No.

Dokumen :

SISTEM DAN Status Revisi : 00

PROSEDUR Tanggal Berlaku :

PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 1 dari 7

1. TUJUAN

Prosedur ini mengatur sistem pengendalian dokumen seperti penerbitan pendistribusian, revisi,
pendistribusian kembali dokumen Sistem Manajemen Mutu PT. XYZ.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup pengendalian terhadap seluruh dokumen Sistem Manajemen Mutu yang
meliputi :
2.1 Kebijakan Mutu
2.2 Sasaran Mutu
2.3 Rencana Mutu
2.4 Manual Mutu
2.5 Sistem dan Prosedur
2.6 Alur Proses
2.7 Instruksi Kerja
2.8 Spesifikasi
2.9 Formulir
2.10 Rekaman, serta bentuk dokumen lainnya

3. REFERENSI

ISO 9001 : 2015 Klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi

4. TANGGUNG JAWAB

4.1 Document Controller bertanggungjawab atas pengendalian (penerbitan, pendistribusian,

revisi, dan penyimpanan) semua dokumen sistem manajemen mutu.

5. DEFINISI

NO ISTILAH PENJELASAN
1. XYZ XYZ.
Dokumen Internal Dokumen yang dibuat dan disahkan oleh manajemen XYZ dan
2.
dijadikan acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
Dokumen dari luar XYZ yang dijadikan acuan dalam
Dokumen Eksternal
3. menyusun dokumentasi sistem perusahaan atau dalam
melaksanakan pekerjaan.
Dokumen yang dijadikan acuan kerja dan distribusinya
4. Controlled Copy terkendali, sehingga penerima dokumen selalu memegang
dokumen dengan status revisi terbaru.
Dokumen yang distribusinya tidak dikendalikan sehingga
Uncontrolled Copy
5. penerima dokumen tidak selalu memegang dokumen dengan
revisi yang terbaru.
 No. Dokumen :

SISTEM DAN Status Revisi : 00

PROSEDUR Tanggal Berlaku :

PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 2 dari 7

Dokumen eksternal yang dikendalikan dengan diberi stempel

6. Dokumen Valid
Valid.
Dokumen internal yang sudah kadaluarsa, tetapi tetap disimpan
7. Dokumen Obsolete
sampai batas waktu tertentu.

6. URAIAN PROSES

6.1 IDENTIFIKASI DOKUMEN

6.1.1 DOKUMEN INTERNAL

6.1.1.1 Dokumen Internal yang digunakan dalam sistem manajemen perusahaan

terdiri dari :

NO NAMA DOKUMEN PENJELASAN KODE

Dokumen yang berisi maksud atau arahan secara
menyeluruh sebuah organisasi yang terkait dengan
1. Kebijakan Mutu KM
mutu dan dinyatakan secara resmi oleh pimpinan
puncak.
Dokumen yang berisi sesuatu yang dicari, atau
2. Sasaran Mutu SM
dituju, berkaitan dengan mutu.
Dokumen yang berisikan prosedur dan sumber
3. Rencana Mutu daya yang diperlukan pada suatu proyek, produk, RM
proses atau kontrak tertentu.
Dokumen yang merincikan sistem manajamen
4. Manual Mutu MM
mutu suatu organisasi.
Dokumen yang berisi cara tertentu untuk
5. Sistem dan Prosedur SD
melaksanakan suatu kegiatan atau proses.
Dokumen yang menggambarkan alur sebuah proses
6. Alur Proses AP
(mulai dari input hingga output).
Dokumen yang berisi urutan-urutan kegiatan untuk
7. Instruksi Kerja IK
lingkup yang spesifik.
8. Spesifikasi Dokumen yang menyatakan persyaratan. SF
Dokumen yang dikembangkan untuk merekam data
9. Formulir guna menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan FM
yang ditentukan.
Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau
10. Rekaman -
memberi bukti pelaksanaan suatu kegiatan.

6.1.1.2 Pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan sistem dan prosedur

Pengendalian Rekaman (HO-MRP/SD-02).

6.1.1.3 Semua dokumen internal yang dikendalikan oleh Document Controller

dapat dilihat pada Daftar Master Dokumen Internal dan Distribusi
Terkendalinya (HO-MRP/SD-01/FM-01).
 No. Dokumen :

SISTEM DAN Status Revisi : 00

PROSEDUR Tanggal Berlaku :

PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 3 dari 7

6.1.2 DOKUMEN EKSTERNAL

6.1.2.1 Dokumen eksternal yang digunakan dalam sistem manajemen mutu

perusahaan dapat berupa :
- Spesifikasi dari pelanggan.
- Standar-standar yang berkaitan dengan produk.
- Manual Alat/Mesin.

6.1.2.2 Dokumen eksternal diidentifikasi melalui Daftar Master Dokumen

Eksternal (HO-MRP/SD-01/FM-02) dan stempel “VALID”.

6.1.2.3 Jika terdapat revisi terbaru dari dokumen eksternal, dokumen tersebut
didistribusikan kepada pemegang dokumen. Dokumen yang telah
kadaluarsa ditarik, kemudian dimusnahkan atau distempel “OBSOLETE”
dan disimpan sebagai riwayat perubahan dokumen tersebut.

6.1.2.4 Document Controller memperbarui Daftar Master Dokumen Eksternal

(HO-MRP/SD-01/FM-02) setiap ada dokumen eksternal baru/revisi yang
digunakan sebagai acuan kerja di XYZ.

6.2 PENERBITAN DAN PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN

6.2.1 Proses-proses yang diperlukan dalam penerapan sistem manajemen perusahaan yang
efektif didokumentasikan dalam bentuk dokumentasi yang sesuai.

6.2.2 Pendokumentasian proses-proses tersebut dilakukan oleh Pemilik Proses sesuai

dengan format dokumentasi yang ditentukan, kemudian disampaikan ke Document
Controller untuk diberi nomor dokumen, status revisi dan tanggal berlaku dokumen
dan didaftarkan dalam Daftar Master Dokumen Internal dan Distribusi
Terkendalinya (HO-MRP/SD-01/FM-01).

6.2.3 Format Isi Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Rencana Mutu serta Manual Mutu dan
Instruksi Kerja tidak ditentukan secara khusus.

6.2.4 Format isi Sistem dan Prosedur ditentukan sebagai berikut :

BAB SISTEMATIKA PENJELASAN SISTEMATIKA

Pengesahan Dokumen sesuai dengan Tabel
- Lembar pengesahan Kewenangan Pengesahan Dokumen (HO-MRP/SD-
01/SF-03)
Tujuan adanya Sistem dan Prosedur sesuai dengan
1 Tujuan
pokok bahasannya
Lingkup bahasan sistem dan prosedur yang menjadi
2 Ruang Lingkup
topik bahasan.
 No. Dokumen :

SISTEM DAN Status Revisi : 00

PROSEDUR Tanggal Berlaku :

PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 4 dari 7

Menunjukkan nama dokumen yang ada kaitannya

3 Referensi
4 Tanggung Jawab
5 Definisi
6 Uraian Prosedur
7 Lampiran
dengan sistem dan prosedur tersebut dan atau Klausul
ISO 9001:2015.
Menunjukkan personil yang bertanggungjawab atas
sistem dan prosedur tersebut.
Keterangan dari kata-kata yang dianggap perlu untuk
didefinisikan untuk menyeragamkan pengertian kata
maupun kalimat yang terdapat dalam sistem dan
prosedur tersebut.
Uraian aktivitas-aktivitas yang diakukan oleh personil
terkait sesuai dengan tanggungjawab dan wewenangnya
dengan sistem dan prosedur tersebut.
Daftar nama dan nomor dokumen yang dijadikan
lampiran sistem dan prosedur tersebut.

6.2.5 Penomoran dokumen dilakukan sesuai dengan Tabel Kode Departemen

(HO-MRP/SD-01/SF-01) dan Nomor Dokumen (HO-MRP/SD-01/SF-02).

6.2.6 Dokumen yang telah diberi nomor diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang
berwenang sesuai dengan Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen
(HO-MRP/SD-01/SF-03).

6.2.7 Dokumen Master disimpan oleh Document Controller dalam kondisi bersih dari
coretan, terlindung dari lembab atau hal lain yang merusak dan tertata dengan rapi.

6.2.8 Dokumen yang akan didistribusikan pada unit-unit kerja yang terkait adalah dokumen
asli yang digandakan, diberi stempel “CONTROLLED COPY”. Dengan ketentuan :

a. Ketentuan Pemberian Nomor Distribusi

Nomor
Nama Jabatan
Distribusinya
Chief Executive Officer 1.0
Chief Operational Officer 2.0
Chief Financial Officer 3.0
Vice Chief Operational Officer 4.0
Vice Chief Financial Officer 5.0
Manager/Pengendali Departemen Sales 6.0
Manager/Pengendali Departemen F&A 7.0
Manager/Pengendali Departemen HGA 8.0
Manager/Pengendali Departemen Purchasing 9.0
Manager/Pengendali Departemen IT 10.0
Manager/Pengendali Departemen Plant 11.0
Kepala/Supervisor Sub-Depart Produksi 11.1
Kepala/Supervisor Sub-Departemen Teknik 11.2
Kepala/Supervisor Sub-Departemen PPIC 11.3
 No. Dokumen :

SISTEM DAN Status Revisi : 00

PROSEDUR Tanggal Berlaku :

PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 5 dari 7

Kepala/Supervisor Sub-Departemen Warehouse 11.4

Manager/Pengendali Departemen Laboratorium 12.0
Internal Auditor 13.0
Document Controller 14.0

b. Ketentuan Pemegang Dokumen Terkendali

JENIS DOKUMEN PEMEGANG DOKUMEN

Kebijakan Mutu Sampai Kepala/Supervisor.
Sasaran Mutu Sampai Kepala/Supervisor terkait.
Manual Mutu Sampai Kepala/Pengendali Departemen.
Standar Operasional Prosedur Sampai Kepala Seksi terkait.
Instruksi Kerja Sampai Operator terkait.

6.2.9 Kebijakan Mutu dalam bentuk poster ditempatkan pada tempat yang mudah dilihat
dan dijangkau oleh karyawan.

6.2.10 Unit-unit kerja yang terkait dengan sistem dan prosedur yang terdokumentasi
diidentifikasi dalam Daftar Master Dokumen Internal dan Distribusi Dokumen
Terkendalinya (HO-MRP/SD-01/FM-01).

6.2.11 Pendistribusian dokumen “CONTROLLED COPY” dilakukan sesuai dengan Daftar

Master Dokumen Internal dan Distribusi Dokumen Terkendalinya
(HO-MRP/SD-01/FM-01).

6.2.12 Sebagai bukti pengiriman dokumen, Tanda Terima Dokumen

(HO-MRP/SD-01/FM-03) diisi dengan lengkap dan ditandatangani oleh penerima
dokumen.

6.2.13 Status revisi dokumen juga dapat dilihat pada Tanda Terima Dokumen
(HO-MRP/SD-01/FM-03).

6.2.14 Pengaturan Dokumen Uncontrolled Copy:

- Untuk kepentingan eksternal perusahaan dimana dokumen tersebut tidak
dijadikan acuan pekerjaan, maka dokumen yang disampaikan adalah salinan
dokumen master yang distempel “UNCONTROLLED COPY”.

5.3 REVISI DOKUMEN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN HASIL REVISI

5.3.1 Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Rencana Mutu dan Manual Mutu dapat direvisi atas
dasar hasil Rapat Tinjauan Manajemen (dilakukan sesuai dengan sistem dan
prosedur Tinjauan Manajemen (HO-MRP/SD-06), hasil audit atau perubahan pada
Struktur Organisasi.
 No. Dokumen :

SISTEM DAN Status Revisi : 00

PROSEDUR Tanggal Berlaku :

PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 6 dari 7

5.3.2 Selain yang disebut pada poin 5.3.1, dokumen dapat direvisi berdasarkan pengajuan
setiap personil dalam perusahaan dengan tujuan untuk mendapatkan praktek
pelaksanaan proses yang semakin efektif dan efisien.

5.3.3 Usulan perubahan dokumen yang mempengaruhi departemen lain harus

dikoordinasikan dengan departemen-departemen yang terkait dengan dokumen
tersebut.

5.3.4 Usulan perubahan dokumen yang tidak mempengaruhi departemen lain dapat dibahas
oleh departemen masing-masing.

5.3.5 Hasil pembahasan usulan perubahan dokumen dituangkan dalam Permintaan

Perubahan Dokumen (HO-MRP/SD-01/FM-04).

5.3.6 Persetujuan usulan perubahan dokumen tersebut dilakukan sesuai dengan Tabel
Kewenangan Persetujuan Dokumen (HO-MRP/SD-01/SF-03) dan disampaikan ke
Document Controller.

5.3.7 Berdasarkan Permintaan Perubahan Dokumen (HO-MRP/SD-01/FM-04) tersebut

Document Controller akan melakukan revisi dan menerbitkan dokumen revisi tersebut
dengan status revisi dan tanggal berlaku baru.

5.3.8 Ketentuan-ketentuan pemberian identifikasi dokumen yang direvisi diuraikan sebagai

berikut :

- Untuk perubahan yang bersifat redaksional atau perubahan dengan tanpa

mengubah kandungan materinya tidak perlu dilakukan revisi.
- Jika dilakukan perubahan terhadap suatu dokumen, maka status revisi dari
dokumen lain yang tidak mengalami revisi tidak ikut berubah.

5.3.9 Pengesahan kembali dokumen hasil revisi tersebut dilakukan sesuai dengan Tabel
Kewenangan Persetujuan Dokumen (HO-MRP/SD-01/SF-03).

5.3.10 Dokumen yang lama dinyatakan kadaluarsa, distempel “OBSOLETE” dan disimpan
oleh Document Controller sebagai riwayat perubahan dokumen tersebut.

5.3.11 Dokumen revisi terbaru yang telah digandakan diberi stempel “CONTROLLED
COPY” dan nomor distribusinya.

5.3.12 Dokumen “CONTROLLED COPY” revisi terkini tersebut, didistribusikan sesuai

dengan Daftar Master Dokumen Internal dan Dokumen terkendalinya (HO-
MRP/SD-01/FM-01) dan dokumen revisi sebelumnya (dokumen lama) ditarik dan
dimusnahkan oleh Document Controller.

7. LAMPIRAN

7.1 Alur Proses Pengendalian Dokumen (HO-MRP/SD-01/AP-01)

 No. Dokumen :

SISTEM DAN Status Revisi : 00

PROSEDUR Tanggal Berlaku :

PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 7 dari 7

7.2 Alur Proses Revisi Dokumen (HO-MRP/SD-01/AP-02)

7.3 Tabel Kode Departemen (HO-MRP/SD-01/SF-01)
7.4 Tabel Penomoran Dokumen (HO-MRP/SD-01/SF-02)

7.5 Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen (HO-MRP/SD-01/SF-03)

7.6 Daftar Master Dokumen dan Distribusi Dokumen Terkendalinya (HO-MRP/SD-01/FM-01)
7.7 Daftar Master Dokumen Eksternal (HO-MRP/SD-01/FM-02)
7.8 Tanda Terima Dokumen (HO-MRP/SD-01/FM-03)
7.9 Permintaan Perubahan Dokumen (HO-MRP/SD-01/FM-04)
7.10 Contoh Stempel Controlled Copy, Uncontrolled Copy, Obsolete, dan Valid