LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Gelombang 1

DI KEJAKSAAN NEGERI PADANG LAWAS UTARA

Oleh :

ALLIA ROSINTAN SIREGAR

00698335198

OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

SMK N 1 AEK NABARA BARUMUN
KECAMATAN AEK NABARA BARUMUN
KABUPATEN PADANG LAWAS
2023
 BIODATA SISWA

Nama Siswa : ALLIA ROSINTAN SIREGAR

Nis/Nisn : ...............................................................................
Tempat, Tgl Lahir : AEK NABARA 01, OKTOBER 2006
Jenis Kelamin : Prempuan
Agama : Islam
Kelas / Jurusan : XI OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN
Alamat : Sayur matua padang hunik
No. HP : 081260143757
Nama Pembimbing : ...............................................................................
Sekolah

Nama DU/DI : KEJAKSAAN NEGERI PADANG LAWAS UTARA

Alamat DU/DI : Jl. Perwira Lingkungan III No.61, Pasar Gunung Tua Kec. Padang
Lawas Utara, Sumatera UTara
Nama Pimpinan : HARTAM EDIYANTO S.H. M.Hum
DU/DI
Nama Pembimbing : ALMADIO KOTO MUSLIKH
DU/DI

Lama PKL : 2 Bulan

Judul Laporan : Korespondensi Bagian Manejerial Kepegawaian Simkari di
Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara

Tanda Tangan
Siswa yang bersangkutan
Tempelkan
pash photo

3x4
(..........................................)
SURAT PERNYATAAN TELAH MELAKUKAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)
Gelombang 1

DI .........................................Di Isi Nama Du/Di .........................................

Saya yang bertanda tanggan dibawah ini :

Nama Siswa : ..................di isi nama siswa..................

Nis/Nisn : ..................di isi nis/nisn siswa..................
Tempat, Tgl Lahir : ..................di isi tempat dan tgl lahir siswa..................
Jenis Kelamin : ..................di isi dengan jenis kelamin siswa..................
Agama : ..................di isi agama siswa..................
Kelas / Jurusan : ............di isi sesuai dengan kelas / jurusan siswa.............

Telah selesai melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di ..........................di isi nama
DU/DI..............mulai tanggal ......di isi tgl dan mulai praktek............ sampai dengan ......di isi
tgl dan bulan berakhirnya praktek............ tahun 2023.

Tempat Du/Di, .....diisi dengan tgl, bulan dan

tahun berakhirnya PKL.......
Mengetahui, Yang membuat pernyataan
Pimpinan Du/Di HARTAM
EDIYANTO S.H. M.Hum

...........DI ISI NAMA SISWA.........

...........DI ISI NAMA pimpinan .........DI ISI NISN SISWA.......
DU/DI.........
.........DI ISI Nip Pimpinan DU/DI
Kalau ada.......
 SURAT PERNYATAAN
PEMERIKSAAN LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)
OLEH PEMBIMBING SEKOLAH

Saya yang bertanda tanggan dibawah ini :

Nama Siswa : ..................di isi nama siswa..................

Nis/Nisn : ..................di isi nis/nisn siswa..................

Tempat, Tgl Lahir : ..................di isi tempat dan tgl lahir siswa..................

Jenis Kelamin : ..................di isi dengan jenis kelamin siswa..................

Agama : ..................di isi agama siswa..................

Kelas / Jurusan : ............di isi sesuai dengan kelas / jurusan siswa.............

Telah selesai diperiksa Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Gelombang 1

di ..........................di isi nama DU/DI..............mulai tanggal ......di isi tgl dan mulai
praktek............ sampai dengan ......di isi tgl dan bulan berakhirnya praktek............ tahun
2023.

Tempat Du/Di, .....diisi dengan tgl, bulan dan

tahun berakhirnya PKL.......

Yang membuat pernyataan

Pembimbing sekolah,

...........DI ISI NAMA SISWA.........

...........DI ISI NAMA pembimbing
sekolah........
.........DI ISI Nip pembimbing .........DI ISI NISN SISWA.......
sekolah.......

Megetahui,

Ketua Panitia Praktek Kerja Lapangan tahun 2023

SMK NEGERI 1 AEK NABARA BARUMUN

RIZKI RAHMADAN, S.Pi

Nip. 19840612 201403 1 004

SURAT PERNYATAAN
PEMERIKSAAN LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)
OLEH PEMBIMBING DU/DI
Saya yang bertanda tanggan dibawah ini :
Nama Siswa : ..................di isi nama siswa..................
Nis/Nisn : ..................di isi nis/nisn siswa..................
Tempat, Tgl Lahir : ..................di isi tempat dan tgl lahir siswa..................
Jenis Kelamin : ..................di isi dengan jenis kelamin siswa..................
Agama : ..................di isi agama siswa..................
Kelas / Jurusan : ............di isi sesuai dengan kelas / jurusan siswa.............

Telah selesai diperiksa Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) gelombang 1

di ..........................di isi nama DU/DI..............mulai tanggal ......di isi tgl dan mulai
praktek............ sampai dengan ......di isi tgl dan bulan berakhirnya praktek............ tahun
2023.

Tempat Du/Di, .....diisi dengan tgl, bulan dan

tahun berakhirnya PKL.......

Yang membuat pernyataan

Pembimbing sekolah,

...........DI ISI NAMA SISWA.........

...........DI ISI NAMA pembimbing
DU/DI........ .........DI ISI NISN SISWA.......
.........DI ISI Nip pembimbing
DU/DI.......

Megetahui,
PIMPINAN DU/DI

..........................................................................

.................................................

............................................

MOTTO KEJAKSAAN NEGERI PADANG LAWAS UTARA

TRI KRAMA ADHYAKSA

SATYA

Kesetiaan yang Bersumber dari Rasa Jujur, Baik Terhadap Tuhan Yang Maha Esa Diri
Pribadi dan Keluarga Maupun Kepada Sesama Manusia

ADHI

Kesempurnaan dalam Bertugas dan yang Berunsur Utama Pemilikan Rasa Tanggung Jawab
Terhadap Tuhan Yang Maha Esa, Keluarga dan Sesama Manusia

WICAKSANA
Bijaksana dalam Tutur Kata dan Tingkah Laku Khususnya dalam Penerapan Tugas dan
Kewenangannya.

VISI DAN MISI KEJAKSAAN NEGERI PADANG LAWAS UTARA

VISI
Menjadi Lembaga Penegak Hukum Yang Modern, Berintegritas, Profesional dan Akuntabel
dalam Mewujudkan Supremasi Hukum di Indonesia

MISI

 Meningkatkan Pelaksanaan Fungsi Kejaksaan RI dalam Pelaksanaan Tugas dan

Wewenang, Baik dalam Segi Kualitas dan Kuantitas Penanganan Perkara Seluruh
Tindak Pidana, Penanganan Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara, Serta
Meningkatkan Kegiatan Intelijen Penegakaan Hukum secara Modern, Berintegritas,
Profesional dan Akuntabel yang Berlandaskan Keadilan,Kebenaran serta Nilai-Nilai
Kepatutan dalam Rangka Penegakan Hukum.
 Mewujudkan Peran Kejaksaan RI dalam Hubungan Internasional,Kerja Sama Hukum,
dan Penyelesaian perkara Lintas Negara.
 Mewujudkan Aparatur Kejaksaan RI yang Modern, Berintegritas, Profesional,dan
Akuntabel guna Menunjang Kelancaran pelaksanaan Tugas pokok,Fungsi dan
Wewenang,Terutama dalam Upaya Penegakan Hukun yang Berkeadilan serta Tugas-
Tugas Lainnya.
 Melaksanakan Pembenahan dan Penataan Kembali Struktur Organisasi Kejaksaan RI,
pembenahan Informasi Manajemen terutama Mengimplementasikan Program Quick
Wins agar dapat segera di akses Masyarakat, Penyusunan Cetak Biru (Blue-Print)
Pembangunan Aparatur Kejaksaan RI Jangka Menengah dan Jangka Panjang Tahun
2025, Menertibkan dan menata Kembali Manajemen Keuangan, dan Peningkatan
sarana dan Prasarana serta Optimalisasi Penerapan Tegnologi Informasi (TI).
 Meningkatkan Reformasi Birokrasi dan Tata Kelola Kejaksaan RI yang Bersih dan
Bebas KKN Melalui Reformasi Mental dalam Pelaksanaan Tugas dan Wewenang.

ii

KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT atas limpahan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga Praktikan
dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan yang dilaksanakan pada
KEJAKSAAN NEGERI PADANG LAWAS UTARA.
Begitu banyak pemahaman dan pelajaran yang diterima selama kegiatan Praktik Kerja
Lapangan dan beragam kendala yang dihadapai Praktikan dalam proses penyusunan Laporan
Praktik Kerja Lapangan. Ungkapan terima kasih Praktikan tunjukan kepada pihak-pihak
berikut yang telah member bantuan, arahan, maupun dorongan kepada praktikan selama
seluruh kegiatan Praktik Kerja Lapangan.

1. Lansaidar Lubis Selaku kepala sekolah SMK N 1 AEK NABARA BARUMUN.

2 Rizky Ramadhan selaku guru pembimbing yang telah memberikan arahan dan bimbingan
kepada praktikan dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan.

3. Juliana harahap selaku guru monitoring selama praktikan dalam masa praktik kerja
lapangan.

4. Siti Aminah siregar selaku kepala jurusan Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran di SMK N
1 AEK NABARA BARUMUN.

5. Erwin Ade Putra Silaban, S.H. Selaku Kepala Sub Bagian Pembinaan.

6. Almadio Koto Muslikh Selaku Pembimbing di Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara dan
Sebagai bagian CMS SIMKARI

7. Ibunda serta kakak dan adik yang telah memberikan dukungan moril maupun materil
kepada praktikan sehingga dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan.

8. Teman-teman tercinta yang sudah memberikan semangat sehingga praktikan dapat

menyelesaikan laporan dengan baik.

Praktikan menyadari bahwa Laporan ini masih jauh dari sempurna.Oleh karena itu, kritik dan
saran yang membangun sangat diharapkan demi perbaikan penyusunan laporan yang
mendatang. Semoga karya tulis ini selalu mendapat Ridha-Nya dan dapat memberikan
manfaat bagi pembaca..

Gunung Tua, 18 Maret 2023

iii

DAFTAR ISI
 Halaman
SURAT PERNYATAAN ............................................................................... ii
KATA PENGANTAR .................................................................................. iii
DAFTAR ISI ...................................................................................................v
DAFTAR TABEL ........................................................................................ vii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................... viii

BAB I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang PKL .................................... ............................................... 1
B. Maksud dan Tujuan PKL ............................................................................. 2
C. Kegunaan PKL.............................................................................................. 3
D. Tempat PKL ................................................................................................. 4
E. Jadwal Waktu PKL ....................................................................................... 5
BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL

II Sejarah Perusahaan........................................................................................

II Struktur Organisasi...........................................................................................

II Kegiatan Umum Perusahaan .............................................................................

BAB III. MATERI dan METODE

II. 1. Materi ........................................................................................................

II. 2. Metode .......................................................................................................

BAB IV PEMBAHASAN

IV 1. KORESPONDENSI................................................................................

IV 2. KEARSIPAN.............................................................................................

IV 3. KEPEGAWAIAN......................................................................................

IV 4. PNBP........................................................................................................

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN

IV 1. Kesimpulan .............................................................................................

IV 2. Saran .......................................................................................................

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN/DOKUMENTASI

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang PKL

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat sekarang ini, membuat kita untuk

lebih membuka diri dalam menerima perubahan-perubahan yang terjadi akibat kemajuan dan

perkembangan tersebut. Dalam masa persaingan yang sedemikian ketatnya sekarang ini,

menyadari sumber daya manusia merupakan model utama dalam suatu usaha, maka kualitas

tenaga kerja harus dikembangkan dengan baik. Jadi perusahaan atau instansi diharapkan

memberikan kesempatan pada siswa/i untuk lebih mengenal dunia kerja dengan cara

menerima siswa/i yang ingin mengadakan kegiatan praktek kerja lapangan. Perkembangan

ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) saat ini menciptakan struktur global. Struktur

tersebut mengakibatkan semua bangsa termasuk Indonesia masuk ke dalam suatu tatanan

global yang seragam. Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor kunci dalam

reformasi ekonomi, namun dalam selama ini kita mengabaikan penciptakan Sumber Daya

Manusia yang berkualitas dan memiliki keterampilan serta berdaya saing tinggi dalam

persaingan global. Sumber Daya Manusia merupakan faktor utama dalam pengelolaan suatu

organisasi. Sumber Daya Manusia yang memiliki kualitas tinggi menjadi penggerak roda

organisasi dalam mencapai dan mewujudkan tujuan dan sasaran yang ditetapkan. Karena itu,

produktivitas Organisasi sangat ditentukan oleh produktivitas Sumber Daya Manusia yang

bersangkutan. Untuk memberdayakan 1 Sumber Daya Manusia bermutu agar tidak menjadi

beban melainkan jadi modal perusahaan atau organisasi, diperlukan dua kriteria, yakni

mereka yang mempunyai motivasi kerja tinggi dan kemampuan unggul. Kadarnya bisa

berbeda-beda, tergantung skala organisasi, tantangan yang dihadapi, serta rencana strategis

1
pengembangan Sumber Daya Manusia Mengelola Sumber Daya Manusia di dalam sebuah

organisasi sangatlah penting hal ini dikarenakan Sumber Daya Manusia merupakan salah satu

komponen di dalam perusahaan yang sangat dibutuhkan bagi kemajuan sebuah perusahaan

atau organisasi. Selain itu dari berbagai sumber daya yang ada di dalam sebuah organisasi

Sumber Daya Manusia menempati posisi yang sangat strategis. Sumber Daya Manusia dalam

sebuah organisasi merupakan penentu bagi keefektifan kegiatan didalam organisasi tersebut

karena tanpa adanya Sumber Daya Manusia di sebuah organisasi atau perusahaan maka

sumber daya yang lain pun tidak dapat dimanfaatkan dan dikelola dengan baik. Dengan

adanya perubahan perubahan kondisi lingkungan yang terjadi saat ini maka peran Sumber

Daya Manusia dituntut pula dalam meningkatkan produktivitas dan kinerjanya. Selain itu

kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat saat ini terutama dalam bidang

teknologi informasi (IT) tentu sangat berpengaruh terhadap lingkungan kerja, oleh sebab itu

sebagai mahasiswa yang akan menggunakan ilmu pengetahuan dan teknologi ini tentunya

diharapkan. mampu mempersiapkan diri agar mampu menguasai dan memiliki keahlian

untuk mengoptimalkannya kelak di dunia kerja. 2 Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan

kegiatan yang sangat bermanfaat karena dapat mengetahui dunia kerja yang sesungguhnya

sehingga ilmu yang telah didapat selama ini di kampus bisa dipraktikkan secara langsung.

Dalam masa persaingan yang semakin pesat saat ini menjadikan sumber daya manusia

sebagai model utama dalam suatu usaha, maka kualitas tenaga kerja harus dikembangkan

dengan baik. Jadi perusahaan atau instansi diharapkan memberikan kesempatan pada

praktikan untuk lebih mengenal dunia kerja dengan cara menerima praktikan yang ingin

mengadakan kegiatan praktik kerja lapangan. Sekolah SMK merupakan suatu lembaga

pendidikan yang bertugas membentuk calon tenaga kerja yang berkualitas baik dan siap

bekerja. Berbagai ilmu pengetahuan diberikan di Sekolah SMK. Siswa/i diharapkan dapat

2
menjadi sumber daya yang berkualitas, yang tidak hanya mengguasai secara teori tetapi juga

dapat merealisasikannya di lapangan atau di dalam dunia kerja. Mengingat sulitnya untuk

menghasilkan tenaga kerja yang terampil dan berkualitas maka banyak perguruan tinggi

berusaha untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan cara meningkatkan mutu

pendidikan dan menyediakan sarana-sarana pendukung agar dihasilkan lulusan yang baik dan

handal. Upaya peningkatan kualitas tersebut diikuti dengan peningkatan keterampilan dan

profesionalisme berupa penyelesaian masalah yang terjadi di dunia kerja. SMK N 1 AEK

NABARA BARUMUN memberikan pembekalan pada siswa/I yang akan melakukan PKL,

Dalam melaksanakan praktek kerja lapangan (PKL), siswa diharuskan mencari sendiri

perusahaan-perusahaan pemerintah ataupun swasta yang bisa dijadikan tempat untuk praktek

kerja lapangan. Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini sangat menguntungkan bagi para

siswa karena dapat menambah pengetahuan khususnya dalam bidang pekerjaanTata Kelola

Perkantoran, pengalaman serta keprofesionalan dalam melakukan suatu bidang pekerjaan lain

yang telah dilakukan di tempat PKL. Di samping itu, kegiatan praktek ini sangat berpengaruh

terhadap nilai kelulusan siswa di SMK N 1 AEK NABARA BARUMUN. Dengan kegiatan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dapat membantu siswa lebih terampil dalam dunia usaha.

Program pelatihan yang dilaksanakan perguruan tinggi diharapkan dapat menciptakan kerja

sama dengan instansi tersebut dalam hal ini untuk menyediakan tempat Praktik Kerja

Lapangan bagi para siswa sehingga para siswa nantinya mengetahui bagaimana situasi di

tempat kerja nyata.

B. Maksud dan Tujuan PKL

Berdasarkan latar belakang Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan diatas, adapun maksud dan

tujuan dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan adalah :

3
a. Meningkatkan wawasan pengetahuan, pengalaman, kemampuan dan keterampilan asiswa/i.

b. Mengarahkan siswa/i uintuk menemukan apa yang ia kuasai dan kembangkan

keterampilannya di DU/DI

c. Mendapatkan masukan guna umpan balik dalam usaha Penyempurnaan kurikulum yang

sesuai dengan tuntutan dunia industri dan masyarakat.

d. Membina dan meningkatkan kerjasama antara SMK N 1 AEK NABARA BARUMUN

dengan instansi Pemerintah atau swasta di mana siswa/i melaksanakan PKL.

e. Pengabdian kepada masyarakat (Perwujudan VISI dan MISI SMK N 1 AEK NABARA

BARUMUN).

f. Memberikan gambaran dunia kerja bagi para siswa/i kelas XI semester 2.

g. Menjadikan siswa/I kelas XI semester 2 yang berkualitas dan profesional agar nantinya

setelah lulus dari SMK N 1 AEK NABARA BARUMUN bisa langsung bekerja sesuai

keterampilannya/bidang Kejuruannya.

C. Kegunaan PKL

Sehubungan dengan dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan (PKL), diharapkan dapat

memberikan manfaat bagi pihak yang terkait dalam program tersebut :

1. Bagi Instansi Pemerintah, Perusahaan Swasta dan BUMN.

a. Realisasi dan adanya misi sebagai fungsi dan tanggung jawab sosial kelembagaan.

b. Kemungkinan menjalin hubungan yang teratur, sehat dan dinamis antara

4
intansi/perusahaan dengan Lemabaga SMK N 1 AEK NABARA BARUMUN

c. Menumbuhkan kerjasama yang saling menguntungkan dan bermanfaat bagi pihak-pihak

yang terlibat.

2. Bagi siswa/i

a. Melatih keterampilan siswa/i program PKL kelas XI semester 2 sesuai dengan pengetahuan

yang diperoleh selama mengikuti proses belajar di SMK N 1 AEK NABARA BARUMUN.

b. Belajar mengenal dinamika dan kondisi nyata dunia kerja pada unitunit kerja,baik dalam

lingkungan pemerintah maupun perusahaan.

c. Mengembangkan ilmu yang diperoleh di sekolah dan mencoba menemukan sesuatu yang

baru yang belum diperoleh dari pendidikan formal.

d. Melatih mahasiswa dalam berinteraksi, bersosialisasi serta menyesuaikan diri di tempat

kerja.

e .Untuk bekal dalam mempersiapkan diri saat terjun dan beradaptasi kemasyarakat dan dunia

usaha

f. siswa mendapat mengenal gambaran lingkungan kerja yang terampil di bidang administrasi

3. Bagi SMK N 1 AEK NABARA BARUMUN

Mendapatkan umpan balik untuk menyempurnakan kurikulum yang sesuai dengan

kebutuhan di lingkungan instansi/perusahaan dan tuntutan pembangunan pada umumnya.

Dengan demikian SMK N 1 AEK NABARA BARUMUN dapat mewujudkan konsep link

and match dalam meningkatkan kualitas layanan pada stakeholders.

5
D. Tempat Pelaksanaan PKL

Praktikan melaksanakan PKL di Badan Pembinaan Hukum Nasional. Praktikan ditempatkan

pada Bagian Manejerial Kepegawaian SIMKARI Pembinaan

Nama Instansi : KEJAKSAAN NEGERI PADANG LAWAS UTARA

Alamat : Jl. Perwira Lingkunnga III No.61, Ps. Gn. Tua, Kec.

Padang Bolak, Kabupaten Padang Lawas Utara, Sumatera Utara 22755

Telepon : -

Faximili : -

Email: kejaripaluta@gmail.com

Praktikan memilih KEJAKSAAN NEGERI PADANG LAWAS UTARA sebagai tempat

Praktikan melaksanakan PKL, karena Praktikan ingin mengetahui lebih dalam mengenai

Kesekretariatan dan Manejerial kepegawaian pada instansi KEJAKSAAN NEGERI

PADANG LAWAS UTARA juga bagaimana kegiatan dalam kantor tersebut berjalan dengan

berbagai kegiatan hukum lainnya yang berdampingan dengan pekerjaan kantor di instansi ini.

E. Jadwal dan Waktu PKL

Dalam pelaksanaan kegiatan PKL, Praktikan harus melakukan beberapa kegiatan sebagai
tahapan yang harus dilakukan. Adapun beberapa tahapan yang Praktikan hadapi adalah
sebagai berikut :

1. Tahap Persiapan

Dalam pelaksanaan kegiatan PKL, tahapan awal adalah tahap persiapan. Sebelum
melaksanakan PKL, Praktikan harus mendatangi instansi ini dan menanyakan apakah instansi
tersebut menerima praktikan bisa melaksanakan pkl di instansi ini. Setelah di tanyakan
kepada badan secretariat lalu di wawancarai oleh bapak Kasubbagbin untuk menanyakan
tujuan dan memberikan bimbingan juga peraturan yang ada pada instansi ini apa saja yang
harus di persiapkan dan di taati saat praktikan melaksanakan pkl.

6
2. Tahap Pelaksanaan
Sebelum melaksanakan praktik kerja lapangan praktikan diperkenalkan terlebih dahulu dengan
bidang staf administrasi kepegawaian kemudian diberikan
pengarahan oleh Bpk Erwin ade Putrra Silaban selaku KASUBBAGBIN Praktikan diberikan
pengarahan oleh Bpk. Erwin seputar tata cara pekerjaan administrasi di Bidang Kepegawaian
Selain itu pembimbing juga memberikan kesempatan praktikan untuk merasakan mengerjakan
tugas lain, tidak hanya pembimbing saja yang memberikan tugas kepada praktikan namun staf
yang ada di bidang Kepegawaian
ini pun memberikan tugas administrasi kepada praktikan. Hal ini sangat menguntungkan bagi
praktikan karena praktikan mendapat pengalaman yang banyak serta membuat praktikan tidak
merasa bosan.
Praktikan membantu menyelesaikan tugas pada Bidang Administrasi kepegawaian Dalam

pelaksanaan kerja, praktikan melaksanakan bidang kerja yang disebutkan dengan sebaik

mungkin. Selama pelaksanaan kerja, praktikan sebisa mungkin untuk menyelesaikan tugas-

tugas yang diberikan tepat waktu.

Pekerjaan yang dilakukan oleh praktikan diantaranya :

1. Membuat laporan Bulanan

2. Mendata buku pencatatan PNBP

3. Pengelolaan barang bukti

4. Penyetoran hasil PNBP

5. Mencatat register

6. Mendata jatah barang

Kegiatan Praktik Kerja Lapangan ( PKL) dilaksanakan selama dua bulan dimulai pada

tanggal 16 Januari 2023 sampai dengan tanggal 17 maret 2023. Praktik Kerja Lapangan

dilaksanakan mulai dari hari Senin sampai dengan hari Jumat. Dimulai jam 07.30 – 16.00

WIB setiap hari senin- jumat.

Hari Jam Keterangan

 08.00-12.00

12.00–13.00 Istirahat
Senin s.d jumat
13.00-16.00

Tabel 1.1

Sumber: Data diolah oleh penulis

3. Tahap Pelaporan

Penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan merupakan salah satu syarat untuk naik kelas

bagi kelas XI ke kelas XII. Praktikan mulai mempersiapkan penyusunan Laporan PKL pada

bulan februari 2023 sampai dengan selesai pada bulan maret 2023.

7
 BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL

A. Sejarah Instansi

1.1. Latar Belakang

Profil Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara tahun 2021 ini adalah salah satu
bagian dari pertanggung jawaban pada publik terhadap pelaksanaan tugas
selama tahun 2021. Dalam profil ini, dijelaskan bagaimana upaya Kejaksaan
Negeri Padang Lawas Utara merubah dan memperbaiki diri agar dapat segera
menyesuaikan diri dengan keinginan publik. Dalam Laporan ini tergambar kinerja
Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara sebagai institusi pemerintahan di bidang
penegakan hukum, terutama produktifitas dan profesionalisme dalam
menyelesaikan perkara-perkara teknis yang bersentuhan langsung dengan
masyarakat

1.2. Dasar Hukum

a. Adapun Undang-Undang RI Nomor 16 Tahun 2004 Tentang Kejaksaan RI
b. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2010 tanggal 15 Juni
2010 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kejaksaan Republik Indonesia
c. Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor: PER-009/A/JA/01/2011
tanggal 24 Januari 2011 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kejaksaan Republik
Indonesia
d. Surat Jaksa Agung RI Nomor: B-390/A.3/12/1977 tanggal 26 Desember 1977
Perihal Memori Serah Terima Jabatan Kepala Kejaksaan Tinggi /Kepala Kejaksaan
Negeri

1.3. Maksud dan Tujuan

Profil Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara ini disusun dengan maksud
sebagai pertanggung jawaban Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara selama
melaksanakan tugas di tahun 2021. Diharapkan melalui Profil Kejaksaan Negeri
Padang Lawas Utara ini dapat memberikan gambaran tentang pelaksanaan
tugas yang telah dilaksanakan, yang sedang dikerjakan dan belum terselesaikan
sehingga dapat dijadikan gambaran kepada pimpinan untuk melaksanakan tugas
dan mengambil kebijaksanaan selanjutnya

Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara adalah jajaran kejaksaan RI yang melaksanakan
kekuasaan negara di bidang penuntutan yang dibentuk berdasarkan keputusan presiden
atas usul Jaksa Agung dalam hal tertentu, dengan wilayah tugas di Kabupaten Padang
Lawas Utara di provinsi Sumatera Utara. Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara berada di
Jl. Perwira No. 61 Kel. Pasar Gunung Tua, Kec. Padang Bolak, Kab. Padang Lawas Utara.
Dulu Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara merupakan Cabang Kejaksaan Negeri Padang
Sidimpuan di Gunung Tua namun, pada tahun 2014 terjadi perubahan status dari Cabang
Kejaksaan Negeri Gunung Tua menjadi Kejaksaan Negeri Gunung Tua dan pada tahun
2016 Kejaksaan Negeri Gunung Tua berubah nama menjadi Kejaksaan Negeri Padang
Lawas Utara.

Gambar 1.1.

Foto Bangunan Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara

Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara mempunyai tugas melaksanakan tugas dan
wewenang serta fungsi Kejaksaan di daerah hukum Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara
sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kebijaksanaan yang ditetapkan oelh
Jaksa Agung, yaitu:

1. Di bidang pidana :
a. Melakukan penuntutan;
b. Melaksanakan penetapan hakim dan putusan pengadilan yang telah memperoleh
kekuatan hukum tetap;
 Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan putusan pidana bersyarat,
putusan pidana pengawasan, dan keputusan lepas bersya rat

c. Melakukan penyidikan terhadap tindak pidana tertentu berdasarkan UU;

d. Melengkapi berkas perkara tertentu dan untuk itu dapat melakukan pemeriksaan
tambahan sebelum dilimpahkan ke pengadilan yang dalam pelaksanaannya
dikoordinasikan dengan penyidik.
2. Di bidang perdata dan tata usaha negara:
Mewakili Pemerintah dalam Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara sebagai Jaksa
Pengacara Negara. Jaksa sebagai pelaksana kewenangan tersebut diberi wewenang
setelah mendapat SKK (Surat Kuasa Khusus) baik sebagai Tergugat maupun Penggugat
untuk mewakili kepentingan pemerintah didalam maupun diluar Pengadilan.
3. Dalam bidang ketertiban dan ketenteraman umum, Kejaksaan turut menyelenggarakan
kegiatan:
a. peningkatan kesadaran hukum masyarakat;
b. pengamanan kebijakan penegakan hukum;
c. pengawasan aliran kepercayaan yang dapat membahayakan masyarakat dan negara;
d. pencegahan penyalahgunaan dan / atau penodaan agama;
e. penelitian dan pengembangan hukum serta statistik kriminal.
2.2.2. Letak Geografis
Kabupaten Padang Lawas Utara merupakan daerah dengan ketinggian rata-rata 1.915
meter diatas permukaan laut, terletak pada posisi 1°13’50”-2°2’32” Lintang Utara, serta
99°20’44”-100°19’10 Bujur Timur. Luas wilayah Kabupaten Padang Lawas Utara adalah
berupa daratan seluas 3.918,05 km2. pa daratan seluas 3.918,05 km2. Kabupaten Padang
Lawas Utara terdiri dari 12 wilayah kecamatan. Luas daratan masing-masing kecamatan,
yaitu: Batang Onang (485,00 km2), Padang Bolak Julu (196,44 km2), Portibi

(246,13 km2), Padang Bolak (699,06 km2), Padang Bolak Tenggara (94,93 km2),
Simangambat (429,42 km2), Ujung Batu (269,62 km2), Halongonan (410,27 km2),
Halongonan Timur (181,33 km2), Dolok (525,27 km2), Dolok Sigompulon (262,56 km2) dan
Hulu Sihapas (39,05 km2).
 Gambar 1.2. Peta Kabupaten Padang Lawas Utara
Secara administratif Kabupaten Padang Lawas Utara memiliki batas-batas wilayah sebagai
berikut:

a. Sebelah Utara:  Kabupaten Labuhan Batu.

b. Sebelah Timur: Provinsi Riau.
c. Sebelah Selatan: Kabupaten Padang Lawas.
d. Sebelah Barat: Kabupaten Tapanuli Selatan

Kabupaten Padang Lawas Utara di Provinsi Sumatera Utara terdiri dari 8 kecamatan

yang kemudian dimekarkan menjadi 9 kecamatan pada tahun 2008. Pada Tahun
2016 dimekarkan lagi menjadi 12 Kecamatan. 388 desa dan 2 kelurahan.

B. Struktur Organisasi
1. Struktur organisasi Kejaksaan Negeri Padang lawas Utara
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi
yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan
operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur
Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang
satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam
struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor
kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.
Gambar 1.3.
2. Struktur pejabat Eselon III dan IV

Adapun nama-nama pejabat Eselon III dan IV yang bertanggung jawab dalam
melaksanakan tugas dan wewenang Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara dijabarkan
dalam bentuk bagan berikut ini:

ANDRI KURNIAWAN, S.H., M.H.

KEPALA KEJAKSAAN NEGERI
PADANG LAWAS UTARA

M. AGUNG PUTRA SIREGAR, S.H.

RASKITA JHON FRESKO SURBAKTI, S.H.
KEPALA URUSAN
KEPALA SUB BAGIAN PEMBINAAN
KEUANGAN DAN PNBP
UTARA UTARA

HENDRIK DOLOK TAMBUNAN, S.H.

KEPALA SEKSI INTELIJEN
UTARA

DONA MARTINUS, S.H.

KEPALA SEKSI TINDAK PIDANA VERAWATY MANALU, S.H.
UMUM KEPALA SUB SEKSI
EKSEKUSI DAN EKSAMINASI
UTARA

JOHANNES PASARIBU, S.H., M.H

KEPALA SEKSI TINDAK PIDANA
KHUSUS

SAHBANA P. SURBAKTI, S.H., M.H.

KEPALA SEKSI PERDATA DAN
TATA USAHA NEGARA

FERRY M. JULIANTO SITANGAGANG,

S.H.,
KEPALA SEKSI
BARANG BUKTI DAN BARANG
RAMPASAN

Gambar 1.4.
 Adapun pejabat Eselon III dan IV yang bertanggung
jawab atas pelaksanaan program serta Tugas Pokok dan Fungsi dari masing-masing
jabatannya, yaitu:

3. Pejabat Eselon III dan IV

1. Pejabat Eselon III

Nama : ANDRI KURNIAWAN , S.H., M.H.

NIP : 19710923 199703 1 004

Pangkat/Golongan : Jaksa Madya (IV/a)

Jabatan : Kepala Kejaksaan Negeri

2. Pejabat Eselon IV

Nama : RASKITA JHON FRESKO SURBAKTI , S.H.

NIP : 198206092008121001

Pangkat/Golongan : Jaksa Muda (III/d)

Jabatan : Kepala Sub Bagian Pembinaan

Nama : HENDRIK DOLOK TAMBUNAN, S.H.

NIP : 19831228 200812 1 001

Pangkat/Golongan : Jaksa Muda (III/d)

Jabatan : Kepala Seksi Intelijen

Nama : DONA MARTINUS, S.H.

NIP : 19830310 200703 1 001
Pangkat/Golongan : Jaksa Muda (III/d)
Jabatan : Kepala Seksi Tindak Pidana Umum

BAB III
 MATERI DAN METODE
1.Materi
Selama pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Praktikan ditempatkan di Bagian
Manajerial Kepegawaian Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara. Mempunyai tugas
melaksanakan pengelolaan urusan Kepegawaian di lingkungan BPHN.
Adapun bidang kerja yang diberikan kepada Praktikan selama melaksanakan PKL di Bagian
Manajerial Kepegawaian Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara adalah sebagai berikut ;
1. Korespondensi

2. kearsipan

3. Kepegawaian

4. laporan data kegiatan seluruh bidang dan laporan khusus pembinaan

5. PNBP ( Penerimaan Negara Bukan Pajak )

2. Metode

Dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan (PKL) Praktikan melakukan pekerjaan atau materi
yang di berikan dengan berbagai cara ataupun metode pelaksanaannya, yang dimana metode
metode yang di praktikkan tersebut ialah sebagai berikut :

1. Korespondensi
 Korespondensi Internal Dan
 Korespondensi Eksternal
Metode nya adalah

a.Mengetik dan Memproses surat

b.Mengetik SKP ( sasaran Kinerja Pegawai )
c. dan mencetak surat / berkas berkas kerja

Dalam kegiatan mengetik juga di lakukan beberapa metode yakni

 Mengetik system 10 jari dan
 Mengetik system buta
 Mengetik system berirama

Dalam pemerosesan surat juga ada beberapa cara yakni

Menerima surat masuk

Menyortir
Penggandaan surat
Penandatanganan surat
Pengetikan amplop surat
Pendistibusian surat
Pengetikan amplop surat
8
Mengantar surat
Dan mencatat surat dalam rangka mengendalikan informasinya
Menyampaikan surat kepada bidang Sekretariat

2. Kearsipan

a. Mengelola Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Kepegawaian

1) Pengelolaan Surat Masuk

a) Penerimaan Surat

b) Penyortiran Surat

c) Pencatatan Surat

d) Penyampaian Surat

e) Penggandaan Surat

f) Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

2) Pengelolaan Surat Keluar

a) Pembuatan konsep

b) Persetujuan konsep

c) Pengetikan konsep surat

d) Pemeriksaan pengetikan

e) Penandatanganan surat

f) Pemberian cap dinas

g) Melipat surat

h) Penyampulan surat

i) Pengiriman surat

3. Kepegawaian
a. manajerial

9
Yang mencakup Perencanaan Pengorganisasian, Pengarahan, dan Pengendalian para
pegawai.

Perencanaan mencakup penentuan kebutuhan para pegawai seperti mendata barang barang
yang kurang atau dibutuhkan pegawai dan membagikan barang yang sudah terdata tersebut
ke bidang masing masing.
b. Pengetikan SKP ( Sasaran Kinerja Pegawai)
Dengan berdasar data yang telah di peroleh dari setiap pegawai maka akan dibuatkan laporan
penilaian kinerja pegawai dalam bentuk SKP selama setahun terakhir yang nantinya akan di
serahkan kepada pimpinan / Kepala Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara untuk di evaluasi
dan di tandatangani atau jika dalam Pendidikan bisa di sebut sebagai rapot Laporan belajar
selama siswa di sekolah tersebut
Mengumpulkan kegiatan setiap pegawai selama setahun terakhir
Menyusun kegiatan setiap pegawai dalam bentuk laporan
Menyerahkan laporan tersebut kepada atasan atau pimpinan untuk dinilai
Mengevaluasi laporan yang telah dinilai oleh setiap pegawai
4. laporan data kegiatan seluruh bidang dan laporan khusus pembinaan
Mengumpulkan laporan setiap bidang
Menginput data laporan seluruh bidang kedalam aplikasi EIS ( Executive Information
System)
Mencetak penilaian data yang telah di input tadi melalui aplikasi EIS ( Executive Information
System)
Menyerahkan laporan yang telah di nilai tadi kepada pimpinan atau atasan untuk di tanda
tangani
5. PNBP ( Pendapatan Negara Bukan Pajak)

10
 BAB III
PEMBAHASAN
Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan mulai tanggal 16 Januari 2023. Praktikan
diberikan pengarahan dan sosialisasi terkait prosedur kerja oleh Bpk. ERWIN ADE PUTRA
SILABAN, S.H. Selaku Kepala Sub. Bagian Kepegawaian Badan Pembinaan Hukum Nasional.
Setelah diberikan pengarahan, Praktikan diberikan beberapa tugas yang harus dikerjakan selama
Praktikan menjalani Praktik Kerja Lapangan. Adapun tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut
1. Korespondensi
Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak lain dapat atas nama
jabatan dalam suatu perusahaan / oraganisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu).
Praktikan diberikan tugas untuk mengetik surat yang merupakan salah satu tugas rutin sebagai
seorang Sekretaris.
a. Mengetik dan Memproses surat

Mengetik Surat adalah tugas rutin Praktikan yang dijumpai dan dikerjakan setiap hari, tanpa
mencari atau menunggu waktu khusus dan tanpa menunggu perintah dari pimpinan untuk
melakukannya. Dalam mengetik surat Praktikan harus menggunakan teknik mengetik surat
dengan baik dan benar.

1) Mengetik Surat Izin Cuti Tahunan Pegawai Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara
Dalam mengetik Surat Izin Cuti Tahunan Pegawai Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara,
Praktikan harus melalui beberapa proses yang harus dilakukan. Surat izin cuti tahunan pegawai
Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara diberikan secara tertulis oleh pimpinan unit kerja yang
bersangkutan. Praktikan mengetik surat permohonan izin cuti tahunan untuk di setujui dan
ditanda-tangani oleh kepala Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara, dan Kepala Bagian pada
Unit Kerja masing-masing agar dapat diberi nomor surat dan diproses ke Pegawai yang
bersangkutan. Sebelum diproses ke pegawai yang bersangkutan, Surat izin cuti tahunan harus
digandakan sebagai arsip pada bagian umum, arsip pribadi pegawai, serta arsip bagian
kepegawaian.
Berikut adalah penjelasan mengenai proses kegiatan Praktikan dalam mengetik surat permohonan
izin cuti tahunan pegawai Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara :
a) Menerima Konsep Surat Izin Cuti Tahunan Pegawai Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara

Sebelum mengetik surat izin cuti tahunan, Praktikan harus memeriksa konsep surat yang
diberikan oleh pegawai yang bersangkutan agar tidak terjadi kesalahan dalam mengetik surat.
Dalam konsep tersebut, terdapat keterangan identitas pegawai, dan keterangan waktu pelaksanaan
cuti tahunan.
b) Pengetikan Surat Izin Cuti Tahunan Pegawai Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara

Langkah selanjutnya, Praktikan mengetik surat izin cuti tahunan berdasarkan pada konsep
surat yang sebelumnya sudah disetujui oleh Kepala Unit Kerja pegawai yang bersangkutan.
Dalam mengetik surat Praktikan harus teliti agar tidak terjadi kesalahan saat surat sudah
diproses. Kemudian surat di cetak agar dapat diserahkan ke Sekretariat Kejaksaan Negeri
Padang Lawas Utara.
11
c) Penggandaan Surat
Setelah diperiksa dan sudah tidak ada kesalahan dalam pengetikan surat, surat digandakan
sebanyak 4 (empat) kali, untuk ditanda-tangani oleh Sekretariat Kejaksaan Negeri Padang
Lawas Utara. Setelah di tanda-tangani surat diberikan nomor dan di stempel agar ada
kekuatan hukum yang mengikat diantara dua orang terikat dalam ketentuannya. Fungsi
penggadaan surat tersebut adalah untuk digunakan sebagai arsip guna sebagai file pertinggal
yang dapat dijadikan bukti jika dibuktikan.
2. Mengisi Buku Waskat dan Buku Biru

A. PENGERTIAN
Situmorang (1998: 71) mengatakan bahwa pengawasan melekat yaitu berupa tindakan
atau kegiatan usaha untuk mengawasi dan mengendalikan anak buah secara langsung,
yang harus dilakukan sendiri oleh setiap pimpinan organisasi yang bagaimanapun
juga.Suatu proses pemantauan, pemeriksaan dan evaluasi yang dilakukan secara berdaya
dan berhasil guna oleh pimpinan unit/organisasi kerja terhadap fungsi semua komponen
untuk mewujudkan kerja di lingkungan masing-masing agar secara terus menerus
berfungsi secara maksimal dalam melaksanakan tugas pokok yang terarah pada
pencapaian tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya. (Nawawi,1994:8)

Istilah pengawasan melekat (waskat) pertama kali muncul dalam Inpres No. 15 Tahun
1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan dan Inpres No. 1 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pengawasan Melekat yang menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan
pengawasan melekat ialah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang
terus-menerus, dilakukan langsung terhadap bawahannya, agar pelaksanaan tugas
bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pengawasan melekat menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

Nomor: KEP/46/M.PAN/2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat Dalam
Penyelenggaraan Pemerintahan bahwa pengawasan melekat merupakan padanan istilah
pengendalian manajemen atau pengendalian intern, selanjutnya disebut WASKAT adalah
segala upaya yang dilakukan dalam suatu organisasi untuk mengarahkan seluruh kegiatan
agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif, efisien dan ekonomis, segala sumber
daya dimanfaatkan, dilindungi, data dan laporan dapat dipercaya dan disajikan secara
wajar, serta ditaatinya segala ketentuan yang berlaku.

Pengawasan melekat adalah proses pemantauan, pemeriksaan, dan evaluasi oleh pimpinan
unit/organisasi kerja terhadap pendayagunaan semua sumber daya, untuk mengetahi
kelemahan dan kelebihan yang dapat digunakan untuk pengembangan unit/organisasi
kerja di masa depan.

Dalam waskat, pelaku pengawasan adalah atasan yang dianggap memiliki kekuasaan dan
setiap pimpinan atau manajer memiliki fungsi yang melekat di dalam jabatannya untuk
melaksanakan pekerjaannya atau pada personil yang melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan tugas pokoknya masing-masing. Dalam konsep waskat, para pelaku pengawasan
lainnya seperti bawahan, orang lain, dan masyarakat kurang diperhatikan dengan

12
 anggapan atasan dapat menjalankan kekuasaannya sehingga bebas mengawasi
bawahannya.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan pengawasan melekat ini diatur dalam KEPUTUSAN MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA Nomor: KEP/46/M.PAN/2004 tentang
PETUNJUK PELAKSANAAN PENGAWASAN MELEKAT DALAM
PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN.

Pedoman Pelaksanaan WASKAT ini dimaksudkan sebagai acuan bagi setiap pimpinan
instansi pemerintah pusat, pemerintah provinsi, pemerinta kabupaten, dan pemerintah
kota dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya serta melakukan evaluasi dan
penilaian terhadap keandalan WASKAT dimaksud. Melalui pedoman ini diharapkan
setiap pimpinan instansi dapat bertanggung jawab dan memiliki alat kendali yang dapat
memberi peringatan dini apabila di dalam instansinya terjadi praktik yang tidak sehat,
kekeliruan, kelemahan sistem administrasi, dan kesalahan yang dapat membuka terjadinya
penyimpangan, serta melakukan evaluasi untuk menguji keandalan penerapan WASKAT
dilingkungannya.

Sedangkan tujuan pedoman ini adalah mewujudkan arah dan tindakan yang sama dalam
pelaksanaan WASKAT, sehingga pimpinan instansi pemerintah dapat menciptakan
kondisi yang mendorong tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisein.

C. UNSUR PENGAWASAN MELEKAT

Untuk menciptakan pengendalian manajemen yang memadai, digunakan delapan unsur
Pengawasan Melekat (WASKAT) dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran
organisasi/instansi. Delapan unsur WASKAT tersebut adalah :

 Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan proses pembentukan organisasi yang didesain sesuai
dengan kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi, dan pelaksanaan fungsi
manajerial secara menyeluruh.
 Pembinaan Personil
Pembinaan personil merupakan upaya menjaga agar faktor sumber daya manusia
yang menjalankan sistem dan prosedur instansi pemerintah memiliki kemampuan
secara profesional dan moral sesuai dengan kebutuhan tugas dan tanggung
jawabnya, yang dilakukan secara terus menerus sejak perekrutan pegawai hingga
pensiun.
 Kebijakan
Kebijakan merupakan pedoman yang ditetapkan oleh manajemen secara tertulis
untuk mendorong tercapainya tujuan organisasi.
 Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu proses penetapan tujuan serta langkah-langkah
kegiatan yang akan dilakukan pada masa datang.
 Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan untuk untuk melaksanakan aktivitas

13
 tertentu yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
 Pencatatan
Pencatatan merupakan proses pendokumentasian transaksi/kejadian secara
sistematis yang relevan dengan kepentingn organisasi instansi. Pencatatan juga
mencakup proses pengelolaan data yang diperoleh menjadi informasi dalam bentuk
keluaran olahan data atau laporan.
 Pelaporan
Pelaporan merupakan bentuk penyampaian informasi tertulis kepada unit kerja yang
lebih tinggi ( pemberi tugas ) atau kepada instansi lain yang mempunyai garis
kepentingan interaktif dengan instansi pembuat laporan.

2. Arsip
Arsip merupakan salah satu sumber informasi bagi pelaksanaan manajemen baik pada
lembaga Pemerintahan maupun lembaga publik dan bisnis. Ketersediaan arsip yang efektif,
efesien, lengkap dan berkualitas merupakan tuntutan yang tidak dapat diabaikan. Selama
melakukan Praktik kerja Lapangan, Praktikan diberikan tugas untuk mengelola surat masuk
dan keluar Bagian Kepegawaian, serta mengagendakan surat izin yang akan di input sebagai
bukti tidak hadir pegawai.
a. Mengelola Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Kepegawaian

Tugas seorang Sekretaris selalu berhubungan dengan surat-menyurat dan arsip. Seorang
sekretaris harus mempunyai kemampuan dalam mengelola surat. Prosedur pengolahan surat
masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata
dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, mencatat dan
mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.
1) Pengelolaan Surat Masuk

Setiap surat yang masuk baik dari instansi, organisasi, maupun perorangan yang ditujukan
kepada Kepala Bagian Kepegawaian maupun staf harus melakukan agendaris terlebih dahulu.
Dalam pengelolaan surat masuk diperlukan langkah-langkah yang baik dan sistematis.
Adapun pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut :
a) Penerimaan Surat

Surat masuk diterima oleh Praktikan di ruangan bagian kepegawaian yang diantarkan oleh
OB (Office Boy). Selanjutnya Praktikan mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang
masuk, diteliti ketepatan alamat pengirim surat, dan menggolongkan surat sesuai dengan jenis
surat tersebut. Jika hal tersebut telah benar maka Praktikan menandatangani buku ekspedisi
sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b) Penyortiran Surat

Penyortiran surat dilakukan berdasarkan golongan surat tersebut. Apakah surat tersebut
termasuk dalam golongan surat biasa, rutin, atau surat rahasia. Kegiatan penyortiran berupa
memisah-misahkan surat untuk pengelolaan lebih lanjut.
c) Pencatatan Surat

Setelah surat disortir berdasarkan jenis surat, serta memeriksa ketepatan jenis maupun jumlah
lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
Pencatatan dilakukan di agenda surat masuk bagian kepegawaian dengan melengkapi nomor
14
urut surat, tanggal surat diagendakan, pengirim surat, nomor surat dan tanggal surat, perihal,
dan dicatat di lembar disposisi disposisi untuk diberikan kepada pimpinan. Contoh buku
agenda surat masuk dapat dilihat pada lampiran.
d) Penyampaian Surat

Surat yang sudah dicatat di buku agenda surat masuk dan sudah berdisposisi selanjutnya
diberikan ke pimpinan bagian kepegawaian untuk di tindak lanjuti.
e) Penggandaan Surat
Penggandaan surat dilakukan dengan mesin fotocopy. Penggadaan dilakukan untuk arsip
pada bagian kepegawaian sebelum di distribusikan.
f) Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk dari pimpinan dengan mempergunakan metode
kronologis yaitu mengurutkan arsip berdasarkan tanggal surat diterima.
2) Pengelolaan Surat Keluar

Surat keluar atau surat balasan yang merupakan jawaban dari surat masuk ataupun informasi
yang perlu disampaikan kepada pihak lain, baik berupa laporan-laporan maupun informasi
lainnya. Cara penanganan surat keluar tidak berbeda dengan surat masuk, surat keluar tidak
diberi lembaran disposisi. Sebelum surat keluar/surat balasan dikirm ke alamat yang dituju
terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi yang bersangkutan untuk diarsipkan. Berikut
adalah langkah-langkah dalam penanganan surat keluar :
a) Pembuatan konsep

Konsep surat sering disebut sebagai draft. Dalam pengelolaan surat keluar, konsep surat
dibuat oleh pimpinan, dibuat secara garis besar, praktikan menyelesaikan konsep surat
secara lengkap.

b) Persetujuan konsep
Jika Praktikan selesai membuat konsep surat, maka konsep tersebut harus mendapat
persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat
perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep surat tersebut sudah mendapat persetujuan dari
pimpinan maka pimpinan akan memberikan paraf, pada konsep surat tersebut.
c) Pengetikan konsep surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan mempimpinan dan mempunyai nomor
surat, selanjutnya surat diketik dengan rapi.
d) Pemeriksaan pengetikan

Praktikan harus memeriksa hasil konsep surat yang sudah diketik sebelum surat tersebut di
print atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apapun, walau hanya satu
huruf sekalipun. Setelah diperiksa dan sudah tidak ada pengetikan, praktikan mencetak surat
untuk ditandatangani oleh pimpinan.
e) Penandatanganan surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pimpinan yang berwenang atau
bertanggung jawab terhadap surat tersebut memberikan tanda tangan di atas nama terang.

15
f) Pemberian cap dinas
Surat yang telah ditanda tangani oleh pimpinan, selanjutna diberi cap badan/kepala sebagai
tanda syahnya surat. Surat yang tidak mempunyai cap akan diragukan keabsahannya.
Pemberikan cap tersebut dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit
dari tanda tangan tersebut.
g) Melipat surat

Setelah selesai mencap surat, Praktikan mengirim surat yang asli ke alamat yang dituju
dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Sementara itu, tembusannya
disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan pada map/folder.
h) Penyampulan surat

Surat yang telah dilipat secara rapi selanjutnya dimasukan ke dalam amplop yang telah
disediakan dan tertera alamat surat yang dituju.
i) Pengiriman surat

Praktikan memberikan surat yang telah jadi kepada pegawai yang ditugaskan untuk
mengantarkan langsung surat kepada alamat yang dituju, pegawai yang mengantarkan
meminta tanda tangan kepada penerima surat bahwa surat telah disampaikan dengan
menggunakan buku ekspedisi.
b. Mengagendakan surat izin pegawai Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara
Pegawai Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara yang izin kerja, hendaknya memberikan
surat keterangan izin guna kepentingan bagian kepegawaian untuk menginput daftar hadir
pegawai. Praktikan diberikan tugas untuk mencatat surat izin pegawai Kejaksaan Negeri
Padang Lawas Utara ke dalam buku Agenda yang nantinya akan diinput oleh pegawai jabatan
fungsional bagian kepegawaian sebagai bukti izin pegawi Kejaksaan Negeri Padang Lawas
Utara. Berikut adalah langkah-langkah dalam pencatatan surat izin pegawai Kejaksaan
Negeri Padang Lawas Utara pada buku agenda :
a) Penerimaan surat

Surat izin yang masuk diberikan oleh pegawai yang bersangkutan atau dapat juga diberikan
oleh office boy (OB) dan diterima oleh Praktikan. Dalam penerimaan surat Praktikan harus
menandatangani buku ekspedisi sebagai tanda surat telah diterima.
b) Penyortiran Surat

Penyortiran surat yaitu kegiatan memisah-misahkan surat sesuai dengan jenis yang digunakan
untuk pengolahan lebih lanjut. Di Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara terdapat lima unit
kerja, Praktikan harus memisahkan surat tersebut berdasarkan unit kerja tersebut untuk
memudahkan Praktikan dalam pencatatan surat.

c) Pencatatan surat
Setelah surat disortir berdasarkan unit kerja, Praktikan mencatat surat izin tersebut kedalam
buku agenda surat izin pegawai Kejaksaan Negeri Padang Lawas Utara. Setelah surat telah
dicatat, Praktikan memberikan buku agenda tersebut kepada pegawai bagian kepegawaian
untuk diinput.

16
C. Kendala Yang Dihadapi
Dalam melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan di Kejaksaan Negeri Padang Lawas
Utara, Praktikan megalami kendala yang dihadapi yaitu, Penumpukan arsip disembarang
tempat, yaitu arsip surat tidak disimpan dengan benar yang mengakibatkan Praktikan sulit
menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses
pekerjaan selanjutnya.
D. Cara Mengatasi Kendala

Dalam mengatasi masalah dalam kearsipan Praktikan berusaha agar tidak menggangu
pekerjaan lainnya. Praktikan menyadari bahwa sistem penataan kearsipan yang baik dan
benar sangatlah penting bagi kelancaran dalam penemuan arsip ketika dibutuhkan. Hal ini
sesuai dengan pendapat Sutarto yang menyatakan bahwa
“Arsip sebagai kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis,
dan dapat diketemukan kembali dengan cepat”1.
1.Sutarto, Manajemen Kearsipan. (Penerbit DIOMA-Malang 2006), hal 33.
2.Liang Gie, ManajemenKearsipan Modern.(Penerbit Gava Media, Yogjakarta2005), hal 4.
3.Agus Sugiarto, dkk. Manajemen Kearsipan Modern (Gava Media, Yogyakarta 2005), hal 5.
Pendapat yang hampir sama dikemukakan oleh Liang Gie dalam bukunya “Administrasi
Perkantoran Modern,
Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai
keguanaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.2
Selanjutnya Sugiarto mengemukakan bahwa arsip adalah
“Arsip adalah Kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”3.
Sedangkan menurut Sedarmayanti istilah arsip meliputi :
a. Kumpulan naskah atau dokumen.
b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.4

4Sedarmayanti, Tata Kearsipan (Penerbit cv. Mandar Maju, Jakarta 2008), hal 32.
5Mulyono, Sularso.Manajemen Kearsipan. (Semarang 2003 ) hal 6

Berdasarkan pengertian tentang arsip dan penjelasannya tersebut dapat dikatakan bahwa arsip
adalah dokumen yang mempunyai nilai guna tertentu, yang disimpan secara sistematis agar
dapat secara cepat ditemukan kembali. Maka dari itu, pengelolaan arsip yang baik sangat
diperlukan dalam mendukung efektifitas Praktikan dalam bekerja.
Menurut Mulyono dalam bukunya yang berjudul “ Manajemen Kearsipan” arsip mempunyai
empat guna yaitu :
1. Arsip sebagai sumber informasi, contohnya adalah surat undangan untuk menghadiri rapat
(pertemuan) ini merupakan arsip yang mempunyai kegunaan sebagai sumber informasi,
informasi yang tersirat dalam arsip tersebut adalah kapan, jam berapa dan dimana pertemuan
itu diadakan.
2. Arsip sebagai sumber yuridis, contohnya adalah surat perjanjian jual beli secara yuridis
warkat tersebut mengandung hak dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh yang
bersangkutan.
3. Arsip sebagai sumber sejarah, contohnya berita acara serah terima jabatan suatu organisasi
warkat ini mempunyai guna sejarah bagi organisasi yang bersangkutan.
4. Arsip sebagai ilmu pengetahuan, contohnya adalah laporan penelitian seorang ilmuan.
17
Warkat ini mempunyai guna ilmiah (guna ilmu pengetahuan) selain guna informasi.5

Maka dari itu, suatu arsip mungkin mempunyai guna informasi saja atau dapat pula suatu
arsip mempunyai guna informasi, yuridis atau guna lain. Jadi suatu arsip dapat mempunyai
satu macam kegunaan dan dapat pula mempunyai lebih dari satu macam kegunaan.
aka untuk mengatasi masalah yang dihadapi Praktikan tersebut, maka Praktikan harus
mengetahui bagaimana cara mempergunakan sistem penyimpanan arsip secara tepat.
Menurut Amsyah Sistem penyimpanan arsip adalah
“ sistem yang digunakan dalam penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan
dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat
bersama warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya
adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap dari dokumen yang disimpan baik berupa huruf
maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu”6.
6 Amsyah, Zulkifli. Manajemen Sistem Informasi. (PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta
2003) hal 71

Jadi sistem penyimpanan arsip didefinisikan sebagai sistem pengelolaan dan penemuan
kembali arsi berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan
efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Sistem penataan arsip yang baik dan
teratur mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan besar
pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.
Filling system adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk
penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan
tepat.
Menurut Amsyah jenis-jenis sistem penyimpanan arsip adalah sebagai berikut :
1. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah suatu sistem filing (penyimpanan dan penerimaan kembali) berdasarkan
abjad. Berarti cara menyimpan arsipnya diurutkan menurut abjad, yaitu dari huruf A sampai
Z. Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena :
a. Nama biasanya sebagai rujukan pertama dalam pencarian dokumen sehingga dokumen-
dokumen cenderung dicari atau diminta melalui nama orang atau lembaga.

b. Dokumen-dokumen dari nama yang sama, akan berkelompok dibawah satu nama dan satu
tempat.

c. Dokumen berasal dari banyak koresponden dengan nama yang berfariasi.

d. Unit kerja sekretaris biasanya hanya menyimpan dokumen yang berhubungan dengan
fungsi atau tugas masing-masing, sehingga isi dokumen lebih cenderung mengenai masalah
yang sama (misalnya: Produksi, keuangan, dsb). Untuk situasi tersebut susunan nama lebih
membantu.

e. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

2. Sistem Geografis

18
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan berdasarkan kepada pengelompokan menurut
nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem nama tempat. Sistem ini timbul karena
adanya kenyataan bahwa dokumen-dokume n tertentu lebih mudah dikelompokan menurut
tempat asal pengirimannya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama
individu, ataupun isi dokumen bersangkutan. Sistem ini akan lebih tepat lagi digunakan untuk
:
a. Organisasi atau Perusahaan yang memiliki cabang atau tempat, misalnya bank, asuransi,
kurir dan sebagainya.

b. Organisasi atau Perusahaan yang memiliki usaha menyangkut dengan lokasi-lokasi.

Misalnya perusahaan pengembang perumahan yang membuka lokasi perumahan diberbagai
lokasi, perusahaan distributor disuatu wilayah.

c. Instansi pemerintah yang melayani masyarakat berdasarkan kewilayahan. Kantor

kecamatan yang menyimpan dokumen dari berbagai kelurahan, kantor kabupaten yang
menyimpan dokumen dari berbagai kecamatan.

d. Perusahaan multinasional yang memiliki mitra atau hubungan dengan berbagai Negara.

3. Sistem Subyek
Sistem subyek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari
dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah,
permasalahan, masalah, pokok surat, atau subyek. Dengan kata lain merupakan suatu sistem
penyimpanan yang didasarkan pada isi dokumen dan kepentingan dokumen. Sistem
penyimpanan subyek ini lebih tepat digunakan :
a. Pada kantor yang pengelolaan arsipnya dilakukan secara sentralisasi (terpusat) sehingga
ada kecenderungan penyimpanan dokumen yang terdiri dari berbagai pokok masalah.

b. Pada penyimpanan data took serba ada, yang memiliki data tentang berbagai jenis barang
yang dijual, dan sebagainya.

4. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama orang atau nama badan. Hampir sama dengan sistem penyimpanan abjad
yang penyimpanan dokumen berdasarkan nama, sistem nomorpun penyimpanan dokumen
berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor. Sistem penyimpanan ini tepat
digunakan untuk :
a. Penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnya menggunakan nomor, misalnya
perusahaan asuransi sesuai urutan nomor, misalnya perusahaan asuransi sesuai urutan nomor
polis, bank penyimpanan data nasabah berdasarkan nomor rekening.

b. Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal ini dikarenakan surat
keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat keputusan.

c. Pada lembaga pendidikan yang menyimpan dokumen siswanya berdasarkan nomor induk
siswa.

19
d. Penyimpana faktur transaksi, yang diurutkan berdasarkan nomor faktur.7

7Amsyah, Zulkifli. Manajemen Sistem Informasi. (PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta
2003) hal 72

5. Sistem Kronologi
Sistem penyimpanan kronologi adalah sistem yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu
disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, decade, ataupun abjad. Dalam sistem ini
semua dokumen diurutkan pada urutan tanggal, bulan, dan tahun dokumen itu disimpan. Dari
segi peletakan dan penyimpanan, sistem ini mudah dilaksanakan karena hanya didasarkan
pada urutan tanggal, bulan serta tahun. Tetapi dalam hal penemuan kembali dokumen yang
disimpan, sistem ini kurang begitu efektif karena biasanya permintaan dokumen jarang
dilakukan berdasarkan kata panggil. (caption) tanggal. Sistem penyimpanan arsip yang
dijalankan dapat dikatakan baik apabila mempunyai cirri-ciri sebagai berikut : mudah
dilaksanakan, mudah dimengerti, ekonomis/hemat biaya, tidak memakan tempat. Mudah
didapat, cocok dengan organisasi, fleksibel / luwes, dapat mencegah kerusakan dan
kehilangan arsip, mempermudah pengawasan.
Berdasarkan teori tentang sistem penyimpanan arsip, Praktikan berinisiatif dan kreatif
melakukan penyimpanan arsip. Berdasarkan pendapat Durotul Yatimah
“ Tugas sekretaris pada dasarnya mencakup dua hal. Pertama, tugas-tugas yang berhubungan
dengan tugas kesekretarisannya. Kudua, yang sekaligus merupakan tugas utama dari seorang
sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar pimpinan dapat bekerja secara optimal, berhasil
guna, berdaya guna, dan lebih profesional. Tugas tersebut dapat berupa tugas ketatausahaan
yang meringankan pekerjaan pimpinan, memberikan pelayanan pada relasi, dan mengadakan
hubungan kerja sama dengan pimpinan atau relasinya. Begitu banyaknya tugas seorang
sekretaris dalam melaksanakan fungsinya sebagai pemmbantu pimpinan (terutama dalam
bidang administratif) sehingga tugas sekretaris dapat dikelompokan menjadi empat kelompok
besar, yaitu tugas rutin, tugas instruktif, tugas kreatif, dan tugas koordinatif”8
8 Durotul,Yatimah.Kesekretarisan modern dan Administrasi Perkantoran(CV Pustaka
setia,2009) hal. 39
9 Durotul,Yatimah.Kesekretarisan modern dan Administrasi Perkantoran(CV. Pusaka
setia,2009) hal. 40
Dalam menyelesaikan persoalan kearsipan Praktikan menggunakan tugas kreatif berdasarkan
pendapat Durotul Yatimah
“tugas kreatif yaitu merupakan pekerjaan yang dilaksanakan atas prakarsa praktikan sendiri.
Dengan demikian, seorang sekretaris yang berdaya guna dan berhasil guna harus penuh
inisiatif dan dinamis. Tugas tersebut dilakukan guna meringankan beban pekerjaan atau
menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja. Tugas kreatif ini pun tidak terdapat dalam uraian
tugas”.9
maka Praktikan berinisiatif menggunakan sistem penyimpanan arsip yang sesuai dengan
keadaan Bagian Kepegawaiana Badan Pembinaan Hukum Nasional adalah sistem krnologis
karena mudah dilaksanakan, susunan dan urutan guide sederhana, dan cocok untuk klasifikasi
menyeluruh dan berkelanjutan. Sistem penyimpanan arsip kronologis adalah suatu sistem
penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun.
Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat
sederhana, yaitu hanya terdiri tiga bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama
tanggal. Disamping itu, orang juga sudah sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap
20
tahun masehi, (dimulai dari Januari, Febuari, sampai dengan Desember) dan jumlah tanggal
pada setiap bulannya (terdiri dari 28-30 hari). Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari tahun
(tanggal utama) sebagai kode laci, bulan (sub tanggal) sebagai kode pada guide, dan tanggal
(sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder.
Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem
tanggal antara lain sebagai berikut;
a. Filing Cabinet

Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu
laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja satu laci untuk
menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah banyak.

Gambar 1.5.

b. Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam
satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci hanya memuat 2-3 bulan saja makan hanya
diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

21
 Gambar 1.6.
c. Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dubutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun.
Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari
dari 2-3 bulan tersebut.

Gambar 1.7.
Dari berbagai perlengkapan di atas pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi
yang ditetapkan dalam kearsipan sistem tanggal. Dalam menyusun dan menggunakan
peralatan kearsipan sistem tanggal diaatur sebagai berikut :
a. Untuk kantor/organisasi yang kecil dan yang arsipnya belum banyak :

1) Kode laci diambil dari tahun

2) Kode guide diambil dari bulan

3) Kode folder diambil dari tanggal

b. Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar :

1) Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan) misalnya : laci untuk bulan
Januari dan Febuari atau Januari, Febuari dan Maret.

2) Kode guide diambil dari bulan

22
3) Kode folder diambil dari tanggal
Penyusunan guide pada laci filing cabinet dimulai dari belakang berurutan ke depan dari
bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga
untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.