perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.

id

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. Tinjauan Pustaka
1. Sistem
Istilah Sistem mempunyai beberapa pengertian menurut beberapa ahli,
berikut akan diuraikan beberapa pengertian sistem.
Kata “sistem” berasal dari bahasa Yunani, yaitu systema, yang artinya
himpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur
dan merupakan suatu keseluruhan. Selain itu, bisa diartikan sekelompok
elemen yang independen, namun saling berkaitan sebagai satu kesatuan.
Sistem terdiri atas struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-
unsur yang membentuk sistem tersebut, sedangkan proses sistem
menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem dalam mencapai tujuan. Setiap
sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan terdiri atas
berbagai sistem yang lebih kecil, yang disebut subsistem. Setiap sistem
diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulang-ulang atau yang secara
rutin terjadi (Rusdiana & Irfan, 2014).
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen atau
komponennya mendefinisikan sistem sebagai “sekumpulan elemen yang
saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan”.
Dengan demikian di dalam suatu sistem, komponen-komponen ini tidak
dapat berdiri sendiri-sendiri. tetapi sebaliknya, saling berhubungan hingga
membentuk satu kesatuan sehingga tujuan sistem itu dapat tercapai (Kusrini
& Koniyo, 2007).
Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan
(input), pengolahan (processing), dan keluaran (output). Disamping itu
suatu sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka
umpan-balik (feed-back) dapat berasal dari output tetapi dapat juga berasal
dari lingkungan sistem yangcommit
dimaksud. Organisasi dipandang sebagai suatu
to user

5
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

sistem yang tentunya akan memiliki semua unsur-unsur ini (Kumorotomo &
Margono, 2001).
Menurut Agus Mulyanto (2009 : 2), “Sistem adalah sekelompok
komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan
bersama dengan menerima input serta menghasilkan input dalam proses
transformasi yang teratur.”
Berdasarkan dikemukakan Moekijat (1991 : 25) Suatu sistem
didefinisikan sebagai suatu gugus komponen-komponen yang dirancang
untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu sesuai dengan rencana. Terdapat
3 hal yang penting dalam definisi ini :
1. Pertama, adanya maksud atau tujuan, dimana sistem dirancang
untuk mengerjakannya.
2. Kedua, adanya suatu rancangan atau suatu susunan komponen-
komponen
3. Akhirnya input informasi, energy (tenaga) dan bahan-bahan
(material) harus dialokasikan sesuai dengan rencana.
Karakteristik sistem menurut Jogiyanto dalam bukunya Sistem
Teknologi Informasi (2005 : 54) adalah sebagai berikut:
a. Komponen (components)
Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang
mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi maupun
output. Komponen ini bias subsistem dari sebuah sistem.
b. Batas Sistem (boundary)
Penggambaran dari suatu sistem elemen/unsur mana yang
termasuk di dalam sistem dan mana yang luar sistem.

c. Lingkungan Luar (environtment)

Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan menyediakan asumsi,
kendala, dan input terhadap suatu sistem.
d. Penghubung (interface)

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya

bertemu atau berinteraksi.
e. Tujuan (goal)
Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan tertentu.
Dari pengertian dan pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem
adalah mengandung arti kumpulan, unsur atau komponen yang saling
berhubungan satu sama lain secara teratur dan merupakan satu kesatuan
yang saling ketergantungan untuk mencapai suatu tujuan.

2. Sistem Informasi
Menurut Kadir (2003), Sistem Informasi adalah kombinasi antara
prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi yang diorganisasikan untuk
mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Sistem informasi dapat
memberikan berbagai manfaat baik bagi internal organisasi maupun pihak
luar. Para pengguna informasi bias memperoleh informasi untuk berbagai
kepentingan melalui database. Data yang disimpan dalam database dapat
diambil dan diproses sehingga menghasilkan informasi.
Sedangkan menurut Kristanto (2003), Sistem Informasi merupakan
kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta
perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras
dan perangkat lunak tersebut. Selain itu data juga memegang peranan yang
penting dalam sistem informasi. Data yang akan dimasukkan dalam sistem
informasi dapat berupa formulir-formulir, prosedur-prosedur dan bentuk
data lainnya.
Definisi lain tentang sistem informasi menurut Kristanto (2003) adalah
sebagai berikut:
1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-
komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu
menyajikan informasi.
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang ada pada saat dilaksanakan
akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk
commit to user
mengendalikan organisasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

3. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat
manajerial,dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Menurut Tata Sutabri (2005 : 42) menyatakan sistem informasi adalah
sebagai berikut:
“suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi
organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.”
Menurut Gordon B. Davis (1991 : 91), “Sistem informasi adalah suatu
sistem yang menerima masukan data dan intruksi, mengolah data tersebut
sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya”.
Menurut M. Zain Muttaqein (2009 : 4), “Sistem Informasi adalah
sistem yang digunakan untuk menyimpan sekaligus menganalisa data-data
yang sudah diinput serta menghasilkan suatu format laporan yang
mempresentasikan data-data yang telah diinput”.
Jadi sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang
terdiri dari kumpulan komponen-komponen yang dapat menerima masukan
data (input) dan intruksi, mengolah data kemudian menghasilkan sebuah
output yang dapat bermanfaat bagi penggunanya.
Tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolah
data. Untuk melakukan siklus ini, maka sebagai suatu sistem diperlukan
komponen-komponen tertentu. Telah diketahui bahwa data perlu diolah
untuk dijadikan informasi yang berguna suatu siklus. Siklus ini disebut
dengan siklus pengolahan data (data processing life cycle).

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Gambar 2.1 Siklus pengolahan data

Data Diolah Informasi
INPUT PROSES OUTPUT

Sumber: Buku Sistem Teknologi Informasi

Dari gambar di atas, terlihat bahwa untuk melakukan siklus pengolahan
data diperlukan tiga komponen yaitu komponen input, komponen process
dan komponen output. Dengan demikian Sistem Informasi yang juga
melakukan proses pengolahan membutuhkan tiga komponen ini. Data yang
diperoleh disimpan terlebih dahulu yang nantinya setiap saat dapat diambil
untuk diolah menjadi informasi.
Infromasi tidak bisa lepas dari sebuah data karena data merupakan
bahan mentah yang harus diproses untuk menyajikan informasi. Hubungan
antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku samapi bahan jadi,
sehingga data perlu diolah dan diproses sesuai dengan instruksi dan
mengeluarkan hasil berupa informasi agar bias berguna bagi penggunanya.
Apabila data atau informasi itu digabung dengan faktor lain dalam hal
ini komponen input menerima masukan data dan instruksi, komponen
proses atau model untuk mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi,
komponen basis data sebagai penyimpan data, komponen teknologi sebagai
mempercepat sistem informasi dalam pengolahan datanya dan komponen
control digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh
sistem informasi merupakan informasi yang akurat ini di gabung akan
menghasilkan informasi yang cepat dan akurat.
3. Pengolahan Data
Menurut Moekijat (1991 : 21) pengolahan data adalah kegiatan pikiran
dengan bantuan tangan atau suatu peralatan dan mengikuti serangkaian
langkah, perumusan atau pola tertentu untuk mengubah data, sehingga data
tersebut bentuk, susunan, sifat atau isinya lebih berguna.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

10

Menurut George R. Terry dalam Moekijat (1991 : 20)

“data processing is a series of planned operations upon information in
order to achieve a desired objective or result”
Yang apabila diterjemahkan dalam bahasa Indonesia “pengolahan data
adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai
tujuan atau hasil yang diinginkan”.
Selanjutnya dikatakan bahwa ada 8 unsur pokok pengolahan data,
yakni:
1. Reading (membaca)
2. Writing, typing, card punching, or paper-tape perforating (frequently
called input) (menulis, mengetik, membuat lubang pada kartu atau pada
pita-kertas) (sering disebut masukan)
3. Recording or printing (frequently called output) (mencatat atau
mencetak ) (sering disebut keluaran)
4. Sorting (menyortir)
5. Transmitting (menyampaikan atau memindahkan)
6. Calculating (menghitung)
7. Comparing (membandingkan)
8. Storing (menyimpan)
Menurut The Liang Gie dalam Moekijat (1991:21)
“processing refers to any steps taken, by whatever means possible, to
make data usable for a specified purpose”
Yang apabila diterjemahkan dalam bahasa Indonesia “pengolahan
menunjuk pada langkah-langkah apa pun yang dilakukan dengan
sarana-sarana apa pun yang mungkin untuk membuat data dapat
dipergunakan bagi sesuatu maksud tertentu”.
Menurut Burch dan Scrater dalam Moekijat (1991:24) Ada 4
macam metode pengolahan data yang penting untuk diketahui, yakni:
1. Metode Manual
Semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat
commit
penting seperti pensil, kertas,tomistar
user hitung, dan sebagainya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

11

2. Metode Electromechanical
Merupakan suatu gabungan dari orang dan mesin. Misalnya
seorang pegawai yang bekerja dengan menggunakan mesin catat
kolom (posting machine)
3. Metode Punched Card Equipment
Mengandung penggunaan semua peralatan yang dipergunakan
dalam apa yang kadang-kadang disebut sebagai suatu sistem warkat
unit (unit record system). Prinsip warkat unit adalah bahwa data
mengenai seseorang, suatu objek, atau peristiwa biasanya dicatat
(punched) dalam suatu kartu. Sejumlah kartu yang mengandung data
tentang subjek yang sama (misalnya daftar gaji atau inventaris)
digabungkan bersama untuk membentuk suatu file.
4. Metode Electronic Computer
Suatu susunan dari alat-alat masukan, suatu unit pengolah pusat
(central processing unit) dan alat-alat keluaran.
Menurut Raymond MclLeod, Jr. (2001:304) pengolahan data
adalah manipulasi atau transformasi symbol-simbol seperti angka dan
abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya.
4. Produk Material
Produk material adalah bahan mentah atau bahan baku yang akan
diproses dan diproduksi sesuai kebutuhan yang bertujuan untuk
memenuhi suatu proyek pada perusahaan yang hasilnya akan diberikan
kepada konsumen yang membutuhkan atau memesan produk material
tersebut. Definisi diatas berdasarkan uraian dari masing-masing definisi
produk dan material.
Produk adalah hasil dari proses produksi yang dilakukan oleh
produsen atau perusahaan kepada konsumen yang membutuhkan atau
dengan definisi lain pengertian produk adalah hasil dari suatu tindakan
atau proses dalam sebuah perusahaan. Dalam manajemen proyek,
produk adalah definisi formal dari proyek yang membentuk tujuan
proyek. commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

12

Sebuah produk dapat diklarifikasikan sebagai berwujud atau tidak

berwujud. Sebuah produk yang berwujud adalah obyek fisik yang dapat
dirasakan oleh sentuhan seperti gedung, kendaraan atau gadget.
Sedangkan produk tidak berwujud adalah produk yang hanya dirasakan
secara tidak langsung seperti asuransi atau barang digital yang terletak
hampir pada setiap komputer sebagai jenis file konvensional.
Material adalah sebuah masukan dalam produksi. Material
seringkali adalah bahan mentah yang belum diposes, tetapi kadang kala
telah diproses sebelum digunakan untuk proses produksi lebih lanjut.
Umumnya dalam masyarakat teknologi maju, material adalah bahan
konsumen yang belum selesai. Beberapa contohnya adalah kertas dan
sutra.
Sedangkan material teknik adalah jenis material yang banyak
dipakai dalam proses rekayasa dan industri. Material teknik
dikelompokkan menjadi 6 golongan, antara lain:
a. Logam: baja, besi cor, titanium, logam paduan
b. Polimer: polietilan, polipropilen, polikarbonat
c. Karet: isoprene, neopren, karet alam
d. Gelas: gelas soda, gelas silik, gelas borosilikat
e. Keramik: alumina, karbida silikon, nitrida silicon
f. Hibrida: komposit, sandwich, foam
Produk material yang biasa digunakan untuk keperluan pembuatan
kereta api di PT. INKA (Persero) Madiun beberapa diantaranya adalah
sebagai berikut:
a. Bahan Baku Utama
Bahan baku utama yang digunakan dalam proses produksi
terdiri dari berbagai macam plate antara lain: Plate SS 400, Plate
SS 41 P, Plate SUP 4, Plate Corten A, Plate SSHC, Channal Steel
SS41 A, Wire Rope SWRM,

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Round bar S 45 C, Plate S45 304 Ornamen, Plate keystone, Plate

SGP, GALV dan Medium.
b. Bahan Baku Pembantu
Bahan baku pembantu yang digunakan dalam proses
produksi terdiri dari: Alkohol, Bensin, Gas CO2 cair, Isolasi
Kertas, Steel GMT, Gas Argon, Gas Zvertop dan Kertas Gosok
Besi.
c. Bahan Baku Tambahan
Bahan baku pembantu yang digunakan dalam proses
produksi terdiri dari: Cat Coppon Mastic Primer and Hard,
Cobalt Free Kote, Chopped Strand Mat 450, Pigmen Light Green,
Belt Coat 2141-T (Ex), Oil Putty, Katalis Mekpor, Resin-157 BQ
TN Ex Yukalac dan Thinner Cat Nax Indus PU Nex.
5. Pengolahan Data Produk Material
Pengolahan data adalah suatu rangkaian operasi atau kegiatan
pikiran yang dibantu dengan tangan atau peralatan dengan mengikuti
peraturan langkah atas informasi yang dapat mengubah data dengan
pola tertentu sehingga data tersebut memiliki bentuk, susunan, sifat dan
isi yang lebih bermanfaat guna mencapai tujuan atau hasil yang
diinginkan.
Produk material adalah bahan dasar atau bahan baku yang akan
diproses guna menghasilkan sesuatu yang dapat digunakan untuk
memenuhi kebutuhan konsumen dari sebuah perusahaan. Produk
material yang dibutuhkan ini nantinya akan didata oleh perusahaan
dimana dalam melakukan pandataan tersebut diperlukan pengolahan
didalamnya agar data yang dihasilkan dapat tersusun secara, benar,
tepat dan terperinci.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengolahan data
produk material merupakan hal penting yang harus dilakukan dalam
sebuah perusahaan terlebih pada bidang industri. Pengolahan data
commit
produk material adalah to user kegiatan atau operasi yang
serangkaian

13
perpustakaan.uns.ac.id 14
digilib.uns.ac.id

dilakukan dengan bantuan peralatan yang mengikuti langkah-langkah

atas informasi dari bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan agar
mencapai hasil yang diinginkan yaitu untuk memenuhi suatu proyek
dalam perusahaan.
6. Sistem Informasi Pengolahan Data Produk Material
Bahan baku yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek
dalam perusahaan membutuhkan pendataan agar dapat memantau
perkembangan dari suatu proyek yang sedang dijalankan. Data-data
yang dicatat tersebut perlu diolah dengan benar agar dapat memberikan
suatu informasi yang berguna dan dapat dibaca dengan mudah baik bagi
internal perusahaan maupun pihak luar perusahaan.
Pengolahan data atas bahan dasar atau bahan baku tersebut akan
menghasilkan informasi yang bermanfaat dan mudah dibaca jika
menggunakan sebuah sistem. Sistem ini yang nantinya akan
mempermudah untuk pihak internal perusahaan ataupun pihak luar
mendapatkan informasi tentang bahan baku yang dibutuhkan untuk
proyek yang sedang berlangsung tersebut. Dengan adanya sistem ini
maka informasi dapat dengan mudah dibuat dan disebarkan melalui
database oleh perusahaan atau pihak luar yang membutuhkan.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
pengolahan data produk material adalah sekumpulan elemen teratur
yang dapat menghasilkan informasi berupa database dimana
didalamnya diperlukan pengolahan atas data-data yang berasal dari
produk-produk bahan baku atau bahan dasar yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu proyek pada suatu perusahaan.
Sistem yang digunakan oleh PT. INKA (Persero) untuk melakukan
pengolahan data adala SAP. Kepanjangan dari SAP adalah System
Application and Product in data processing. SAP adalah suatu software
yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 15
digilib.uns.ac.id

B. Metode Pengamatan
Metode pengamatan ini menjelaskan secara tertulis tata kerja dari
suatu pengamatan, yang terdiri dari:
1. Lokasi Pengamatan
Bertempat di kantor PT. INKA (Persero) Madiun yang terletak di Jl.
Yos Sudarso No. 71 Kota Madiun, Jawa Timur. Pemilihan lokasi sebagai
objek pengamatan berdasarkan pada beberapa hal berikut:
a. PT. Industri Kereta Api (Persero) Madiun merupakan produsen kereta
api terintegrasi pertama di Asia Tenggara.
b. PT. Industri Kereta Api (Persero) Madiun merupakan perusahaan yang
memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan magang dan
tersedia data-data yang dibutuhkan penulis dalam melakukan serta
mengerjakan laporan pengamatan.
c. Penulis melakukan pengamatan untuk mengetahui dan memberikan
informasi kepada pembaca tentang Sistem Informasi Pengolahan Data
Produk Material pada Gudang di PT. Industri Kereta Api (Persero)
Madiun.
2. Jenis Pengamatan
Jenis pengamatan yang dipakai oleh penulis adalah pengamatan
deskriptif kualitatif, yang menurut H.B Sutopo (2006:54) “deskripsi
kualitatif yaitu menangkap berbagai informasi kualitatif dengan deskripsi
teliti dan penuh nuansa, yang lebih berharga daripada sekedar pernyataan
jumlah ataupun frekuensi dalam bentuk angka.”
Data pada pengamatan deskriptif kualitatif ini diperoleh dari
sumberdata yang ada di PT. Industri Kereta Api (Persero) Madiun. Data
yang dikumpulkan dan dinyatakan dalam bentuk kata-kata tertulis maupun
lisan yang disusun dalam kalimat misalnya wawancara dan informan.
Dengan observasi berperan aktif, yang menuntut penulis terjun langsung
ke lokasi pengamatan. Pengamatan yang dilakukan oleh penulis untuk
mendeskripsikan mengenai Sistem Informasi Pengolahan Data Material di
commit
Gudang PT. Industri Kereta to user Madiun.
Api (persero)
perpustakaan.uns.ac.id 16
digilib.uns.ac.id

3. Teknik Pengumpulan Data

Menurut H.B. Sutopo (2002:58), Teknik pengumpulan data
yang digunakan dalam pengamatan ini berdasarkan pada teknik
pengumpulan data sebagai berikut :

a. Wawancara
Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang digunakan
pengamat untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui
responden langsung dengan responden sebagai sumber data, sebagai
suasana informal dan dalam waktu yang tepat guna mendapatkan data
yang mendalam, dilakukan berulang kali sesuai dengan keperluan
untuk mencari data yang diperlukan.
Dalam teknik ini penulis melakukan tanya jawab langsung secara
formal maupun informal dengan pihak PT. INKA (Persero) Madiun
bagian Gudang.
b. Observasi
Menurut H.B. Sutopo (2002:64-66), disebutkan bahwa teknik
observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang
berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, tempat atau lokasi dan benda,
serta rekaman gambar.
Dijelaskan pula bahwa pelaksanaan teknik dalam observasi dapat
dibagi menjadi :
1. observasi tak berperan sama sekali,
2. observasi berperan, yang terdiri dari :
a) berperan aktif,
b) berperan pasif, dan
c) berperan penuh, dalam arti pengamat benar-benar menjadi
bagian atau anggota kelompok yang diamati.
Teknik ini bisa dilakukan peneliti untuk menggali informasi
mengenai perilaku dan kondisi yang sebenarnya. Teknik ini bisa
dilakukan secara formal maupun informal.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 17
digilib.uns.ac.id

Dalam pengamatan ini penulis melakukan observasi secara langsung

atau berperan aktif dalam mengikuti kegiatan Kerja Praktik periode
Januari-Februari 2019 mulai dari input data, melakukan potong kartu,
menggunakan Sistem SAP hingga pengarsipan.

c. Pengumpulan dokumen
Dokumen dan arsip merupakan sumber data yang sering
memiliki posisi penting dalam penelitian kualitatif. Dokumen dapat
memiliki beragam bentuk, dari yang tertulis sederhana sampai yang
lebih lengkap, dan bahkan dapat berupa benda-benda lainnya
sebagai peninggalan masa lampau.

Pada teknik dokumen dan arsip digunakan oleh penulis

sebagai referensi atau acuan dengan mengkaji dan mempelajari
dokumen pada PT. Industri Kereta Api (Persero) Madiun yang
berhubungan tentang Sistem Informasi Pengolahan Data Material.

commit to user