PEDOMAN

PENDAFTARAN PASIEN
PUSKESMAS I SUMPIUH

No Dokumen : PDM / 18 / UKP / IV /

2016 Tanggal Terbit : 4 April 2016
No Revisi 0

DINAS KESEHATAN
PEMERINTAH KABUPATEN BANYUMAS
TAHUN 2016

Pedoman Pendaftaran Pasien Puskesmas I Sumpiuh Page i

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
rahmat dan hidayah-Nya, kami dapat menyelesaikan Pedoman Proses
Pendaftaran Pasien Puskesmas I Sumpiuh. Pedoman ini kami susun sebagai
salah satu upaya untuk memberikan acuan dan kemudahan dalam pelaksanaan
pendaftaran di Puskesmas I Sumpiuh.
Pedoman ini berisi tentang tanggung jawab petugas pendaftaran dalam
melaksanakan pelayanan pendaftaran pasien mulai dari memerima pasien,
mencari dokumen pasien, memasukan data pendaftaran, mendistribusikan ke
ruangan pemeriksaan, pencatatan hasil layanan kesehatan (rekam medik) ke
komputer sampai mengembalikan status pasien ke dalam tempat rekam medik
serta sarana prasarana yang ada diruang pendaftaran dan rekam medik yang
memadai, sehingga pelayanan di ruang pendaftaran dapat terlaksana dengan baik.
Semoga dengan digunakannya pedoman ini dapat meningkatkan pelayanan
pendaftaran di Puskesmas I Sumpiuh.

Pedoman Pendaftaran Pasien Puskesmas I Sumpiuh Page ii

 DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL.................................................................................................i
KATA PENGANTAR...............................................................................................ii
DAFTAR ISI..........................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang.......................................................................................1
B. Tujuan Pedoman....................................................................................1
C. Ruang Lingkup Pelayanan.....................................................................1
D. Batasan Operasional.............................................................................1
E. Landasan Hukum...................................................................................1
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia.........................................................2
B. Distribusi Ketenagaan.............................................................................2
C. Jadwal Kegiatan.....................................................................................2
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang.........................................................................................3
B. Standar Fasilitas....................................................................................3
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN…...................................................................4
BAB V LOGISTIK..................................................................................................5
BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM..............................6
BAB VII KESELAMATAN KERJA.........................................................................7
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU........................................................................8
BAB IX PENUTUP................................................................................................9

Pedoman Pendaftaran Pasien Puskesmas I Sumpiuh Page iii

 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pendaftaran merupakan tempat dimana pasien mengalami kontak langsung
dengan pemberi layanan kesehatan. Kepuasan pasien pada saat proses
pendaftaran tergantung sejauh mana kebutuhannya terpenuhi, untuk itu perlu
adanya dukungan sarana dan lingkungan yang memadai
B. Tujuan Pedoman
1. Pelaksanaan prosedur pendaftaran efektif, effisien
2. Tersedianya informasi tentang pendaftaran dan terdokumentasi
3. Adanya informasi dan pertimbangan hak dan kewajiban pasien,
keluarga, petugas
4. Menginformasikan tahapan layanan klinis kepada pasien untuk menjamin
kesinambungan pelayanan
5. Melakukan upaya mengurangi kendala fisik, bahasa dan budaya
serta penghalang lain dalam memberikan pelayanan

C. Ruang Lingkup Pelayanan

1. Pasien
2. Petugas pendaftaran
3. Ruang pendaftaran
4. Petugas klinis
5. Pimpinan puskesmas

D. Batasan Operasional
Pedoman ini mengatur sistem operasional proses pelayanan sehingga dapat
memenuhi kebutuhan pelanggan dengan dukungan sarana prasarana yang
memadai
E. Landasan Hukum
1. SK kepala Puskesmas I Sumpiuh No 800/I /SK.01/I/2016 tentang Jenis
Pelayanan yang disediakan di Puskesmas I Sumpiuh

Pedoman Pendaftaran Pasien Puskesmas I Page 1

 2. Permenkes No 75 th 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat

BAB II

STANDART KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

1. Petugas pendaftaran D3 Rekam Medis dibantu tenaga lain yang lulus
SLTA dengan pelatihan tambahan rekam medis atau pelatihan kerja
yang diselenggarakan puskesmas I Sumpiuh (on the job training)
2. Manakala dalam kondisi tertentu petugas dalam point 1 berhalangan/
tidak dapat hadir maka dapat digantikan oleh petugas lain dengan
kualifikasi minimal lulus SLTA yang telah mendapatkan pengalaman
kerja diruang pendaftaran dan rekam medis
3. Petugas klinis dalam dokumen ini meliputi: dokter umum /dokter gigi,
perawat/perawat gigi dengan kualifikasi lulus D3, Bidan dengan
kualifikasi lulus D3 kebidanan, analis kesehatan kualifikasi lulus D3,
apoteker.

B. Distribusi Ketenagaan
1. Petugas di ruangan pendaftaran 3 orang
2. Petugas diruangan rekam medis 1 orang
3. Petugas di ruangan pelayanan klinis menyesuaikan dengan pedoman
lain yang mengatur khusus mengenai hal ini

C. Jadwal Kegiatan (pengaturan jaga)

Pengaturan jaga diatur oleh koordinator rekam medis diketahui oleh
penanggung jawab UKP

Pedoman Pendaftaran Pasien Puskesmas I Page 2

 BAB III

STANDART FASILITAS

A. Denah Ruang

R. Pendaftaran R. Rekam medis

Meja
Meja
Pendaftaran Rekam Medis

Meja komputer Rak rekam medis

B. Standart Fasilitas

I. Fasilitas & Sarana

1. Fasilitas
Ruang Pendaftaran terletak di dekat pintu masuk utama rawat jalan
sehingga pasien mudah untuk mengaksesnya, ruangan di tata sedemikian
rupa sehingga terlihat rapi dan bersih.
2. Sarana
Sarana ruang Pendaftaran yaitu :
a. Mudah diakses
b. Cukup cahaya
c. Tidak terkena sinar matahari secara langsung
d. Ada fentilasi yang cukup dan tidak kedap udara.
e. Pintu masuk dan keluar dapat mempercepat pelayanan
f. Aman (tidak ada sumber air dan api)
g. Sirkulasi udara cukup
h. Ada kunci pengaman dalam penyimpanan rekam medis
II. Peralatan
Peralatan yang ada :

Pedoman Pendaftaran Pasien Puskesmas I Page 3

 a. Ruang pelayanan pendaftaran
1. Meja administrasi bersih dan rapi
2. Perlengkapan wireless untuk pemanggilan pasien
3. Nomor urut antrian
4. Komputer pendukung
5. Cap yang diperlukan (sesuai kebutuhan)
6. Tersedia tempat yang aman untuk penyimpanan alat-alat pendukung
seperti komputer, laptop, kunci, cap, dsb.
7. Tersedianya ATK untuk proses pembuatan dokumentasi tehnik manual
b. Di ruang rekam medis
1. Rak rekam medis kuat dan kokoh
2. Pengambilan rekam medis dalam rak mudah dijangkau
3. Jarak antara dinding dengan rak minimal 5 cm
4. Jarak antara lantai dengan rak minimal 5 cm

Pedoman Pendaftaran Pasien Puskesmas I Page 4

 BAB IV

TATALAKSANA PELAYANAN

Pelaksanaan pelayanan pendaftaran pasien dilakukan dengan cara:

A. Membuat panduan pendaftaran

B. Membuat SOP pendaftaran
C. Membuat SOP untuk mengidentifikasi pasien
D. Menganalisis dan melakukan tindak lanjut keluhan dan kebutuhan pelanggan
E. Memberikan pemahaman kepada petugas mengenai pelaksanaan
prosedur dan alur pendaftaran
F. Membuat media informasi di tempat pendaftaran
G. Melaksanakan proses pemberian informasi dan mengevaluasinya
H. Membuat SOP penyampaian informasi
I. Membuat MOU dengan tempat rujukan
J. Memperhatikan hak-hak pasien dalam proses pendaftaran
K. Menginformasikan hak-hak pasien dan mensosialisasikannya
L. Membuat SK dan SOP penyampaian hak dan kewajiban pasien
M. Membuat persyaratan kompetensi petugas dan pelaksanaannya
N. Membuat SOP koordinasi dan komunikasi antar unit
O. Membuat SOP alur pelayanan pasien
P. Membuat SK kepala puskesmas tentang kewajiban mengidentifikasi
hambatan dalam pelayanan dan SOP untuk mengidentifikasi
hambatan
Q. Melaksanakan prosedur untuk mengatasi hambatan yang ditemukan
dalam pelayanan

Pedoman Pendaftaran Pasien Puskesmas I Page 5

 BAB V

LOGISTIK

Kebutuhan logistik proses pendaftaran :

1. ATK
2. Komputer
3. Tracer rekam medis
4. Nomor urut
5. Sampul rekam Medis
6. Formulir rekam medis rawat jalan
7. Buku Register Pendaftaran

Kebutuhan logistik dipenuhi dengan

prosedur

1. Koordinator rekam medik menulis kebutuhan barang dibuku

permintaan barang pengelola barang
2. Pengelola barang memverifikasi ketersediaan barang, kemudian
meminta persetujuan kepala puskesmas
3. Kepala puskesmas memberikan persetujuan dan mengembalikan buku
kepada pengelola barang
4. Pengelola barang mengeluarkan barang sesuai kebutuhan
koordinator Rekam medis
5. Koordinator rekam medis memeriksa kondisi barang dan
menandatangani bukti penerimaan barang
6. Koordinator rekam medis memanfaatkan barang sesuai kebutuhan

Pedoman Pendaftaran Pasien Puskesmas I Page 6

 BAB VI

KESELAMATAN PASIEN

Keselamatan pasien dalam proses pendaftaran dimulai dari:

1. Proses pendaftaran: kemungkinan kekeliruan identifikasi pasien

dikurangi kemungkinannya dengan pelaksanaan pendaftaran sesuai
SOP
2. Rekam medis: kemungkinan kekeliruan pengambilan rekam medis dengan
pelaksanaan pendaftaran sesuai SOP
3. Keterlambatan rujukan dikurangi kemungkinannya dengan membuat
SOP dengan termpat rujukan
4. Kendala fifsik yang potensial menimbulkan masalah keselamatan dikurangi
dengan menyediakan alat bantu keterbatasan fisik dan petugas yang
mampu membantu.
5. Masalah yang mungkin timbul dalam proses kajian awal diatasi
dengan adanya petugas yang kompeten

Pedoman Pendaftaran Pasien Puskesmas I Page 7

 BAB VII

KESELAMATAN KERJA

Manajemen puskesmas berkewajiban mengupayakan peralatan dan ruang kerja

yang memenuhi syarat ergonomis:

1. Peletakan komputer pada meja yang memadai

2. Bentuk kursi nyaman
3. Tempat peralatan yang dekat
4. Memberikan ruang yang cukup untuk lalu lalang petugas dan pasien
5. Tempat penyimpanan arsip tertutup dan terkunci
6. Ruang pelayanan pengkajian awal yang memisahkan pasien Balita,
Umum dan Lansia

Pedoman Pendaftaran Pasien Puskesmas I Page 8

 BAB VIII

PENGENDALIAN MUTU

Sistem kendali mutu ilakukan dengan mekanisme:

1. Menilai kepuasan pelanggan dan membuat tindak lanjutnya

2. Melakukan evaluasi penyampaian informasi ditempat pendaftaran
3. Membuat syarat kompetensi pemberi pelayanan
4. Mengikut sertakan petugas dalam pelatihan
5. Melakukan koordinasi antar unit
6. Melakukan identifikasi hambatan dan melakukan upaya pengendaliannya

Pedoman Pendaftaran Pasien Puskesmas I Page 9

 BAB IX

PENUTUP

Pedoman proses pendaftaran pasien ini diharapkan dapat menjadi bahan

penyusunan panduan dan SOP sehingga mutu pelayanan dan keselamatan pasien
puskesmas I Sumpiuh dapat terjamin.

Mengesahkan

Kepala Puskesmas I Sumpiuh

dr Dri Kusrini

NIP 19720112 200212 2 004

Pedoman Pendaftaran Pasien Puskesmas I Page