PEDOMAN PENGORGANISASIAN

UNIT REKAM MEDIS

2022

RUMAH SAKIT GOTONG ROYONG

Jalan Medokan Semampir Indah No.97 Surabaya
Telp. (031) 5939693, 5991593
Fax. (031) 5991592
ii
 PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT
REKAM MEDIS

LEMBAR PENGESAHAN

PENGESAHAN DOKUMEN RUMAH SAKIT GOTONG ROYONG

Pedoman Pelayanan Unit Rekam Medis
TANDA
KETERANGAN TANGGAL
TANGAN
Khalishah Okky T, S. Tr. Pembuat
Kes Dokumen
Kepala Bidang
dr. Immanuel Michael
Penjungang
Hadinata
Medis
Authorized
Lusia Harijani, SE
Person
dr. Mardha Handiwidjaja,
Direktur
QIA, CMA

ii
 PERATURAN DIREKTUR
PERATURAN DIREKTUR
RUMAH SAKIT GOTONG ROYONG
Nomor: 007/Per/Dir/RSGR-PED/IV/2022

TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT REKAM MEDIS

DIREKTUR RUMAH SAKIT GOTONG ROYONG,

Menimbang : a. Bahwa diperlukan suatu organisasi fungsional yang memberikan
masukan kepada pimpinan RS terkait aspek klinis penyelenggaraan
rekam medis.
b. Bahwa tata kelola penyelenggaraan organisasi fungsional tersebut
perlu diatur dalam Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis.
c. bahwa penetapan dan pemberlakuan Pedoman Pengorganisasian
Unit Rekam Medis tersebut perlu ditetapkan dengan Peraturan
Direktur Rumah Sakit Gotong Royong.

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang

Rumah Sakit.
2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 tentang
Kesehatan.
3. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 29 tahun 2004 tentang
Praktik Kedokteran.
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 56 Tahun
2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit.
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1438/MENKES/PER/IX/2010 tentang Standar Pelayanan
Kedokteran.
6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
290/Menkes/Per/III/2008 tentang Persetujuan Tindakan
Kedokteran.
7. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis.
8. Keputusan Direktur Jenderal Pelayanan Medik Nomor
HK.00.06.3.5.1866 tentang )Persetujuan Tindakan Medik (Informed
Consent).
9. Keputusan Gubernur Jawa Tmur Nomor 26 Tahun 2002 Tentang
Tugas Pokok Fungsi Unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan Propinsi
Jawa Timur.
10. Peraturan Gubernur JawaTimur Nomor 32 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksanan Teknis Dinas Kesehatan
Propinsi Jawa Timur.
11. Keputusan Ketua Pengurus Yayasan Kesehatan Gotong Royong
Nomor 002/SK/Dir/RSGR/III/2021 tanggal 01 Maret 2021 tentang
Pengangkatan Direktur Rumah Sakit Gotong Royong.
12. Keputusan Ketua Pengurus Yayasan Kesehatan Gotong Royong
Nomor 00018/SK/Peng/YAYASAN Kesehatan Gotong
Royong/V/2021 tentang Penetapan Struktur Organisasi Rumah Sakit
Gotong Royong.

iii
 MEMUTUSKAN

Menetapkan : PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT REKAM MEDIS DI

LINGKUNGAN RUMAH SAKIT GOTONG ROYONG
KESATU : Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis di lingkungan
Rumah Sakit Gotong Royong sebagaimana terlampir dalam
Peraturan ini.
KEDUA : Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis di lingkungan
Rumah Sakit Gotong Royong digunakan dalam tata kelola
organisasi di Rumah Sakit Gotong Royong.
KETIGA : Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila
dikemudian hariternyata terdapat kekeliruan dalam ketetapan
ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

DITETAPKAN DI : SURABAYA
PADA TANGGAL : 01 APRIL 2022

DIREKTUR RUMAH SAKIT

dr. Mardha Handiwidjaja, QIA, CMA

iv
 Lampiran
Peraturan Direktur Rumah Sakit Rumah Sakit Gotong
Nomor : 007/Per/Dir/RSGR-PED/IV/2022
Taggal : 01 April 2022

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, Pedoman
Pengorganisasian Unit Rekam Medis di Rumah Sakit ini dapat tersusun dengan baik.
Dokumen ini sebagai pedoman pengorganisasian unit rekam medis di Rumah Sakit Gotong
Royong.
Pedoman ini merupakan satu kesatuan dengan dokumen-dokumen yang digunakan
setiap harinya oleh petugas di rumah sakit. Dengan kata lain fungsi dan kegunaannya
dapat mengurangi kekurangan-kekurangan dalam pelaksanaannya. Dengan ditetapkannya
dokumen ini, kami berharap dapat menjadi pegangan yang setiap saat dapat
dipergunakan sebagaimana mestinya. Kritik dan saran yang membangun sangat kami
harapkan dikemudian hari, agar pedoman ini akan menjadi lebih sempurna sesuai
dengan perkembangan dan kebutuhan di bidang pelayanan rumah sakit.

Surabaya, 01 April 2022

v
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................................. iv

DAFTAR ISI ................................................................................................................................................. 1
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................................. 2
A. LATAR BELAKANG .....................................................................................................................................2
B. TUJUAN PEDOMAN ....................................................................................................................................2
C. RUANG LINGKUP PELAYANAN .............................................................................................................2
D. BATASAN OPERASIONAL .......................................................................................................................2
E. LANDASAN HUKUM...................................................................................................................................3
BAB II GAMBARAN UMUM RS............................................................................................................... 4
A. SEJARAH BERDIRINYA RUMAH SAKIT .............................................................................................4
BAB III VISI MISI ....................................................................................................................................... 5
A VISI, MISI, NILAI, DAN MOTTO .............................................................................................................5
B. PENGERTIAN FALSAFAH, TUGAS DAN TUJUAN UNIT REKAM MEDIS ...............................5
C. MISI DAN MOTTO UNIT REKAM MEDIS ...........................................................................................7
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RS ................................................................................................... 8
BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA .................................................................................. 9
BAB VI URAIAN JABATAN .................................................................................................................... 10
A. KEPALA UNIT REKAM MEDIS ............................................................................................................. 10
B. SUB UNIT ASSEMBLING DAN FILLING ............................................................................................ 11
C. SUB UNIT CODING DAN INDEXING ................................................................................................... 12
D. SUB UNIT ANALYSING DAN REPORTING .................................................................................... 13
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA..................................................................................................... 14
A. BAGAN HUBUNGAN KERJA ANTAR UNIT ...................................................................................... 14
B. KETERKAITAN HUBUNGAN KERJA UNIT REKAM MEDIS ....................................................... 14
BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL .................................................. 15
BAB IX KEGIATAN ORIENTASI ........................................................................................................... 17
A. DEFINISI ....................................................................................................................................................... 17
B. PESERTA ORIENTASI .............................................................................................................................. 17
C. WAKTU DAN TEMPAT ORIENTASI ................................................................................................... 17
E. KEGIATAN ORIENTASI ........................................................................................................................... 17
F. METODE........................................................................................................................................................ 18
G. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN................................................................................................ 21
H. EVALUASI ORIENTASI............................................................................................................................ 23
BAB X PERTEMUAN RAPAT ................................................................................................................ 24
BAB XI PELAPORAN............................................................................................................................... 26
A. PENGERTIAN.............................................................................................................................................. 26
B. JENIS LAPORAN......................................................................................................................................... 26
BAB XII PENUTUP .................................................................................................................................27

1
 BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan yang merupakan sasaran utama di Rumah
Sakit Gotong Royong terus dilakukan, pembangunan fisik berupa fasilitas gedung maupun
peralatan, peningkatan kualitas sumber daya manusia dan pemenuhan kebutuhan lain di
berbagai bidang merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan kinerja pelayanan di
rumah sakit ini.
Rekam medis merupakan bukti tertulis yang memuat segala tindakan medis kepada pasien
serta sumber data yang sangat vital dalam penyelenggaraan informasi manajemen di
rumah sakit dan sangat penting dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Agar
penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik dan benar maka harus
dilengkapi dengan pedoman pelayanan Unit Rekam Medis tentang tata cara
penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga
kesehatan baik medis, maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit Gotong Royong.
Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis ini disusun sebagai buku acuan dan standar
yang berlaku di Rumah Sakit Gotong Royong, yang sudah disesuaikan dengan kondisi yang
ada sehingga dapat memberikan gambaran struktur organisasi Unit Rekam Medis dari sisi
dasar serta diharapkan pelaksanaan kerja terkait pelayanan Rekam Medis dapat berjalan
dengan baik sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

B. TUJUAN PEDOMAN
1. Tercapainya kegiatan rekam medis tertib administrasi dan tertib hukum.
2. Terpenuhinya perencanaan dasar pengobatan dan perawatan yang harus diberikan
kepada pasien secara paripurna dan terselenggara dengan baik.
3. Tersedianya informasi data kesehatan secara lengkap, cermat dan akurat.

C. RUANG LINGKUP PELAYANAN

Ruang lingkup pelayanan unit Rekam Medis meliputi :
1. Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Yaitu proses administrasi pendaftaran/penerimaan pasien di rumah sakit untuk
mendapatkan layanan kesehatan melalui dokter poli pagi dan sore.
2. Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Inap
Yaitu proses administrasi pendaftaran/penerimaan di rumah sakit untuk mendapatkan
layanan kesehatan lanjutan di rumah sakit dengan adanya surat pengantar dari dokter
pengirim.
3. Pelayanan Pendaftaran Pasien Gawat Darurat
Yaitu proses administrasi pendaftaran/penerimaan di rumah sakit untuk mendapatkan
layanan kesehatan darurat/emergensi pada pasien.

D. BATASAN OPERASIONAL
1. Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien.
2. Catatan Rekam Medis merupakan uraian tentang identitas pasien, pemeriksaan pasien,
diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain baik dilakukan oleh dokter dan
dokter gigi maupun tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kompetensinya.
3. Dokumen Rekam Medis merupakan kelengkapan dari catatan tersebut, antara lain foto
rontgen, hasil laboratorium, dan keterangan lain sesuai dengan kompetensi
keilmuannya.
4. Dokter dan Dokter Gigi adalah dokter, dokter spesialis, dokter gigi, dan dokter gigi
spesialis lulusan pendidikan kedokteran atau kedokteran gigi baik di dalam maupun di

2
 luar negeri yang diakui Pemerintah Republik Indonesia sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
5. Tenaga Kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang kesehatan
serta memiliki pengetahuan dan atau ketrampilan melalui pendidikan di bidang
kesehatan yang untuk jenis tuntutan memerlukan kewenangan untuk melakukan upaya
kesehatan, meliputi tenaga keperawatan, tenaga kefarmasian (apoteker, asisten
apoteker), tenaga kesehatan masyarakat (epidemiolog kesehatan, entomolog
kesehatan, mikrobiolog kesehatan, penyuluh kesehatan, administrator kesehatan dan
sanitarian), tenaga gizi (nutrisionis, dietisien), tenaga keterapian fisik (fisioterapis,
okupasiterapis, terapis wicara), dan tenaga keteknisian medis (radiografer,
radioterapis, teknisi gigi, teknisi elektromedis, analis kesehatan, refraksionis optisien,
orthotik prostetik, teknisi transfusi dan perekam medis).
6. Rekam Medis Pasien Rawat Jalan berisi sekurang-kurangnya catatan/dokumen tentang
: identitas pasien, pemeriksaan fisik, diagnosis/masalah, tindakan/pengobatan, dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
7. Rekam Medis Pasien Rawat Inap berisi sekurang-kurangnya identitas pasien,
pemeriksaan, diagnosis/masalah, persetujuan tindakan medis (bila ada),
tindakan/pengobatan, pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

E. LANDASAN HUKUM
1. Undang-undang nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
2. Undang-undang nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan
3. Undang-undang nomor 9 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran
4. Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
5. Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
6. Undang-undang nomor 36 tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan
7. Peraturan Menteri Kesehatan nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis
8. Peraturan Menteri Kesehatan nomor 290/Menkes/Per/III/2008 tentang Persetujuan
Tindakan Kedokteran

3
 BAB II GAMBARAN UMUM RS

A. SEJARAH BERDIRINYA RUMAH SAKIT

Di era globalisasi yang penuh dengan tantangan dan kemajuan yang pesat di bidang
teknologi komunikasi, kini masyarakat di Indonesia dan di Surabaya khususnya
dihadapkan pada kebutuhan akan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan
terjangkau. Rumah Sakit Gotong Royong pada awalnya adalah berupa poliklinik umum
dan klinik rehidrasi anak (bulan Maret tahun 1979) berlokasi di Jl. Manyar Kartika
IV/4-6 Surabaya. Poliklinik Umum dimulai dengan tersedianya 1 dokter umum dan
tahun 1980 menjadi 2 dokter umum, sedangkan klinik rehidrasi anak yang
berkapasitas 12 tempat tidur dimulai oleh dr. Ignasius Supit, Sp.A yang juga menjabat
sebagai Ketua Yayasan Kesehatan Gotong Royong. Kemudian pada tahun 1983 dibuka
Poliklinik Gigi dengan tenaga 1 dokter gigi, dan tahun 1984 bertambah menjadi 2
dokter gigi. Tahun 1985 Klinik Rehidrasi Anak memperluas lokasi di Jl. Manyar Kartika
IV/2 dengan kapasitas tempat tidur menjadi 25 tempat tidur, dan klinik juga dilengkapi
dengan fasilitas ambulance.
Tahun 1990 didirikanlah Rumah Sakit Gotong Royong yang berlokasi di Jl. Medokan
Semampir Indah No. 97 Surabaya. Pada 12 November 1991 Rumah Sakit Gotong
Royong dimulai dengan operasional Poliklinik Gigi dan Umum, dan pada 01 Januari
1996 operasional Rumah Sakit Gotong Royong dimulai dengan ijin uji coba dengan
pelayanan Poliklinik Umum, Poliklinik Gigi, dan pelayanan rawat inap dengan 50
tempat tidur dengan 3 lantai.
Pada saat itu RS Gotong Royong menerapkan fungsi sosial dengan memberikan
pelayanan kesehatan bagi mereka yang membutuhkan, namun terdapat kendala dalam
pembiayaannya. Tahun 2005 ada penambahan fasilitas ruangan dengan bangunan 4
lantai dan mulai dilengkapi berturut-turut dengan tenaga dokter spesialis penyakit
dalam, dokter spesialis rehab medis, dokter spesialis neurologi, dokter spesialis bedah
dll, dan ijin operasional saat itu masih uji coba. Setelah ada klasifikasi kelas rumah sakit
dengan SK Permenkes 340/Menkes/Per/III/2010 no. HK 03.05/I/2240/12 tertanggal
30 Oktober 2012, Rumah Sakit Gotong Royong dinyatakan sebagai tipe D.
Pada bulan Juni 2014 pengelolaan Rumah Sakit Gotong Royong telah diserahkan
kepada naungan Keuskupan Surabaya, sesuai dengan semangat visi dan misi Rumah
Sakit Gotong Royong, pimpinan, jajaran manajemen dan seluruh karyawan bertekad
untuk meningkatkan dan melanjutkan pelayanan kepada masyarakat di bidang
kesehatan dengan memberikan palayanan kesehatan yang berkualitas dan biaya yang
rasional.

4
 BAB III VISI, MISI, MOTTO DAN TUJUAN

A. VISI, MISI, MOTTO DAN TUJUAN

Visi
Mewujudkan pelayanan kesehatan yang bermutu melalui kepedulian sesama.
Misi
- Memberikan pelayanan kesehatan yang paripurna berdasarkan kasih dan
profesionalitas.
- Menjalankan fungsi rumah sakit pendidikan utama yang melaksanakan pendidikan,
penelitian dan pengabdian masyarakat secara berkesinambungan dengan unggulan
dibidang Geriatri dan Kedokteran Keluarga.
Motto
Bersama kita bisa.
Tujuan Rumah Sakit Gotong Royong
Tujuan Umum :
Meningkatkan pelayanan kesehatan rumah sakit yang optimal, tertib, nyaman
dengan selalu memperhatikan mutu dan kinerja yang baik serta menjunjung tinggi nilai
sosial profesi dan etik sehingga misi dari Rumah Sakit Gotong Royong dapat terpenuhi.
Tujuan Khusus :
1. Peningkatan pelayanan rumah sakit di semua bidang dengan meningkatkan efisiensi
pelayanan rumah sakit baik rawat jalan, rawat inap maupun pelayanan penunjang
medik dan non medik.
2. Terlaksananya persiapan rumah sakit yang mandiri.
3. Meningkatnya profesionalisme sumber daya manusia baik medis, para medis dan
administrasi, sehingga tercipta budaya mutu dan keselamatan pasien di rumah sakit.
4. Meningkatnya kemampuan manajemen rumah sakit disetiap tingkat.
5. Terlaksananya pusat pelayanan kegawat daruratan.
6. Meningkatkan fungsi rujuk rumah sakit.
7. Meningkatnya kepuasan pelanggan.
8. Meningkatnya partisipasi dan kesejahteraan karyawan.
9. Penataan dan pengembangan pelayanan khusus.
10. Peningkatan pelayanan umum yang tertata yaitu : tempat pelayanan parkir,
ambulance, dan tempat pembayaran.
11. Meningkatkan kerjasama dengan pihak ketiga sehingga program jejaring terwujud.

B. PENGERTIAN FALSAFAH, TUGAS DAN TUJUAN UNIT REKAM MEDIS

1. Pengertian
a. Rekam medis adalah keterangan tertulis maupun yang terekam tentang identitas,
anamnesa, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan
medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap,rawat
jalan maupun pelayanan gawat darurat.
b. Informasi didalam rekam medis bersifat rahasia dan mutakhir karena hal ini
menjelaskan hubungan yang khusus antara pasien dan dokter yang wajib
dilindungi, hal ini tertuang dalam Peraturan Menteri Kesehatan No 36 tahun 2012
tentang rahasia kedokteran. Yang diwajibkan menyimpan rahasia ialah :
1) Tenaga kesehatan yang ikut memberikan pelayanan kesehatan secara
langsung kepada pasien.
2) Dokter umum/spesialis/gigi yang praktek di Lingkungan Rumah Sakit.
3) Mahasiswa kedokteran, murid yang bertugas dalam lapangan pemeriksaan,
pengobatan dan atau perawatan, dan orang ahli yang ditetapkan oleh menteri
kesehatan.

5
 Yang dimaksud dengan informasi yang mutakhir ialah :
1) Semua tindakan yang dilakukan oleh tenaga kesehatan harus segera ditulis /
dicatat setelah tindakan selesai dilakukan pada berkas rekam medis (Up to
Date)
Falsafah
a. Rekam Medis harus diselenggarakan oleh rumah sakit sebagai bukti tentang
proses pelayanan medis kepada pasien.
b. Rekam medis harus memuat informasi yang cukup dan akurat tentang identitas
pasien, diagnosa, perjalanan penyakit, proses pengobatan dan tindakan medis
serta dokumentasi hasil pelayanan.
2. Tugas dan Fungsi
Memberikan layanan administrasi rekam medis kepada pasien sebagai bukti dari
serangkaian kegiatan yang diterima pasien selama menjalani proses pelayanan
kesehatannya yang terrecord dan tersimpan dengan baik. Selain itu juga kegiatan
rekam medis dapat mempunyai tugas dan fungsi pokok yang meliputi sebagai berikut :
a. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut
ambil bagian di dalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada
pasien.
b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus
diberikankepada seorang pasien.
c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit
dan pengobatan selama pasien berkunjung / dirawat di rumah sakit.
d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap
kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
e. Melindungi kepentingan bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga
kesehatan lainnya.
f. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan
penelitiandan pendidikan.
g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien.
h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai bahan
pertanggung jawaban dan laporan.
3. Tujuan
Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan mutu
pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Gotong Royongkhususnya tujuan tersebut
meliputi aspek, sebagai berikut :
a. Aspek Administrasi
Sebagai sarana administrasi kegiatan rumah sakit karena isinya menyangkut
tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan
paramedik dalam mencapai tujuan pelayanan rumah sakit.
b. Aspek Medis
Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan dan perawatan yang harus
diberikaSebagai bahan untuk menetapkan biaya pelayanan kesehatan.
c. Aspek Penelitian
Isi Rekam Medis mengandung informasi yang berguna untuk penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan.
d. Aspek Pendidikan
Isi Rekam Medis memuat informasi tentang perkembangan kronologis dari
kegiatan pelayanan medik yang diberikan pada pasien.
e. Aspek Dokumentasi
Sebagai sumber ingatan, sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan Rumah
Sakit.

6
C. MISI DAN MOTTO UNIT REKAM MEDIS
1. Misi
1. Menciptakan sistem pendokumentasian asuhan pasien untuk mendukung
kebutuhan profesi klinis dalam memberikan layanan kesehatan yang baik.
2. Menyediakan format dokumen rekam medis secara profesional dan berdasarkan
ilmu pengetahuan terkini untuk memberikan pelayanan kesehatan yang
berkualitas.
3. Terus mengikuti perkembangan teknologi kedokteran dan informasi medis terkait
dengan fungsi sebagai pelayanan kesehatan kepada masyarakat.
2. Motto
Ketepatan, kecepatan dan kerahasiaan.

7
8
 BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA

Rekam Medis merupakan satuan organisasi struktural dalam lingkungan Rumah Sakit
Gotong Royong.Rekam Medis di RS Gotong Royong dikepalai oleh kepala bidang rekam medis.
Kepala rekam medis dalam menjalankan tugas dibantu oleh beberapa tim. Dalam menjalankan
tugasnya rekam medis bertanggung jawab kepada direktur.

DIREKTUR
KOMITE
REKAM
MEDIS
BIDANG
PENUNJANG
MEDIS

Ka. UNIT REKAM MEDIS

PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA

TEMPAT ASSEMBLING PENYIMPANAN EVALUASI &
PENDAFTARAN DAN CODING & PEMINJAMAN PELAPORAN

9
 BAB VI URAIAN JABATAN

A. KEPALA UNIT REKAM MEDIS

1. Tujuan Jabatan
Merencanakan dan mengorganisasi kegiatan pelayanan rekam medis sesuai dengan
standar yang ditetapkan oleh rumah sakit dan mengacu pedoman Kementerian
Kesehatan agar dapat berjalan lancar dan berkelanjutan.
2. Tugas Dan Tanggung Jawab Utama
a. Mengawasi dan membantu kelancaran proses kegiatan pelayanan rekam medis.
b. Membuat rencana sistem dan prosedur kerja Rekam Medis yang cepat dan akurat
berdasarkan evaluasi sistem kerja yang telah dan sedang berjalan.
c. Melakukan sistem pelaporan intern dan ekstern yang diterima dari Sub Unit
Analyzing dan Reporting setiap bulan.
d. Mengadakan rapat intern setiap bulan sekali dan setiap ada permasalahan yang
terjadi di Unit Rekam Medis.
e. Membuat perencanaan dan jadwal program pendidikan dan latihan untuk
pengembangan SDM Unit Rekam Medis.
f. Memonitor pelaksanaan korespondensi Rekam Medis dengan jalan memaraf semua
laporan Rekam Medis.
g. Mengisi penilaian atas prestasi kerja staf dan membuat usulan pengangkatan
terhadap stafnya.
h. Membina kerja sama dengan unit-unit terkait maupun organisasi di luar rumah sakit
agar terjalin hubungan yang harmonis dan saling membantu yang berkaitan dengan
pelayanan rekam medis.
3. Dimensi Kerja
a. Menjamin kelancaran kegiatan operasional rekam medis secara baik, lancar dan
berkesinambungan.
b. Menyediakan dan memberikan laporan rekam medis internal dan eksternal rumah
sakit kepada Direktur Rumah Sakit tepat waktu.
4. Hubungan Kerja
a. Bersama dengan di bawah jajaran Departemen Medis & Penunjang Medis dan
Departemen Keperawatan melakukan pemantauan pelaporan pelayanan yang telah
dilakukan di masing-masing unit terkait.
b. Melakukan koordinasi dengan Manajer Departemen Keuangan dan Administrasi.
c. Melakukan koordinasi dengan Kepala Unit Kamar Terima.
d. Melakukan koordinasi dengan Kepala unit Pembelian dan Gudang umum.
e. Melakukan koordinasi kerja dengan Kepala Unit Pemeliharaan Sarana.
5. Tantangan Terberat
a. Menjamin kelancaran kegiatan rekam medis secara baik, lancar dan
berkesinambungan.
b. Menyediakan kebutuhan layanan rekam medis sesuai standar yang telah ditetapkan
pemerintah.
c. Memastikan keamanan informasi medis pasien terjaga kerahasiaannya.
d. Tersedianya laporan rutin yang lengkap dan tepat dari seluruh unit terkait di Rumah
Sakit Gotong Royong.
6. Wewenang untuk Mengambil Keputusan
a. Menyusun standar prosedur kerja unit Rekam Medis.
b. Mengawasi dan menilai kinerja semua staf yang ada di bawahnya secara periodik.
c. Mengawasi kegiatan administrasi dan ketatausahaan di Unit Rekam Medis.
d. Melakukan pembinaan kinerja staf yang ada dilingkungan Rekam Medis.
e. Mengkoordinasi kegiatan antar sub unit yang berada di bawahnya dalam
pelaksanaan tugas dan tanggung jawab.

10
 7. Persyaratan Minimal Jabatan
a. Berkepribadian sebagai pemimpin.
b. Menjunjung tinggi kejujuran.
c. Pendidikan DIII Rekam Medis dan menguasai Manajemen.
d. Memiliki keterampilan administratif dan mengoperasikan komputer.

B. SUB UNIT ASSEMBLING DAN FILLING

1. Tujuan Jabatan
Melakukan perencanaan, pengelolaan dan pengawasan serta pengembangan Assembling
dan Filling rekam medis rumah sakit secara tepat dan cepat
2. Tugas dan Tanggung Jawab Utama :
a. Merakit dan menyusun dokumen rekam medis rawat inap baru untuk diserahkan ke
pendaftaran.
b. Mengambil dan menyiapkan rekam medis sesuai informasi dari kamar terima
maupun unit lain.
c. Menerima dokumen rekam medis pasien KRS (keluar rumah sakit) dari rawat inap
dan rawat jalan.
d. Merekap dan membuat evaluasi pengembalian rekam medis pasien KRS setiap
bulan.
e. Melakukan assembling dan filling terhadap rekam medis rawat inap pasien KRS yang
sudah lengkap dan diletakkan dirak penyimpanan berkas.
f. Melayani dan menyiapkan pengurusan resume medis baik keperluan pribadi pasien
maupun, perusahaan, maupun asuransi.
g. Melakukan penyisiran (rounding tracer) untuk mengetahui kesalahan masuk dan
kehilangan rekam medis serta membuat daftar penelaahan rekam medis yang akan
diretensi.
h. Menyerahkan rekam medis yang kembali dan lengkap ke Sub Unit Coding dan
Indexing untuk dilakukan pengkodean diagnosis pasien.
i. Menerima rekam medis yang telah diproses Sub Unit coding dan indexing rawat inap
serta rawat jalan untuk disimpan kembali.
3. Dimensi Kerja
a. Menjamin ketersediaan berkas baru rekam medis bagi pasien rawat inap dan rawat
jalan.
b. Menetapkan prosedur baku penyusunan berkas berkas rekam medis.
c. Terlaksananya pengumpulan dan rekap data kunjungan pasien rawat jalan, rawat
inap dan penunjang medis rumah sakit secara tepat waktu.
4. Hubungan Kerja
a. Dengan Unit Pelayanan Customer dalam kelengkapan penyediaan berkas rekam
medis.
b. Dengan Unit Rawat Jalan, REKAM MEDIS, Unit Rekam Medis, Unit Laboratorium, dan
Unit Kamar Operasi dalam pengelolaan dan penyimpanan berkas rekam medis.
c. Bekerjasama dengan Sub Unit Analysis&Reporting dalam hal pengumpulan dan
penyediaan kelengkapan data pasien dari Unit Rawat Jalan dan Unit Rawat Inap.
5. Tantangan Terberat
a. Menjamin pengadaan dan kelancaran distribusi berkas rekam medis baru sesuai
kebutuhan.
b. Memastikan form-form yang tersedia sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan
telah ditetapkan oleh Direktur Rumah Sakit.
c. Respon penyerahan berkas rekam medis lama sebelum dilakukannya pemberian
pelayanan medis oleh dokter kepada pasien agar pelayanan lebih cepat dan tepat.
d. Kelambatan pengembalian laporan dari unit-unit terkait melebihi waktu yang telah
ditentukan.
6. Wewenang untuk Mengambil Keputusan

11
 a. Mengusulkan standar prosedur kerja assembling dan filling rekam medis rumah
sakit termasuk prosedur pengisian formulir rekam medis.
b. Menyusun Program kerja assembling dan filling rekam medis rumah sakit sesuai
standar baku yang sudah ditetapkan.
c. Mengawasi kegiatan administrasi dan ketatausahaan di Sub-unit Assembling dan
Filling.
7. Persyaratan Minimal Jabatan
a. Pendidikan dan latihan tentang manajemen rekam medis.
b. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.

C. SUB UNIT CODING DAN INDEXING

1. Tujuan Jabatan
Melaksanakan sensus harian rawat jalan dan rawat inap serta menyediakan data rekam
medis yang akurat dan up to date serta memastikan pemberian kode diagnosis sesuai
dengan ICD yang berlaku.
2. Tugas Dan Tanggung Jawab Utama:
a. Menerima rekam medis yang telah diproses dari Sub Unit Assembling dan Filing
rekam medis.
b. Melaksanakan Coding dan Indexing rawat inap berdasarkan diagnosis yang ada di
berkas rekam medis rawat inap berdasarkan ICD-10 (diagnosa), ICD-O dan ICD-IX.
c. Melakukan coding dan indexing rawat jalan (Sensus Harian Rawat Jalan) berdasarkan
rekam medis rawat jalan yang telah kembali dari Unit Pelayanan.
d. Memasukkan jenis diagnosis penyakit dan tindakan medis untuk dimasukkan ke
indeks penyakit dan operasi.
e. Melakukan analisis kuantitatif dan kualitatif rekam medis rawat jalan.
f. Menyerahkan rekam medis yang telah diindeks dan disensus ke Sub-unit Filing
untuk disimpan kembali.
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh penyelia data dan pelaporan.
h. Membuat analisis Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM).
i. Bertanggung jawab atas ketepatan dan kebenaran pemberian kode penyakit dan
kode tindakan/operasi pasien rawat inap.
j. Bertanggung jawab kebenaran dan ketepatan dalam pembuatan laporan kegiatan
rekam medis.
3. Dimensi Kerja
a. Tercapainya pemberian kode diagnosis pasien sesuai dengan ICD yang berlaku.
b. Terpenuhinya kriteria dan klasifikasi data index pasien dengan kasus-kasus khusus.
4. Hubungan Kerja
a. Bekerjasama dengan dokter yang merawat pasien guna mengetahui kejelasan
tentang diagnosis dan kode penyakit.
b. Bekerjasama dengan Sub-unit Reporting dalam penyusunan laporan rekam medis.
5. Tantangan Terberat
a. Penulisan diagnosis dokter yang tidak jelas dan pencarian kode diagnosis yang sesuai
dengan buku ICD yang telah ditetapkan.
b. Jumlah berkas rekam medis yang belum terisi lengkap sehingga sulit dilakukan index.
6. Wewenang untuk Mengambil Keputusan:
a. Menanyakan tentang penulisan diagnosis dan kode diagnosis penyakit yang sesuai
kepada dokter.
b. Meminta pengembalian berkas rekam medisdari perawat ruangan rawat jalan dan
rawat inap sesuai batas waktu yang telah ditetapkan.
c. Mengembalikan berkas rekam medis yang belum terisi lengkap.
7. Persyaratan Minimal Jabatan
a. DIII Rekam Medis.
b. Menguasai system pengkodean penyakit.
c. Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang ICD rekam medis.

12
D. SUB UNIT ANALYSING DAN REPORTING
1. Tujuan Jabatan
Mengkoordinir kegiatan pelaporan rumah sakit baik pelaporan internal ataupun
pelaporan eksternal rumah sakit.
2. Tugas dan Tanggung Jawab Utama
a. Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data dasar pelaporan yang diterima
dari Sub-unit Assembling.
b. Melaksanakan pelaporan intern dan ekstern rumah sakit dalam periode bulanan,
tribulan, dan tahunan.
c. Menyampaikan laporan, analisis dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas secara
periodik dan tertulis kepada Kepala Unit Rekam Medis.
d. Membuat rekapitulasi laporan data kunjungan pasien rawat jalan dan per kunjungan
poliklinik.
e. Membuat rekapitulasi laporan data hunian pasien rawat inap dan data sensus pasien
rawat inap.
f. Menghitung jumlah tingkat hunian tempat tidur BOR per bulan.
g. Mengolah data kegiatan rumah sakit untuk disusun menjadi laporan kegiatan rumah
sakit.
h. Mengumpulkan merekap dan melaporkan data morbiditas penyakit Rajal dan Ranap.
i. Bertanggung jawab perencanaan, pengelolaan, dan pengawasan serta pengembangan
analisis dan pelaporan data rekam medik rumah sakit.
j. Bertanggung jawab dan menjamin ketersediaan data dan informasi rekam medis
yang akurat, up to date guna pengambilan keputusan sesuai kebutuhan manajemen
rumah sakit.
3. Dimensi Kerja
a. Laporan mutu pelayanan register rawat jalan dan rawat inap.
b. Laporan efisiensi pelayanan rawat inap.
4. Hubungan Kerja
a. Bekerjasama dengan Sub-unit Assembling dan Filling dalam hal penyediaan
kelengkapan data.
b. Bekerjasama dengan Sub-unit Coding&Indexing dalam hal pemberian kode diagnosis
dan pengindexan data yang sudah ada.
c. Berkoordinasi dengan unit-unit lain yang terkait dalam penyediaan data rumah sakit
sebagai bahan laporan.
5. Tantangan Terberat
a. Ketersediaan data yang sahih sebagai dasar untuk penyediaan informasi medis dan
manajemen yang akurat dan terpercaya.
b. Ketepatan waktu pelaporan semua jenis kegiatan pelayanan kesehatan yang berada
di Rumah Sakit Gotong Royong.
6. Wewenang untuk Mengambil Keputusan
a. Mengusulkan Standar prosedur kerja Data dan Pelaporan rekam medis rumah sakit
termasuk prosedur pengisian formulir rekam medis.
b. Melaksanakan dan mengawasi kegiatan administrasi dan ketatausahaan di bagian
data dan pelaporan rumah sakit.
7. Persyaratan Minimal Jabatan
a. Mampu melakukan analisa data dan pelaporan eskternal rumah sakit.
b. Dapat menyajikan data yang akurat dan up to date.
c. Menguasai system pelaporan.
d. Mampu melakukan analisa kuantitatif dan kualitatif rekam medis.
e. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.

13
 BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA

A. BAGAN HUBUNGAN KERJA ANTAR UNIT

KOMITE MEDIS DAN

KOMITE KEPERAWATAN

OK
Unit Keuangan dan
ICU
Aset
URI(Unit Rawat
Inap)
URJ (Unit Rawat KOMITE
Jalan) REKAM MEDIS
REKAM MEDIS
IGD

Unit Farmasi
Unit Pemeliharaan Sarana
Unit Laboratorium

Unit Radiologi
Unit Pengadaan

B. KETERKAITAN HUBUNGAN KERJA UNIT REKAM MEDIS

a. Hubungan kerja dengan komite medis dan komite keperawatan :

Pengembalian berkas rekam medis yang tidak terisi lengkap, baik isian atau authentifikasi
PPA serta Pasien/Keluarga yang menerima/mengetahui pelayanan yang diterima.
b. Hubungan kerja dengan panitia rekam medis :
Melakukan evaluasi kinerja rekam medis.
c. Hubungan kerja dengan seksi bidang pengadaan :
1. Pengadaan formulir dan berkas rekam medis.
2. Mengajukan bon kebutuhan alat tulis kantor.
3. Mengajukan bon kebutuhan alat rumah tangga.
d. Hubungan kerja dengan unit keuangan dan aset :
Kontrol inventarisasi barang.
e. Hubungan kerja dengan URI, URJ DAN IGD :
1. Ketepatan pengisian berkas rekam medis.
2. Ketepatan penyetoran berkas rekam medis.
3. Peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis.
4. Pelaporan kasusu-kasus tertentu (DHF, HIV, Campak, dll)
f. Hubungan kerja dengan unit pemeliharaan sarana :
1. Mengajukan perbaikan alat (sarana dan prasarana)
2. Mengajukan usulan kalibrasi alat.

14
 BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

Data ketenagaan dan kualifikasi SDM seksi bidang rekam medis secara rinci pada tabel sebagai
berikut :

Jumlah Sumber Daya Manusia (SDM) di Rekam Medis

No Pendidikan Jumlah tenaga

1 D4 Rekam Medis 3
2 D3 Rekam Medis 1
3 SMA 11
TOTAL 15

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

Kualifikasi Minimal
No Nama Jabatan Pengalaman dan kualifikasi
Formal Sertifikat
a. Berkepribadian sebagai pemimpin
b. Menjunjung tinggi kejujuran
DIII c. Pendidikan Minimal DIII Rekam
Kepala Unit Rekam
1 Rekam Medis dan menguasai Manajemen
Medis
Medis d. Memiliki ketrampilan administratif
dan mengoperasikan komputer
e. Memiliki ketrampilan administrative
dan mengoperasikan komputer
SMA /
2 Sub-unit Pendaftaran f. Memiliki kemampuan komunikasi
Sederajat
yang baik
g. Mampu bekerja dengan tim
a. Pendidikan dan latihan tentang
manajemen rekam medis
Sub- unit Assembling & SMA / b. Memiliki ketrampilan administratif
3
Filling Sederajat dan mengoperasikan komputer

15
 Kualifikasi Minimal
No Nama Jabatan Pengalaman dan kualifikasi
Formal Sertifikat
a. Menguasai system pengkodean
DIII
Sub-unit penyakit
4 Rekam
Coding & Indexing b. Mengikuti pendidikan dan pelatihan
Medis
ICD rekam medis
a. Mampu melakukan analisa data dan
pelaporan eskternal rumah sakit
b. Dapat menyajikan data yang akurat
dan up to date
DIII c. Menguasai system pelaporan
Sub-unit
5 Rekam d. Mampu melakukan analisa
Analysing & Reporting
Medis kuantitatif dan kualitatif rekam medis
e. Memiliki ketrampilan administratif
dan mengoperasikan komputer

16
 BAB IX KEGIATAN ORIENTASI

A. DEFINISI
Kegiatan Orientasi adalah orientasi kerja yang dilaksanakan terhadap karyawan baru,
mutasi ke unit kerja baru, maupun orientasi prosedur yang baru ditetapkan.
B. PESERTA ORIENTASI
Peserta orientasi adalah pegawai baru yang sudah dinyatakan diterima sebagai pegawai
oleh RS, pegawai yang mutasi ke unit kerja baru.
C. WAKTU DAN TEMPAT ORIENTASI
1. Orientasi Umum : di Ruang Pertemuan Rumah Sakit, pukul 08.00 – 12.00, selama 3
hari kerja.
2. Orientasi Khusus : di unit kerja masing-masing, pukul 07.00 – 14.00, selama 3 bulan.

Pembekalan tentang rumah sakit di koordinir oleh unit kepegawaian dan diklat,
sedangkan kompetensi teknis dilakukan oleh unit rekam medis sesuai dengan jabatan yang
akan diterimanya. Metode orientasi dilakukan dengan : pemberian materi, pengenalan lapangan
dan praktik lapangan. Lamanya orientasi disesuaikan dengan tugas dan jabatannya. Selesai
melakukan orientasi pegawai baru akan membuat laporan, Kepala unit rekam medis melakukan
evaluasi, hasil evaluasi menjadi dasar rekomendasi penempatan pegawai yang bersangkutan
ketempat yang sesuai. Jadwal orientasi disampaikan pada tabel berikut :
Tabel
Jadwal Kegiatan Orientasi Pegawai Baru
Seksi Bidang Rekam Medis

Waktu Materi Metode Penanggung Jawab

Minggu I Perkenalan : Penjelasan / Direktur
Hari I a. Pengenalan Struktur Organisasi Materi Unit Kepegawaian
dan uraian tugas dan Diklat
b. Penjelasan tentang Visi Misi RS
Gotong Royong
c. Tempat dimana karyawan baru
itu akan ditempatkan
d. Sosialisasi dengan teman dalam
satu team
Hari 2 a. Struktur Organisasi unit kerja Penjelasan & Kepala bagian unit
dimana karyawan baru Praktek kerja / Ruangan
ditempatkan
b. Kebijakan dan prosedur yang ada
di unit kerja
c. Hubungan dengan unit kerja lain
Hari 3 Pengenalan pekerjaan yang akan Praktek Kepala bagian unit
dikerjakan kerja / Ruangan
Hari ke 3-13 Praktek kerja sesuai dengan Praktek Kepala bagian unit
kebutuhan kerja / Ruangan
Bulan II Sosialisasi Kebijakan Unit Kerja Penjelasan & Kepala Bagian unit
praktek kerja / Ruangan

Bulan III Praktek kerja dan hubungan dengan Praktek kerja Kepala bagian unit
unit kerja lain (jalur komunikasi kerja / Ruangan
dengan bagian lain)

17
MATERI ORENTASI KHUSUS DI UNIT REKAM MEDIK

Staff RekamMedis kualifikasi pendidikan SMA

Penanggung
Waktu Materi Metode
Jawab
Minggu 1. Sosialisasi Pedoman Kerja Unit RM, meliputi :  Tinjauan Kepala Unit RM
I  Visi, Misi dan Motto RS lapangan
 Struktur Organisasi RS  Ceramah
 Struktur Organisasi Unit Kerja  praktek
 Uraian Tugas dan Tata Hubungan Kerja lapangan
 Denah, Fasilitas dan Peralatan di Unit RM
 Alur Logistik
 Keselamatan Kerja
 Jadwal Pertemuan/Rapat
 Jenis Pelaporan di Unit RM
2. Pengenalan staf di Unit RM
3. Sosialisasi SPO di unit
4. Sosialisasi Peraturan di RS dan Unit kerja
5. Sosialisasi tentang indikator mutu unit RM
6. Sosialisasi tentang Etika Pegawai/Profesi
7. Re-Sosialisasi tentang perilaku yang
mendukung Budaya Keselamatan di RS
8. Pengenalan lingkungan kerja dan Alur
Pelayanan kerja dengan unit lain
9. Mengantar berkas rekam medis ke poli & IGD
Minggu 1. Mempelajari kembali tentang materi HPK, PPI  Tinjauan Kepala Unit RM
II dan SKP lapangan
2. Mempelajari alat dan operasional billing  Ceramah
3. Mengantar berkas rekam medis ke poli & IGD  praktek
lapangan
Minggu 1. Mempelajari teknis retrival berkas RM  Tinjauan Kepala Unit RM
III-IV 2. Mempelajari teknis menyimpan berkas RM lapangan
sesuai urutan nomor  Ceramah
3. Mengantar berkas rekam medis ke poli & IGD  praktek
lapangan
Minggu 1. Mempelajari teknis retrival berkas RM  Tinjauan Kepala Unit RM
V-VIII 2. Mempelajari teknis menyimpan berkas RM lapangan
sesuai urutan nomor  Ceramah
3. Mengenalkan dan mengoperasikan billing  praktek
system lapangan
4. Melaksanakan proses pendaftaran

18
 EVALUASI I Kepala Unit RM
5. Mempelajari teknis retrival berkas RM  Tinjauan Kepala Unit RM
6. Mempelajari teknis menyimpan berkas RM lapangan
Minggu sesuai urutan nomor  Ceramah
IX-XII 7. Mengenalkan dan mengoperasikan billing  praktek
system lapangan
8. Melaksanakan proses pendaftaran
EVALUASI II Kepala Unit RM

Staff RekamMedis kualifikasi pendidikan minimal DIII Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan

Penanggung
Waktu Materi Metode
Jawab
Minggu 1. Sosialisasi Pedoman Kerja Unit RM,  Tinjauan Kepala Unit RM
I meliputi : lapangan
 Visi, Misi dan Motto RS  Ceramah
 Struktur Organisasi RS  praktek
 Struktur Organisasi Unit Kerja lapangan
 Uraian Tugas dan Tata Hubungan
Kerja
 Denah, Fasilitas dan Peralatan di Unit
RM
 Alur Logistik
 Keselamatan Kerja
 Jadwal Pertemuan/Rapat
 Jenis Pelaporan di Unit RM
2. Pengenalan staf di Unit RM
3. Sosialisasi SPO di unit
4. Sosialisasi Peraturan di RS dan Unit kerja
5. Sosialisasi tentang indikator mutu unit
RM
6. Sosialisasi tentang Etika Pegawai/Profesi
7. Re-Sosialisasi tentang perilaku yang
mendukung Budaya Keselamatan di RS
8. Pengenalan lingkungan kerja dan Alur
Pelayanan kerja dengan unit lain
9. Mengantar berkas rekam medis ke poli &
IGD
Minggu 1. Mempelajari kembali tentang materi HPK,  Tinjauan Kepala Unit RM
II PPI dan SKP lapangan
2. Mempelajari alat dan operasional billing  Ceramah
 praktek
lapangan
Minggu 1. Mempelajari teknis retrival berkas RM  Tinjauan Kepala Unit RM
III-IV 2. Mempelajari teknis menyimpan berkas lapangan
RM sesuai urutan nomor  Ceramah

19
 3. Mengenalkan catatan medis  praktek
lapangan
1. Mempelajari teknis retrival berkas RM  Tinjauan Kepala Unit RM
2. Mempelajari teknis menyimpan berkas lapangan
RM sesuai urutan nomor  Ceramah
Minggu
3. Mengenalkan dan mengoperasikan billing  praktek
V-VIII system lapangan
4. Melaksanakan proses pendaftaran
5. Melaksanakan sensus rawat jalan
menggunakan catatan medis
EVALUASI I Kepala Unit RM
1. Mempelajari teknis retrival berkas RM  Tinjauan Kepala Unit RM
2. Mempelajari teknis menyimpan berkas lapangan
RM sesuai urutan nomor  Ceramah
3. Mengenalkan dan mengoperasikan billing  praktek
system lapangan
Minggu
4. Melaksanakan proses pendaftaran
IX-XII 5. Melaksanakan sensus rawat jalan
menggunakan catatan medis
6. mengenalkan laporan-laporan baik
internal maupun ekternal
7. melakukan pengecekan kelengkapan RM
rawat inap
EVALUASI II Kepala Unit RM

20
 Upaya RS Gotong Royong untuk senantiasa memperbaiki pelayanan tentu tidak bisa lepas
dari kinerja sumber daya manusia.
A. Tujuan
1. Memberi motivasi karyawan untuk senantiasa mencapai prestasi kerja yang optimal
sesuai dengan harapan pemerintah dan masyarakat
2. Menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan, dan
pendidikan yang dibutuhkannya.
B. Macam penilaian :
FORMULIR PENILAIAN KINERJA SDM
RS GOTONG ROYONG SURABAYA

Masa Penilaian : ……………………………………..

Nama : ……………………………………..
Pendidikan Terakhir : ……………………………………..
Mulai masuk kerja (tahun) : ……………………………………..
Jabatan : ……………………………………..
Unit Kerja : ……………………………………..
Kualifikasi Nilai Juml.
Bo Nilai
No Kelompok Pegawai
bot 2 4 6 8 ( bobot x
(K) (C) (B) (SB) K.Nilai
1 Tenaga Kesehatan Lainnya 0.6
1. Unsur Perilaku
a. Kerjasama
b. Tanggung jawab
c. Inisiatif dan kreatif
d. Aktif memberikan saran untuk
rumah sakit
e. Disiplin, ketaatan terhadap
peraturan rumah sakit
2. Unsur Medis Teknis
a. Juml. Beban kerja yangdikerjakan

b. Kualitas kerja yang di hasilkan

c. Pemeliharaan peralatan dan
perlengkapan medis di lingkungan
rumah sakit
d. Hubungan antar unit
2 PENDIDIKAN
S1 / D4 0.8
D3 0.6
SMU dan sederajat 0.4
SMP / yang lebih rendah 0.2

3 MASA KERJA :
……………… X 10
40 thn

4 KEHADIRAN
Absensi : 2
Datang tepat waktu (DTW )

21
 Datang terlambat : 0-1
NDT = (JHK – JDT ) / JHK

TOTAL KEHADIRAN = DTW – NDT

2

5 PENGURANG
1. Tidak ada teguran
2. Surat Teguran 1
3. Surat Teguran 2
4. Surat Teguran 3
5. Surat Perringatan 1
6. Surat Peringatan 2
7. Surat Peringatan 3

6 PENAMBAHAN
1. Tidak Ada penghargaan
2. Penghargaan tertulis dari kepala
bagian unit kerja
3. Penghargaan tertulis dari kepala /
Direktur RS Gotong Royong

22
 2 4 6 8
7 PRODUKTIVITAS (K) (C ) (B) (SB)

Unsur Penilaian Nilai Target

Melayani Pasien >79 10
60-79 8
40-59 6
20-39 4
< 20 2

Keterangan :
Kurang ( K ) nilai =2
Cukup ( C ) nilai =4
Baik ( B ) nilai =6
Sangat Baik (SB) =8

NDT = Nilai Datang Terlambat

JHK = Jumlah Hari Kerja
JDT = Jumlah Datang Terlambat
DTW = Datang Tepat Waktu

Surabaya, .....................20……
Mengetahui,
Direktur RS Gotong Royong Ka. Unit Kepegawaian dan Diklat

( dr.Mardha Handiwidjaja,QIA,CMA ) ( ………………………. )

23
 BAB X PERTEMUAN RAPAT

Di seksi bidang rekam medis evaluasi dan pelaporan diselenggarakan dengan pejabat
struktural dan kepala rekam medis melalui rapat berkala.
Rapat berkala terdiri atas :
1. Rapat rutin
2. Rapat insidentil
1. Rapat rutin diselenggarakan pada :
Hari : Sabtu ke 2 setiap bulan
Waktu : 12.00 - sampai selesai
Tempat : Ruang pertemuan
Peserta : Direktur, komite medik, tim rekam medis dan staf terkait
Materi rapat :
1) Mutu dan kinerja petugas dan program pengembangan.
2) Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di bidang rekam medis.
3) Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan pengembangan rekam
medis.
4) Kelengkapan rapat : undangan, daftar hadir, usulan rapat, laporan / rekomendasi
usulan kepada pimpinan.
5) Isi laporan : no, pokok bahasan, keputusan, keterangan.
2. Rapat insidentil diselenggarakan pada :
Hari : Sewaktu-waktu bila ada masalah / ada sesuatu yang perlu dibahas segera
.Waktu : Sesuai undangan (jam kerja)
Tempat : Sesuai undangan.
Peserta : Terbatas sesuai undangan.

24
 NOTULEN

Rapat :
Hari / Tanggal :
Waktu :
Tempat :

Pokok Bahasan Rapat :

Mengetahui, Notulis,

(……….………….) (……………..….)

25
 BAB XI PELAPORAN

D. PENGERTIAN
Pelaporan merupakan sistim atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala bentuk
kegiatan yang ada terkait dengan pemberian pelayanan Tim Rekam Medis.
E. JENIS LAPORAN
a. Laporan Harian meliputi :
1. Jumlah kunjungan pasien
2. Sensus harian
b. Laporan Bulanan meliputi :
1. Laporan kematian bayi dan anak balita
2. Laporan kematian ibu
3. Laporan bulanan persalinan
4. Laporan bulanan pelayanan ibu hamil
5. Laporan kesehatan ibu (Meternal)
6. Laporan bulanan kesehatan anak(Perinatal, bayi dan balita
7. Laporan PPIA(Pencegahan Penularan HIV dari Ibu ke Anak)
8. Laporan pasian gizi buruk
9. Laporan kematian Rumah Sakit
10. Laporan kejadian ikutan pasca imunisasi(KIPI) (serius)
11. Laporan kejadian ikutan pasca imunisasi(KIPI) (Non Serius)
12. Laporan STP rawat jalan berbasis Rumah Sakit
13. Laporan STP rawat inap berbasis Rumah Sakit
14. Laporan W2 Rumah Sakit
15. Laporan logistik vaksin pemerintah
16. Laporan logistik vaksin pengadaan sendiri
17. Laporan hasil imunisasi Rumah Sakit
18. Laporan grafik suhu rumah sakit
19. Penngumpulan data dan informasi pengelolaan limbah B3 Fasyankes
20. Laporan indikator kinerja pelayanan Rumah Sakit
21. Laporan jumlah kunjungan baru dan lama ; rawat jalan, rawat inap dan gangguan
jiwa
22. Pemberitahuan penderita tersangka Demam Berdarah Dengue
23. Laporan bulanan ISPA
24. Laporan bulan Diare
25. Formulir registrasi ibu hamil yang melakukan deteksi dini Hepatitis B
26. Register kohort penderita kusta Tipe MB
27. Register kohort penderita Kusta Tipe PB
28. Laporan survailens kasus PTM
c. Laporan Tahunan
Capaian indikator standar pelayanan minimal (SPM) bidang kesehatan
d. Lapotan Insidentil

26
 BAB XII PENUTUP

Dengan tersusunnya Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis Rumah Sakit

Gotong Royong, diharapkan dapat dijadikan sebagai pegangan bagi seluruh staf unit rekam
medis.
Untuk pemerhati diluar organisasi diharapkan dokumen ini bisa membantu mengenal
pengorganisasian unit rekam medis di Rumah Sakit Gotong Royong.
Semoga pedoman ini dapat bermanfaat bagi semua pihak dan hendaknya buku ini
secara berkala di evaluasi dan diperbaiki. Saran dan masukan untuk buku pedoman ini
sangat dibutuhkan.

27