Maintenance Organization

(System Approach)

Dr. Edy Suwondo

List of Questions

1. What is a maintenance system?

2. Explain the three groups of maintenance system’s activities.
3. What are the characteristics of organization output which
determine its revenue? And what is the role of maintenance?
4. What is the role of maintenance strategy in maintenance
system?
5. What is the function of capacity planning in maintenance
system?
6. What is the function of job design in maintenance system?
7. How to evaluate the ‘maturity’ of a maintenance organization
(system)?

(c) 2021 by Edy Suwondo 1

 What is Maintenance?
What is a Sistem?
Maintenance didefinisikan sebagai kombinasi dari
berbagai aktivitas untuk menjaga atau mengem-
balikan kondisi alat produksi (equipment, system)
sehingga dapat berfungsi seperti yang dimaksudkan
[Duffuaa].

Sistem adalah gabungan dari komponen-komponen

yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

Organizational
Objectives

Quality Quantity

Delivery

Production Output
Input
Process

Feedback

Production Maintenance Demand for

Capacity Process maintenance

(c) 2021 by Edy Suwondo 2

 Input/Output Sistem Maintenance
 Sebuah sistem maintenance dapat dipandang sebagai sebuah
model input-output sederhana.
 Input model ini adalah tenaga manusia, manajemen, tools,
suku cadang, equipment/mesin (yang rusak), dll.
 Output model ini adalah alat produksi yang dapat beroperasi,
andal dan konfigurasinya sesuai dengan rencana produksi.
 Pemodelan ini akan dapat mengoptimumkan sumberdaya
yang dimiliki untuk mencapai output maksimum.
 Agar sistem maintenance bekerja dengan baik maka
diperlukan aktifitas: Perencanaan (planning),
Pengorganisasian (organizing), dan Pengendalian (control).

(c) 2021 by Edy Suwondo 3

 Aktifitas Maintenance Planning
Aktifitas Planning umumnya mencakup:
1. Filosofi/strategi Maintenance
2. Prakiraan beban Maintenance
3. Prakiraan kapasitas Maintenance
4. Penyusunan Organisasi Maintenance
5. Maintenance Scheduling

FILOSOFI/STRATEGI MAINTENANCE

1. Breakdown Maintenance (Run To Failure)

2. Fault Finding (FF)
3. Time Directed Preventive Maintenance (TD)
4. Condition Based Maintenance (CBM)
5. Design Modification (DM)
6. Replacement Instead of Maintenance
7. Planned Replacement
8. Opportunity Maintenance

(c) 2021 by Edy Suwondo 4

 Prakiraan Beban Maintenance
 Beban Maintenance merupakan variabel random
 Prakiraan beban maintenance sangat esensial
bagi perencanaan kapasitas maintenance.
 Banyak faktor yang berpengaruh pada beban
maintenance, misalnya umur alat produksi, iklim,
kualitas maintenance, dsb.

Maintenance Scheduling
 Maintenance scheduling adalah proses
penugasan (assigning) sumberdaya dan tenaga
kerja untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan
maintenance pada waktu yang sudah ditentukan.
 Perlu diperhatikan bahwa sumberdaya (teknisi,
suku cadang, dan peralatan) yang diperlukan
untuk maintenance harus sudah (akan) tersedia
sebelum sebuah tugas maintenance dapat di-
schedule-kan.

10

(c) 2021 by Edy Suwondo 5

 Perencanaan Kapasitas Maintenance

• Perencanaan kapasitas Maintenance menentukan

sumberdaya yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan pekerjaan maintenance.
• Sumberdaya tersebut meliputi tenaga kerja,
material, suku cadang, equipment, dan tools.
• Aspek kritis kapasitas maintenance adalah jumlah
dan jenis skill teknisi, kebutuhan tool
maintenance , dsb.

11

Organisasi Maintenance
• Organisasi Maintenance tergantung pada beban
maintenance, ukuran pabrik/alat produksi, jenis dan
skill teknisi.
• Organisasi Maintenance dapat berbentuk Centralized
atau Decentralized atau kombinasi dari keduanya.

12

(c) 2021 by Edy Suwondo 6

 13

14

(c) 2021 by Edy Suwondo 7

 15

Pengorganisation Aktivitas (Organizing)

1. Job Design
2. Standard Time
3. Project Management

Job Design
Job design, dalam konteks pekerjaan maintenance, bertujuan
menentukan isi tugas pada setiap pekerjaan maintenance,
metode yang digunakan, kebutuhan special tools, dan skill
teknisi yang diperlukan.
Job design umumnya disebut juga dengan Maintenance
Planning

16

(c) 2021 by Edy Suwondo 8

 Time Standards
 Time Standards diperlukan agar perencanaan
maintenance efektif.
 Time Standard adalah waktu yang diperlukan oleh
teknisi yang berkualifikasi dengan kecepatan kerja
100% untuk menyelesaikan pekerjaan maintenance.
 Metode untuk menentukan Time Standards adalah
dengan menggunakan pengukuran pekerjaan (time
study), sampling pekerjaan, estimasi dan slotting.

17

Project Management
 Project Management dimaksudkan untuk
mendapatkan kendali atas pekerjaan
maintenance untuk dapat memanfaatkan
sumberdaya yang ada sebaik mungkin.
 Metode yang sering digunakan adalah Critical
Path Method (CPM), Program Estimation and
Review Technique (PERT).

18

(c) 2021 by Edy Suwondo 9

 19

Pengendalian Maintenance
Kegiatan Pengendalian
• Pengendalian merupakan bagian esensial dari manajemen
Maintenance
• Dalam bidang maintenance pengendalian meliputi:
1. Pengendalian pekerjaan (Work control)
2. Pengendalian suku cadang (Inventory control)
3. Pengendalian biaya (Cost control)
4. Pengendalian kualitas (Quality control)
• Pengendalian Maintenance berarti mengkoordinasikan
kebutuhan akan maintenance dan ketersediaan sumber daya
untuk mencapai level efektif dan effisien

20

(c) 2021 by Edy Suwondo 10

 Komponen Sistem Operasi dan Pengendalian
Maintenance agar Efektif dan Efisien

1. Permintaan maintenance (pekerjaan apa dan kapan

dibutuhkan)
2. Sumberdaya maintenance (siapa yang akan mengerjakan, apa
material dan peralatan yang dibutuhkan)
3. Prosedur, media/alat koordinasi, penjadwalan, dispathcing dan
pelaksanaan pekerjaan maintenance
4. Standar prestasi dan kualitas (berapa lama untuk
menyelesaikan pekerjaan dan spesifikasi yang dapat diterima)
5. Umpan balik, pemantauan dan pengendalian (sistem
maintenance harus dapat menghasilkan informasi dan laporan
untuk kualitas, biaya, dan kondisi mesin)

21

Maintenance Control Cycle

22

(c) 2021 by Edy Suwondo 11

 KRITERIA UNTUK MENILAI
EFEKTIVITAS ORGANISASI (1/3)
1. Pengendalian Pekerjaan
– Pekerjaan teridentifikasi secara akurat dan lengkap.
– Bila pekerjaan sudah dituliskan/direncanakan, ada
keyakinan bahwa pekerjaan tersebut dapat diselesaikan
dalam kerangka waktu yang wajar.
– Aktivitas dilakukan sesuai dengan prioritas (kritikalitas)
keselamatan dan operasi.
– Pekerjaan yang sudah terjadualkan diselesaikan secara
konsisten.
– Pekerjaan dilaksanakan dengan efisien.
– Hasil pekerjaan dicatat dengan baik dan secara periodik
dianalisis untuk perbaikan sistem atau kinerja individual.

23

KRITERIA UNTUK MENILAI

EFEKTIVITAS ORGANISASI (2/3)
2. Defek secara rutin dihilangkan (pengurangan jumlah
kerusakan)
– Pencegahan adalah tanggungjawab unit perawatan melalui
PM, PdM.
– Unit operasi bertanggungjawab terhadap peralatan, termasuk
pemeriksaan rutin, prosedur operasi yang baik (untuk
meminimalkan kerusakan) dan penggunaan bahan baku yang
sesuai.
– Kondisi peralatan dijaga (pembersihan, pelumasan, dll.)
– Setiap kejadian kegagalan dievaluasi, diberikan prioritas,
dianalisis dan modus kegagalan yang ada dihilangkan.
– Manajemen material menjamin service level yang tepat
(optimum) dengan mempertimbangankan kerugian akibat
kehilangan kemampuan produksi.

24

(c) 2021 by Edy Suwondo 12

 KRITERIA UNTUK MENILAI
EFEKTIVITAS ORGANISASI (3/3)

3. Biaya maintenance diminimumkan

– Job dan skill sesuai dalam proses planning
– Keperluan job direncanakan dan disediakan sebelum
pelaksanaan job (parts, tools, drawing).
– Operator menyiapkan mesin produksi sebelum dilakukan
maintenance:
• Dibersihkan, diisolasi secara mekanikal dan elektrikal
• Prosedur keselamatan dilaksanakan
• Prosedur shutdown dan start-up diikuti
• Operator melakukan tugas sesuai dengan kemampuannya
dan tingkat kerumitan mesin.

25

THE RELIABILITY MATURITY CONTINUUM

(Strategic Asset Management Inc., SAMI)

26

(c) 2021 by Edy Suwondo 13

 Komponen Organisasi
Unit Maintenance

INFORMATION
MANAGEMENT

PLANNING MATERIAL
ENGINEERING AND MANAGEMENT
SCHEDULING

MAINTENANCE
PRODUCTION

Komponen-komponen organisasi unit maintenance, meliputi fungsi-fungsi

Maintenance Planning dan Scheduling, Engineering, Manajemen Material
dan Produksi Maintenance, secara terintegrasi berkerjasama dan dikelola
melalui Manajemen Informasi.

27

PLANNING DAN SCHEDULING

INFORMATION
MANAGEMENT

PLANNING
MATERIAL
ENGINEERING AND
MANAGEMENT
SCHEDULING

MAINTENANCE
PRODUCTION

FORCASTING MASTER
SCHEDULING

MAINTENANCE
PLANNING AND
SCHEDULING

28

(c) 2021 by Edy Suwondo 14

 PLANNING AND SCHEDULING
 Memperkirakan beban aktivitas perawatan berdasarkan:
- utilisasi aktual peralatan produksi
- interval perawatan
- limits (jam operasi, siklus, kalender)
- historis keandalan peralatan (MTBUR)
 Memperkirakan kebutuhan sumberdaya (material, SDM dan
peralatan maintenance).
 Melakukan analisis ‘what if’ jika ada perubahan kriteria
planning maintenance, maintenance program, jumlah alat
produksi, utilisasi peralatan produksi.
 Menghasilkan high-level capacity planning (long term planning)
 Menghasilkan Work Order.

29

(c) 2021 by Edy Suwondo 15