan.
4.9. Bab IX Ketentuan Peralihan

a) Penerapan SMM ini dapat dilaksanakan secara bertahap, sistematis, dan
terencana dalam suatu program penerapan SMM yang memiliki target dan
kerangka waktu yang jelas ditetapkan oleh masing-masing Unit Kerja Eselon
I dan dilaporkan kepada Menteri Pekerjaan Umum.
b) Semua Unit Kerja harus melaksanakan penerapan SMM paling lama 2 (dua)
tahun sejak peraturan ini ditetapkan.
c) Unit Kerja yang sudah menerapkan SMM sebelum diterbitkan Peraturan
Menteri ini segera melakukan penyesuaian, terhadap ketentuan-ketentuan
SMM yang belum dilaksanakan agar mengacu pada SMM Departemen
Pekerjaan Umum ini.

23
MODUL – 1
4.10. Bab X Ketentuan Penutup

a) Dengan berlakunya Peraturan Menteri ini, maka Keputusan Menteri
Permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor 362/KPTS/M/2004 tentang
Sistem Manajemen Mutu Konstruksi Departemen Permukiman dan
Prasarana Wilayah dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
b) Peraturan Menteri ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.
c) Peraturan ini disebarluaskan kepada pihak-pihak yang berkepentingan
untuk diketahui dan dilaksanakan.
4.11. Lampiran 1 – SMM Kementerian PUPR
a) Memuat perlunya penerapan SMM, mengakomodasi semua sistem yang

terkait dengan penjaminan mutu, pengertian kosa kata yang memuat
penjelasan 60 butir pengertian kosa kata yang terkait dalam penerapan
SMM, acuan normative dan SMM untuk mengarahkan dan mengendalikan
organisasi dalam hal mutu serta penjelasan untuk penerapan SMM
Kementerian PU.
b) Penerapan SMM Kementerian Pekerjaan Umum harus dapat menunjukkan

peningkatan berkelanjutan dalam Unit Kerja/Unit Pelaksana dilingkungan
Kementerian Pekerjaan Umum dengan mengaktualisasikan 8 (delapan)
prinsip manajemen mutu dalam setiap proses kegiatan, yang meliputi:
1. Fokus pelanggan.
2. Kepemimpinan.
3. Keterlibatan personil.
4. Pendekatan proses.
5. Pendekatan sistem terhadap manajemen.
6. Perbaikan berkesinambungan.
7. Pendekatan faktual dalam pengambilan keputusan.
8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan.
c) Memuat hal-hal lebih lanjut tentang penjelasan penerapan SMM

Kementerian Pekerjaan Umum dijelaskan pada Bab sebagai berikut:
1. Bab II . Pengertian Kosa Kata penerapan SMM
2. Bab III. Acuan Normatif
3. Bab IV. Sistem Manajemen Mutu
4. Bab V. Tanggung Jawab Manajemen

24
MODUL – 1
5. Bab VI. Pengelolaan Sumber Daya

6. Bab VII. Penyelenggaraan Kegiatan
7. Bab VIII. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan
8. Bab IX. Penutup.
9. Format penyusunan Rencana Mutu Unit Kerja (RMU)
10. Format penyusunan Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan (RMP)
11. Format penyusunan Rencana Mutu Kontrak (RMK)
4.12. Lampiran 2 – Format Rencana Mutu Unit Kerja (RMU)

Dalam rangka untuk penjaminan mutu, maka RMU merupakan dokumen
rencana Penetapan Kinerja (PK) sebagai penjabaran dari Sasaran dan Program
tahunan yang disusun oleh Unit Kerja Eselon I dan Eselon II.
Dokumen RMU sekurang-kurangnya terdiri dari:

a) Lembar Pengesahan Rencana Mutu Unit (RMU) Eselon I
1. Konseptor / penyusunan dilakukan oleh Pejabat Eselon II (ditunjuk
berdasarkan SK Penunjukan Penyusun)
2. Diperiksa oleh Wakil Manajemen Unit Kerja Eselon I (sebaiknya jabatan
setelah Pimpinan Puncak)
3. Disahkan oleh Pejabat Eselon I (Pimpinan Puncak)
b) Lembar Pengesahan Rencana Mutu Unit (RMU) Eselon II
1. Konseptor / penyusunan dilakukan oleh Pejabat Eselon III (ditunjuk
berdasarkan SK Penunjukan Penyusun)
2. Diperiksa oleh Wakil Manajemen Unit Kerja Eselon II (sebaiknya jabatan
3. Disahkan oleh Pejabat Eselon II (Pimpinan Puncak)
c) Sejarah Dokumen
Disebut juga dengan krologis atau riwayat perubahan dokumen. Diisi jika
adanya perubahan isi dokumen, sehingga dimulai dari dokumen original
(rev.00) sampai dengan uraian perubahannya (rev. 1,2,3, dst)
d) Isi Dokumen
1. Pendahuluan
2. Maksud & Tujuan
3. Ruang Lingkup Penerapan
4. Referensi

25
MODUL – 1
5. Sasaran Program Kegiatan Yang Akan Diselenggarakan Pada Tahun

Anggaran Kedepan (Berjalan)
6. Rincian Program Kegiatan Yang Akan Diselenggarakan Pada Tahun
Anggaran Kedepan (Berjalan)
7. Rencana Jadwal Pelaksanaan Program Yang Akan Diselenggarakan Pada
Tahun Anggaran Kedepan (Berjalan)
8. Rencana Rapat Koordinasi
4.13. Lampiran 3 – Format Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan (RMP)

Dalam rangka untuk penjaminan mutu, RMP merupakan dokumen rencana
untuk pelaksanaan kegiatan baik pekerjaan konstruksi (fisik) maupun pekerjaan
non konstruksi (non fisik).
RMP disusun oleh :

a) Kepala Satuan Kerja (Setker) dalam setahun kegiatan;
b) SNVT, SKS dan PPK untuk kegiatan kontraktual tahun tunggal atau tahun
jamak yang disesuaikan dengan kondisi;
c) PPK untuk kegiatan Swakelola dalam setahun kegiatan.
Sedangkan Isi daripada dokumen RMP sekuran-kurangnya antara lain :

a) Pengesahan Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan (RMP) Satuan Kerja
(Satker)
1. Konseptor / penyusunan dilakukan oleh Pejabat yang ditunjuk
berdasarkan SK Penunjukan Penyusun dari Satker
2. Diperiksa oleh Wakil Manajemen Unit Kerja Eselon II (sebaiknya jabatan
3. Disahkan oleh Atasan Langsung Satuan Kerja (misalnya: Kepala Biro,
Sesditjen, Direktur, Kepala Balai Besar)
b) Pengesahan Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan (RMP) SNVT, SKS, PPK

berdasarkan SK Penunjukan Penyusun dari SNVT/SKS/PPK
2. Diperiksa oleh SNVT/SKS/PPK (penanggung jawab kegiatan)
3. Disahkan oleh Atasan Langsung SNVT/SKS/PPK yaitu Kepala Satuan
Kerja (Satker)

26
MODUL – 1
c) Pengesahan Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan (RMP) PPK Swakelola

berdasarkan SK Penunjukan Penyusun dari PPK
2. Diperiksa oleh Pejabat Eselon III / PPK terkait (penanggung jawab
kegiatan)
3. Disahkan oleh Atasan Langsung PPK yaitu Kepala Satuan Kerja (Satker)
d) Sejarah Dokumen
e) Isi dokumen
1. Umum
2. Informasi Kegiatan
3. Sasaran Mutu Kegiatan
4. Persyaratan Teknis dan Administrasi
5. Struktur Organisasi
6. Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
7. Kebutuhan Sumber Daya Manusia Dan Sumber Daya Lainnya
8. Bagan Alir Pelaksanaan Kegiatan
9. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
10. Jadwal Personil
11. Jadwal Penggunaan Prasarana Dan Sarana
12. Rencana & Metoda Verifikasi, Validasi, Monitoring, Evaluasi, Inspeksi
Dan Pengujian & Kriteria Penerimaannya
13. Daftar Kriteria Penerimaan
14. Daftar Dokumen SMM
15. Daftar Induk Rekaman
16. Lampiran
4.14. Lampiran 4 – Format Rencana Mutu Kontrak (RMK)

Dalam rangka untuk penjaminan mutu, RMK merupakan dokumen rencana
untuk pelaksanaan kegiatan baik pekerjaan konstruksi (fisik) maupun pekerjaan
non konstruksi (non fisik) yang disusun oleh para Penyedia Barang/Jasa untuk
setiap kontrak pekerjaannya.

27
MODUL – 1
a) Pengesahan Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan (RMP) PPK Swakelola

1. Konseptor / penyusunan dilakukan oleh Ketua Tim atau Pimpinan
Perusahaan (Penanggung Jawab kontrak)
2. Diperiksa oleh wakil PPK (Direksi Pekerjaan / Project Officer / Direksi
Teknis) atau PPK terkait (penanggung jawab kegiatan)
3. Disahkan oleh PPK terkait (penanggung jawab kegiatan) atau Atasan
Langsung PPK yaitu Kepala Satuan Kerja (Satker)
b) Sejarah Dokumen
c) Isi dokumen
1. Umum
2. Informasi Kegiatan
3. Sasaran Mutu Kegiatan
4. Persyaratan Teknis dan Administrasi
5. Struktur Organisasi
6. Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
7. Bagan Alir Pelaksanaan Kegiatan
8. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
9. Jadwal Peralatan
10. Jadwal Material
11. Jadwal Personil
12. Jadwal Arus Kas
13. Rencana & Metoda Verifikasi, Validasi, Monitoring, Evaluasi, Inspeksi
Dan Pengujian & Kriteria Penerimaannya
14. Daftar Kriteria Penerimaan
15. Daftar Dokumen SMM
16. Daftar Induk Rekaman / Bukti Kerja
17. Lampiran

28
MODUL – 1
-- Note 4 :
1. Seluruh Unit Kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya wajib
2. Seluruh Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Kegiatan
(Pekerjaan Konstruksi dan Non Konstruksi) di lingkungan
Departemen sesuai dengan tugas dan fungsinya wajib
3. Seluruh Penyedia Barang/Jasa di lingkungan Departemen
Pekerjaan Umum baik di pusat maupun di daerah wajib

29
MODUL – 1
UNIT – 5
PENJAMINAN DAN PENGENDALIAN MUTU
Dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu, tentunya harus ada yang menjamin dan
mengendalikan setiap proses (tahapan kegiatan) yang telah dilakukan oleh setiap unit
kerja / unit pelaksanaan kegiatan dan perusahaan atau organisasi. Hal ini untuk
memantau langsung agar sesuai dengan yang direncanakan dan diharapkan atau
sesuai dengan sasaran dan program yang telah ditetapkan.
5.1. Penjaminan Mutu
Konsep Penjaminan Kualitas Menurut Elliot dalam Ariani (2003:121) Penjaminan

Kualitas (Quality Assurance) adalah seluruh rencana dan tindakan sistematis
yang penting untuk menyediakan kepercayaan yang digunakan untuk
memberikan pelayanan yang kebutuhan tertentu dari kualitas. Sementara itu
menurut Gryna dalam Ariani (2003:122), penjaminan kualitas adalah kegiatan
untuk memberikan bukti-bukti untuk membangun kepercayaan bahwa kualitas
dapat berfungsi secara efektif.
Tujuan dari penjaminan kualitas (Quality Assurance) antara lain sebagai berikut:
1. Membantu memperbaiki dan peningkatan secara terus-menerus dan
berkesinambungan melalui praktek yang terbaik dan mau mengadakan
inovasi.
2. Memudahkan mendapat bantuan, baik pinjaman uang atau fasilitas
atau bantuan lain dari lembaga yang kuat dan dapat dipercaya.
3. Menyediakan informasi pada masyarakat sesuai sasaran dan waktu
secara konsisten, dan bila mungkin, membandingkan standar yang telah
dicapai dengan standar pesaing.
4. Menjamin tidak akan adanya hal-hal yang tidak dikehendaki

30
MODUL – 1
Elemen-Elemen dalam Penjaminan Kualitas Kegiatan penjaminan kualitas

mempunyai beberapa komponen yang harus diperhatikan. Menurut Patel
dalam Ariani (2003:124-125), terdapat tiga komponen dalam Quality Assurance
yaitu:
1. Kualitas Pelanggan, yang menunjukkan apakah kebutuhan pelanggan
dapat dipenuhi dengan produk atau jasa yang ada. Hal ini dapat
diketahui dengan mengukur tingkat kepuasan pelanggan.
2. Kualitas Professional, yang menunjukkan apakah kebutuhan pelanggan
secara professional, dan apakah prosedur dan standar professional yang
dipercaya untuk menghasilkan produk dan jasa yang diinginkan dapat
tetap terpelihara dengan baik.
3. Kualitas Proses, yang merupakan desain dan operasional dalam proses
produksi atau pelayanan dengan menggunakan sumber daya yang ada
secara efisien untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.
Ketiga komponen tersebut harus dipenuhi dan harus ada dalam
kegiatan penjaminan kualitas yang dilakukan oleh organisasi, terhadap
produk atau jasa yang dihasilkannya.
-- Note 5 :
Penjaminan Kualitas (Quality Assurance) adalah seluruh
rencana dan tindakan sistematis yang penting untuk
menyediakan kepercayaan yang digunakan untuk
memberikan pelayanan yang kebutuhan tertentu dari
kualitas.
5.2. Pengendalian Mutu
Pengendalian sangatlah diperlukan oleh perusahaan dalam menjalankan

aktivitas produksinya mulai dari bahan baku samapi barang jadi. Adapun
pengertian dari pengendalian menurut pendapat beberapa ahli, antara lain
menurut T. Amrine,John A. Ritchey dan O liver S. Hulley ; “ pengendalian adalah
suatu sarana manajemen yang memerlukan studi dan analisis yang teliti untuk
mencegah pelaksanaan pengendalian hanya untuk kepentingan pengendalian
saja” (1986 : 221).

31
MODUL – 1
Sedangkan menurut Sofyan Assauri mengatakan ; “pengendalian adalah

kegiatan pemeriksaan dan pengendalian atas kegiatan yang telah dan sedang
dilakukan, agar kegiatan-kegiatan tersebut dapat sesuai dengan apa yang
diharapkan atau direncanakan” (1980 : 120).
Soewardjo dalam bukunya “Quality Control” mengatakan bahwa ;

“pengendalian adalah suatu jaminan agar supaya pelaksanaan sedapat mungkin
bisa sesuai dengan rencana yang telah digariskan” (1983 : 2).
Berbeda dengan pendapat M. Manullang ; “ Pengendalian adalah penilaian akan
pekerjaan bawahan baik yang sedang dikerjakan maupun yang sudah selesai
dikerjakan dengan maksud mengadakan tindakan perbaikan bila perlu agar
benar-benar dapat dihasilkan tujuan yang sudah digariskan” (1975 : 135).
Perbedaan pendapat ini tidak menyebabkan perbedaan arti yang terlalu jauh
karena pada intinya pengendalian ini untuk mencapai hasil yang sesuai dengan
standar yang telah ditetapkan oleh organisasi/perusahaan. Jadi suatu
pengendalian yang baik akan dapat membantu proses, tidak hanya dalam segi
preventifnya saja, tetapi juga dalam segi korektifnya kerena pengedalian yang
tepat merupakan jaminan bahwa hasil yang dicapai akan sesuai dengan apa yang
diharapkan.
Proses kegiatan dapat berjalan dengan lancer karena adanya pengendalian yang
baik sehingga jumlah ketidaksesuaian dapat berkurang seminimal mungkin atau
lebih kecil dari standar yang telah ditetapkan. Pengendalian adalah suatu proses
pendelegasian tanggung jawab dan wewenang untuk suatu aktivitas
manajemen, dalam menopang suatu kergiatan, usaha-usaha pelaksanaan
sasaran atau sarana dan prasarana dalam rangka menjamin hasil-hasil yang
memuaskan dan terkendali.
Pengertian pengendalian mutu

Pengendalian yang baik disetiap bagian sangatlah diperlukan oleh setiap perusahaan
untuk melaksanakan rencananya dalam melakukan proses produksi, sehingga apa
yang dicapai tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.
Unit pelaksanaan kegiatan (produksi) adalah salah satu bagian yang ada dalam
organisasi/perusahaan yang memerlukan adanya suatu pengendalain, yang mana
pengendalian ini dilaksanakan untuk menjamin agar mutu pelaksanaan kegiatan
/produksi dapat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

32
MODUL – 1
Pelaksanaan pengendalian mutu tidak hanya dapat dilakukan pada salah satu bagian
saja, tetapi pengendalian tersebut harus dilakukan pada semua bagian, baik pada
bagian perencanaan program dan rencana, bagian pelaksanaan program dan bagian
penerimaan hasil-hasil kegiatan. Pengendalian mutu pada proses pelaksanaan
kegiatan membantu organisasi/perusahaan mencegah dan mengatasi penyimpangan-
penyimpangan yang akan terjadi atau yang telah terjadi.
Menurut Shigeru Mizuno ; “ pengendalian mutu adalah merencanakan program,

standar dan prosedur kerja sedemikian rupa sehingga tidak akan ada hasil akhir yang
tidak sesuai. Pengendalian mutu adalah tindakan pencegahan yang dilakukan pada
saat kegiatan perencana program kebuthan. Dalam arti ini, boleh dikatakan bahwa
pengendalian mutu adalah seni melakukan sesuatu yang sudah jelas dan melakukanya
dengan betul” ( 1994 : 17).
Pengendalian mutu mencakup keseluruhan kegiatan, dari mulai perencanaan (plan),

kemudian mengimplementasikan perencanaan itu menjadi kenyataan (do), dan
meninjau kembali sejauhmana kesesuaian antara hasil dengan rencana semula
(check). Selanjutnya harus dilakukan perbaikan yang perlu apabila kesesuaian antara
hasil dengan rencana tudak tercapai (action). Keseluruhan langkah tersebut, P-D-C-A
(Plan, Do, Check, Action) akan menjadi sebuah siklus pengendalian yang satu sama
lain saling bergantung dan berkesinambungan. Oleh sebab itu diperlukan adanya
bagian/divisi pengendalian mutu dalam sebuah organisasi/perusahaan. Divisi ini
bertugas menyebarkan tanggung jawab untuk menjaga mutu kegiatan dan harus
melibatkan anggota organisasi/perusahaan secara keseluruhan. Dengan kata lain
harus melibatkan semua orang dan setiap kegiatan dari manajemen
organisasi/perusahaan secara terpadu.
Pengendalian mutu tersebut adalah sebuah diagnostic. Apabila terjadi sebuah

ketidaksesuaian yang muncul, maka penyebabnya dicari dan dilakukan perbaikan.
Disarankan tidak boleh hanya memperbaikinya saja, akan tetapi hal yang
terpenting adalah mencari dan menelusuri penyebab terjadinya permasalahan,
sehingga dapat diterapkan prosedur kerja baru, yang menjamin persoalan yang sama
tidak akan terulang.

33
MODUL – 1
-- Note 6 :
Jadi Pengendalian mutu adalah metoda yang digunakan untuk
meningkatkan performansi mutu secara terus menerus dan
sebagai penjamin konformansi akan mutu pada setiap level
operasi atau proses kerja yang harus mendapatkomitmen dari
seluruh jajaran dari pimpinan tertinggi sampai basic level dengan
menggunakan sumber daya manusia dan property yang tersedia.
Dalam kegiatan seperti yang banyak berkembang di Indonesia bahwa penjaminan

mutu hanya berfokus pada aktivitas pemeriksaan, monitoring dan evaluasi untuk
mencegah ketidaksesuaian dalam tahapan kegiatan dengan menggunakan cheklist.
Pada umumnya sistem penjaminan mutu memiliki karakteristik, antara lain :
1. Berorientasi Kepada penerima manfaat
Kegiatan direncanakan dan diprogramkan sesuai dengan keinginan kebutuhan
masyarakat penerima manfaat melalui studi-studi kelayakan maupun studi
banding, sehingga memenuhi kriteria dan dapat memberikan manfaat dalam
jangka panjang secara baik.
2. Partisipasi aktif yang dipimpin oleh Manajemen Puncak

Harapan adanya tanggung jawab dari Manajemen Puncak / Pimpinan
teertinggi dalam suatu unit kerja. Akibat rendahnya motivasi pekerja terhadap
kualitas / mutu pekerjaannya karena kurang perhatian dari manajemen puncak
/ Pimpinan.
3. Adanya pemahaman dari setiap orang terhadap tanggung Jawab yang spesifik
untuk menjamin kualitasnya, adanya komitmen bersama dan tinggi mulai dari
level bawah sampai level atas akan pengertian tentang kualitas.
4. Aktivitas yang berorientasi pada tindakan pencegahan.

Kualitas tidak hanya cukup dilakukan pada mendeteksi kerusakan , tetapi
difokuskan pada tindakan pencegahan dengan cara melakukan aktivitas secara
baik sesuai dengan instruksi pekerjaan, sesuatu tindakan pekerjaan yang
dilakukan dengan cara yang benar.

34
MODUL – 1
5. Filosofi menganggap bahwa Kualitas Merupakan Jalan Hidup (Way of life)

Isu-isu tentang kualitasselalu didiskusikan dalam pertemuan manajemen,
karyawan diberikan pelatihan pelatihan tentang konsep kualitas beserta
methode-methodenya. Adanya kultur budaya perusahaan melaksanakan
proses peningkatan kualitas secara terus menerus.

35
MODUL – 1
UNIT – 6
EVALUASI PENERAPAN MODUL
4.1. Daftar Pertanyaan Tertulis (DPT)
NO PERTANYAAN
1 2
1 Jelaskan pengertian daripada Manajemen Mutu ?
2 Jelaskan maksud dan tujuan penerapan SMM ?
3 Jelaskan konsep PDCA ?
4 Jelaskan isi Bab 2 dari Permen PU No 04/2009
5 Jelaskan konsep penjaminan mutu ?
6 Jelaskan konsep pengendalian mutu ?

36
MODUL – 1
UNIT – 7
PENUTUP
Sebagai salah satu peraturan yang menjadi dasar dalam penerapan Sistem
Manajemen Mutu, Permen 04/PRT/M/2009 tentang Penerapan SMM di bidang
Pekerjaan Umum, maka dapat dipastikan bahwa seluruh unit kerja dan setiap insan
yang terlibat didalamnya harus menjalankan peraturan ini dengan baik dan benar.
Melalui penjaminan mutu dan pengendalian mutu diharapkan seluruh kegiatan

penerapan dalam proses kegiatan dapat dijalankan dan terpelihara dengan baik.
Dengan selalu menjaga dan konsisten terhadap penjaminan dan pengendalian mutu
maka tatanan mutu didalam seluruh tahapan kegiatan dapat dipantau dan dimonitor
dengan baik sesuai dengan kaidah-kaidah mutu.

37
MODUL – 1
UNIT – 8
DAFTAR PUSTAKA
1. Permen PU Nomor. 04/PRT/M/2009 tentang Penerapan SMM Departemen

Pekerjaan Umum, 16 Maret 2009
2. M. Nur Nasution, Manajemen Mutu Terpadu-Total Quality Terpadu (edisi 3),
Ghalia Indonesia, 2015
3. Hasdianan H. Rohan, Penjaminan Mutu dan Aksesibilitas, Deepublish, 2016

38

Lamp 1 - MODUL 1 - SMM Kementerian PUPR

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Lamp 1 - MODUL 1 - SMM Kementerian PUPR

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL - 1

SISTEM MANAJEMEN MUTU KEMENTERIAN PUPR

KONSULTAN PENDAMPINGAN PENERAPAN SMM PT. AMYTHAS

Sistem Manajemen Mutu adalah Sistem Manajemen untuk mengarahkan dan

Sistem ini berdasarkan Permen PU No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen

Tim Penyusun Modul

SISTEM MANAJEMEN MUTU

KATA PENGANTAR ............................................................................................................... 1

UNIT 1 PENDAHULUAN ................................................................................................... 4

UNIT 2 GAMBARAN UMUM ............................................................................................ 6

UNIT 3 MANAJEMEN MUTU ............................................................................................ 8

UNIT 4 PERATURAN SMM KEMENTERIAN PUPR ............................................................. 20

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIT 5 PENJAMINAN DAN PENGENDALIAN MUTU ........................................................ 30

UNIT 6 EVALUASI PENERAPAN MODUL ........................................................................... 36

UNIT 7 PENUTUP .............................................................................................................. 37

UNIT 8I DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 38

SISTEM MANAJEMEN MUTU

1.1. Latar Belakang

SISTEM MANAJEMEN MUTU

1.2. Tujuan Pembelajaran

1.3. Deskripsi Singkat

1.4. Waktu Pelaksanaan

1.5. Fasilitas / Media

SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1. Bimbingan Teknis SMM

Bimbingan Teknis adalah Suatu kegiatan yang dimaksudkan untuk memberikan

Tujuan dilaksanakannya Bimbingan Teknis adalah untuk menyelesaikan

Kegiatan Bimbingan Teknis dapat dilakukan oleh internal Kementerian PUPR

SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.2. Modul Bimbingan Teknis SMM

Dalam pelaksanaan Bimbingan Teknis digunakan beberapa modul pembelajaran

Modul tersebut adalah sebagai berikut :

b) Modul 2 : Persyaratan Sistem Manajemen Mutu

c) Modul 3 : Tanggung Jawab Manajemen

d) Modul 4 : Pengelolaan Sumber Daya

e) Modul 5 : Penerapan Sistem Manajemen Mutu

SISTEM MANAJEMEN MUTU

f) Modul 6 : Pengukuran & Perbaikan

g) Modul 7 : Prinsip Dasar Manajemen Resiko

h) Modul 8 : Kesadaran Mutu

SISTEM MANAJEMEN MUTU

3.1. Definisi Mutu

Terdapat banyak pengertian tentang mutu. Dalam Kamus Lengkap Bahasa

SISTEM MANAJEMEN MUTU

Sedangkan beberapa ahli berpendapat, bahwa :

b) Pengertian Mutu Menurut Edwards Deming

SISTEM MANAJEMEN MUTU

c) Pengertian Mutu Menurut Feigenbaum

d) Pengertian Mutu Menurut Gravi dan Davis

3.2. Definisi Sistem Manajemen

SISTEM MANAJEMEN MUTU

Pengertian manajemen menurut para ahli adalah definisi yang dikemukakan

Didalam kegiatan manajemen terdapat fungsi-fungsi yang lazin digunakan,

SISTEM MANAJEMEN MUTU

tersebut dan dapat mengembangkan suatu rencana aktivitas suatu kerja

c) Fungsi Pengarahan dan Implementasi

SISTEM MANAJEMEN MUTU

imflementasi yaitu menginflementasikan proses kepemimpinan,

d) Fungsi Pengawasan dan Pengendalian

3.3. Sistem Manajemen Mutu (SMM)

Adalah sistem manajemen organisasi untuk mengarahkan dan mengendalikan

SISTEM MANAJEMEN MUTU