FORMAT URAIAN JABATAN

1. Nama Jabatan : Staff Pusdiklat

2. Unit Kerja : Bidang Pendidkan dan pelatihan SDM

3. Uraian Tugas :

 Membantu Ka. Pusdiklat Pengembangan SDM dan Kadiv dalam menjalankan tugas sehari-hari
 Menyiapkan, membuat dan mengarsip administrasi surat menyurat Diklat sesuai kebutuhan
 Membantu Kadiv membuat, memelihara dan mengembangkan SOP di Diklat
 Membantu kadiv mempersiapkan dan menyelenggarakan diklat atau seminar yang bersifat internal dan eksternal
berskala lokal, nasional, maupun internasional
 Efisiensi dalam penggunaan ATK, telepon dan biaya operasional lain yang dibutuhkan
 Membina dan mengembangkan kerjasama yang baik dengan bagian lain yang terkait
 Membuat laporan tertulis triwulan dan tahunan yang ditujukan pada Kepala Pusdiklat
 Membantu dan menjaga hubungan baik dalam berkerjasama dengan pihak luar dalam penyelenggaraan kerja diklat
 Menjaga kedisiplinan, kerapihan fisik, tugas-tugas, etika pelayanan, sopan santun kerja sesuai dengan ketentuan
yang ada

4. Tanggung Jawab :

 Bertanggungjawab pada Ka. Pusdiklat Pengembangan SDM serta Ka. Divisi tentang administrasi surat menyurat
maupun dokumen.
 Bertanggungjawab pada Ka. Divisi tentang persiapan dan proses pelaksanaan diklat.
 Bertanggungjawab pada Ka Pusdiklat tentang penggunaan anggaran keuangan.
*Kata kunci: (keakuratan, kelancaran, kerahasiaan, kebenaran, kesesuaian, ketepatan, keselamatan, kerapihan, keamanan, kualitas, kuantitas, kebutuhan,
kelengkapan, keefektifan, kelayakan, keindahan, keharmonisan)

5. Wewenang :

 Menyiapkan surat maupun dokumen yang dibutuhkan untuk aktivitas Pusdiklat

 Menyiapkan lembar kerja/games/materi/evaluasi untuk trainer maupun trainee dalam sebuah program training
 Menyiapkan perlengkapan proses rekrutmen dan seleksi Trainer dan Co Trainer
 Menggunakan anggaran keuangan sesuai dengan rencana
 Menyiapkan TOT untuk trainer sebelum proses pelaksanaan training.
*Kata kunci: (meminta, menolak, memberikan, memutuskan, mengeluarkan menggunakan, menentukan, menetapkan, menegur, memotivasi, menilai)

6. Spesifikasi pemangku Jabatan :

 Pendidikan minimal S1 Psikologi/S1 FAI/S1 Manajemen.

 Memiliki pengalaman di bidang pengelolaan Training.
 Memiliki keterampilan mengoperasikan Microsoft Word, Power Point, Excell.
 Memiliki kreativitas tinggi.
 Mampu bekerjasama dengan unit kerja terkait (Team Work)
 Keterampilan sosial (Social Skill)
 Memiliki integritas tinggi (Work Integrity)
*catatan : Pendidikan, pelatihan, pengalaman, kondisi fisik

7. Kompetensi :

Kompetensi Definisi Level

Decisive Judgment Membuat keputusan keputusan yang baik, benar 2

 dan tepat waktu

Planning and Secara efektif merencanakan dan mengorganisir 2

organizing pekerjaan sesuai kebutuhan organisasi, dengan
menetapkan tujuan dan mengantisipasi
kebutuhan dan prioritas

Intergrity Mempertahankan tingkat kejujuran dan etika 2

yang tinggi dalam perkataan dan Tindakan sehari-
hari

Polices, processes, mengikuti prosedur dan pedoman organisasi 2

and procedues untuk mencapai tujuan

Interpersonal Berkomunikasi secara jelas dan efektif dengan 3

communication orang-orang didalam dan diluar organisasi

Teamwork and Secara efektif bekerja dan berkolaborasi dengan 1

collaboration orang lain kea rah sasaran bersama, dikaitkan
dengan tingkat pertisipasi dan kontribusi
terhadap kinerja tim

Malang, 16 Desember 2022

Mengetahui Atasan Langsung Penyusun

(Kepala Pusdiklat Pengembangan SDM) (Supervisor Perencanaan SDM)

FORMAT KAMUS KOMPETENSI

Kelompok Jabatan Staff

Claster Kompetensi

PROSES BERPIKIR PENYELESAIN TUGAS RELASI

Desecive Judgement Planning and organizazing Interpersonal communication

Intergrity Teamwork and collaboration

Police, processes, and procedures

No. Kompetensi Level


1. Desecive judgement
membuat keputusan-
keputusan yang baik, benar
dan tepat waktu
2. Planning and organizing
secara efektif merencanakan
dan mengorganisir pekerjaan
sesuai kebutuhan organisasi
dengan menetapkan tujuan
dan mengantisipasi
kebutuhan dan prioritas
3. Integrity
mempertahankan tingkat
kejujuran dan etika yang
tinggi dalam perkataan dan
Tindakan sehari-hari
1
2 3 4
Efektif Menguasai Ahli
Dasar
-Mengatasi masalah -Mempertimbangkan -Menyusun dan/atau -Membuat keputusan
sederhana secara alternatif keputusan memutuskan konsep atau kebijakan yang
efektif dengan dan konsekuensi penyelesaian berdampak nasional.
menggunakan yang mungkin terjadi. masalah yang
panduan yang ada. melibatkan
beberapa/seluruh
-Membuat keputusan fungsi dalam
berdasarkan analisa -Membuat keputusan
organisasi.
logis dan pengalaman berdasarkan analisis
pribadi. mendalam dengan
menggunakan
-Membuat keputusan metode tertentu.
setelah mencari
informasi dari
berbagai macam
-Membuat analisa
sumber.
dampak yang akan
-Mempertimbangkan dihadapi dan
dampak langsung mengambil
yang akan terjadi, keputusan yang jelas.
serta segera
mengambil
keputusan yang
tepat.
-Mengelola waktunya -Mengidentifikasi dan -Mengoptimalkan -Mengidentifi kasi
sendiri. menggunakan proses penggunaan waktu hambatan yang
dan prosedur yang dan sumber daya mungkin timbul dan
baik dan benar untuk yang tersedia untuk membuat rencana
mengelola pekerjaan. mencapai hasil yang kontingensi sebagai
-Menetapkan sasaran
ditetapkan. antisipasinya.
yang realistis dan
menyusun rencana -Mengidentifi kasi
jangka pendek untuk -Membagi pekerjaan sasaran, membuat
pencapaian sasaran. ke dalam tugas-tugas -Membuat perencanaan,
yang lebih spesifik, perencanaan dan mengestimasi waktu
menetapkan mengorganisir dan memantau
prioritas, dan jangka beberapa kegiatan kemajuan tugas
-Menyimpan data
waktu atau tugas secara jangka panjang.
dan catatan dengan
simultan dan efisien.
teratur sehingga
mudah dan cepat
ditelusuri saat
diperlukan -Secara konsisten
mencapai sasaran
yang didasarkan oleh
kemampuan
perencanaan dan
pengorganisasiannya
-Bertingkah laku -Memberikan -Menerapkan norma- -Mendukung dan
sesuai dengan informasi yang dapat norma secara menerapkan prinsip
perkataan. dipercaya konsisten dalam moral dan standar
kebenarannya setiap situasi. etika yang tinggi,
dengan cara yang serta berani
pantas. menanggung
-Berkata sesuai
 dengan fakta. -Bertindak sesuai konsekuensinya.
etika dalam
-Tidak menjanjikan pekerjaan dan
sesuatu yang tidak hubungan dengan
-Dikenal sebagai dapat atau tidak -Mengajak orang lain
orang lain.
orang yang dapat boleh diberikannya. untuk bertindak
dipercaya. sesuai etika dan kode
etik.

-Melaksanakan
peraturan dan kode -Berani melakukan
etik organisasi. koreksi atau
mengambil tindakan
atas penyimpangan
kode etik/ nilai-nilai
yang dilakukan oleh
orang lain, meskipun
ada resiko.

4. Polices, processes, and -Memahami -Melaksanakan -Memiliki -Secara efektif

procedures kebijakan, proses dan pekerjaan dengan pemahaman yang mendorong orang
prosedur berpatokan pada mendasar mengenai lain untuk mengikuti
Mengikuti prosedur dan kebijakan, proses dan berbagai kebijakan, pedoman, prosedur
pedoman oranisasi untuk prosedur yang proses dan prosedur, dan peraturan
mencapai tujuan diciptakan sehingga menjadi organisasi.
-Dalam situasi kerja
narasumber bagi
berupaya untuk
orang di lingkungan
mengikuti kebijakan
kerjanya.
proses dan prosedur -Mengikuti pedoman, -Memastikan bahwa
prosedur dan kebijakan, proses dan
peraturan yang prosedur sudah
ditetapkan oleh dijalankan dengan
organisasi tepat.
-Mendukung dan
memprakarsai
penggunaan
kebijakan, proses dan -Menemukan dan
prosedur yang sesuai memperbaiki
untuk mencapai kesalahan dalam
tujuan-tujuan yang pelaksanaan
penting. kebijakan, proses dan
prosedur.

-Memberikan contoh
yang baik dengan
secara konsisten
bekerja dalam batas-
batas pedoman
untuk mencapai
tujuan pekerjaan.

5. Interpersonal -Menyampaikan -Mendengarkan -Menggunakan gaya -Berbagi informasi

Communication informasi, pikiran pihak lain secara komunikasi yang dengan orang lain
atau pendapat aktif. informal untuk yang dapat
Berkomunikasi secara jelas dengan jelas, singkat, meningkatkan meningkatkan kinerja
dan efektif dengan orang- dan tepat dengan hubungan antar secara keseluruhan.
orang didalam dan diluar menggunakan pribadi.
organisasi -Menangkap dan
cara/media yang
menginterpretasikan
sesuai dan mengikuti
pesan-pesan dari -Menyampaikan
alur yang logis.
-Menyampaikan informasi kepada

6. Teamwork and collaboration
Secara efektif bekerja dan
berkolaborasi dengan orang
lain ke arah sasaran
bersama, dikaitkan dengan
tingkat partisipasi dan
kontribusi terhadap kinerja
tim.
Mengetahui Penanggung Jawab
(Kepala Bagian SDM)
orang lain, serta suatu informasi yang pihak lain dengan
sensitif dan atau cara-cara yang
-Menggunakan tata memberikan respon rumit dengan cara menarik, mudah
bahasa dan kosa kata yang sesuai. penyampaian dan dimengerti, dan
yang tepat. kondisi yang tepat, berbeda dari
sehingga dapat caracara
dipahami pihak lain. konvensional
-Memeriksa dan
-Menyampaikan memastikan
informasi dengan pemahaman dari
gaya bicara yang pendengar. -Mengintegrasi
sesuai informasi-informasi
perspektif/latar penting dari diskusi
belakang pendengar dengan pihak lain
untuk mendapatkan
pemahaman yang
sama.
-Berpartisipasi
sebagai anggota tim
yang baik, melakukan
tugas/ bagiannya,
mendukung
keputusan tim.
-Memberikan usulan-
usulan bagi
kepentingan tim.
-Mendengarkan dan
menghargai masuk-
an dari orang lain.
-Bekerja sama secara
efektif dalam
interaksi formal dan
informal
Malang, 16 Desember 2022
Penyusun
(Supervisor Perencanaan SDM)
 TABEL EVALUASI SOP PELAKSANAAN TRAINING
PETUNJUK PENGISIAN :

1. Tabel Evaluasi SOP : Tuliskan judul SOP lengkap

2. Ya/Tidak : Tuliskan angka 1 pada kolom ya apabila penilaian memenuhi, dan 0 pada kolom tidak jika penilaian tdk memenuhi

3. Keterangan : tuliskan keterangan tambahan alasan penilaian tidak memenuhi

4. Jumlah Total : hasil kuantitatif dari penilaian dengan menambahkan skor ya dan tidak

No Indikator Keterangan

I Evaluasi Substansi SOP Ya Tidak

1 Judul SOP telah menggambarkan kegiatan 1

2 Langkah kerja telah dirumuskan secara detail dan jelas sehingga pelaksana SOP 1
mengetahui arah kegiatan dan hasil yang diharapkan

3 Terdapat proses kegiatan dengan urutan pengendalian dan waktu tahapan 0

kerja yang logis

4 Telah dilakukan perbaikan terhadap SOP yang sudah tidak sesuai 0

5 Tanggung jawab dan wewenang pelaksana SOP sesuai dengan tugas dan 1
fungsinya

6 Penyusunan SOP mempertimbangkan resiko yang mungkin timbul dalam 1

pelaksanaan mutu penugasan

Jumlah Total 4

Kesimpulan Hasil Evaluasi:

Masih terdapat kekurangan yaitu kurang detail dalam waktu untuk melakukan kinerja dan belum pernah diperbarui untuk
sejadikan sebagai evaluasi

Malang, 16 Desember 2022

Mengetahui Penanggung Jawab Penyusun

(Kepala bagian SDM) (Supervisor Perencanaan SDM)

FORMAT SOP

Nama organisasi : Universitas Muhammadiyah Malang Nomor : SOP/SDM/01/2022

Tanggal Berlaku : 16 DESEMBER 2022

Unit Kerja : Pusdiklat Pengembangan SDM Revisi : 1

Judul SOP : SOP PELAKSANAAN TRAINING Halaman : 1

I. Tujuan : Sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan training

II. Ruang Lingkup : jenis kegiatan training, tampat kegiatan dilaksanakan training dan prosedur training

III. Prosedur

- kepala bagian SDM membentuk panitia penyusunan materi program pelatihan

- staff administasi membuat surat tugas panitian
- WAREK IV memeriksa dan menyetujui kepanitiaan
- Kepala divisi diklat dosen & karyawan, kepala pusdiklat & pengembangan SDM, kepala bagian SDM, kepala biro
kelembagaan SDM menelaah isi TOR program tendik berprestasi
- Kepala pusdiklat & pengembangan SDM, Kepala bagian SDM, Kepala biro kelembagaan menentukan tema
pelatihan sebagai dasar penyusunan materi pelatihan
- Menyusun pelatihan sesuai kriteria dan kompetensi oleh kepala divisi diklat dosen & karyawan
- Menyusun modul kegiatan dan pelaksanaan pelatihan oleh kepala divisi diklat dosen & karyawan
- Kepala divisi diklat dosen & karyawan, kepala pusdiklat & pengembangan SDM, kepala bagian SDM memilih dan
menetapkan trainer
- Validasi draft program pelatihan oleh reviewer (apabila tidak divalidasi maka revisi modul dan kegiatan)
- Finishing modul dan persiapan kegiatan
- Pelaksanaan kegiatan
IV. Indikator Keberhasilan : Melaksanakan training sesuai modul, mencapai tujuan dari training dilaksanakan,
mendapatkan penilaian yang baik dari trainee, dan meningkatnya skill trainee

V. Lampiran : surat tugas, TOR pelatihan, Modul, Time schedule

Disusun Disetujui Disahkan

(Supervisor perencanaan SDM) (Kepala pusdiklat & pengembangan (Kepala Biro Kelembagaan SDM)
SDM)

…………………………………………. …………………………………………. ………………………………………….

16 Desember 2022 18 Desember 2022 20 Desember 2022

 FORMAT LAPORAN HASIL ASESMENT
PETUNJUK PENGISIAN :

1. Nama Kandidat : Tuliskan Nama Lengkap kandidat sesuai yang tertera di daftar hadir

2. Jenis Kelamin :Tuliskan jenis kelamin yang tertera di daftar hadir

3. Tempat tanggal lahir / TTL : Tuliskan tempat tanggal lahir sesuai yang tertera di daftar hadir

4. Intelegensi : Isilah sesuai dengan hasil asesmen.Tuliskan IQ dan kategori.

5. Kemampuan khusus : Isilah masing-masing kolom sesuai dengan hasil asesmen. Isikan dengan level sesuai dengan hasilnya, yaitu di rentang 1-4.

6. Sikap Kerja : Isilah masing-masing kolom sesuai dengan hasil asesmen. Isikan dengan level sesuai dengan hasilnya, yaitu di rentang 1-4.

7. Kesimpulan Akhir

● Disarankan : Jika berdasarkan hasil pemeriksaan semua aspek kompetensi berada pada level yang setara atau lebih tinggi dibandingkan dengan daftar parameter yang diujikan

● Dipertimbangkan : Jika berdasarkan hasil pemeriksaan terdapat satu hingga dua kompetensi yang berada di bawah level yang ditetapkan pada daftar parameter yang diujikan

● Ditolak : Jika berdasarkan hasil pemeriksaan terdapat tiga atau lebih kompetensi yang berada di bawah level yang ditetapkan pada daftar parameter yang diujikan

8. Keterangan Tambahan : dapat dituliskan keterangan tambahan yang tidak tercover pada kolom-kolom sebelumnya

Kemampuan Khusus Sikap Kerja

Kepatuhan
Nama Jenis Pendidikan Perencanaan Kesimpulan Keterangan
No TTL Intelegensi pada Kerja sama
Kandidat Kelamin terakhir Pembuatan dan Komunikasi Akhir Tambahan
Integritas Prosedur dan
Keputusan pengorganisa Interpersonal
dan Kolaborasi
sian
Peraturan

S1 97
Maras Surabaya, Dipertimbang
1 Laki-laki Manajemen 2 2 1 2 2 2
Nugroho 20 Juli 1996 kan
(rata-rata)

2 Baktiono Laki-laki Surabaya, S1 113 2 3 3 2 3 3 Disarankan

lazuardi 26 Januari
 1996 Psikologi (rata-rata
atas)

3 Putri Perempuan Malang, S1 122 3 4 3 3 1 1 Dipertimbang

laksita kan
10 Agustus FAI (superior)
1996

Malang, 16 Desember 2022

Mengetahui Penanggung Jawab Pelaksana

(Kepala bagian SDM) (Supervisor perencanaan SDM)