Disusun oleh:
NIM : 2021103
2022
DAFTAR ISI
2
I. LATAR BELAKANG
P.T Arief Kurniawan didirikan pada tahun 1960 yang merupakan perusahaan yang
bergerak dibidang produksi alat alat elektronik. Saat ini (1939), perusahaan mempekerjakan
ssebanyak 250 tenaga kerja dan mempunyai langganan sebanyak 2.000 langganan dengan
penjualan bersih tahun lalu sebesar Rp 950.000.000. Rata rata order penjualan yang masuk tiap
harinya adalah sebanyak 200 orderan langganan. Produk yang dihasilkan P.T Arief Kurniawan
beraneka ragam, sebanyak 250 macam produk standar. Untuk maksud memproduksi produk
yang beraneka raga ini P.T Arief Kurniawan membutuhkan sebanyak 500 macam bahan baku
dan suku cadang dari 150 pemasok.
Walaupun tingkat penjualan P.T Arief Kurniawan dalam nilai rupiah dari tahun ke tahun
selalu meningkat, tetapi mulai dirasakan beberapa gejala adanya permasalahan-permasalahan.
Untuk 3 tahun terahir, tingkat pertumbuhan penjualan menurun dalam prosentase. Kenaikan
penjualan untuk tahun 1986 sebanyak 40%, tingkat kenaikan penjualan tahun 1987 adalah 30%
dan untuk tahun 1988 hanya sebesar 15% saja. Penurunan kenaikan tinggi penjualan ini
diperkirakan akan terjadi lagi untuk tahun tahun mendatang bila tidak diatasi. Meskipun
penurunan kenaikan tingkat penjualan ini juga disebabkan oleh perekonomian yang lesu, tetapi
juga tidak terlepas dari beberapa permasalahan-permasalahan yang terjadi diperusahaan.
Karena adanya penurunan ini, maka manajer puncak P.T Arief Kurniawan membuat
suatu kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi pengendalian persediaan. Kebijakan
ini kemudian telah dirumuskan dalam bentuk perencanaan pengembangan sistem informasi
yang telah dibuat P.T Arief Kurniawan. Dengan dikembangkan sistem informasi ini,
diharapkan dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang timbul sehubungan dengan
perencanaan dan pengendalian pada sektor pengendalian persediaan dari berbagai sektor dalam
pencatatan persediaan masuk maupun keluar dalam operasional perusahaan.
3
II. RUANG-LINGKUP PROYEK SISTEM
Sasaran dari sistem informasi pengendalian persediaan yang akan dikembangkan adalah untuk
dapat mengatasi permasalahan yang akan timbul. Secara rinci sasaran yang akan dicapai adalah
sebagai berikut:
4
IV. PERMASALAHAN-PERMASALAHAN
Kebutuhan- kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilkan oleh sistem ini adalah
gabungan dari beberapa komponen yaitu komponen pembelian, penjualan, retur penjualan
maupun retur pembelian atau yang berhubungan dengan keluar masuk persediaan. Kebutuhan
tersebut adalah sebagai berikut:
1. Bagian Gudang
Manajemen yang digunakan untuk pengambilan keputusan yang akan diserahkan kepada
kepala gudang untuk dapat ditindak lanjuti ataupun untuk pendapatan informasi barang
keluar dan masuk gudang yang dapat dilaporkan kepada pihak manajemen. Dapat juga
untuk mengetahui kapan harus membeli barang dengan merekap sisa persediaan yang
tersedia di Gudang dan meretur barang yang mengalami kerusakan. Dengan adanya
bagian Gudang, perusahaan mengetahui barang masuk dan keluar tiap harinya sehingga
dapat menganmbil keputusan selanjutnya.
5
2. Laporan laporan yang dihasilkan berupa:
a. Laporan persediaan barang dagang yang tersedia
Laporan ini berguana untuk memberitahukan tentang jumlah barang yang tersedia
maupun tidak tersedia digudang sehingga dapat mengambil keputusan selanjutnya
dengan efektif dan efesien, selain itu digunakan untuk mendapatkan informasi kapan
harus membeli persediaan barang dagang kembali dengan jumlah yang stabil dengan
jumlah sebelumnya.
b. Laporan pesanan dari pelanggan
Laporan ini digunakan untuk mencatat pengeluaran jumlah barang dagang yang ada
digudang, apabila adanya transaksi pembelian yang mengharuskan barang keluar.
Dan dapat digunakan untuk pengoreksian transaksi penjualan barang dagang, jika
terjadi selisih persediaan yang tersedia antar barang masuk dan barang keluar.
c. Laporan pesanan kepada supplayer
Laporan ini digunakan sebagai laporan pencatatan jumlah pembelian barang kepada
suppliyer sehingga dapat dipastikan atau dicek Kembali terkait jumlah barang yang
dibeli akan sama dengan jumlah barang yang diterima, atau tidak terjadi selisih atau
kesalahan yang mengakibatkan kerugian perusahaan.
d. Laporan retur pembelian maupun penjualan
Laporan ini digunakan untuk mengetahui jumlah barang yang menggalami
kerusakan, baik pada saat dikonsumen maupun di gudang, agar dapat ditindak lanjuti
oleh pihak staf ataupun kepala gudang. Dan laporan ini juga dapat digunakan manajer
dalam pembuatan pengambilan strategi perusahaan.
Berdasarkan dengan ruang lingkup dari proyek, maka kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan dalam rangka pengembangan sistem informasi adalah:
1. Menganalisis sistem
2. Mendisain sistem baik dalam perangkat keras maupun lunak
3. Menerapkan sistem
4. Melakukan evaluasi dan pembaruan
6
VII. PENDEKATAN PENGEMBANGAN YANG AKAN DIGUNAKAN
Dalam pendekatan yang akan digunakan untuk mengembangkan sistem ini bahwasannya
perusahaan harus menggunakan semua pendekatan yang ada agar tidak ditinjau dari satu sisi
atau satu aspek saja, untuk meminimalisir terjadinya kelemahan sistem. Pendekatan-
pendekatan ini adalah sebagai berikut:
7
VIII. METODE PENERAPAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Penerapan dari sistem informasi yang telah dikembangkan diterapkan secara pararel.
Metode perubahan dari sistem manual ke sistem komputersasi yang secara paralel (parallel
changeover method) yang dimana ini dilakukan dengan mengoperasi sistem lama atau manual,
digabungkan dengan sistem baru secara bersamaan. Sistem ini akan perlahan lahan
menggantikan sistem lama dengan sistem baru. Ketika metode ini dijalankan, meskipun 2
sistem dijalankan namun pengoprasiannya lebih menekankan pada sistem baru, dan sistem
lama hanya dijadikan bahan pengkoreksian sistem baru mengenai hasilnya sesuai dengan
sistem lama atau belum. Dan ketika sistem baru telah berfungsi dengan benar, maka tidak perlu
mengunakan sistem lama dalam waktu tertentu.
X. PEMECAHAN ALTERNATIP
Dari kegiatan ini kami menyediakan beberapa alternatip untuk sistem informasi ini,
berupa:
Alternatip I
Metode pengolahan data yang akan digunakan adalah direct processing dengan menggunakan
teknologi DDP Network dengan topology berbentuk star network, File server akan diletakan
dibagian akuntansi dan masing-masing workstation diletakan pada tiap departemen yang
membutuhkannya sebanyak 4 woekstation.
8
Alternatip II
Menggunakan cara penerapan Prototiping adalah bagian dari sistem namun dimaksud hanya
bagian pendahuluan yang nantinya disesuaikan dan dikembangkan Sistem lama Sistem baru
Masa Transisi 7 sesuai kebutuhan pengguna. Dan ini dapat membantu dalam pembuatan desain
sistem dan digunakan untuk merencanakan sistem antarmuka pengguna akhir.
Sistem yang dikembangkan ini tidak akan mungkin luput dari kendala yang sebelumnya
telah diprediksi oleh manajemen dan peraturan diluar perusahaan yang. Kendala kendala ini
meliputi:
1. Dana Besarnya dana yang diberikan untuk pengembangan sistem informasi pengendalian
persediaan adalah Rp. 60.000.000,00. Dan dana tersebut tidak boleh melebihi apa yang
telah diberikan.
2. Waktu Semua proyek sistem informasi yang dikembangkan harus selesai tepat waktu
dengan waktu pengembangan paling lama 1 tahun sejak tujuan tersebut disetujui. Dan
memiliki umur ekonomis paling sedikit 4 tahun dan paling lama 6 tahun.
3. Struktur organisasi Pengembangan sistem informasi ini tidak akan merubah struktur
organisasi yang ada dalam perusahaan tersebut. Karena perubahan struktur organisasi
berasal dari pembentukan departemen baru yang dianggap perlu untuk efisiensi dan
efektifitas dalam operasional perusahaan.
4. Prinsip akuntansi Indonesia Sistem informasi yang dikembangkan harus sesuai dengan
prinsip Akuntansi Indonesia yang berlaku lazim.
5. Kesesuaian dalam penerapan sistem Dalam penerapan sistem harus sesuai dengan
keadaan dan kebutuhan pihak pemakai. Oleh karena itu, kita harus memperhitungkan
pihak yang menggunakannya, apakah sesuai dengan pemakai atau tidak.
9
XII. BIAYA PENGEMBANGAN PROYEK SISTEM INFORMASI
Alternatip I
10
A. Alternatip II
No Deskripsi Jumlah Waktu Harga Jumlah
(Bulan)
1. Biaya Tenaga Ahli 14.500.000
Analisis Senior 1 Org 3 2.500.000 7.500.000
Koordinator Analisis 1 Org 1 2.000.000 2.000.000
Programmer 2 Org 2 1.500.000 3.000.000
Analisis Junior 2 Org 1 1.000.000 2.000.000
2. Biaya Pengadaan 18.000.000
Biaya Pembelian 1 Set - 18.000.000 18.000.000
perangkat keras
3. Biaya Penunjang Administrasi 2.000.000
Biaya Penunjang 1 set - 2.000.000 2.000.000
Administrasi
4. Biaya Pelaporan 1.600.000
Kertas 4 Rim - 50.000 200.000
CD RW 2 Ktk - 400.000 800.000
ATK 2 Set - 300.000 600.000
5. Biaya Analisis Sistem 6.300.000
Biaya menajemen 4 Org - 1.500.000 6.000.000
Biaya pengumpulan - 1 300.000 300.000
data
Total 42.300.000
Pengembangan sistem informasi ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan
berupa:
1. Peningkatan kinerja dengan menggunakan sistem yang dikembangkan, dengan waktu yang
lebih singkat.
2. Peningkatan kwalitas dari informasi tersebut, sehingga akan dapat menentukan kebijakan
dari perusahaan.
11
3. Keuntungan dengan biaya yang minimum.
4. Pemanfaatan sumber daya yang lebih maksimal.
5. Bermanfaat untuk mengontorol atau mendeteksi adanya kesalahan pada sistem
6. Dan apabila sistem ini akan dikembangkan keuntungan yang bisa didapatkan adalah:
Alternatip I
Alternatip II
12
Peningkatan dalam pengambilan
0 2.000.000 2.500.000 3.000.000 3.500.000
keputusan
Peningkatan dalam melakukan
0 3.000.000 3.500.000 4.000.000 4.500.000
pengendalian persediaan
Total manfaat manfaat 6.000.000 8.000.000 8.000.000 9.000.000
Untuk dapat melihat kelayakan sistem ini layak untuk digunakan, maka kita harus
melakukan beberapa evaluasi untuk melihat kelayakanya, yang dapat dilihat dari beberapa sisi
yaitu:
1. Teachnical (Teknikal)
Yang ditinjau dari sistem ini, ditetapkan dan dikembangkan menggunakan teknologi yang
terbaru. Sehingga memudahkan sistem ini untuk diperbaharui dengan teknologi 11 yang
lebih tinggi. Selain itu juga mudah untuk dioperasionalkan bagi para penggunanya.
2. Economi (Ekonomis)
Dari sisi ekonomis, sistem informasi ini kemungkinan membutuhkan biaya yang tidak
terlalu besar, tetapi kemungkinan hasil yang diberikan oleh sistem akan banyak membantu
dan mempermudah dalam pencatatan persediaan, dan lebih efisien serta efektif dalam
operasional perusahaannya.
3. Legal (Resmi)
Dari sisi ini kita harus melihat apakah sistem informasi yang dibuat sesuai dengan dasar
standar akuntansi yang ada. Dan semua ini dilakukan agar tidak melanggaar hukum yang
ada, baik yang ditetapkan oleh pemerintah maupun dalam perusahaan itu sendiri.
4. Operasional (Operasi)
Dalam sisi ini tidak memerlukan kemampuan khusus dalam penggunaannya. Hanya saja
membutuhkan kemampuan pemahaman akan teknologi dan mudah mempelajari hal baru.
Dan diharapkan dapat mengefisienkan waktu operasional, karena proses pencatatan telah
dilakukan secara otomatis dan data yang dibuat segera dikirim dan diproses lebih lanjut.
Tanpa harus menyetaknya apabila tidak begitu diperlukan.
5. Schedule (Jatwal)
Dalam pembuatan sistem ini tidak boleh melebihi batas waktu yang telah ditentukan, yaitu
selama 1 tahun penggerjaanya.
13
XV. KEBUTUHAN TENAGA PELAKSANA
Selain itu setelah sistem telah berhasil dibuat kita juga membutuhkan beberapa peranan
dari pihak perusahaan, baik dari pimpinan perusahaan tersebut paupun karyawannya yang
nantinya akan mengoprasikan sistem tersebut kedepannya, agar mengerti cara menggunakan
sistem tersebut (melakukan penyuluhan/pelatihan atau trening). Dan apabila menggalami
kesulitan, dapat menjadi bahan evaluasi pengmbangan sistem kedepannya.
Pada tahap ini, perangkat keras belum bisa dibeli karena sebelumitu kita harus membuat
disain dari sistem yang nantinya akan dibuat. Jadi pada saat pembelian kita mengetahu
perangkat apa saja yang harus dibeli, dan tidak keluar dari ketentuan biaya yang telah dibuat
sebelumnya.
Karena beberapa kegiatan memiliki beberapa kendala, maka kita akan membagi jadual sebagai
berikut:
14
Alternatip I
Mengetes dan
Mengoperasikan sistem
Evaluasi
Pembuatan Laporan
Dokumentasi
Alternatip II
15
Mengetes dan
Mengoperasikan sistem
Evaluasi
Pembuatan Laporan
Dokumentasi
16