Revisi Laporan Proyek Pengendalian Persediaan

LAPORAN PROYEK PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PT ARIEF KURNIAWAN
Natalia Maharani S
2121066
SA501 (MBKM)
PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS BISNIS DAN AKUNTANSI
UNIVERSITAS KATOLIK MUSI CHARITAS
2022/2023
i
Daftar Isi
Halaman Judul ........................................................................................................................... i

Daftar Isi ..................................................................................................................................... ii
1. Usulan Pengembangan Sistem Informasi Untuk Proyek Pengendalian Persediaan .. 1
1.1. Latar Belakang Organisasi ........................................................................................ 1
1.2. Ruang-Lingkup Proyek Sistem ................................................................................. 1
1.3. Sasaran Proyek Sistem Informasi .............................................................................. 2
1.4. Permasalahan-Permasalahan ..................................................................................... 2
1.5. Kebutuhan-Kebutuhan Informasi Pemakai Sistem ................................................... 2
1.6. Kegiatan Pengembangan Yang Akan Dilakukan ...................................................... 3
1.7. Pendekatan Pengembangan Yang Akan Dilakukan .................................................. 3
1.8. Metode Penerapan Sistem Yang Akan Diusulkan .................................................... 4
1.9. Metodologi Penerapan Sistem Yang Akan Digunakan ............................................. 5
1.10. Pemecahan Alternatif ................................................................................................ 5
1.11. Kendala-Kendala Proyek Sistem Informasi .............................................................. 5
1.12. Biaya Pengembangan Proyek Sistem Informasi ....................................................... 6
1.13. Manfaat Pengembangan Proyek Sistem Informasi ................................................... 10
1.14. Penilaian Kelayakan Proyek Sistem Informasi ......................................................... 11
1.15. Kebutuhan Tenaga Pelaksana .................................................................................... 12
1.16. Kebutuhan Perangkat Keras ...................................................................................... 13
1.17. Jadwal Pelaksanaan ................................................................................................... 15
2. Analisis Sistem Untuk Proyek Pengendalian Persediaan ............................................. 18
2.1. Alasan Melakukan Analisis Sistem ........................................................................... 18
2.2. Permasalahan-Permasalahan ..................................................................................... 18
2.3. Identifikasi Penyebab Masalah .................................................................................. 18
2.4. Identifikasi Titik Keputusan ...................................................................................... 19
2.5. Penelitian Yang Dilakukan ........................................................................................ 20
2.6. Hasil Analisis ............................................................................................................ 21
2.7. Kesimpulan Analisis.................................................................................................. 22
2.8. Rekomendasi Umum ................................................................................................. 22
2.9. Lampiran-Lampiran................................................................................................... 23
2.10. Notulensi Penelitian .................................................................................................. 26
3. Desain Secara Umum Untuk Proyek Pengendalian Persediaan .................................. 28
ii
3.1. Tujuan Desain Secara Umum .................................................................................... 28
3.2. Tekanan-Tekanan Desain .......................................................................................... 28
3.3. Desain Model Secara Umum ..................................................................................... 32
3.4. Desain Output Secara Umum .................................................................................... 33
3.5. Desain Input Secara Umum ....................................................................................... 34
3.6. Desain Database Secara Umum ................................................................................ 34
3.7. Desain Teknologi Secara Umum ............................................................................... 34
3.8. Desain Pengendalian Secara Umum.......................................................................... 35
3.9. Analisis Biaya/Manfaat ............................................................................................. 38
3.10. Penilaian Kelayakan .................................................................................................. 39
3.11. Kebutuhan Perangkat Keras ...................................................................................... 40
4. Hasil Desain Sistem Terinci Untuk Proyek Pengendalian Persediaan ........................ 42
4.1. Pendahuluan .............................................................................................................. 42
4.2. Desain Output Terinci ............................................................................................... 42
4.3. Desain Input Terinci .................................................................................................. 48
4.4. Desain Dialog Layar Terminal .................................................................................. 51
4.5. Desain Database Terinci ............................................................................................ 52
4.6. Desain Teknologi Terinci .......................................................................................... 56
4.7. Desain Program Komputer ........................................................................................ 57
5. Hasil Implementasi Sistem Untuk Proyek Pengendalian Persediaan .......................... 58
5.1. Time Schedule Kegiatan Implementasi ..................................................................... 58
5.2. Pemilihan Tempat Dan Instalasi Perangkat Keras Dan Lunak ................................. 59
5.3. Pemerolehan Perangkat Lunak Sistem ...................................................................... 59
5.4. Pengetesan Sistem ..................................................................................................... 59
5.5. Konversi Sistem ........................................................................................................ 60
5.6. Pemilihan Dan Pelatihan Personil ............................................................................. 61
iii
1. Usulan Pengembangan Sistem Informasi Untuk Proyek
Pengendalian Persediaan
1.1. Latar Belakang Organisasi

PT Arief Kurniawan didirikan pada tahun 1960 yang merupakan perusahaan bergerak
dibidang produksi alat-alat elektronik. Saat ini perusahaan memperkerjakan sebanyak 2000
langganan dengan penjualan bersih tahun lalu sebesar Rp 950.000.000,- Rata-rata order
penjualan yang masuk tiap harinya adalah sebanyak 200 order langganan. Produk yang
dihasilkan oleh PT Arief Kurniawan beraneka ragam sebanyak 250 macam produk standar.
Untuk maksud memproduksi produk yang beraneka ragam ini. PT Arief Kurniawan
membutuhkan sebanyak 500 macam bahan baku dan suku cadang dari 150 pemasok.
Walaupun tingkat penjualan PT Arief Kurniawan dalam nilai rupiah dari tahun ke
tahun selalu meningkat tetapi mulai dirasakan beberapa gejala adanya permasalahan
permasalahan untuk 3 tahun terakhir pada bagian persediaan, seperti kesalahan nilai stock
yang menyebabkan out of stock maupun overstock pada persediaan. Hal seperti ini
diperkirakan akan terjadi lagi untuk tahun-tahun mendatang bila tidak diatasi. Meskipun
nilai stok ini juga disebabkan oleh ketidaktelitian tetapi juga tidak terlepas dari beberapa
permasalahan-permasalahan yang terjadi.
Karena adanya permasalahan-permasalahan ini, maka manajemen puncak PT Arief
Kurniawan kemudian membuat suatu kebijaksanaan untuk mengembangkan suatu sistem
informasi pengendalian persediaan. Kebijaksanaan ini kemudian telah dirumuskan dalam
bentuk perencanaan pengembangan sistem informasi yang telah dibuat oleh PT Arief
Kurniawan. Dengan dikembangkannya sistem informasi ini, diharapkan dapat mengatasi
permasalahan-permasalahan yang timbul sehubungan dengan perencanaan dan
pengendalian persediaan.
1.2. Ruang Lingkup Proyek Sistem

Proyek sistem informasi pengendalian persediaan yang akan dikembangkan ini
mempunyai ruang lingkup yang harus dikerjakan sebagai berikut ini.
1. Meneliti terhadap prosedur-prosedur, formulir-formulir dan laporan-laporan yang
berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian persediaan yang ada di
perusahaan.
2. Menganalisis operasi dan pengendalian yang berhubungan dengan persediaan.
1
3. Mendesain sistem informasi yang dapat mendukung semua operasi dan pengendalian
persediaan.
4. Mengintegrasikan sistem informasi ini dengan sistem-sistem informasi yang lainnya.
5. Membuat program komputer untuk sistem informasi ini.
6. Menerapkan dan mengetes sistem informasi ini sampai dapat dioperasikan dengan
memuaskan.
1.3. Sasaran Proyek Sistem Informasi

Sasaran dari sistem informasi pengendalian persediaan yang akan dikembangkan
adalah untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang timbul. Sesuai dengan yang
dijabarkan di dalam kerangka acuan (TOR), secara rinci sasaran yang akan dicapai ini adalah
sebagai berikut ini;
1. Mengurangi biaya persediaan 25% dari sebelumnya,
2. Mengurangi biaya pemesanan 30% dari sebelumnya,
3. Mengurangi biaya penyimpanan 30% dari sebelumnya.
1.4. Permasalahan-Permasalahan
Meskipun nilai stok ini juga disebabkan oleh ketidaktelitian tetapi juga tidak terlepas
dari beberapa permasalahan-permasalahan yang terjadi. Permasalahan-permasalahan yang
terjadi yang berhubungan dengan pengendalian persediaan adalah sebagai berikut.
1. Persediaan bahan baku dan persediaan barang dagangan sering terjadi out of stock,
sehingga sering terjadi back order dan penundaan pengiriman yang mengakibatkan
besarnya biaya pemesanan.
2. Persediaan bahan baku dan persediaan barang dagangan sering terjadi over stock,
sehingga mengakibatkan besarnya biaya persediaan dan penyimpanan.
3. Pengendalian manajemen kurang efektif
1.5. Kebutuhan-Kebutuhan Informasi Pemakai Sistem

Kebutuhan-kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilkan oleh sistem ini adalah
sebagai berikut ini.
1. EOQ (Economic Order Quantity) dengan software POM-QM bagi manajemen
persediaan untuk mengatur persediaan ulang. Informasi ini diperlukan menentukan
kombinasi persediaan yang sesuai sehingga lebih tepat. Menentukan order pembelian
persediaan agar biaya yang dikeluarkan lebih sedikit.
2
2. Laporan-laporan resmi yang berupa:
a. Laporan order persediaan
Laporan ini berguna bagi manajer untuk mengevaluasi banyaknya order yang
dilakukan. Periode laporan ini adalah mingguan.
b. Laporan back order
Laporan ini berguna bagi manajer untuk mengevaluasi order pelanggan yang
tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan, sehingga perusahaan dapat melakukan
tindakan perbaikan di masa mendatang.
c. Laporan persediaan terjual
Laporan ini berguna bagi manajer untuk mengevaluasi tingkat kenaikan dan
penurunan order yang dilakukan oleh masing masing langganan. Dari laporan
ini manajer dapat menganalisis mengapa order yang dilakukan langganan
menurun, sehingga dapat dilakukan perbaikan-perbaikan untuk lebih
meningkatkannya.
d. Laporan persediaan harian
Laporan ini berguna bagi manajer untuk pengendalian persediaan tiap harinya
e. Laporan transaksi barang
Laporan ini berguna bagi manajer untuk mengevaluasi barang barang mana saja
yang paling diminati oleh konsumen dan barang-barang mana yang kurang
diminati dan selanjutnya dapat dianalisis mengapa terjadi demikian.
1.6. Kegiatan Pengembangan yang Akan Dilakukan

Sesuai dengan ruang-lingkup dan proyek sistem yang dijabar kan di dalam kerangka
acuan (TOR) dan telah disetujui bersama maka kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan
dalam rangka pengemhangan sistem informasi ini adalah;
1. Menganalisis sistem
2. Mendesain sistem, termasuk desain perangkat lunak aplikasi.
3. Menerapkan sistem.
1.7. Pendekatan Pengembangan Yang Akan Digunakan

Pendekatan yang akan digunakan untuk mengembangkan sistem ini adalah pendekatan
sistem pendekatan atas turun, pendekatan moduler dan pendekatan berkembang sebagai
berikut ini :
3
1. Pendekatan sistem (systems approach)
Pendekatan sistem merupakan pendekatan yang memperhatikan sistem informasi
sebagai satu kesatuan yang utuh terintegrasi dengan semua kegiatan-kegiatan lain di
dalam perusahaan Pendekatan sistem ini juga menekankan pada pencapaian sasaran
keseluruhan dari organisasi, tidak hanya memperhatikan sasaran dari sistem informasi
saja.
2. Pendekatan atas turun (top-down approach)
Pendekatan atas turun dimulai dari level atas organisasi (level strategic planning),
yaitu dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah
selanjutnya dari pendekatan ini adalah melakukan analisis kebutuhan informasi.
Setelah kebutuhan informasi dapat ditentukan, maka proses turun ke penentuan output,
input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan atas turun ini
sesuai dengan pendekatan sistem.
3. Pendekatan moduler (modular approach)
Pendekatan moduler memecah-mecah sistem yang rumit menjadi bagian modul-
modul yang lebih sederhana. Sebagai akibatnya, tiap tiap modul dapat dikembangkan
dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang direncanakan, mudah dipahami dan
mudah dipelihara.
4. Pendekatan berkembang (evolutionary approach)
Pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi
yang memerlukannya saja pada saat ini dan akan terus dikembangkan untuk periode-
periode berikutnya men gikuti kebutuhannya dan perkembangan teknologi yang ada.
Pende katan berkembang ini menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat
mengikuti perkembangan teknologi yang cepat.
1.8. Metode Penerapan Sistem Yang Diusulkan

Penerapan dari sistem informasi yang telah dikembangkan akan diterapkan secara
paralel. Metode perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi yang secara paralel
(parallel change-over method) ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem manual yang
lama dengan sistem komputerisasi yang baru secara bersama-sama. Sistem manual yang
lama masih tetap beroperasi bersama-sama dengan sistem yang baru sampai saat tertentu
sistem yang lama sudah dianggap dapat ditinggalkan sepenuhnya. Metode ini dipilih, karena
sistem yang baru akan menggunakan teknologi yang canggih, sehingga penerapan dari
sistem yang baru tidak terlalu mengejutkan. Di samping itu, sistem yang lama dapat
digunakan sebagai pembanding dan penilai dari sistem yang baru.
4
1.9. Metodelogi Pengembangan Yang Akan Digunakan
Sistem ini akan dikembangkan dengan menggunakan metodologi pengembangan
sistem yang sudah terbukti keunggulannya. yaitu analisis dan desain terstruktur (structured
analysis and design). Metodologi ini menggunakan alat-alat terstruktor sebagai berikut ini:
1. Diagram arus data (data flow diagram)
2. Kamus data (data dictionary).
3. Bagan tersruktur (structured chart).
1.10. Pemecahan Alternatif

Kami mengusulkan dua pemecahan alternatif untuk sistem informasi ini, yaitu :
A. Alternatif I
Metode pengolahan data yang akan digunakan adalah direct processing pemakai
tunggal (single user) untuk masing-masing departemen yang terlibat, yaitu sebanyak
4 buah departemen. Tiap-tiap departemen menggunakan sebuah komputer mikro
tersendiri yang masing-masing dilengkapi dengan hard disk dan dot matrix printer.
Proses-proses yang dilakukan oleh tiap-tiap departemen tersebut adalah sebagai
berikut ini.
1. Memproses order langganan dilakukan di departemen order langganan. Proses
ini termasuk juga proses membuat faktur penjualan, sehingga perlu dilengkapi
juga dengan sebuah daisy wheel.
2. Proses mencetak laporan-laporan dilakukan juga di departemen order langganan.
3. Proses mengevaluasi kredit dilakukan di bagian kredit.
4. Proses merekamkan transaksi penjualan dilakukan di bagian billing.
B. Alternatif II
Metode pengolahan data yang akan digunakan adalah direct processing dengan
perangkat keras yang menggunakan teknologi DDP Network dengan topology
berbentuk star network. File server akan diletakkan di bagian akuntansi dan masing-
masing workstation diletakkan pada tiap-tiap departemen yang membutuhkannya,
sebanyak 4 workstation.
Pembagian proses untuk tiap-tiap departemen sama dengan yang ada di alternatif I.
1.11. Kendala-Kendala Proyek Sistem Informasi

Sistem informasi yang direncanakan akan mengikuti kendala-kendala yang telah
ditetapkan oleh manajemen dan oleh peraturan peraturan di luar organisasi yang mengikat.
5
Kendala-kendala ini meliputi penggunaan dana, lamanya waktu pengembangan, struktur
organisasi yang ada serta peraturan-peraturan di Prinsip Akuntansi Indonesia sebagai berikut
ini.
1. Dana
Besarnya dana yang disediakan untuk pengembangan sistem informasi pengendalian
persediaan ini adalah tidak lebih dari Rp 40.000.000,00,- (Empat puluh juta rupiah).
2. Waktu
Semua proyek-proyek sistem informasi yang direncanakan harus telah selesai dan siap
dioperasikan dengan baik paling lama awal tahun 1991 dengan waktu
pengembangannya paling lama 1 tahun sejak usulan ini telah disetujui dan mempunyai
umur ekonomis paling sedikit 3 tahun dan paling lama 6 tahun.
3. Struktur organisasi
Pengembangan sistem ini tidak akan merubah total struktur organisasi yang telah ada.
Perubahan-perubahan struktur organisasi terbatas pada pembentukan departemen baru
yang dianggap perlu saja Penghapusan departemen yang telah ada tidak akan
dilakukan
4. Prinsip Akuntansi Indonesia (PAI)
Metode yang digunakan dan penyajian laporan-laporan yang berhubungan dengan
akuntansi yang akan dihasilkan oleh sistem informasi harus sesuai dengan Prinsip
Akuntansi Indonesia yang berlaku lazim.
1.12. Biaya Pengembangan Proyek Sistem Informasi

A. Alternatif I
Besarnya biaya untuk alternatif ke I adalah sebagai berikut ini.
Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4
1. Biaya Pengadaan (procurement cost)
a. Biaya pembelian perangkat keras 7.500.000 - - - -
b. Biaya manajemen dan staff 1.000.000 - - - -
Total biaya pengadaan 8.500.000 - - - -
2. Biaya Proyek (project-related cost)

A. Biaya konsultan.
a. Analisis senior (5 bulan/orang x Rp.
2.000.00,-) 10.000.000 - - - -
6
b. Analisis yunior (3 bulan/orang x Rp.
1.500.00,-) 450.000 - - - -
c. Pemrograman (5 bulan/orang x Rp.

1.000.00,-)
5.000.000 - - - -
d. Biaya Perjalanan dan akomodasi 2.000.000 - - - -
Total Biaya Konsultan 17.450.000 - - - -
B. Tahap analisis sistem
a. Biaya untuk mengumpulkan data 150.000 - - - -
b. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy) 200.000 - - - -
c. Biaya rapat 300.000 - - - -
d. Biaya manajemen dan staff 1.000.000 - - - -
Total Biaya tahap analisis sistem 1.650.000 - - - -
C. Tahap desain sistem
a. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy) 150.000 - - - -
b. Biaya rapat 300.000 - - - -
c. Biaya manajemen dan staff 1.000.000 - - - -
Total Biaya tahap desain sistem 1.450.000 - - - -
D. Tahap penerapan sistem
a. Biaya pembuatan formulir baru 400.000 - - - -
b. Biaya konversi data 400.000 - - - -
c. Biaya latihan personel 1.000.000 - - - -
Total Biaya tahap penerapan sistem 2.800.000 - - - -
Total biaya proyek 23.350.000 - - - -
Total biaya pengembangan sistem 31.850.000 - - - -
7
3. Biaya Operasi dan Biaya Perawatan
a. Biaya personil (operator, bagian administrasi) - 200.000 250.000 250.000 300.000
b. Biaya Overhead (listrik, supplies) - 300.000 350.000 350.000 400.000

Biaya perawatan perangkat keras (reparasi,
c. service) - 450.000 450.000 550.000 550.000

Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi
sistem
d. - 500.000 500.000 600.000 700.000
Total biaya operasi dan perawatan - 1.450.000 1.550.000 1.750.000 1.950.000
Total Biaya-biaya 31.850.000 1.450.000 1.550.000 1.750.000 1.950.000
B. Alternatif II
Besarnya biaya untuk alternatif ke II adalah sebagai berikut ini.
a. Biaya pembelian perangkat keras 8.500.000 - - - -
b. Biaya manajemen dan staff 500.000 - - - -
Total biaya pengadaan 9.000.000 - - - -
2. Biaya Persiapan Operasi (start-up cost)
a. Biaya pembelian perangkat lunak sistem 500.000 - - - -
b. Biaya reorganisasi 250.000 - - - -
b. Biaya manajemen dan staff 500.000 - - - -
Total biaya persiapan operasi 1.250.000 - - - -
A. Biaya konsultan.
Analisis senior (5 bulan/orang x Rp.
a. 2.000.00,-) 10.000.000 - - - -
Analisis yunior (3 bulan/orang x Rp.
b. 1.500.00,-) 450.000 - - - -
Pemrograman (5 bulan/orang x Rp.
1.000.00,-)
c. 5.000.000 - - - -
8
d. Biaya Perjalanan dan akomodasi 2.000.000 - - - -
Total Biaya Konsultan 17.450.000 - - - -
a. Biaya untuk mengumpulkan data 150.000 - - - -
b. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy) 200.000 - - - -
c. Biaya rapat 300.000 - - - -
Total Biaya tahap analisis sistem 1.650.000 - - - -
C. Tahap desain sistem
a. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy) 150.000 - - - -
b. Biaya rapat 300.000 - - - -
c. Biaya manajemen dan staff 1.000.000 - - - -
Total Biaya tahap desain sistem 1.450.000 - - - -
D. Tahap penerapan sistem
a. Biaya pembuatan formulir baru 400.000 - - - -
b. Biaya konversi data 400.000 - - - -
c. Biaya latihan personel 1.000.000 - - - -
Total Biaya tahap penerapan sistem 2.800.000 - - - -
Total biaya proyek 23.350.000 - - - -
Total biaya pengembangan sistem 33.300.000 - - - -
a. Biaya personil (operator, bagian administrasi) - 200.000 250.000 250.000 300.000
b. Biaya Overhead (listrik, supplies) - 300.000 350.000 350.000 400.000
9
Biaya perawatan perangkat keras (reparasi,
c. service) - 450.000 450.000 550.000 550.000

Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi
d. sistem - 500.000 500.000 600.000 700.000

Total biaya operasi dan perawatan - 1.450.000 1.550.000 1.750.000 1.950.000
Total Biaya-biaya 33.300.000 1.450.000 1.550.000 1.750.000 1.950.000
1.13. Manfaat Pengembangan Sistem Informasi

A. Alternatif I
Besarnya manfaat untuk alternative ke I adalah sebagai berikut ini :
1 Keuntungan berwujud
a. Pengurangan-pengurangan biaya operasi - 300.000 300.000 300.000 300.000

b. Pengurangan kesalahan-kesalahan proses - 300.000 300.000 300.000 300.000
c. Peningkatan penjualan - 3.500.000 4.500.000 5.500.000 7.000.000
d. Pengurangan biaya persediaan - 8.000.000 8.000.000 8.000.000 8.000.000
e. Pengurangan kredit tak tertagih - 2.000.000 2.000.000 2.000.000 2.000.000
Total Keuntungan berwujud 14.100.000 15.100.000 16.100.000 17.600.000
2 Keuntungan tak berwujud
a. Peningkatan pelayanan kepada pelanggan - 1.500.000 3.500.000 4.500.000 6.500.000
b. Peningkatan kepuasan kerja personil - 500.000 500.000 500.000 500.000

Peningkatan keputusan manajemen lebih
c. baik - 1.500.000 2.000.000 2.000.000 2.000.000
Total keuntungan tak berwujud 3.500.000 6.000.000 7.000.000 9.000.000
Total Manfaat - 17.600.000 21.100.000 23.100.000 26.600.000
B. Alternatif II
Besarnya manfaat untuk alternative ke II adalah sebagai berikut ini :
Tahun0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4

b. Pengurangan kesalahan-kesalahan proses - 1.200.000 1.200.000 1.200.000 1.200.000
c. Peningkatan penjualan - 3.500.000 6.500.000 9.500.000 12.500.000
e. Pengurangan kredit tak tertagih - 2.000.000 2.000.000 2.000.000 2.000.000
10

b. Peningkatan kepuasan kerja personil - 3.000.000 3.000.000 3.000.000 3.000.000
c. baik - 1.500.000 3.000.000 4.500.000 6.500.000
1.14. Penilaian Kelayakan Proyek Sistem Informasi

Untuk masing-masing alternatif yang diusulkan akan dinilai kelayakannya dan
alternatif yang paling layak adalah yang akan dipilih. Penilaian kelayakan yang akan
dilakukan meliputi kelayakan semua aspek, yaitu kelayakan teknik, operasi, jadwal,
ekonomi dan hukum.
A. Kelayakan teknik
Item Penilaian Alternatif I Alternatif II
Ketersediaan teknologi di pasaran mudah mudah
Kemudahan dioperasikan mudah mudah

Semua alternatif yang diajukan, yaitu alternatif I dan alternatif II semuanya
secara teknik adalah layak.
B. Kelayakan operasi
Kemampuan personil mampu mampu
Kemampuan sistem menghasilkan

informasi baik baik
Kemampuan pengendalian operasi

sistem cukup baik
Efisiensi dari sistem kurang baik
Secara operasi, alternatif II lebih baik. Pengendalian sistem alternatif II lebih

baik, terutama pada pembatasan pengaksesan data bagi yang tidak berhak. Efisiensi
dari sistem untuk alternatif II juga lebih baik, terutama pada :
a. pendaya-gunaan waktu yang lebih efisien, karena tidak diperlukan lagi
pemindahan data yang diperlukan oleh proses lain lewat distri busi disebabkan
oleh semua data terkumpul di file server dan dapat digunakan oleh semua proses.
b. penundaan proses yang minimum.
11
C. Kelayakan jadwal
Item Penilaian Kendala Alternatif I Alternatif II
Waktu Pengembangan sistem 1 tahun 20 minggu 35 minggu
Probabilitas selesai - 100% 100%

Dari waktu yang diberikan untuk menyelesaikan proyek ini, yaitu tidak boleh lebih
dari satu tahun (52 minggu), kedua alternatif. mempunyai probabilitas untuk menyelesaikan
proyek sebesar 100%. Kelayakan jadwal untuk kedua alternatif adalah layak.
D. Kelayakan ekonomi
Item Penilaian Kendala Alternatif I Alternatif II
Dana yang dikeluarkan 40.000.000 31.850.000 40.000.000
Payback period 0 1 tahun,7 bulan 1 tahun,4 bulan
NPV i=25% 18.456.560 44.010.880
E. Kelayakan hukum
Alternatif I dan alternatif II, kedua-duanya tidak akan melanggar hukum atau
peraturan-peraturan yang berlaku baik yang telah dite tapkan oleh pemerintah maupun
di dalam perusahaan sendiri.
Dari penilaian kelayakan ini, maka hasilnya untuk ke lima kelayakan yang dinilai
adalah sebagai berikut:
Kelayakan teknik Layak mudah
Kelayakan operasi Kurang layak layak
Kelayakan jadwal Layak Layak
Kelayakan ekonomi Layak Lebih layak
Kelayakan Hukum layak layak

Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa alternatif II lebih layak diperhitungkan
dibandingkan dengan alternatif I. Oleh sebab itu. kami lebih mengusulkan pada
pemecahan dengan alternatif II
1.15. Kebutuhan Tenaga Pelaksana

Banyaknya tenaga yang akan melaksanakan proyek ini kami sesuaikan dengan ruang-
lingkup proyek yang akan dikerjakan.
12
1.16. Kebutuhan Perangkat Keras
Untuk masing-masing alternative yang diusulkan, konfigurasi perangkat keras yang
dibutuhkan adalah sebagai berikut ini.
Alternatif I
Alternatif I menggunakan 2 buah computer mikro IBM PC Compactible
Workstation sebanyak 2 unit menggunakan:
a. Unit Sistem 2.700.000,00
- Microprocessor Core i3-4150
- RAM
- CGA
- Multi Card
- Parallel printer port
- Keyboard
b 2xRp
. Monitor berwarna 14" 500.000 1.000.000,00
2xRp
Dot Matrix Printer 800.000 1.600.000,00
2xRp
Harddisk 8gb 600.000 1.200.000,00
2xRp
UPS 500.000 1.000.000,00
Jumlah biaya pembelian perangkat keras alternatif 7.500.000,00
Alternatif II
Alternatif II DDP Network dengan topologi bintang (star network)
menggunakan sebuah file server dengan 4 buah terminal.
1 File server sebanyak 2 unit menggunakan:
- RAM
- disk drive
13
- serial port
Parallel printer
- port
- arcnet network control interface
b. Monitor berwarna 14" 2x500.000 1.000.000,00
Dot Matrix Printer 2x750.000 1.500.000,00
Harddisk 8gb 2x500.000 1.000.000,00
UPS 2x500.000 1.000.000,00
Jumlah biaya pembelian perangkat keras alternatif 8.125.000,00
2 Lain-lain
a. Tape catridge 2xRp 75.000 150.000,00
b. 150m coaxial cable 75xRp 3.000 225.000,00
Jumlah pembelian perangkat keras alternatif II 8.500.000,00
1.17. Jadwal Pelaksanaan

Karena waktu untuk masing-masing kegiatan mempunyai unsur probabilitas,
maka waktu yang ditaksir akan digunakan tiga macam waktu, yaitu waktu optimis (a;)
14
waktu tengah tengah (m;) dan waktu pesimis (b;) Waktu kegiatan untuk kedua
alternatif yang diusulkan adalah sebagai berikut ini.
Kode Kegiatan Nama Kegiatan
A Analisis system
B Desain system (umum dan rinci)
C Pengadaan perangkat keras
D Pemasangan dan pengetasan perangkat keras
E Pembuatan program komputer
F Mengetes program computer
G Mengetes dan mengoperasikan sistem
Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8
A
Tabel Ringkasan Hasil Analisis Sistem

Hasil dari ringkasan analisis sistem yang dilakukan untuk proyek pengendaliaan persediaan.
15
Masalah & Titik keputusan Penyebab Masalah Output / Informasi
Identifikasi Dibutuhkan
Masalah
Penumpukan Keputusan • Dalam penentuan keputusan • Laporan status

sediaan pembelian pembelian sediaan, bagian sediaan
terkait dengan inventory control tidak • Laporan penjualan
item memiliki informasi status • Laporan Sediaan

sediaan yang akurst untuk yang harus dibeli
sediaan apa dan
menentukan sediaan mana
berapa banyak
yang perlu dibeli.
tidak akurat pada
bagian Inventory • Belum tersedianya
Control informasi status sediaan

dikarenakan proses
mengetahui status sediaan
dilakukan secara manual
dengan melakukan
pengecekan atau
menghitung sediaan di
gudang. Sehingga tidak
mudah untuk mengetahui
status sediaan.
Tidak dilakukan Proses order Dalam penentuan keputusan • Laporan order
pengecekan persediaan yang pengadaaan barang, bagian persediaan
persediaan secara tidak procurement tidak memeriksa • Laporan backorder
rutin menyesuaikan data dan tidak memperoleh • Laporan persediaan
data maupun informasi terkait persediaan di harian
Persediaan bahan persediaan yang gudang.
baku dan ada gudang
persediaan barang dilakukan di
dagangan sering bagian
terjadi out of procurement
stock, sehingga
sering terjadi back
order dan
16
penundaan
pengiriman
Tidak ada laporan Proses pembuatan Belum tersedianya laporan • Laporan order
pendukung untuk laporan yang yang menunjang untuk persediaan
bagian masih tumpang- mengetahui persediaan karena • Laporan persediaan
penerimaan atau tindih dan tidak proses pembuatan masih terjual
pengeluaran lengkap di bagian manual dan memakan waktu. • Laporan backorder
logistic • Laporan persediaan
harian
Kurang teliti Proses merekam Tidak dilakukan pengecekan • Laporan order
dalam pemesanan transaksi ulang sehingga persediaan yang persediaan
persediaan pembelian diorder masih menerka-nerka. • Laporan transaksi
sehingga barang persediaan tidak barang
menjadi akurat di bagian • Laporan persediaan
menumpuk dan procurement harian
kapasitas
penyimpanan
menjadi overload.
Kurang Proses pembuatan Laporan yang dihasilkan tidak • Laporan persediaan

tersedianya laporan di bagian tepat waktu, kelalaian dalam harian
laporan yang logistic & membuat laporan • Laporan transaksi
berkualitas procurement barang
17
2. Analisis Sistem Untuk Proyek Pengendalian Persediaan
2.1. Alasan Melakukan Analisis Sistem

PT Ariel Kurniawan akan mengembangkan sistem informasi pengendalian persediaan
sesuai dengan yang telah direncanakan Sistem informasi ini perlu dikembangkan karena
adanya beberapa permasalahan yang perlu diatasi Permasalahan-permasalahan ini
menyebabkan kerugian yang berketerusan. Peningkatan biaya persediaan sekitar 15% pada
tahun 1987 dari tahun 1986 dan peningkatan biaya persediaan sekitar 20% pada tahun 1989
ini. Peningkatan biaya persediaan diperkirakan akan terjadi lagi untuk tahun-tahun
mendatang bila tidak diatasi. Untuk ini maka perlu dianalisis permasalahan-permasalahan
yang terjadi sebelum didesain suatu sistem informasi yang baru untuk mengatasinya.
2.2. Permasalahan-Permasalahan
Permasalahan-permasalahan yang terjadi yang berhubungan dengan pengendalian
persediaan adalah sebagai berikut.
sehingga sering terjadi back order dan penundaan pengiriman yang mengakibatkan
besarnya biaya pemesanan.
sehingga mengakibatkan besarnya biaya persediaan dan penyimpanan.
3. Pengendalian manajemen kurang efektif
2.3. Identifikasi Penyebab Masalah

Permasalahan-permasalahan tidak akan terjadi dengan sendirinya, tetapi mesti ada
yang menyebabkannya. Kami mengidentifikasi penyebab dari masalah-masalah yang terjadi
sebagai berikut ini.
sehingga sering terjadi back order dan penundaan pengiriman. Penyebab masalah ini
secara implisit telah diuraikan, yaitu sebagai berikut ini.
a. Tidak dilakukan pengecekan persediaan secara rutin sehingga sering terjadi
kehabisan persediaan dan memperlambat proses transaksi dan terjadinya
penundaan pengiriman
b. Tidak ada laporan pendukung untuk bagian penerimaan atau pengeluaran barang
yang memudahkan dalam pengecekan persediaan barang dagang
18
sehingga mengakibatkan besarnya biaya persediaan dan biaya penyimpanan. Masalah
ini kami identifikasi disebabkan oleh karena kurang teliti dalam pemesanan persediaan
sehingga barang menjadi menumpuk dan kapasitas penyimpanan menjadi overload.
Sebagai akibatnya, dibutuhkan biaya lebih banyak untuk pemesanan barang yang
seharusnya belum dibeli, biaya penyimpanan untuk tempat yang lebih luas serta biaya
persediaan.
3. Pengendalian manajemen yang kurang efektif. Masalah ini kami identifikasi
disebabkan oleh karena kurang tersedianya laporan yang sesuai dan berkualitas.
Sebagai akibatnya, manajemen tidak mempunyai dasar dalam mengambil keputusan
untuk pengendalian manajemen.
Dengan demikian penyebab terjadinya masalah-masalah yang mampu kami
identifikasi adalah sebagai berikut ini.
1. Tidak dilakukan pengecekan persediaan secara rutin.
2. Tidak ada laporan pendukung untuk bagian penerimaan atau pengeluaran.
3. Kurang teliti dalam pemesanan persediaan sehingga barang menjadi menumpuk dan
kapasitas penyimpanan menjadi overload.
4. Kurang tersedianya laporan yang berkualitas.
2.4. Identifikasi Titik Keputusan

Berdasar pada dokumen bagan alir sistem untuk sistem lama yang ada di PT Arief
Kurniawan, kami mencoba untuk mengidentifikasikan titik-titik keputusan apa saja yang
dapat mengakibatkan terjadinya penyebab masalah ini. Titik keputusan menunjukkan suatu
kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Dengan mengidentifikasi titik-titik keputusan ini,
kami berusaha untuk melacak dari mana penyebab-penyebab masalah tersebut terjadi.
1. Penyebab masalah adalah tidak dilakukan pengecekan persediaan secara rutin. Titik
keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah:
Proses order persediaan yang tidak menyesuaikan data maupun persediaan yang ada
gudang dilakukan di bagian procurement. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan
terjadinya penumpukan bahan baku dan persediaan barang dagang di gudang ataupun
sebaliknya yaitu kehabisan persediaan akibat pemesanan yang tidak disesuaikan
terlebih dahulu.
2. Tidak ada laporan pendukung untuk bagian penerimaan atau pengeluaran.
Proses pembuatan laporan yang masih tumpang-tindih dan tidak lengkap di bagian
logistic. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan terjadinya laporan yang menunjang
19
untuk mengetahui persediaan karena proses pembuatan masih manual dan memakan
waktu.
3. Kurang teliti dalam pemesanan persediaan sehingga barang menjadi menumpuk dan
Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah proses
merekam transaksi pembelian persediaan tidak akurat di bagian procurement. Titik
keputusan ini dapat mengakibatkan persediaan yang diorder masih menerka-nerka.
4. Kurang tersedianya laporan yang berkualitas.
Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah proses
pembuatan laporan. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan tidak tepat waktunya
laporan yang dihasilkan oleh tiap divisi, laporan tidak tepat akibat pengendalian output
lemah.
Dengan demikian titik-titik keputusan penyebab masalah yang dapat kami identifikasi
adalah sebagai berikut:
1. Proses order persediaan di bagian procurement
2. Proses pembuatan laporan persediaan di bagian logistic
3. Proses pembuatan laporan persediaan yang harus dibeli di bagian procurement
4. Proses pengambilan dan penerimaan barang di gudang
5. Dukungan informasi untuk divisi terkait
2.5. Penelitian Yang Dilakukan

Kami telah mengidentifikasi apa penyebab dari masalah dan di mana terjadinya
masalah tersebut. Untuk menjawab pertanyaan mengapa masalah ini terjadi, maka kami
perlu melakukan pengamatan yang lebih rinci. Hal ini dilakukan untuk mengumpulkan fakta
dan data. Teknik pengumpulan yang kami gunakan adalah wawancara dan pengamatan.
Penelitian yang telah kami lakukan adalah sebagai berikut.
Tanggal Kegiatan penelitian Lokasi Peneliti Yang
diwawancarai
01-10-2022 Wawancara proses order persediaan Bagian Nata Bpk. Jion

Procurement
02-10-2022 Wawancara pembuatan laporan Bagian Logistic Nata Bpk. Haikal

persediaan
03-10-2022 Wawancara persediaan yang harus Bagian Logistic Nata Bpk. Haikal
dibeli
20
06-10-2022 Wawancara pengambilan dan Bagian Gudang Nata Bpk. Marko
penerimaan barang
Wawancara bagian persediaan barang Bagian Nata Bpk. Jion

Procurement
09-10-2022 Observasi dukungan informasi dari Bagian Gudang Nata Bpk. Marko
divisi terkait
2.6. Hasil Analisis

Hasil yang telah kami kumpulkan dan analisis, kami dapat memberikan hasil sebagai
berikut:
Dari hasil penelitian yang telah dikumpulkan dan telah kami analisis, maka kami dapat
memberikan hasil sebagai berikut.
Analisis Distribusi
Pekerjaan Tugas dan tanggung jawab untuk tiap – tiap personil dan unit organisasi di PT Arief
Kurniawan telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas. Hal ini dapat diketahui dari wawancara
mengenai deskripsi pekerjaan yang telah dibuat oleh masing-masing personil dan dari hasil
observasi juga menunjukkan bahwa setiap personil memiliki tugas dan tanggung jawabnya.
Analisis Pengukuran Pekerjaan
Berikut ini adalah waktu rata-rata yang terjadi dan waktu standar untuk melakukan suatu kegiatan
pekerjaan. Waktu standar merupakan waktu efektif yang seharusnya dilakukan dan kami
menentukan dengan metode work sampling. Ada beberapa pekerjaan yang dilakukan tidak efisien,
sehingga produktivitas karyawan tidak memuaskan. Akibat dari hal ini adalah proses pembuatan
laporan yang membutuhkan waktu sehingga sering terjadinya kesalahan dalam melakukan order.
Pembuatan laporan yang sering ditunda ini menyebabkan banyak order yang dipesan dengan cara
menerka-nerka berdasarkan laporan sebelumnya.
Analisis Keandalan
Hasil lain yang kami dapatkan dari observasi dan pengambilan sampel adalah sebagai
berikut ini. Untuk proses pembuatan laporan order pembelian persediaan, personil-personil staff
melakukannya tidak efektif dan sering terdapat kesalahan-kesalahan, walaupun pada akhirnya
akan dilakukan pembetulan. Akibat pekerjaan yang tidak efektif ini mengakibatkan pekerjaan
menjadi tidak efisien, karena proses yang begitu memakan waktu. Besarnya tingkat kesalahan
yang kami observasi selama 2 hari untuk proses pembuatan laporan persediaan harian.
Yang diamati Banyak kegiatan Banyak kesalahan Tingkat kesalahan
Bpk Haikal 250 28 11,2%

21
Bpk Marko 170 15 8,82%
Untuk proses pembuatan laporan persediaan ini kami melihat kesalahan yang dilakukan rata-rata
sebesar 4%. Kami menganggap besarnya tingkat kesalahan ini menunjukkan pekerjaan yang
dilakukan masih belum tepat. Batas toleransi yang dianggap maksimum adalah sebesar 1% saja.
Analisis Dokumen
Dokumen – dokumen yang digunakan di sistem ini daftar persediaan yang harus dibeli, permintaan
pembelian, pesanan pembelian, slip pengecekan dan laporan penerimaan dan pengeluaran barang.
Untuk sistem lama, semua dokumen ini tembusannya cukup efektif dan memang diperlukan.
Analisis Laporan Dan Kebutuhan Informasi
Laporan yang dihasilkan oleh sistem lama masih kurang efisien, laporan lain masih dibutuhkan
namun sistem lama masih menggunakan cara manual sehingga dibutuhkan cara yang lebih efektif
untuk mempermudah pemakainya.
Analisis Teknologi
Teknologi yang digunakan di sistem lama adalah personil-personil yang mengoperasikan sistem
dan peralatan-peralatan serta perlengkapan-perlengkapan lainnya dan teknologi yang kami analisis
saat ini hanya untuk personil saja, sedangkan untuk perlengkapan dan peralatan akan kami analisis
untuk keperluan desain sistem yang baru.
2.7. Kesimpulan Analisis

Dari beberapa hasil analisis yang terpisah untuk masing-masing kelompok analisis, akan
kami rangkai menjadi satu kesimpulan berdasarkan subyek permasalahan yang terjadi.
1) Tidak dilakukan pengecekan persediaan secara rutin.
Kekurangan personil untuk mengecek persediaan di bagian logistic
2) Tidak ada laporan pendukung untuk bagian penerimaan atau pengeluaran.
Dilakukan dengan tidak efisien
3) Kurang teliti dalam pemesanan persediaan sehingga barang menjadi menumpuk dan
Dilakukan dengan tidak andal
4) Kurang tersedianya laporan yang berkualitas.
Kurangnya teknologi yang digunakan untuk pembuatan laporan.
2.8. Rekomendasi Umum

Setelah kami selesai melakukan analisis sistem ini, kami merekomendasi untuk melanjutkan
ke tahap pengembangan sistem selanjutnya. Dari hasil analisis ini telah diketahui dengan
jelas apa penyebab dari masalah-masalah yang terjadi dan mengapa masalah-masalah
22
tersebut terjadi. Masalah-masalah ini akan dapat diatasi dengan sistem baru yang telah
direncanakan, Bila hasil analisis ini telah disetujui oleh manajemen, maka kami akan
melanjutkan ke tahap berikutnya, yaitu tahap desain sistem secara umum untuk
menggambarkan bagaimana sistem yang baru ini dapat mengatasi masalah-masalah yang
ada dan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan informasi yang diinginkan. Sampai tahap ini,
kami tetap berkesimpulan bahwa sistem baru yang telah direncanakan (alternatif kedua di
perencanaan sistem) masih relevan dan tepat untuk di desain. Dari hasil analisis ini, kami
belum memperoleh sesuatu hal yang memaksa mengubah sistem yang telah direncanakan.
Rekomendasi untuk melanjutkan proyek ini juga dengan alasan bahwa proyek ini masih
layak untuk dikembangkan baik secara teknis, secara operasi, secara jadual, secara ekonomi
dan secara hukum.
2.9. Lampiran - Lampiran

Lampiran ini memuat Flowchart, Narasi Sistem Pembelian PT Arief Kurniawan dan
Notulensi Wawancara
Flowchart Sistem Pembelian PT Arief Kurniawan
23
Narasi Sistem Pembelian PT Arief Kurniawan
Unit yang terlibat Inventory Control, Bagian Pembelian, Pemasok, Bagian
Penerimaan, Bagian Hutang Usaha, Gudang dan Bagian
Pengeluaran Kas
Dokumen yang Daftar Sediaan yang harus dibeli, permintaan pembelian, pesanan
digunakan pembelian, slip pengepakan, faktur, laporan penerimaan, bukti kas
keluar dan cek
Catatan yang kartu hutang dan kartu persediaan

digunakan
Uraian prosedur Inventory Control

Melakukan pengecekan sediaan untuk menentukan status sediaan
dan sediaan yang harus dibeli.
Membuat dokumen Daftar Sediaan yang Harus Dibeli
berdasarkan hasil pengecekan.
Membuat dokumen Permintaan Pembelian sebanyak 2 rangkap
berdasarkan Daftar Sediaan yang Harus Dibeli. Memberikan
Permintaan Pembelian ke-1 ke Bagian Pembelian dan
mengarsipkan urut tanggal Permintaan Pembelian ke-2.
Bagian Pembelian
Menerima Permintaan Pembelian ke-1 dari Inventory Control.
Membuat dokumen Pesanan Pembelian sebanyak 4 rangkap
berdasarkan
Permintaan Pembelian ke-1.
Mengirimkan Pesanan Pembelian ke-1 ke Pemasok.
Memberikan Pesanan Pembelian ke-2 ke Bagian Hutang Usaha.
Memberikan Pesanan Pembelian ke-3 ke Bagian Penerimaan.
Mengarsipkan urut tanggal Pesanan Pembelian ke-4.
Pemasok
Menerima Pesanan Pembelian ke-1 dari Bagian Pembelian.
Menyiapkan sediaan yang dipesan oleh Bagian Pembelian PT
Arief Kurniawan.
Mengirimkan sediaan ke bersama dengan dokumen Slip
Pengepakan ke
Bagian Penerimaan PT Arief Kurniawan.
24
Mengirimkan Faktur ke Bagian Hutang Usaha PT Arief
Kurniawan setelah barang diterima.
Menerima Cek dari Bagian Pengeluaran Kas PT Arief Kurniawan
atas pelunasan Faktur.
Bagian Penerimaan
Menerima sediaan bersama dengan Slip Pengepakan dari
Pemasok. Membuat dokumen Laporan Penerimaan sebanyak 3
rangkap setelah mencocokkan sediaan dengan Pesanan
Pembelian ke-3 dan Slip Pengepakan.
Memberikan sediaan bersama dengan Laporan Penerimaan ke-3
ke Gudang.
Memberikan Laporan Penerimaan ke-1 dan Slip Pengepakan ke
Bagian Hutang Usaha.
Mengarsipkan urut tanggal Laporan Penerimaan ke-2 dan
Pesanan Pembelian ke-3.
Bagian Hutang Usaha

Menerima Laporan Penerimaan ke-1 dan Slip Pengepakan dari
Bagian
Penerimaan.
Menerima Faktur dari Pemasok
Menyetujui Faktur dari Pemasok setelah dilakukan cek silang
dengan Pesanan Pembelian ke-2, Laporan Penerimaan ke-1, dan
Slip Pengepakan. Kemudian Faktur dicatat pada Kartu Hutang
Pada saat pelunasan hutang, Membuat Bukti Kas Keluar
sebanyak 2 rangkap berdasarkan Faktur, Laporan Penerimaan
ke-1, Slip Pengepakan, dan Pesanan Pembelian ke-2
Memberikan Bukti Kas Keluar ke-1 ke Bagian Pengeluara Kas
Mengarsipkan Bukti Kas Keluar ke-2 urut tanggal
Gudang
Menerima Sediaan bersama dengan Laporan Penerimaan ke-3
dari Bagian Penerimaan.
25
Mencatat Sediaan ke Kartu Sediaan berdasarkan Laporan
Penerimaan ke-3.
Bagian Pengeluaran Kas

Menerima Bukti Kas Keluar ke-1 dari Bagian Hutang Usaha.
Menerbitkan Cek berdasarkan Bukti Kas Keluar ke-1
Menyerahkan Cek kepada Pemasok. Mengarsipkan Bukti Kas
Keluar ke-1 urut tanggal.
2.10. Notulensi Penelitian

Natalia: Bagaimana proses order persediaan yang dilakukan?
Jion (procurement): Langkah awal yang kami lakukan adalah menerima order pembelian
barang dari bagian logistic untuk melihat rincian pembelian lalu memilah kembali apa yang
harus dibeli, kemudian kami mencari vendor dengan mengajukan penawaran harga, jika
terjadi kecocokan selanjutnya kami akan memproses order pembelian tersebut.
Natalia: Jika proses order dilakukan dengan ketat apakah masih ada celah kesalahan dalam
melakukannya?
Jion (procurement): Tentu saja, terkadang kami hanya menerima permintaan order melalui
telepon singkat bahkan catatan tanpa laporan yang terperinci hal ini terkadang
mengakibatkan beberapa kekeliruan dan juga laporan yang dihasilkan tidak seimbang.
Biasanya kami mengorder tanpa laporan yang jelas juga akibat desakan sehingga kami harus
membuat keputusan yang cepat yaitu mengorder terlebih dahulu baru mengecek laporan
persediaan.
Natalia: Bagaimana proses pembuatan laporan persediaan oleh bagian logistic?
Haikal (logistic): pertama kami memeriksa persediaan yang tersedia lalu mengecek tanda
terima yang diserahkan oleh bagian pengiriman, selanjutnya sebelum memasukan barang ke
gudang kami juga mengecek order pembelian dan menginput penambahan persediaan sesuai
dengan jenisnya.
Natalia: Berapa tingkat kerumitan bagian logistic ini sendiri dalam pembuatan laporan?
Haikal (logistic): Jika diukur tingkat kesulitannya sebenarnya tidak terlalu sulit, namun
ketika terjadinya penerimaan ataupun pengeluaran barang tanpa pemberitahuan kami harus
dengan cepat menulis persediaan tersebut namun terkadang lupa menginputnya kedalam
laporan sehingga terjadi selisih gudang yang baru membuat kami selaku tim logistik untuk
mengingat-ingat lagi.
Natalia: Apa saja pekerjaan yang dilakukan digudang?
26
Marko (gudang): Biasanya saya menghitung stock dengan cara mencocokan order
pembelian dan tanda terima, jika terjadi selisih maka saya harus membuat laporan yang
nantinya diserahkan pada bagian logistik.
Natalia: Artinya ada dukungan yang diberikan oleh bagian logistic, apakah informasi
tersebut membantu?
Marko (gudang): Terkadang informasi yang diberikan cukup membantu, namun tidak
menutup kemungkinan kami terkadang harus mengganti rugi akibat tidak telitian dan
keterlambatan pembagian informasi.
27
3. Desain Secara Umum Untuk Proyek Pengendalian Persediaan
3.1. Tujuan Desain Sistem Secara Umum

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara
umum kepada user dan manajemen tentang sistem baru yang akan kami usulkan. Desain
sistem secara umum merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum
mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci.
Tahap desain sistem secara umum ini kami lakukan setelah tahap analisis sistem selesai
dilakukan dan hasil analisis telah disetujui oleh manajemen. Kami tidak langsung melakukan
desain secara terinci, karena hasil dari desain terinci akan percuma dan sia-sia bila tidak
sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pemakai sistem dan manajemen. Desain secara rinci
akan kami lakukan setelah hasil dari desain secara umum ini disetujui oleh manajemen.
3.2. Tekanan-Tekanan Desain

Tekanan-tekanan desain (design forces) adalah tekanan-tekanan (forces) yang harus
dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengena
sasarannya. Supaya sukses, kami akan mempertimbangkan design forces yang ada dan
bagaimana tekanan tekanan ini mempengaruhi proyek sistem informasi. Sepuluh macam
desain forces akan kami pertimbangkan dalam mendesain sistem informasi ini.
1. Integrasi.
Integrasi dari sistem informasi ini akan dicapai dengan diterapkannya teknologi LAN.
Semua data akan terkumpul dalam database di file server LAN dan akan tersedia untuk
semua proses yang membutuhkannya. Dengan integrasi ini, maka input yang telah
dimasukkan oleh bagian yang lain, tidak perlu dimasukkan kembali oleh bagian
lainnya, cukup mengambilnya dari database di file server, sehingga mempercepat
proses pemasukan data. Sebagai contohnya adalah proses pembuatan kartu persediaan
di sistem baru ini, bagian logistik tidak perlu memasukkan kembali data persediaan,
karena data ini sudah dimasukkan pada waktu terjadi order dan sudah tersimpan di file
"order persediaan" di file server. Demikian juga dengan proses merekamkan transaksi
pembelian, data persediaan sudah tidak perlu dimasukkan kembali, tetapi dapat
diambil dari file "order persediaan".
2. Jalur pemakai/sistem.
Sistem informasi yang kami desain, kami usahakan supaya dapat menyediakan jalur
antara pemakai dengan sistem yang menyenangkan, menarik, konsisten dan mudah
dikontrol oleh pemakai sistem. Jalur pemakai/sistem yang tersedia adalah:
28
a) Query language
Kami akan menggunakan paket DBMS untuk memanipulasi database. User
dapat mengoperasikan sistem lewat program-program aplikasi. Selain itu,
dengan menggunakan DBMS, user dapat juga mengakses database lewat query
language. Dengan query language ini, maka user dapat berkomunikasi langsung
dengan sistem untuk memanipulasi database tanpa lewat program aplikasi. Hal
ini sangat berguna pada kasus-kasus tertentu yang tidak tersedia program
aplikasinya, tetapi informasi mendesak dari database sangat diperlukan. Dengan
query language ini, melalui perintah-perintah pendek dan mudah diingat,
masalah ini dapat diatasi Kami nantinya juga akan mengadakan training kepada
user dan manajemen tentang cara mengoperasikan query langunge ini.
b) Desain layar
Desain layar akan kami lakukan pada tahap desain secara rinci. Supaya
didapatkan jalur pemakai/sistem yang baik, desain layar akan dibuat sejelas
mungkin, urutan informasi yang ditampilkan tidak melompat-lompat, mudah
diikuti dan hanya akan berisi dengan informasi yang relevan saja.
c) Umpan balik.
Semua proses akan didesain untuk menghasilkan waktu respon yang paling
optimal (paling cepat). Untuk response time yang lebih dari 10 detik akan kami
tampilkan berita bahwa sistem sedang melakukan proses, sehingga sistem yang
macet dapat diketahui.
d) Bantuan
Bantuan akan kami sediakan pada proses memasukkan input yang berupa kode-
kode, seperti misalnya kode langganan, kode barang dan kode rekening. User
yang lupa atau ragu-ragu terhadap kode-kode yang akan dimasukkan ke sistem,
dapat menekan suatu tombol tertentu (misalnya tombol F1) di keyboard dan
bantuan tentang kode-kode yang ada akan ditampilkan. Selanjutnya user dapat
memilih kode yang dikehendaki dengan mudah dan langsung dapat masuk ke
sistem.
e) Pengendalian kesalahan
GIGO (Garbage In Garbage Out) merupakan istilah yang populer di pengolahan
data, yaitu sampah yang masuk, sampah pula yang keluar. Untuk mencegah
GIGO dan kesalahan-kesalahan lainnya baik yang disengaja maupun yang tidak
disengaja, maka kesalahan-kesalahan akan dicegah, dideteksi dan harus
dibetulkan.
29
f) Desain workstation.
Untuk kenyamanan kerja dan mengurangi kelelahan dari user, maka workstation
akan kami desain sesuai dengan ergonomics yang baik.
3. Tantangan-tantangan persaingan.
Sistem informasi yang didesain juga ditujukan untuk dapat menghadapi tantangan-
tantangan persaingan, yaitu dengan cara sebagai berikut ini.
a) Sistem informasi ini akan menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh
manajemen dan mengurangi kesalahan-kesalahan yang terjadi.
b) Sistem informasi akan dapat meningkatkan produktivitas pekerja dan
manajemen.
4. Kualitas dan kegunaan informasi.
Informasi harus berguna dan berkualitas. Informasi dikatakan berkualitas dan berguna
bila tepat pada waktunya, tepat nilainya dan relevan. Informasi yang tepat pada
waktunya sangat tergantung dari mereka yang mengoperasikan sistem untuk
menghasilkan informasi ini. Desain dari sistem untuk membuat informasi yang tepat
waktunya hanya dapat kami lakukan dengan merancang proses penghasil informasi
tersebut secepat mungkin. Untuk dapat menghasilkan informasi yang tepat nilainya
sistem informasi akan kami desain dengan memasukkan pengendalian-pengendalian
yang dapat mengarahkan ke hasil informasi yang tepat nilainya ini. Kami juga telah
melakukan analisis tentang kebutuhan-kebutuhan informasi bagi para pemakai,
sehingga informasi yang akan dihasilkan oleh sistem akan relevan.
5. Kebutuhan-kebutuhan sistem.
Semua kebutuhan-kebutuhan sistem telah kami pertimbangkan dalam desain sistem,
meliputi sebagai berikut ini.
a. Keandalan sistem.
Sistem akan dapat diandalkan untuk melakukan proses yang dapat dipercaya,
karena akan dipasang dengan pengendalian penjualan.
b. Ketersediaan.
Sistem informasi akan mudah diakses baik oleh user maupun oleh manajemen
karena telah dipertimbangkan faktor-faktor jalur pemakai/sistem.
c. Keluwesan.
Sistem informasi ini dirancang secara terstruktur, sehingga mudah beradaptasi
sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan yang meningkat.
30
d. Skedul instalasi.
Sampai dengan diterapkannya sistem informasi ini nantinya, batas waktu
pengembangan sistem akan tetap dapat kami lakukan tepat pada waktunya sesuai
dengan yang direncanakan.
e. Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan.
Umur sistem akan dapat bertahan minimum 5 tahun dan mampu bertahan bila
terjadi perubahan-perubahan yang cukup signifikan.
f. Kemudahan dipelihara.
Sistem informasi ini dirancang secara terstruktur dengan dokumentasi yang
lengkap, sehingga mudah dipelihara
6. Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data. Semua kebutuhan-kebutuhan pengolahan data
juga akan dapat ditangani oleh sistem informasi yang sedang didesain ini, meliputi
kebutuhan-kebutuhan sebagai berikut ini.
a. Volume.
Semua volume normal dan volume puncak akan dapat ditangani oleh sistem
informasi tanpa terjadi penundaan-penundaan.
b. Hambatan waktu pengolahan.
Waktu mulai data dimasukkan sampai informasi dihasilkan akan berada dalam
waktu yang dapat diterima.
c. Permintaan perhitungan.
Model-model matematika akan digunakan dalam sistem informasi ini untuk
menghasilkan informasi yang dibutuhkan, seperti misalnya model pembukuan
dan model unit persediaan.
7. Faktor-faktor organisasi.
Sistem informasi ini didesain dengan memperhatikan faktor-faktor organisasi yang ada
di PT Arief Kurniawan. Sistem informasi ini dapat mendukung operasi perusahaan
untuk dapat mencapai tujuannya. PT Arief Kurniawan mempunyai sifat organisasi
perusahaan besar dengan tujuan pencapaian laba yang maksimal. Sistem informasi ini
juga akan dapat menyediakan informasi kepada manajer-manajer fungsional,
khususnya kepada manajer pengadaan barang sesuai dengan tipe organisasi ini yaitu
organisasi fungsional. Gaya manajemen organisasi PT Arief Kurniawan adalah
demokratik, sehingga penerapan teknologi LAN dengan pengolahan yang tersebar
juga sesuai dengan gaya manajemen ini.
31
8. Faktor-faktor manusia.
Sistem informasi ini juga didesain dengan memperhatikan faktor-faktor manusia yang
terlibat dengannya. Sistem informasi akan dapat membantu bukan menyulitkan
manusia yang terlibat, sehingga personil-personil ini akan merasa bersahabat dengan
sistem informasi.
9. Kebutuhan biaya-efektivitas.
Tidak hanya pada tahap perencanaan sistem saja diperhitungkan tentang biaya dan
efektivitas dari sistem informasi yang akan dikembangkan. Akan tetapi pada tahap
desain ini juga akan didesain suatu sistem informasi yang akan menghasilkan manfaat
atau efektivitas yang lebih besar dari biaya yang akan dikeluarkannya. Pada tahap
desain secara umum, terdapat beberapa perubahan-perubahan dari asumsi-asumsi yang
telah dibuat di perencanaan sistem. Di tahap perencanaan sistem diperkirakan
penggunaan dari workstation adalah sebanyak 2 buah, tetapi pada tahap desain umum
ini diperlukan workstation sebanyak 3 buah, sehingga analisis biaya-manfaat perlu
kami lakukan kembali.
10. Kebutuhan-kebutuhan kelayakan.
Lima macam kelayakan, yaitu kelayakan teknik, kelayakan ekonomi, kelayakan
hukum, kelayakan operasi dan kelayakan skedul juga akan kami nilai kembali di tahap
desain sistem ini.
3.3. Desain Model Secara Umum

Model dari sistem informasi yang kami usulkan akan kami sajikan dalam bentuk
physical dan logical. Physical system akan digambar dengan menggunakan bagan alir sistem.
Logical model akan digambar dengan menggunakan diagram arus data yang dilengkapi
dengan kamus data. Tiap-tiap kamus data akan menerangkan secara rinci data yang mengalir
dalam diagram arus data. Physical system akan menunjukkan bagaimana nantinya sistem ini
secara fisik akan diterapkan. Logical model akan menunjukkan bagaimana secara logika
fungsi-fungsi sistem informasi akan bekerja.
Metode pengolahan data yang akan digunakan di sistem ini adalah pengolahan data
tersebar dan metode pengolahan data langsung. Metode pengolahan data tersebar
memungkinkan tiap-tiap departemen untuk memasukkan data sendiri, mengolah dan bahkan
menghasilkan laporan sendiri. Metode pengolahan langsung mempunyai karakteristik, yaitu
semua transaksi yang terjadi akan segera digunakan untuk memutakhirkan file induk,
sehingga setiap saat akan dapat dihasilkan informasi yang terakhir (mutakhir). Langkah-
langkah untuk menerapkan metode-metode ini dalam model sistem informasi disebut dengan
32
prosedur. Prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang
menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan
bagaimana dikerjakannya.
Secara fisik, model dari sistem informasi yang diusulkan tampak pada halaman berikut
ini. Model dari sistem informasi secara fisik ini digambarkan dalam bentuk document
flowchart yang melibatkan beberapa departemen di PT Arief Kurniawan. Pengolahan data
di departemen PDE akan digambarkan tersendiri dalam bentuk bagan alir sistem di halaman
selanjutnya, yang terdiri dari 6 macam proses pengolahan data.
3.4. Desain Output Secara Umum

Output yang akan dihasilkan oleh sistem informasi dapat berupa output di media keras
lewat hard copy device. Output di media keras dapat berupa laporan-laporan formal maupun
dokumen-dokumen hasil cetakan komputer. Macam-macam output ini yang akan dihasilkan
oleh sistem informasi dapat dilihat pada formulir F-102, Output di media lunak bersama-
sama dengan input di media lunak membentuk suatu dialog di layar terminal. Macam-macam
dialog di layar terminal dapat dilihat di formulir F-104.
Kode No. Tipe Format Media Alat Jumlah
Nama Output Distribusi Periode
Output KD output output output output tembusan
L-019 Laporan order persediaan A-219 Internal Tabel Kertas Printer 1 Manajer Mingguan
L-020 Laporan back order A-220 Internal Tabel Kertas Printer 1 Manajer Mingguan
Laporan persediaan yang
L-021 A-221 Internal Tabel Kertas Printer 1 Manajer Mingguan
harus dibeli
L-022 Laporan persediaan harian A-222 Internal Tabel Kertas Printer 1 Manajer Harian
Laporan persediaan
L-023 berdasarkan tingkat A-223 Internal Grafik Kertas Printer 1 Manajer Bulanan
penjualan
No. form F-102
Kode Dialog Nama Dialog Proses Periode
DL-101 Mengecek order 1P Mingguan

DL-102 Mengevaluasi back order 1P Mingguan
DL-103 Membuat kartu persediaan 1P Mingguan
DL-104 Merekamkan transaksi pembelian 1P Harian
DL-105 Merekamkan transaksi pengeluaran 2P Bulanan
No. form F-104
33
3.5. Desain Input Secara Umum
Input yang dibutuhkan oleh sistem informasi ini seperti tampak di diagram arus data juga
terdiri dari dua macam, yaitu yang berupa suatu dokumen dan input berupa dialog di layar
terminal. Input yang berupa dokumen dapat dibutuhkan oleh sistem informasi ini dapat
dilihat pada formulir F-103.
No./ Volume
Kode Nomo Sumber Jumlah
Nama input Distribusi Periode Normal Puncak
input r KD Input tembusan
Order Order Bagian
01-012 persediaan A-010 Pembelian 1 Procurement Harian 100 250
Pengeluaran Order Bagian
01-013 persediaan A-020 Penjualan 1 Logistik Harian 150 300
3.6. Desain Database Secara Umum

Basis data (database) terdiri dari kumpulan file. File-file database yang dibutuhkan oleh
sistem informasi ini seperu tampak di diagram arus data dapat dilihat pada formulir F-105.
No./Kode Organisasi
Nama file Tipe file Media file File kunci
File file
DB1 Pembelian Transaksi Harddisk Indeks Nomor Faktur
DB2 Persediaan Induk Harddisk Indeks Kode Barang
DB3 Penjualan Transaksi Harddisk Indeks Nomor Order
Nomor order+Kode
DB4 Back order Transaksi Harddisk Indeks barang
DB5 Transaksi barang Transaksi Harddisk Indeks Tanggal Transaksi
3.7. Desain Teknologi Secara Umum

Teknologi LAN akan digunakan pada sistem informasi ini. Unit organisasi yang
terlibat dengan jaringan komputer ini adalah bagian pengolahan data elektronik, bagian order
penjualan, bagian kredit, bagian billing/akuntansi dan bagian pengiriman. File server dan
sebuah workstation untuk mencetak laporan-laporan akan diletakkan di bagian PDE Tiga
buah workstation di bagian order penjualan dengan perincian dua buah workstation untuk
menangani order langganan dan sebuah workstation untuk membuat faktür. Sebuah
workstation di bagian kredit. Dua buah worksation di bagian billing dan akuntansi untuk
merekamkan transaksi dan posting ke buku besar. Sebuah workstation di bagian pengiriman.
Jumlah seluruh workstation adalah delapan buah. Peletakan dari masing-masing workstation
di lokasinya tampak pada gambar berikut ini.
34
Dari bentuk LAN yang direncanakan, maka jenis dan jumlah perangkat yang
dibutuhkan dapat ditentukan dan dapat dilihat pada formulir F-106. Kebutuhan perangkat
lunak mengikuti perangkat keras yang akan digunakan dan dapat dilihat pada formulir F-
107.
Total Waktu Perangkat keras
No. Waktu per kegiatan (dtk/mnt/jam)
Kegiatan Lokasi Volume Waktu tersedia dibutuhkan
urut
Time&Motion Kelonggaran Standar Jenis Jumlah
Mengecek
permintaan Order
1 pembelian Pembelian 250 1,50 0,50 2,00 500,00
Merekamkan task
order 250 0,75 0,50 1,25 312,50
812,50 420 Workstation 2
Printer 2
UPS 2
Mengecek Order
2 pemasukan order Penjualan 250 1,50 0,50 2,00 500,00
Merekamkan batch
order 250 0,75 0,50 1,25 312,50
Printer 2
UPS 2
Membuat Kartu Bagian
3 sediaan procurement 250 0,75 0,50 1,25 312,50
Printer 1
UPS 1
Bagian
4 Merekam transaksi procurement 250 0,75 0,50 1,25 312,50
Printer 1
UPS 1
Mencetak laporan-
5 laporan PDE 12 5,00 0,75 5,75 69,00
69,00 420 Workstation
Printer
UPS
File server,
6 Supervisor network PDE harddisk
Console,
UPS EVA,
matrix
Tape
cartridge
UPS
3.8. Desain Pengendalian Secara Umum

Sistem informasi yang baik harus dapat mencegah, menjaga. melacak dan
mengkoreksi kesalahan-kesalahan yang terjadi, baik yang disengaja (kecurangan) maupun
yang tidak disengaja. Untuk maksud ini, maka sistem informasi harus mempunyai
pengendalian dan dapat berupa pengendalian secara umum dan pengendalian aplikasi
(pengendalian), pengendalian pengolahan dan pengendalian keluaran. Pengendalian-
35
pengendalian yang dibutuhkan oleh sistem informasi ini dapat dilihat pada formulir F-108,
F-109, F-110 dan F-111.
Kategori Macam pengendalian yang
Deskripsi Pengendalian
pengendalian dibutuhkan
Pengendalian pemisahan tugas dan tanggung Wewenang transaksi dan penyimpanan aktiva dipisahkan gudang hanya
organisasi jawab antar departemen boleh mengeluarkan barang bila ada surat permintaan barang yang
sudah ditandatangani oleh manajer
Wewenang transaksi dan pengolahan data dipisahkan bagian PDE hanya
boleh merekamkan transaksi persediaan berdasarkan tembusan kartu
sediaan yang ditandatangani oleh manajer
Penyimpanan aktiva dan pelaksanaan dipisahkan
Pemisahan tugas dan tanggung Fungsi pengontrol data, operator dan pustakawan data dipisahkan
jawab dalam departemen
Pengendalian Dokumentasi kode barang Dokumentasi ini diperlukan untuk mengoperasikan sistem pelatihan
Dokumentasi karyawan, acuan bila sistem akan dimodifikasi dan lain sebagainya
Dokumentasi prosedur manual
Dokumentasi backup dan restore
Dokumentasi system
Dokumentasi program
Dokumentasi operasi
Dokumentasi data
Pengendalian Echo check harus mempunyai dua macam bentuk pengendalian ini
Perangkat
Keras
Parity check
Pengendalian Pengawasan terhadap pengaksesan Adanya penjaga (satpam,security)

Keamanan fisik
Fisik
Agenda kunjungan juka ada tamu yang masuk ke ruang pengolahan data
Penggunaan tanda pengenal

Penggunaan alat-alat pengamanan Disediakan alat pemadam kebakaran, UPS, stabilizer, AC
Pengendalian Digunakan data log Data yang masuk ke PDE dicatat oleh data control group
Keamanan
Data
Data disimpan khusus oleh pustakawan data
Otorisasi akses dengan menggunakan password
Tidak semua data didalam komputer tersedia untuk semua orang
back up dan restore (recovery) Tiap minggu dilakukan backup keflashdisk
Form F-108
Kategori pengendalian Macam pengendalian yang dibutuhkan Deskripsi Pengendalian

36
Pengendalian pada tahap Nomor urut di dokumen dasar Supaya dokumen dasar yang hilang dapat
penangkapan data diketahui
Ruang maksimum untuk maisng- Supaya data yang dicatat di dokumen dasar tidak
masing field di dokumen terpotong di rekaman database
Kaji ulang data yang ditangkap Data yang dicatat di dokumen dasar harus di
periksa lagi sebelum dimasukkan ke komputer
Pengendalian pada tahap Echo check Sebelum data direkamkan, akan ditampilkan
pemasukkan data terlebih dahulu di layar untuk dikonfirmasi
kebenarannya
Existence check Kode yang tidak sah akan ditolak
Matching check Kode yang dimasukkan akan diperiksa
keberadaannya di file database dan bila tidak ada
akan ditolak.
Limit atau reasonable check Data yang tidak masuk akal akan ditolak
Batch control total check Nilai yang diposting kedalam kartu sediaan akan
dicocokkan dengan nilainya dan jumlah record
dengan yang tercatat
Penggunaan tanda pengenal
Form. F-109
Macam pengendalian yang

Kategori pengendalian Deskripsi Pengendalian
dibutuhkan
Pencegahan kesalahan- Record locking Mencegah terjadi proses konkurensi akibat
kesalahan penggunaan record yang bersamaan waktunya
untuk file yang sama oleh pemakai yang berbeda.
Proses konkurensi ini mungkin terjadi karena
teknologi komputer yang digunakan adalah LAN
Form. F-110
Macam pengendalian yang

Kategori pengendalian Deskripsi Pengendalian
dibutuhkan
Tahap menyediakan media Menyelenggarakan sistem laporan yang menggunakan media cetak di PT
laporan penyimpanan untuk media laporan Arief Kurniawan direncanakan untuk kartu
cetak sediaan, sehingga lembar faktur ini tidak boleh
dapat diambil oleh sembarang pihak.
Tahap pencetakkan laporan Pengawasan pada saat laporan dicetak diawasi oleh control group, sehingga laporan-
laporan penting tidak jatuh ke tangan yang tidak
berhak
Tahap pengumpulan Membuat daftar laporan yang data control group untuk mengecek kelengkapan
laporan dihasilkan dan kebenaran nilai laporan
Tahap kaji ulang laporan laporan direview sebelum direview data control grup untuk mengecek
didistribusikan kelengkapan dan kebenaran nilai laporan.
Tahap pemilahan laporan pengawasan terhadap personil yang supaya tidak dicatat, disalin atau dibatalkan
memilah laporan
Tahap distribusi laporan membuat daftar distribusi dan supaya laporan tidak keliru didistribusikan,
penerimaan laporan sebagai bukti laporan diterima dengan baik dan
lengkap
Tahap review pemakai review kebenaran sistem pemakai meminta feedback perbaikan-perbaikan dari
pemakai
Form. F-111
37
3.9. Analisis Biaya/Manfaat
Metode pengolahan data yang akan digunakan adalah direct processing dengan
perangkat keras yang menggunakan teknologi DDP Network (LAN) dengan topology
berbentuk star network. File server akan diletakkan di bagian PDE dan masing-masing
workstation diletakkan pada tiap-tiap proses yang membutuhkannya, sebanyak 3
workstation. Karena jumlah workstation berubah dari yan direncanakan di tahap sebelumnya,
berarti biaya pengembangan sistem informasi ini juga berubah (manfaatnya diasumsikan
tetap), maka perlu kami lakukan kembali analisis biaya/manfaat.
Besarnya biaya untuk pengembangan sistem ini adalah:
11.750.00
a. Biaya pembelian perangkat keras 0 0 0 0
0
b. Biaya manajemen dan staff 500.000 0 0 0 0
12.250.00
Total biaya pengadaan 0 0 0 0
0
2. Biaya Persiapan Operasi (start-up cost)
a. Biaya pembelian perangkat lunak sistem 500.000 0 0 0 0
b. Biaya reorganisasi 250.000 0 0 0 0
b. Biaya manajemen dan staff 500.000 0 0 0 0
Total biaya persiapan operasi 1.250.000 0 0 0 0
A
Biaya konsultan.
.
Analisis senior (6 bulan/orang x Rp.
a. 9.000.000 0 0 0 0
1.500.00,-)
b Analisis yunior (6 bulan/orang x Rp.
7.200.000 0 0 0 0
. 1.200.00,-)
Pemrograman (6 bulan/orang x Rp.
c. 6.000.000 0 0 0 0
1.000.00,-)
d
Biaya Perjalanan dan akomodasi 1.000.000 0 0 0 0
.
23.200.00
Total Biaya Konsultan 0 0 0 0
0
a. Biaya untuk mengumpulkan data 150.000 0 0 0 0
b
Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy) 100.000 0 0 0 0
.
c. Biaya rapat 250.000 0 0 0 0
d
Biaya manajemen dan staff 500.000 0 0 0 0
.
Total Biaya tahap analisis system 1.000.000 0 0 0 0
C. Tahap desain system
a. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy) 150.000 0 0 0 0
b
Biaya rapat 250.000 0 0 0 0
.
c. Biaya manajemen dan staff 500.000 0 0 0 0
Total Biaya tahap desain system 900.000 0 0 0 0
D
Tahap penerapan system
.
a. Biaya pembuatan formulir baru 250.000 0 0 0 0
b
Biaya konversi data 150.000 0 0 0 0
.
38
c. Biaya latihan personel 500.000 0 0 0 0
d
Biaya manajemen dan staff 500.000 0 0 0 0
.
Total Biaya tahap penerapan sistem 1.400.000 0 0 0 0
26.500.00
Total biaya proyek 0 0 0 0
0
40.000.00
Total biaya pengembangan sistem 0 0 0 0
0
Biaya personil (operator, bagian 1.500.00 1.500.00 1.750.00 2.000.00
a. 0
administrasi) 0 0 0 0
1.000.00 1.100.00
b. Biaya Overhead (listrik, supplies) 0 500.000 700.000
0 0
Biaya perawatan perangkat keras (reparasi, 1.000.00 1.000.00 1.000.00 1.000.00
c. 0
service) 0 0 0 0
Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi 1.000.00 1.000.00
d. 0 750.000 750.000
sistem 0 0
3.750.00 3.950.00 4.750.00 5.100.00
Total biaya operasi dan perawatan 0
0 0 0 0
40.000.00 3.750.00 3.950.00 4.750.00 5.100.00
Total Biaya-biaya
0 0 0 0 0
Manfaat dari system informasi ini diasumsikan tidak berubah, seperti yang telah
direncankaan di alternative II pada tahap perencanaan sistem sebagai berikut ini.
Tahun
Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4
0
b. Pengurangan kesalahan-kesalahan proses - 1.200.000 1.200.000 1.200.000 1.200.000
c. Pengurangan biaya pemesanan - 3.500.000 6.500.000 9.500.000 12.500.000
e. Pengurangan biaya penyimpanan - 2.000.000 2.000.000 2.000.000 2.000.000
b. Peningkatan kepuasan kerja personil - 3.000.000 3.000.000 3.000.000 3.000.000
c. - 1.500.000 3.000.000 4.500.000 6.500.000
baik
Total Manfaat - 26.300.000 33.800.000 41.300.000 49.300.000
3.10. Penilaian Kelayakan

Penilaian kelayakan yang akan dilakukan meliputi kelayakan semua aspek, yaitu kelayakan
teknik, operasi, jadwal, ekonomi dan hukum. Semua aspek kelayakan ini masih tetap sama
dengan yang dinilai pada tahap perencanaan sistem, kecuali penilaian terhadap kelayakan
ekonomi.
A. Kelayakan teknik.
Item penilaian Penilaian Kelayakan
Kemudahanan dioperasikan Mudah
Ketersediaan teknologi di Mudah
pasaran
B. Kelayakan operasi.
39
Item penilaian Penilaian Kelayakan
Kemampuan personil Mampu
Kemampuan sistem menghasilkan Baik
informasi
Kemampuan pengendalian operasi sistem Mampu
baik
Efisiensi dari sistem Baik
C. Kelayakan jadual.
Item penilaian Kendala Waktu Waktu Pengerjaan
Waktu pengembangan sistem 1 tahun 35 Minggu
Probabilitas Selesai - 100%
Dari waktu yang diberikan untuk menyelesaikan proyek ini, yaitu tidak boleh
lebih dari satu tahun (52 minggu), probabilitas untuk menyelesaikan proyek sebesar
100 %. Kelayakan jadual untuk proyek ini adalah layak.
D. Kelayakan ekonomi
Item penilaian Kendala Proyek Sistem
Dana yang dikeluarkan 40.000.000 40.000.000
Payback period 2th 6 bulan
ROI 151%
NPV i=25% 9.381.376
Secara ekonomi, proyek ini layak untuk dikembangkan, yaitu tidak melebih dana
yang dianggarkan, mempunyai hasil balik yang positip (NPV lebih besar dari nol).
E. Kelayakan hukum.
Proyek ini tidak akan melanggar hukum atau peraturan-peraturan yang berlaku
baik yang telah ditetapkan oleh pemerintah maupun di dalam perusahaan sendiri. Dari
penilaian kelayakan ini, maka hasilnya untuk ke lima kelayakan yang dinilai adalah
semuanya layak.
3.11. Kebutuhan Perangkat Keras

Konfigurasi perangkat keras yang dibutuhkan adalah sebagai berikut ini:
1 File server sebanyak 3 unit menggunakan:

- RAM
40
- disk drive
- serial port
Parallel
- printer port
arcnet network control
- interface
Monitor berwarna
b. 14" 3x500.000 1.500.000,00
Dot Matrix Printer 3x750.000 2.250.000,00
Harddisk 1TB 3x500.000 1.500.000,00
UPS 3x500.000 1.500.000,00
Jumlah biaya pembelian perangkat keras alternatif II 11.105.000,00

2 Lain-lain
a. Tape catridge 3xRp 75.000 225.000,00
b. 150m coaxial cable 150xRp 3.000 450.000,00
Jumlah pembelian perangkat keras alternatif II 11.750.000,00
41
4. Hasil Desain Sistem Terinci Untuk Proyek Pengendalian Persediaan
4.1. Pendahuluan
Desain sistem terinci ini merupakan kelanjutan dari desain sistem umum yang telah
disetujui manajemen. Pada tahap detail desain, kami akan menjelaskan secara rinci
bagaimana dan seperti apa komponen utama sistem informasi persediaan ini. Langkah
utama yang kami lakukan adalah merancang formulir laporan yang diperlukan. Selanjutnya
kami merancang formulir input berupa dokumen-dokumen dasar yang akan digunakan
dalam sistem informasi ini beserta kode-kode input yang digunakan. Kemudian kami mulai
merancang bentuk tampilan dialog layar terminal yang merupakan kombinasi input dan
output di layar terminal. Selanjutnya kami desain secara rinci adalah struktur dari setiap file
database yang digunakan, kapasitas teknologi penyimpanan eksternal dan desain program
komputer.
4.2. Desain Output Terinci

Sebanyak 5 macam bentuk output telah kami desain secara rinci. Output ini terdiri
dari 2 buah berupa output dokumen dan 3 buah berupa laporan-laporan yang dibutuhkan
oleh manajemen. Daftar dari output-output ini dapat dilihat di formulir F 102 di laporan
desain secara umum. Periode dari output-output ini bervariasi, ada yang harian, mingguan
dan bulanan. Semua output ini dicetak menggunakan alat output printer.
Semua output kami desain sesuai dengan pedoman desain output yang baik, yaitu sebagai
berikut ini:
1. Untuk laporan formal, output yang baik dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu:
• Judul laporan
• Tubuh laporan
• Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal
2. Digunakan spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.
3. Laporan akan berisi dengan keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin
akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.
4. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi akan lebih tersaring dan untuk
tingkat manajemen yang lebih rendah akan lebih terinci.
5. Laporan sederhana tetapi jelas
6. Laporan diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan
dipahami oleh pemakainya
7. Ini laporan akurat.
42
8. Bentuk-bentuk laporan adalah standar, sehingga tidak akan menyebabkan
kebingungan bagi mereka yang menggunakannya.
9. Laporan yang dihasilkan semuanya akan berguna.
10. Biaya pembuatan laporan sudah dipertimbangkan.
Untuk mendesain output terinci ini kami menggunakan dua buah alat desain sistem,
yaitu bagan tata letak printer (printer layout chart) untuk menggambarkan sketsa bentuk
output di printer dan kamus data output untuk menjelaskan secara rinci tentang data yang
akan disajikan di output. Adapun output-output yang telah kami desain berserta letaknya di
laporan ini adalah sebagai berikut.
Halaman letak
Nomor/
Printer Kamus
Kode Nama Output Periode
layout data
output
chart output
L-019 Laporan order persediaan Mingguan 5 10
L-020 Laporan back order Mingguan 6 10
L-021 Laporan persediaan terjual Mingguan 5 7
L-022 Laporan persediaan harian Harian 6 8
L-023 Laporan transaksi barang Bulanan 7 12
Output berupa kartu persediaan dicetak di atas kertas sesuai dengan format yang telah
diinput pada sistem yang akan dibuat. Bentuk format sesuai sistem:
Laporan order persediaan:
43
Kamus data order persediaan:
No. Nama item Jangkauan

Tipe Lebar Keterangan
Urut data nilai
1 Nama Manajer C 5 ...
2 Tanggal Dibuat D 6 ...
Tanggal
3 Digunakan D 6 ...
4 Keperluan C 17 ...
5 Kode produk N 2,5 ...
6 Nama Produk C 6 ...
7 Satuan N 2 ...
8 Jumlah N 3 ...
9 Keterangan C 5 ...
10 Catatan C 10 ...
Laporan Backorder
44
Kamus data back order:

Urut data nilai
1 No. Order N 7 ...
2 Tanggal order D 7 ...
Tanggal back
3 order D 7 ...
4 No. back order N 7 ...
5 Kode produk N 2 ...
7 Kuantitas N 2 ...
8 Harga N 3 ...
9 Jumlah N 3 ...
Nama
10 Pelanggan C 5 ...
Laporan persediaan terjual:
45
Kamus data persediaan terjual:

Urut data nilai
1 No.. SO N 4 ...
2 Tanggal D 4 ...
3 Kode Barang N 3 ...
4 Kuantitas N 3 ...
5 Pelanggan C 7 ...
6 Cari C 7 ...
7 Catatan C 7 ...
Laporan Persediaan Harian:
46
Kamus data output laporan persediaan:

Urut data nilai
Nama
2 Produk C 6 ...
3 Satuan N 2 ...
4 Harga Pokok N 3 ...
5 Jumlah N 3 ...
7 Tanggal D 6 ...
8 Total N 5 ...
Laporan Transaksi Barang:
47
Kamus data output transaksi barang:

Urut data nilai
2 Nama Barang C 4 ...
3 Satuan N 3 ...
Persediaan
4 Awal N 3 ...
Penerimaan
5 barang N 7 ...
Pengeluaran
6 barang N 7 ...
Persediaan
7 Akhir N 7 ...
4.3. Desain Input Terinci

Tata letak input terperinci ini mencakup tata letak dokumen formulir dasar yang akan
digunakan untuk menangkap data input beserta semua kode yang digunakan. Dokumen
dasar ini sangat penting dalam sistem informasi. Kesalahan pencatatan data pada dokumen
dasar akan mengakibatkan keluaran yang dihasilkan oleh sistem informasi menjadi tidak
benar. Oleh sebab itu desain dokumen dasar ini kami lakukan dengan sebaik mungkin
mengikuti petunjuk-petunjuk desain yang baik sebagai berikut ini.
1. Ukuran dari dokumen dasar.

Ukuran dari dokumen akan menggunakan ukuran dari kertas yang standar dan banyak
dijual Ukuran kertas yang akan digunakan HVS dengan ukuran A4 memiliki ukuran
umum dengan lebar 21 cm dan panjang 29,7 cm.
2. Judul dokumen dasar.
Dokumen dasar mempunyai judul yang dapat menunjukkan jenis dan kegunaan dari
dokumen dasar tersebut dan nama perusahaan
3. Nomor dokumen dasar.
Nomor dokumen dasar dapat digunakan untuk menunjukkan keunikannya. Nomor
dokumen dasar akan diletakkan di pojok bawah kiri.
48
4. Nomor urut dokumen dasar
Di samping nomor dokumen dasar, nomor urut dari masing-masing dokumen dasar
biasanya dicantumkan di pojok kanan atas Nomor urut ini sangat perlu untuk tujuan
pengendalian (dapat diketahui bila ada dokumen dasar yang hilang bila nomornya
meloncat), untuk pelacakan pemeriksaan dan untuk pengarsipan.
5. Nomor dan jumlah halaman.
Dokumen dasar yang terdiri lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap halaman akan
diberi nomor dan jumlah halamannya, supaya bila ada halaman yang hilang dapat
diketahui.
6. Pembagian area.
Dokumen dasar dibentuk dengan pembagian area sedemikian rupa, sehingga
memudahkan untuk mencarinya guna pengisian atau pencarian data. Pembagian area
ini meliputi area judul, area halaman, area kontrol, area organisasi, area obyek, area
tubuh, area berita, area otorisasi, area jumlah dan area nomor.
7. Caption.
Caption adalah kata-kata yang dicetak di dokumen dasar untuk menunjukkan siapa
yang harus mengisi dan data apa yang harus diisikan. Macam-macam dari caption
yang akan digunakan adalah box caption, yaitu dengan menyediakan kotak-kotak
tempat pengisian dan blocked spaces caption, yaitu: dengan menyediakan blok-blok
ruang kosong untuk tiap-tiap karakter nilai data.
8. Instruksi di dalam dokumen dasar.
Dokumen dasar yang baik harus bersifat self-instruction, artinya harus berisi
instruksi-instruksi yang jelas bagi pengisi untuk menuliskan data tanpa harus bertanya
lagi.
Kami telah mendesain dua buah bentuk dari dokumen dasar yang akan digunakan di
sistem informasi ini. Dokumen-dokumen dasar ini adalah dokumen dasar order persediaan
(untuk mencatat data order dari pemasok) dan dokumen dasar persediaan harian (untuk
mencatat data ringkasan transaksi persediaan yang akan dicatat dibuku besar pembantu).
Bentuk dari dokumen dasar order persediaan dan dokumen dasar persediaan harian yang
telah kami desain adalah sebagi berikut:
49
Dokumen dasar yang telah berisi dengan data nantinya akan digunakan sebagai dasar
isian ke sistem komputer. PT Arief Kurniawan menggunakan teknologi alat masukan
keyboard untuk memasukkan data ke sistem komputer. Untuk membuat proses pemasukan
data ini efisien sekaligus efektif, maka dapat digunakan kode-kode untuk mewakili suatu
data. Dengan digunakannya kode-kode, maka akan dapat mengurangi jumlah input data
yang harus dimasukkan, tetapi tidak mengurangi kelengkapannya. Kode yang akan
digunakan untuk pengendalian persediaan yaitu kode produk.
50
Kode produk: PT Arief Kurniawan mempunyai 250 macam produk barang. yang
digunakan untuk mewakili barang-barang ini akan tetap kami gunakan kode lama yang
sudah ada. Alasan kode lama tetap dipertahankan, karena sudah cukup baik dan dengan
mempertahankan kode lama yang sudah digunakan akan menghindari proses konversi ke
kode baru yang cukup lama. Metode pengkodean untuk kode produk ini adalah dengan
menggunakan kode grup (group code) dengan strukturnya sebagai berikut:
4.4. Desain Dialog Layar Terminal

Desain dialog layar terminal merupakan rancang bangun dari percakapan antara
pamakai sistem dengan komputer Dialog ini dapat terdiri dari proses memasukkan data ke
sistem, menampilkan output informasi kepada pemakai sistem atau keduanya lewat layar
terminal.
Adapun dialog yang telah diidentifikasikan di desain sistem secara umum yang akan
didesain secara rinci di tahap ini adalah sebagai berikut:
Nomor/
Kode Nama Dialog
output
DL-001 Mengecek persediaan
DL-002 Merekam pesanan pembelian
DL-003 Merekam laporan penerimaan
DL-004 Merekam laporan pengeluaran
DL-005 Kartu persediaan
Selain dialog-dialog ini yang akan didesain secara terinci, juga terdapat dialog-dialog
lainnya yang berupa menu untuk mengintegrasikan proses-proses program yang ada. Dua
buah dialog menu akan digunakan di sistem ini, yaitu menu utama dan menu mencetak
laporan. Dialog untuk mencetak laporan-laporan juga belum diidentifikasikan di desain
sistem secara umum. Terdapat sebanyak 5 dialog untuk masing- masing laporan yang akan
dicetak di printer. Dengan demikian jumlah seluruh dialog (termasuk dialog menu dan
51
dialog mencetak laporan adalah sebanyak 10 buah. Bagan dialog dari dialog menu utama
dan kamus datanya adalah sebagai berikut:
4.5. Desain Database Terinci

PT Ariel Kurniawan mempunyai suatu database yang umum berada di file server.
Database ini akan digunakan oleh semua aplikasi bersama-sama. Database untuk aplikasi
sistem pengendalian persediaan ini terdiri dari beberapa file seperti yang telah
diidentifikasikan di desain sistem secara umum formulir F-105. Semua file-file database
untuk sistem ini terletak di media simpanan luar hard disk. File-file database yang akan
didesain strukturnya secara terinci adalah sebagai berikut ini.
Nomor/
Kode Nama File
File
DL-001 Pembelian
DL-002 Persediaan
DL-003 Penjualan
DL-004 Backorder
DL-005 Transaksi Barang
Struktur dari file dapat didesain berdasarkan arus data masuk dan arus data keluar
yang mempengaruhi file tersebut.
1. Arus data masuk dan arus data keluar untuk file pembelian (DL-001):
52
2. Arus data masuk dan arus data keluar untuk file persediaan (DL-002):
3. Arus data masuk dan arus data keluar untuk file penjualan (DL-003):
4. Arus data masuk dan arus data keluar untuk file back order (DL-004):
5. Arus data masuk dan arus data keluar untuk file transaksi barang (DL-005):
53
Kamus data order persediaan:
No. Jangkauan
Nama item data Tipe Lebar Keterangan
Urut nilai
1 Nama Manajer C 5 ...
2 Tanggal Dibuat D 6 ...
3 Tanggal Digunakan D 6 ...
4 Keperluan C 17 ...
7 Satuan N 2 ...
8 Jumlah N 3 ...
10 Catatan C 10 ...
Kamus data back order:

Urut data nilai
1 No. Order N 7 ...
2 Tanggal order D 7 ...
Tanggal back
3 order D 7 ...
4 No. back order N 7 ...
5 Kode produk N 2 ...
7 Kuantitas N 2 ...
8 Harga N 3 ...
9 Jumlah N 3 ...
Nama
10 Pelanggan C 5 ...
54
Kamus data persediaan terjual:

Urut data nilai
1 No.. SO N 4 ...
2 Tanggal D 4 ...
4 Kuantitas N 3 ...
5 Pelanggan C 7 ...
6 Cari C 7 ...
7 Catatan C 7 ...
Kamus data laporan persediaan:
No. Jangkauan
Urut nilai
3 Satuan N 2 ...
4 Harga Pokok N 3 ...
5 Jumlah N 3 ...
7 Tanggal D 6 ...
8 Total N 5 ...
55
Kamus data transaksi barang:
No. Jangkauan
Urut nilai
2 Nama Barang C 4 ...
3 Satuan N 3 ...
4 Persediaan Awal N 3 ...
5 Penerimaan barang N 7 ...
6 Pengeluaran barang N 7 ...
7 Persediaan Akhir N 7 ...
4.6. Desain Teknologi Terinci

Desain teknologi terinci yang akan dilakukan pada tahap ini adalah mendesain
kapasitas dari simpanan luar yang akan digunakan untuk database dan perangkat-perangkat
lunaknya. Semua data transaksi akan tetap disimpan di simpanan luar selama periode yang
diinginkan oleh manajemen, yaitu selama setengah tahun. Besarnya kapasitas yang
dibutuhkan dapat dihitung sebagai berikut:
Volume
Panjang Besar
File 1 180 Kejadian
Record File
hari hari
Pembelian 10 0 3000 5 30000
Persediaan 79 0 250 1 19750
Penjualan 86 250 45000 1 3870000
Backorder 37 10 1800 1 66600
Transaksi
2340000
Barang 52 250 45000 10
Total 6326350
Semua file yang digunakan indeks dan besarnya file indeks diambil sebesar 30% dari
besarnya file data, sehingga besarnya seluruh file data termasuk file indeknya adalah
6326350 + 30% x 6326350 = 8224255 byte = 8,22 MB. Sebagai cadang pertumbuhan file
di masa mendatang diambil sebesar 100% dari besarnya file semula, sehingga kapasitas
simpanan luar yang diperlukan untuk file data dan indeksnya adalah sebesar 2 x 8,22 MB
56
=16,44 Mb. Besarnya perangkat lunak aplikasi diperkirakan tidak lebih dari 5 MB, sehingga
total keseluruhan kapasitas simpanan luar yang dibutuhkan adalah 21,44 MB. Kapasitas ini
telah sesuai dengan yang diperkirakan di tahao desain secara umum, yaitu sebesar 1 TB.
4.7. Desain Program Komputer

Desain program komputer yang akan dilakukan adalah secara moduler, yaitu program
akan dipecah-pecah menjadi modul-modul kecil yang mudah dibuat, mudah dites, mudah
dilacak jika terjadi kesalahan dan mudah dimodifikasi.
Tiap-tiap program ini dapat dipecah-pecah kembali ke dalam modul-modul yang

lebih kecil. Untuk Program Order dapat terdiri dari tiga modul utama yang sudah tampak
di DAD, yaitu modul "mengecek order sediaan", modul "merekamkan back order" dan
modul "membuat order pembelian".
57
5. Implementasi Sistem Untuk Proyek Pengendalian Persediaan
5.1. Skedul Waktu Kegiatan Implementasi

Minggu
Kegiatan Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Pemilihan Pemasangan perabot dan
dan aksesoris, pemasangan instalasi
persiapan AC, instalasi listrik, pendeteksi
tempat kebakaran, UPS, Wifi, dan
sambungan telepon.
Pengadaan Pengiriman perangkat keras,
perangkat instalasi perangkat keras dan
keras dan instalasi/penyambungan printer
pendukung dan wifi
perangkat
keras
Pembelian proses pembelian perangkat
perangkat lunak.
lunak
Instalasi Proses instalasi sambungan
perangkat jaringan, lalu menginstalasi
keras dan perangkat lunak.
lunak
Pengetesan Program dites untuk tiap-tiap
perangkat modul dan pengetesan untuk
lunak semua model yang telah
sistem dirangkai.
Pengetesan Memeriksa kekompakan antar
sistem komponen sistem yang telah
diimplementasi.
Konversi Meletakkan sistem baru supaya
sistem siap mulai untuk dapat
digunakan.
Pemilihan Melakukan penempatan posisi
dan bagi karyawan lama, dan
perekrutan perekrutan karyawan baru yang
personil memang dibutuhkan.
Pelatihan Mengadakan seminar sebagai
personil bentuk pelatihan, menjelaskan
kegiatan masing-masing personil,
membagi tugas-tugas yang rumit
dan vital, melakukan simulasi,
dan meletakkan personil pada
posisi tempatnya bekerja.
58
5.2. Pemilihan Tempat Dan Instalasi Perangkat Lunak
Jika peralatan baru akan dimiliki, maka tempat atau ruangan untuk peralatan
ini perlu dipersiapkan terlebih dahulu. Keamanan fisik dari tempat perlu juga
dipertimbangkan. Sistem komputer yang besar membutuhkan tempat dengan
lingkungan yang lebih harus diperhitungkan. Persiapan fisik ini meliputi juga AC
(air conditioner) untuk mengatur temperatur ruangan, penerangan-penerangan
yang cukup, pendeteksi kebakaran, telepon dan lain sebagainya. Untuk komputer
mikro, persiapan fisik ruangan dapat lebih sederhana. Hal lainnya yang perlu
diperhatikan adalah peletakan perabot-perabot sehingga semua peralatan dapat
mudah dijangkau secara efektif.
Langkah selanjutnya setelah persiapan fisik tempat adalah menginstalasi

perangkat keras yang sudah dikirim dan menginstalasi perangkat lunak yang sudah
ada. Perangkat keras dan perangkat lunak biasanya dipasang oleh penjual dan dites
antara penjual bersama-sama dengan pembeli.
5.3. Pemerolehan Perangkat Lunak Sistem

Metode perolehan perangkat lunak sistem dengan membeli sebuah sistem
yang telah didesain sedemikian rupa sehingga modul yang digunakan sesuai
dengan permintaan yang dibutuhkan oleh PT. Arief Kurniawan. Hal ini dipilih
karena apabila terjadi kesalahan sistem, pihak yang menjual sistem tersebut dapat
membantu memecahkan solusi, modul yang digunakan juga lebih terintegrasi
apabila membeli dengan permintaan yang telah dipenuhi.
Pertimbangan lain yang sangat diperhatikan oleh PT Arief Kurniawan

adalah sistem yang relevan dan user friendly sehingga para karyawan dapat
menerima perubahan yang terjadi.
5.4. Pengetesan Sistem

Pengetesan sistem biasanya dilakukan setelah pengetesan program.
Pengetesan sistem (system testing) dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar
komponen sistem yang diimplementasi Tujuan utama dari pengetesan sistem ini
adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen- komponen dari
sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan
untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahan-kelemahan yang mungkin
masih terjadi. Pengetesan sistem termasuk juga pengetesan program secara
menyeluruh. Pada pengetesan program, masing-masing program yang telah
berjalan dengan benar dan baik bukan berarti program tersebut juga akan dapat
59
berjalan dengan program lainnya dalam sistem dengan baik. Kumpulan dari semua
program yang telah diintegrasikan perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu
program dapat menerima input data dengan baik, dapat memprosesnya dengan
baik dan dapat memberikan output kepada program yang lainnya.
5.5. Konversi Sistem

Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru
supaya siap mulai untuk dapat digunakan. Ada beberapa pendekatan untuk
melakukan konversi sistem, untuk proyek pengendalian persediaan pendekatan
yang digunakan adalah pendekatan bertahap.
Pendekatan ini dilakukan dengan menerapkan masing-masing modul sistem

yang berbeda secara urut. Tiap-tiap modul dioperasikan terlebih dahulu dan jika
telah sukses maka disusul oleh modul yang lainnya dan seterusnya sampai semua
modul berhasil dioperasikan. Pendekatan bertahap (stepped conversion atau
staged conversion atau phase-in conversion) atau disebut juga dengan pendekatan
potongan bertahap (phased cut-over approach). Contoh dari pendekatan ini
misalnya adalah suatu sistem informasi pengendalian persediaan yang terdiri dari
beberapa modul seperti modul persediaan harian, saldo persediaan, dan lain
sebagainya yang tiap-tiap modul dapat diterapkan secara bertahap.
Tahap konversi sistem dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut

ini:
1) Konversi dokumen dasar.

Sistem informasi merupakan sistem yang banyak menggunakan dokumen
dasar. Sering kali dokumen dasar di sistem yang lama diganti dengan
dokumen dasar yang baru di sistem baru. Dokumen dasar merupakan bukti
dari transaksi dan berisi dengan data transaksi yang terjadi. Data di dokumen
dasar merupakan sumber input bagi sistem informasi. Jika dokumen dasar
ini diganti, maka dokumen dasar yang lama sudah tidak sesuai lagi dengan
input sistem informasi, sehingga dokumen dasar yang baru harus sudah
digunakan. Dokumen dasar ini perlu dipesan terlebih dahulu dari perusahaan
percetakan.
60
2) Konversi file
Sementara menunggu cetakan dokumen dasar dari perusahaan percetakan,
konversi file dapat dilakukan. Konversi file dapat berbentuk sebagai berikut
ini.
a. Konversi dari file komputer lama ke file komputer yang baru. Jika
suatu file yang baru akan digunakan untuk menggantikan file lama
yang sudah ada, maka data di file lama harus dikonversikan supaya
kompatibel dengan format dan struktur file yang baru. Untuk
melakukan konversi ini dapat dilakukan secara manual atau secara
otomatis. Secara manual dapat dilakukan dengan cara mencetak isi filc
lama ke media kertas terlebih dahulu dan dimasukkan ulang ke file
baru lewat alat input lagi. Secara otomatis dapat dilakukan lewat
proses komputer dengan membuat program konversinya.
b. Konversi dari data di catatan manual ke file komputer.
Jika perusahaan sebelumnya beroperasi dengan sistem manual, maka
semua data yang diperlukan yang sebelumnya dicatat di catatan
manual atau masih tercatat di dokumen dasar perlu dikonversikan ke
file komputer. Cara konversi ini hanya dapat dilakukan secara manual,
yaitu dengan memasukkan data tersebut lewat alat input.
3) Mengoperasikan sistem.
Setelah semua dokumen dasar siap digunakan dan semua data yang
diperlukan sudah terekam di file baru, sistem yang baru dapat mulai
dikonversikan atau dioperasikan.
5.6. Pemilihan dan Pelatihan Personil

Pemilihan Personil
Personil dipilih dapat berasal dari dua sumber, yaitu karyawan-karyawan yang
telah ada di perusahaan atau calon karyawan dari luar perusahaan. Pemilihan
terhadap karyawan yang sudah ada terlebih merupakan prioritas pertama dengan
pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut ini.
1) Mentransfer karyawan yang ada ke posisi yang baru umumnya lebih mudah
dibandingkan dengan merekrut karyawan baru dari luar.
2) Karyawan yang ada biasanya sudah atau lebih memahami operasi dari
perusahaan, sedang karyawan yang baru masih membutuhkan waktu yang
61
lama untuk mempelajari cara-cara perusahaan beroperasi.
3) Moral karyawan akan lebih meningkat untuk posisi baru yang lebih baik,
khususnya jika menduduki posisi di sistem yang baru.
Pelatihan Personil
Personil-personil yang akan menduduki posisi yang baru perlu dilatih untuk hal-
hal yang mereka belum memahaminya. Personil-personil ini perlu mempelajari
kepandaian-kepandaian atau pengetahuan-pengetahuan baru yang mungkin
mereka belum mengerti atau belum menguasai sebelumnya. John Burch dan Gary
Grudnitski membedakan antara pelatihan (training) dan pendidikan (education).
Pelatihan (training) dimaksudkan untuk personil-personil operasi (operating
personnel): Personil yang masuk dalam kategori ini adalah personil-personil yang
akan mengoperasikan sistem, yaitu mereka yang terlibat dalam Tugas
mempersiapkan input, memproses data, mengoperasikan sistem, merawat dan
menjaga sistem. Pendidikan (education) dimaksudkan untuk pemakai informasi
(user of information). Personil yang masuk dalam kategori ini adalah personil-
personil di area fungsi lain yang akan menggunakan sistem, seperti misalnya
salesman, akuntan, manajer produksi dan lain sebagainya. Pendidikan untuk
personil ini lebih ditekankan pada bagaimana kerja dari sistem dan apa yang dapat
diperoleh dari sistem, sedang pelatihan lebih ditekankan pada bagaimana cara
mengoperasikan sistem..
62

Revisi Laporan Proyek Pengendalian Persediaan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Revisi Laporan Proyek Pengendalian Persediaan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN PROYEK PENGENDALIAN PERSEDIAAN

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

Halaman Judul ........................................................................................................................... i

1.1. Latar Belakang Organisasi

1.2. Ruang Lingkup Proyek Sistem

1.3. Sasaran Proyek Sistem Informasi

1.5. Kebutuhan-Kebutuhan Informasi Pemakai Sistem

1.6. Kegiatan Pengembangan yang Akan Dilakukan

1.7. Pendekatan Pengembangan Yang Akan Digunakan

1.8. Metode Penerapan Sistem Yang Diusulkan

1.10. Pemecahan Alternatif

1.11. Kendala-Kendala Proyek Sistem Informasi

1.12. Biaya Pengembangan Proyek Sistem Informasi

1. Biaya Pengadaan (procurement cost)

a. Biaya pembelian perangkat keras 7.500.000 - - - -

b. Biaya manajemen dan staff 1.000.000 - - - -

Total biaya pengadaan 8.500.000 - - - -

2. Biaya Proyek (project-related cost)

a. Analisis senior (5 bulan/orang x Rp.

c. Pemrograman (5 bulan/orang x Rp.

d. Biaya Perjalanan dan akomodasi 2.000.000 - - - -

Total Biaya Konsultan 17.450.000 - - - -

B. Tahap analisis sistem

a. Biaya untuk mengumpulkan data 150.000 - - - -

b. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy) 200.000 - - - -

c. Biaya rapat 300.000 - - - -

d. Biaya manajemen dan staff 1.000.000 - - - -

Total Biaya tahap analisis sistem 1.650.000 - - - -

C. Tahap desain sistem

a. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy) 150.000 - - - -

b. Biaya rapat 300.000 - - - -

c. Biaya manajemen dan staff 1.000.000 - - - -

Total Biaya tahap desain sistem 1.450.000 - - - -

D. Tahap penerapan sistem

a. Biaya pembuatan formulir baru 400.000 - - - -

b. Biaya konversi data 400.000 - - - -

c. Biaya latihan personel 1.000.000 - - - -

d. Biaya manajemen dan staff 1.000.000 - - - -

Total Biaya tahap penerapan sistem 2.800.000 - - - -

Total biaya proyek 23.350.000 - - - -

Total biaya pengembangan sistem 31.850.000 - - - -

a. Biaya personil (operator, bagian administrasi) - 200.000 250.000 250.000 300.000

b. Biaya Overhead (listrik, supplies) - 300.000 350.000 350.000 400.000

c. service) - 450.000 450.000 550.000 550.000

Total biaya operasi dan perawatan - 1.450.000 1.550.000 1.750.000 1.950.000

Total Biaya-biaya 31.850.000 1.450.000 1.550.000 1.750.000 1.950.000

1. Biaya Pengadaan (procurement cost)

a. Biaya pembelian perangkat keras 8.500.000 - - - -

b. Biaya manajemen dan staff 500.000 - - - -

Total biaya pengadaan 9.000.000 - - - -

2. Biaya Persiapan Operasi (start-up cost)

a. Biaya pembelian perangkat lunak sistem 500.000 - - - -

b. Biaya reorganisasi 250.000 - - - -

b. Biaya manajemen dan staff 500.000 - - - -

Total biaya persiapan operasi 1.250.000 - - - -

3. Biaya Proyek (project-related cost)

Analisis senior (5 bulan/orang x Rp.

Total Biaya Konsultan 17.450.000 - - - -

B. Tahap analisis sistem

a. Biaya untuk mengumpulkan data 150.000 - - - -

b. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy) 200.000 - - - -

c. Biaya rapat 300.000 - - - -

d. Biaya manajemen dan staff 1.000.000 - - - -