LAPORAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

(PKL)
ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA DIVISI
SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) DAN
LOGISTIK DI PT UTSG SITE REMBANG
Periode 11 Februari 2019 s/d 11 Juni 2019

Oleh:
Siti Khumairoh
17130030
Otomasi Perkantoran
2018/2019
 Gambaran Pelaksanaan dan Kesimpulan
Pendahuluan Umum Instansi Pembahasan dan Saran
 PENDAHULUAN
 Latar Belakang
 Rumusan Masalah
 Tujuan & Manfaat
 Ruang Lingkup Pembahasan
 Metodologi Penulisan
 Sistematika Penulisan
Latar belakang :
 Era globalisasi

 Kegiatan PKL

 Dunia kerja

 Lokasi
 Rumusan Masalah :
1. Bagaimana rekapitulasi upah manpower basis Microsoft
Excel pada Divisi Sumber Daya Manusia di PT UTSG Site
Rembang?

2. Bagaimana operasional pada Divisi Administrasi Logistik di

PT UTSG Site Rembang?
Tujuan & Manfaat :
 Mahasiswa/ peserta PKL

 Perguruan Tinggi/ AKSI Rembang

 Perusahaan
 Gambaran Umum Instansi
 Sejarah singkat PT UTSG

PT United Tractors Semen Gresik (UTSG) merupakan anak perusahaan PT Semen

Gresik (PT Semen Indonesia Tbk) yang bergerak di bidang pertambangan,
perdagangan dan jasa. Berdiri di awal tahun 1992 dengan Head Office di Tuban, Jawa
Timur. Saham kepemilikan 55% milik PT Semen Gresik yang notabene BUMN,
sedangkan PT United Tractors Tbk 45%.

Untuk memenuhi target bahan baku semen bergerak di bidang penambangan batu
kapur dan tanah liat di PT Semen Gresik Pabrik Rembang, PT UTSG Kembali
dibangun diarea PT Semen Gresik Pabrik Rembang. Sejak tahun 2015 mulai
pembangunan konstruksi dan peresmian pada 16 November 2016.
 Berlokasi di area PT Semen Gresik Pabrik Rembang tepatnya di persawahan desa
Kajar, kecamatan Gunem, Kabupaten Rembang.
Pelaksanaan dan pembahasan

Administrasi SDM
• 11 Februari s/d 31 Maret 2019

Administrasi Logistik
• 1 April s/d 11 Juni 2019
Unit Adm. SDM

Rekapitulasi upah manpower :

 Kalkulasi Rekap bulanan
 Kalkulasi uang makan dan lembur
 Kalkulasi premi
1. Kalkulasi Rekap Bulanan
A. Uang Makan & Uang Lapangan

Gambar 1. Tabel Uang Makan Lembur Gambar 2. Tabel Uang Lapangan

B. Daftar Premi
Premi/ Insentif diartikan sebagai bentuk
pembayaran yang dikaitkan dengan kinerja
dan gainsharing, sebagai pembagian
keuntungan bagi karyawan akibat
peningkatan produktivitas atau penghematan
biaya (Burhauddin Yusuf, 2015: 253).
C. Rekap
2. Kalkulasi Uang Makan & Uang Lembur

Gambar 4. Form SPL

Gambar 5. Lembar Rekap Uang Lembur

Gambar 6. rekap uang lembur di Microsoft Excel
3. Kalkulasi premi
Manpower yang mendapatkan hak premi dengan ketentuan profesi driver/ sopir truk,
operator atau sopir kendaraan/ alat berat dari PT UTSG, PT KAMAJU, dan PT SGM.
Dokumen yang dibutuhkan untuk perhitungan premi adalah lembar plotingan
produksi/ cekeran dan daily time sheet.
A. Kalkulasi Premi Manpower Berdasarkan
Form Ritase/ Cekeran

Gambar 7. Form ritase

Tampilan kalkulasi
premi dengan
Microsoft excel
B. Kalkulasi Premi Manpower berdasarkan
Daily time sheet

Gambar 8. Formulir daily time sheet

Unit Adm. Logistik

Operasional rutin divisi logistik

 Monitoring Daftar kebutuhan barang (DKB)

 Monitoring stok barang di inventory gudang

Logistik merupakan serangkaian proses untuk
mendapatkan barang tepat berdasarkan spesifikasi
mutu, jumlah, ketepatan waktu dengan harga
perolehan minimum, disimpan dan dikelola di
Gudang sampai dengan distribusi kepada user.
Sedangkan Gudang adalah ruangan untuk
menyimpan berbagai macam barang dari supplier
sebagai stokyang bersifat sementara sebelum
digunakan oleh user sesuai rencana kebutuhan
awal.

Gambar 9. Flowchart kegiatan operasional Logistik

A. Monitoring DKB pada divisi logistik

Daftar kebutuhan barang (DKB)

merupakan dokumen awal bagi divisi
logistik untuk melakukan tindakan, baik
pengadaan, pemutakhiran dan sebagainya.
Sedangkan kegunaan DKB bagi divisi
mekanik adalah untuk memenuhi
kebutuhannya agar operasional berjalan,
kebutuhan yang amat vital adalah barang/
sparepart.

Gambar 10. Flowchart monitoring DKB

Dari form DKB yang dibuat oleh admin
mekanik, kemudian diinput kedalam DKB
system yang menggunakan format excel
yang sudah disediakan. Selain itu, juga
diinput kedalam sistem basis SAP untuk
pemutakhiran data yang terpusat dari head
office. Pada saat barang datang maka pihak
pengirim dari vendor menyerahkan bukti
pengiriman barang bagi vendor dan bukti
penerimaan barang bagi logistik berupa
form surat penerimaan barang (SPB).
 Gambar 12. tampilan tabel monitoring DKB

Gambar 11. Form SPB

B. Monitoring Stok Barang di Inventory Gudang

Kegiatan monitoring persediaan barang di

Gudang adalah dengan menyesuaikan stok di
sistem SAP dan keaadan aktual. Pada divisi
logistik bertugas membuat stok aktual dan
melakukan pengecekan secara berkala baik
skala kecil (random check) maupun
keseluruhan (stock opname). Operasional
harian dalam rangka monitoring stok barang
adalah pencatatan barang masuk dan keluar.

Gambar 13. Kegiatan Stock

opname di gudang
 Barang yang telah tersedia di Gudang
untuk dipakai user atau mekanik telah
direncanakan sebelumnya oleh
planner pada divisi mekanik. Untuk
pengambilan barang, bagian
administrasi logistik mengisikan
tanggal, kode unit yang akan diservis,
identitas barang dan jumlah yang
keluar melalui form Warehouse Parts
Services Representative (WPSR) yang
ditandatangani oleh si user dan
Gambar 14. Form WPSR petugas administrasi logistik.
Gambar 15. Rekap inventory
 KESIMPULAN DAN SARAN
 Kesimpulan

Berdasarkan uraian laporan PKL diatas, maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Kegiatan administratif di kantor PT UTSG Site Rembang masih menggunakan sistem
manual sehingga dalam mengarsipkan dan pengelolaan dokumen masih kurang efektif
dan membutuhkan waktu cukup lama dalam pencariannya. Meski demikian PT UTSG
Site Rembang sudah mulai berjalan mengimplementasikan sistem basis SAP yang
terintegrasi dengan head office.
2. Divisi administrasi pada divisi SDM melakukan pemberdayaan terhadap manpower
sedangkan divisi logisitk bertugas memenuhi kebutuhan dari divisi mekanik berupa
barang atau jasa. Setiap divisi hampir mempunyai administrasi perkantoran rutin dan
menerapkan kearsipan dalam pengelolaan dokumen.
Saran
 Mahasiswa/ peserta PKL berkutnya
 PT UTSG Site Rembang
TERIMAKASIH