KEBIJAKAN DAN PROSEDUR RELAWAN

1. Manajemen Kearsipan (Record Management)

Kantor manajemen relawan menyimpan arsip atau catatan setiap relawan di organisasi,
berupa: tanggal kerja relawan, posisi, peran atau tugas, evaluasi kinerja relawan, pelatihan
yang diikuti, dan penghargaan yang diterima. Arsip relawan berupa lamaran, surat
referensi, dan pengecekan latar belakang, bersifat rahasia. Relawan bertanggung jawab
untuk mengisi dan memperbarui informasi di arsip atau dokumen mereka masing-masing.

2. Aturan Berpakaian (Dress Code)

Relawan merupakan perwakilan dari ADRA Indonesia dan bertanggung jawab untuk
menampilkan citra yang positif terhadap konstituen dan komunitas. Relawan harus
berpakaian secara tepat dan sesuai dengan kondisi dan kinerja tugas mereka. Relawan yang
bertugas melayani dalam kapasitas sebagai pembicara atau bertemu dengan konstituen,
memakai Kartu Tanda Pengenal/name tag ADRA Indonesia. Relawan yang bekerja di
kantor, berpakaian sesuai dengan peraturan kantor yang ditempati. Setiap relawan akan
diinformasikan mengenai standar pakaian kerja sesuai penugasan yang akan dilakukan
setiap indvidu.

3. Kehadiran dan Waktu (Attendance and Time)

Kehadiran relawan merupakan hal yang penting untuk menjalankan setiap program.
Relawan harus memberitahu pengawas/supervisor mereka terlebih dahulu jika mereka
tidak dapat hadir pada hari yang dijadwalkan untuk bertugas. Relawan bertanggung jawab
untuk menyelesaikan dan mencatat waktu mereka di daftar hadir bulanan. Waktu yang
tidak dicatat menjadi tanggung jawab relawan.

4. Pergantian Tempat (Change of Placement)

Relawan dapat mengajukan pergantian tempat kapan saja selama masih dalam jadwal
layanan sukarela mereka. Jika relawan memilih untuk ditugaskan kembali, relawan harus
melamar untuk posisi tersebut dan menerima semua pelatihan yang diwajibkan.

5. Syarat Pelayanan (Service Requirement)

Relawan setuju untuk berkomitmen dengan jumlah jam pelayanan minimum untuk satu
tahun. Pada akhir masa pelayanan, relawan dapat memilih untuk memperbarui Perjanjian
 Layanan Sukarela mereka dengan ADRA Indonesia. Jumlah jam pelayanan yang diminta
adalah 50 jam per tahun. Namun, persyaratan tersebut dapat disesuaikan dengan keadaan
dan perjanjian kedua belah pihak dan bervariasi sesuai dengan kesempatan yang ada.

6. Cuti (Leave of Absence)

Relawan dapat mengajukan cuti dengan persetujuan pengawas/supervisor. Cuti tersebut
tidak akan mengurangi hari dan jadwal pelayanan atau tugas para relawan.

7. Pelatihan (Training)
Relawan mendapat pelatihan sebagai layanan sukarela mereka dengan ADRA Indonesia.
Seluruh relawan harus menyelesaikan orientasi, on-the-job atau program pelatihan, dan
ikut serta dalam kelas edukasi yang berkelanjutan. Orientasi relawan memberikan
gambaran tentang ADRA Indonesia secara luas, misi, sejarah, dan tujuan. Setiap relawan
akan mengikuti orientasi pada bulan pertama atau pada awal mulai pelayanan mereka.
Orientasi dirancang untuk menyediakan kerangka kerja para relawan. Penugasan Relawan
atau Program Pelatihan disediakan oleh pengawas/supervisor atau pelatih untuk
penempatan tertentu. Pelatihan mencakup keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan
para relawan untuk melakukan tugas mereka.

8. Relawan Pemuda dan/atau Magang (Youth Volunteer and/or Service Learning)

Relawan di bawah umur 18 tahun harus memiliki persetujuan tertulis dari orangtua atau
wali. Pelajar atau mahasiswa/wi yang mengajukan permohonan sebagai relawan untuk
memenuhi tuntutan kredit nilai mereka, harus mencantumkan nama sekolah/universitas
dan informasi kontak sebelum relawan memulai kegiatan tugas atau pelayanan.

9. Evaluasi (Evaluation)
Relawan akan dievaluasi secara berkala untuk meninjau kinerja mereka. Evaluasi ini akan
memungkinkan relawan dan pengawas/supervisor untuk mengusulkan perubahan, mencari
saran, dan meningkatkan relasi antara relawan, staf, dan ADRA Indonesia. Evaluasi
merupakan waktu berdiskusi, baik pengawas/supervisor dan relawan harus menjalin
komunikasi secara terbuka.

10. Perilaku (Conduct)

Relawan diharapkan untuk mengikuti seluruh peraturan berperilaku untuk menjaga
kepentingan dan keselamatan seluruh relawan, staf, dan ADRA Indonesia.
Berikut merupakan beberapa contoh perilaku yang tidak tepat yang dapat menyebabkan
pemecatan:
 ● Pencurian atau dengan sengaja menghilangkan atau mengambil barang milik
ADRA Indonesia, staf, agen atau pengunjung, termasuk tidak mau bekerjasama
dengan baik dalam penyelidikan dari ADRA Indonesia.
● Mengubah laporan atau arsip ADRA Indonesia.
● Relawan di bawah pengaruh alkohol atau obat-obatan terlarang dan / atau memiliki,
mendistribusikan, menjual, menyerahkan, atau menggunakan alkohol atau obat-
obatan terlarang secara ilegal di lingkungan kegiatan relawan.
● Menciptakan gangguan di lokasi ADRA Indonesia, pada kegiatan yang disponsori
atau di daerah yang dapat membahayakan keselamatan orang lain.
● Penggunaan properti ADRA Indonesia dengan tidak benar atau properti yang
dimiliki oleh individu lain atau organisasi lain.
● Kurangnya kerjasama atau perilaku tidak terhormat lainnya.
● Pelanggaran terhadap aturan ADRA Indonesia, negara, provinsi, kota, dan aturan
keselamatan dan kesehatan kerja setempat.
● Penyalahgunaan telepon, perangkat atau sistem komputer, surat, e-mail, mesin fax,
atau peralatan lainnya milik ADRA Indonesia.
● Memberikan informasi tentang hak milik dan rahasia ADRA Indonesia tanpa izin.
● Kinerja atau perilaku yang tidak memuaskan.

11. Merokok (Smoking)

ADRA Indonesia bermaksud untuk menyediakan lingkungan yang aman dan sehat.
Dilarang merokok di tempat kerja.

12. Lingkungan Bebas Narkoba (Drug-Free Environment)

ADRA Indonesia menyediakan lingkungan bebas narkoba, sehat, dan aman. Saat berada
di lokasi ADRA Indonesia dan saat melakukan kegiatan terkait dengan ADRA Indonesia
di luar lokasi ADRA Indonesia, seorang relawan tidak boleh menggunakan, memiliki,
mendistribusikan, menjual atau berada di bawah pengaruh alkohol atau obat-obatan
terlarang. Relawan harus memberitahu pengawas mereka jika mereka menggunakan resep
atau obat lainnya yang tidak diedarkan secara bebas yang dapat mempengaruhi
keselamatan atau kinerja mereka.

13. Keselamatan dan Kewajiban (Safety and Liability)

ADRA Indonesia bertujuan untuk menyediakan lingkungan yang aman dan sehat untuk
seluruh relawan. Jika relawan terluka atau cedera dalam kegiatan tugas atau pelayanan,
sangat penting untuk memberitahu pengawas mereka dengan segera. Relawan juga harus
menyelesaikan laporan kejadian dan menyerahkannya kepada pengawas mereka.

Cakupan tanggung jawab ADRA Indonesia terhadap relawan mencakup tanggungan

perlindungan terhadap relawan yang mengalami cedera atau terluka pada saat menjalankan
 aktivitas atau tugas pelayanan sukarela mereka untuk ADRA Indonesia. ADRA Indonesia
tidak bertanggung jawab atas cedera / luka atau kecelakaan yang diakibatkan dari tindakan
para relawan sendiri.

Tanggungan asuransi kecelakaan ADRA Indonesia terhadap relawan meliputi beberapa

keadaan cedera atau kecelakaan yang dialami relawan ketika melakukan pelayanannya atas
nama ADRA Indonesia. Dalam hal ini, relawan harus menandatangi surat pembebasan
tanggungan oleh ADRA Indonesia dalam hal tanggungjawabnya itu bilamana relawan
secara dengan sengaja dan dengan sadar terlibat di dalam resiko-resiko tertentu sementara
melakukan pelayanan untuk ADRA Indonesia.

14. Penggantian Biaya Pengeluaran (Reimbursement of Expenses)

Relawan berhak mendapatkan penggantian biaya pengeluaran yang sudah disetujui
sebelumnya, pengeluaran yang ditanggung terlebih dahulu, termasuk pengeluaran
transportasi pada saat terlibat dalam kegiatan pelayanan sukarela untuk ADRA Indonesia.
Setelah disetujui oleh pengawas, relawan harus melampirkan semua nota untuk
mendapatkan penggantian biaya pengeluaran.

15. Penutupan Darurat (Emergency Closings)

ADRA Indonesia berupaya keras untuk memastikan keselamatan semua relawan. Pada
cuaca buruk, relawan akan bertanggung jawab untuk memberitahu pengawas mereka
bahwa mereka tidak akan melakukan jadwal kegiatan mereka. Jika kantor ADRA
Indonesia harus ditutup, maka Kantor Manajemen Relawan akan memberi tahukan jadwal
pelayanan relawan melalui telepon tentang hal tersebut.

16. Keselamatan dan Keamanan (Safety and Security)

ADRA Indonesia ingin untuk menciptakan lingkungan relawan yang aman. Relawan
bertanggung jawab untuk menggunakan saran-saran yang masuk akal berikut untuk
membantu memastikan lingkungan yang aman:
● Mewaspadai orang yang tak dikenal yang datang ke daerah Anda dan tidak
ditemani oleh anggota staf.
● Jangan pernah meninggalkan tas, dompet, atau barang berharga lainnya di meja
atau di bawah meja Anda. Simpan tas atau dompet Anda setiap saat atau simpan di
laci atau lemari yang aman. Hindari membawa uang dalam jumlah yang besar.

Meja, loker, dan tempat penyimpanan lainnya dapat disediakan untuk keamanan relawan,
tetapi tetap menjadi properti milik ADRA Indonesia. Oleh sebab itu, seluruh barang yang
ada di dalamnya, dapat diperiksa oleh perwakilan ADRA Indonesia yang berwenang kapan
saja, baik dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya. ADRA Indonesia tidak
bertanggung jawab atas harta pribadi yang hilang atau dicuri. ADRA Indonesia tidak akan
 mengganti uang para relawan untuk properti pribadi apa pun yang hilang di lingkungan
kerja relawan.

17. Penggunaan Properti ADRA Indonesia (Use of ADRA Indonesia Property)

Peralatan dan Kendaraan - Setiap peralatan, mesin, dan kendaraan yang tampaknya rusak,
cacat, atau membutuhkan perbaikan harus dilaporkan kepada pengawas relawan. Pelaporan
kerusakan dan kebutuhan perbaikan yang cepat dapat mencegah kerusakan peralatan dan
kemungkinan kerusakan lainnya. Peralatan dan kendaraan yang dimiliki atau disewa
ADRA Indonesia hanya akan digunakan untuk tujuan bisnis ADRA Indonesia dan tidak
boleh dipinjam atau digunakan untuk kepentingan pribadi. Relawan harus menyerahkan
formulir penggunaan kendaraan ADRA Indonesia jika dibutuhkan atau diminta oleh
pengawas untuk menggunakan kendaraan yang dimiliki atau disewa oleh ADRA
Indonesia. Relawan harus memiliki SIM yang valid untuk mengoperasikan kendaraan
milik atau yang disewa oleh ADRA Indonesia. Relawan wajib untuk memberi tahu
pengawas mereka jika SIM ditilang atau dicabut kapan saja selama menjalani masa
kegiatan relawan. Relawan yang menggunakan kendaraan ADRA Indonesia tanpa SIM
yang sah dapat mengakibatkan tindakan disipliner hingga termasuk pemecatan. Relawan
yang terlibat dalam kecelakaan saat menggunakan kendaraan yang dimiliki atau disewa
oleh ADRA Indonesia, harus melaporkan kecelakaan tersebut pada hari yang sama kepada
pengawas mereka (atau hari kerja berikutnya jika sedang tanggal merah atau akhir pekan).

Layanan telepon dan e-mail - Telepon hanya digunakan untuk kepentingan kerja. Jika
diizinkan, panggilan telepon pribadi harus seminimal mungkin dan tidak boleh
mengganggu kegiatan kerja relawan. Sebagai tambahan, biaya penggunaan telepon milik
ADRA Indonesia untuk telepon jarak jauh untuk kepentingan pribadi harus di bayar oleh
relawan kepada ADRA Indonesia.

Penggunaan komputer - ADRA Indonesia menyediakan komputer / laptop, e-mail, dan

akses internet to menunjang kinerja relawan dalam melakukan tugasnya. Komputer /
laptop, e-mail, dan akses internet hanya dapat digunakan untuk kepentingan kerja saja.
Penggunaan pribadi tidak diperbolehkan pada saat bekerja.

18. Pengembalian Properti (Return of Property)

Relawan bertanggung jawab atas properti ADRA Indonesia yang mencakup semua materi,
dokumen, kunci, kata sandi, atau informasi baik tertulis maupun elektronik lainnya yang
dikeluarkan untuk relawan atau dalam kepemilikan atau kendali relawan. Semua properti
ADRA Indonesia harus dikembalikan pada atau sebelum hari terakhir pelayanan relawan.

19. Pelecehan Seksual di Tempat Kerja (Sexual Harrasment in the Workplace)

 ADRA Indonesia berkomitmen untuk menyediakan lingkungan yang bebas dari
diskriminasi dan pelecehan yang melanggar hukum. Tindakan, kata-kata, lelucon, atau
komentar berdasarkan jenis kelamin seseorang, ras, etnis, usia, agama, atau karakteristik
lain yang dilindungi secara hukum tidak akan ditolerer. ADRA Indonesia menganjurkan
relawan untuk melaporkan kejadian pelecehan seksual dalam bentuk apapun langsung
kepada Manajer Human Resource.

20. Konflik Kepentingan (Conflict of Interest)

ADRA Indonesia harus menyadari pentingnya tugas relawan untuk ADRA Indonesia. Para
staf diharapkan untuk bertindak dengan baik dan pantas demi kepercayaan publik. Setiap
relawan harus bersikap demi menjaga reputasi dan integritas ADRA Indonesia akan
menjaga dan memperkuat kepercayaan publik terhadap kegiatan ADRA Indonesia.
Demikian juga, relawan harus menahan diri untuk tidak terlibat dalam transaksi apapun
untuk kepentingan pribadi yang berpotensi menimbulkan konflik, atau yang tampaknya
bertentangan dan menimbulkan konflik dengan ADRA Indonesia. Konflik kepentingan
yang dapat atau berpotensi terjadi ketika seorang relawan berada dalam posisi untuk
mempengaruhi keputusan yang dapat menghasilkan keuntungan pribadi untuk diri sendiri
atau kerabat sebagai akibat dari transaksi bisnis ADRA Indonesia. Untuk tujuan kebijakan
ini, kerabat adalah orang yang memiliki hubungan darah atau pernikahan, atau yang
hubungannya dengan relawan sama dengan orang yang memiliki hubungan darah atau
pernikahan. Partisipasi dalam kegiatan apa pun yang dilarang oleh kebijakan ini dapat
mengakibatkan pemberhentian kegiatan relawan. Beberapa situasi konflik kepentingan
mudah diidentifikasi, dan yang lainnya dapat tidak terlihat. Beberapa situasi umum yang
berkaitan dengan relawan muncul karena potensi konflik yang dijelaskan di bawah ini:

Menerima Pembayaran atau Hadiah: Relawan tidak boleh menerima pembayaran dalam
bentuk apapun (termasuk hadiah, uang tunai, diskon, konsesi, layanan,barang, atau manfaat
serupa lainnya) untuk hasil yang diberikan sebagai bagian dari layanan sukarelawannya.
Ini termasuk pembayaran untuk keterlibatan berbicara atau untuk partisipasi dalam
lokakarya atau kegiatan serupa.

Pengaruh yang Tidak Benar: Setiap relawan, atau kerabat dekat, tidak boleh bertindak atas
namanya sendiri atau ketika bertindak atas nama orang lain, bisnis atau organisasi,
berusaha untuk mempengaruhi posisi ADRA Indonesia dalam isu, masalah, atau transaksi
atau berpartisipasi dalam setiap diskusi yang berkaitan dengan organisasi terkait.

Informasi Orang Dalam: Informasi orang dalam tidak boleh digunakan baik untuk tujuan
memperoleh keuntungan bagi diri sendiri, kerabat dekat, atau organisasi lain atau untuk
tujuan lain yang tidak secara khusus disetujui oleh ADRA Indonesia.
Aktivitas Politik: Relawan didorong untuk berperan aktif dan berpartisipasi dalam proses
politik dan pemerintahan. Bagaimanapun, relawan yang berpartisipasi merupakan atas
nama sebagai individu dan bukan sebagai perwakilan dari ADRA Indonesia. Untuk
menghindari inferensi dukungan atau sponsor oleh ADRA Indonesia, seorang relawan
tidak boleh menyatakan bahwa sumbangan politik, dukungan, atau aktivitas politik lainnya
dibuat atau dilibatkan dengan persetujuan, atau atas nama, ADRA Indonesia. Demikian
juga, relawan tidak boleh terlibat dalam kegiatan politik selama layanan relawan atas nama
ADRA Indonesia.

Pembuatan Pernyataan: Relawan tidak boleh menggunakan nama atau jabatan apapun dari
ADRA Indonesia atau yang berhubungan dengan ADRA Indonesia atau salah
mengidentifikasi dirinya sebagai karyawan yang terkait dengan masalah apapun di mana
relawan tidak berhak atau tidak diizinkan bertindak sebagai perwakilan untuk menyatakan
pendapatnya atas nama ADRA Indonesia.

Saya dengan ini menyatakan bahwa saya telah membaca dan memahami sepenuhnya isi
“Kebijakan dan Prosedur Relawan ADRA Indonesia”, dan setuju untuk mematuhinya.

Nama:

Tanda Tangan:

Tanggal:

17-11-2022

dr.Lia Yarangga