JENIS PELAYANAN TATA USAHA

1. Pengelolaan Administrasi Surat Keluar

2. Pengajuan Pensiun
3. Pengajuan Pembuatan Kartu Pegawai (KARPEG)
4. Pengajuan Pembuatan Kartu Istri/Suami (KARIS/KARSU)
5. Pengajuan Pembuatan Kartu Peserta Taspen
6. Pengajuan Kenaikan Pangkat
7. Pengajuan Gaji Berkala
8. Pengajuan Ijin Belajar
9. Pengangkatan Pertama Jabatan Fungsional
10. Izin Perkawinan dan Perceraian
11. Permohonan Cuti
12. Penggunaan Gelar
13. Usul PNS
 PENGAJUAN PENSIUN PNS

DEFINISI
Pensiun adalah jaminan hari tua dan sebagai balas jasa terhadap Pegawai
Negeri yang telah bertahun-tahun mengabdikan dirinya kepada Negara

PERSYARATAN
1. Surat pengantar dari SKPD
2. Data perorangan calon pensiun
3. Fotocopy sah Karpeg
4. Fotocopy sah SK PNS
5. Fotocopy sah SK CPNS
6. Fotocopy sah SK Pangkat Terakhir
7. Fotocopy sah SK Kenaikan Gaji Berkala Terakhir
8. Surat Pernyataan tidak sedang menjalani proses pidana ataupidana
penjara berdasarkan putusan pengadilan yang telah berkekuatan
hukum
9. Surat Keterangan Tidak Pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat berat
10. Surat Pernyataan penyerahan aset milik Negara
11. Fotocopy sah surat nikah (legalisir KUA)
12. Fotocopy sah Kartu Keluarga
13. Fotocopy Akte Anak dibawah usia 25 tahun dan keterangan kuliah
14. Daftar susunan keluarga yang disahkan oleh kepala desa dan camat
(instansinya)
15. Model C
16. Daftar gaji terbaru/ rincian gaji terbaru
17. SKP Tahun Terakhir
18. Pas foto Hitam Putih 3 X 4 suami dan istri 10 lembar (diberi nama)
19. Fotocopy Buku Rekening
20. NPWP
21. Nomor HP

WAKTU PENGUSULAN
9 bulan sebelumnya
 PENGAJUAN KENAIKAN GAJI BERKALA PNS
DEFINISI
Kenaikan gaji berkala untuk pertama kali bagi seorang PNS yang diangkat
dalam golongan I, II dan III diberikan setelah mempunyai masa kerja 2
tahun sejak diangkat menjadi calon PNS dan selanjutnya 2 tahun sekali,
kecuali untuk PNS yang pertama kali diangkat dalam golongan II/a
diberikan kenaikan gaji berkala pertama kali setelah mempunyai masa
kerja 1 tahun dan selanjutnya setiap 2 tahun sekali.

PERSYARATAN
1. Surat Pengantar Usul dari Perangkat Daerah;
2. Fotocopy Surat Kenaikan Gaji Berkala (KGB);
3. Fotocopy SK Kenaikan Pangkat;
4. Fotocopy SK Pelantikan atau SK Pindah Tugas;
5. Fotocopy SKP 1 (satu) Tahun Terakhir.
 PENGAJUAN KENAIKAN PANGKAT

DEFINISI
Seseorang PNS diberikan kenaikan pangkat apabila telah memenuhi syarat
tertentu, seperti kinerja, gelar pendidikan, masa kerja, dan sebagainya.
Dengan kenaikan pangkat, otomatis akan membuat PNS memiliki gaji dan
tunjangan yang lebih besar

PERSYARATAN
1. Surat pengantar dari SKPD
2. Kartu Pegawai (KARPEG)
3. SK CPNS
4. SK PNS
5. SK Kenaikan Pangkat
6. PAK
7. SK Jabatan Fungsional Pertama
8. PAK Fungsional
9. Ijazah SD
10. Ijazah SMP
11. Ijazah SMA
12. Ijazah D3
13. Ijazah S1
14. Transkrip
15. SKP dua tahun terakhir
16. Bukti Pelunasan PBB
17. Surat Keterangan Bebas Narkoba

WAKTU PENGUSULAN
9 bulan sebelumnya
 PENGAJUAN KARTU ISTRI/SUAMI (KARIS/KARSU)

DEFINISI

Karis/ Karsu adalah kartu identitas istri/ suami PNS.

Penetapan Karis/ Karsu bertujuan untuk memberikan jaminan bahwa
pemegangnya adalah istri/ suami sah dari PNS yang bersangkutan.

PERSYARATAN

Melengkapi dokumen pengajuan Karis/Karsu, adapun dokumen yang harus

dilengkapi adalah sebagai berikut:

1. Surat Pengantar/Usulan dari OPD

2. Formulir Laporan Perkawinan Pertama

3. Fotocopy Sah Surat Kematian/Akta Cerai (jika ada)

4. Daftar Keluarga PNS

5. Fotocopy Sah Surat Nikah.

6. Fotocopy SK CPNS

7. Fotocopy SK PNS 100%

8. Fotocopy SK Terakhir

9. Fotocopy SK Konversi NIP

10. Pas Foto Suami / Istri ukuran 3x4 latar belakang merah sebanyak 3

lembar.
 PENGAJUAN KARTU PEGAWAI (KARPEG)
DEFINISI
Karpeg adalah kartu identitas yang diberikan kepada mereka yang telah
berstatus menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) baik itu pegawai pusat
ataupun pegawai daerah dengan kata lain CPNS belum bisa memiliki
Karpeg.

PERSYARATAN
1. Surat pengantar dari OPD (Organisasi Perangkat Daerah);
2. Fotokopi SK pengangkatan CPNS dilegalisir;
3. Fotokopi SK pengangkatan PNS dilegalisir;
4. Fotokopi Surat Tanda Tamat Pendidikan Prajabatan (STTPL) dilegalisir;
5. Pas foto ukuran 3×4 sebanyak 4 lembar;
6. Berkas dibuat rangkap 2 memakai map warna merah.
 PENGAJUAN KARTU PESERTA TASPEN
DEFINISI
Kartu Peserta Taspen merupakan kartu identitas atau bukti diri yang wajib
dimiliki setiap Pegawai Negeri Sipil dan merupakan jenis asuransi sosial
pada PT. Taspen (Persero) yang memberikan jaminan keuangan bagi PNS
pada saat pensiun atau kepada alih waris apabila peserta meninggal dunia

PERSYARATAN
1. Fotocopy SK Pengangkatan sebagai CPNS
2. Fotocopy SK Pengangkatan sebagai PNS

3. Fotocopy daftar gaji (dilegalisir)

4. Fotocopy keterangan pembayaran tunjangan keluarga (KP4)

5. Surat Pernyataan melaksanakan Tugas (SPMT)

 PENGAJUAN IZIN BELAJAR

DEFINISI

Izin Belajar adalah izin yang diberikan kepada PNS untuk mengikuti

pendidikan pada Perguruan Tinggi atau Lembaga Pendidikan Formal
lainnya di luar jam kerja atas biaya sendiri dan tidak boleh
meninggalkan tugas dinas sehari-hari

PERSYARATAN

1. Surat Pengantar
2. Surat Rekomendasi/ persetujuan atasan langsung
3. SK CPNS
4. SK PNS
5. SK Pangkat Terakhir
6. SK Jabatan (bagi yang menduduki jabatan
7. Ijazah dan Transkrip Legalisir
8. SKP 1 Tahun Terakhir
9. Surat Keterangan Kuliah dari Kampus
10. Surat Pernyataan Tidak Menuntut Kenaikan Pangkat
11. Jadwal Kuliah
12. KTM
13. BAN PT
 PENGAJUAN FUNGSIONAL PERTAMA

DEFINISI

Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung

jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam suatu satuan
organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan atas keahlian dan
atau keterampilan tertentu serta bersifat mandiri dan kenaikan pangkatnya
dengan angka kredit

PERSYARATAN

1. Surat pengantar dari SKPD

2. Fotocopy KARPEG
3. Fotocopy SK CPNS
4. Fotocopy SK PNS
5. Ijazah Legalisir
6. Transkrip Legalisir
7. STTPL
8. SKP 2 Tahun Terakhir
9. SPPT/Bukti Pajak
10. Surat Keterangan Bebas Narkoba
 PENGGUNAAN GELAR AKADEMIK
DEFINISI
Pencantuman Gelar/Peningkatan Pendidikan adalah pemberian civil effect
kepegawaian kepada PNS untuk menggunakan gelar atau pendidikannya
dalam tugas-tugas kedinasannya.

PERSYARATAN
1. Fotocopy SK Pangkat Terakhir
2. Fotocopy Surat Ijin Belajar
3. Fotocopy Ijazah Legalisir’
4. Fotocopy Transkrip Nilai Legalisir
5. Surat Keterangan Mutlak dari Kampus Bermaterai
6. Surat Keterangan Uraian Tugas dari Kepala Puskesmas
7. Fotocopy Sah SK Kenaikan Gaji Berkala Terakhir
8. Surat Pernyataan Bermaterai Mengetahui Kepala Dinas Kesehatan,
Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana
9. Fotocopy STR bagi JFT
 PERMOHONAN CUTI

A. CUTI TAHUNAN
DEFINISI
Cuti tahunan adalah hak Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Calon PNS
yang telah bekerja sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun secara terus
menerus. Jangka waktu ha katas cuti tahunan adalah 12 (dua belas)
hari kerja.
PERSYARATAN
1. Pengantar dari Instansi
2. Fotocopy SK CPNS
3. Fotocopy SK PNS
4. Fotocopy SK Pangkat Terakhir
5. Surat Permohonan Cuti Format BKPSDM
WAKTU PENGUSULAN
2 minggu sebelumnya

B. CUTI BESAR
DEFINISI
Cuti besar merupakan hak PNS yang telah bekerja paling singkat 6
(enam) tahun secara terus-menerus. Dikecualikan bagi PNS yang
masa kerjanya belum 5 (lima) tahun untuk kepentingan agama, yaitu
menunaikan ibadah haji pertama kali. Cuti besar diberikan paling
lama 3 (tiga) bulan.
PERSYARATAN
1. Surat pengantar dari pimpinan SKPD
2. Surat keterangan pemberangkatan kloter
3. Surat pelunasan BPIH (Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji)
4. Formulir permintaan cuti kepada pejabat yang berwenang
memberikan cuti
WAKTU PENGUSULAN

C. CUTI BERSALIN
DEFINISI
Cuti melahirkan merupakan hak PNS wanita untuk kelahiran anak
pertama sampai dengan anak ketiga pada saat menjadi PNS..
Ketentuan lamanya cuti melahirkan adalah 3 (tiga) bulan, namun
 dalam kondisi tertentu, PNS wanita dapat mengajukan permintaan
cuti melahirkan kurang dari 3 (tiga) bulan.
PERSYARATAN
1. Pengajuan permohonan cuti melahirkan dilakukan dengan
melampirkan surat keterangan dokter/bidan yang mencantumkan
Hari Perkiraan Lahir (HPL)
2. Permintaan dan pemberian cuti melahirkan dilakukan dengan
menggunakan format yang telah ditetapkan.
WAKTU PENGUSULAN
1 bulan sebelumnya

D. CUTI ALASAN PENTING

DEFINISI
Cuti alasan penting ini diberikan ketika ibu, bapak, istri, suami,
anak, adik, kakak, mertua, atau menantu yang sedang sakit keras
atau meninggal dunia. Tidak hanya ketika ada keluarga yang sakit
keras atau meninggal, cuti ini juga bisa diajukan bila PNS ingin
melangsungkan pernikahan yang pertama, atau juga alasan penting
lainnya seperti mendampingi istri yang melahirkan bagi PNS pria.
Cuti karena alas an penting diberikan paling lama 1 (satu) bulan.
PERSYARATAN
1. Surat Keterangan Kematian dari Unit Pelayanan Kesehatan atau
Ketua RT untuk alasan ibu, bapak, istri, atau suamo, anak, adik,
kakak, mertua, atau menantu meninggal dunia
2. Surat Keterangan Rawat Inap dari Unit Pelayanan Kesehatan
untuk alasan ibu, bapak, istri atau suami, anak, adik, kakak,
mertua atau menantu sakit keras
3. Surat Keterangan ahli waris untuk alasan salah satu keluarga
meninggal dunia dan PNS bersangkutan harus mengurus hak-hak
dari anggota keluarganya yang meninggal dunia
4. Surat keterangan Rawat Inap dari Unit Pelayanan Kesehatan,
untuk alasan mendampingi istri yang melahirkan/operasi sesar
5. Surat keterangan paling rendah dari ketua RT untuk keadaan
kahar seperti kebakaran rumah atau bencana alam.
WAKTU PENGUSULAN
Saat mengambil cuti
 IZIN PERKAWINAN DAN PERCERAIAN BAGI PNS
A. IZIN PERKAWINAN
DEFINISI
Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang melangsungkan perkawinan pertama wajib
melaporkan kepada pejabat secara hirarkhis selambat-lambatnya 1 tahun
sejak tanggal perkawinan.Ketentuan ini juga berlaku bagi PNS yang
berstatus janda atau duda yang melangsungkan perkawinannya kembali.
PERSYARATAN
1. Blangko laporan perkawinan
2. Foto copy surat nikah/akta perceraian
3. Pas foto hitam putih suami dan istri ukuran 3x4 sebanyak 3 lembar

B. IZIN PERCERAIAN
DEFINISI
PNS yang akan melakukan perceraian wajib memperoleh ijin secara tertulis
atau surat keterangan terlebih dahulu dari pejabat. PNS yang
berkedudukan sebagai penggugat harus memperoleh ijin dari Pejabat,
sedangkan bagi PNS yang berkedudukan sebagai tergugat cukup mendapat
surat keterangan dari Pejabat.
PERSYARATAN
Sebagai Penggugat (mendapat izin untuk melakukan perceraian) :
Mengajukan surat Permintaan untuk melakukan perceraian (sesuai
1
lampiran IV Surat Edaran Kepala BAKN Nomor 08/SE/1983 tanggal; 20
April 1983);
2. Surat panggilan untuk dilakukan pemeriksaan;
3. Berita Acara Pemeriksaan (BAP) yang dilakukan oleh Atcjsan Langsung ;
4. Akta Nikah (dilampirkan Kartu Susunan Keluarga/KSK);
5. Surat Keterangan Pembinaan dari Pimpinan SKPD ;
6. Surat Pernyataan Persetujuah untuk melakukan Perceraian dari kedua
belah pihak atau dari pihak yang tergugat; .
7. SK CPNS, SK PNS, SK Pangkat Terakhir, Keterangan Gaji Berkala
terakhir dan SK Jabatan terakhir (bila menjabat);
8. Data pendukung lainnya yang diperlukan atas Permintaan Izin Untuk
Melakukan Perceraian.

Sebagai tergugat (mendapat surat keterangan untuk melakukan

perceraian) :
1. PNS yang tergugat-:mengajukan' Surat Pemberitahuan Adanya Gugatan
Perceraian (sesuai lampiran ISE. Kepala BAKN Nomon48/SE/1990
tanggal 22 Desember 1990);
2. Relaas/surat panggilan dari Pengadilan Agama setempat;
3. Surat panggilan untuk dilakukan pemeriksaan;
4. Berita Acara Pemeriksaan (BAP) yang dilakukan oleh Atasan langsung ;
5. Surat Nikah (dan Kartu Susunan Keluarga/KSK);
6. SK CPN5, SK PNS, SK Pangkat Terakhir, Keterangan Gaji Berkaja
Terakhir dan SK Jabatan Terakhir (bila menjabat);
7. Data pendukung lainnya yang diperlukan atas perminitaan Surat
Keterangan Untuk Melakukan Perceraian. .
 PENGELOLAAN ADMINISTRASI SURAT KELUAR

DEFINISI
Surat keluar adalah surat bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi
atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak lain di luar
organisasi atau perusahaan. 

ALUR
1. Pihak yang bersangkutan mengisi draft permohonan pengajuan surat
keluar yang telah disediakan oleh bagian tata usaha
2. Persetujuan draft permohonan surat keluar oleh Kasubag Tata Usaha
3. Pencatatan surat, konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk
mendapatkan nomor surat
4. Pengetikan konsep surat, diketik dengan tembusannya
5. Pemeriksaan pengetikan
6. Penandatanganan surat, dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan
membubuhkan tanda tangan di atas nama terang
7. Pemberian cap, dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda
tangan, harus tegak
8. Penyampulan Surat
9. Pengiriman Surat
10. Pengarsipan Surat
 DRAFT PERMOHONAN PENGAJUAN SURAT KELUAR

Nama :
NIP/NITK :
Jabatan :
Perihal :

Sumenep, _____________________

TGL DIBUAT TGL PENGAMBILAN __________________________________

NIP/NITK

CATATAN: HARAP DITULIS DENGAN BENAR DAN JELAS

 PENGAJUAN PENINJAUAN MASA KERJA

1)             Lamaran
2)             Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)
3)             Pengangkatan CPNS
4)             Hasil Pengujian Kesehatan;
5)             Pengangkatan PNS
6)             Daftar Riwayat Hidup;
7)             Kartu Pegawai (KARPEG);
8)             Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);
9)             Kartu Peserta Taspen;
10)          Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
11)          Tanda Peserta Asuransi
12)          DP 3 dari pertama sampai terakhir;
13)          KGB dari pertama sampai dengan terakhir;
14)          SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan
(Struktural/Fungsional)
15)          SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;
16)          SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan;
17)          Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;
18)          Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;
19)          Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK Perbantuan Kepala Daerah
Otonom/Instansi Lain dan SK Penarikan kembali dari perbantuan.
20)          Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
21)          Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
22)          Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
23)          SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
24)          Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) dan SK
Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti diluar Tanggungan Negara;
25)          Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus dalam dan
Luar Negeri
26)          Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;
27)          Data / Mutasi keluarga PNS;
28)          Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali dalam jabatan organik
29)          Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;
30)          Inpassing bagi gaji maupun jabatan;
31)          Penetapan Angka Kredit/fungsional;
32)          Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;
33)          Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
34)          Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
35)          SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang Dinyatakan
Hilang;
36)          SK Meninggal Dunia/Hilang;
37)          SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
38)          Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK Pemberhentian
sebagai PNS;
1.