Confidential

“Meningkatkan SLA Pengiriman Data

Mapping menjadi Setiap Hari”

Prepared by
Tim Daily Mapping
InnovAstra 33 – QCC Non Teknik
 Project Member

Ronny
Faizal
Ica
Trisno
Rati

Project Team Daily Mapping

Team Leader Edwardine Parapat (Rati)
Anthonius Ronny (Ronny)
Member Annisa Ayura (Ica)
Faizal Fahlevi (Faizal)
Trisno Kurniawan (Trisno)
Facilitator Renando Meiko Putra (Edo)
Manager- Partnership Management
Head, DMTM
AVP-Partnership Management
Head, CSS MIS
Ass. Manager, CSS MIS
Organization Dynamics, HR
3
4
 Direct Marketing Telemarketing (DMTM)

DMTM Performa DMTM Performa DMTM dengan Distribuisi lain

Growth
Business Model
183%

Data Prospek

Sumber data: Performance Perusahaan 2016 Sumber data: Performance Perusahaan 2016

Struktur Organisasi DMTM Kantor Telecenter Astra Life

Tele
Marketing

Total Karyawan DMTM Dept

= 120
Permanent dan Kontrak oleh
Nasabah Mitra

“Menjual Produk Asuransi dengan menggunakan

media telepon sebagai jalur distribusi penjualan”
 4 Kunci Sukses Telemarketing
 Database adalah jantungnya telemarketing, Database harus
memiliki 3 elemen penting, yaitu Availability (ketersedian data),
Winning Continuity (selalu tersedia dan berlanjut), Segmentation
Concept
Database (pengelompokan data nasabah untuk ditawarkan produk yang
tepat bagi orang yang tepat)

 Produk yang di jual saat ini adalah

- AVA iPro Perisai: perlindungan Asuransi Kecelakaan
People Product - AVA iPro Pratama : perlindungan Asuransi Kesehatan
dengan fasilitas kartu
Winning - AVA iPro Prima : perlindungan untuk Asuransi Jiwa dengan
System adanya pengembalian premi 100% di akhir tahun ke 10

 Sistem telemarketing yang terintegrasi antara sistem sales dan

System sistem quality. Data keluaran sistem tersebut dikirimkan ke
Winning Business Partner untuk kelengkapan data dan ke Astra Life untuk
System upload ke core system

 People. Mempunyai SDM dengan integritas dan jiwa

sales yang tinggi Motivational
Program
Dengan memberikan:
Winning
1.Sales culture yang memadai
Team
2.Motivational Program
3.Development
 DMTM End to End Process

Flow by Sukmarasa Andhika (Management Associate-Astra Life)

Proses diatas yang ideal adalah real time atau langsung, sehingga proses yang dilakukan tidak lama dari
proses penjualan, pengiriman data mapping, pendebetan dan cetak dan pengiriman polis.
 Step 1 - Analysis Condition-1

Implikasi atas H+4

Pengiriman Data
Mapping:

Nasabah

Perusahaan

Tenaga Penjual
(Telemarketing)

*SLA (H) dihitung berdasarkan hari kerja

Untuk penjualan dan pengiriman data mapping, hari Sabtu dihitung hari kerja ?
 Sebelumnya pengiriman data penjualan untuk dilakukan proses mapping adalah 4 hari
kerja atau setiap Selasa dan Kamis

 Proses pengiriman data mapping adalah pengiriman data dari Telecenter, kemudian
dikirimkan ke Business Partner untuk kelengkapan data dan ke Astra Life untuk upload ke
core system.
 Step 1 - Analysis Condition-2
1. Implikasi ke Nasabah
Nasabah terima
buku Polis
Actual SLA
10-19 21
Hari VS Hari
*Sumber Data: Daily Sales Report untuk tanggal penjualan dan data input ke Kerja Kerja
core dan BI Report Pengiriman Polis untuk data pengiriman polis
SLA Pengiriman Data
Mapping  H+4
2. Implikasi ke Perusahaan 3. Implikasi ke Tenaga Penjual
 Kesempatan polis atas
IDR (dalam Jutaan)
submission adalah 8x dalam 1
61% 6%
59%
71% 8% 82%
bulan dan peluang pendebetan
82%
yang tidak maksimal.
115% 3% 89%
131% 3% 108%

 Semakin lama proses

5% 5%
submission dan pendebetan,
peluang pengumpulan APE
yang tidak sesuai expetasi
(tidak masuk tiering insentif)
Tanggal Kesempatan Premi yang APE Incentive
Submission (average) (average)
diterima Perusahaan lebih
Sumber Data: Daily Sales Report June 2016 lama dan sedikit 32 Juta 852 ribu
Submission : Data Penjualan yang berhasil di upload bukukan di system asuransi
Inforce : Data penjualan nasabah yang berhasil terdebet *Sumber Data: Incentive Juli 2016
APE: Annual Premium Equivalent Kenaikan APE average Rp 43 juta
 Step 1 - Analysis Condition-3

S I P O C
Infrastruktur
CSS MIS Data Nasabah Data Nasabah Nasabah
& Operation

“Meningkatkan Pengiriman Data Mapping menjadi setiap hari

untuk pengaktifan polis ”

Proyek Launching

Step Waktu

Project Idea Business Plan: 09 Oct 2015

Target Launching 1 Juli 2016
 Step 2 -Target

“Meningkatkan SLA Data Pengiriman Data Mapping dari 2 kali seminggu menjadi
5 kali seminggu”

Keterangan Sebelum Sesudah

Waktu Pengerjaan 2 kali seminggu Setiap hari (5 kali seminggu)
Hari Selasa dan Kamis Senin-Jumat
Jumlah Hari Kerja 2-4 hari kerja 1 hari kerja

Meningkatkan SLA
lebih cepat 3 Hari
 Step 3 -Analysis Sebab Akibat

Faktor terbesar atas proses Mapping 2x seminggu adalah

 Proses manual untuk mapping dari sisi Business Partner, mengingat untuk mendapat data dari
Telecenter, Business Partner harus mengambil data dan memindahkan ke tools untuk “mapping”
kelengkapan data tambahan dan kemundian dikirimkan ke Astra Life
 Proses manual Extraction dan Upload ke core yang masih menggunakan manusia untuk proses
pelaksanaannya
 Proses pengiriman data yang melalui e-mail sehingga issue dengan keamanan pengiriman data dan
meskipun data mapping sudah menggunakan encryption (PGP).
 Step 4 - Ide dan Planning
Solution Selection Matrix

What Where Why How PIC When

Automation System Business Partner Supaya tidak ada Enhancement Automation Faizal Fahlevi dan Juni
pekerjaan manual dalam System Annisa Ayura
melengkapi kelengkapam
data
Pembuatan SFTP (Secure Astra Life Supaya data yang terkirim Koordinasi dengan IT Trisno Juni
File Transfer Protocol) aman dan tidak untuk membuat akses
menggunakan e-mail folder antar Astra Life dan
Business Partner
Dibuatkan Delegation of Astra Life dan Supaya SLA berjalan sesuai Membuat Delegation of Faizal Fahlevi dan Juli
Authority untuk PIC Business Partner dengan kesepakatan Authority Edwardine Parapat
alternate
 Step 5 - Implementasi Review

Solusi Hasil Problem Corrective Action

Identification
Automation System Application - -
Pembuatan SFTP (Secure Folder dan Line Error dalam jaringan Check jaringan
File Transfer Protocol) sehingga pengiriman Jika tidak terjadi
data tidak berpindah automation sesuai TAT
folder atau tidak maka dilakukan
dapat di buka di mapping secara manual
Astra Life meskipun
data telah terkirim
dari Business Partner
Dibuatkan Delegation of DOA - -
Authority (DOA) untuk
PIC alternate
 Step 6 - Evaluasi

vs H+21

Proses Pengiriman menjadi setiap hari, proses SLA pendebetan,

cetak dan kirim polis lebih cepat 3 hari
 Step 6 - Hasil Daily Mapping

1. Implikasi ke Nasabah
Nasabah terima
buku Polis
Actual SLA
4-10 18
Hari VS Hari
Kerja Kerja
*Sumber Data: Daily Sales Report untuk tanggal penjualan dan data input
ke core dan BI Report Pengiriman Polis untuk data pengiriman polis

2. Implikasi ke Perusahaan 3. Implikasi ke Tenaga Penjual

IDR (dalam Jutaan)  Kesempatan polis atas

20% 29% 25% 24%
submission adalah 20 x dalam
30% 24%
Jumlah submission
37%
25% 26%
sebulan dan peluang
Naik setiap hari 7% 8% 35%
42% 11% 36% 11% pendebetan maximal
6% 95% 6% 123%
86% 133% 98% 141%

170% 195%

 Semakin cepat proses

submission dan pendebetan,
peluang pengumpulan APE
Tanggal Kesempatan Premi yang sesuai
Submission diterima Perusahaan lebih APEexpetasiIncentive
tiering insetig
(average) (average)
Sumber Data: Daily Sales Report Aug 2016 cepat dan naik setiap hari
Submission : Data Penjualan yang berhasil di upload bukukan di system asuransi 80 Juta 4.8 Juta
Inforce : Data penjualan nasabah yang berhasil terdebet Kenaikan APE average 138 juta /hari *Sumber Data: Incentive September 2016
APE: Annual Premium Equivalent
(naik 221%)
 Step 6 - Hasil Sebelum vs Sesudah

Penilaian dilihat berdasarkan berapa hari nasabah menerima polis

Sebelum 2x seminggu Target 5 x seminggu Actual %

Pengiriman Nasabah terima buku polis Nasabah terima buku polis Nasabah terima buku polis
Data 21 hari kerja 18 hari kerja sesuai paling cepat 78%
Mapping sesuai dengan SLA dengan SLA 4 hari kerja

Tangible Benefit Intangible Benefit

Sebelum 2x Target 5 x Selisih  Quality : meningkatkan kualitas kerja PIC
seminggu seminggu (Increment Analysis) pengiriman data extract, mapping dan upload
 Cost : tidak ada cost yang mempengaruhi
Pengiriman  Delivery : semakin cepat dan menguntungkan
Data 21 4 17 untuk nasabah dimana buku polis lebih cepat
Mapping diterima dan perusahaan terkait pemasukan
untuk submission dan premium
 Moral : secara tidak langsung akan
Percepat SLA 3 hari + meningkatkan semangat dari PIC mengingat
jumlah submission yang semakin tinggi dan
Kenaikan APE average Rp 138 juta / hari pendebetan yang berjalan semakin
Benefit di dapat untuk Nasabah dan Perusahaan adalah SLA yang lebih cepat 3 hari bertambah
Biaya tidak dapat di hitung karena biaya ada di sisi partner (biaya automation di  Productivity: optimalisasi dalam
business partner) meningkatkan productivity penjualan
NQI di hitung dari Business Partner Astra Life

Jenis
 Pembuatan SOP
 Working instruction Guidelines
 Pembuatan Reminder jika tidak sesuai
SLA (terutama terkait jaringan )
 Corrective action jika SFTP tidak berjalan
Step 7 - Standarisasi dan Mitigasi
Hasil
Proses Pengiriman Data Mapping termasuk selain
proses end to end dan terkait proses pengiriman
melalui SFTP
 Step 8 - Next Action

Pengiriman Data secara Automation Tanpa Human Interaction

baik dari sisi PIC pengiriman Data extract dan PIC upload
Thank You for Your Kind Attention

PT ASTRA AVIVA LIFE

Pondok Indah Office Tower 3, 1st Floor
Jl. Sultan Iskandar Muda Kav. V – TA
Pondok Indah, Jakarta Selatan 12310

www.astralife.co.id