1. Ada beberapa alat (tools) yang diperlukan untuk metodologi pengembangan sistem terstruktur.

Alat-alat yang tersedia untuk pendekatan ini diantaranya bagan alir sistem (system flow chart),
diagram arus data (data flow diagram),kamus data (data dictionary), bagan alir program
(program flow chart), bagan terstruktur (structured chart), structured English, pseudo codedan
tabel keputusan (decision table). Alat-alat ini akan digunakan oleh analis sistem untuk
berkomunikasi dengan pemakai sistem dan teknik sistem (pemrogram dan teknisi lainnya).
Dalam menjelaskan sistem alat-alat diatas dibagi menjadi dua tahap, yaitu Alat-alat komunikasi
di tahap analisis dan alat-alat komunikasi di tahap perancangan.
1.Alat-alat Komunikasi di Tahap Analisis.
Analis sistem perlu berkomunikasi dengan pemakai sistem. Komunikasi ini banyak terjadi di
proses analisis pada tahap pengembangan sistem. Pada tahap ini, analis sistem perlu
menyampaikan hasil analisisnya kepada pemakai sistem. Hasil analisisnya adalah pemahaman
tentang sistem yang lama dan kebutuhan -kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai
sistem. Analis sistem membutuhkan alat supaya komunikasi dengan pemakai mengena. Alat -alat
komunikasi yang digunakan pada tahap ini adalah sebagai berikut:
a. Bagan Alir Sistem dan Bagan Alir Dokumen.
Bagan alir sistem (system flow chart) digunakan untuk menggambarkan proses dari
sistem yang lama atau sistem baru yang diusulkan. Bagan alir sistem juga menunjukkan
dokumen-dokumen yang ada di organisasi sehingga disebut juga dengan nama bagan alir
dokumen (document flow chart).
b. Diagram Arus Data (data flow diagram).
Proses dari sistem yang lama dan yang baru dapat juga digambarkan dengan diagram arus
data (DFD). Jika bagan alir dokumen lebih menunjukkan dokumen yang mengalir dalam
organisasi, diagram arus data (DAD) atau data flow diagram (DFD) lebih menunjukkan
data yang mengalir dari entitas yang lain. DAD mencoba untuk menggambarkan sistem
pertama kali secara garis besar (disebut dengan top level) dan memecah-mecahnya
menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dalam bentuk modul-modul (disebut dengan
lower level). Hal yang akan digambar pertama kali dalam DAD adalah diagram level atas
(top level diagram) yang juga disebut dengan diagram konteks (context diagram). Dari
context diagram ini kemudian akan digambar menjadi lebih terperinci lagi yang disebut
dengan overview diagram atau diagram level 0.
c. Kamus Data.Data yang mengalir di diagram arus data perlu dijelaskan detailnya.
Alat kamus data (KD) dapat digunakan untuk maksud ini. Kamus data (KD) atau data
dictionary (DD) adalah katalog fakta tentang data yang mengalir di sistem. Kamus data
ini menjelaskan atribut dari data, yaitu tentang nama dari arus data, aliasnya, bentuk
media data (dokumen dasar atau laporan atau layar computer, variabel, atau parameter),
arusnya (dari mana ke mana), penjelasannya, periode waktunya, volume datanya dan
struktur datanya.

2 Alat-alat Komunikasi di Tahap Perancangan.

Di tahap perancangan, analis sistem banyak berkomunikasi dengan teknisi sistem, yaitu dengan
pemrogram computer, ahli basis data, atau ahli telekomunikasi. Sistem analis membutuhkan alat
kemunikasi yang efektif supaya teknisi sistem dapat memahami dan memudahkan hasil analisis
untuk diubah menjadi sistem secara fisik. Ditahap ini, analis sistem masih memerlukan beberapa
alat yang sama dengan yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan pemakai sistem yaitu
diagram arus data dan kamus data.Membuat kode-kode program akan sangat terbantu dengan
melihat alur program yang sudah dituliskan dalam bentuk structured Englishdan pseudocode.
Teknisi sistem hanya mengubah kata-kata di structured Englishdan pseudo codedengan kata-kata
yang digunakan di bahasa pemrograman yang dipilih tanpa mengubah alur logika program.
Dengan menggunakan alat-alat komunikasi seperti ini, pekerjaan pembuatan program oleh
teknisi sistem akan sangat terbantu.
a. Bagan Alir Program.
Bagan alir program selanjutnya dapat digunakan untuk menggambarkan proses dari
program dari modul-modul yang ada di bagan terstruktur. Bagan alir program (program
flow chart) adalah bagan alir yang menunjukkan logaritma dari proses program.
b. Bagan Terstruktur.
Untuk keperluan pembuatan program, proses di diagram alir program yang lebih perinci
dengan menunjukkan variabel-variabel atau parameter-parameter yang akan digunakan di
program dapat digambarkan dalam bentuk bagan terstruktur (structured chart) digunakan
untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan hubungan elemen data dan elemen kontrol
antar modul-modul sistem secara berjenjang.
c. Tabel Keputusan.
Jika program mengandung banyak sekali penyeleksian kondisi yang harus
dilakukkan,penulis langsung ke pseuo codeakan sangat sulit dan mempunyai risiko
kesalahan. Tabel keputusan dapat digunakan terlebih dahulu untuk maksud ini. Tabel
keputusan adalah atabel yang digunakan sebagai alat bantu untuk menyelesaikan logika
penyeleksian kondisi dalam program.d. Pseudo Code. Pseudoberarti imitasi atau mirip,
sedangkan codeberarti kode program sehingga pseudo codedapat diartikan sebagai
codeyang mirip dengan instruksi kode program computer.Pseudo codeberbasis pada
statesmen-statesmen dari bahasa program yang akan digunakan oleh pemrogram. Pseudo
codeakan sangat bermanfaat bagi pemrogram karena mirip dengan kode-kode program
yang digunakan oleh pemrogram.

2. Software yang digunakan untuk kegiatan bisnis antara lain:

- Software Akuntansi
Penggunaan software akuntansi membuat data dan informasi keuangan tersaji dengan cepat,
akurat, dan tepat waktu sehingga pengelolaan keuangan tidak lagi memakan banyak waktu dan
biaya untuk merekrut karyawan.

- HR Management
Fitur yang biasanya ada di dalam software HR Management adalah absensi online,
reimbursement, time off (cuti/sakit), over time (lembur), dan fitur lain yang berhubungan dengan
karyawan.
-Software Manejemen Stok (Inventaris)
Software stok barang sangat membantu perusahaan dalam mengetahui berapa banyak jumlah
banyak barang yang masuk, jumlah barang yang keluar, dan sisa stok barang yang tersimpan di
gudang. Dengan adanya software stok barang, perusahaan dapat terhindar dari kesalahan
pencatatan stok yang menyebabkan kekurangan maupun kelebihan stok suatu barang.
-Software ERP
ERP merupakan sebuah proses, dimana memiliki lebih dari satu jenis fungsi bisnis di dalamnya.
Tujuannya adalah untuk mencapai menejemen yang terintregasi dari proses bisnis utama dalam
suatu organisasi. Dengan menggunakan software ERP, organisasi bisa mengintregasikan semua
proses bisnis terpenting mereka.
-Software KPI
KPI (Key Performance Indicator) merupakan indicator untuk mengukur sebuah kerja.
Menentukan, mengelola, dan mengukur KPI merupakan hal penting dalam sebuah bisnis.
Dengan menggunakan software KPI perusahaan dapat mengetahui perbaikan apa yang perlu
dilakukan dan hal apa yang telah memenuhi standar sehingga harus dipertahankan.
-Software CRM
Sebuah perusahaan yang memiliki banyak pelanggan membuat software customer management
untuk mengelola pelanggan dan segala masalah yang mereka temui dengan produk atau jasa.
Aplikasi CRM juga memungkinkan upselling bagi perusahaan yang memanfaatkan kebiasaan
membeli pelanggan dan memberikan pelanggan produk premium yang termasuk dalam kategori
pembeli sebelumnya.

3. Sistem kolaborasi elektronik adalah suatu sistem yang tidak hanya berisikan tentang
pertukaran komunikasi atau pesan, namun juga berisikan pesan tersebut dapat digunakan untuk
bekerja sama. Yang termasuk dalam kolaborasi elektronik antara lain teleconference dan
telecommuting.
-Teleconference adalah pertemuan atau percakapan berbasis elektronik secara langsung (live) di
antara tiga atau lebih partisipan manusia atau mesin yang dihubungkan dengan suatu sistem
telekomunikasi.
Jenis Telekonferensi
1. Audio Conference (Conference Call)
Audio Conference adalah percakapan jarak jauh yang dilakukan beberapa orang. Ini biasanya
dilakukan dengan sambungan telepon sehingga disebut juga conference call. Dari semua jenis
telekonferensi, Conference Call paling popular karena hanya perlu menggunakan telepon biasa
untuk melakukan telekonferensi tanpa alat atau software tambahan.

2. Video Conference
Video conference adalah teknologi komunikasi yang mengijinkan terjadinya komunikasi dari
beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara.
Untuk melakukan video conference dapat memanfaatkan teknologi jaringan IP (melalui internet)
dan teknologi ISDN (Integrated Services Digital Network).
3. Web Conference
Web conference atau biasa juga disebut webinars adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang
menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi
secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau
melakukan slide presentation. Untuk menjalankan web conference biasanya partisipan harus
menggunakan aplikasi (software) khusus yang disediakan oleh provider web conference dengan
cara berlangganan, dan memanfaatkan teknologi internet khususnya TCP/IP connection.
-Telecommuting
Telecommuting atau Telework adalah model atau perjanjian kerja di mana karyawan
memperoleh fleksibilitas bekerja dalam hal tempat dan waktu kerja dengan bantuan teknologi
telekomunikasi. Dengan kata lain, kegiatan bepergian ke kantor atau tempat kerja digantikan
dengan hubungan telekomunikasi Dengan sistem ini, banyak karyawan yang pada akhirnya
bekerja di rumah, sementara lainnya, yang lazim disebut pekerja nomaden (nomad workers) atau
web commuters menggunakan teknologi komunikasi untuk bekerja dari kafe atau tempat lain
yang nyaman bagi mereka

4. Salah satu cara untuk mengurangi biaya perawatan adalah dengan strategi maintenance baik
hal itu bertujuan untuk menemukan titik temu antara biaya pemeliharaan sistem dan risiko atau
keuntungan finansial dari system. Strategi maintenance perlu dipilih berdasarkan penilaian risiko
dan konsekuensi dari kegagalan/kerusakan. Ini membutuhkan tinjauan secara menyeluruh
terhadap total peralatan di pabrik sehingga semua kegagalan teridentifikasi. Setelah semua jenis
kegagalan diidentifikasi, maka konsekuensi untuk setiap kegagalan dapat ditentukan. Ini akan
memungkinkan kegagalan untuk diperingkat sesuai dengan dampaknya pada keselamatan dan
biaya.

5. -Metode SDLC mempunyai kelebihan-kelebihan seperti berikut:

1. Metode pengembangan perangkat lunak SDLC tidak sulit untuk diaplikasikan.
Karena, memberikan hasil sistem yang lebih baik sebab sistem dianalisis dan dirancang
secara lengkap dari tahap awal sampai tahap akhir sebelum sistem tersebut diterapkan.
2. Metode pengembangan perangkat lunak SDLC mengandung langkah-langkah yang bisa
digunakan untuk pedoman pengembangan suatu sistem.
Langkah-langkah yang bisa digunakan diberikan secara lengkap, seperti analisis sistem,
design sistem, implementasi sistem, pengujian sistem serta pemeliharaan sistem.
-Metode SDLC mempunyai kekurangan-kekurangan seperti berikut:
1. Metode pengembangan perangkat lunak SDLC cuma memberikan langkah-langkah saja,
tidak dengan metodologinya. Jadi, untuk mengembangkan suatu sistem mesti dipadukan
 bersamaan dengan metodologi yang sudah ada. Contohnya seperti metodologi sistem
terstruktur, waterfall, dsb.
2. Metode pengembangan perangkat lunak SDLC ini, hasilnya bergantung pada tahap
analisis. Bila ada kesalahan dalam tahap analisis maka kesalahan tersebut akan terus ada
dan nantinya akan mengahasilkan sistem yang kurang memuaskan (tak tercapai
tujuannya).
3. Metode pengembangan perangkat lunak SDLC ini memerlukan biaya yang lebih besar
daripada metode yang lainnya.
4. Metode pengembangan perangkat lunak SDLC ini memerlukan waktu yang lama dalam
proses pengembangannya, sebab sistem tersebut wajib dikembangkan sampai tuntas.
5. Untuk melakukan perubahan-perubahan pada metode pengembangan perangkat lunak
SDLC ini merupakan suatu hal yang tidak fleksibel untuk dilakukan, sebab hasil dari
sistem ini perlu dianalis lagi.