Menyusun Proposal Kegiatan

1
Menyusun Proposal Kegiatan

2
Proposal
 Asal Kata root verb (V)Propose yang berarti
mengusulkan dan Proposal(kata benda) berarti
usulan
 Jadi proposal berarti suatu rencana usulan akan
suatu proyek atau kegiatan

3
Jenis Proposal
 Proposal Proyek
 Untuk Rencana Proyek
 (biasanya ada analisa rugi laba dan kelayakan
proyek)
 Ada mapping kondisi juga
 Ada Rencana Kerjanya juga
 Contoh Proposal Proyek pembenahan sistem
pengairan desa tengu abang ,proyek penghijauan
(pokoke ada kata proyek berarti proposal
proyek,_)
 Ditawarkan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam
pengerjaan proyek
  Proposal Kegiatan
 Untuk rencana kegiatan
 Tematis
 Tahapan pengerjaannya mungkin tidak selama
proposal proyek
 Ditawarkan ke pihak2 untuk terlibat dalam
kegiatan yang direncanakan
 Contoh Proposal Acara Natal, Proposal Bakti
anak bersama Syekh Puji

4
Isi proposal Kegiatan
 Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari
prinsip 5W 1H
 Why Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara
harus dilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan
kegiatan/acara )
 What Apa jenis kegiatan dan temanya
 Who Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan
penyelenggara kegiatan
 When Berhubungan dengan tanggal dan
pelaksanaan
kegiatan
 Where Tempat pelaksanaan kegiatan
 How Berhubungan dengan bagaimana konsep dan
bentuk kegiatan, Bagaimana aturan aturan untuk
berpartisipasi dalam kegiatan( atau bagaimana
event tersebut dikelola,(acara,dana,publikasi)
5
Format Proposal Kegiatan
 Sebenarnya tidak ada yang baku,namun
biasanya(atau lebih tepatnya yang saya tahu)
format proposal kegiatan adalah sbb
 1.Halaman Sampul /Cover
 2.Latar Belakang
 3.Tujuan Kegiatan
 4.Nama dan Tema Kegiatan
 5.Bentuk Kegiatan
 6.Peserta
 7.Penyelenggara
 8.Jadwal dan Lokasi Kegiatan
 9.Susunan Acara
 10.Susunan Panitia
 11.Rencana Anggaran
 12.Penutup
 13.Penawaran Kerjasama (sponsorship)

6
Halaman Sampul/Judul/Cover
 Berisi
 nama/judul kegiatan
 lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan
 penyelenggara yang bermaksud mengadakan
kegiatan
7
Latar Belakang
 Secara umum esensi isi latar belakang adalah
kesenjangan antara fakta yang ada dan apa yang
seharusnya.
 Biasanya penulisannya dari yang bersifat umum ke
khusus (general to spesific)
 Terdiri dari 3 tahap pendahuluan isi penutup
 Prinsip Why

8
Tujuan Kegiatan
 Mengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebut
direncanakan
 Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan
 Atau kalo tujuan lebih dari satu urutkan dari
yang terpenting hingga yang kurang penting
 Buatlah tujuan relevan dengan latar belakang yang
dikemukakan sebelumnya.
 Prinsip Why

9
Bentuk Kegiatan
 Buatlah relevan dengan tujuan kegiatan
 Berisi tentang format kegiatan
 Contoh kegiatan/ acara Natal
  Tema misal Give light a Chance!
 Bentuk kegiatannya
 Kunjungan/Visitasi ke Panti Asuhan
 Misa Natal bersama anak anak panti asuhan
 Pembagian baju baju dan alat2 tulis kepada
anak2 panti asuhan
 Lomba mewarnai gambar Yesus bersama Anak2
 Dll
 Prinsip What

10
Peserta/Sasaran
 Berisi tentang siapa yang menjadi sasaran dari
kegiatan yang kita rencanakan
 Kelompokkan sasaran ini kedalam segmen2 yang
sesuai dengan bentuk kegiatan yang kita
rencanakan
 Buatlah relevan dengan tema dan bentuk kegiatan
 Prinsip Who

11
Penyelenggara
 Berisi keterangan siapa yang menjadi
penyelenggara kegiatan.
 Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok
organisasi atau komunitas yang hendak
 melaksanakan kegiatan karena alasan
tertentu(mengacu pada latar belakang)
 Pada bagian penyelenggara ini perlu pula
ditampilkan nama dan nomor kontak atau
sekretariat yang dapat dihubungi
 Prinsip Who

12
Jadwal dan Lokasi Kegiatan
 Berisi keterangan kapan dan dimana kegiatan
akan dilaksanakan
 Prinsip where dan When

13
Susunan Panitia
 Isinya susunan panitia yang udah dibentuk
 Tujuannya agar pihak2 yang ditawari untuk bekerja
sama tahu dengan siapa mereka bekerja sama
 Susunan yang umum Penanggung Jawab, Panitia
Pengarah ( SC),Panitia Pelaksana(OC)gt
Ketupel,Bendahara,Sekretaris dan Seksi2
 Prinsip who

14
Rencana Anggaran
  Berisi rincian pemasukan( Cash In), pengeluaran(
Cash Out), dan jumlah kekurangan dana
 Dapat di breakdown dengan merancang anggaran
dana
masing2 seksi kemudian ditotal secara keseluruhan
 Pake sistem penyusunan anggaran yang sederhana
aja asal rapi,jelas dan rinci
 Biasanya di mark up antara jumlah dana kebutuhan
riil dengan dana kebutuhan yg terlampir di
proposal( mark upnya yang realistis)

15
Penutup
 Isinya kalimat penutup yang menyatakan harapan
dan dukungan kepada semua pihak agar tertarik
untuk terlibat.
 Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua
Panitia dan mengetahui Penanggungjawab kegiatan

16
Penawaran Kerjasama (sponsorship)
 Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama
kepada pihak sponsor
 Ada format perjanjiannya
 Biasanya ada kategori sponsor utama/tunggal,
sponsor pendukung dan sponsor partisipatif/Mitra
  Baisanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam
kegiatan jika
 Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan
marketable
 Diberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi
produknya (diberi stan,Spot Acara,pemasangan
media promo dsb)
 Urusannya mudah dan tidak berbelit belit
 Panitianya/Humasnya bisa meyakinkan pihak
sponsor
 sepadan dengan Apa yang bisa ditawarkan /
dijual panitia kepada pihak sponsor

17
Catatan
 Penyusunan proposal Kegiatan yang baik disusun
secara bersama sama melalui curah gagasan dari
seluruh panitia.
 Prinsip 5w1H merupakan kerangka dasar dalam
mengonsep proposal
 Semoga Kepengurusan periode2009 -2010 ini
mampu
menyambung langkah periode sebelumnya untuk
membawa IKK kearah yang lebih maju
 Terima Kasih dan Selamat Berkarya!