BAB 6
DISUSUN OLEH :
KELOMPOK 6
Pengertian perencanaan
Perencanaan (planning) pada dasarnya merupakan suatu proses untuk menetapkan
di awal berbagai hasil akhir (end results) yang ingin dicapai perusahaandi masa
mendatang. Antara kegiatan perencanaan dengan hasil akhir yang ingin dicapai
diasumsikan terdapata jeda waktu (time lag), di mana semakin Panjang rencana
yang dibuat maka jeda waktu antara perencanaan dengan hasil akhir yang ingin
dicapai semakin besar dan derajat ketidakpastian pencapaian hasil tersebut juga
semakin meningkat. Sebaliknya, semakin pendek jeda waktu antara perencanaa
yang dibuat dengan target hasil yang ingin dicapai maka derajat letidakpastian
pencapaian hasil akan menurut. Gambar 6.1 menjelaskan dimensi waktu
perencanaan yang dibuat dikaitkan derajat ketidak pastian pencapaian hasil.
Sebagaimana dapat dilihat pada gambat 6.1, rencana pada periode tₒ dengan
mempertimbangkan hasil-hasil yang telah dicapai di masa lalu (historical
consideration) sedangkan hasil akhir yang ingin didi peroleh berada pada jangka
waktu tertentu, yakni apakah rencana yang dibuat termasuk ke dalam rencana
jangka pendek (3 bulan-1 tahun) atau t+1, jangka menengah (1-3 tahun) atau antara
t+1 sampai t+3, dan jangka Panjang (di atas 3 tahun) atau di atas t+3, dengan
mempertimbangkan berbagai perkembangan yang akan terjadi di masa yang akan
dating (futurustic consideration).
Perencanaan dengan horizon waktu di aras 3 tahun meurut hunger dan
wheelen (2000) saat ini termasuk ke dalam kategori perencanaan jangka Panjang
akibat meningkatnya ketidakpastian pencapaian hasil akhir oleh perusahaan yang di
sebabkan oleh perubahan lingkungan perusahaan yang sangat cepat di era tahun
1970-an maupun 1980-an.
Jangka waktu perencaan juga sangat di perngaruhi oleh industri di mana
perusahaan beroprasi. Bagi perusahaan yang bergerak di industry software
computer, perencanaan jangka Panjang akan memiliki durasi waktu 3 tahun atau
kurang karena industri ini sangat cepat perubahannya. Sebaliknya bagi perusahaan
penambangan minyak yang perubahan teknologinya relatif stabil, perencanaan
jangka Panjang bisa memiliki horizon wsktu di atas 5 tahun.
Bila dilihat dari peean manajer dalam membuat perencanaan dan bagaimana
mekanisme sebuah rencana dijalankan, Robbind (2000) melihat adanya dua
perspektif dalam memandang perencanaan. Di satu sisi terdapat pandangan yang di
namakan planning made di mana dalam pandangan ini manajer dianggap sebagai
seorang pemikir reflektif (reflective thinking) yang akan menentapkan rencana
terlebih dahulu untuk kemudian diterapkan dalam kegiatan organisasi perusahaan.
Planning mode mengasumsikan adanya jeda waktu antara rencana yang dibuat
dengan pelaksanaan (implementasi) rencana tersebut.
Pada sisi yang lain terdapat cara pandang yang disebut evolutionary mode.
Menurut pandangan kelompok ini, manajer bukanlah semata-mata sebagai pemikir
yang reflektift tetapi pada berbagai kesempatan manajer merupakan pemikir yang
reaktif serta menyesuaikan rencana dan keputusan yang dibuat tanpa hendi dengan
perubahan yang terjadi dilingkungan perusahaan. Salah satu pemikir manajemen
yang termasuk dalam kelompok ini adalah Mintzberg (1989). Menurut Mintzberg,
pada saat mengembangkan strategi, manajer lebih berperan laksana seorang
seniman pengrajin (crafter) yang menghasilkan berbagai benda-benda seni dari
tanah liat (misalnya seorang poltery yang menghasikan berbagai benda seni dari
tanah liat). Pada saat membuat pot, si seniman poltery merasakan kelenturan dan
kepadatan tanah liat yang sedang dibentuk menjadi sebuah pot. Demikian halnya
seorang manajer. Pada saat mereka membuat rencana, mereka meiliki proses
merasa (sensing) terhadap perubahan lingkungan yang sedang terjadi dan
melakukan adaptasi rencana perusahaan secara evolusioner terhadap perubahan
lingkungan yang terjadi;.
Hierarki Perencanaan
Koontz dan Weihrich (1988) menggambarkan keterkaitan antara berbagai jenis
rencana yang dibuat perusahaan dalam bentuk hierarki rencana (hierarchy of plans).
Dalam hal ini Koontz dan Weihrich mengasumsikan bahwa tipe rencana yang lebih
bawah mengacuh pada rencana yang tingkatnya lebih atas. Sebagai contoh tujuan
perusahaan akan mengacu pada misi perusahaan. Demikian halnya strategi
perusahaan (dalam arti yang sempit sebagaimana akan diuraikan pada saat
membahas strategi) akan mengacu kepada tujuan perusahaan.
Gambar 6.1 berikut menggambarkan hierarki yang pada umumnya dibuat
oleh perusahaan. Di puncak piramida hierarki terdapat misi perusahaan sedangkan
di tingkat paling bawah piramida terdapat budget.
Misi (mission)
Menurut Peter Drucker (1968: 66) misi (mission) dari sebuah perusahaan
dirumuskan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan mendasar seperti: “what is
value to the customer” dan “what is our customer” , “what does the customer buy?” ,
“what is value to the customer” dan “what will our business be?”. Misi bagi suatu
perusahaan akan menggambarkan bisnis apa yang sedang dan akan dijalankan
oleh perusahaan serta tujuan kualitatif apa yang ingin di capai perusahaan melalui
keberadaanya di bidang bisnis tersebut.
Pearce dan Robbinson (2005:26) menyebutkan pula beberapa pertanyaan
mendasar yang biasa dijawab dalam sebuah pernyataan misi perusahaan.
Pertanyaan-pertanyaan tersebut mencakup:
1. What is thin firm in business?
2. What are out economic goals?
3. What is our operating philosophy in term of quality, company image and
conceptncep?
4. What are core competencies and competitive advantages?
5. What customer do and can we serve?
6. How do we view responsibilities to stockholders, employees, communities,
environment, social issues, and competitors?
Pernyataan misi dari Miscrosoft (David, 2007) berikut ini menjawab beberapa
pertanyaan mendasar yang di ajukan di atas:
Miscrosoft’s mission is to create software for the personal computer that
empowers and enricges people in the workplace, at school and at home… As the
world’s leading software provider, Miscrosoft strive to produce innovative products
that meet our customer’ evolving needs…
Visi (Vision)
Pernyataan visi dibuat oleh perusahaan terutama untuk menjawab pertanyaan “what
will our business be?” atau pertanyaan “what do we want to become?”. Pernyataan
visi menunjukkan arah strategik perusahaan untuk mencapai berbagai hasil di masa
mendatang sehingga akan menuntun pengarahan sumber daya perusahaan bagi
pencapaian berbagai tujuan tersebut. Visi yang dibuat oleh perusahaan memiliki
kaitan yang sangat erat dengan misi perusahaan, dalam arti arah strategik yang
dinyatakan di dalam visi masih berada dalam lingkup usaha yang dijalankan oleh
perusahaan. Sebagai contoh, visi Miscrosoft dirumuskan sebagai berikut :
Strategi (Strategy)
pada awalnya konsep strategi (strategy) didefinisikan sebagai berbagai cara untuk
mencapai tujuan (ways to achive ends).konsep generik ini terutama Sesuai dengan
perkembangan awal penggunaan konsep strategi yang digunakan dalam dunia
militer strategi dalam dunia militer adalah berbagai cara yang digunakan oleh
panglima perang untuk mengalahkan musuh dalam suatu peperangan (war).
sedangkan cara yang digunakan oleh pasukan untuk memenangkan pertempuran
(battle) yang digunakan istilah taktik.
sejalan dengan perkembangan konsep manajemen strategik (strategic
managememt). strategic tidak didefinisikan definisikan hanya semata-mata sebagai
cara untuk mencapai tujuan karena strategi dalam konsep manajemen strategik
mencakup juga penetapan berbagai tujuan itu sendiri (melalui berbagai keputusan
strategik (strategic decision) yang di buat oleh manajemen perusahaan) - yang
diharapkan akan menjamin terpeliharanya keunggulan bersaing perusahaan berikut
ini diberikan Beberapa definisi dari konsep strategi yang ditemukan oleh chandler
dan Andrews (Besanko,et,al,2007), di mana strategi dalam pengertian ini mencakup
juga penetapan berbagai tujuan serta arah pengusahaan perusahaan dalam jangka
Panjang :
1. Menurut Alfred Chandler , strategi adalah “the determination of long-term
goals of an enterprise and the adoption of courses of action and yhe
allocation of resources necessary for carrying out these goals.”
2. Menurut Kenneth Andrews, strategi adalah “the pettern of
objectives,purposes or goals, and the major policies and plans for
achieving these goals stated in such a way as to define what business the
company is in or should be in and the kind of company it is or should be”
Kebijakan (Policy)
Kebijakan (policy) secara sederhana dapat didefinisikan sebagai guide to action.
Kebijakan merupakan suatu panduan umum yang akan mengarahkan pembuatan
keputusan yang akan diambil oleh para pembuat keputusan di dalam perusahaan.
Kebijakan menjadi pedoman yang akan menghubungkan formulasi strategi
dengan implementasi strategi yang akan dilakukan perusahaan. Wheelen dan
Hunger (2004:14) memberikan beberapa contoh kebijakan (policy) di beberapa
perusahaan besar Amerika Serikat sebagai berikut:
Kebijakan di Maytag Corporation. Maytag tidak akan menyetujui
setiap proposal pengurangan biaya, bila pengurangan biaya (cost
reduction) tersebut berakibat kepada penurunan kualitas produk
Maytag (kebijakan ini dibuat untuk mendukung strategi Maytag untuk
bersaing dari sisi kualitas dan bukan bersaing dari sisi harga)
Kebijakan di Intel. Kanibalisasi produk yang dimiliki Intel dengan
produk Intel lainnya yang lebih baik, sebelum pesaing mampu
menyisihkan produk Intel (kebijakan ini mendukung strategi Intel untuk
menjadi pemimpin pasar dalam prosesor komputer) .
Kebijakan di GE. GE harus menjadi produk nomor satu atau nomor
dua di mana pun produk GE bersaing (kebijakan ini mendukung
strategi GE untuk menjadi nomor satu dalam kapitalisasi pasar).
Kebijakan juga dibuat oleh perusahaan untuk menjadi panduan dalam melakukan
pengambilan keputusan untuk hal-hal yang sering terjadi. Tujuan dibuatnya
kebijakan tersebut adalah untuk mengurangi adanya discretion (pertimbangan
pribadi) di mana diskresi berpotensi menjadikan keputusan yang dibuat tidak
konsisten (berbeda-beda). Misalnya untuk mencegah terjadinya pengambilan
keputusan yang berbeda-beda menyangkut masalah ketenagakerjaan, perusahaan
membuat Personnel Policy yang di dalamnya berisi berbagai kebijakan perusahaan
yang mengatur hak dan kewajiban karyawan seperti pengaturan jam
kerja,penetapan gaji,tunjangan,cuti,biaya perawatan dll. Personnel Policy ini pun
harus mendukung pencapaian strategi yang dibuat oleh perusahaan. Misalnya bila
perusahaan ingin mempertahankan distincitive competence yang bersumber dari
keunggulan sumber daya manusia, maka perusahaan harus membuat Personnel
Policy yang akan dapat menciptakan suasana kerja kondusif bagi sumber daya
manusia perusahaan, sehingga mereka memiliki loyalitas yang tinggi terhadap
perusahaan.
Program
Program merupakan serangkaian kegiatan yang memiliki durasi waktu tertentu serta
dibuat untuk mendukung tercapainya tujuan perusahaan. Sebagai sebuah aktivitas
yang memiliki durasi waktu tertentu, program memiliki waktu mulai dan waktu
selesai. Sebagai contoh program periklanan (advertising program) yang dilakukan
oleh perusahaan diawali dengan perumusan pesan iklan yang ingin disampaikan
oleh perusahaan kepada konsumen dan diakhiri dengan evaluasi pasca
penempatan iklan di media (penayangan iklan di TV, penyiaran iklan di radio, dan
lain-lain).
Perumusan pesan iklan merupakan aktivitas awal program periklanan
perusahaan di mana untuk merumuskan pesan iklan, perusahaan dapat dibantu oleh
perusahaan advertising (advertising agency). Iklan yang dibuat harus dapat
menunjang pencapaian tujuan perusahaan.
Anggaran (Budget)
Anggaran merupakan penerjemahan program ke dalam satuan numerik. Anggaran
tidak akan dapat disusun dengan baik bila perusahaan tidak memiliki program yang
jelas. Hal tersebut disebabkan karena setiap rupiah yang akan dikeluarkan dalam
anggaran mengacu kepada program yang akan dikerjakan oleh perusahaan.
Secara garis besar, budget yang disusun oleh perusahaan dapat
dikelompokkan kedalam dua kategori, yaitu master budget dan capital budget (Smith
et.al., 1993: 1116-11200). Master budget menunjukan keseluruhan perencanaan
perusahaan dalam satuan numeric untuk suatu periode tertentu dan biasanya
bersifat jangka pendek. Master budget selanjutnya dibagi lagi menjadi dua
kelompok, yaitu:
Jenis-jenis rencana
Berdasarkan jangka waktunya, rencana perusahaan dapat dibagi kedalam rencana
jangka panjang (long term plan) dan rencana jangka pendek (short term plan). Yang
dimaksud dengan long term plan adalah rencana yang memiliki jangka waktu lima
tahun lebih. Bahkan bila perusahaan berada didalam industry yang perubahannya
sangat cepat seperti industry teknologi informasi dan komunikasi, maka
perencanaan dengan jangka waktu tiga tahun lebih sudah dapat dikategorikan
sebagai rencana jangka panjang. Dilain pihak, yang dimaksud dengan short term
plan adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu sampai tiga tahun. Pada
umumnya tujuan dan strategi tingkat korporasi dan divisi usaha memiliki jangka
waktu tiga tahun atau lebih (termasuk rencana jangka panjang). Sedangkan tujuan
dn strategi masing-masing fungsi organisasi (marketing,keuangan, produksi, sumber
daya manusia) memiliki horizon waktu rencana jangka pendek sampai menengah.