BUSINESS

ORGANIZATION
PLAN PLAN

PT. INDOLIMA
DISTRIBUTOR

SALES OPERATION
DIVISION DIVISION

SALES
DIVISION : SALES
DEPARTMENT

:
OPERATION FINANCE
DIVISION DEPARTMENT

EXTERNAL PARTIES
(SUBSIDIARIES
SUPPORT)
: HUMAN
RESOURCE
IT
DEPARTMENT
BUSINESS
ORGANIZATION
PLAN PLAN
SALES & OPERATION
DIRECTOR

SALES OPERATION FIELD MARKETING

DIVISION DIVISION DIVISION

Head of Field
National Sales Manager Head of Finance
Marketing

Area Sales Manager Sales Development Admin Head Field Marketing

(10 cabang) Head Office (10 cabang) Manager

Area Sales Spv Admin Logistic Admin Finance Field Marketing St

PM & PO
(12 cabang) (12 cabang) (12 cabang)

Sales TO & Canvasser

 SALES
DIVISION :
OPERATION
DIVISION :
National Sales Manager Jakarta Finance Manager Jakarta

Admin Head Direct report ke ASM,

Area Sales Manager Merangkap
Merangkap tugas
tugaskepala cabang, membawahi dan koordinasi dengan
(10 cabang) finance manager
(10 cabang) kepala
staff logistic
cabang dan finance di cabang

Area Sales Spv Admin Logistic Admin Finance

+ Yogya & Malang
(12 cabang)

Direct report ke admin head (dapat di replace dengan integrated

system)
Sales TO dan Canvasser Canvasser support f/ principal (sharing dll),
khususnya retail kecil

Pemetaan salesman u/ menghitung jumlah

manpower, sales TO lebih rapat

IT SALES &
HUMAN RESOURCE SUPERIOR @LEVEL
DEPARTMENT OPERATION
Requestor  (Approval HO)
Requstor  DIRECTOR
 • Make sure ROI target achieved
SALES • Maintain GT sales achievement in each area
DIVISION • Responsible to create sales pipeline
• Seek sales opportunity/ sales development

Estimasi Order (by product):

Sales Director :
• Menentukan produk apa yang akan di distribusikan oleh perusahaan
• Dibuat oleh ASM (sales history)
• Menentukan target dan projeksi ROI perusahaan yang diajukan oleh divisi
• Dicek/ diajukan oleh NSM (ada program khusus, target, jumlah salesman,
dibawahnya
• pengembangan area)
Menyetujui PO request
• Disetujui oleh Direktur
• Menyetujui devisiasi (jika dibutuhkan)
• Pemesanan oleh Finance
National Sales Manager :
Estimasi penjualan bulan depan - Ending stok bulan ini + Buffer stok = Jumlah Order
• Mengajukan produk apa yang akan di distribusikan oleh perusahaan
• Mengajukan target dan projeksi ROI perusahaan
• Mengajukan PO request Target (top down)
• Membuat pipeline distribusi
• Membuat program canvasser • NSM melakukan analis penjualan dan revenue, dan pertimbangan target dari
principal, mengajukan ke director
Area Sales Manager : • Breakdown target berdasarkan pengembangan area, tipe produk, support
• Mengembangkan dan membuat peluang sales baru program.
• Control performance salesman dan control kualitas toko • Approval dari director
• Menyetujui sales order yang diajukan oleh ASS
• Menyetujui partner store yang qualified
• Mengajukan target sales areanya Later on to create Sales Development team
Area Sales Spv : Mendevelop produk baru, opportunity market, mendevelop principal baru.
• Monitoring target sales areanya Sales development under director.
• Control performance salesman dan control kualitas toko
• Mengajukan Sales Order untuk perdasarkan order submission
• Mengajukan retail untuk menjadi partner store
Sales TO & Canvasser :
• Melakukan kunjungan ke retail
• Melakukan Taking Order
 OPERATION
DIVISION
Pengembangan bisnis :
Finance membantu analisa pengembangan bisnis dari team sales terkait plan jangka
panjang pendek, menengah, dan panjang
Operation Support ketersedian dana dan perhitungan investasi beserta evaluasi nya

• Supervise on Finance & Logistic team Starta credit limit :

xx – xx butuh otorisasi ASM
• Develop pasar acquisition program
xx – xx butuh otorisasi dari NSM
• Create & Evaluate business analitic
Credit limit tertentu harus ada approval dari Finance Manager dan Director
FINANCE MANAGER:
• Menjalankan Fungsi finance & cash flow Pasar acquisition :
• Menjalan monitoring kelancaran logistic & stok gudang Finance manager untuk menganalisa bisnis sebelum akuisisi
Memahami pengembangan market
Admin Head :
• Mengepalai team staff *pasar acquisition
• Menjadi perpanjangan supervise finance manager di cabang Membentuk team khusus pasar acquisition dibawah finance manager
• Direct report to finance manager
• Daily coordination dengan ASM
• Melakukan control administrasi/balance data logistic vs. finance

Admin Logistic :
• Melakukan pencatatan data stok dan delivery
• Melakukan stok opnam weekly
• Menghandle orang-orang gudang
Collection :
Sales TO melakukan collection berupa bukti transfer, tidak cash
Admin Finance :
Sales canvas melakukan setoran di kasir daily
• Melakukan pencatatan sale in/out
Admin finance menerima bukti transfer dan cash, melakukan pencatatan dan
• Pencatatan collection dan biaya-biaya
crocccheck data
Membuat SOP setoran salesman
 OPERATION
DIVISION

Field Marketing

• Expand sales force business (new client opportunities)

• Achieve 100% KPI
• Introduce our distributor service to existing client

Head of Field Marketing:

• Memastikan target KPI project tercapai 100%
• Memastikan target business tercapai 100%
• Menyetujui proposal project
• Menyetujui pendanaa project

Field Marketing Manager:

• Memastikan target business tercapai 100%
• Mengajukan proposal project
• Mengajukan pendanaan

Field Marketing Staff:

• Memastikan target business tercapai 100%
• Mengajukan proposal project
• Mengajukan pendanaan

Project Manager/ Project Owner:

• Memastikan target KPI project tercapai 100%
• Mengajukan referensi /proposal project
• Mengajukan pendanaan

*Business process department field marketing menyerupai SIPS

 Sales TO

Datang ke Outlet

Search nama toko Nama toko ditemukan PIC Toko memasuk

PIN atau scan QR

Nama toko tidak ditemukan Input order

Print bukti invoice

Tekan tombol add new outlet Pilih produk

Menyerahkan
invoice Aplikasi memungkinkan Sales TO untuk:
Masukan jumlah • Melakukan order
Isi data outlet; geotag (otomatis terisi • Mengajukan toko baru
alamat), nama pic, ktp, no.HP, dan
suggestion limit (Rp, faktur, foto).
• Melihat stok real time
Otomatis muncul jumlah • Melihat promo realtime
pembayaran dan promo (jika • Melihat pengiriman
ada) • Mengajukan Retur
Data outlet ditolak Data outlet • Melihat target dan hasil sales
oleh ASS disetujui oleh ASS
Submit order

Limit approve by ASS dan ASM

Referensi batas limit dari pak wid Order ditolak Order disetujui
sistem sistem

Periode festive adjust limit untuk toko, adjust

TOP dari principal
 Produk tiba di loading dock
Product diterima sesuai
Faktur dari principle vs. PO
(in qty), inspeksi kondisi
produk, time stamp, data
delivery.
Tidak unpack product, tidak
Unpack product, temple
ada labeling, memberikan
label/barcode/QR, & scan
kode by palet & lot
(inventory stock in)
(inventory stock in)
Storing inventory based on
category (most valuable,
most popular, deep stock or
type of product)
Product movement based
on FEFO & FIFO. System
notify and arrange inventory
location automatically.
Inventory tracking, lokasi
produk by SKU, jumlah stok
real time, stok yang sudah
terkirim, perkiraan kapan
stok habis.
Sales order masuk
Picking : Pilih beberapa sales
order, terakumulasi (batch)
total produk yang harus di
ambil dan lokasi nya dan
timestamp.
Packing : muncul by sales
order, tools packing yang
dipakai, dan siapa yang akan
pick up di loading dock dan
timestamp.
Delivery : cek data surat
jalan/ sales order di device
delivery man/ salesman,
compare dengan data di
warehouse.
Status menjadi en route.
• Satuan penyimpanan dan penjualan
menggunakan satuan terkecil.
• Rute dimaksimalkan dan kapasitas
armada maksimal untuk jalan.
Delivery order masuk
Pick up : cek data surat jalan
di device kemudian menuju
warehouse.
Surat jalan berisi alamat yg
dituju, rekomendasi rute
perjalanan, qty yang dibawa
masing2 alamat.
Status en route diubah
menjadi delivered setelah
produk sampai dan
terkonfirmasi good, correct,
complete.
Status en route diubah
menjadi delivered setelah
produk sampai dan
terkonfirmasi good, correct,
complete.
• Cash payment untuk outer area atau
minimal dengan Bank Guarantee
PIC Toko memasuk PIN atau
scan QR.
Produk tidak selesai setelah
12 jam pengantaran
Status en route diubah
menjadi in transit.
Feature emergency, untuk
melaporkan status
kecelakan, kehilangan, dll
Hubungi costumer service
jika terdapat complain dari
costumer.
Product return : jika ada
produk retur (sesuai surat
tugas), jika produk tidak
diterima oleh costumer
(mis-count, mis-product,
defect dll)
 REPORT

WAREHOUSE :
• Real-time stock in each warehouse
• Stock rotation in each warehouse and all warehouse
• Location (picking) guidance in each warehouse
• Product analysis (popularity, value, return, deep stock, dead stock, condition (bad stock, defect, near
ED) in each warehouse and all warehouse
• Stock turnover in each warehouse and all warehouse
• Stock in – out (quantity & time) in each warehouse and all warehouse
• OOS estimation in each warehouse and all warehouse
• Time motion (sales order to picking, to packing, to delivery) in each warehouse and all warehouse
• Sales order analysis (frequency & quantity) in each warehouse and all warehouse

FLEET :
• Real-time tracking vehicle
• Delivery analysis (frequency & quantity) by person & warehouse
• Delivery info (driver, vehicle no, quantity, route) by person
• Delivery status (delivered, return, in transit) by person & warehouse
• Return status & analysis by person & warehouse
• Issues/ trouble by person & warehouse
• Total en route & in transit product by category & warehouse
BUSINESS PROCESS [TO]
Finance HO Principle Admin Logistic Sales Admin Finance

0Purchase Order 1Purchase Order 2 Product

delivery from
3 Warehouse
request release
Factory

7 Delivery Product &

6 Document
(faktur penjualan/PO,
5 Sales Order
4 Inventory
Invoice Performa Stock In
surat jalan)

8 Surat Jalan & Invoice

performa kembali ke
9 Collection /
10 Invoice
11 Product return
admin finance tukar faktur Payment (next delivery)
BUSINESS PROCESS [Canvassing]
Principle Finance HO Admin Logistic Sales Admin Finance

0 Purchase Order 1Purchase Order 2 Product

delivery from
3 Warehouse
request release
Factory

7 Sales & delivery

6 Surat Jalan/ 5 Sales Order
4 Inventory
to retail Tanda Terima (product list & Qty) Stock In

8 Product return
9 Payment
10
Inventory Stock
Settlement
CURRENT FUTURE

Principle Principle

Indolima Retail
e-commerce Apps
Distributor
warehouse

Retail

e-commerce Retail
Indolima Pasar
Apps

Costumer Costumer
Masukan untuk existing produk
Nanolite
• Untuk Nanolite coba kita
tambah varias produk
pendamping seperti kabel dan
stok kontak
• Coba search supplier listrik
FKS
• Catering pertambangan
perkebunan, catering penjara,
catering event, catering wedding
• Buat list food servis untuk di visit
How to combine filed marketing &
distribution?
• Dipisahkan antara biaya
marketing dan margin distribusi
• Biasanya di indomie kasih 7-8%
untuk distributor GT dan 12%
distributor special channel
• Servis distribusi barang dan filed
marketing di treatment secara
terpisah
• Biaya marketing tersebut bisa
disalurkan ke field marketing
Define the necessary manpower and sharing
manpower!
• Biaya marketing memang untuk part of
promotion
• Biaya ops dan team harus di investasi
di awal
• Harus ada team khusus yang fokus
dalam penjualan sampai level
supervisor/ass dan sales manager
nasional
• Kepala cabang indolima dan kasir bisa
handle distribusi tapi team eksekutor
nya harus khusus dan staff gudang per
principal
• Di area ada kepala cabang, sementara
kepala gudang dan kasir ada di area
dgn laporannya ke Finance HO
• Keputusan limit kedit dan fasiliats
toko diajukan kelapa cabang dan di
approve oleh HO
• Admin kasir remind ke toko untuk
bayar, namun tanggung jawab ada di
salesman
• Invoice harus diberikan ke toko yang
udah bayar
How to recruit the right candidate?
• Salesman kalo cuma jualan 1
produk juga stress karean ga ada
opsi lain yg di tawarkan
• Sales cari lulusan SMA
• Hijack dari brand sebelah atau
distributor lain, yang masih
bekerja atau yng background
kerja nya bagus.