Pedoman Pengendalian Dokumen

 Nomor :
Terbit :
 No.Revisi :
Mulai berlaku:
Halaman : 1- 10

PEDOMAN PENGENDALIAN DOKUMEN UPTD.PUSKESMAS ABCD

DINAS KESEHATAN KABUPATEN EFGH

A. Pendahuluan

Dokumen Puskesmas meruakan data mana!emen Puskesmas" sehingga data mauun

dokumen Puskesmas #a!ib dikelola se$ara baik agar tidak samai ter$e$er. %ntuk 
memudahkan didalam engelolaan dokumen enting ditentukan sistem engendalian
dokumen agar memudahkan didalam engelolaan" en&imanan dan en$arian untuk 
diberlakukan elaksanaann&a" sebagi edoman didalam engelolaan dokumen di
Puskesmas" baik dokumen &ang bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas
mauun dokumen akreditasi Puskesmas. 'leh karena itu sebagai a$uan didalam
 engelolaan dokumen maka #a!ib disusun Pedoman Pengendalian Dokumen
Puskesmas.
(. Dasar Pengendalian Puskesmas A()D

Didalam enetaan edoman engendalian dokumen Puskesmas *entolo ++ sebagai dasarn&a

adalah:

1. %ndang-%ndang No. , tahun 00/ tentang esehatan.

. Peraturan emerintah Nomor  tahun 00, tentang edoman organisasi erangkat
daerah 2 3embaran Negara Tahun 00, nomor 14" Tambahan 3embaran Negara
 Nomor 4.

,. Peraturan emerintah Reublik +ndonesia Nomor , Tahun 005 tentang Pembagian

%rusan Pemerintahan antara Pemerintah Daerah Proinsi an Pemerintah Daerah
abuaten 6 ota.

4. Peraturan Daerah abuaten 789H Nomor  Tahun . tentang

;. Mana!emen earsian" Alams&ah" 9ramedia Pustaka %tama"1//;.

. *istem kearsian" Mana!emen Perkantorkan" Dekes.R+.00/.

5. emenkes nomor: /6 Menkes6 Per 6 +++6 00" Tentang Rekam Medik"

1
 

Pedoman Pengendalian Dokumen

 Nomor :
Terbit :
 No.Revisi :
Mulai berlaku:
Halaman : 1- 10

. eutusan Menteri esehatan nomor ;; tahun 01," tentang eker!aan erekam

medik"

/. *tandar Akreditasi Puskesmas riteria .,.11. 7lemen Penilaian 4"

10. Dan lain sebagain&a

). Pengertian Pedoman Pengendalian Dokumen.

1. Pedoman Pengendalian dokumen %PTD. Puskesmas A()D dengan sistem

 engelolaan dokumen6 surat men&urat dan rekamam imlementasi" &ang meliuti
sistem enomoran mauun en&imanan dokumen Puskesmas" baik dokumen
 erkantoran mauun dokumen akreditasi Puskesmas.

. Dokumen ekternal adalah: buku" eraturan" standar" surat keutusan" kebi!akan &ang
meruakan a$uan6 re<erensi di dalam en&usunan dokumen akreditasi Puskesmas"

,. Dokumen6 arsi akti< dokumen &ang <rekuensi emakaian masih tinggi6 masih
diakai didalam kegiatan" dan masih disiman diunit- unit ela&anan"

4. Dokumen6 arsi inakti< dokumen &ang <rekuensi emakaiann&a sudah rendah6 sudah
tidak diakai" untuk dokumen rekam medik aabila asien &ang sudah mati atau
sudah indah.

;. Master dokumen akreditasi &ang telah lengka6 telah dinomori" dis&ahkan dan
ditanda-tangani namun belum dibubuhi $a Puskesmas.

. elomok dokumen kelomok !enis- !enis dokumen6 rekaman 2$ontoh kelomok 

*'P="

5. Dan sebagain&a..

D. etentuan Pengendalian Dokumen.

Pengendalian dokumen dengan menerakan hal- hal sebagai berikut:

1. Pengkodean dokumen kelomok ela&anan:

a. Administrasi Mana!emen dengan kode: A."

1= (ab +" 2A6+="

2
 

Pedoman Pengendalian Dokumen

 Nomor :
Terbit :
 No.Revisi :
Mulai berlaku:
Halaman : 1- 10

= (ab ++" 2A6++="

,= (ab +++" 2A6 +++="

 b. Pela&anan %a&a esehatan Mas&arakat 2%M= kode : ("

1= (ab +>" 2(6 +>="

= (ab >" 2(6 >="

,= (ab >+" 2(6 >+="

4= Aabila dari ua&a Puskesmas dengan ditambahkan ua&a 2$ontoh ua&a

+A? (6 +A" ua&a romkes ? (6 Promkes" dan lain- lain="

$. Pela&anan linis6 %a&a sehatan Perorangan 2%P=" kode : )"

1=(ab >++" 2)6 >++="

=(ab >+++" 2)6 >+++="

,=(ab +@" 2)6 +@="

d. *tandar Prosedur 'erasional" disingkat: *'P." "

e. Da<tar tilik disingkat: Dt"

<. erangka A$uan disingkat: A"

g. *urat eutusan disingkat: *"

h. )ontoh: /006 no surat keluar6 bulan6 th6 Akred.6*P'.embukuan6

i. ebi!akan disingkat: b"

 !. Dokumen ekternal disingkat: Dek"

k. Manual Mutu disingkat MM.

l. Pedoman PD"

m. Audit +nternal disingkat A+.a

n. Dan lain sebagain&a.

. Pen&imanan Dokumen6 arsi.

3
 

Pedoman Pengendalian Dokumen

 Nomor :
Terbit :
 No.Revisi :
Mulai berlaku:
Halaman : 1- 10

a. Dokumen rekam klinik6 medik inakti< #a!ib disiman sekurang- kurangn&a dua
tahun" terhitung dari tanggal terakhir asien meninggal" atau indah temat"
setelah batas #aktu sebagaimana dimaksud diatas dilamaui" rekam klinis daat
dimusnahkan" ke$uali ersetu!uan tindakan dan ersetu!uan lain harus disiman
 !angka #aktu 10 tahun" terhitung dari tanggal dibuatn&a"

 b. *istem en&imanan rese &ang telah dila&ani di Puskesmas harus dielihara dan
disiman minimal dua tahun dan ada setia rese harus diberi tanda:

1= %mum: rese umum"

= Askes: untuk rese &ang diterima oleh eserta asuransi kesehatan"

,= 9ratis6 amkesmas6 amkesda6 amsostek6 amersal untuk rese &ang

diberikan keada asien &ang dibebaskan dari embia&aan retribusi"

,. Pen&imanan dokumen6 arsi erkantoran sesuai dengan sistem  en&imanan

dokumen6 arsi aturan Pemerintah Daerah abuaten 789H 2%raikan="

4. Pen&imanan dokumen akreditasi disiman dimasing- masing kelomok ela&anan"

sedangkan di administrasi dan mana!emen 2admen= men&iman master dokumen
semua kelomok ela&anan dan rogram"

;. *istem enomoran:

a. *urat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah abuaten 789H
2%raian se$ara rin$i sesuai ketentuan=

 b. Penomoran kelomok ela&anan dilakukan oleh kelomok ela&anan masing-

masing disesuaikan dengan sistem engkodean &ang telah ditentukan"

$. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan engodean"

d. %rutan enomoran meliuti: ode ela&anan" ode dokumen" (ulan" Tahun dan
nomor urut dokumen:

e. )ontoh: (6 +>6*'P." 6 6 1,6 00; 2(: ode ela&anan ua&a" +>: (ab +>" *'P." :
*tandar Prosedur 'erasional": bulan 6 uni" 1, tahun 01," 00;: nomor urut
*'P."="
7. Penataan Dokumen dan Rekaman

4
 

Pedoman Pengendalian Dokumen

 Nomor :
Terbit :
 No.Revisi :
Mulai berlaku:
Halaman : 1- 10

Dokumen sistem enataann&a dikelomokan sesuai dengan !enis dokumen &ang ada dan
 en&imanann&a dimasing- masing ela&anan" sedanngkan rekaman6 hasil elaksanaan
kegiatan dimasukan kedalam <ile se$ara berurutan untuk memudahkan didalam
telusurn&a.

8. Pemin!aman Dokumen.

Pemin!aman dokumen dari antar unit6 lintas unit dengan memergunakan ekedisi
 emin!aman" sedangkan emin!aman &ang dilakukan oleh lintas sektor atau dinas atasan
harus memekai surat resmi dan mele#ati ketetatausahaan.

Dan sebagain&a

9. 8ormat- 8ormat.

%ntuk men&eragamkan <ormat &ang digunakan di %PTD.Puskesmas *entolo ++

dilamirkan <ormat- <ormat sebagai berikut:

1. 8ormat *tandar Prosedur 'erasional" 2*'P." ="

. 8ormat rekam klinis6 Medik"

,. 8ormat rese"

4. 8ormat ru!ukan ekternal"

;. 8ormat ru!ukan internal"

. 8ormat ersetu!uan tindakan (Inform Consent ="

5. 8ormat enolakan tindakan"

. 8ormat ermintaan ru!ukan ekternal"

/. 8ormat enolakan ru!ukan ekternal

10. 8ormat ermintaan ulang aksa"

11. 8ormat enolakan asien ulang"
1. Dan sebagain&a

5
 

Pedoman Pengendalian Dokumen

 Nomor :
Terbit :
 No.Revisi :
Mulai berlaku:
Halaman : 1- 10