STANDAR

OPERASIONAL PROSEDUR BIDANG

KEPEGAWAIAN
PT. SUKA MULYAMAS UTAMA
 DAFTAR PROSEDUR

KODE SOP NAMA PROSEDUR HALAMAN

PROSEDUR BIDANG KEPEGAWAIAN
SOP/SDM/VI/2016/001 Penerimaan Pegawai dan Prosedur 2
Orientasi Kerja
SOP/SDM/VI/2016/002 Pelatihan dan Pengembangan 4
pegawai
SOP/SDM/VI/2016/003 Formasi pegawai 6
SOP/SDM/VI/2016/005 Evaluasi Kerja Pegawai 7
SOP/SDM/VI/2016/007 Sanksi pegawai 9
SOP/SDM/VI/2016/008 Penggajian Pegawai 13
SOP/SDM/VI/2016/009 Pemutusan Hubungan Kerja 14
 ALUR PENERIMAAN PEGAWAI DAN PROSEDUR ORIENTASI KERJA

Pelaksana
No Kegiatan Kelengkapan Waktu Output Keterangan
User Bag. KPO SDM Wadir Direktur Kom. Admin Keu

1 Unit kerja mengusulkan Form Usulan 2 hari

kebutuhan SDM kepada SDM
Wakil Direktur sesuai RKAT
Tahun berjalan pada Rapat
Koordinasi Kerja Bidang II.
2 WD membahas usulan SDM  Form 1 hari Berita Acara
dan Keu disesuaikan dengan Usulan Analisis
SDM Kebutuhan
kebijakan anggaran yang Koordinasi
 RAKT SDM dan
tersedia.
Unit kemampuan
Kerja Institusi.
3 Usulan kebutuhan SDM yang Berita Acara 1 hari Matrik
Analisis Rekrutment
telah dibahas dan
dikoordinasikan dengan unit Kebutuhan
SDM dan
kerja direncanakan proses
kemampuan
Rekrutmen oleh SDM melalui Institusi.
Bagian Kepegawaian dan
Tata Organisasi dengan
menyusun matrik rekrutment
untuk diajukan WD ke
Kom.
4 Permohonan Persetujuan  Surat 2 hari Memo
Matrik rekrutment ke Kom Permohonan Persetujuan
Tidak  Matrik Rekrutment
oleh WD diketahui oleh
Rekrutm
Direktur
ent
5 Matrik Rekrutment yang telah  Konsep Iklan ± 4 Jam Hasil Seleksi Sesuai
disetujui oleh Kom diproses  Form Seleksi Tahap
oleh Bagian Kepeg. an
Seleksi
&Pengembangan Organisasi
untuk dillakukan proses
seleksi.
6 Bag. KPO merekap hasil seleksi Ya Form penilaian 2 hari DiSOPsisi
untuk menentukan pelamar tiap tahapan / Surat
yang sesuai kualifikasi dan seleksi
dinyatakan lolos untuk
dilaporkan ke SDM dan WD.
7 Pelamar yang masuk  Draft 15 Menit Penandatanga  Perjanji
kualfikasi dan dinyatakan Perjanjian na n an
Lolos dijadwalkan Kerja Perjanjian dibuat 2
melakukukan perjanjian kerja  Pedoman Kerja terkait rangkap
dengan Ka. SDM. Peraturan hak dan
Kepegawai kewajiban,
an serta tanggal
mulai
kerja.
8 Perjanjian Kerja yang telah  Perjanji 1 Pengesahan
ditandatangani Calon Pegawai an Minggu Perjanjian
dikirim ke Kom untuk disahkan Kerja Kerja
 Form
penilaian
tahapan
seleksi
9 Perjanjian Kerja yang telah  Surat 10 Menit Nomor
disahkan Kom dikembalikan Ke Pelaporan Induk
SDM untuk di input ke pegawai Kepegawai
Database Pegawai, diberikan baru an (NIK)
ke pegawai ybs 1 rangkap, dan  FC Posting Data
membuat surat pemberitahuan Perjanjian Gaji Pegawai
ke unit terkait : Kerja Penyediaan
a) Ke Direktur sebagai laporan.  Scan Sarana Kerja.
b) Ke KEU terkait penggajian, Ijazah & NIDN
Rekening Bank, Penyediaan transkrip, (bagi
sarana dll.
KTP (bagi Spv).
c) Ke User terkait waktu mulai
kerja. Spv).
d) Ke ADMIN terkait
pengajuan NIDN bagi Spv.
10 Dokumentasi  Perjanjian 5 Menit
Kerja
 Berkas
Lamaran
 Berkas
Seleksi
 ALUR PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN YANG DILAKUKAN OLEH UNIT KERJA

No Kegiatan
Pelaksana Kelengkapan Waktu Output Keterangan
Project Lapangan SDM KEU WD Spv
1 Unit Kerja Project menyusun rancangan program Data Spv 60 Ranca
pelatihan dan pengembangan berkoordinasi dengan Menit ng an
Lapangan yang dituangkan dalam RKAT. Tidak Progra
m

2 Rancangan program pelatihan/pengembangan Surat 10 DiSOPs

beserta anggarannya yang telah disusun diajukan Pengajuan Menit is i
secara hierarkhi dan bertahap sesuai schedule dan Anggar
teknisnya ke KEU. Rancangan an
Program
3 Spv melaksanakan program pelatihan dan Surat Tugas 10 Lapora Surat Tugas
pengembangan Menit n Hasil dibuat di
Lapangan
ditembuskan
ke
Project dan
SDM.
4 Spv melaporkan hasil pelatihan/pengembangan ke Laporan 10 Share
pimpinan Hasil Menit Informati
Project/Lapangan dan Biro SDM. Dan on
melakukan presentasi di Project.
5 Dokumentasi.
 ALUR PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN YANG DILAKUKAN OLEH UNIT KERJA

Pelaksana
No Kegiatan Biro Kelengkapan Waktu Output Keterangan
WR KEU Staf SDM
/Lembaga
1 Unit Kerja Biro/lembaga menyusun rancangan program Data Staf 60 Rancangan WR dalam hal ini sesuai
pelatihan dan pengembangan berkoordinasi Wakil Menit Program bidang biro/lembaga
Direktur sesuai bidangnya dan dituangkan dalam yang menaungi
RKAT. mengacu struktur
organisasi.
2 Rancangan program pelatihan dan pengembangan Surat 10 DiSOPsisi
yang telah disusun diajukan secara hierarkhi dan Pengajuan Menit Anggaran
bertahap sesuai schedule teknisnya ke KEU. dan
Rancangan
Program
3 Staf yang ditugaskan melaksanakan program Surat Tugas 10 Laporan Surat Tugas dibuat di
pelatihan dan pengembangan. Menit Hasil tingkat Universitas
(khusus P3M dan UPT
dibuat oleh Pimpinan
unit masing- masing)
ditembuskan ke
SDM.
4 Staf melaporkan hasil pelatihan/pengembangan ke Laporan 10 Share Information
pimpinan unit kerja dan Biro SDM. Dan Hasil Menit
mempresentasikan untuk membagi
informasi ke staf lainnya.
5 Dokumentasi.
 ALUR FORMASI PEGAWAI

No Pelaksana
Kegiatan Pimpinan Kelengkapan Waktu Output Keterangan
Use SDM Warek II
Unit Kerja
r
1 User mengambil form formasi pegawai ke SDM. 5 Menit Form
Formasi
Pegawai

2 SDM menyerahkan form formasi pegawai untuk di isi Form Formasi 5 Menit
oleh User Pegawai
dengan mempertimbangkan masukan SDM
berdasarkan data dan acuan terkait.
3 User mengisi form dan melampirkan deskripsi kerja  Form 1 hari
sebagai dasar permohonan. Formasi
Pegawai
 Deskripsi Kerja
4 Form dikonsultasikan untuk mendapatkan persetujuan  Form 10 Pengesah
oleh Pimpinan Unit dan WD. Formasi Menit an Form
Pegawai
 Deskripsi Kerja
5 Form yang telah disetujui diserahkan ke SDM  Form 1 hari
untuk ditindaklanjuti menindaklanjuti sesuai Formasi
kebutuhan yang tertuang dalam form . Pegawai
 Deskripsi Kerja
6 SDM membuat laporan hasil tindak lanjut ke WD  Form 15
dan User tembusan ke Pimpinan unit terkait. Formasi Menit
Pegawai
 Deskripsi Kerja
7 SDM melakukan Dokumentasi  Surat 10
Persetujuan Menit
WD
 Form
Formasi
Pegawai
 Deskripsi Kerja
 ALUR EVALUASI PEGAWAI
Pelaksana
No Kegiatan Pimpinan Kelengkapan Waktu Output Keterangan
Bag.
SDM Wadir Unit Direktur Kom
KPO II Kerja
1 Bagian Kepegawaian dan Form 2 hari Surat
PO menggandakan dan Evaluasi permohonan
membuat Draft Surat Kinerja. penilaian
permohonan monitoring Soft Copy
dan evaluasi kinerja Lembar
pegawai ke setiap unit Kinerja Spv.
kerja dengan
melampirkan form
evaluasi kinerja dan Soft
Copy LKD
2 Biro SDM menandatangani Surat Dinas 10 Menit
surat permohonan
monitoring dan evaluasi
kinerja dengan
tembusan ke Wakil Direktur
II.
3 Bagian Kepegawaian Surat dinas 1 hari Tanda terima surat
dan PO Form
mendistribusikan surat Evaluasi
ke
masing-masing unit kerja
4 Pimpinan Unit Kerja 2 hari Hasil Evaluasi
melakukan evaluasi kinerja
staf berdasarkan
monitoring selama periode
masa evaluasi yang dinilai.
5 Hasil evaluasi diterima Hasil Evaluasi 2 hari Rekap Penilaian
oleh Bagian
Kepegawaian dan PO
untuk dikompilasi
dengan data
catatan SDM.
6 Rekap Penilaian diteliti Rekap 1 hari
dan divalidasi oleh Penilaian
Kepala SDM.
7 Kepala SDM membuat Surat dinas 60 Menit Memo
surat dinas pelaporan Rekap
proses evaluasi dilampiri Penilaian
oleh Rekap Penilaian
yang telah tervalidasi ke
Wakil Direktur II untuk
dimohonkan
tindaklanjut.
8 Wakil Direktur II Rekap 30 Menit Memo tindak lanjut
berkoordinasi ke Para Penilaian
Pimpinan Universitas
untuk memberikan
instruksi tindak lanjut.
8 Laporan yang telah dimemo Surat Dinas 10 Menit
Wakil Direktur II
ditindaklanjuti oleh SDM
untuk pengusulan reward,
punishment, pembinaan
maupun pemberhentian
ditandatangani oleh Wakil
Direktur II ditujukan Ke
Kom dengan tembusan
Direktur.
9 Realisasi Pengusulan reward,
reward, punishment, punishment,
pembinaan maupun pembinaan
pemberhentian maupun
pemberhentian
 ALUR PROSEDUR PENJATUHAN SANKSI TEGURAN LISAN

Pelaksana
No Kegiata Pimpinan Kelengkapan Waktu Output Keterangan
n Pegawai SDM WD
Unit
Kerja
1 Pimpinan Unit  Data/Saksi/M - Pencatat
mendapatkan elih at Sendiri an
laporan/data/melihat Indisiplin
pelanggaran disiplin er
pegawai dilingkungan
unit kerjanya.
2 Setelah berkoordinasi Surat 10 Berita
dengan berbagai pihak Pemanggil Menit Acara
Pimpinan Unit an Pemanggil
memanggil Pegawai an
Yang bersangkutan
untuk dilakukan
pembinaan dan dibuat
dalam
berita acara pemanggilan.
3 Pegawai yang telah  Berita 10
dilakukan pembinaan Acara Menit
diberikan Sanksi berupa Pemanggil
Teguran lisan dan berita an
acara ditembuskan ke Biro
SDM
dan WD.
4 Dokumentasi 10
Menit
 ALUR PROSEDUR PENJATUHAN SANKSI SURAT PERINGATAN I (PERTAMA) DAN II (KEDUA)

Pelaksana
No Kegiata Pimpinan Kelengkapan Waktu Output Keterangan
n Unit Kerja SDM Pegawai WD

1 Pimpinan Unit mendapatkan Data laporan 10 menit Hasil Investigasi

laporan/data/melihat pelanggaran disiplin
pegawai dilingkungan unit kerjanya
dilaporkan tertulis ke Biro SDM.
2 Biro SDM menerima laporan dan Data 10 Menit Berita
berkoordinasi dengan pihak terkait, Laporan & Acara
kemudian melakukan pemanggilan kepada Hasil Pemanggil
pegawai yang bersangkutan Investigasi an
untuk dimintai keterangan.
3 Berita Acara pemanggilan diserahkan Surat 10 Menit DiSOPsi
ke WD untuk dimintakan tanggapan Berita si
tindaklanjut. Acara tindaklanj
Pemanggil ut
an
4 WD memberikan diSOPsisi DiSOPsi 10 Menit Surat Peringatan I
tindaklanjut penjatuhan sanksi ke si / II
SDM tindaklanj
ut
5 SDM memberikan sanksi Surat Surat 10 Menit Evaluasi
Peringatan I/II secara tertulis sesuai Peringatan I
ketentuan yang berlaku. / II

6 Dokumentasi Surat 10 Menit

Berita Acara
Pemanggilan
Surat
Peringatan I
/ II
 ALUR PROSEDUR PENJATUHAN SANKSI SURAT PERINGATAN III (KETIGA)

Pelaksana
No Kegiata Pimpinan Kelengkapan Waktu Output Keterangan
n Unit SDM Pegawai WD DIREKTU Kom
Kerja R
1 Pimpinan Unit mendapatkan Data laporan 10 menit Hasil Investigasi
laporan/data/melihat pelanggaran disiplin
pegawai dilingkungan unit kerjanya
dilaporkan tertulis ke Biro SDM.
2 Biro SDM menerima laporan dan Data 10 Menit Berita
berkoordinasi dengan pihak terkait, Laporan & Acara
kemudian melakukan pemanggilan kepada Hasil Pemanggil
pegawai yang bersangkutan Investigasi an
untuk dimintai keterangan.
3 Berita Acara pemanggilan diserahkan ke Surat 10 Menit Surat Tindaklanjut
WD untuk diteruskan tindaklanjutnya ke Berita
Kom. Acara
Pemanggil
an
4 Kom memberikan Sanksi kepada Pegawai Surat 10 Menit Surat Peringatan
yang bersangkutan dengan terlebih WD/Dir III
dahulu berkoordinasi dengan Pimpinan ektur
(WD/Direktur).
5 Pegawai menerima Sanksi Surat Surat 10 Menit Evaluasi/PHK
Peringatan III tembusan ke Direktur Peringatan III
dan diarsipkan oleh SDM.

6 Dokumentasi Surat Dinas 10 Menit

Berita Acara
Pemanggilan
Surat
Peringatan
III/PHK
 ALUR PENGGAJIAN PEGAWAI

No Pelaksana
Kegiatan Bag. Kelengkapan Waktu Output Keterangan
Bag.KPO Ka.SDM KEU
Keuangan
1 Bagian KPO mendownload presensi dari mesin Konek 13 Jam  Data
presensi dan merekapitulasi kedalam laporan si Presensi
gaji pegawai. Intern  Data terkait
Tidak et perubahan
gaji

2 SDM memvalidasi laporan presensi. Rekap 10 Menit Validasi

Ya
Data
Presensi
3 Laporan presensi dan data pengajuan lain Rekap 10 Menit Validasi
terkait gaji yang telah divalidasi oleh SDM Ya Data
diserahkan ke KEU diteruskan ke Bagian Tidak Presensi
Keuangan.
4 Bagian Keuangan meng-input data gaji ke Rekap 16 Jam Slip Gaji
sistem penggajian dan mencetak slip gaji. Data
Presensi
5 Dokumentasi. Rekap 5 Menit
Data
Presensi