0

DOKUMEN LAPORAN HASIL ANALISIS SISTEM

UNTUK PROYEK

PENGENDALIAN PERSEDIAAN

Untuk:

PT. ARIEF KURNIAWAN

YOGYAKARTA
 0

DAFTAR ISI

I. Alasan Melakukan Analisis Sistem..............................................................1

II. Permasalahan-permasalahan........................................................................1
III. Identifikasi Penyebab Masalah....................................................................2
IV. Identifikasi Titik Keputusan.........................................................................3
V. Penelitian yang Dilakukan...........................................................................5
VI. Hasil Analisis...............................................................................................6
VII. Kesimpulan Analisis....................................................................................9
VIII. Rekomendasi Umum..................................................................................10
Lampiran-lampiran.................................................................................................10
 1

I. Alasan Melakukan Analisis Sistem

PT. Arief Kurniawan akan mengembangkan sistem informasi pegendalian

persediaan sesuai dengan yang telah direncanakan. Sistem informasi ini perlu
dikembangkan karena adanya beberapa permasalahan yang perlu diatasi.
Permasalahan ini menyebabkan peningkatan biaya persediaan, biaya pemesanan
dan biaya penyimpanan sebesar 20% pada tahun 1987 dan sebesar 30% pada
tahun 1988. Peningkatan biaya-biaya ini diperkirakan akan terjadi dan terus
meningkat hingga tahun-tahun mendatang bila tidak segera diatasi. Untuk ini
maka perlu dilakukannya analisis permasalahan-permasalahan yang terjadi
sebelum desain suatu sistem informasi yang baru untuk mengatasinya

II. Permasalahan-permasalahan

Permasalahan-permasalahan yang terjadi ini telah diutarakan di tahap

perencanaan sistem, yaitu sebagai berikut ini:

1. Biaya persediaan meningkat setiap tahunnya

2. Biaya pemesanan meningkat setiap tahunnya
3. Biaya penyimpanan meningkat setiap tahunnya
 2

III. Identifikasi Penyebab Masalah

Permasalahan-permasalahan tidak akan terjadi dengan sendirinya, tetapi

pasti ada yang menyebabkan permasalahan itu bisa benar-benar terjadi. Maka
kami mengidentifikasi penyebab dari masalah-masalah yang terjadi sebagai
berikut ini:

1. Peningkatan biaya persediaan setiap tahunnya

Masalah ini kami identifikasi disebabkan oleh kesalahan perkiraan
penggunaan bahan baku dan laporan data persediaan yang tersedia tidak
sesuai, sehingga dari hal tersebut akan mempengaruhi biaya pembelian
kembali dan dapat menyebabkan penumpukan bahan persediaan.
2. Peningkatan biaya pemesanan setiap tahunnya
Masalah ini kami identifikasi disebabkan oleh data biaya pemrosesan dan
persiapan pesanan yang tidak sesuai dengan pesanan yang ada. Kami juga
menemukan adanya kesalahan informasi pengiriman dan penerimaan
pesanan oleh pemasok.
3. Peningkatan biaya penyimpanan setiap tahunnya
Masalah ini kami identifikasi disebabkan oleh fasilitas-fasilitas
penyimpanan yang kurang baik, pajak penyimpanan yang tinggi dan biaya-
biaya kerusakan yang terjadi selama waktu penyimpanan.

Dengan demikian penyebab terjadinya masalah-masalah yang mampu

kami identifikasi adalah sebagai berikut ini:

1. Laporan data persediaan tidak sesuai

2. Kesalahan pencatatan biaya pemesanan
3. Banyak biaya kerusakan selama penyimpanan
 3

IV. Identifikasi Titik Keputusan

Berdasarkan pada dokumen bagan alir sistem untuk sistem lama yang ada
di PT, Arief Kurniawan, kami mencoba untuk mengidentifikasikan titik-titik
keputusan apa saja yang dapat mengakibatkan terjadinya penyebab masalah ini.
Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.
Dengan mengidentifikasi titik-titik keputusan ini, kami berusaha untuk melacak
darimana penyebab-penyebab masalah tersebut terjadi sebagai berikut ini:

1. Penyebab masalah adalah laporan data persediaan yang tidak sesuai. Titik
keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah:
a. Kurangnya pengecekan fisik
Titik keputusan ini yang umum terjadi, yaitu kurangnya
pengecekan fisik untuk stock barang yang dimiliki, karena barang
yang tersimpan tidak akan selamanya dalam kondisi yang baik atau
bisa rusak.
b. Pengelolaan stock kurang baik
Titik keputusan ini dapat menyebabkan banyak masalah akibat dari
akibat adanya “human error” dengan cara pengelolaan manual,
sehingga bisa menyebabkan selisih stock barang yang dimiliki.
c. Stock opname yang salah
Titik keputusan ini menyebabkan data yang salah, karena stock
opname bertujuan untuk mengontrol barang yang ada.

2. Penyebab masalah adalah kesalahan pencatatan biaya pemesanan. Titik

keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah:
a. Kebenaran data pengiriman dan penerimaan barang tidak sesuai
Titik keputusan ini dapat menyebabkan selisih stock barang karena
pencatatan data akan barang yang diterima dan keluar tidak sesuai.
 4

b. Kelengkapan laporan data pemesanan kurang

Titik keputusan ini dapat mengakibatkan kesalahan-kesalahan
dalam pencatatan yang dilakukan.

3. Penyebab masalah adalah banyak biaya kerusakan selama penyimpanan.

Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah:
a. Kelengkapan fasilitas penyimpanan rendah
Titik keputusan ini dapat menyebabkan persediaan yang ada dalam
penyimpanan lebih cepat rusak dan tidak terjaga dengan baik.
b. Proses pengecekan penyimpanan kurang efisien
Titik keputusan ini menyebabkan persediaan yang terdapat dalam
penyimpanan tidak bertahan lama, karena tidak dilakukannya
pengecekan secara rutin oleh pekerja-pekerja yang ada.

Dengan demikian titik-titik keputusan penyebab masalah yang dapat kami

identifikasi adalah sebagai berikut ini:
1. Kurangnya pengecekan fisik
2. Pengelolaan stock kurang baik
3. Kesalahan stock opname
4. Kebenaran data pengiriman dan penerimaan barang tidak sesuai
5. Kelengkapan laporan data pemesanan kurang
6. Kelengkapan fasilitas penyimpanan rendah
7. Proses pengecekan penyimpanan kurang efisien
 5

V. Penelitian Yang Dilakukan

Kami telah mengidentifikasikan apa penyebab dari masalah dan dimana terjadinya
masalah tersebut. Untuk menjawab pertanyaan mengapa masalah ini terjadi dan
apakah benar masalah ini terjadi, maka kami perlu melakukan penelitian yang
terinci. Penelitian ini dimaksudkan untuk mengumpulkan fakta atau data. Teknik
pengumpulan fakta yang kami gunakan adalah wawancara, pengamatan (observasi)
dan pengambilan sampel (sampling). Penelitian yang telah kami lakukan adalah
sebagai berikut ini:
Tanggal Kegiatan Penelitian Lokasi Peneliti Yang
diwawancarai/
diamati
03-04-1989 Wawancara Gudang Dr. Pangestu Bpk. Edi
pengecekan persediaan
fisik
Wawancara proses Gudang Dr. Pangestu Bpk. Edi
pengelolaan stock Bpk. Tirto
Wawancara proses Bagian Ibu Teti Ibu Wati
pembuatan data billing Ibu Tati
pemesanan
Wawancara pembuatan Bagian Ir. Harianto Bpk. Hadi
laporan billing
Wawancara proses Gudang Dr. Bpk. Edi
pengambilan barang Yulitanto
Wawancara proses Bagian Ir. Harianto Ibu Yeni
pembuatan dokumen Billing
pengiriman
04-04-1989 Observasi pengecekan Gudang Dr. Pangestu Bpk. Edi
persediaan fisik
Observasi proses Gudang Dr. Pangestu Bpk. Edi
pengelolaan stock Bpk. Tirto
05-04-1989 Observasi proses Bagian Ibu Teti Ibu Wati
pembuatan data billing Ibu Tati
pemesanan
06-04-1989 Observasi pembuatan Bagian Ir. Harianto Bpk. Hadi
laporan billing
Observasi proses Gudang Dr. Bpk. Edi
pengambilan barang Yulitanto
08-04-1989 Observasi proses Bagian Ir. Harianto Ibu Yeni
pembuatan dokumen Billing
pengiriman
Pengambilan Sampel Bagian Bpk. Joni Bpk. Hadi
Billing
 6

VI. Hasil Analisis

Dari hasil penelitian yang telah dikumpulkan dan telah kami analisis,
maka kami dapat memberikan hasil sebagai berikut ini:

Analisis Distribusi Pekerjaan

Tugas dan tanggungjawab untuk tiap-tiap personil dan unit organisasi di

PT Arief Kurniawan telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas. Hal ini dapat
diketahui dari deskripsi pekerjaan yang telah dibuat untuk masing-masing personil
dan dari hasil observasi juga menunjukkan hal ini. Distribusi pekerjaan untuk tiap-
tiap personil sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya cukup merata dan
hampir semua beban kerja personil overload baik untuk volume normal maupun
volme puncak di semua departemen yang diteliti.

Analisis Pengukuran Pekerjaan

Berikut ini adalah waktu rata-rata yang terjadi dan waktu standar untuk
melakukan suatu kegiatan pekerjaan. Waktu standar ini merupakan waktu efektif
yang seharusnya dilakukan dan kami tentukan dengan cara time and motion studi
(studi waktu dan gerak).

Kegiatan Pekerjaan Waktu rata- Keterangan

rata(menit) Tejadi
Standar
Pengecekan persediaan fisik 0,94* 1,00 Efisien
Proses pengelolaan stock 4,50** 3,00 Kurang Efisien
Proses pembuatan data pemesanan 10,00** 5,00 Kurang Efisien
Pembuatan laporan 10,00** 7,00 Kurang Efisien
Proses pengambilan barang 4,00** 5,00 Efisien
Proses pembuatan dokumen 6,00** 4,00 Tidak Efisien
pengiriman
*Nilai ini merupakan waktu rata-rata semua personil yang menangani
proses pengelolaan stock (Bpk. Edi dan Bpk. Tirto). Pada laporan ini data yang
dilampirkan hanya Bpk. Edi saja. (Formulir F-012)
**Data ini tidak dilampirkan di lampiran laporan ini, karena sejenis
dengan data yang ada di atasnya.
 7

Dari tabel ini terlihat bahwa ada beberapa pekerjaan yang dilakukan
kurang efisien, sehingga produktivitas karyawan tidak memuaskan. Akibat dari ini
adalah proses pengelolaan stock yang kurang baik.
Pengelolaan stock yang kurang baik ini juga disebabkan oeh karena
pengelolaannya yang masih manual, akan meningkatkan kesalahan-kesalahan dan
selisih pada stock yang tercatat. Selain itu tingkat kesalahan yang terjadi selama
penggunaan cara pengelolaan manual ini mencapai 8%. Angka ini didapat dari
hasil pengujian sampel yang kami lakukan, ternyata dari 100 sampel yang
dikerjakan, sebanyak 8 sampel memiliki hasil yang selisih dan tidak sesuai,
meskipun selisih yang dihasilkan hanya kecil ataupun selisih yang banyak.
Kenyataan ini menunjukkan sistem lama yang menggunakan pengelolaan manual
masih banyak terjadi kesalahan dan kurang di maintaince secara baik selama
perusahaan ini beroperasi.

Analisis Keandalan

Hasil lain yang kami peroleh dari observasi dan pengambilan sampel
adalah sebagai berikut ini. Untuk proses pengelolaan stock, personil-personil sstaf
melakukannya dengan tidak handal dan banyak terjadi kesalahan-kesalahan,
walaupun nantinya dapat dikoreki kembali untuk dibetulkan. Pekerjaan yang tidak
efektif ini mengakibatkan juga pekerjaan ini tidak efisien, karena adanya proses
membetulkan terlebih dahulu kesalahan-kesalahan yang dibuat. Besarnya tingkat
kesalahan yang kmi observasi selama 2 hari untuk proses pengelolaan stock
adalah rata-rata sebesar 8% dengan perincian sebagai berikut:

Yang diamati Banyaknya Banyaknya Tingkat

Kegiatan Kesalahan Kesalahan
Bpk. Edi 120 12 10%
Bpk. Tirto 98 6 6%
Total 218 18 8%
 8

Kami menganggap besarnya tingkat kesalahan ini menunjukkan pkerjaan

yang dilakukan tidak handal. Batas toleranasi kesalahan yang kami nggap wajar
maksimum adalah 3% saja. Walaupun semua kesalahan selama pengamatan
langsung dibetulkan, tetapi akan mengurangi efisiensi pekerjaan ini.

Analisis Laporan dan Kebutuhan Informasi

Laporan yang dihasilkan oleh sistem lama hanya semacam, yaitu laporan
persediaan bulanan. Laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh pemakai sistem
belum dihasilkan oleh sistem lama.

Analisis Teknologi

Teknologi yang digunakan di sistem lama adalah personil-personil yang

mengoperasikan sistem dan peralatan-peralatan serta perlengkapan-perlengkapan
lainnya. Tekenologi yang akan kami analisis saat ini hanya untuk keperluan
desain sistem yang baru, Jumlah personil yang menangani proses pembuatan
pesanan, pembuatan laporan, dan pengambilan barang mempunyai beban yang
berlebihan.
 9

VII. Kesimpulan Analisis

Dari beberapa analisis yang terpisah untuk masing-masing kelompok

analisis, akan kami rangkai menjadi satu kesimpulan berdasarkan subyek
permasalahan yang terjadi.
1. Laporan data persediaan yang tidak sesuai.
Masalah ini disebabkan karena:
a. Kurangnya pengecekan fisik
- Kekurangan personil yane menangani
- Dilakukan dengan tidak efisien
b. Pengelolaan stock kurang baik yang disebabkan karena:
- Masih menggunakan sistem manual
- Dilakukan dengan tidak efisien
- Tingkat kesalahan atau selisih yang tinggi
- Dilakukan oleh personil kurang handal
c. Stock opname yang salah

2. Kesalahan pencatatan biaya pemesanan.

Masalah ini disebabkan karena:
a. Kebenaran data pengiriman dan penerimaan barang tidak sesuai
b. Kelengkapan laporan data pemesanan kurang
- Dilakukan dengan tidak efisien
- Sistem lama hanya berupa satu laporan saja

3. Banyak biaya kerusakan selama penyimpanan.

Masalah ini disebabkan karena:
a. Kelengkapan fasilitas penyimpanan rendah
b. Proses pengecekan penyimpanan kurang efisien
- Kekurangan personil yang menangani
- Personil tidak handal
 10

VIII. Rekomendasi Umum

Setelah kami selesai melakukan analisis sistem ini, kami

merekomendasikan untuk melanjutkan ke tahap pngembangan sistem selanjutnya.
Dari hasil analisis ini telah diketahui dengan jelas apa penyebab dari masalah-
masalah yg terjadi dan mengapa masalah-masalah tersebut terjadi. Masalah-
masalah ini akan dapat diatasi dengan sistem baru yang telah direncanakan. Bila
hasil analissi ini telah disetujui oleh manajemen, maka kami akan melanjutkan ke
tahap berikutnya, yaitu tahap desain sistem secara umum untuk menggambarkan
bagaimana sistem yang baru ini dapat mengatasi masalah-masalah yang ada dan
dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan inormasi yang diinginkan.
Sampai tahap ini, kami tetap berkesimpulan bahwa sistem baru yang telah
direncanakan masih relevan dan tepat untuk di desain. Dari hasil analisis ini, kami
belum memperoleh sesuatu hal yang memaksa merubah siste yang telah
direncanakan. Rekomendasi untuk melanjutkan proyekini juga dengan alasan
bahwa proyek ini masih layak untuk dikembangkan baik secara teknis, secara
operasi, secara jadwal, secara ekonomi dan secara hukum.

Lampiran-lampiran

Lampiran ini memuat formulir-formulir yang digunakan untuk mencatat

data hasil penelitin serta hasil dari analisis.
 11

Kertas Kerja Pengembangan Sistem

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

Nomor Petugas yang Tanggal rencana Tanggal realisasi

Nama Tugas / Sub Tugas / Aktifitas Keterangan
formulir melakukan mulai selesai mulai selesai
Menganalisis hasil penelitian
Menganalisis kelemahan sistem
Menganalisis distribusi F-019 BS1 07-04-89 13-04-89 07-04-89 13-04-89
pekerjaan
Menganalisis pengukuran F-020 BS2 14-04-89 19-04-89 14-04-89 19-04-89
pekerjaan
Menganalisis keandalan F-022 BS1 20-04-89 26-04-89 20-04-89 26-04-89
Menganalisis laporan F-015 CS2 02-05-89 10-05-89 02-05-89 10-05-89
Menganalisis teknologi F-017 BS1 11-05-89 17-05-89 11-05-89 17-05-89
Menganalisis kebutuhan F-018 AK1 18-05-89 24-05-89 18-05-89 24-05-89
informasi pemakai
Membuat laporan analisis AK1,BS1,BS2, 25-05-89 08-06-89 25-05-89 08-05-89
CS1,CS2

Formulir F-001
 12

Kertas Kerja Pengembangan Sistem

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

Nomor Petugas yang Tanggal rencana Tanggal realisasi

Nama Tugas / Sub Tugas / Aktifitas Keterangan
formulir melakukan mulai selesai mulai selesai
Mengidentifikasi masalah
Mengidentifikasi penyebab F-002 AK1,BS1 11-03-89 11-03-89 11-03-89 13-03-89
masalah
Mengidentifikasi titik keputusan F-003 AK1,BS1 14-03-89 16-03-89 14-03-89 16-03-89
Mengidentifikasi personil- F-004 BS2 17-03-89 18-03-89 17-03-89 18-03-89
personil kunci
- Memahami kerja dari sistem lama
Menentukan jenis penelitian F-005 BS2 20-03-89 22-03-89 20-03-89 22-03-89
Merencanakn jadwal penelitian F-006 BS2 20-03-89 22-03-89 20-03-89 22-03-89
Mengatur jadwal wawancara F-007 BS2 20-03-89 22-03-89 20-03-89 22-03-89
Mengatur jadwal observasi F-008 BS2 20-03-89 22-03-89 20-03-89 22-03-89
Mengatur jadwal F-009 BS2 20-03-89 22-03-89 20-03-89 22-03-89
pengambilan sampel
Membuat penugasan penelitian F-010 AK1 23-03-89 25-03-89 23-03-89 25-03-89
Membuat agenda wawancara F-011 BS1 27-03-89 01-04-89 27-03-89 01-04-89
Mengumpulkan hasil penelitian F-012,F- AK1,BS1, 03-04-89 06-04-89 03-04-89 06-04-89
013,F-014 BS2,CS1,CS2
Formulir F-001
 13

Identifikasi Penyebab Masalah

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

Nomor Masalah yang dihadapi Identifikasi penyebab masalah

1 Peningkatan biaya persediaan setiap tahunnya Laporan data persediaan tidak sesuai
2 Peningkatan biaya pemesanan setiap tahunnya Kesalahan pencatatan biaya pemesanan
3 Peningkatan biaya penyimpanan setiap tahunnya Banyak biaya kerusakan selama penyimpanan

Formulir F-002
 14

Identifikasi Titik Keputusan

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

Nomor Identifikasi penyebab masalah Titik keputusan Lokasi Aplikasi

1 Laporan data persediaan yang tidak Kurangnya pengecekan fisik Gudang Persediaan
sesuai
Pengelolaan stock kurang baik Gudang Persediaan
Stock opname yang salah Akuntansi Persediaan
2 Kesalahan pencatatan biaya Kebenaran data pengiriman dan Akuntansi Persediaan
pemesanan penerimaan barang tidak sesuai
Kelengkapan laporan data pemesanan Akuntansi Persediaan
kurang
3 Banyak biaya kerusakan selama Kelengkapan fasilitas penyimpanan Gudang Persediaan
penyimpanan rendah
Proses pengecekan penyimpanan Gudang Persediaan
kurang efisien

Formulir F-003
 15

Identifikasi Personil-personil Kunci

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

Nama Personil Bagian/Dept. Jabatan Tugas

Bapak Edi Gudang Kepala bagian Mengecek persediaan gudang
Bertanggungjawab terhadap data-data persediaan gudang
Bapak Tirto Gudang Staff Mengecek persediaan fisik persediaan
Mendata ulang persediaan yang masuk dan keluar
Ibu Wati Billing Staff Bertanggungjawab terhadap data pemesanan
Mencocokan dokumen dan faktur pemesanan
Ibu Tati Billing Staff Mendata transaksi pemesanan persediaan
Mengumpulkan data hasil transaksi sebagai dokumen pemesanan
Bapak Hadi Billing Kepala bagian Bertanggungjawab terhadap laporan-laporan persediaan
Membuat laporan-laporan dari dokumen persediaan
Ibu Yeni Billing Staff Membuat dokumen pengiriman persediaan
Mencocokan data pengiriman dengan biaya yang keluar

Formulir F-004
 16

Menentukan Jenis Penelitian

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

Nomor Titik Keputusan Lokasi Jenis Data Jenis Penelitian

1 Kurangnya pengecekan fisik Gudang Proses Wawancara
2 Pengelolaan stock kurang baik Gudang Proses Wawancara &
Observasi
3 Stock opname yang salah Billing Output Sampling
4 Kebenaran data pengiriman dan penerimaan barang tidak Billing Output Sampling
sesuai
5 Kelengkapan laporan data pemesanan kurang Billing Output Sampling
Perlengkapan Observasi
6 Kelengkapan fasilitas penyimpanan rendah Gudang Proses Sampling
Perlengkapan Observasi
7 Proses pengecekan penyimpanan kurang efisien Gudang Proses Wawancara &
Observasi
Perlengkapan Observasi

Formulir F-005
 17

Rencana Jadwal Penelitian

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

Hari/Minggu/Bulan ke
Lokasi Kegiatan Penelitian Peneliti
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Formulir-006
 18

Jadwal Wawancara

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

Lokasi
Tanggal Jam Pewawancara Yang diwawancarai Topik wawancara Kontrol
wawancara
03-04-89 08.30 BS1 Bapak Edi (kepala Gudang Penanganan persediaan gudang ✓
bagian)
Proses pembuatan data ✓
persediaan
03-04-89 08.30 AK1 Bapak Tirto (staff) Gudang Proses pengecekan persediaan ✓
fisik
03-04-89 08.30 BS2 Ibu Wati (staff) Billing Proses membuat data ✓
pemesanan persediaan
03-04-89 08.30 CS1 Ibu Tati (staff) Billing Proses pencocokan ulang data ✓
pemesanan
03-04-89 08.30 CS2 Bapak Hadi (kepala Billing Proses pembuatan laporan ✓
bagian)
03-04-89 08.30 AK1 Ibu Yeni (staff) Billing Proses pembuatan dokumen ✓
pengiriman

Formulir F-007
 19

Jadwal Observasi

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

Tanggal Jam Lokasi Contoh

Pengamat Yang diamati Kegiatan diamati Kontrol
Mulai Mulai observasi Dok.dikumpulkan
04-04-89 08.30 BS1 Bapak Edi (kepala Gudang Penanganan persediaan ✓
bagian) gudang
Proses pembuatan data ✓
persediaan
04-04-89 08.30 BS2 Bapak Edi (kepala Gudang Penanganan persediaan ✓
bagian) gudang
Proses pembuatan data ✓
persediaan
04-04-89 08.30 BS1 Bapak Tirto (staff) Gudang Proses pengecekan ✓
persediaan fisik
04-04-89 08.30 CS1 Ibu Wati (staff) Billing Proses membuat data ✓
pemesanan persediaan
05-04-89 08.30 CS2 Ibu Tati (staff) Billing Proses pencocokan ulang ✓
data pemesanan
05-04-89 08.30 BS1 Bapak Tirto (staff) Gudang Proses pengecekan ✓
persediaan fisik
Formulir F-008
 20

Jadwal Pengumpulan Sampel

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

Tanggal Jam Pengumpul Lokasi Data yang Untuk

Tujuan pengumpulan sampel Kontrol
Mulai Mulai sampai sampai dikumpulkan Estimasi
07-04-89 08.30 BS1 Billing Kebenaran data pengiriman dan Laporan Atribut ✓
penerimaan barang tidak sesuai
Kelengkapan laporan data Laporan Atribut ✓
pemesanan kurang
07-04-89 08.30 BS2 Billing Kebenaran data pengiriman dan Laporan Atribut ✓
penerimaan barang tidak sesuai
Kelengkapan laporan data Laporan Atribut ✓
pemesanan kurang

Formulir F-009
 21

Observasi Waktu Pengerjaan

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

Kegiatan : Pengecekan Persediaan Fisik Yang diamati : Bapak Edi (kepala bagian)
Lokasi : Gudang_________________ Pengamat : BS1 (Bpk. Dr. Pangestu)_

Rata-
Tanggal Jam Waktu untuk mengerjakan Banyaknya Total
rata
04-04- 08.30-09.30 0,80 0,75 1,25 2,00 1,10 0,90 0,95 0,75 0,65 1,25 1,20 11 11,60 1,05
89
09.30-10.30 1,50 2,00 0,65 0,75 0,80 0,55 1,10 1,00 0,95 0,90 0,90
0,85 0,75 0,60 0,55 0,90 0,95 0,80 0,85 1,50 1,40 21 20,25 0,96
10.30-11.30 0,75 0,55 0,95 0,75 1,30 1,25 1,10 0,65 0,90 1,15 1,10
1,35 1,15 1,10 0,55 0,60 0,55 0,60 0,55 0,50 0,75 0,65 22 18,80 0,85
11.30-12.30 1,00 1,10 0,95 0,90 0,80 0,75 0,65 0,65 0,80 0,85 0,95
0,75 0,85 0,90 14 11,90 0,85
12.30-13.30 Makan siang dan istirahat
13.30-14.30 0,95 0,95 1,00 1,10 1,10 1,20 0,80 1,10 1,00 0,75 1,00
0,75 0,80 0,80 0,65 0,90 0,95 0,85 0,75 0,65 20 18,05 0,90
14.30-15.30 0,80 0,85 1,20 1,30 1,25 1,25 1,10 0,95 8 8,70 1,08

Total 96 89,30 0,93

Formulir F-012
 22

Analisis Teknologi

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

No. Titik Keputusan Teknologi diteliti Jumlah Analisis

1 Pengecekan persediaan fisik Personil 3 Cukup
2 Proses pengelolaan stock Personil 1 Kurang personil
Perlengkapan 2 Kurang
3 Proses pembuatan data pemesanan Personil 1 Kurang
4 Pembuatan laporan Personil 1 Kurang
5 Proses pengambilan barang Personil 4 Cukup
6 Proses pembuatan dokumen Personil 2 Kurang
pengiriman

Formulir F-017
 23

Analisis Kebutuhan Informasi

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

Bentuk
No. Informasi dibutuhkan Periode Ada Belum Keterangan
Informasi
1 Status persediaan di gudang Query Harian Untuk keperluan proses lanjutan
2 Laporan data persediaan Laporan Bulanan Informasi menunjukkan sisa
persediaan digudang
3 Laporan data pemesanan Laporan Harian Informasi detail transaksi
pemesanan barang
4 Laporan pengambilan barang harian Laporan Harian Informasi menunjukkan data
pengambilan tiap harinya
5 Laporan persediaan berdasarkan jenis Laporan Mingguan Informasi menunjukkan detail
persediaan

Formulir F-018
 24

Analisis Distribusi Pekerjaan

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

Personil yang mengerjakan dan waktu pengerjaan

Kegiatan Ibu Wati Ibu Teti Ibu Yeni Total
Normal Puncak Normal Puncak Normal Puncak Normal Puncak Normal Puncak
Mengecek persediaan fisik 94,00 117,50 47,00 58,75 47,00 58,75 188,00 235,00
Membuat laporan data
450,00 562,50 225,00 281,25 225,00 281,25 900,00 1.125,00
pemesanan
Pekerjaan lainnya - - 300,00 375,00 300,00 375,00 600,00 750,00

Total waktu pekerjaan

544,00 680,00 572,00 715,00 572,00 715,00 1.680,00 2.110,00
tiap-tiap personil
Formulir F-019
 25

Analisis Pengukuran Pekerjaan

Untuk Proyek : PT. Arief Kurniawan Halaman : dari:__

Nomor Proyek : JO-AK-02-89______ Tanggal : _/ /__
Sistem : Peng. Persediaan____ Dibuat : _______
Tahap : Analisis___________ Disetujui : _______

Satuan waktu
(detik/menit/jam) Waktu rata-rata
Volume Normal Volume Puncak
per-unit kegiatan
Analisis
Kegiatan Waktu dibutuhkan Waktu dibutuhkan
Terjadi Standar Volume Volume
Terjadi Standar Terjadi Standar
Mengecek persediaan fisik 0,94 1,00 200 188,00 200,00 250 235,00 250,00 Kegiatan ini dilakukan
Membuat laporan data oleh tiga orang. Jam
4,50 3,00 200 900,00 600,00 250 1.125,00 750,00 kerja tiap hari adalah 7
pemesanan jam (420 mnt). Waktu
Pekerjaan lainnya 3,00 2,50 200 600,00 500,00 250 750,00 525,00 tersedia adalah 1260
menit. Untuk volume
normal, waktu yang
terjadi (1680 menit)
dan waktu standar
(1300 menit) waktu
keduanya tidak
mencukupi, apalagi
untuk waktu volume
puncak. Dengan
demikian jumlah
personil yang
Total 1.688,00 1.300,00 2.110,00 1.625,00 menangani kurang.
Formulir F-020