BAB I

KOSEP DASAR
SISTEM DAN INFORMASI

1.1. KONSEP DASAR

1.1.1. Pengertian Prosedur
Agar Lebih mudah memahami apa dan bagaimana sistem itu akan di gunakan maka
terdapat 2 kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan suatu sistem yakni pemahaman
sistem dengan pendekatan prosedur dan pemahaman sistem yang menekanakn pada
pendekatan komponen atau elemennya.
Pemahaman sistem dengan pendekatan prosedur mendefinisikan sistem sebagai
suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama –
sama untuk melekukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Prosedur
adalah rangkaian operasi yang melibatkan beberapa benda ( seperti ALU, Control Unit ) di
dalam satu atau lebih komponen
( seperti memori dan CPU, jika dalam satu komputer ) yang digunakan untuk menjamin
penanganan yang seragam dari aktivitas – aktivitas pengolahan yang terjadi serta untuk
menyelesaikan suatu kegiatan pengolahan data tertentu. Urutan kegiatan digunakan untuk
menjelaskan apa ( what ) yang harus dikerjakan, serta berapa banyak kuantitas pekerjaan
tersebut, siapa ( who ) yang mengerjakannya , kapan ( when ) di kerjakan dan bagaimana ( how
) mengerjakannya.

1.1.2. Komponen / Elemen

Pemahaman sistem yang menekankan pada pendekatan komponen atau elemen
mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem dapat dapat terdiri dari beberapa subsistem .
Subsistem – subsistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa susbsistem yang lebih kecil.
Contoh Sistem komputer akan terdiri dari subsistem Central Processing Unit ( CPU ),
subsistem memori, subsistem Input/ Output, dan subsistem System Interconection ( Bus ).
Sementara subsistem – subsistem Central Processing Unit ( CPU ) akan terdiri dari subsistem
– subsistem Arithmatic Logical Unit ( ALU ), subsistem – subsistem Control Unit ( CU ) , dan
subsistem – subsistem register. Demikian juga subsistem memori akan terdiri dari subsistem –
subsistem internal memory, dan subsistem – subsistem external memory.
 Subsistem – subsistem berinteraksi sedemikian rupa sehingga tercapai satu
kesatuan yang terpadu dan terintegrasi ( integrated ). Kita bisa membayangkan apabila suatu
sistem komputer dimana masing-masing komponenya bekerja sendiri – sendiri dan tidak
terintegrasi dengan baik, maka tujuan dari sistem komputer tersebut tidak aakn tercapai.
Konsep sebuah sistem menuntut perancangnya untuk mempertimbangkan sistem sebagai suatu
keseluruhan Akan tetapi keseluruhan sistem mungkin terlalu besar untuk dianalisis secara
terperinci dan oleh Karena itu sistem dibagi atau diuraikan atas beberapa subsistem. Pengertian
dari sebuah subsistem sebenarnya merupakan bagian dari sistem itu sendiri. Dibawah ini akan
dijelaskan mengeneai pengertian dan definisi dari subsistem. Norman L Enger menyatakan
dalam bukunya bahwa subsistem adalah serangkaian kegiatan yang dapat ditentukan
identitasnya yang berhubungan dalam suatu sistem. Sedangkan Gordon B. Davis dalam
bukunya menyatakan bahwa sistem terbagi atas beberapa faktor atau unsur – unsur ke dalam
beberapa subsistem.
Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan ( goal ) dan sasaran
( objectives ) yang tepat karena hal ini akan sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan
yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan.

1.2. SISTEM
Sistem merupakan kumpulan elemen – elemen yang saling terkait dan bekerja sama
untuk memproses masukan ( input ) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah
masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran ( output ) yang diinginkan.
Suatu sistem pada dasarnya sekelompok unsur - unsur yang erat hubungannya satu
dengan yang lain yang berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi ini dapat dirinci
lebih lanjut pengertian sistem secara umum yaitu sebagai berikut:
1. Suatu sistem terdiri dari berbagai unsur. Seperti sistem pernafasan kita terdiri dari
sekelompok unsur yaitu hidung, saluran pernafasan, paru-paru dan darah. Unsur-
unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang terdiri pula dari
kelompok-kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem yang
bersangkutan.Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu sama lain dimana sifat
serta kerjasama antar unsur dalam sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
3. Unsur-unsur didalam sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
Seperti sistem pernafasan yang bertujuan untuk menyediakan oksigen dan
membuang karbon dioksida dari tubuh untuk kelangsungan hidup.
 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Seperti sistem
pernafasan merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh.

Menurut Davis ( 1985 ) yang mendefinisikan sistem sebagai bagian – bagian

yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.
Sedangkan Lucas ( 1998 ) mendefinisikan sistem sebagai suatu komponen atau variable yang
terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung, satu sama lain dan terpadu. Sebuah sistem
mempunyai tujuan atau sasaran. McLeod berpendapat, sistem adalah sekelompok elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai susatu tujuan. Begitu pula RoberG.
Murdick ( 1993 ), medefinisikan suatu sistem sebagai perangkat elemen – elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Pendekatan
sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan bahwa sistem adalah suatu jaringan
kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu saasaran tertentu ( Gerald.J.1991 ) .

Agar lebih memahami definisi sistem secara fisik diberikan contoh dibawah ini:
NAMA SISTEM DESKRIPSI
Sistem Peredaran Hati & pembuluh darah yang mengalirkan darah keseluruh tubuh.
darah
Sistem Personil, mesin dan organisasi yang mengangkut barang.
Transportasi
Sistem Senjata Peralatan, tata cara dan personil yang dapat menggunakan senjata
tersebut.
Sistem Sekolah Bangunan, guru, pegawai administrasi, buku pegangan dan
lain sebagainya, yang berfungsi sama-sama memberikan pelajaran
kepada murid
Sistem Komputer Keyboard, Monitor, CPU, dan lain-lain yang secara bersama
melaksanakan proses komputasi.
Sistem Akuntansi Transaksi, catatan, peraturan, tata cara dan peralatan serta personil
yang dapat mencatat data, mengolah transaksi sampai dengan
menyiapkan laporan.
Tabel 1.1 Contoh sistem secara fisik
 Dari uraian diatas maka timbul suatu pertanyaan “Untuk apa suatu sistem
diciptakan?”. Suatu sistem dibuat untuk menangani suatu sistem yang berulang kali atau yang
secara rutin terjadi.
Teori sistem secara umum pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding, terutama
menekankan pentingnya perhatian terhadat setiap bagian yang membentuk sebuah sistem.
Teori sistem mengatakan bahwa setiap unsur pembentuk organisasi adalah penting dan harus
mendapatkan perhatian yang utuh supaya manajer dapat bertindak lebih efektif. Teori sistem
melahirkan konsep-konsep “Futuristik” antara lain yang terkenal adalah “konsep sibernetika
(cybernetics)” yang menjelaskan tentang konsep atau bidang kajian ilmiah yang terutama
berkaitan dengan upaya-upaya untuk menerapkan berbagai disiplin ilmu seperti ilmu prilaku,
fisika, biologi dan teknik. Kemudian melahirkan juga konsep “Sinergi” konsep ini menandakan
bahwa di dalam suatu sistem, output dari suatu organisasi diharapkan lebih besar daripada
output individual atau output masing-masing bagian.

1.2.1. Elemen – Elemen Sistem

Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja
sama untuk memproses masukkan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah
masukkan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output ) yang diinginkan. Elemen-elemen
yang terdapat didalam sistem meliputi sebagai berikut:
1. Tujuan Sistem
Tujuan sistem merupakan tujuan dari sistem tersebut dibuat. Tujuan sistem dapat
berupa tujuan organisai, kebutuhan organisasi, permasalahan yang ada dalam suatu
organisasi maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi.
Contoh: Tujuan sistem komputer yang digunakan dalam perusahaan ini adalah
membantu tugas yang dilakukan oleh manusia dimana dalam hal ini adalah
membuat laporan untuk menampilkan gaji para karyawan.
2. Batasan Sistem
Batasan sistem merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan
sistem. Batasan sistem dapat berupa peraturan-peraturan yang ada dalam suatu
organisasi, biaya-biaya yang dikeluarkan, orang-orang yang ada dalam organisasi,
fasilitas baik itu sarana dan prasarana maupun batasan yang lain.
Contoh: kalau pada komputer batasan sistem yaitu kapasitas atau kemampuan yang
dimiliki oleh komputer dalam pengolahan data dalam hal ini data karyawan atau
tenaga manusia yang mengoperasikan komputer. Misalkan data yang dimasukkan
 akan ribuan , sedangkan komputer yang digunakan masih menggunakan prosesor
486 akan terasa lambat. Misalkan juga, tenaga manusia yang mengoperasiakn
komputer tidak pernah menggunakan komputer maka penggunaan komputer
tersebut juga akan percuma.
3. Kontrol Sistem
Kontrol sistem merupakan pangawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan
dari sistem tersebut. Kontrol sistem dapat berupa kontrol terhadap pemasukkan data
(input), kontrol terhadap keluaran data (output), kontrol sistem terhadap pengolahan
data, kontrol sistem terhadap umpan balik dan sebagainya.
Contoh: Karena komputer dipakai untuk mengolah data maka bagian kontrol
terletak pada prosesor yang digunakan dalam komputer tersebut.
4. Input
Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh
masukan data, dimana masukkan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi
pemasukkan data dan sebagainya.
Contoh: Input pada sistem komputer merupakan elemen sistem yang bertugas untuk
memasukkan data ke dalam komputer. Dalam hal ini contohnya adalah keyboard,
mouse, light pen dan sebagainya.
5. Proses
Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau
memproses seluruh masukkan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna.
Contoh: Sistem produksi akan mengolah bahan baku yang berupa bahan mentah
menjadi bahan jadi yang siap adigunakan.
6. Output
Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan
merupakan tujuan akhir sistem. Output ini bisa berupa laporan grafik, diagram
batang dan sebagainya.
Contoh: printer, monitor dan sebagainya.
7. Umpan Balik
Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian
dari output yang dikeluarkan, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan
sebuah sistem. Umpan balik ini dapat berupa perbaikan sistem, pemeliharaan sistem
dan sebagainya.
Contoh: Perawatan dan perbaikan suatu program .
Elemen- elemen sistem tersebut dapat dilihat dengan jelas pada gambar yang ada dibawah ini.

Dosen

BATASAN

KONTROL

INPUT PROSES OUTPUT

UMPAN BALIK

Gambar 1.1 Elemen-elemen sistem

Dari gambar diatas, bisa dijelaskan sebagai berikut: Tujuan, batasan, dan kontrol
sistem akan berpengaruh pada input , proses dan output. Input yang masuk dalam sistem akan
diproses dan diolah sehingga menghasilkan output. Output tersebut akan dianalisa dan akan
menjadi umpan balik bagi sipenerima dan dari umpan balik ini akan muncul segala macam
pertimbangan untuk input selenjutnya. Selanjutnya siklus ini akan berlanjut dan berkembang
dengan permasalahan yang ada.

1.2.2. Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem terdiri dari input , proses dan output. Hal ini merupakan
konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai
beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki
karakteristik atau sifat-sifat tertentu , yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan
sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya
saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem
 tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat
dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar
yang disebut dengan Supra Sistem.
Contoh Sistem Administrasi Akademik akan terdiri dari sejumlah komponen yang
saling berinteraksi seperti komponen Nilai, Kartu Hasil Studi, Kartu Rencana Studi,
Indeks Kinerja Akademik Dosen, dan lain – lain. Dan setiap susbsistem atau
komponen seperti kartu Hasil Studi akan mempunyai karakterisitik tersendiri, dan
bisa saja berbeda dengan karakteristik dari subsistem atau komponen Kartu
Rencana Studi, dan Indeks Kinerja Akademik Dosen.
2. Batasan Sistem (Boundry)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan
sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat
dipisah-pisahkan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang bersifat
merugikan merupakan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan
mengganggu kelangsungan hidup sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini
memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem
yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input)
untuk susbsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung
satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu
kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan sistem merupakan energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintanance Input adalah energi yang
dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang
diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer,
program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan
komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk
subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer,
panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna merupakan hasil sisa
pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolah system (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri
sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-
bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan
mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-
laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu
sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuannya.
 Interface

Sub Sub
Siste Siste
m m

Boundry
Sub Sub
Siste Siste
m m Boundry

Boundry
Input Proses Output

Gambar 1.2. Karakteristik Sistem

1.2.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya, adalah

sebagai berikut:
1. Sistem abstrak (abstract system) dan system fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak
Boundry
secara fisik.
Contoh: Sistem Teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan
antara manusia dengan Tuhan.
Sistem fisik, adalah sistem yang ada secara fisik.
Contoh: Sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made
system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh
manusia.
Contoh: Sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, sistem rotasi bumi,
sistem gravitasi dan sebagainya.
Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan
manusia yang melibatkan interaksi anatara manusia dengan mesin disebut dengan
human-machine system.
Contoh: sistem pengolahan gaji
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic
system).
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah
dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti
sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.
Contoh: sistem komputer yaitu sistem yang dapat diramalkan yang tingkah lakunya
dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi
karena mengandung unsur probabilitas.
Contoh: Sensus penduduk.
4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya.
Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak di
luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem
yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara
relative tertutup,tidak benar-benar tertutup).
Contoh : Sistem pengendalian persediaan yang dijelaskan pada gambar dibawah
ini:

Sistem pengendalian
Persedian berdasarkan
komputer File induk
persedian

Unit<=reord
er
? Unit akhir
dibandingkan dengan
reorder point dalam
proses komputer untuk
menentukan barang
yang akan dipesan

Order
Pembelian

Gambar 1.3. Sistem Relatif Tertutup Pengendalian Persedian

Keterangan:
Dalam sistem yang relative tertutup, proses komputer secara otomatis yang akan
menyeleksi barang manakah yang harus dipesan kembali tanpa turut campur tangan
manusia.
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan keluaran untuk lingkungan luar
atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh
lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem
pengendalian yang baik.
 Contoh: dapat dilihat pada gambar yang ada dibawah ini.

Sistem Pengendalian
Persedian Berdasarkan
Komputer File induk
persedian

Laporan Unit
Akhir Barang

Manusia yang menentukan

Manusia barang mana yang perlu
dipesan

Order
Pembelian

Gambar 1.4. Sistem Terbuka Pengendalian Persedian

Keterangan:
Pada sistem terbuka ini, pengendalian persediaan barang ditangani oleh manusia.
Dari hasil laporan yang dihasilkan komputer, dipilih satu persatu unit barang yang
sudah lebih kecil atau sama dengan reorder point untuk dilakukan ordetr pembelian.
Sistem yang akan kita pelajari adalah sistem yang torotomasi, yang merupakan
bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi atau dikontrol oleh satu atau lebih
komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.
Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu perangkat keras
anatara lain CPU, disk, terminal, printer dan tape; perangkat lunak, antara lain sistem
operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, dan program aplikasi;
personil, anatara lain yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan,
mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung system,
data, antara lain yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu, dan
prosedur, antara lain instruksi dan kebijaksanaan untuk mengoperasikan sistem.
Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori yaitu, sebagai berikut:
 On-line system, merupakan sistem yang menerima langsung input pada area dimana
input tersebut direkam, dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil komputasi
pada area, dimana mereka dibutuhkan. Sistem ini biasanya digunakan pada
reservasi angkutan udara, kereta api, perbankan dan lain sebagainnya.
 Real-time system, merupakan suatu mekanisme pengontrolan, perekaman data,
pemrosesan yang sangat cepat sehingga output yang dihasilkan dapat diterima dalm
waktu yang relative sama.
Perbedaan Real-time system dengan on-line system yaitu:
Real-time system:
 Waktu yang digunakan biasanya seperseratus atau seperseribu detik
 Berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan
On-line system:
 Waktu yang digunakan masih dalam skala detik atau menit
 Berinteraksi hanya dengan pemakai
 Decision Support Sistem dan Strategic Planning System, merupakan sistem yang
memproses transaksi organisasi secara harian, dan membantu para manajer
mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi. Sistem ini
biasanya digunakan untuk sistem penggajian, system pemesanan , sistem akuntasi
dan sistem produksi
 Knowladge-based system, merupakan program komputer yang dibuat mendekati
kemempuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat
keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.
Sistem berdasarkan prinsip dasar secara umum terbagi atas beberapa yaitu
sebagai berikut:
 Sistem terspesialisasi, merupakan sistem yang sulit diterapakan pada lingkungan
yang berbeda, seperti sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat.
 Sistem besar, merupakan sistem yang sebagaian besar sumber dayanya berfungsi
melakukan perawatan harian. Seperti dinosourus sebagai system biologi
menghabiskan sebagian besar masa hidupnya dengan makan dan makan.
  Sistem sebagai bagian sistem yang lain, merupakan sistem yang selalu merupakan
bagian dari sistem yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih
kecil.
 Sistem berkembang , merupakan sistem yang tidak berlaku bagi semua sistem tetapi
hampir semua sistem selalu berkembang.
1.2.4. Kriteria Sistem
Kriteria sistem yang baik adalah sebagai berikut:
 Kegunaan
Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat pada waktunya untuk proses
pengambilan keputusan manajemen dan personel operasi di dalam organisasi.
 Ekonomis
Semua bagian dari sistem termasuk laporan-laporan, pengawasan-pengawasan,
dan lain-lain harus menyumbangkan suatu nilai tambah sekurang-kurangnya
sebesar biayanya.
 Keandalan
Keluaran ( output ) sistem harus mepunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan
sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif dan efisien.
 Kapasitias
Sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani periode-
periode operasi puncak seperti pada saat operasi normal.
 Kesederhanaan
Sistem harus cukup sederhana, sehingga struktur dan operasinya dapat dengan
mudah dimengerti dan prosedurnya gampang diikuti.
 Fleksibilitas
Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan-perubahan.
1.2.5. Daur Hidup Sistem
Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah Proses evolusioner yang diikuti dalam
penerapan system atau subsistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup sistem terdiri
dari serangkaian tugas – tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakuakn secara top-
down. Siklus hidup sistem sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach)
bagi pembangunan atau pengembangan system.
 Ada beberapa fase / tahapan dari daur hidup system yaitu sebagai berikut:
1. Mengenali adanya kebutuhan
Sebelum segala sesuatu terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang harus
dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil
perkembangan organisasi. Semua kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan
jelas, karena tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada, maka pembangunan
system akan kehilangan arah dan efektivitasnya.
2. Pembangunan sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti guna menganalisis
kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan
tersebut.
3. Pemasangan sistem
Setelah tahap pembangunan sistem selesai, sistem kemudian akan dioperasikan.
Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem,
dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional adalah
pemasangan sistem, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan
sistem.
4. Sistem menjadi usang.
Kadang-kandang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi
hanya dengan melakukan perbaikan pada sistem yang sedang berjalan. Tiba saat di
mana secara ekonomis dan teknis, sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk
dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
Sistem informasi kemudian akan melanjutkan daur hidupnya. Sistem dibangun
untuk memenuhi kebutuhan. Sistem beradaptasi terhadap aneka perubahan lingkungannya
yang dinamis hingga kemudian sampai pada kondisi dimana sistem tidak dapat lagi
beradaptasi. Sistem baru kemudian akan dibangun untuk menggantikannya. Tentang daur
hidup sistem dapat dilihat pada gambar 1.5. dibawah ini.
 Mengenali adanya kebutuhan

Pembangunan Sistem Sistem menjadi usang

Pemasangan Sistem Pengguna sistem

Gambar 1.5. Daur Hidup Sistem

1.3. INFORMASI
Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event)
dan kesatuan nyata (fact dan entity) yang akan digunakan untuk pengambilan keputusan. (
Robert N. Anthony, John Dearden, 1980:125-126).
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal datum atau item-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-
kejadian atau kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat
yang tertentu. Sedangkan kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu objek nyata
seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Informasi diperoleh setelah
data – data mentah diproses atau diolah. Dalam menganalisis dan merencanakan perancangan
suatu sistem harus mengerti terlebih dahulu komponen – komponen yang ada di daalm suatu
sistem tersebut. Darimana data dan informasi tersebut diperlukan dan kemana hasil pengolahan
data dan informasi tersebut diperlukan. Gordon. B. Davis ( 1985 ) mendefinisikan informasi
sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya
untuk mengambil keputusan masa kini maupun yang akan dating. Informasi mempunyai ciri
benar atau salah, baru, tambahan dan korektif. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi
ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang
digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.
Informasi digunakan tidak hanya oleh satu orang pihak di dalam organisasi. Nilai sebuah
informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu
informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk
mendapatkan informasi tersebut.
1.3.1. Pengolahan Data
Pengolahan data adalah waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan
bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. Operasi yang dilakukan dalam
pengolahan data antara lain sebagai berikut:
1. Input Data meliputi:
 Mencatat transaksi data kesebuah pengolahan data medium, seperti
memasukkan angka-angka kedalam kalkulator.
 Melakukan pengkodeaan transaksi data kedalam bentuk lain, seperti
melakukan konversi atribut kelamin female ke huruf F.
 Menyimpan data atau informasi untuk pengambilan keputusan.
2. Transformasi Data meliputi
 Calculating, adalah aritmatika terhadap data field yang dimasukkan.
 Sorting data ke dalam bentuk yang berurutan, seperti pengurutan Nip secara
ascending.
 Merging atau menggabungkan dua atau lebih kumpulan data berdasarkan
kriteria tertentu, seperti dalam menggabungkan data penjualan bulan
januari, februari dan maret ke dalam grup triwulan.
 Matching data berdasarkan keinginan pengguna terhadap grup data, seperti
memilih karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun.
3. Output Data
 Displaying result, yaitu menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai
melalui monitor atau cetakan.
 Reproducing, yaitu penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain
yang membutuhkan.
 Telecommunicating, yaitu penyimpanan data secara elektronik melalui
saluran komunikasi.
1.3.2. Informasi dan Tingkat Manajemen
Informasi berdasarkan tingkatan manajemen dapat dikelompokkan berdasarkan
penggunaannya yaitu sebagai berikut:
1. Informasi Stategis
Adalah informasi yang digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang,
mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya.
2. Informasi Taktis
Adalah informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah,
seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyususn
rencana penjualan.
3. Informasi Teknis
Adalah Inforamasi yang dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari,
seperti informasi persediaan stok retur penjualan dan laporan kas harian.
1.3.3. Test Kebutuhan Informasi
Terdapat empat test untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam
informasi, yaitu sebagai berikut:
a. Kepada siapa ( pembuat keputusan ) informasi ditujukan.
b. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan.
c. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan
masalah.
d. Sejauh mana ( kapan ) tingkat pembuatan keputusan.
1.3.4. Siklus Informasi
Untuk memperolh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk
dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi.

Proses
(Model)

Input Dasar data Output

(Data) (Information)

Data Penerimaan
(Ditangkap)

Hasil Keputusan
Tindakan Tindakan

Gambar 1.5. Siklus Informasi

Keterangan:
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut , membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan,
yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah
data kembali. Data tersebut akan ditagkap sebagai input, diproses kembali lewat
suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch
disebut sebagai siklus informasi (information cycle) .

1.3.5. Biaya dan Jenis-jenis Informasi

Dalam organisasi, biaya pengolahan data untuk memenuhi operasi-operasi

yang resmi dan rutin , dan juga untuk menghasilkan informasi tingkat tinggi, berkisar antara
5 sampai 10 % dari keseluruhan biaya operasional organisasi. Biaya - biaya ini sering
digolongkan menjadi biaya variable dan biaya nonvariabel. Adapun biaya operasi sistem
informasi dapat diuraikan sebagai berikut:
 1. Biaya perangkat keras
Biaya ini merupakan biaya tetap atau biaya tertanam dan akan meningkat untuk
tingkat mekanisme yang lebih tinggi.
2. Biaya untuk analisis , Perancangan dan pelaksanaan system
Biaya ini merupakan biaya tertanam dan biasanya akan meningkat sesuai dengan
tingkat mekanisasi yang lebih tinggi. Fungsi ini meliputi perumusan metodologi
untuk prosedur-prosedur pengolahan data secara keseluruhan.
3. Biaya untuk tempat dan faktor-faktor kontrol lingkungan
Biaya ini setengah berubah-ubah (semivariabel). Contohnya adalah biaya untuk
luas ruangan, alat pendingin, dan keamanan. Biasanya biaya ini meningkat sesuai
dengan tingkat elektromekanis ke metode komputer.
4. Biaya perubahan
Biaya ini merupakan biaya tertanam dan meliputi setiap jenis perubahan dari satu
metode ke metode lainnya, misalnya metode elektromekanis ke metode
komputer.
5. Biaya operasi
Biaya ini meliputi pada dasarnya merupakan biaya variable dan meliputi biaya
bermacam-macam pegawai, pemeliharaan fasilitas dan sistem, perlengkapan,
barang-barang yang berguna dan fasilitas bantuan.

1.3.6. Informasi Berdasarkan Persyaratan

Suatu informasi harus memenuhi persyaratan sebagaimana dibutuhkan oleh
manejer dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera dilakukannya. Berdasarkan
persyaratan itu informasi dalam manajemen diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Informasi yang tepat waktu
Pada hakikatnya makna dari informasi yang tepat waktu adalah bahwa informasi
sudah ada ditangan manajer sebelum suatu keputusan diambil. Makna “tepat”
disini relatif.
2. Informasi yang relevan
Informasi yang disampaikan oleh seorang manajer kepada bawahannya haruslah
relevan, berkaitan dengan kepentingan si penerima sehingga informasi tersebut
akan mendapat perhatian.
 3. Informasi yang bernilai
Yang dimaksud dengan informasi yang bernilai adalah informasi yang berharga
untuk suatu pengambilan keputusan. Keputusan sendiri merupakan hasil
pemilihan dari sejumlah alternatf yang paling kecil resikonya.
4. Informasi yang dapat dipercaya
Bahwa suatu informasi harus dapat dipercaya (reliable). Hal ini menyangkut citra
organisasi di mana manajemen digiatkan. Informasi yang disampaikan , baik
kepada seseorang maupun ke suatu organisasi harus betul-betul diyakini
kebenarannya.
1.3.7. Informasi berdasarkan dimensi waktu
Informasi berdasarkan dimensi waktu ini diklasifikasikan menjadi dua macam
yaitu sebagai berikut:
1. Informasi masa lampau
Informasi jenis ini adalah mengenai peristiwa masa lampau yang meskipun amat
jarang dipergunakan, namun dalam data storage perlu disusun secara rapih dan
teratur.

2. Informasi masa kini

Informasi masa kini adalah informasi mengenai peristiwa –peristiwa yang terjadi
sekarang (current events).
1.3.8. Informasi Berdasarkan Sasaran
Informasi berdasarkan sasaran adalah informasi yang ditujukan kapada seseorang
atau sekelompok orang, baik yang terdapat didalam organisasi maupun diluar organisasi.
Informasi jenis ini diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Informasi Idividual
Informasi individual (individual information) ialah informasi yang ditujukan
kepada seseorang yang mempunyai fungsi sebagai pembuat kebijaksanaan
(policy maker) dan pengambil keputusan (decision maker) atau kepada seseorang
yang diharapkan dari padanya tanggapan atas informasi yang diperolehnya.
Informasi ini disampaikan secara face to face atau tatap muka, melalui telepon
atau dengan perantara surat, tergantung dari macam informasi yang disampaikan
dan tergantung dari waktu yang diperlukan untuk memperoleh tanggapan.
 2. Informasi Komunitas
Yang disebut informasi komunitas (community information) adalah informasi
yang ditujukan kepada khalayak di luar organisasi, suatu kelompok tertentu di
masyarakat.

1.3.9. Nilai dan Kualitas Informasi

Nilai dari informasi ditentukan dari 2 hal yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaat yang diperoleh lebih
berharga dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Keuntungan dari sebagian besar
informasi tidak dapat dihitung dengan suatu nilai uang, tatapi dapat dapat ditaksir nilai
efektivitasnya. Nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiviness atau
cost benefit. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 sifat yaitu sebagai berikut:
1. Mudah diperoleh
Sifat ini menunjukkan kemudahan dan kecepatan untuk memperoleh informasi.
Kecepatannya dapat diukur, misalnya 1 menit versus 24 jam.
2. Luas dan lengkap
Sifat ini menunjukkan kelengkapan isi informasi. Hal ini tidak hanya mengenai
volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya.
3. Ketelitian
Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran
informasi. Pada volume data yang besar biasanya terdapat dua jenis kesalahan
yaitu kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.
4. Kecocokan
Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungannya
dengan permitaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan
masalah yang sedang dihadapi sedangkan semua keluaran yang lainnya tidak
berguna.
5. Ketepatan Waktu
Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui, yang lebih pendek dari siklus
untuk mendapatkan informasi.
6. Kejelasan
Sifat ini menunjukkan tingkat kejelasan informasi. Informasi hendaknya terbebas
dari istilah-istilah yang tidak jelas.
 7. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan apakah informasi tersebut dapat digunakan untuk
membuat lebih dari satu keputusan. Tetapi juga apakah dapat digunakan untuk
lebih dari seorang pengambil keputusan.
8. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukan sejauh mana informasi itu dapat diuji oleh beberapa
pemakai hingga sampai didapatkan kesimpulan yang sama.
9. Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan ada tidaknya keinginan untuk mengubah informasi
tersebut guna mendapatkan kesimpulan yang telah diarahkan sebelumnya.
10. Dapat diukur
Sifat ini menunjukkan hakikat informasi yang dihasilkan oleh
sistem informasi formal.
Informasi bernilai sempurna apabila pengambil keputusan dapat mengambil
keputusan secara optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang rata-tara akan menjadi
optimal dan untuk menghindari kejadian-kejadian yang akan mendatangkan kerugian.
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 4 (empat) hal, yaitu informasi
harus akurat (accurate), tepat waktu (timelines) dan relevan (relevance).
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat
juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi
harus akurat karena dari sumber informasi sampai kepenerima informasi
mungkin banyak mengalami gangguan (noise) yang dapat mengubah atau
merusak informasi tersebut.
Adapun komponen akurat meliputi:
 Completeness; Are necessary message items present ?
Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki
kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian
tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau
menentukan tindakan secara

keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk

mengontrol memecahkan suatu masalah dengan baik.
  Correcteness; Are message items correct ?
 Security; Did message reach all or only the intended systems users?
2. Tepat Waktu (timelines)
Informasi yang sampai pada sipenerima tidak boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan
landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan
terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini informasi mahal
karena harus cepat dikirim dan didapat sehingga memerlukan teknologi mutakhir
untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan (relevance)
Informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk setiap orang, satu dengan lainnya adalah berbeda.
4. Ekonomis, efisien dan dapat dipercaya
Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan
dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir
keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi tidak dapat ditaksir
efektivitasnya. Selain itu informasi yang dihasilkan juga biasa dipercaya
kebenarannya dan tidak mengada-ada.

1.3.10. Transformasi Informasi

Transformasi informasi adalah komponen proses dalam pengelolaan sistem
informasi , yang berfungsi memproses data menjadi informasi sehingga dapat diperoleh
produk informasi yang diperlukan. Pengelolaan suatu sistem informasi perlu memiliki
kemampuan dalam pelaksanaan mekanisme transformasi, karena kegiatan-kegiatan pada tahap
ini merupakan tindak lanjut setelah disusunya suatu perencanaan informasi yang disesuaikan
dengan kebutuhan organisasi dan sambil mengacu ke depan untuk menghasilkan produk
informasi yang berdaya guna dan berhasil guna. Sehubungan dengan upaya mencapai
tujuan tersebut maka dalam pemabahasan transformasi informasi memfokuskan padahal-hal
yaitu anatara lain:
 Pengumpulan data dan informasi
 Pengolahan dan analisis data dan informasi
 Penyajian dan penyebarlausan data dan informasi
 Penataan dokumentasi dan perpustakaan.
 Transformasi informasi pada hakikatnya merupakan suatu proses pengubahan
wujud, sifat, ciri-ciri data sehingga menjadi informasi, yang selanjutnya disajikan secara
statistika atau secara visual untuk disebarluaskan dan atau didokumentasikan. Proses
transformasi ini bertitiktolak dari data yang dikumpulkan dari sumber dengan menggunakan
alat atau instrument pengumpulan data, selanjutnya data itu diolah, dianalisis dan ditafsirkan
dengan teknik tertentu. Data yang telah diproses itu membuahkan hasil yang disebut
informasi,,. Informasi tersebut disajikan, disebarluaskan dan didokumentasikan. Penyajian
data dan informasi dilakukan baik secara visual maupun dalam bentuk publikasi, dengan
metode komunikasi langsung atau tidak langsung. Sedangkan dokumentasi berfungsi untuk
menyimpan data dan informasi secara sistematis dan cermat dalam bentuk bank data
(database). Pendokumentasian dapat dilakukan dengan cara lama (file) dan cara baru
(komputerisasi). Contoh: perpustakaan bertalian dengan upaya pengumpulan, pemeliharaan,
penyimpanan, pengaturan dan pendayagunaan informasi.

1.3.11. Pemakaian Informasi

Pemakaian informasi merupakan suatu komponen yang tak dapat dipisahkan dari
pengelolaan sistem informasi karena disinilah sesungguhnya produk informasi didayagunakan
sesuai dengan kebutuhannya. Produk informasi dinyatakan bermanfaat bila informasi itu
memenuhi kebutuhan pemakainya. Sebaliknya jika produk informasi tidak dapat memenuhi
kebutuhan pemakainya , maka penyediaan informasi tersebut dapat dikatakan sia-sia belaka.
Dengan kata lain pengelolaan informasi tidak menghasilkan perangkat informasi yang berdaya
guna dan berhasil guna.
Pemakaian informasi merupakan suatu proses pendayagunaan informasi oleh
seseorang atau sekelompok orang untuk memenuhi kebutuhanya sesuai dengan jabatan atau
pekerjaannya. Proses pendayagunaan itu dimulai sejak menerima informasi kemudian diolah
atau diproses dalam dirinya, dan pada akhirnya melakukan tindakan atau terjadinya perubahan
prilaku yang dapat mempengaruhi orang atau kelompok lainya.Bidang-bidang pekerjaan yang
membutuhkan produk informasi ternyata sangat laus, meliputi semua sektor kehidupan seperti
kesehatan, pendidikan, ekonomi, sosial budaya, agama, kondisi psikologis dalam keluarga,
lingkungan, pariwisata, transfortasi, telekomunikasi dan sebagainya.
1.4. SISTEM INFORMASI
Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut ini:
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen – komponen dalam
organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan
informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.
c. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan stratergi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.
Sistem informasi menurut ( Robert A. Leitch, K. Roscoe Davis:
1983: 6) merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta
perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan hardware dan software tersebut.

1.4.1. Komponen Sistem Informasi

Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi dibutuhkan beberapa

komponen yang fungsinya sangat vital di dalam sistem informasi. Komponen-komponen
sistem informasi tersebut adalah input, proses, output, teknologi, basis data dan kendali.
Secara rinci komponen-komponen sistem informasi dapat dijelaskan sebagai
berikut:
1. Input
Input disini adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi.
Dalam hal ini yang termasuk input adalah dokumen-dokumen , formulir -
formulir dan file - file. Dokumen – dokumen tersebut dikumpulkan dan
dikonfirmasikan ke suatu bentuk sehingga dapat diterima oleh pengolah yang
meliputi:
 Pencatatan
 Penyimpanan
 Pengujian
 Pengkodean
2. Proses
Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang
kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan diolah
 menjadi suatu output yang akan digunakan oleh si penerima. Komponen ini
dalam tugasnya akan merubah segala masukan menjadi keluaran yang terdiri
dari:
 Manusia
Merupakan pemakai dari sistem informasi komputer sehingga harus mengerti
bagaimana menggunakan komputer tersebut untuk memenuhi kebutuhan
mereka.
 Metode dan prosedur
Metode adalah teknik pengolahan data yang diterapkan pada sistem
informasi, sedangkan prosedur mengambarkan bagaimana manusia sebagai
pemakai sistem membuat keputusan.
 Peralatan Komputer
Komponen pendukung sistem informasi yang termasuk peralatan komputer
adalah: monitor, printer, disket dan program komputer.
 Penyimpanan data
Berfungsi untuk pemakaian di masa yang akan datang atau pencarian
kembali. Media penyimpanan dapat berupa disket, kartu plong, dokumen atau
bentuk lainnya.
3. Output
Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah
menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima. Komponen
ini akan berhubungan langsung dengan pemakai sistem informasi dan merupakan
tujuan akhir dari pembuatan sistem informasi. Komponen ini dapat
berupa
laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemakai sistem untuk memantau
keberhasilan suatu organisasi.
4. Teknologi
Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input,
mengolah input dan menghasilkan keluaran. Ada 3 bagian dalam teknologi ini
yang meliputi hardware, software dan brainware. Hardware contohnya:
keyboard, mouse dan lain-lain. Software contohnya: program untuk mengolah
data, dan brainware contohnya: analis sistem, programmer, teknisi dan lain-lain.
 5. Basis Data
Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah
menggunkan perangkat lunak. Basis data sendiri merupakan kumpulan file-file
yang mempuyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk
satu bangunan data.
6. Kendali
Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga
sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami
gangguan. Komponen ini sangat penting agar sistem secara keseluruhan memiliki
validasi dan integritas yang tinggi. Komponen kendali diperlukan terhadap:
backup file, reindexing, pengujian kebenaran data tiap entry yang dilakukan.
Dari penjelasan komponen-komponen sistem informasi yang telah dijelaskan
diatas maka dapat dilihat pada gambar yang ada dibawah ini:

Pemakai Pemakai

Input Proses Input

Pemakai
pemakai
Teknologi Dasar Data Kendali
Pemakai Pemakai
Gambar 1.6. Komponen-komponen Sistem Informasi

1.4.2. Perencanaan Sistem Informasi

Perencanaan sistem informasi, terjemahan dari Information System Planning (ISP),

menceritakan bagaimana menerapkan pengetahuan tentang sistem informasi ke dalam
organisasi. Untuk memahami bagaimana merencanakan sistem informasi yang tepat dan sesuai
dengan organisasi masing-masing. Perlu diingat bahwa perubahan sistem, baik besar maupun
kecil selalu tingkatan-tingkatan berikut:
Tingkat I : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan
Tingkat II : Design, merancang cara pemecahannya
Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam system
 Tingkat IV : Kontrol, memeriksa apakah tingkat pelaksanaan
dijalankan sesuai dengan design.
Tingkat V : Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi
sesuai dengan tujuan semula.
Tingkat VI : Tindak lanjut, melaksanakna perubahan sesuai dengan
hasil evaluasi yang ada.

1.4.3. Pengelolaan dan Pengendalian Sistem Informasi

Pengelolaan sistem informasi merupakan bagian yang tak terpisahkan dari studi
maanjemen, sebagaimana halnya pengelolaan ketenagaan, keuangan, organisasi, tata laksana
dan lain sebagainya. Barangkali dapat diasumsikan behwa pengelolaan sistem informasi
merupakan faktor kunci bagi keterlaksanaan dan keberhasilan manajemen . Tugas pengelolaan
informasi meliputi perencanaan informasi, transformasi informasi, komunikasi informasi,
organisasi pelaksana, pemantauan dan pengendalian.
Pengendalian sistem informasi adalah merupakan bagian yang tidak dapat
dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi, bahkan melaksanakan fungsi yang sangat
penting karena mengamati setiap tahapan dalam proses pengelolaan informasi. Pengelola
sistem informasi perlu memahami dan memiliki keterampilan manajerial dalam melaksanakan
kegiatan pengendalian system informasi yakni:
 Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi
 Kemampuan mengendalikan proses transformasi informasi
 Kemampuan mengendalikan organisasi pelaksana sistem informasi
 Kemampuan melaksanakan kegiatan koordinasi
Pengendalian sistem informasi adalah keseluruhan dalam kegiatan mengamati ,
membina dan mengawasi pelaksanaan mekanisme pengelolaan sistem informasi, khususnya
dalam fungsi-fungsi perencanaan informasi, transformasi, organisasi dan koordinasi.
Pengendalian bertujuan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan dan produk-
produk informasi, baik segi kualitas, kuantitas maupun ketepatan waktu. Adapun kegiatan-
kegiatan yang dilaksanakan dalam pembinaan terhadap pengendalian sistem informasi adalah
sebagai berikut:
1. Pelatihan
Pelatihan bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam
sistem informasi. Penyelenggaraan pelatihan disesuaikan dengan jenis dan
katagori pelatihan yakni pelatihan teknis umum, pelatiahn teknis khusus,
 pelatihan administrasi dimana masing-masing program mempunyai tujuan
sendiri-sendiri.
2. Pengkajian
Kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka mengkaji masalah-masalah yang
bertalian dengan pelaksanaan sistem informasi, misalnya melalui referat, diskusi
dan lain sebagainya.
3. Bimbingan teknis
Bimbingan diberikan kepada tenaga pelaksana dan tenaga teknis untuk
meningkatkan kemampuan dalam memberikan pelayanaan informasi.
4. Kerjasama
Kerjasama dilaksanakan dalam berbagai kegiatan dalam pelaksanaan dan tenaga
teknis untuk meningkatkan kemampuan dalam memberikanan pelayanan
informasi.

1.4.4. Penilaian Sistem Informasi

Fungsi utama dari penilaian informasi adalah menyediakan informasi sebagai
bahan pertimbangan untuk membangun keputusan. Penilaian merupakan suatu komponen yang
penting dalam pengelolaan sistem informasi. Komponen ini erat kaitannya dengan komponen-
komponen lainnya yakni masukan, proses, dan produk. Komponen masukan merupakan
langkah awal dalam rangka penyusunan informasi, komponen proses bertalian dengan
transformasi informasi sedangkan komponen produk bertalian dengan hasil dan dampak sistem
infofrmasi. Masing-masing komponen tersebut menuntut adanya penilaian.
Sehubungan dengan hal tersebut maka ditentukan 3 (tiga) strategi penilaian dalam
sistem informasi yaitu sebagai berikut:
1. Strategi penilaian yang bertujuan menilai perencanaan informasi yang disusun
berdasarkan kebutuhan informasi yang nyata.
2. Strategi penilaian proses yang bertujuan menilai pelaksanaan informasi, mulai
dari pengumpulan data, pengolahan, analisis dan penilaian, penyajian dan
penyebarluasan, dokumentasi dan komunikasi yang secara keseluruhan
merupakan suatu proses yang berkesinambungan.
3. Strategi penilaian produk, yang bertujuan untuk menilai produk-produk informasi
yang dihasilkan oleh sistem informasi.
Berdasarkan hasil penilaian dapat dibuat keputusan yang tepat dan objektif tentang
berbagai kegiatan pengelolaan sistem informasi seperti:
  Derajat keakuratan informasi yang diperoleh berdasarkan kebutuhan lapangan
secara nyata.
 Perencanaan informasi yang bermutu, memenuhi persyaratan yang ditetapkan
bagi suatu perencanaan informasi yang baik.
 Jenis dan mutu produk informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi.
1.4.5. Kegiatan sistem Informasi
Adapun kegiatan yang dapat dilakukan pada system informasi adalah sebagai
berikut:
a. Input
Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.
b. Proses
Menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi
yang bernilai tambah.
c. Output
Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut.
d. Penyimpanan
Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
e. Control
Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa system informasi tersebut berjalan dengan yang
diharapkan.

1.4.6. Jenis-jenis Sistem informasi

Ditinjau dari aplikasinya dan penggunaan dalam berbagai bidang, sistem informasi
dapat dibagi menjadi beberapa bagian yaitu :
1. Routine Processing System (RPS), digunakan untuk melayani berbagai
kebutuhan yang telah terdefinisi dan terjadwal secara rutin
2. Decision Support System (DSS), digunakan untuk melayani kebutuhan yang
tidak dapat didefinisikan dengan baik dan biasanya terjadi pada saat perancangan.
3. Classical Management Information System (CMIS), digunakan untuk melayani
kebutuhan pembuatan pelaporan kegiatan yang telah terjadwal dan tersefinisi
dengan baik.
4. Real Time system (RTIS), digunakan untuk melayani kegiatan yang mempunyai
sifat harus direspon dengan cepat.
 5. Distributed data Processing System (DDPS), digunakan untuk melayani
kebutuhan yang tersebar secara geograpis dengan sumber data yang tersebar.
6. Transaction Processing system (TPS), digunakan untuk melayani kegiatan yang
bersifat transaksional yaitu membawa perubahan terhadap kondisi sistem yang
ada.

1.4.7. Kegagalan Sistem Informasi

Adapun faktor-faktor kegagalan sistem informasi antara lain:
1. Kebanyakan orang memandang SI adalah hal yang paling utama dan penting,
sementara mereka melupakan komitmen dan konsestensi terhadap materi
informasi, produk dan respon layanan kepada konsumen.
2. Pengelola perusahaan merasa bahwa pembangunan SI merupakan tugas dan
kewajiban dapartemen TI, sehingga segala sesuatu bahkan yang sifatnya
kebijakan, diserahkan sepenuhnya ke dapartemen TI yang notabene orang teknik
dan bukan perumus strategi perusahaan.
3. Konsentrasi ahli SI sering lebih terarah pada penggunaan teknologi TI
terbaru dan kemudahan bagi dirinya dalam melakukan pemrograman
daripada penyusunan prosedur pengolahan data yang valid dan jitu.
4. Interface SI sering kali kurang interaktif, komunikatif, dan agak sulit digunakan
oleh pemakai karena interface sering dibangun berdasarkan selera dan
kemampuan bahasa pembuatnya.
5. Seluruh komponen perusahaan masih membutuhkan waktu untuk baradaptasi
terhadap perubahan SI tradisional menjadi berbasis TI.

1.4.8. Perkembangan Sistem Informasi

Adapun tahapan pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Tradisional
Yaitu sistem informasi yang dikelola secara semi manual. SI ini beroperasi secara
lambat, sehingga seringkali pimpinan mengambil keputusan hanya berdasarkan
data asumsi atau perkiraan, sementara data asli sedang diproses. Disamping itu
keakuratan informasi yang dihasilkan juga masih diragukan. Kondisi ini akan
berakibat buruk terhadap perkembangan perusahaan.
2. Sistem Informasi Berbasis Komputer
Perkembangan yang sangat menggambarkan, ketika teknologi komputer dapat
digunakan untuk mendukung Penciptaan SI. Keuntungan utama dari pemanfaatan
teknologi ini adalah waktu untuk menghasilkan informasi yang lebih singkat,
disamping birokrasi dapat dikurangi, komputer juga memiliki kemampuan dalam
proses yang sangat cepat untuk menghasilkan informasi dengan tingkat
keakuratan yang tinggi.
3. Sistem informasi berbasis jaringan
Melalui pembangunan SI berbasis komputer perusahaan telah mendapatkan profit
melalui kecepatan dalam layanan transaksi, sehingga memungkinkan untuk
dibentuknya suatu jaringan perkantoran , sehingga transaksi dapat dilakukan
diberbagai tempat
yang berbeda dengan pusat pengolahan datanya. Melalui jaringan komputer
perkantoran, perusahaan dimungkinkan untuk membuka sejumlah tempat
transaksi , sehingga dapat meningkatkan profit
dalam jumlah yang sangat besar, karena laporan diperoleh secara on-line.
4. Sistem Informasi Lintas Platform
Yaitu suatu teknologi yang menggabungkan antara teknologi komputer dengan
telekomunikasi, dimana teknologi tersebut dikenal dengan sebutan Komunikasi
Data. Teknologi lintas platform ini
sebuah teknologi internet yang dapat menghubungkan komputer diseluruh dunia.