Direktorat Logistik

i
LAPORAN TENGAH TAHUN

ii
 Direktorat Logistik

KATA
PENGANTAR

iii
LAPORAN TENGAH TAHUN

DAFTAR
ISI

iv
 Direktorat Logistik

A. ORGANISASI DAN SARANA 1

DIREKTORAT LOGISTIK

B. HIGHLIGHTS CAPAIAN KINERJA 2

DAN KEGIATAN DIREKTORAT
LOGISTIK

C. GAMBARAN PENGADAAN BARANG/ 5

JASA (Data SIPLOG Juni 2018)

D. KENDALA DAN USULAN SOLUSI 6

E. PENUTUP 8

v
LAPORAN TENGAH TAHUN

vi
 Direktorat Logistik

Organisasi dan
Sarana Direktorat Logistik

Direktorat Logistik terbentuk pada tanggal 15 Februari 2018 berdasarkan Keputusan

Rektor No. 0250/SK/R/UI/2018 tentang Struktur Organisasi Universitas Indonesia 2018-2019.
Direktorat Logistik langsung berada dibawah Wakil Rektor Bidang Keuangan dan Administrasi
Umum. Direktorat Logistik memiliki fungsi sebagai unit yang menyusun kebijakan pengelolaan
pengadaan barang/ jasa dan Logistik Pusat Administrasi Universitas Indonesia. Sedangkan untuk
fungsi pelaksana pengadaan (pemilihan penyedia) dilakukan terpisah oleh unit layanan Pengadaan
(ULP) yang berada langsung dibawah Rektor selaku Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) Universitas
Indonesia. Direktorat Logistik merupakan unit yang dibentuk untuk menjalankan tugas dan fungsi
perencanaan, administrasi, pengendalian kontrak pengadaan serta pengelolaan logistik yang awalnya
diemban Badan Pengembanan Universitas dan Layanan Logistik (BPUPL). Direktorat Logistik
dipimpin oleh Teguh Iman Santoso, S.T., M.T. yang diangkat pada tanggal 15 Februari 2018.
Struktur organisasi Direktorat Logistik terdiri dari sekretariat, 2 (dua) Sub direktorat (subdit) yang
masing –masing memiliki 3 (tiga) seksi (sie). Berikut ini daftar nama Subdit dan seksi yang tersebut:

Subdit Perencanaan dan Sistem Logistik

Sie Perencanaan
Sie Sistem Logistik dan Monev
Sie Pengelolaan Penyedia

Subdit Administrasi Kontrak dan Distribusi

Sie Administrasi
Sie Pengendali Kontrak
Sie Distribusi dan Logistic Center

Direktur Logistik

Sekretariat Kasubdit Kasubdit

Perencanaan Administrasi
dan Sistem Kontrak dan
Logistik Distribusi

Kasie Kasie Sistem Kasie Kasie Kasie Kasie Distribusi

Perencanaan Logistik dan Pengelolaan Administrasi Pengendali dan Logistic
Monev Penyedia Kontrak Center

Gambar 1 – Struktur Organisasi Direktorat Logistik

Untuk memenuhi kebutuhan sumber daya Pegawai Kontrak Waktu Tertentu (PKWT)
manusia (SDM) yang optimal, Direktorat Logistik dan Kontrak Borongan. Total SDM Direktorat
melakukan rekrutmen pegawai melalui mekanisme Logistik berjumlah 32 orang termasuk pimpinan

1
LAPORAN TENGAH TAHUN

(Direktur). Dari 29 jumlah pegawainya, 3 orang
diantaranya merupakan sekretariat. Komposisi
pegawai Direktorat Logistik terdiri dari 2 orang
Pegawai Negeri Sipil (PNS), 18 orang Pegawai UI
(PUI), 9 PKWT, dan 3 orang kontrak borongan.
Sejumlah 11 orang dari total SDM-nya sudah
bersertifikasi pengadaan.
Selain mengikuti bimbingan teknis dan
sertifikasi pengadaan, pegawai Direktorat Logistik
juga secara bergiliran diikutkan dalam pelatihan –
pelatihan yang berhubungan dengan peningkatan
kapasitas tentang pengadaan, logistik, dan
sistem baik yang diselenggarakan oleh lembaga
professional pemerintah seperti LKPP maupun
lembaga swasta lainnya.
Direktorat Logistik menempati ruang kerja
di lantai 2 gedung Science Park sebelah gedung
Rektorat Universitas dengan luas ruangan sebesar
kurang lebih 300 m2 dengan 1 buah ruang rapat,
1 ruang loket layanan, 2 gudang penyimpanan,
pantry, mushola, dan 2 ruang toilet. Selain itu
Direktorat Logistik juga memiliki 1 ruang logistic
center di lantai 1 gedung science park seluas 108
m2.

Highlights Capaian Kinerja dan

Kegiatan Direktorat Logistik
Sejak bulan Februari hingga Juli 2018, Direktorat Logistik telah menjalankan tugas dan
fungsinya untuk mendukung pencapaian Renstra Universitas dengan mencapai target indikator
layanan kepada stakeholdernya serta mewujudkan strategi dan kebijakan pengadaan yang efektif
dan efisien di lingkungan Pusat Administrasi Universitas Indonesia. Tercatat hingga triwulan ke-2
tahun 2018, daya dukung terhadap pencapaian Renstra berupa rata-rata capaian dari target
Direktorat Logistik telah mencapai 95%.

Tabel 1- Daya Dukung Capaian Renstra

Sumber : SIPKA, Juli 2018

Berkenaan dengan kebijakan pengadaan
barang dan jasa, Direktorat Logistik dibantu oleh
Badan Legislasi dan Layanan Hukum (BLLH)
Universitas menyesuaikan peraturan Rektor
tentang Pengadaan Barang dan Jasa yang dibiayai
dari dana selain APBN/APBD di lingkungan
UI seiring perubahan nomenklatur dari BPUPL
menjadi Direktorat Logistik. Dengan adanya
perubahan kebijakan serta aturan pengadaan
barang dan jasa terbaru dengan dikeluarkannya
2
Peraturan Presiden (Perpres) No. 16/ 2018
tentang Pengadaan Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah, Direktorat Logistik telah melakukan
sosialisasi aturan Perpres No. 16/2018
terkait pertanggungjawaban dokumen
pengadaan dan pembayaran ke direktorat
keuangan yang mengundang nara sumber
Direktur Monitoring dan evaluasi LKPP. Hal ini
penting dilakukan sehubungan dengan pengadaan
– pengadaan yang dananya berasal dari APBN.
 Direktorat Logistik

Selanjutnya Direktorat Logistik juga berencana pengadaan barang dan jasa agar sejalan dengan
untuk segera melakukan kajian dan perubahan kebutuhan terkini.
jika dimungkinkan terhadap kebijakan/peraturan

Gambar 2 – Acara Sosialisasi Perpres 16/2018

Terkait penggunaan e-catalog, Direkorat
Logistik berencana akan menjajaki peluang untuk
membuat e-catalog sektoral selain e-catalog nasional
LKPP yang sudah dimulai implementasinya
sejak tahun 2015 lalu di lingkungan Universitas
Indonesia. Untuk itu Direktorat Logistik telah
,melakukan kunjungan konsultasi ke LKPP
yang pada waktu itu diterima dengan baik oleh
Kepala Subdirektorat Riset dan kontrak dan
selanjutnya akan mengundang pihak LKPP
untuk melakukan workshop e-catalog sektoral di
Kampus Depok UI.
Dalam hal perencanaan, Direktorat
Logistik mengawal penyusunan Rencana
Umum Pengadaan (RUP) bersama-sama
dengan Direktorat Perencanaan dan Anggaran.
Selanjutnya memonitor serta mengevaluasi capaian
RUP setiap triwulan. Tercatat, realisasi RUP per
Juli 2018 untuk UI keseluruhan sebesar 17% atau
senilai Rp. 126,014,948,222 dari anggaran RUP
sebesar Rp.738,724,217,226 dengan rincian seperti
gambar dibawah ini :

REALISASI TOTAL RUP SAMPAI JULI 2018

17% 14% 27%

UI PAU FAKULTAS
Realisasi RUP Rp.126.014.948.222 Rp.80.071.453.663 Rp.45.943.494.559
Anggaran RUP Rp.738.724.217.226 Rp.571.097.206.331 Rp.167.627.010.895
Gambar 3-Realisasi RUP UI

Tidak hanya itu, Direktorat Logistik juga berkoordinasi dengan ULP terkait kajian ulang
rencana kerja pengadaan user/ unit kerja sebagai pengusul pengadaan. Hal ini dilakukan agar terjadi
sinkronisasi antara rencana dan realisasi khususnya terkait usulan-usulan unit fakultas yang secara
langsung disampaikan kepada ULP. Selanjutnya, dalam rangka melakukan pengkinian data harga
untuk kebutuhan perbandingan harga perkiraan sendiri (HPS), Direktorat Logistik juga melakukan
kegiatan survei lapangan baik kunjungan pabrik maupun distributor.
3
LAPORAN TENGAH TAHUN

Kemudian terkait sistem logistik, Direktorat
Logistik telah melakukan pengembangan Sistem
Informasi Pengadaan dan Logistik (SIPLOG)
menjadi SIPLOG NV dan menambah fitur proses
pengajuan permintaan melalui aplikasi guna
memperkuat database dan memudahkan proses
monitoring. Selanjutnya, Direktorat Logistik juga
melakukan penguatan dan penyempurnaan sistem
Aplikasi Vendor Management System (VMS)
untuk digunakan dalam proses pendaftaran
penyedia dan database, Aplikasi Warehouse
Management System (WMS) untuk distribusi
barang pada Logistic Center, Aplikasi Pengadaan
Langsung Online (PL Online) untuk pemilihan
penyedia oleh Pejabat Pengadaan, serta Aplikasi
Sistem Informasi Pengawasan (SIP) bagi pengawas
untuk monitoring pekerjaan baik konstruksi
maupun non konstruksi dan menilai penyedia.
Sehubungan dengan daftar Authorized
Retailer/ Authorized Vendor, Direktorat Logistik
senantiasa berupaya untuk menambah jumlah
daftar penyedia serta kategori bidang usaha
sesuai dengan kebutuhan Universitas. Saat ini
tercatat jumlah Authorized retailer yang telah
terverifikasi adalah sebanyak 64 penyedia yang
terbagi menjadi 11 jenis barang/jasa, sementara
untuk Authorized Vendor sebanyak 185 penyedia
yang terbagi menjadi 29 bidang usaha. Selain
itu, Direktorat Logistik juga akan menyiapkan
beberapa kontrak payung dengan penyedia guna
melakukan penghematan dan mempercepat proses
administrasi pengadaan.
Dibidang administrasi kontrak pengadaan
tercatat hingga minggu pertama Agustus 2018,
terdapat 287 paket pengadaan berkontrak yang
terbagi menjadi kontrak mata uang Rupiah
senilai Rp. 188 Milyar, kontrak dengan mata
uang USD senilai USD 300 Ribu, mata uang SGD
senilai SGD 19 Ribu, mata uang GBP senilai 14
Ribu,dan mata uang EUR senilai 85 Ribu. Perlu
disampaikan bahwa jumlah paket tersebut masih
mencakup pengadaan tahun 2017 yang masih
berjalan di tahun 2018 dan jika dibandingkan
dengan data pada SIPLOG, terdapat perbedaan
karena ada paket pengadaan yang pengajuannya
tidak melalui sistem aplikasi SIPLOG Direktorat
Logistik melainkan tersendiri seperti kontrak
lelang unit fakultas dan paket pengadaan dengan
metode Beauty Contest.

Tabel 2 – Jumlah Paket dan Nilai Pengadaan Per Metode Pemilihan

Sumber : Database Administrasi Kontrak, per Minggu I - Agt 2018

Selanjutnya terkait Distribusi dan Logistic Center, Direktorat Logistik sejak Februari hingga
Juli 2018 telah mendistribusikan hasil dari 51 paket pengadaan dengan nilai total mencapai Rp.
29.228.074.611,-. Adapun jenis barang yang bernilai paling besar dan paling banyak didistribusikan
masuk ke dalam kategori investasi peralatan laboratorium. Selanjutnya kedua terbesar adalah
ATK dan barang habis pakai untuk keperluan rutin operasional Pusat Administrasi Universitas
Indonesia (PAUI), keperluan ujian masuk SIMAK dan SBMPTN, serta keperluan Orientasi Belajar
Mahasiswa. Menyusul terbesar ketiga adalah barang-barang investasi peralatan kantor dan peralatan
elektronik seperti komputer, printer, scanner, laptop, kamera, dan lainnya. Selain itu juga terdapat

4
 Direktorat Logistik

barang pengadaan rutin tahunan seperti jas almamater, jaket kuning mahasiswa, toga wisuda, dan
cinderamata UI.

Gambar 4- Ruang Logistic Center (Tampak Luar) Gambar 5- Ruang Logistic Center (Tampak Dalam)

Gambaran Pengadaan Barang/

Jasa (Data SIPLOG Juni 2018)
Data pengadaan barang/jasa tengah tahun 2018 per Juni 2018 tercatat sudah 75% yang
memiliki status selesai dan 25% berstatus dalam proses. Dari keseluruhan paket, masih ada pengadaan
bersumber dana dari pemerintah (BPPTN) yang berstatus dalam proses yaitu sebesar 18%, sementara
untuk pengadaan yang bersumber dari Dana masyarakat (Damas) masih sebesar 26%.

Tabel 3 – Komposisi Persentase Paket Pengadaan Barang/jasa berdasarkan Status Penyelesaian

Selanjutnya, dari seluruh data paket
pengadaan berstatus dalam proses dapat diketahui
bahwa sebagian besar paket masih berada diposisi
Peran user/unit yaitu sebanyak 48%. Hal ini
dikarenakan sesuai dengan peraturan Rektor
tentang Kegiatan, setiap unit dapat melakukan
proses pengadaan sendiri namun tetap meminta
evaluasi perbandingan harga serta melaporkan
kepada Direktorat Logistik.

Tabel 4- Komposisi Persentase Paket Pengadaan dalam Proses berdasarkan status Posisi Peran

5
LAPORAN TENGAH TAHUN

Efisiensi/penghematan pengadaan juga 2018 penghematan anggaran UI yang berhasil

tergambar dalam data SIPLOG. Efisiensi yang dilakukan oleh Direktorat Logistik periode Januari
dimaksud adalah penghematan dari anggaran s.d. Juli 2018 adalah sebesar Rp 892.802.808,- dari
usulan disetujui yang merupakan selisih nilai sumber Damas PAUI dan Rp 216.383.290,- dari
RAB usulan unit dengan HPS yang ditetapkan sumber dana pemerintah (BPPTN).
oleh Direktorat Logistik. Hingga tengah tahun
Tabel 5- Efisiensi/ Penghematan Anggaran Terkait Penetapan HPS

Kendala dan
Usulan Solusi
Dalam melaksanakan tugas, fungsi, serta layanannya, Direktorat Logistik mengadapi beberapa
kendala yang perlu diatasi baik secara internal maupun eksternal dengan melibatkan pihak pihak
terkait terutama pimpinan Universitas. Berikut ini beberapa kendala dan alternatif usulan solusi
yang dapat dirangkum:

6
Direktorat Logistik

7
LAPORAN TENGAH TAHUN

Penutup
Pengadaan barang dan jasa merupakan bidang strategis yang perlu mendapatkan perhatian
dari semua pihak khususnya pimpinan, karena tidak sedikit permasalahan yang dapat membuat
pihak-pihak yang terlibat didalamnya terekspos oleh risiko besar bahkan sampai ke aspek hukum.
Oleh karena itu, diperlukan dukungan kebijakan, aturan, dan secara berkesinambungan dilakukan
peningkatan kompetensi serta kemampuan SDM pengadaan pada setiap jenjang/level.

8
Direktorat Logistik