Panduan

Pengelolaan
Ruang Rapat

Ruang rapat yang dikelola oleh

Sekretariat Direktorat Jenderal
Sumber Daya Air
 Daftar Isi
01 Tujuan

02 Lingkup: Pihak yang terlibat

03 Lingkup: Penggunaan ruang rapat

04 Tugas dan tanggung jawab

06 Tata tertib
 Daftar Isi
07 Daftar ruang rapat dan kelengkapannya

11 Peminjaman ruang rapat

12 Pemeliharaan ruang rapat

13 Pembatalan dan Perubahan Jadwal

Peminjaman Ruang Rapat

14 Lampiran: Alur Peminjaman ruang rapat

Tujuan
Panduan ini dibuat untuk mengatur penggunaan
ruang rapat agar tercipta ruang rapat yang
produktif dan terpelihara. Diharapkan seluruh
pihak yang terlibat dalam penggunaan ruang rapat
dapat mematuhi panduan ini dengan sebaik-
baiknya.

01
Lingkup:
Pihak yang terlibat

01
Kepala Bagian
Kepegawaian dan Umum
Penanggungjawab ruang rapat

Subkoordinator

02 Dokumentasi (Arsip)
dan Layanan Umum
Pengelola ruang rapat

Unit kerja di lingkungan

03 Direktorat Jenderal
Sumber Daya Air
Pemohon dan/atau Pengguna ruang rapat

04
Peserta Rapat
Individu yang diundang dan
berkepentingan dalam rapat

02
Lingkup:
Penggunaan ruang rapat

Mendukung pelaksanaan tugas dan

fungsi Direktorat Jenderal Sumber
Daya Air, Kementerian Pekerjaan
Umum dan Perumahan Rakyat

Fungsi utama ruang rapat adalah ruang untuk

berdiskusi, berkoordinasi, berkolaborasi untuk
menghasilkan keluaran yang dapat menjawab
isu atau permasalahan yang menghambat atau
terjadi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi
organisasi.

Mendukung kegiatan lainnya

Selain untuk mendukung pelaksanaan tugas

dan fungsi organisasi, ruang rapat juga dapat
digunakan untuk kegiatan lain di luar
pelaksanaan tugas dan fungsi, seperti untuk
kegiatan ekstrakurikuler: tempat latihan
paduan suara dan tenis meja.

03
01 Subkoordinator Dokumentasi

Tugas dan Tanggung Jawab

(Arsip) dan Layanan Umum
Mengatur jadwal pemakaian ruang rapat:
Memastikan peminjaman ruang rapat telah terdokumentasi
dalam Formulir Registrasi Peminjaman Ruang Rapat;
Memberikan persetujuan peminjaman, pembatalan, dan
perubahan jadwal peminjaman ruang rapat;
Mengosongkan alokasi waktu yang telah terisi pada Google
Calendar apabila terjadi pembatalan atau perubahan
peminjaman ruang rapat;

Memastikan kondisi peralatan dan fasilitas ruang rapat siap pakai

sebelum rapat dilaksanakan;

Melakukan pemeriksaan kondisi peralatan dan fasilitas ruang rapat

setelah rapat dilaksanakan dengan menggunakan Formulir Evaluasi
Penggunaan Ruang Rapat yang diisi oleh Peminjam Ruang Rapat;

Memastikan peralatan dan fasilitas, dan kondisi ruang rapat dalam

keadaan baik dan bersih (dapat digunakan untuk mendukung
keberlangsungan rapat) setelah rapat dilaksanakan yang
dikomentasikan dalam Formulir Evaluasi Penggunaan Ruang Rapat
(lihat bagian Pemeliharaan).

04
 Unit kerja di lingkungan Direktorat

Tugas dan Tanggung Jawab

02 Jenderal Sumber Daya Air
Mengusulkan peminjaman ruang rapat melalui pengisian Formulir
Registrasi Peminjaman Ruang Rapat (bit.ly/ruangrapatSDA)
maksimal 1 jam sebelum rapat dilaksanakan;

Mengonfirmasi pengisian formulir peminjaman ruang rapat;

Mengonfirmasi perubahan jadwal atau pembatalan peminjaman

ruang rapat kepada Subkoordinator Dokumentasi (Arsip) dan
Layanan Umum Bagian Kepegawaian dan Umum maksimal 1 jam
sebelum rapat yang akan dibatalkan atau diubah jadwalnya dimulai;

Menyiapkan penunjang rapat (bahan rapat, print-out paparan,

sambungan projector ke laptop, dll);

Menjaga pelaksanaan tata tertib ruang rapat;

Memastikan durasi penggunaan ruang rapat sesuai dengan durasi

yang diusulkan dalam Formulir Registrasi Peminjaman Ruang Rapat;

Mematikan semua peralatan elektronik beserta lampu setelah

digunakan untuk rapat;

Mengembalikan peralatan dan fasilitas ruang rapat yang telah

digunakan ke tempat semula;

Mengonfirmasi ruang rapat telah selesai digunakan kepada

Subkoordinator Dokumentasi (Arsip) dan Layanan Umum Bagian
Kepegawaian dan Umum;

Melaporkan kerusakan peralatan dan fasilitas ruang rapat dan/atau

ketidaknyamanan/kondisi yang mengganggu keberjalanan rapat
kepada Subkoordinator Dokumentasi (Arsip) dan Layanan Umum
dan mendokumentasikannya melalui Formulir Evaluasi Penggunaan
Ruang Rapat (bit.ly/ruangrapatSDA).

03 Peserta Rapat
Menghadiri rapat tepat waktu
Mematuhi tata tertib ruang rapat

05
Tata Tertib

Tidak boleh merokok

Tidak boleh mengonsumsi alkohol atau minuman

keras lainnya

Tidak boleh membawa senjata tajam/api

Tidak membuat keributan yang tidak diperlukan

Tidak merusak peralatan dan fasilitas ruang rapat

dengan sengaja

Selama pandemi COVID-19:

Wajib mematuhi protokol kesehatan (3M:

Menggunakan masker; Menjaga jarak; Mencuci

tangan)
Menjaga kebersihan dan kerapihan ruang rapat:

Membawa sisa makanan dan minuman keluar

ruang rapat

06
Daftar ruang rapat
dan kelengkapannya

Nama Ruang
Lantai Kapasitas Peruntukan Peralatan Fasilitas
Rapat

Interactive
display Wi-Fi
Projector slide Listrik
Projector Penerangan
Rapat dan
Raknamo 2 50 orang Microphone di Air
seminar
setiap meja Conditioner
Papan tulis (AC)
Kursi 50 buah
Meja

Interactive
Wi-Fi
display
Listrik
Projector slide
Penerangan
Rapat dan Projector
Riam Kanan 2 30 orang Air
seminar Microphone
Conditioner
Papan tulis
(AC)
Kursi 30 buah
Meja

Projector slide Wi-Fi

Projector Listrik
Rapat dan Microphone Penerangan
Pasaloreng 3 50 orang
seminar Papan tulis Air
Kursi 50 buah Conditioner
Meja (AC)

07
Ruang Rapat Raknamo

08
Ruang Rapat Riam Kanan

09
Ruang Rapat Pasaloreng

10
Peminjaman
ruang rapat

Memeriksa ketersediaan ruang

Alur Pengusulan Peminjaman Ruang Rapat rapat pada Google Calendar

Unit kerja selaku Pemohon memeriksa ketersediaan

ruang rapat pada Googel Calendar; Mengisi Formulir Registrasi
Unit kerja mengisi Formulir Registrasi Peminjaman Peminjaman Ruang Rapat
Ruang Rapat maksimal 1 jam sebelum rapat dilaksanakan;
Unit kerja memeriksa hasil pengisian formlir pada Google
Calendar; Memeriksa hasil pengisian
Unit Kerja mengonfirmasi pengisian formulir tersebut formulir pada Google Calendar
kepada Subkoordinator Dokumentasi (Arsip) dan
Layanan Umum;
Subkoordinator Dokumentasi (Arsip) dan Layanan Umum
menyetujui pengusulan peminjaman ruang rapat. Konfirmasi pengisian formulir
Unit Kerja dapat menyebarkan undangan rapat kepada
Peserta Rapat;
Unit Kerja menyiapkan perlengkapan penunjang rapat
dan menyelenggarakan rapat;
Menyiapkan rapat
Unit Kerja wajib mengingatkan tata tertib ruang rapat
kepada Peserta Rapat;
Unit Kerja mengonfirmasi telah selesai menggunakan
ruang rapat kepada Subkoordinator Dokumentasi (Arsip)
Menyelenggarakan rapat
dan Layanan Umum;
Unit Kerja mengisi Formulir Evaluasi Penggunaan Ruang
Rapat setelah rapat selesai;
Jika terdapat kerusakan peralatan dan/atau fasilitas,
Unit Kerja harus melaporkannya kepada Subkoordinator Merapikan ruang rapat
Dokumentasi (Arsip) dan Layanan Umum;
Jika pengusulan jadwal rapat tidak disetujui oleh
Subkoordinator Dokumentasi (Arsip) dan Layanan
Umum, Unit Kerja dapat mengusulkan lagi pada waktu Konfirmasi rapat selesai
yang berbeda dengan melalui Formulir Registrasi
Peminjaman Ruang Rapat;
Diagram alir peminjaman ruang rapat dapat dilihat pada
Lampiran II. Mengisi Formulir Evaluasi
Penggunaan Ruang Rapat

11
Pemeliharaan
ruang rapat
Semua pihak berkewajiban
memelihara ruang rapat
Pemeliharaan ruang rapat dilakukan oleh
Unit Kerja sebagai Pengguna;
Subkoordinator Dokumentasi (Arsip) dan
Layanan Umum; dan Peserta Rapat.

Pemeliharaan oleh Unit Kerja

Unit Kerja bertanggung jawab dalam
memelihara ruang rapat dengan mengisi
Formulir Evaluasi Penggunaan Ruang
Rapat

Pemeliharaan oleh
Subkoordinator Dokumentasi
(Arsip) dan Layanan Umum
Subkoordinator Dokumentasi (Arsip) dan
Layanan Umum bertanggung jawab
dalam memelihara ruang rapat dengan
membersihkan, memperbaiki, mengganti
peralatan dan fasilitas berdasarkan isian
dalam Formulir Evaluasi Penggunaan
Ruang Rapat; dan menjadwalkan General
Cleaning sekali dalam sebulan.

Pemeliharaan oleh Peserta

Peserta Rapat bertanggung jawab dalam
memelihara ruang rapat dengan menjaga
kebersihan ruang rapat dan
menggunakan peralatan dan fasilitas di
dalamnya sebagaimana fungsinya.

12
Pembatalan dan
Perubahan Jadwal
Peminjaman Ruang Rapat
Pembatalan atau Perubahan Jadwal
oleh Unit Kerja
Unit Kerja mengonfirmasi pembatalan atau
perubahan jadwal peminjaman ruang rapat
kepada Subkoordinator Dokumentasi (Arsip)
dan Layanan Umum maksimal 1 jam sebelum
rapat yang akan dibatalkan atau diubah
jadwalnya dimulai.
Subkoordinator Dokumentasi (Arsip) dan
Layanan Umum menerima konfirmasi
pembatalan atau perubahan jadwal
peminjaman ruang rapat; dan mengosongkan
alokasi waktu yang telah terisi pada Google
Calendar.
Unit kerja mengisi kembali Formulir
Registrasi Peminjaman Ruang Rapat untuk
mengusulkan jadwal rapat yang baru.
13
Pembatalan atau Perubahan Jadwal
oleh Subkoordinator Dokumentasi
(Arsip) dan Layanan Umum
Subkoordinator Dokumentasi (Arsip) dan
Layanan Umum berwenang membatalkan atau
mengubah jadwal rapat yang sudah disetujui
untuk beberapa keperluan, yaitu:
Keadaan berbahaya/darurat;
Pemeliharaan/terdapat peralatan yang
rusak yang dapat mengganggu
keberlangsungan rapat;
Peserta rapat yang melangar tata tertib;
Terdapat rapat lain yang melibatkan
kepentingan Sekretaris Direktorat
Jenderal Sumber Daya Air.
Lampiran: Alur Peminjaman ruang rapat

14
Lampiran: Alur Peminjaman ruang rapat

15
thank you.
For the full academic paper, please email
hello@reallygreatsite.com