Sales Division Transformation

• Background
• Obcjective
• Facts : Technology Architect
• CRM Benefits
• Timeframe Version 03/12/2020
• Training Material PROPRIETARY - Any use of this material without specific
permission of PT Bina Pertiwi is strictly prohibited
Background
“Though about the future”

Otomasi & masa depan

pekerjaan di Indonesia 2030

(Photo courtesy of McKinsey Indonesia)

This is new Gen of job?

Phillia Wibowo, the president director of McKinsey
Indonesia, said Indonesia is poised* to create two times
more new jobs from automation than it loses.
*Poised : self-assured manner
Background
• Keterampilan baru akan dibutuhkan
“Though about the future” dalam era otomasi ini, bukan hanya
keterampilan adapatasi teknologi,
namun juga keterampilan sosial,
emosional, dan kreativitas
Pekerjaan dapat digantikan
oleh proses otomasi

Kebutuhan pekerjaan yang paling terdampak

oleh otomasi (pengurangan jam kerja).
• Pekerjaan yang bersifat repitisi spt
pengumpulan, pemrosesan dan pelaporan
data secara manual
• Kegiatan fisik yang dapat diprediksi

Kebutuhan atas pekerjaan yang tidak

dapat dengan mudah dikerjakan oleh
mesin akan meningkat.

• Kegiatan fisik yang tidak dapat diprediksi

• Interaksi sosial dengan customer dan stakeholder
• Mengelola dan mengembangkan karyawan
 Sales Division Transformation
OBJECTIVE

• Memiliki dashboard yang menggambarkan Sales Funnel, AR dan

Leads Tracking
• Meningkatkan kesadaran pentingnya register data sales activity
sebagai tools untuk mengetahui voice of customer, baik itu
Opportunity maupun Complain Handling.
• Mengetahui progress Leads hingga Deal atau Lost.
• Mengukur winning ratio dan analisa lost deal
• Mengetahui progress keluhan pelanggan
• Meningkatkan integrasi antar divisi melalui produk digitalisasi.
Introduction Objectives
Sales and Branch Division Transformation What is CRM Goal?
What is CRM ?
Create integrated system terkait 3 Record & analyze progress ”sales
Customer relationship management (CRM) 1
Sales Activity (Sales Funnel, Sales lead” until deal/lost deal, with
merupakan tools untuk memadukan interaksi Report, AR Report), Customer ownership of register data sales
manusia, proses dan infrastuktur. CRM ini akan Care, Marketing Promotion. activity.
menghubungkan customer melalui front office
(Salesman) yang terhubung dengan Back Office 2 Create dashboard terkait 4 Create fast follow up system for
(Marketing, Finance, Service, Logistik). performance of Sales, AR, Leads customer care and it’s treatment
Funnel. towards all function.
Who is the user at Front Office?
Business Consultant Branch Manager Key words : Sales Activity, Demand Management & Customer Care
Customer Support Department Head

CRM Product Facts : Technology Architect

The example… BP CRM Platform

ERP BP NET Mobile Apps

CRM
 STAGE-1 STAGE-2

DEMAND MANAGEMENT DEAL MANAGEMENT

start start

unit
Journey Plan
Sales Order Delivery Order Shipment
Call Report
aftermarket

Problem Sales Order Delivery Order Shipment

Leads
parts
Presentation
Monitoring Respond Sales Order Delivery Order Shipment
Progress Survey
rental
Resolution
Quotation Sales Order Delivery Order Shipment

Closed Negotiation service

Sales Order Work Order Billing Request
Monthly Lost Deal Deal
Target Billing
AR/Cash In end end
Sales Division Transformation
CRM Benefits
BUSINESS CONSULTANT
• Memudahkan perencanaan pertemuan
dengan customer lebih terjadwal
• Penetapan target penjualan yang lebih akurat
• Mendapatkan kecepatan informasi dan follow-
up terkait support dari back office (Service,
Logistik, Finance)
• Menjaga hubungan dan kepuasan pelanggan
• Mendukung mobilitas tinggi
(Be Productive in Any Where, on Every Time)
COMPANY
• Memiliki dashboard performance yang
komprehensif
• Dapat mengukur winning ratio untuk akurasi
target penjualan
• Memiliki data untuk analisa lost deal dan lost
coverage yang komprehensif
• Menjaga service level dan meningkatkan
customer satisfaction
 Sales Division Transformation
TIME FRAME

4 Phases to CRM Implementation : PHASE 1

• Customer Database & Sales Database to improve data accuracy Integrated
PHASE 2
• Create suitable tools to delivery all process Database CRM PHASE 3
Development
• Makesure this tools give benefits to whole share holder CRM PHASE 4
Implementation
• Do control & monitoring as long as the implementation process Control &
Monitoring
ROADMAP - Stage1

Pitching Vendor :
MAY JUN JUL - AUG - SEP - OCT NOV DES
1. Aurorasoft (11/12/2019)
JAN
2. 7Langit (20/12/2019)
3. Suitmedia (21/01/2019)
Preparation Business Blueprint Realization Final Preparation Go Live

• Project Planning • Assesment & Analysis • Application •Application •Handoff

• Project Charter • Architecture Design Development Deployment •Support
• UAT •Soft Launching •Post Implementation
• Kick Off Meeting • Blueprint Docs Cofrm
• User Training •Migration Review

NOTES : open progress done .

 AR & Cash-In Call Report Customer Care
Quotation
Digital

Support Needed

Lead / Opprotunity

Promotion & News Update

Journey Plan Monthly Target

Sales Division Transformation
JOURNEY PLAN

Description : Frequency :
Membuat rencana kunjungan ke pelanggan atau calon Setiap Awal Minggu
pelanggan untuk 1 minggu ke depan sesuai dengan target
revenue yang sudah direncanakan. Output :
Report Planner vs Call Report

BUSINESS CONSULTANT LEADER

Membuat / Revisi Approval Mengevaluasi

Mulai Selesai
Journey Plan Journey Plan Journey Plan
Sales Division Transformation
JOURNEY PLAN (Business Consultant)

Information :
Dalam journey plan terdapat 4 mode tampilan, diantaranya :
- Calendar (menampilkan list monthly planner dalam bentuk kalender
dalam 1 bulan [kuning -> pending approve, hijau -> approve atasan]).
- Upload ( menampilkan fitur upload dengan format yang telah
ditentukan).
- List (menampilkan daftar baris monthly planner dan terdapat menu
untuk menambahkan dan export planner) .
- Weekly Monitor (report monthly planner).
Sales Division Transformation
JOURNEY PLAN (Business Consultant)

Step by Step :
Berikut ini beberapa field yang harus diisi, adalah sebagai berikut :
- Agenda (berisi nama kegiatan yang menjadi judul monthly planner).
- New/Existing (adalah pilihan untuk nama customer).
New -> untuk nama customer baru (free text).
Existing -> untuk nama customer yang telah terdaftar di SAP.

- Date (berisi pilihan tanggal yang akan

diinput untuk monthly planner, pilihan
tanggal tersebut tidak bisa memilih
tanggal yang sudah lewat).
- Untuk menyimpan semua inputan,
silahkan pilih save.

Kemudian list inputan monthly planner

tersebut akan diteruskan ke atasan langsung
untuk di review (approve/reject).
Sales Division Transformation
CALL REPORT

Description : Frequency :
Hasil laporan perihal segala bentuk informasi dari Setiap Kunjungan (Max H+1)
pelanggan yang telah dilakukan kunjungan, untuk dapat
dilakukan follow up lebih lanjut. Output :
Summary Call Report

BUSINESS CONSULTANT LEADER

Membuat / Revisi Approval Mengevaluasi

Mulai Selesai
Call Report Call Report Call Report
Sales Division Transformation
CALL REPORT (Business Consultant)

Information :
Dalam Call Report terdapat 3 mode tampilan, diantaranya :
- List (menampilkan daftar baris monthly planner dan terdapat menu
untuk menambahkan dan export planner).
- Add New (form isian untuk menambahkan call report baru).
- Report (report monthly planner).

Step by step :
Berikut ini beberapa field yang
harus diisi, adalah sebagai berikut:
- Monthly Planner (pilih
monthly planner sebagai
referensi dalam pembuatan
call report).
- Ada 4 bagian dalam call report,
yaitu : (Call Information, Call
Objective, Opportunity/Leads,
Technical Problem).
Sales Division Transformation
CALL REPORT (Business Consultant)

- Call Objective (berisi result atas call report : [regular visit, meeting, negotiation, ar collect, send doc, create new cust]).
- Technical Problem (berisi semua keluhan customer yang akan diinput dan dikonversikan menjadi problem tiket).
Pada field Customer Name, akan menampilkan list customer dari SAP, selanjutnya dengan memilih Unit Model & Serial
Number akan menampilkan list unit yang telah dimiliki oleh customer sesuai data transaksi dari SAP. Jika ternyata pilihan
unit model tidak ada dalam list, maka bisa langsung dilakukan input manual berdasarkan kondisi actual dilapangan.
- Opportunity / Leads (berisi semua inputan yang
berkaitan dengan leads atas kebutuhan
customer).
Kebutuhan atas produk akan diinput dan
dikonversikan menjadi leads yang dapat di
monitor tahapannya (presentation, survey,
quotation, negotiation).
Sales Division Transformation
LEADS/OPPORTUNITY

Description :
Proses demand tracking atas new opportunity dari Frequency :
customer dan mengontrol progress sales activity dari input Kapan pun
leads sampai menjadi deal (purchase order) atau loss
deal. Output :
Quotation & Leads Funnel
BUSINESS CONSULTANT LEADER

Melengkapi Monitoring
Mulai Selesai
Informasi Leads Leads
Step 4 :
Negotiation

Step 1 : Step 2 : Approval

Presentation Survey Quotation

MARKETING
Step 3 :
Quotation

Approval
Price
Sales Division Transformation
LEADS/OPPORTUNITY (Business Consultant)

Information :
Dalam Leads terdapat 3 mode tampilan, diantaranya :
- Kanban (menampilkan daftar baris leads dalam bentuk papan sesuai
dengan urutan tahapan [presentation-survey-quotation-negotiation]).
- List (menampilkan daftar baris leads dalam bentuk table data).
- Calendar (menampilkan daftar leads dalam bentuk kalender).

Step by step :
Klik ADD untuk membuat leads
baru tanpa referensi dari Call
Report.
Berikut ini beberapa field yang
harus diisi, adalah sebagai berikut:
- Customer (pilih customer
name yang terdaftar
sebelumnya atau jika tidak ada
bisa langsung menambahkan
customer name yang baru).
Sales Division Transformation
LEADS/OPPORTUNITY (Business Consultant)

- Branch, Plant, Sales Office. Branch, Plant, Soff, Customer, Business

1. Presentation
- New/Existing (adalah pilihan untuk nama customer).
Line, Product, Amount
New -> untuk nama customer baru (free text).
Existing -> untuk nama customer yang telah terdaftar di SAP.
- Date (berisi pilihan tanggal
2. Survey yang akan
Customer diinput
Group, untuk monthly
Sector,
planner, pilihan tanggal tersebut tidak bisa memilih tanggal
yang sudah lewat).
- Untuk menyimpan semua
3. Quotation inputan,
TOP, TOD silahkan pilih save.
Kemudian list inputan monthly planner tersebut akan diteruskan
ke atasan langsung untuk di review (approve/reject).
4.Negotiation Plan Delivery, Plan Billing, Competitor

DEAL Faktor

LOST-DEAL Reason
Sales Division Transformation
MONTHLY TARGET

Description : Frequency :
Target penjualan setiap bulannya berdasarkan OG yang Setiap awal Minggu
telah disetujui pada awal tahun dengan actual penjualan
pada bulan berjalan. Output :
Summary Monthly Target

BUSINESS CONSULTANT LEADER

Membuat / Revisi Menganalisa Monitoring

Mulai Selesai
Monthly Target Monthly Target Monthly Target
Sales Division Transformation
MONTHLY TARGET (Business Consultant)

Information :
Dalam monthly target terdapat 3 mode tampilan, diantaranya :
- List (menampilkan list monthly target dalam bentuk table yang di
pisahkan berdasarkan lini bisnis [merah -> reject, hijau -> approve
atasan]).
- Add Target (form isian untuk menambahkan monthly target baru).
- List Upload OG TM (form upload untuk menambahkan OG this month).
- Upload Plan TM (form upload untuk menambahkan plan this month).
Sales Division Transformation
CUSTOMER CARE

Description : Frequency :
Mengetahui VOC (Voice of Customer) yang masuk dan Kapan pun
mengetahui progress sampai dimana VOC tersebut sampai
solve. Output :
Summary Customer Care

SALESMAN LEADER

Melengkapi Monitoring
Mulai Selesai
Informasi Problem Customer Care

PRODUCT SUPPORT

Step 1 :
Step 2 : Step 3 : Step 4 : Step 5 :
Problem di terima
Respon Call Respon Service Respon Decision Resolusi
oleh PIC terkait
Sales Division Transformation
SUPPORT NEEDED

Description : Frequency :
Untuk menampung permintaan pelanggan yang berimpact Kapan pun
langsung kepada penjualan, seperti kenaikan planfond,
persyaratan finance, dll. Output :
Solusi Teknis sesuai kebutuhan

LEADER FINANCE
Step 1 :
Membuat / Revisi Step 2 :
Mulai Support Needed Selesai
Support Needed Resolusi
di terima PIC
 Sales Division Transformation
SUPPORT NEEDED (Manager)

Information :
Dalam support needed terdapat mode tampilan, diantaranya :
- List (menampilkan daftar baris monthly planner dan terdapat menu
untuk menambahkan dan export planner) .
- Add New (form isian untuk menambahkan call report baru).

Step by step :
Berikut ini beberapa field yang
harus diisi, adalah sebagai berikut:
- Branch, Plant, Sales Office
- Issue (berisi detail problem yang
sedang dihadapi; contohnya:
pengajuan plafond customer,
permintaan bank garansi).
- Step required by HO (tahapan yang dilakukan oleh HO; contohnya : pengajuan
komite kredit penambahan plafond, keputusan besaran nilai bank garansi).
- When (tanggal yang akan )
- Impact to Sales (dampak yang berakibat jika problem tersebut telah diatasi, contoh :
potensi revenue 350juta).
Sales Division Transformation
SOFT LAUNCHING MOBILE APPS

CRM Bina Pertiwi

COMING SOON
ANY QUESTIONS?
THANK YOU
“The smallest act of kindness is worth
more than the grandest intention.”
Oscar Wilde (Playwright & Novelist)

Presentatıon by Project Transformation - PROPRIETARY - Any use of this

material without specific permission of PT Bina Pertiwi is strictly prohibited