INSTRUCTION TO BIDDERS

No. PR / RFx : 6000007735 / 3230000173

Pekerjaan : Penggantian Trash Rack TND

1) Ketentuan umum:
a. Tata cara penyampaian penawaran;
i. Metode satu sampul yaitu dimana Peserta Pengadaan menyerahkan penawaran teknis,
administrasi, dan komersial dalam satu sampul yang sama;

ii. Tata cara pengadaan melalui IPRO merujuk pada dokumen panduan yang tertera
dibawah kolom log in user atau dapat mengakses link dibawah ini sebagai berikut:

https://ipro.inalum.id/app/index/panduan/?reqType=PROSES_PENGADAAN_LOKAL

Catatan : Untuk panduan langsung maupun informasi lebih lanjut terkait penggunaan
atau kendala pada IPRO, peserta dapat menghubungi administrasi pengadaan
(pengadaan-adm@inalum.id; up. Bapak Govin)

b. Ketentuan Hubungan Istimewa;

Apabila terbukti terdapat hubungan antara dua atau lebih Penyedia yang dikendalikan
langsung oleh pihak yang sama atau Peserta Pengadaan yang lain, yaitu lebih dari 50% (lima
puluh persen) pemegang saham dan/atau salah satu pengurusnya sama. Penyedia yang
memiliki Hubungan Istimewa dengan Penyedia lainnya tidak diperbolehkan menjadi peserta
yang berkompetisi dalam satu Tender. Ketentuan ini dikecualikan bagi Grup MIND ID dan
anak perusahaannya, BUMN lain, Anak Perusahaan BUMN dan Perusahaan Terafiliasi
BUMN.

Apabila Setelah penandatanganan Kontrak Penyedia terbukti memiliki Hubungan Istimewa

dengan Peserta Pengadaan lain dalam proses Pengadaan; maka penyedia akan dikenakan
sanksi dengan kategori HITAM

c. Persyaratan, metode dan batasan evaluasi penawaran;

- Persyaratan tender mengacu KAK yang merupakan Bagian dari Dokumen Pengadaan.
- Metode Pengadaan : Tender Terbatas
- Evaluasi penawaran dilaksanakan dengan Sistem Passing Grade dimana evaluasi
dilakukan dengan memberikan nilai untuk penawaran administrasi dan teknis, kemudian
membandingkannya dengan batasan nilai minimum yang telah ditetapkan.

d. Rapat pemberian penjelasan (pre bid meeting);

- Jadwal Prebid Meeting dapat dilihat pada IPRO
- Pre bid meeting dilakukan dengan mengundang semua peserta Tender;
- Peserta Tender tidak wajib menghadiri pre bid meeting kecuali ditentukan lain di
Dokumen Pengadaan;
- Peserta Tender wajib mengikuti ketentuan-ketentuan yang diputuskan dalam pre bid
meeting;
- Pre bid meeting dihadiri oleh wakil Penyedia yang diberikan surat kuasa oleh pimpinan
Penyedia tersebut;
- Pre bid meeting dapat dilakukan lebih dari 1 (satu) kali;
- Penjelasan tambahan setelah pre bid meeting, jika ada, harus disampaikan kepada
semua Peserta Pengadaan.
e. Formulir dokumen penawaran dan dokumen lainnya;
Peserta tender wajib mengisi formulir dokumen penawaran sebagaimana formulir yang sudah
ditetapkan dalam dokumen pengadaan.
f. Ketentuan umum jaminan;
- Jaminan penawaran (dipersyaratkan):
1. Masa berlaku jaminan penawaran minimal 60 hari kalender sejak tanggal
penyerahan dokumen penawaran;
2. Masa berlaku jaminan penawaran dapat diperpanjang apabila:
a. Evaluasi penawaran belum selesai;
b. Kontrak/Perjanjian belum dapat diterbitkan; atau
c. Peserta Pengadaan belum menyerahkan jaminan pelaksanaan.
3. Tata cara penyerahan jaminan penawaran:
a. Jaminan penawaran harus diserahkan sebelum batas waktu penyerahan
penawaran dengan melampirkan soft copy di dalam Sistem IPRO.
b. Jaminan Penawaran (hard copy) wajib diterima oleh Pengadaan di Gedung
Inalum Kuala Tanjung/Kantor Paritohan selambat-lambatnya sesuai dengan
batas waktu penyampaian dokumen penawaran. Apabila jaminan penawaran
dikirimkan melalui kurir, maka resi pengiriman wajib dilampirkan di dalam
Sistem IPRO dengan ketentuan tanggal resi pengiriman/cap pos selambat-
lambatnya sesuai dengan batas waktu penyampaian dokumen penawaran.
c. Dalam hal terkendala oleh jangka waktu kepengurusan Bank Garansi atau
Surety Bond, maka Peserta Pengadaan harus melampirkan di dalam Sistem
IPRO surat keterangan kepengurusan jaminan dari instansi penerbit dengan
mencantumkan estimasi tanggal terbitnya jaminan penawaran. Peserta
Pengadaan diwajibkan menyerahkan surat kepengurusan dan jaminan asli dari
instansi penerbit setelah jaminan diterbitkan.
4. Penawaran dianggap gugur apabila:
a. Penawaran Peserta Pengadaan tidak disertai dengan jaminan penawaran sesuai
ketentuan Jaminan Penawaran (jika dipersyaratkan)
b. Peserta Pengadaan tidak bersedia untuk memperpanjang jaminan penawaran;
atau
c. Masa berlaku jaminan penawaran kurang dari masa berlaku penawaran.
5. Jaminan penawaran dicairkan apabila:
a. Peserta Pengadaan mengundurkan diri, membatalkan penawaran atau
mengubah harga penawaran setelah memasukkan penawaran;
b. Peserta Pengadaan mengundurkan diri setelah ditunjuk sebagai pemenang
sementara masa berlaku penawaran belum berakhir; atau
c. Peserta Pengadaan tidak bersedia menyerahkan jaminan pelaksanaan.

- Jaminan Pelaksanaan (jika dipersyaratkan):

1. Nilai jaminan pelaksanaan adalah sebagai berikut:
Minimum sebesar 5% (lima persen) dari nilai Kontrak dalam bentuk Bank Garansi
atau Surety Bond (untuk nilai jaminan lebih kecil USD 70.000 atau setara dalam
mata uang lainnya);
2. Masa berlakunya jaminan pelaksanaan terhitung sejak tanggal penandatanganan
LOA/Kontrak/Perjanjian sampai dengan tanggal berakhirnya Kontrak/Perjanjian
ditambah 30 (tiga puluh) hari kalender termasuk masa verifikasi realisasi TKDN
Kontrak/Perjanjian pada pekerjaan Jasa;
3. Perpanjangan masa berlaku atau penambahan nilai jaminan pelaksanaan dapat
dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Masa berlaku jaminan pelaksanaan perpanjangan tidak terputus dari jaminan
pelaksanaan sebelumnya;
b. Masa verifikasi realisasi TKDN masih dalam proses;
 c. Apabila jaminan pelaksanaan perpanjangan belum juga diterima sampai
tanggal berakhir jaminan pelaksanaan sebelumnya, Perusahaan menahan
pembayaran kepada Penyedia sebesar nilai jaminan pelaksanaan sampai
diterimanya jaminan pelaksanaan perpanjangan.
4. Jaminan pelaksanaan atau penahanan pembayaran sebagai pengganti jaminan
pelaksanaan dapat diambil Penyedia, dengan syarat:
a. Pelaksanaan pekerjaan/penyerahan barang telah seluruhnya selesai;
b. Pembuktian pencapaian target TKDN jasa telah disepakati;
c. Seluruh denda telah diselesaikan; dan
d. Pembayaran kepada subkontraktor telah diselesaikan
5. Jaminan pelaksanaan dicairkan apabila Penyedia gagal memenuhi kewajiban sesuai
dengan yang diatur dalam Kontrak/Perjanjian

- Jaminan Pemeliharaan (dipersyaratkan):

1. Jaminan pemeliharaan dapat digunakan untuk menggantikan penahanan
pembayaran terakhir atas hasil pekerjaan;
2. Nilai jaminan pemeliharaan adalah minimum sebesar 5% (lima persen) dari nilai
Kontrak/Perjanjian (dalam bentuk Bank Garansi atau Surety Bond);
3. Jaminan pemeliharaan dicairkan apabila Penyedia gagal melakukan kewajibannya
untuk melakukan pemeliharaan/perbaikan sesuai ketentuan Kontrak/Perjanjian.

- Jaminan Sanggahan
1. Nilai jaminan sanggahan adalah sebesar 5% (lima persen) dari nilai penawaran
dalam bentuk cek tunai atau cek perjalanan (traveller cheque);
2. Jaminan sanggahan mulai berlaku sejak tanggal pengajuan sanggahan;
3. Jaminan sanggahan dicairkan apabila sanggahan dinyatakan tidak terbukti benar.

g. Estimasi jadwal Tender;

- sesuai dengan informasi di IPRO

h. Metode negosiasi harga;

- Negosiasi dilakukan untuk mendapatkan nilai di bawah atau sama dengan HPS;
- Proses negosiasi dilakukan pada Peserta Pengadaan yang memenuhi persyaratan teknis
dan administrasi;
- Negosiasi tetap dapat dilakukan untuk penawaran di bawah HPS;
- Negosiasi dapat dilakukan dengan metode sebagai berikut:
Kepada semua Peserta Pengadaan pada waktu yang sama dan dapat dilakukan untuk
masing-masing komponen Barang dan Jasa (itemized); atau
- Setiap hasil negosiasi adalah rahasia dan tidak dapat diberitahukan pada Peserta
Pengadaan lain;
i. Jumlah pemenang; Single Winner
j. Sanksi atas pelanggaran ketentuan Dokumen Pengadaan dan/atau Kontrak/Perjanjian:
Denda keterlambatan diberikan pada Penyedia untuk ketidakmampuan Penyedia
menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan dalam Kontrak;
Besaran denda ditetapkan sebesar 2/1000 (dua perseribu) per hari kalender

Denda tambahan dapat dikenakan apabila Penyedia memberikan kinerja buruk yang
menyebabkan kerugian bagi Perusahaan. Nilai denda tambahan adalah sebesar nilai kerugian
yang ditimbulkan
 k. Masa berlaku penawaran;
- Tidak kurang dari 60 hari kalender kecuali ditentukan lain / sesuai dengan informasi di
IPRO

l. Penyelesaian perselisihan;
- Perselisihan sedapat mungkin diselesaikan dengan cara musyawarah, dengan atau tanpa
mediator;
- Apabila tidak tercapai kesepakatan melalui musyawarah, maka diselesaikan melalui
arbitrase atau pengadilan yang dilaksanakan di wilayah negara Republik Indonesia atau
sesuai kesepakatan para pihak;
- Kasus arbitrase dan/atau pengadilan yang berhubungan dengan Pengadaan dan/atau
pelaksanaan Kontrak/Perjanjian diinformasikan pada Satuan Kerja Pengadaan MIND ID.
m. Larangan membuat publikasi tanpa persetujuan dari Perusahaan;
Peserta tender dilarang membuat publikasi tanpa persetujuan dari Pemberi Kerja
n. Waktu dan tempat pelaksanaan Tender;
2023, Paritohan, Sumatera Utara detail waktu sesuai dengan informasi di IPRO
o. Tidak ada ganti rugi kepada Penyedia/peserta apabila Tender dinyatakan gagal.
Dalam hal terjadinya pembatalan tender maka peserta tidak akan menuntut adanya ganti rugi

2) Ketentuan administrasi:
a. Non-Disclosure Agreement (NDA) : Checklist di Sistem IPRO;
b. Pakta Integritas : Checklist di Sistem IPRO;
c. Penawaran tidak akan dievaluasi/diskualifikasi apabila :
i. Penawaran disampaikan melalui email/hardcopy (bukan melalui IPRO)
ii. Terjadi perbedaan jumlah/total harga penawaran antara penawaran IPRO & Dokumen
Penawaran kecuali rounded atau berbeda 3 digit terakhir (harga penawaran yang akan
digunakan adalah harga total di IPRO) serta perbedaan jenis mata uang/currency.
iii. Penawaran tidak disertai surat penawaran termasuk apabila pada cover depan/kops
surat tidak ditandatangani oleh pimpinan berwenang perusahaan.
iv. Penawaran tidak dilengkapi dengan Jaminan Penawaran sesuai ketentuan Jaminan
Penawaran. (Jika dipersyaratkan).
v. Penawaran tidak memenuhi kriteria wajib/mandatory yang ditentukan pada kerangka
acuan kerja/ToR.

3) Ketentuan teknis, dapat memuat antara lain:

Segala Ketentuan teknis teknis seperti KAK, SNI atau Standar Internasional yang digunakan;
Jenis, jumlah dan mutu bahan, Ketentuan tentang penyerahan Barang/Jasa; Spesifikasi teknis
dan/atau gambar-gambar; dan Prosedur inspeksi. Mengacu dokumen KAK No. PTE/KAK-
008/2023 tanggal 17 Januari 2023

4) Ketentuan komersial, dapat memuat antara lain:

a. Mata uang yang digunakan; IDR
b. Tabel Kompensasi (BoQ); Sesuai dengan dengan lampiran KAK
c. Penawaran harga tidak termasuk komponen biaya Pajak Pertambahan Nilai (PPN);
d. Bea Masuk (BM) dan/atau Pajak Dalam Rangka Impor (PDRI) diperhitungkan sesuai dengan
ketentuan lokasi pengiriman yang ditetapkan dalam KAK;
e. Sistem evaluasi komersial yang akan digunakan; Sistem Harga terendah
f. Untuk Kontrak/Perjanjian bersifat Harga Satuan, Perusahaan dapat mensyaratkan kepada
Peserta Pengadaan untuk mencantumkan rincian harga dari setiap jenis (item) Barang dan
Jasa yang ditawarkan;
g. Jaminan penawaran untuk pekerjaan ini sesuai dengan informasi di IPRO
5) Draf Kontrak/Perjanjian.
Sesuai dengan dokumen di IPRO