PERENCANAAN

PENGORGANISASIAN
PELAKSANAAN
PENGAWASAN

DR. SYAMSUL ARIFIN

MAGISTER ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
FK UNLAM
 MANAJEMEN
memiliki :

FUNGSI 2 ( PROCESS )
UNSUR 2 ( INPUTS )
SISTEM ( SIKLUS )
 MANAJEMEN

FUNGSI2 UNSUR2 / ELEMEN2 SISTEM / SIKLUS

MANAJEMEN MANAJEMEN MANAJEMEN

POC3 Man
INPUT
POSDiCoRB Money E
POAC Material PROCESS N
POMC V
Machine I
POSDiC Method OUTPUT R
O
Marketing N
OUTCOME
POMCE Minute M
P1 P2 P3 E
Information BENEFIT N
T
7M+1I IMPACT
?? BAGAIMANA PERAN
UNSUR 2 – FUNGSI 2 – SISTEM
DALAM MANAJEMEN ??
UNSUR 2 MANAJEMEN
( SUMBERDAYA : 7M + 1I )
DIDAYAGUNAKAN
DGN MENJALANKAN FUNGSI 2 MANAJEMEN
MENGIKUTI URUTAN SISTEM MANAJEMEN
UTK MENCAPAI TUJUAN
 PERBEDAAN PANDANGAN
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Luther George James AF Koontz Nickels, Richard Ernest
Gullick Terry Stoner &O McHugh & W Griffin Dale
’Donnelly Mc Hugh

PLANNING

ORGANIZING

STAFFING STAFFING STAFFING

Actuat ing

Directing
Leading

Leading
DIRECTING DIRECTING DIRECTING

COORDINATING INNOVATING

REPORTING REPRESENTING

CONTROLLING
KEGIATAN DALAM FUNGSI-FUNGSI
MANAJEMEN
Planning Organizing
Penentuan Tujuan dan Penentuan Bagaimana
Bagaimana Cara Penyusunan Organisasi dan
Pencapaian yang terbaik Aktifitas dapat dilakukan

Controlling
Leading
Monitoring dan Perbaikan
Proses Memotivasi Anggota
Aktifitas yang sedang
Organisasi agar Planning
berjalan agar Tujuan dapat
dapat dijalankan
tercapai

Keterangan:
Menunjukkan Arah Tahapan dari setiap fungsi manajemen
Menunjukkan keterkaitan timbal balik antar fungsi manajemen
PERENCANAAN
R
PENGORGANISASIAN
PENGORGANISASIAN
PENGORGANISASIAN
PRINSIP DASAR
Kekuasaan dan Tanggung Jawab
Disiplin
Kesatuan Perintah
Keterpaduan Arah
Subordinasi Kepentingan
Sentralisasi
Rantai Kekuasaan
Keteraturan
Keadilan
Stabilitas Hubungan Kerja
Inisiatif
“Team Work”
FUNGSI
Appropriateness, harus dapat mempermudah proses
pencapaian tujuan.

Adequacy, harus dapat mempermudah pemecahan

masalahnya.

Effectiveness, harus dapat mewadahi proses-proses

usaha dan proses-proses manajemen yang diperlukan
untuk mencapai suatu hasil.

Efficiency, harus dapat mendukung terjadinya proses-

proses untuk mendapatkan hasil yang maksimal dengan
pengorbanan yang minimum.
TAHAPAN
1. Merefleksikan
rencana dan tujuan

5. Evaluasi dan 2. Menetapkan

perbaikan tugas-tugas utama

4. Mengalokasikan 3. Membagi tugas

sumber daya untuk utama menjadi sub
tugas tersebut tugas
STRUKTUR
ORGANISASI

David Wilson dan Robert Rosenfeld:

“pola hubungan yang diciptakan di antara komponen-

komponen bagian dari seluruh organisasi yang menggambarkan
komunikasi, pengendalian, dan wewenang”.
 1
ORGANIZING
( PENGORGANISASIAN )
harus menjawab 5 pertanyaan :

1. Siapa melakukan apa ?

2. Siapa bertanggungjawab kpd siapa ?

3. Siapa yg berhub dg siapa dan dlm hal apa ?

 2
ORGANIZING
( PENGORGANISASIAN )
harus menjawab 5 pertanyaan :

4. Saluran komunikasi apa yg ada dlm organisasi,

bgmn cara memanfaatkannya,
dan utk kepentingan apa ?

5. Jaringan informasi apa yg ada dlm organisasi ?

DEPARTEMENISASI
1. Fungsional

Direktur Utama
Rinaldi Firmansyah

Direktur Human Capital

Direktur Keuangan Direktur Konsumer
& General Affair
…
Sudiro Asno I Nyoman G Wiryanata
Faisal Syam
DEPARTEMENISASI
2. Produk

Consumer
Branded

Noodle Diary
Seasoning …
DEPARTEMENISASI
3. Lokasi

Ketua Umum

Ketua DPD Ketua DPD …

Jawa Barat Jawa Tengah
DEPARTEMENISASI
4. Segmentasi Pelanggan

President

Personal Private Business Corporate

Banking Banking Banking Banking
ASAS-ASAS ORGANISASI

1. Pembagian Kerja
2. Span of control (Rentang Kendali)
3. Koordinasi
4. Pelimpahan wewenang
5. Fleksibilitas
AP / FIP / UM / 2014

PENGGERAKAN
( ACTUATING )

Fauzi ৷ Isnaini ৷ Wahyunita

PENGERTIAN PENGGERAKAN
Kegiatan menggerakan orang-
orang yang ada di dalam sebuah
organisasi agar mau bergerak dan
bekerja untuk mencapai visi, misi,
dan tujuan organisai.
 PENGGERAKAN
Penggerakan : fungsi manajemen utk menciptakan
suatu keadaan sehingga tiap-tiap karyawan bersedia
bekerja dan mampu bekerja dg baik & harmonis.
⌦ Bersedia bekerja : karyawan siap, mau dg kesadaran
utk bekerja.
⌦ Mampu bekerja : tiap karyawan mempunyai
pengetahuan & keterampilan utk bekerja.
⌦ Harmonis : tiap karyawan saling mendukung dalam
bekerja.
Seorang karyawan akan bekerja dg baik kalau ada
dorongan dari dalam dirinya dan ada dorongan dari
luar.
TEKNIK-TEKNIK PENGGERAKAN
• Memberi komando atau perintah.
Commanding • Mengatur dan membuat staf untuk
melakukan pekerjaan.

• Memberi pengarahan.
• Memberikan petunjuk-petunjuk, saran-
Directing saran atau instruksi, kepada staf harus
diberikan dengan jelas.

• Berkomunikasi.
• Poses di mana ide-ide ditransmisikan ke
Communicating yang lain dengan tujuan untuk mencapai
efektivitas kegiatan.
 • Memberi stimulus atau rangsang.
Stimulating • Merangsang dan mempengaruhi anggota
untuk melaksanakan tugas-tugas dengan
antusias dan kemauan yang baik.

• Mengkoordinir.
• Mempersatukan dan mengkorelasikan semua
aktivitas agar tidak terjadi kekacauan,
Coordinating percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan
menghubungkan, menyelaraskan, dan
menyatukan pekerjaan bawahan.

• Memimpin
Leading • Pekerjaan yang dilakukan oleh seorang
manajer yang menyebabkan orang lain
bertindak.

• Memotivasi.
• Memberikan semangat, motivasi, inspirasi, atau
dorongan sehingga timbul kesadaran dan
Motivating kemauan para pekerja untuk bekerja secara
sukarela sesuai apa yang dikehendaki oleh
atasan.
MOTIVASI YANG DISARANKAN MENURUT G.R. TERRY
1. Pemerkayaan pekerjaan
Karyawan yg bekerja pada satu bidang dlm waktu
yg lama akan jenuh, sehingga diperlukan mutasi,
rotasi kerja
2. Menumbuhkan peran serta/partisipasi karyawan.
Karyawan akan berpartisipasi secara aktif jika
pimpinan selalu meminta pendapat, saran &
pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
3. Menciptakan iklim kritik yg konduksif.
Pimpinan menciptakan suatu keadaan, sehingga
karyawan bebas & tidak takut menyampaikan
ide/pendapat, maka akan muncul kritik yg
konstruktif.
 LANJUTAN

4. Mengembangkan minat, bakat & kemampuan

karyawan.
Penempatan karyawan pd unit kerja
disesuaikan dg kemampuan & keterampilannya
(the right man on the right place)
Karyawan ditambah & keterampilannya :
kursus, pelatihan & pendidikan.
5. Penetapan jam kerja yg fleksibel.
6. Pemberian insentif, bonus/penghargaan
Bagi karyawan yg berprestasi diberi hadiah
yg berupa insentif, bonus & penghargaan (naik
pangkat/golongan).
Sebagai motivasi kerja.
 LANJUTAN

7. Kritik yg efektif terhadap karyawan

Atasan yg bijak memberikan kritik yg halus
terhadap karyawan yg melakukan kesalahan.
Ditunjukkan kesalahannya, kemudian
diberitahu cara yg benar dalam kerja.
8. Menciptakan suasana rukun & damai
Suasana rukun & damai merupakan motivasi
kerja yg baik.
 PRINSIP PENGGERAKAN

Prinsip Prinsip Prinsip

mengarah keharmonisasian kesatuan
pada tujuan dengan tujuan komando
Makin efektifnya Harapan tidak terjadi Menyatukan arah
proses pengarahan, penyimpangan. tujuan dan
akan semakin besar Kebutuhan dapat
sumbangan anggota tangggung jawab
dijadikan sebagai para bawahan.
terhadap usaha
mencapai tujuan. pelengkap.
Harmonis dengan
kepentingan perusahaan.
 TUJUAN PENGGERAKAN
Menciptakan kerja sama yang lebih efisien.
Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf.
Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan.
Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang
meningkatkan motivasi dan prestasi kerja staf.
Membuat organisasi berkembang secara dinamis.
 LANGKAH-LANGKAH PENGGERAKAN

Menjelasakan tujuan yang harus dicapai.

Menyadari, memahami serta menerima dengan baik tujuan tersebut.
Menjelaskan mengenai filsafat dari organisasi.
Menjelaskan kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi.
Setiap orang harus mengerti struktur organisasi.
Menjalankan peranan apa yang diharapkan oleh pimpinan
organisasi dengan baik.
Menekankan pentingnya kerjasama.
Memperlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh
pengertian.
Memberikan penghargaan serta pujian dan teguran.
Meyakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalam
organisasi tujuan pribadi orang-orang tersebut akan tercapai
semaksimal mungkin.
 PENGAWASAN
(CONTROLLING)
Fungi-fungsi terdahulu tidak akan
efektif tanpa fungsi pengawasan
(controlling) = pengendalian
 DEFINISI
PENGAWASAN, PENGENDALIAN

Proses untuk menjamin bahwa tujuan

organisasi & manajemen tercapai

Konsep “penetapan standar, pengukuran

kegiatan dan tindakan korektif”

Aktivitas menemukan, mengoreksi

penyimpangan hasil dibandingkan dg
rencana kerja standar
TIPE CONTROLLING
1. Pengawasan pendahuluan (FEEDFORWARD CONT)
2. Pengawasan “ CONCURRENT”
3. Pengawasan umpan balik (FEEDBACK CONT)
FEED FORWARD CONTROL
STEERING CONTROL

Pengawasan Pendahuluan

Deteksi, antisipasi masalah/penyimpangan

dari standar/tujuan dan BOLEH korektif
sebelum kegiatan selesai

Pendekatan AKTIF AGRESIF

EFEKTIF BILA manajer mampu mendapat :

informasi akurat
tepat waktu
ttg perkembangan lingkungan
PENGAWASAN “CONCURRENT”

SCREENING CONTROL

Pengawasan “YA-TIDAK”

Dilakukan selama kegiatan

berlangsung dimana harus SETUJU
dulu sebelum kegiatan selanjutnya

FAKTOR KEAMANAN menjamin

ketepatan pelaksanaan kegiatan
FEED BACK CONTROL

Pengawasan UMPAN BALIK

Mengukur hasil kegiatan telah
selesai
Penyebab penyimpangan
diaplikasikan untuk kegiatan
y.a.d
Sifatnya HISTORIS dan
dilakukan stlh kegiatan selesai
CONTROLLING
( PENGAWASAN )
memiliki 7 sifat / ciri :

1. ‘fact finding’
2. preventif,
3. diarahkan pd masa sekarang,
4. alat utk meningkatkan efisiensi,
5. mempermudah tercapainya
tujuan,
6. membimbing,
7. menemukan apa ( bukan siapa )
yg salah.
TAHAP-TAHAP PROSES
PENGAWASAN
1. Penetapan standar pelaksanaan
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan
kegiatan
3. Pengukuran
4. Pembandingan prestasi dengan standar
5. Pengambilan tindakan koreksi
Tahap 1: Penetapan Standar
STANDAR
Satuan pengukuran yang digunakan sebagai patokan untuk
penilain hasil.
tujuan, sasaran, kuota, target
lebih khusus
- target penjualan
- anggaran
- market share
- margin keuntungan
- sasaran produksi
TIGA BENTUK STANDAR

1. Fisik: kuantitas, kualitas produk

2. Moneter: biaya, laba
3. Waktu: kecepatan produksi
Tahap 2: Penentuan Pengukuran
Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa pertanyaan yang digunakan:

1. HOW OFTEN: stp jam, harian, mingguan
2. WHAT FORM: Laporan tertulis, inspeksi visual
melalui telepon
3. WHO: manajer, staf departemen
Pengukuran
mudah dilakukan
tidak mahal
dapat diterangkan kepada karyawan
Tahap 3: Pengukuran Pelaksanaan
Kegiatan

Merupakan proses yang berulang-ulang, terus-

menerus
Cara:
1. Pengamatan (observasi)
2. Laporan-laporan (lisan, tertulis)
3. metode-metode otomatis
4. Inspeksi, penguiian (test) dengan pengambilan
sampel
Tahap 4: Perbandingan Prestasi
dengan Standar & Analisis
Penyimpangan

Tahap paling kritis, tetapi mudah dilakukan

Kompleksitas: saat menginterpretasikan adanya
deviasi
Analisis: mengapa penyimpangan terjadi
Tahap 5: pengambilan Tindakan
Koreksi

Tindakan koreksi berbagai bentuk

Standar diubah
Pelaksanaan diperbaiki
Keduanya
Mengubah standar mula-mula
Mengubah pengukuran pelaksanaan
- frekuensi (sering, kurang)
- mengganti sistem pengukuran
Mengubah cara analisis & interpretasi
 PENTINGNYA PENGAWASAN
FAKTOR-FAKTOR Pengawasan semakin
penting
1. Perubahan lingkungan
organisasi
2. Peningkatan
kompleksitas
organisasi
3. Kesalahan-kesalahan
4. Kebutuhan manager
untuk mendelegasikan
wewenang.
PENGAWASAN YANG EFEKTIF ?
(10 kriteria)
1. AKURAT
mengawasi kegiatan benar dan real

2. TEPAT WAKTU
informasi dikumpulkan dan
dievaluasi secapatnya bila korektif
segera

3. FLEKSIBEL
thdp perubahan lingkungan
4. OBYEKTIF dan INTEGRATIF
info mudah dipahami, obyektif dan
lengkap

5. Terpusat pd Titik Pengawasan

STRATEGIS
fokus pada aktivitas dg
penyimpangan tertinggi shg bisa fatal
6. Realistik EKONOMIS
biaya lbh kecil dr manfaat

7. Realistik ORGANISASIONAL
sistem harus cocok HARMONIS dg
kenyataan organisasi

8. Sbg petunjuk operasional

menunjukkan, deteksi, koreksi
9. Terkoordinasi dg Aliran Kerja
Organisasi
tiap tahap pekerjaan mempengaruhi
kesuksesan/kegagalan operasional
perusahaan

10. Diterima Anggota Organisasi

mendorong tanggungjawab dab
berprestasi
TERIMA KASIH