TUGAS BESAR PERANCANGAN

BASIS DATA
“Sistem Pengelolaan Obat di Instalasi Farmasi Dinas
Kesehatan Kabupaten Lima Puluh Kota”

DISUSUN OLEH KELOMPOK 5 :

1. Muhammad Rayhan Rizaldi (2011522021)

2. Boby Darmawan (2011522023)
3. Aini Izzathy Ispendi (2011522025)
4. Delicia Syifa Maghfira (2011522027)
5. Daffa Riza Muliya (2011527001)

Kelas : A (01)

Dosen Pengampu : Rahmatika Pratama Santi, M.T.

PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS ANDALAS
PADANG
2021
 DAFTAR ISI

BAB I ......................................................................................................................................... 3
PENDAHULUAN ..................................................................................................................... 3
1.1 Latar Belakang ............................................................................................................ 3
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................................... 4
1.3 Batasan Masalah .......................................................................................................... 4
1.4 Tujuan.......................................................................................................................... 4
BAB II........................................................................................................................................ 5
TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................................................ 5
2.1 Sistem Informasi ......................................................................................................... 5
2.2 Database ...................................................................................................................... 6
2.3 Objek ......................................................................................................................... 11
BAB III .................................................................................................................................... 13
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ....................................................................... 13
3.1 Sistem yang Sedang Berjalan .................................................................................... 13
3.1.1 Proses Bisnis ...................................................................................................... 14
3.1.2 Flowchart ........................................................................................................... 14
3.1.3 Faktur ................................................................................................................. 14
3.1.4 Data .................................................................................................................... 15
3.2 Sistem yang diusulkan ............................................................................................... 16
3.2.1 Flowchart ........................................................................................................... 16
3.2.2 Fungsional .......................................................................................................... 17
3.2.3 Usecase Diagram ............................................................................................... 17
3.2.4 ERD.................................................................................................................... 19
3.2.5 Tabel Relasi ....................................................................................................... 19
3.3 Rancangan UI ............................................................................................................ 20

2
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan zaman, pemanfaatan teknologi informasi dalam
pengelolaan data saat ini sangat diperlukan. Dengan berbagai keunggulan tersebut
tentunya dapat meningkatkan efisiensi operasional suatu perusahaan, dimana data
yang diolah menjadi informasi yang berguna bagi yang membutuhkan.
Kemajuan teknologi komputer dapat digunakan di berbagai bidang, termasuk
sistem informasi yang berperan penting dalam kinerja kegiatan operasi
perusahaan untuk memproses, mengumpulkan, dan menyediakan informasi untuk
tujuan mendukung efisiensi dan akurasi hasil data.
Instalasi Farmasi merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan
pada suatu provinsi atau kabupaten/kota yang bertugas mengelola obat, diantaranya
melakukan perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan,
pemantauan dan evaluasi obat yang diperlukan untuk layanan kesehatan di
Puskesmas.
Pada Instalasi Farmasi Kabupaten Lima puluh kota dalam melaksanakan
tugasnya melayani 22 Puskesmas di Kabupaten tersebut. Instalasi Farmasi ini dalam
mengelola data tersebut mempunyai kelemahan, diantaranya masalah kemudahan,
kecepatan dan keakuratan. Pengelolaan yang dilakukan masih menggunakan metode
sederhana dengan menggunakanaplikasi Microsoft Office Excel. Padahal, data yang
diolah berasal dari Instalasi Farmasi dan 22 Puskesmas di Lima puluh kota, sehingga
dengan metode seperti ini, beban kerja yang ditanggung Pegawai Instalasi Farmasi
cukup berat.
Selain itu, data persediaan obat di Instalasi Farmasi dan Puskesmas selalu
berubah tergantung dengan aktifitasnya. Perhitungan persediaannya masih dilakukan
oleh masingmasing pihak, padahal pada aktifitas pendistribusian obat dari Instalasi
Farmasi ke Puskesmas, data yang diproses masing-masing pihak sebetulnya sama,
tetapi dengan metode seperti ini terdapat kemungkinan terjadinya kesalahan manusia,
sehingga data yang diproses tidak sama.

3
1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan permasalahan pada

laporan ini adalah bagaimana menciptakan sistem informasi pengelolaan obat di
Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Lima Puluh Kota yang dapat membantu
pegawai Instalasi Farmasi dalam mengelola data obat?

1.3 Batasan Masalah

Agar pembahasan yang ada di laporan ini lebih spesifik dan terarah pada satu
bidang saja serta tidak meyimpang dari rumusan masalah, maka penulis membatasi
permasalahan pada :
1. Lingkup kerja sistem meliputi permintaan obat dari Puskesmas ke Instalasi
Farmasi, pendistribusian obat dari Instalasi Farmasi ke Puskesmas, serta pencatatan
laporan.

1.4 Tujuan
Adapun tujuan dari pembuatan tugas besar ini adalah sebagai berikut :

1. Agar mahasiswa memahami konsep dan perancangan database.

2. Agar mahasiswa dapat memahami dan mengusulkan sistem perancanngan basis

data pengelolaan obat di Instalasi Farmasi Kabupaten Lima puluh kota.

3. Agar mahasiswa mampu membuat sistem informasi untuk mengelola data obat di
Instalasi Farmasi Kabupaten Lima puluh kota.

4
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi

Menurut Husein dan Wibowo (2006), sistem informasi adalah seperangkat

komponen yang saling berhubungan yang berfungsi untuk mengumpulkan,
memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung
pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi. Sistem informasi terdiri dari
informasi tentang orang, tempat, dan sesuatu dalam organisasi atau lingkungan yang
melingkupinya.
Menurut Laudon dan Laudon (2017), sistem informasi secara teknis
merupakan serangakaian komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan,
menyimpan, memproses, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung
pengambilan keputusan dan pengawasan di sebuah organisasi. Sistem informasi juga
membantu manajer dan karyawan dalam menganalisis masalah, menggambarkan hal-
hal yang rumit, juga menciptakan produk atau inovasi baru. Sistem informasi berisi
informasiinformasi penting berupa, orang, tempat/lokasi, dan hal-hal penting lainnya
yang berkaitan dengan organisasi dan lingkungan luar organisiasi tersebut. Dari
pengertian-pengertian tersebut maka secara garis besar sistem informasi merupakan
serangkaian unsur-unsur atau komponen-komponen yang saling berhubungan dan
memiliki tugas yaitu mengmpulkan, memyimpan, memproses, dan mendistribusikan
suatu informasi yang nantinya dapat digunakan sebagai bahan landasan bagi
pengambilan keputusan.
Dalam pengambilan keputusan, pengawasan kegiatan operasional, analisis
permasalahan, hingga menciptakan produk atau inovasi baru, menurut Laudon dan
Laudon (2017) suatu perusahaan memerlukan 3 kegiatan sistem informasi. Kegiatan
tersebut yakni:
a. Input yaitu pengumpulan data yang diperlukan.
b. Process yaitu memproses data yang telah dikumpulkan menjadi informasi yang
dapat dimengerti manusia.
c. Output yaitu pemyaluran atau penggunaan informasi yang telah diperoleh dalam
pengambilan keputusan. Umpan balik bersifat penting dalam suatu sistem agar
dapat digunakan untuk perbaikan input.

5
 Komponen :
Menurut O’Brien dan Marakas (2013) komponen-komponen sistem informasi
terdiri dari Input berupa sumber-sumber data, memproses data menjadi informasi,
Output berupa produk-produk informasi yang didukung oleh Control System dan
penyimpanan data. Sistem informasi tersebut didukung oleh 5 pilar, yaitu:
a. Hardware Resources (Perangkat Keras)
b. Software Resources (Perangkat Lunak)
c. People Resource (Pengguna)
d. Data Resource (Sumber Data)
e. Network Resource (Sumber Jaringan)

2.2 Database

1. ERD
Model Entity-Relationship yang berisi komponen-komponen himpunan entitas
dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut, dapat
digambarkan dengan lebih sistematis menggunakan Diagram Entity-Relationship atau
Entity-Relationship Diagram (ERD). Notasi simbolik di dalam ERD yang wajib
diketahui adalah sebagai berikut:
- Persegi panjang, menyatakan himpunan entitas. Entity adalah objek yang
digambarkan secara unik dan berbeda
- Elips, menyatakan atribut. Khusus untuk atribut yang berfungsi sebagai primary
key, harus digarisbawahi. Atribut berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik
entity. Key berfungsi dalam menggambarkan atribut. Key memiliki beberapa
jenis, yaitu :
 Primary Key
Menjadi kunci untuk menggambarkan entity
 Composite Key
Kunci yang meliki banyak atrbut
 Foreign Key
Kunci yang memiliki relasi dengan key relasi lainnya
- Belah ketupat, menyatakan himpunan relasi.
- Garis, sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan
himpunan entitas dengan atributnya.
- Kardinalitas relasi.
6
  One to One
Setiap entity hanya memiliki satu relasi dengan entity lainnya
 One to Many
Setiap entity dapat memiliki relasi dengan banyak entity lain. Tetapi tidak
sebaliknya.
 Many to Many
Setiap entity dapat berelasi dengan banyak entity lain dan begitupun
sebaliknya.

2. Tabel Relasi
Relasi adalah hubungan antara tabel yang mempresentasikan hubungan antar
objek di dunia nyata. Relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel
dengan lainnya yang mempresentasikan hubungan antar objek di dunia nyata dan
berfungsi untuk mengatur mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat
dibentuk dapat mencakup 3 macam hubungan, yaitu :
- One-To-One (1-1)
Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada
tabel ke dua.
- One-To-Many (1-N)
Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih
data pada tabel ke dua.
- Many-To-Many (N-M)
Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubugkan ke satu atau lebih
baris data pada tabel ke dua. Artinya ada banyak baris di tabel satu dan tabel dua
yang saling berhubungan satu sama lain.

Dalam tabel relasi terdapat atribut dan field, dimana atribut merupakan ciri-ciri
kualitatif yang dimiliki oleh suatu obyek, yang mencerminkan sifat-sifat dari
obyek tersebut. Lalu, field yang menyatakan data terkecil yang memiliki makna.
Istilah lain untuk field yaitu elemen data, kolom item.

3. Normalisasi

Normalisasi merupakan suatu teknik untuk menentukan pengelompokan atribut

dari suatu table dan menghasilkan relasi yang bertujuan untuk menyediakan

7
kebutuhan data yang diperlukan. Normalisasi juga merupakan proses yang digunakan
untuk menentukan pengelompokan atribut sehingga dapat direalisasikan dengan baik
dan terstruktur.
Proses normalisasi dikenalkan oleh E.F. Codd pada tahun 1972. Normalisasi
sering dilakukan untuk menguji apakah tabel telah memenuhi syarat tertentu, yang
mana hal ini menjadi pembagi tahapan normalisasi. Mengapa normalisasi diperlukan ?
a. Untuk menentukan atribut yang cocok dan pas untuk table
b. Untuk menghasilkan relasi antar atribut
c. Untuk mengubah data dari bentuk yang terstruktur atau menjadi bentuk yang
terstruktur.
d. Untuk meminimalkan kapasitas penyimpanan untuk menyimpan data
e. Untuk meminimalkan resiko data tidak konsisten pada basis data atau menjamin
seluruh data konsisten
f. Untuk meminimalkan kemungkinanan update dan delete anomasi
g. Untuk memaksimalkan stabilitas dari struktur data
h. Untuk mengurangi kerangkapan data

Lalu, kapan normalisasi diperlukan?

a. Terjadi redudansi
b. Terjadi dependensi

Berikut tahapan normalisasi :

a. Unormal Form (UNF)
Bentuk tidak normal berdasarkan data yang diperoleh dan mungkin ada redudansi
dan dependensi.

8
b. Normal Form 1 (NF1)
Syarat NF1 yaitu table awalnya berbentuk unormal form, harusnya hanya
memiliki atribut atau kolom bernilai tunggal. Bentuk 1NF tidak boleh
mengandung grup atribut yang berulang. NF1 ini dilakukan dengan memisahkan
atribut yang sama dan menuliskan ulang satu per satu atau dengan melakukaj
dekomposisi table UNF.

c. Normal Form 2 (NF2)

Syarat NF2 yaitu harus memenuhi NGF1, dan seharusnya tidak ada
ketergantungan (dependensi) parsial, jika terjadi maka eliminate tau remove.
Untuk normalisasi ke bentuk 2NF, maka tabel 1NF didekomposisi menjadi
beberapa tabel yang masingmasing memenuhi 2NF.
- Tabel Distribusi

9
 - Tabel Obat

- Tabel Instalasi Farmasi

- Tabel Stock

- Tabel Puskesmas

d. Normal Form 3 (NF3)

Syarat NF3 yaitu table awal harus dalam bentuk NF2 dan tidak memiliki
ketergantungan (dependensi) transitif. Untuk normalisasi ke bentuk 3NF, tabel
2NF didekomposisi menjadi beberapa tabel hingga masing-masing memenuhi
3NF.

10
 e. BCNF
Syarat BCNF adalah table awal harus dalam bentuk NF3, dan mengurangi
redudansi dan penggunaan candidate key dengan menggunakan detail. Untuk
normalisasi ke bentuk BCNF, maka tabel 3NF didekomposisi menjadi beberapa
tabel yang masingmasing memenuhi BCNF.

2.3 Objek

Instalasi Farmasi merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan

pada suatu provinsi atau kabupaten/kota yang bertugas mengelola obat, diantaranya
melakukan perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan,
pemantauan dan evaluasi obat yang diperlukan untuk layanan kesehatan di Puskesmas.

Pada instalasi Farmasi Kabupaten Lima puluh kota dalam melaksanakan

tugasnya melayani 22 Puskesmas di Kabupaten tersebut. Instalasi Farmasi ini dalam
mengelola data tersebut mempunyai kelemahan, diantaranya masalah kemudahan,
kecepatan dan keakuratan. Pengelolaan yang dilakukan masih menggunakan metode
sederhana dengan menggunakanaplikasi Microsoft Office Excel. Padahal, data yang
diolah berasal dari Instalasi Farmasi dan 22 Puskesmas di Lima puluh kota, sehingga
dengan metode seperti ini, beban kerja yang ditanggung Pegawai Instalasi Farmasi
cukup berat.

Selain itu, data persediaan obat di Instalasi Farmasi dan Puskesmas selalu
berubah tergantung dengan aktifitasnya. Perhitungan persediaannya masih dilakukan
oleh masingmasing pihak, padahal pada aktifitas pendistribusian obat dari Instalasi
Farmasi ke Puskesmas, data yang diproses masingmasing pihak sebetulnya sama,
tetapi dengan metode seperti ini terdapat kemungkinan terjadinya kesalahan manusia,
sehingga data yang diproses tidak sama.

Lokasi Objek :

a. Alamat Dinas Kesehatan 50 Kota: Jln. Sultan Hasanuddin No.30, Payakumbuh,

Sumbar 2699, Telp (0752) 92418, Fax (0752) 92172
b. Instalasi Farmasi : Jl. Negara Tanjung Pati Km.6.8, Tanjung Pati, Telp. (0752)
7750234

11
Struktur Organisasi :

12
 BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Sistem yang Sedang Berjalan

1. Proses Bisnis
Berdasarkan ruang lingkup yang telah dijabarkan pada bab sebelumnya, berikut
ini akan disajikan proses bisnis sistem berjalan pada instalasi Farmasi Kabupaten
Lima Puluh Kota.
a. Proses Transaski Pemesanan
Tahap masuk (pemesanan) obat terjadi apabila ada surat permintaan obat
dari puskesmas yang datang ke Farmasi Kabupaten Lima Puluh Kota.
Supervisior atau yang berwenang dalam bidang ini akan melakukan
pengecekan obat diantaranya pengecekan jenis obat, expire obat, dan
ketersediaan obat. Jika obat layak dan tersedia maka supervisior akan
menyetujui surat permintaan obat puskesmas. Kemudian supervisior
menyerahkan surat penyetujuan permintaan untuk ditulis pada buku daftar
pemasok. Setelah selesai proses pendataan, surat penyetujuan diserahkan
kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan atau tanda tangan. Jika
berkas disetujui, maka bagian keuangan memberikan surat kepada
puskesmas tanda permintaan disetujui dan obat akan dikirimkan.
b. Proses Transaksi Penerimaan
Puskesmas menerima obat permintaan sesuai surat permintaan yang
dikirimkan. Jika permintaan puskesmas sesuai dengan surat maka bagian
supervisior mengeluarkan buku dan mencatat data puskesmas sebagai bukti
bahwa obat tersebut sudah dipesan atau diambil dan mendata transaksi yang
terjadi.
c. Laporan
Pada tahap pembuatan laporan, puskesmas membuat laporan perbulan atau
LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat) pemasukan
obat dari farmasi untuk diberikan kembali kepada farmasi. Kemudian
farmasi akan memeriksa LPLPO dari berbagai puskesmas yang menerima
obat dari farmasi, kemudian akan direkap dan dijadikan dalam bentuk satu
laporan transaksi farmasi perbulan.

13
2. Flowchart

3. Faktur
Dari file yang kami dapatkan tidak ada data faktur tersedia karena data
tersebut adalah data hasil transaksi perbulan pada farmasi. Akan tetapi
berdasarkan data yang didapatkan, hipotesis data yang mungkin akan ada di dalam
faktur adalah Nama Instalasi Farmasi, Kode dan Nama Puskesmas, Kode, Satuan
dan Nama Obat pesanan, Alamat Farmasi dan Puskesmas.

14
4. Data
Data yang ada pada file yang kami dapatkan adalah data hasil transaksi
obat di farmasi dalam perbulan, data yang ada didalam file termasuk nama
instalasi farmasi, nama obat, satuan/kms obat, stok tersedia dan stok distribusi
juga nama puskesmas yang melakukan transaksi dengan farmasi lima puluh kota.

15
3.2 Sistem yang diusulkan
1. Flowchart

Gambar diatas merupakan flowchart untuk sistem pendistribusian obat

yang diusulkan dimana setiap aktivitas yang dilakukan akan direcord atau
disimpan ke database mulai dari menyimpan data permintaan obat di puskesmas,
mendistribusikan obat, hingga obat sampai di puskesmas.

16
 2. Fungsional

Berikut ini adalah fungsional yang diusulkan untuk rancangan sistem

yang akan dibuat dimana instalasi farmasi kabupaten 50 kota sebagai admin dan
puskesmas sebagai pengguna/user, untuk deskripsinya sebagai berikut :

No Instansi Peran Deskripsi

1. Instalasi farmasi Admin Dapat login menggunakan sebuah username dan

sebuah password

Dapat logut dari system

Dapat melihat stok obat yang tersedia sesuai

permintaan obat dari puskesmas

Dapat menambah obat yang akan didistribusikan

Dapat mengubah obat yang akan didistribusikan

Dapat menghapus obat yang akan didistribusikan

Dapat mencetak laporan obat yang didistribusikan

Dapat mencari riwayat obat yang didistribusikan

2 Puskesmas Pengguna/user Dapat login menggunakan username dan sebuah

password

Dapat logout dari sistem

Dapat melihat obat yang didistribusikan

Dapat mencari obat yang tersedia

Dapat mencetak laporan obat yang tersedia

3. Usecase Diagram

Berikut adalah use case diagram, dimana ini merupakan hubungan antara
2 aktor yaitu instalasi farmasi dan puskesmas dengan sistem yang akan dibuat :

17
18
 4. ERD

 Entitas Dan Atribut :

• Puskesmas, : kode puskesmas, nama puskesmas
• Obat : kode obat, nama obat, satuan, jumlah stok, stok akhir
• Instalasi farmasi : Kode, instansi

 Relasi : Memesan, mendistrubusikan

 Kardinalitas :
• Many to many : puskesmas dengan obat
• One to many : instalasi farmasi dengan obat

5. Tabel Relasi

19
 Berikut adalah relasi tiap table pada gambar diatas :
1. Tabel puskesmas-distribusi
Jenis relasi yang terjadi adalah one to one or many, karena setiap satu puskesmas
dapat terlibat dalam satu atau banyak pembelian.
2. Tabel distribusi-detail distribusi
Jenis relasi yang terjadi adalah one to zero or many, karena setiap satu supplier
dapat terlibat dalam nol atau banyak detail distribusi, tergantung pada jumlah obat
yang diminta pada satu kali distribusi
3. Tabel obat-detail distribusi
Jenis relasi yang terjadi adalah one to zero or many, karena setiap satu kali obat yang
ada memiliki nol atau banyak detail distribusi, tergantung pada jumlah obat yang
diminta pada satu kali pendistribusian
4. Tabel obat-stok
Jenis relasi yang terjadi adalah one to one or many, karena setiap satu item obat
dapat diambil dari satu atau banyak stok yang tersedia

3.3 Rancangan UI

20
21
 Login Sebagai Admin (Instalasi Farmasi)

22
23
 Login Sebagai Puskesmas

24
25