Documents Review

No Document (CCS)
1 Incoming material terbaru
2 Sample of Label in the packing
4 Surat penunjukkan MR (Management Representative) GRS & RCS
5 PIC appointment letter, mencakup :
- Social accountability
- Health & Safety
- Environmental & OHS
- Chemical (Jika ada)
6 GRS & RCS MR appointment letter
7 System Plan, Flow Process Chart GRS & RCS Factory Layout Map
8 Procedure Cleaning machine procedure
9 Prosedur Identifikasi dan Segregation / pemisahan
10 Subcontractor/ Facility unit Agreement (kalau ada), (agreement atau confirmation letter
antara pemegang Scope Certificate dengan facility unit)
11 Legal Entity
- SIUP/IUI (Ijin Usaha Industri)
- NPWP
- IMB-Izin Mendirikan Bangunan
- TDP/NIB (Nomor Induk Berusaha)
12 Internal inspection at least annualy to evaluate their own conformity with the CCS.
[procedure/matric schedule]
13 Struktur Organisasi GRS & RCS
14 Job Desk & Role/Responsibility jelas untuk semua staff & karyawan terkait GRS & RCS
(mencakup seluruh struktur organisasi GRS & RCS)
15 Training GRS & RCS, Mencakup
- frekuensi nya (berapa kali tiap berapa lama)
- cara untuk mencakup seluruh karyawan terkait
- Record Training GRS & RCS
16 Prosedur Document control (bahwa akan menyimpan seluruh dokumentasi terkait GRS
& RCS selama minimal 5 tahun)
17 Prosedur mantain a list of certified raw material suppliers including license certificate
number of suppliers
18 Prosedur mass balance
19 List daftar perusahaan supplier bahan baku GRS & RCS
20 Prosedur pengecekan Scope Certificate (SC) dari supplier Material GRS & RCS beserta TC
(Transaction Certificate) nya
21 Reception checking procedure (Prosedur penerimaan barang), mencakup:
22 Prosedur untuk "produk/bahan yang diduga tidak sesuai dengan standard GRS &
RCS"(product/material suspected not comply with the GRS & RCS standard),
23 Commit letter untuk anti-kerja paksa sesuai ILO Convention 29 dan tidak
mempekerjakan usia 18 kebawah untuk anti-Child Labor sesuai ILO Convention 138 and
182
24 Prosedur Shipment/pengiriman procedure, mencakup/termasuk
25 Procedure of production process for GRS & RCS
26 Prosedur Packaging internal pada Finnish good/Produk terkait GRS
 Documents Review

27 SOP apply TC ke CB mencakup untuk produk

28 Prosedur untuk pemakaian logo dan labelling GRS & RCS (on-products & off-products)
29 List TC (input & output, semua) incoming), termasuk dokumen TC, invoices, BL, Packing
list & supporting documents untuk masing-masing GRS & RCS (If Applicable)
30 Logo Approval Letter untuk GRS & RCS (If applicable)
 Documents Review

No Document (Chemical Requirement)

CMS (chemical management system / sistem manajemen kimia) lengkap dan proper,
1 mengcover pula requirement GRS dan health and safety nya
List lengkap chemical (Nama, Penggunaan, MSDS (bahasa Ing & Indo & tanggal),
2 supplier, alamat supplier, & contact person supplier
Record training Chemical Management bagi karyawan yang berhubungan langsung
3 (proses, tps B3)
GRS Chemical assessment, Lengkap soft copy certificate/test report ZDHC conformance
4 (minimal level 1) untuk chemical input GRS
5 Chemical procedure GRS
Lengkap soft copy evidence "NO SVHC by REACH substance" untuk semua chemical
6 input (dan masing2 substance) untuk GRS
 Documents Review

NO Document (Social)
Social Policies, mencakup semua GRS 4.0 bagian B2.1 sampai B2.7 semuanya (dalam Bahasa
1 Indonesia & Inggris)
Berita acara Training/Sosialiasi terkait Social Policies, mencakup semua GRS 4.0 bagian B2.1
2 sampai B2.7 semuanya
Surat Berkomitmen pada kebijakan kepatuhan sosial mereka untuk menjamin pekerjaan bebas
3 dari pelecehan, intimidasi dan kekerasan serta kekerasan seksual dan kekerasan berbasis gender
List karyawan lengkap, termasuk permanen employee, contract employee, outsourced, pekerja
harian, satpam, driver, dll (nama, gender, role/jabatan, tanggal lahir, tanggal masuk, Departemen,
Jam kerja, status tetap atau kontrak)
4 Minimum Wage from the Government (SK UMSK)
Employee hand book (KKB, PKB atau Peraturan Perusahaan]. Including induction training for new
5 employee.
6 Procedure for Disciplinary
7 Disciplinary Record
8 Procedure for [Hiring/recruitment and promotion] procedure and sample of job vacancies pamphlet
9 Procedure resign
10 Approval letter Bipartirte & Serikat
- Bipartit --> masa kerja & tanda bukti pencatatan (teregistrasi) oleh disnaker dan validasi
- agenda pertemuan periodic.
- Laporan bipartirte tiap [*6 bulan] ke dinas terkait.
11 OHS Team (P2K3)
-Surat pendaftaran pemerintah
-Laporan kegiatan [*3 bulan sekali]
12 HIRADC lengkap dan menyeluruh (termasuk kegiatan office, kegiatan penunjang, dll)
13 Procedure for HIRADC
14 Safety Patrol/observation
15 Audit internal SMK3 (Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja)
16 Accidents Record
17 Daftar Kotak saran untuk penanganan keluhan
APAR, Hidran, emergency lamp, fire alarm etc checklist and complete list (including location,
18 expiry date, and condition each) disertai hasil pemeriksaan
19 Test Report for Drinkable Water
20 First aid kit boxes (P3K) checklist and complete list (including location, condition, completeness
21 Canteen recommendation (layak hygiene) & Canteen staff medical examination (Jika ada kantin)
22 Onsite clinic + Hyperkes certificate.
23 PPE usage record/list
24 Toilet Cleaning Checklist
25 Medical check-up (MCU) (berita acara)
Kebijakan Kesiapsiagaan dan Tanggap Darurat [Buku rencana penanggulangan keadaan darurat
kebakaran kary >50]. Evacuation Layout, instruksi kerja, dan catatan pelatihan [Emergency
26 Preparedness and Response policies, work instructions, and training records available]
Building Stability Certificate (SLF/Sertifikat Laik Fungsi bangunan), or alternatively, a proper and
complete internal building stability and safety measurement and maintenance for all facilities and
27 buildings
28 Record Training record of DAMKAR (fire prevention & evacuation drill), PPE training, ,etc
29 Record Training OHS/K3 (First AID training), or Induction karyawan dan kontraktor
Procedure for Training and the annual training matrix plan (H&S training for repeat/new employ,
30 Training waste management, handling and disposal of chemicals & other dangerous materials
31 Training record of waste management and handling & disposal chemical and hazardous materials
Master list lengkap dokumen2 sosial lainnya (kebijakan, prosedur, instruksi kerja, dll) mencakup
32 nama dokumen, nomor dokumen, tanggal pembuatan/revisi.
 Documents Review

NO Document (EMS)
List Permit Lengkap (ijin lingkungan, IPLC, 'Surat Izin Pengambilan Air Tanah (SIVAC), ijin
1 operasi elektrik, genset, tps b3, penangkal petir), excel dan scan masing2 permit)
EMS (environmental management system / sistem manajemen lingkungan), lengkap dan proper,
2 mengcover pula requirement GRS
3 Environment policy (mencakup GRS 4.0 bagian C2.1 sampai C2.5) & procedure to improvement
Prosedur lengkap lingkungan --> (water, energy, , waste water, waste management, Chamical
4 handilng, emisi udara)
Record penggunaan air & energy (Electrical + Gas + Solar + Residue + Coal + Steam dll) per
5 bulan - satu tahun terakhir
6 Target penggunaan energy & air per bulan
7 Procedure of Limbah B3
neraca limbah dan limbah B3 (report 3bulan sekali), serta manifest nya (Catatan penerimaan,
8 Penyimpanan, Pemanfaatan Limbah B3
- Ijin penghasil/penyimpanan limbah B3 sementara
- Ijin pengumpul limbah B3 (kegiatan pengumpulan limbah B3 sebelum dikirim ke tempat
pengolahan/pemanfaatan/penimbunan limbah B3
- Ijin Pengangkut Limbah B3, rekomendasi pengangkutan limbah B3 dari KLHK dan Izin
angkutan barang khusus dari departemen Perhubungan.(Dokumen pendamping sebelum
di beri ke transport ttg informasi penghasil, pengangkut, dan penerima limbah
- Ijin Pemanfaatan/Pengolah/Penimbunan limbah B3 (If Applicable)
Laporan kegiatan penghasil, penyimpanan, pengangkut, pengelolaan limbah B3 tiap [*3 bulan] ke
9 Bupati/walikota (Neraca Limbah B3)
Procedures to reduce energy and water consumption per kg of produced output & reduction in
10 waste production
Prosedur minimise waste Production & Increase reuse & Recycling (cover action plan in case of
11 any waste or pollution incidence)
12 Prosedur wastewater management
Drainage layout / Peta alur waste water & air (IPAL : inlet dan outlet di IPAL harus ada titik
13 koordinat)
Record training lingkungan (water, energy, , waste water, waste management, Chamical handilng
14 (Segregasi B3 dan non, emisi udara)
Record training penanganan dan pembuangan bahan kimia yang benar (No on site burning of
15 waste)
16 Record training penangan Segregasi B3
17 Adendum AMDAL, RKL-RPL
18 Laporan AMDAL-UKL UPL-SPPL tiap 6 bulan
19 Lengkap test report untuk latest UKLUPL 2021
Complete list, maintenance record, and reduction program of sources of greenhouse gas
emissions (GHG) (e.g vehicles, machines, boilers, cars, forklift, genset, equipments containing
20 ODS (AC, refrigerator, etc), etc.
Master list lengkap dokumen2 lingkungan dan permit (kebijakan, prosedur, instruksi kerja,
permit/ijin, slo, sia, pengecekan/kalibrasi rutin alat (boiler, instalasi listrik, forklift, penangkal listrik,
diesel, kompresor/genst dll), dll) mencakup nama dokumen, nomor dokumen, tanggal
21 pembuatan/revisi, tanggal expired.