FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS

Unit Kerja Prioritas ( 3 P,1 H ).

Unit Kerja LABORATORIUM
Proses yang ALUR PELAYANAN LABORATORIUM
dianalisis
Tim FMEA Peran
Ketua dr. Waldi Safrin
Anggota Puskesmas gabungan

Petugas
pencatat
(notulis)
Langkah 1 : Identifikasi Proses

PROSEDUR PELAYANAN

1. Petugas menerima Blanko permintaan pemeriksaan Laboratorium dari pasien

2. Petugas mengambil spesimen sesuai dengan permintaan pemeriksaan
laboratorium
3. Petugas memeriksa spesimen
4. Petugas memberikan hasil pemeriksaan kepada penanggungjawab laboratorium
untuk melakukan validasi
5. Petugas menyerahkan hasil pemeriksaan laboratorium kepada pasien
6. Pasien menerima formulir hasil pemeriksaan laboratorium dan di bawa ke
ruang pemeriksaan dokter untuk mendapat penjelasan dari dokter tentang
hasil pemeriksaan laboratorium tersebut dan untuk pasien rujukan, formulir
hasil pemeriksaan laboratorium langsung di bawa ke dokter yang merujuk.

DIAGRAM ALUR PELAYANAN

Blanko permintaan pemeriksaan lab. diterima

Pengambilan/ penerimaaan
spesimen

Pemeriksaan spesimen

Validasi hasil

Menyerahkan hasil pemeriksaan

Blanko permintaan pemeriksaan lab. diterima

Langkah 2 : Mencari Failure Mood Effect Analysis (FMEA) Berdasarkan Alur Prosedur Kerja Pelayanan laboratorium

Tabel 1. FMEA Pelayanan Laboratorium

NO PROSES/LANGKAH KEMUNGKINAN PENYEBAB EFEK KEGAGALAN SV OCC D RPN SOLUSI

KEGAGALAN KEGAGALAN TERHADAP PASIEN T
1 Blanko permintaan - Blanko permintaan - Petugas kurang - Pasien harus 4 9 4 144 Pengecekan ulang
pemeriksaan diterima pemeriksaan lab. teliti dalam kembali ke tenaga setiap formulir
Tidak lengkap melengkapi blanko medis yang permintaan
permintaan memberikan format pemeriksaan lab
pemeriksaan pemeriksaan lab. oleh paramedis
- Identitas pasien pada - Pemanggilan secara - Pasien harus 6 4 5 120 Adanya crosschek
blanko salah lisan hanya kembali ke tenaga ulang pada waktu
berdasarkan nama medis yang penerimaan pasien
memberikan format
Pemeriksaan lab
2 Pengambilan/Penerimaan - Salah menggunakan - Petugas dalam - Spesimen tidak 2 2 7 28 Menerapkan kembali
spesimen wadah atau tabung pengambilan sesuai dengan SOP
spesimen tidak permintaan
sesuai dengan SOP pemeriksaan
laboratorium
- Spesimen tidak diberi - Petugas tidak - Spesimen tertukar 8 2 7 112 Pelabelan spesimen
label identitas langsung langsung dilakukan
melakukan didepan pasien
pelabelan setelah pengambilan
spesimen
- Spesimen tidak layak - Kurangnya - Pasien harus 7 2 3 42 Peningkatan
pemeriksaan (sampel ketelitian dan diambil darah keterampilan teknik-
beku, volume sampel keterampilan ulang teknik pengambilan
kurang, petugas sampel darah
perbandingan darah
dengan antikoagulan
tidak sesuai, sampel
lisis)
3 Pemeriksaan spesimen - Alat pemeriksaan - Listrik padam, alat - Pemeriksaan 2 2 6 24 Menggunakan UPS,
tidak bekerja dengan tidak dikalibrasi spesimen tertunda, jadwal pemeliharaan
 benar hasil pemeriksaan alat secara rutin,
kurang akurat mengusulkan ke
Dikes untuk
dilakukan kalibrasi
alat
- Kesalahan dalam - Petugas tidak teliti - Penyerahan hasil 8 1 2 16 Mencocokkan antara
melaksanakan membaca pasien tertunda label spesimen
pemeriksaan permintaan karena dilakukan dengan permintaan
pemeriksaan pemeriksaan ulang pemeriksaan
sesuai dengan
permintaan
pemeriksaan
- Reagen pemeriksaan - Reagen kadaluarsa - Hasil pemeriksaan 9 2 2 36 Melakukan sistem
bermasalah tidak akurat FIFO dan FEFO
- Kontrol bermasalah - Tidak adanya - Hasil pemeriksaan 4 4 2 16 Mengecek
serum kontrol pada tidak akurat keakuratan
pemeriksaan kimia pemeriksaan secara
klinik berkala dengan
menggunakan
reagen standar
sebagai sampel
4 Validasi hasil - Kesalahan dalam - Penulisan hasil - Penulisan hasil 6 3 3 54 Mencatat setiap
pemeriksaan pengisian hasil pemeriksaan pada pasien tertukar, hasil pemeriksaan di
pemeriksaan setiap bagian penulisan hasil setiap bagian
(hematologi, kimia pasien terhambat (hematologi, kimia
klinik, serologi) klinik, serologi)
menggunakan menggunakan buku
kertas sisa. bantu
5 Menyerahkan hasil - Pasien langsung - Pasien merasa - Pasien tidak 2 2 7 28 Edukasi mengenai
pemeriksaan pulang setelah hanya ingin cek up mengetahui hal-hal pentingnya
menerima hasil lab dan tidak perlu yang berkaitan konsultasi ke dokter,
berkonsultasi dengan hasil agar hasil
dengan dokter pemeriksaannya pemeriksaan tercatat
dalam rekam medis
- Tidak melaporkan - Belum ada buku - Pasien terlambat 9 1 1 9 Memberikan tanda
hasil pemeriksaan kendali mendapat terapi khusus pada buku
cito ke klinisi pemeriksaan cito penerimaan pasien
dan penulisan pada
 buku penyerahan
hasil cito
- Keterlambatan - Antrian pasien - Pasien terlambat 8 7 3 168 Kerja sama antar
menyerahkan hasil yang banyak, mendapat terapi bagian (hematologi,
mikroskop hanya 1 dokter kimia klinik,
serologi) dalam
pengerjaan
pemeriksaan
- Hasil di laporkan - Tidak konfirmasi - Salah mendiagnosa 9 2 1 18 Pada waktu
pada orang yang ulang identitas pasien pengambilan hasil
salah pasien secara mengisi tanda
lengkap tangan dan nama
terang yang
menerima hasil
6. Pasien kembali ke unit - Pasien tidak kembali - Pasien tidak - Pasien terlambat 4 2 1 8 Petugas
pengirim ke unit pengirim mengerti alur mendapatkan mengarahkan pasien
pelayanan terapi untuk menunggu
hasil pemeriksaan di
ruang tunggu
masing – masing
unit pengirim, hasil
pemeriksaan lab
diantar petugas ke
masing – masing
unit pengirim
Langkah 3 : menghitung “Cut point” berdasarkan Diagram Pareto dalam rangka
menentukan skala proritas pemecahan masalah

Tabel 2. Cut Point Kegagalan Pelayanan Laboratorium

EFEK KEGAGALAN PRESENTASE

NO RPN KOMULATIF
TERHADAP PASIEN KOMULATIF
Pasien terlambat mendapat
1 168 168 20%
terapi dokter
Pasien harus kembali ke
tenaga medis yang
2 144 312 38
memberikan format
pemeriksaan lab.
Pasien harus kembali ke
tenaga medis yang
3 120 432 52%
memberikan format
Pemeriksaan lab
4 Spesimen tertukar 112 544 66%
Penulisan hasil pasien
5 tertukar, penulisan hasil 54 598 73%
pasien terhambat
Pasien harus diambil darah
6 42 640 78%
ulang
Hasil pemeriksaan tidak
7 36 676 82
akurat
Spesimen tidak sesuai
8 dengan permintaan 704 85,5%
28
pemeriksaan laboratorium
Pasien tidak mengetahui
hal-hal yang berkaitan
9 732 89%
dengan hasil 28
pemeriksaannya
Pemeriksaan spesimen
tertunda, hasil
10 756 92%
pemeriksaan kurang 24
akurat
11 Salah mendiagnosa pasien 774 94%
18
Hasil pemeriksaan tidak
12 790 96%
akurat 16
Penyerahan hasil pasien
tertunda karena dilakukan
13 pemeriksaan ulang sesuai 806 98%
16
dengan permintaan
pemeriksaan
Pasien terlambat
14 815 99%
mendapatkan terapi 9
Pasien terlambat
15 823 100%
mendapatkan terapi 8

Tabel 2 menggambarkan rumus Pareto yang artinya apabila kegagalan dengan nilai
prosentase komulatif 80% atau mendekati (dalam hal ini 78% ) dapat terpecahkan,
maka otomatis semuanya akan terselesaikan
Langkah 4 : Menentukan solusi dan indikator keberhasilan , berdasarkan prioritas pemecahan masalah

Tabel 3 : Solusi dan indikator keberhasilan

EFEK
APA YANG PENYEBAB KEGAGALAN INDIKATOR WAKTU
NO PROSES/KEGAGALAN SOLUSI
MUNGKIN GAGAL KEGAGALAN TERHADAP KEBERHASILAN EVALUASI
PASIEN
80% penyerahan
Kerja sama antar
hasil pasien
bagian
Antrian pasien sesuai dengan
Keterlambatan Pasien terlambat (hematologi,
Menyerahkan hasil yang banyak, waktu yang
1 menyerahkan mendapat terapi kimia klinik, Setiap bulan
pemeriksaan mikroskop hanya ditentukan ( DL
hasil dokter serologi) dalam
1 90 menit, Kimia
pengerjaan
Klinik 60 menit,
pemeriksaan
UL 30 menit)
Petugas kurang Pasien harus 100% data pasien
Pengecekan ulang
Blanko teliti dalam kembali ke tertulis lengkap
setiap formulir
Blanko permintaan permintaan melengkapi tenaga medis dalam blanko
2 permintaan Setiap bulan
pemeriksaan diterima pemeriksaan lab. blanko yang memberikan permintaan
pemeriksaan lab
Tidak lengkap permintaan format pemeriksaan
oleh paramedis
pemeriksaan pemeriksaan lab. laboratorium
Pemanggilan Pasien harus
100% tidak ada
secara lisan kembali ke tenaga Adanya crosschek
Identitas pasien kejadian salah
Blanko permintaan hanya medis yang ulang pada waktu
3 pada blanko identitas pada Setiap bulan
pemeriksaan diterima berdasarkan memberikan penerimaan
salah saat pengambilan
nama format pasien
sampel
Pemeriksaan lab
Pelabelan
spesimen 100% pelabelan
Petugas tidak langsung spesimen segera
Spesimen tidak
Pengambilan/ langsung Spesimen dilakukan setelah
4 diberi label Setiap bulan
penerimaan spesimen melakukan tertukar didepan pasien pengambilan
identitas
pelabelan setelah sampel dan
pengambilan didepan pasien
spesimen
 Penulisan hasil Mencatat setiap
pemeriksaan hasil
100% penulisan
pada setiap pemeriksaan di
Penulisan hasil hasil
Kesalahan dalam bagian setiap bagian
Validasi hasil pasien tertukar, pemeriksaan di
5 pengisian hasil (hematologi, (hematologi, Setiap bulan
pemeriksaan penulisan hasil validasi sebelum
pemeriksaan kimia klinik, kimia klinik,
pasien terhambat diserahkan
serologi) serologi)
dipasien
menggunakan menggunakan
kertas sisa. buku bantu
Spesimen tidak Kurangnya Pasien harus Peningkatan Angka kejadian
layak ketelitian dan diambil darah keterampilan pengulangan
pemeriksaan keterampilan ulang teknik-teknik penyuntikan
(sampel beku, petugas pengambilan ulang untuk
volume sampel sampel darah memperoleh
Pengambilan /
6 kurang, sampel darah Setiap bulan
penerimaan spesimen
perbandingan vena maksimal
darah dengan 5% tiap bulan
antikoagulan
tidak sesuai,
sampel lisis)
Langkah 5: Penyusunan alur baru sesuai solusi yang telah ditetapkan

1. Petugas menerima blanko permintaan pemeriksaan Laboratorium dari pasien

2. Petugas mengecek kelengkapan blanko permintaan pemeriksaan laboratorium
3. Petugas melakukan crosscheck ulang pada waktu penerimaan paasien
4. Petugas mengambil spesimen sesuai dengan permintaan pemeriksaan
laboratorium, pelabelan spesimen langsung dilakukan didepan pasien setelah
pengambilan spesimen
5. Petugas mengecek kondisi alat dan reagen
6. Petugas melakukan pemeriksaan spesimen sesuai dengan permintaan
pemeriksaan. Adanya kerjasama antar bagian (hematologi, kimia klinik,
serologi) dalam proses pemeriksaan
7. Petugas mencatat hasil pemeriksaan pada buku register dan blanko hasil
pemeriksaan dengan mengumpulkan dari buku bantu dari setiap bagian
(hematologi, kimia klinik, serologi). Hasil pemeriksaan ditandatangani oleh
penanggungjawab laboratorium
8. Petugas mengantarkan hasil pemeriksaan pasien pada masing-masing unit
pengirim. Untuk pemeriksaan cyto/Lab. kritis harus segera diserahkan ke
dokter .
 Alur Pelayanan Laboratorium

Blanko permintaan pemeriksaan lab. diterima

Tidak Konfirmasi ulang ke petugas

Lengkap pengirim permintaan pemeriksaan
Mengecek kelengkapan blanko
permintaan pemeriksaan
Lengkap

Crosscheck ulang identitas pasien

Pengambilan/penerimaan
spesimen dan pelabelan

Mengecek kondisi alat dan reagen

Pemeriksaan spesimen

Validasi hasil

Hasil pemeriksaan diantar ke unit masing-masing

Langkah 6 : Evaluasi dari solusi yang kita desain untuk pemecahan masalah

APA YANG MUNGKIN EFEK KEGAGALAN D

No PROSES/LANGKAH PENYEBAB KEGAGALAN SV OCC RPN KETERANGAN
GAGAL TERHADAP PASIEN T
Jika antrian pasien
Kerja sama antar bagian
banyak petugas akan Pasien terlambat
(hematologi, kimia klinik, Keterlambatan Penurunan
1 lebih mengutamakan mendapat terapi 4 3 3 36
serologi) dalam pengerjaan menyerahkan hasil RPN
pada tugasnya masing- dokter
pemeriksaan
masing
Pengecekan ulang setiap Petugas kurang teliti Pasien harus kembali
Blanko permintaan
formulir permintaan dalam melengkapi ke tenaga medis yang Penurunan
2 pemeriksaan lab. Tidak 3 4 2 24
pemeriksaan lab oleh blanko permintaan memberikan format RPN
lengkap
paramedis pemeriksaan pemeriksaan lab.
Pemanggilan secara Pasien harus kembali
Adanya crosschek ulang
Identitas pasien pada lisan hanya berdasarkan ke tenaga medis yang Penurunan
3 pada waktu penerimaan 2 3 4 24
blanko salah nama memberikan format RPN
pasien
Pemeriksaan lab
Pelabelan spesimen langsung
dilakukan didepan pasien Spesimen tidak diberi Petugas tidak langsung Penurunan
4 Spesimen tertukar 2 2 3 12
setelah pengambilan label identitas melakukan pelabelan RPN
spesimen
Penulisan hasil
Mencatat setiap hasil
pemeriksaan pada setiap Penulisan hasil pasien
pemeriksaan di setiap bagian Kesalahan dalam
bagian (hematologi, tertukar, penulisan Penurunan
5 (hematologi, kimia klinik, pengisian hasil 2 2 3 12
kimia klinik, serologi) hasil pasien RPN
serologi) menggunakan buku pemeriksaan
menggunakan kertas terhambat
bantu
sisa.
Spesimen tidak layak
pemeriksaan (sampel
Peningkatan keterampilan beku, volume sampel Kurangnya ketelitian
Pasien harus diambil Penurunan
6 teknik-teknik pengambilan kurang, perbandingan dan keterampilan 3 2 2 12
darah ulang RPN
sampel darah darah dengan petugas
antikoagulan tidak
sesuai, sampel lisis)
Area/unit kerja High risk High cost High Problem Total Urutan
volume Prone Prioritas

Gawat darurat 10 7 4 4 25 III

Rawat jalan 5 5 8 4 22 VI

Farmasi 9 8 8 4 30 II

Laboratorium 9 8 8 5 29 I

Rawat inap 6 7 5 6 24 IV

Pendaftaran 6 4 8 5 23 V