Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

5.1. PENDEKATAN PELAKSANAAN PEKERJAAN

5.1.1. PENDEKATAN UMUM

Sesuai pemahaman konsultan dalam Kerangka Acuan Tugas, maka

uraian dan penjelasan kegiatan yang telah dipaparkan pada bagian
pemahan dan tanggapan di atas, dapat dirumuskan dalam suatu
langkah-langkah pendekatan permasalahan dan aplikasi metode
paling efektif sehubungan dengan pelaksanaan layanan jasa pada
proyek termaksud.

Pendekatan dan metodologi layanan jasa Konsultan tersebut telah

disimpulkan dalam bentuk rencana kerja yang dilengkapi dengan
jadwal pekerjaan, jadwal penugasan personil, tugas masing-masing
tenaga ahli, tempat tugas dan lain sebagainya yang sehubungan
dengan pelaksanaan pekerjaan di lapangan.

5-1
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

Hal-hal yang pokok dalam penanganan masalah layanan jasa

tersebut, dapat disimpulkan sebagai berikut :
Disamping memberikan layanan Jasa Supervisi Managemen
sesuai Kerangka Acuan Tugas, konsultan akan berusaha pula
mengaplikasikan pengalamannya untuk memberikan pelatihan
kepada TFL dan KorFas untuk dapat melakukan verifikasi awal
kepada Calon Penerima Bantuan (CPB), serta melakukan
langkah-langkah kerja yang efektif sehingga dapat memberikan
hasil yang terbaik;
Memberikan layanan manajemen Administrasi, Sistem Informasi
Sirrus dan Laporan E monitoring secara berkala untuk
pelaksanaan proyek fisik pembangunan rumah BSPS, mulai dari
proses rembug warga, penyiapan kelompok penerima bantuan
(KPB), yang terdiri dari maksimal 20 KK, pengawasan
pembangunan rumah BSPS sampai dengan proyek
pembangunan selesai;
Melaksanakan pengawasan administrasi dan manajemen untuk
pengendalian bantuan stimulan yang di terima oleh Kelompok
Penerima Bantuan (KPB) tepat saran dan sesuai dengan BNBA
yang sudah di tetap pada saat T-0 atau T-1.
Melakukan monitoring kemajuan pekerjaan, baik itu fisik dan
aministrasi serta laporan pengunanan bantuan dari Tenaga
Fasilitator Lapangan (TFL) dan dan Koordinator Fasilitator

5-2
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

(KorFas) di lapangan yaitu laporan pembayaran kepada toko

material dan laporan pembayaran upah tukang yang terdiri dari
2(dua) tahapan pembayaran yaitu, progress 30% Tahap 1 dan
progress 100 % Tahap 2.
Konsultan Manajemen Provinsi atau KMprov juga selalu
berkoordinasi dengan Tim Teknis di daerah penerima bantuan
dan tim teknis dari PPK.
Konsultan Manajemen Provinsi juga senantiasa menjalin
kerjasama secara harmonis dengan para Tenaga Fasilitator
Lapangan (TFL) dan Koordinator Fasilitator (KorFAs) dalam
memecahkan masalah-masalah yang dihadapi dilapangan dalam
hal pelaksanaan pekerjaan.

Didalam pekerjaan ini konsultan akan mengunakan beberapa

pendekatan untuk dapat menjawab tujuan dari pekerjaan ini.
namun sebelum itu konsultan akan memberikan gambar proses
skematik yang diharapkan dapat menjadi panduan.

Tujuan
Lingkup Pekerjaan Pekerjaan

Pendekatan Metodologi dan

Program Kerja

Gambar 5.1 Skematis Penangan Pekerjaan

5.1.2. PENDEKATAN OPERASIONAL

Sebagai acuan dasar pelaksanaan pekerjaan “Konsultan

Manajemen Provinsi Kepulauan Riau” agar tercapai hasil kerja
yang optimal, Konsultan menyiapkan rencana operasional kegiatan
yang efektif dan efisien. Berikut merupakan komponen-komponen

5-3
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

penghasil rekayasa yang akan mempengaruhi jalannya kegiatan

diantaranya meliputi :

a. Personel (Tenaga Ahli dan Tenaga Pendukung) ;

b. organisasi penyedia jasa ;
c. sistem koordinasi ;
d. fasilitas kerja ;
e. tempat (kantor dan base camp).

Secara diagramatis, pendekatan operasional pelaksanaan pekerjaan

dapat dilihat pada Gambar 5.2.

A. Tenaga Ahli

Tenaga ahli merupakan salah satu komponen penghasil rekayasa

utama dalam pelaksanaan pekerjaan ini. Agar diperoleh hasil yang
optimal sesuai dengan persyaratan dalam KAK, maka Konsultan
akan menempatkan tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu sesuai
dengan kompetensinya serta berpengalaman dalam menangani
pekerjaan yang sejenis. Agar tim pelaksana kegiatan dapat
terkoordinasi dengan baik, maka Konsultan sebagai penyedia jasa
akan menempatkan Ketua Tim (Team Leader) yang menguasai
substansi pengembangan wilayah dan kota serta mempunyai
kapasitas yang cukup dalam memimpin tim pelaksana.

B. Organisasi Pelaksana

Agar tercapai target pekerjaan yang telah ditentukan, maka

diperlukan suatu organisasi pelaksanaan yang akan mengatur tugas
dan tanggung jawab sesuai dengan tupoksi dan jalur perintah serta
koordinasi diantara para tenaga ahli yang ditugaskan. Dengan
adanya organisasi yang baik diharapkan akan didapatkan suatu
sistem kerja yang efektif sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan
dengan lancar, terselesaikan secara tepat waktu dengan kualitas
yang dapat dipertanggungjawabkan. Selain organisasi internal Tim

5-4
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

Konsultan, demi kelancaran proses koordinasi dengan Pemberi

Kerja, maka Konsultan akan berkoordinasi dengan Pemberi kerja
melalui Tim Teknis. Organisasi pelaksana pekerjaan ini akan
dipimpin oleh seorang Ketua Tim yang akan membawahi tenaga ahli
dan tenaga penunjang, dan unsur-unsur pelaksana pekerjaan
lainnya sesuai dengan yang sudah ditentukan dalam KAK.

C. Koordinasi
Dalam pelaksanaan pekerjaan ini, Konsultan akan selalu
berhubungan dengan pihak pemberi kerja serta instansi terkait
lainnya, baik dalam rangka pengumpulan data maupun pada saat
konfirmasi hasil kegiatan yang berkaitan dengan wewenang dan
tanggung jawab instansi tersebut. Koordinasi yang baik dengan
pihak-pihak yang terkait sangat diperlukan demi kelancaran
pelaksanaan pekerjaan. Dalam upaya menghindari terjadinya
kesalahan persepsi dan demi kelancaran pelaksanaan pekerjaan,
maka dalam setiap pengambilan keputusan penting, Konsultan akan
selalu berkoordinasi dengan Satuan Kerja atau Tim Teknis
Pekerjaan. Diskusi dan pertemuan-pertemuan dengan Satker dan
Tim Teknis Pekerjaan akan selalu ditindaklanjuti dengan Berita
Acara Pertemuan / Diskusi yang ditandatangani bersama.

D. Fasilitas kerja
Fasilitas kerja untuk kegiatan kantor dan lapangan akan
disediakan sesuai dengan persyaratan Pemberi Kerja yang
ditetapkan dalam KAK. Dalam upaya untuk meningkatkan kualitas
hasil dan efisiensi kerja kerja, apabila dimungkinkan, konsultan
sebagai penyedia jasa akan menambah atau meningkatkan kualitas/
spesifikasi peralatan yang digunakan.

E. Kantor
Semua pekerjaan yang bersifat desk study akan dikerjakan di
kantor Konsultan dan di lokasi, namun untuk pekerjaan lapangan
khususnya untuk survei lapangan dan pengumpulan data sekunder,

5-5
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

Konsultan akan mengunjungi daerah studi yang ditentukan dalam

KAK.

Gambar 5.2
Pendekatan Operasional Pelaksanaan Pekerjaan

5.1.3. PENDEKATAN MANAJEMEN PROYEK

Dalam lingkungan proyek, yang disebut persetujuan adalah

“harus tertulis”, karenanya “manajemen proyek harus ada“ dan
akan bersandarkan pada aspek hukum, bahwa yang penting
adalah apa yang tertulis.

Dalam pelaksanaan pekerjaan Konsultan Manajemen Provinsi

Kepualuan Riau, TA. 2019, sistem manajemen proyek ini dalam
bentuk prosedural pekerjaan, dimaksudkan untuk memberikan
guidelines/petunjuk kepada setiap personil dalam organisasi, tentang
bagaimana dia seharusnya melakukan kegiatan dan berkomunikasi
dalam lingkungan proyek.

Prosedur, form dan guideline merupakan alat yang dapat

menggambarkan proses manajemen proyek, dan juga merupakan
suatu kerangka/format dalam pengumpulan, pemrosesan dan
mengkomunikasikan data dan informasi aktifitas proyek dalam

5-6
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

bentuk yang teratur dan standar. Secara spesifik maksud dari adanya
dokumen procedural, adalah :
 Memberikan guidelines dan keseragaman
 Mendorong pendokumentasian
 Komunikasi menjadi jelas dan efektif
 Mempersatukan tim proyek
 Memberikan dasar analisa
 Persetujuan dokumen terekam untuk referensi selanjutnya
 Memperbaharui komitmen
 Mengurangi paperwork
 Mengurangi konflik dan ketidakjelasan masalah
 Memetakan jenis-jenis pekerjaan
 Memudahkan tim kerja baru segera beradaptasi
 Membentuk jalur pengalaman dan metode kerja yang berguna
bagi proyek lain.

Metode pendekatan teknis Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan

Riau, adalah :

1. Menguraikan kondisi permasalahan kebutuhan untuk proses

penyediaan rumah swadaya :
a. Kebijaksanaan pembangunan Rumah Swadaya;
b. Kondisi lokasi saat ini.

2. Pengkajian terhadap kondisi lokasi, penduduk, tingkat

aksesibilitas dan kebutuhan (demand) serta faktor-faktor
pendukung lainnya. Pengkajian ini dimaksudkan untuk
melihat potensi dan kecenderungan perkembangan kebutuhan
(demand).

3. Melakukan identifikasi faktor-faktor pendukung.

4. Merumuskan berbagai indikator berdasarkan analisis supply

dan demand, perumusan tersebut sebagai bahan perumusan
alternatif pembangunan Rumah Swadaya, baik aspek fisik
maupun prasarana.

Untuk melakukan 4 (empat) pendekatan tersebut, konsultan

5-7
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

membaginya dalam beberapa langkah teknis kegiatan berikut :

1. Tahap Sosialisasi
Tahapan ini adalah tahapan dimana kita mensosialisakan apa
itu program BSPS kepada masyarakat didampingi oleh aparat
Kecamatan/Kelurahan dan tim teknis Kabupaten, bagaimana
cara untuk mendapatkan bantuan tersebut.

2. Tahap Verifikasi
Pada tahap ini adalah untuk memverifikasi penerima bantuan
sesuai dengan data BNBA.
Kegiatan yang dilaksanakan :
• Mendata calon penerima bantuan
• Menjelaskan syarat penerima bantuan
• Mengumpulkan data data penerima bantuan
• Mendata bentuk swadaya yang akan diberikan oleh Calon
Peneriman Bantuan.

3. Tahap Pembetukan KPB (Kelompok Penerima Bantuan)

Pada tahap ini adalah bagaimana calon penerima bantuan
membuat sebuah kelompok yang terdiri dari calon penerima
bantuan yang berjumlah maksimal 20 orang. Menjelaskan fungsi
Dari pada Bantuan Stimulan atau BSPS kepada KPB sehingga
dapat dengan tepat melaksanankan kegiatan tersebut sesuai
keinginan bersama.
Kegiatan yang dilaksanakan :
• Membuat kelompok yang berjumlah 20 orang yang terdiri dari
Ketua, Sekretaris dan Anggota.
• Memyusun data berapa jumlah Tukang dan Toko Matreial yang
ada di lokasi.
• Menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan Daftar Rencana
Pemanfaatan Bahan (DRPB),ingkup kerja, jadwal waktu.
• Menyusun Rencana Survey Toko Material dan Kontrak dengan
Toko oleh PPK.

4. Tahap Pelaksanaan
Desain dilaksanakan dua tahap :

5-8
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

(1) Tahap Pertama

Pada tahap pertama toko mengirim bahan bangunan kepada
KPB sesuai DRPB sejumlah 50% dari nilai bantuan yang
diterima oleh Penerima bantuan.

(2) Tahap Kedua

Tahap kedua adalah tahapan dimana Toko material mengirim
sisa material yang dibutuhkan sesuai yang tertera di DRPB.
Kemudian KPB di bantu oleh TFL dan Korfas mengajukan
permohonan pengiriman bahan tahap dua dengan catatan
bahwa proses tahapan satu telah di laksanakan sesuai dengan
kesepakatan KPB,Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap ini
antara lain :
a. KPB membuat DRPB tahap 2 dibantu oleh TFL.
b. Tim teknis memeriksa masalah teknis dan mengecek
progress tahap satu.
c. toko material mengirim material sesuai DRPB tahap 2.

5. Tahap Pembayaran Upah Tukang

Pada tahap ini untuk upah tukang bisa dibayarkan dengan cara
dua tahap, yaitu tahapan permbayarn dapat dilakukan apabila
progress tahap satu senilai 30 % sudah dilaksanakan dan dapat
dibayar kepada tukang melalui Tarik Tunai oleh Penerima
Bantuan senilai Rp.1.250.000 ,-. Sedangkan untuk pembayaran
upah Tukang tahap kedua adalah senilai 100 % dari progress fisik
dan dapat di bayar dengan cara Tarik Tunai senilai Rp.1.250.000,-

6. Tahap Pembayaran Ke Toko Material

Sama dengan cara di atas pembayaran kepada toko material juga
dilaksanakan dalam dua tahapan, Tujuannya agar pada tahap ini
adalah mewujudkan system pembayaran yang akuntable dan
fungsi control yang baik yang dibutuhkan oleh pemerintah yang di
atur dalam sebuah petunjuk teknis dilapang, serta dengan mutu
yang telah disyaratkan.
Tahap Satu :

5-9
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

 KPB mengirimkan DRPB ke toko material

 Toko mengirim material ke tempat KPB sesuai DRPB yang di
berikan senilai 50 % dari nilai bantuan yaitu Rp.6.250.000,-
 Material di krim sampai di tempat
 Setelah Progress mencapai 30% -50% dari bahan yang dikirim
toko materil baru dapat melakukan penagihan kepada PPK atau
pejabat yang ditunjuk didalam kontrak perjanjian antara toko
dan PPK rumah swadya, dengan melampirkan nota pengiriman
barang dan foto fisik kegiatan 30 % dari KPB, kemudian di
verifikasi oleh TFL dan Tim teknis yang di tunjuk. Pembayaran
dilakukan melalui transfer antar rekning yang telah di sepakati
dengan bank penyalur dan PPK Satker Perumahan Swadaya.
Tahap Dua:
 KPB mengajuka DRPB tahap dua Ke toko material.
 Toko material akan mengirimkan bahan sesuai DRPB tahap 2
yang di ajukan oleh KPB senilai Rp. 6.250.000,- sampai di
tempat KPB.
 Setelah Progress 100% maka toko material dapat mengajukan
pembayaran tahap kedua dengan melampirkan nota pengiriman
barang dan foto kegiatan 100%, serta telah di verifikasi kondisi
oleh TFL dan Tim Teknis.

Pengendalian Kegiatan
Pengendalian kegiatan BSPS pada intinya mencakup pengawasan
untuk mengamati, mengindentifikasi serta mengantisipasi
permaslahan untuk pencapain sasaran kegiatan BSPS.
Pengawasan atau pengendalian kegiatan BSPS ini meliputi ;
 Tahapan pengusulan lokasi
 Penetapan Lokasi
 Penyiapan masyarakat
 Penetapan CPB (Calon Penerima Bantuan) BSPS
 Pencairan
 Penyaluran

5 - 10
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

 Pemanfaatan BSPS
 Pelaporan

Proses pengendalian dan pengawasan berlangsung melalui

langkah-langkah sebagai berikut :
 Oleh KPA/Satker dengan melibat kan Dinas terkait
 Satker Menunjuk Pihak Ketiga sesuai perundang undangan.
 Petunjuk Teknis/Juknis
 Pelaporan
 Langkah Korektif

Untuk pengendalian dalam bentuk Laporan yang digunakan adalah

pengendalian sifatnya dalam bentu laporan-laporan kemajuan
Proyek yang kemudian menghasilkan Rencana Pelaksanaan yang
diperbaharui (Project Plan Updates) berikut rencana-rencana
tindakan koreksi.

Walaupun dokumentasi pengendalian terekam secara periodik

melalui laporan-laporan Mingguan, dan Bulanan, namun pada
kenyataannya pengendalian proyek sebenarnya akan dilakukan
secara daily basis. Aktifitas pengendalian juga terutama akan
tercermin dalam kegiatan rapat pengendalian perkembangan
proyek yang dilakukan secara periodik maupun khusus.

5.1.3.1 Pengendalian Mutu

Pengendalian mutu/kualitas bukan hanya dalam segi

bahan/material yang dipakai harus sesuai dengan persyaratan-
persyaratan dalam kontrak saja tetapi meliputi mutu dan
kualitas pelaksanaan harus baik. Keduanya harus dilaksanakan
bersama, karena keduanya saling terkait satu dengan lainnya dan
tidak dapat dipisahkan dalam mencapai hasil pekerjaan yang
dikatakan baik dan memenuhi persyaratan.

5 - 11
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

5.1.3.2 Pengendalian Kualitas Pelaksanaan

Kualitas pelaksanaan sangatlah penting dalam menentukan hasil

akhir yang akan dicapai, pengendalian kualitas tidak kalah
pentingnya dari kualitas bahan karena bahan yang bagus kalau
tidak tepat dalam pelaksanaan di lapangan maka tidak akan
mendapatkan hasil yang baik, maka pengendalian kualitas
pelaksanaan sangat penting diperhatikan untuk menghasilkan
hasil yang maksimum sesuai dengan persyaratan.

5.1.3.3 Pengendalian Kuantitas

Pengendalian Kuantitas meliputi volume, baik itu panjang, lebar,

tinggi dan lainya. Konsultan Manajemen Provinsi harus mengawasi
pelaksanaan proyek dengan teliti sehingga tidak terjadi pencurian
yang biasanya dilakukan oleh Kontraktor yaitu masalah
panjang, lebar, ataupun pencurian masalah spesifikasi
campuran adukan di beton sekunder, sehingga mengakibatkan
kualitas tidak sesuai dengan perencanaan.

5.1.3.4 Pengendalian Dana

Dalam proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan, dapat terjadi

perubahan-perubahan yang mengakibatkan adanya Addendum
pekerjaan, dimana dapat dilaksanakan setelah ada surat resmi
dari Pimpro/Pimbagpro.

Adapun prosedur Addendum pekerjaan sebagai berikut :

1. Penyesuaian di lapangan, setelah dipertimbangkan dengan
sungguh-sungguh oleh pihak-pihak yang terkait, sehingga
terpaksa ada pekerjaan tambah, untuk ini Pimpro
memberitahukan dengan surat resmi kepada pemborong
dengan tembusan kepada pihak-pihak terkait tentang adanya
pekerjaan tambah tersebut, dan sekaligus minta kepada
pemborong untuk segera mengajukan penawaran biaya
pekerjaan tambah tersebut.

5 - 12
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

2. Pemborong kemudian menjawab dengan surat resmi dengan

tembusan pada pihak-pihak terkait, sekaligus mengajukan
biaya tambahan yang dibutuhkan untuk melaksanakan
pekerjaan tersebut.

3. Konsultan Manajemen Provinsi berkewajiban untuk ikut

meneliti pekerjaan tambah/kurang yang akan dilaksanakan.

4. Mengecek perhitungan Volume Pekerjaan tambah/kurang

5. Harga satuan pekerjaan tambah yang jenisnya sama dengan

pekerjaan sebelumnya harus sama jika berbeda perlu dilakukan
pemeriksaan. Setelah disepakati harga pekerjaan tambah
tersebut, Pimpro memberi perintah resmi untuk dilaksanakan.

6. Pelaksanaan pekerjaan tambah oleh Pemborong sebelum surat

perintah tertulis dari Pimpro, tidak dapat dibenarkan.

7. Pekerjaan tambah disini harus diperhatikan nilainya

terhadap kontrak awal, bila nilai pekerjaan tambah
melampaui 10% dari kontrak, maka harus dibuat Kontrak
baru bukan Addendum. Sebaliknya bila nilai pekerjaan
tambah kurang dari 10%, maka cukup dibuat Addendum.

E.1.3.5 Pengendalian Waktu

Pekerjaan Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau, TA.

2019 sesuai jadwal sangat penting, maka dalam Manajemen
Provinsi diperhatikan dalam masalah waktu, karena itu
diperlukan rencana kerja yang matang dalam bentuk Time
Schedule Monitoring pekerjaan, yang diperjelas lagi dengan
Weekly Schedule.

Untuk membuat keduanya perlu adanya pemahaman yang perlu

diperhatikan, yaitu :

a. Time Schedule
Kebenaran/ketetelitian pembuatan Time Schedule mengenai :
 Item pekerjaan yang dilaksanakan.

5 - 13
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

 Awal dan akhirnya Item pekerjaan dan waktu yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
 Bobot fisik pada tiap Item pekerjaan berupa prosentase.
 Keterkaitan pekerjaan satu dengan lainnya, perlu adanya
evaluasi khusus kapan pekerjaan ini dimulai dan harus
berakhir.
Time Schedule perlu dievaluasi kebenarannya menyangkut :
o Tenaga kerja harus sesuai dengan jenis pekerjaan,
jumlahnya serta keterampilannya.
o Material/Bahan harus tepat waktu dengan kualitas yang
sesuai spesifikasi yang ada dalam kontrak.
o Jumlah dan jenis peralatan yang dipergunakan harus
disesuaikan dengan jenis dan volume pekerjaan.
o Metode/Sistem yang digunakan harus dapat mendukung
semua kegiatan/pekerjaan di lapangan.
o Koordinasi harus berjalan dengan baik, sehingga
menciptakan keserasian disetiap bagian pekerjaan yang
terkait.

b. Weekly Schedule, dibuat untuk :

Merencanakan Item-item pekerjaan selama periode satu
minggu
Membuat langkah-langkah pelaksanaan setiap minggu
Membandingkan bobot rencana dengan realisasi
dilapangan yang sering tidak sama, biasanya realisasi di
lapangan lebih kecil daripada bobot rencana kalau tidak
segera diatasi, maka keterlambatan semakin
membengkak, sehingga tidak bisa tepat waktu, jadi
tujuannya adalah mengantisipasi keterlambatan pekerjaan
di proyek.
Penyusunan Schedule proyek yang dapat dipertanggungjawabkan
dan memudahkan pengendaliannya adalah Schedule proyek yang
realistis. Pengendalian Schedule proyek juga hanya dapat
dilakukan dengan baik apabila informasi rencana-rencana

5 - 14
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

kegiatan tersediakan setiap saat/periode dan tercatat atau

terorganisasikan secara rapih, dimulai dari adanya master Schedule
proyek sebagai baseline.

Schedule harus dapat meliputi seluruh jenis kegiatan proyek antara

lain :
Project preparation phase
Design phase
Tendering phase
Demoliton works
Construction phase
Fitting out phase
Commissioning -Handover- migration phase

Yang dibuat dalam beberapa jenjang antara lain :

Project master Schedule
Individual contract Schedule
Be-weekly Schedule

Demikian juga, pengendalian akan efektif apabila : dilakukan

secara prioritas, mulai dari batasan-batasan milestone strategis,
bagian-bagian paling krusial atau kritikal selama
penyelenggaraan proyek; koordinasi-koordinasi Schedule secara
periodik; dan responsif dalam menyikapi proggres atau kendala
yang terjadi.
Bagian-bagian kritikal serta kendala yang dapat segera
diidentifikasi dalam pengendalian Schedule ini diperkirakan antara
lain :
• Milestone rencana pembukaan/pemakaian.
• Long lead items
• Pekerjaan-pekerjaan fabrikasi
• Pekerjaan finishing
• Perubahan-perubahan pekerjaan
• Cuaca
• Jalur kegiatan kritis yang ditemukan setelah menyusun skuens
pekerjaan sesuai metode pelaksanaan yang ditetapkan.

Team Manajemen Konstruksi akan menggunakan perangkat lunak

MS Project sebagai fasilitas planning, monitoring & control

5 - 15
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

Schedule. Pengendalian Schedule akan dimulai dari, atau masukan

pertamanya adalah Schedule proyek, kemudian diperiksa laporan-
laporan kemajuan termasuk adanya permintaan perubahan-
perubahan rencana. Dari hasil pantauan akan dikeluarkan
Schedule updates berikut rencana tindakan lainnya. Bagan atau
format kontrol yang dipakai adalah Project Schedule Tracker.

5.1.3.12 Pengendalian Waktu

Secara umum pengendalian waktu pelaksanaan proyek dilakukan

melalui metode “fast tracking” pada jadwal proyek. Dapat
digambarkan gagasan tersebut melalui skema berikut :

Penghematan waktu sebagaimana diatas, akan lebih banyak

diperoleh melalui perencanaan jadwal waktu pelaksanaan fisik,
secara akurat. Perlu pula dukungan perencanaan engineering dan
procurement/logistic yang memadai sehingga penghematan waktu
dapat diperoleh atau paling kurang jangka waktu (time frame)
yang ditetapkan tidak terlampaui, sebagaimana ditunjukkan pada
jadual induk terlampir.
Guna menjamin tidak terlampauinya kerangka waktu proyek,
metoda fast tracking bahkan dapat ditarik sejak masa
perancangan, terpadu dengan masa lelang dan masa
pelaksanaan sesudahnya. Dapat digambarkan melalui skema
berikut :

5 - 16
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

Metoda fast tracking pada jadwal induk sebagaimana

ditunjukkan diatas, mempunyai implikasi proyek tidak dapat
dilaksanakan dalam satu kesatuan paket pekerjaan.
Melainkan dalam beberapa paket, dan seterusnya. Pembagian
paket pekerjaan (packeting) tidak dapat disusun sekedar
berdasarkan atas fenomena waktu sebagaimana contoh
diatas, melainkan pula pertimbangan lainnya, seperti kekhususan
(specific/nature) pekerjaan, daya dukung Pemborong, efisiensi
serta efektifitas pengaturan ruang kerja dan lain-lain.

Pemaketan tersebut menuntut atau melahirkan konsekuensi

perlunya koordinasi kuat, semenjak proses engineering sampai
dengan pelaksanaan instalasi konstruksi dilapangan. Suatu
kondisi yang tepat dimiliki oleh Konsultan Pengawas yang berada
pada fungsi kontrol saja. Sementara Konsultan Perencana yang
berada pada fungsi aksi tidak diposisikan untuk melaksanakan
tugas demikian.

Karenanya dalam beberapa kesempatan praktis, packeting hanya

dilakukan pada bagian-bagian proyek yang dapat dipisahkan
(detachable) dari pekerjaan induknya.

5.1.3.13 Pengendalian Biaya

Pemaketan pekerjaan sebagaimana dibahas diatas, sebagaimana

tertuang diatas kertas mempunyai dampak positif, berkurangnya

5 - 17
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

nilai faktor pajak, faktor overhead & profit pada harga yang
ditawarkan Pemborong. Tetapi biasanya tidak diikuti dengan
perhitungan meningkatnya overhead Pemberi Tugas dan
Konsultan Pengawas, sebagai akibat peningkatan kegiatan
pengendalian.

Metoda lain dalam pengendalian biaya, tepatnya penghematan

biaya, dilakukan melalui proses value engineering. Suatu metoda
peninjauan ulang (review) dokumen rancangan, dengan
membuang faktor-faktor yang sebenarnya tidak diperlukan
(unnecessary), juga faktor-faktor yang berlebihan melampaui
kebutuhan minimal. Faktor-faktor demikian muncul sebagai
akibat penerapan “rule of thumb” yang berlebihan, standard
kebutuhan yang telah berubah, pola kerja lapangan yang telah
berubah pula dan lain sebagainya. Suatu bahasan teknis detail
yang dapat diterangkan melalui ilmu struktur, target utama value
engineering. Pekerjaan struktur lazimnya adalah butir terbesar
dalam perhitungan biaya konstruksi, karenanya menjadi objek
utama value engineering. Sesuatu yang tidak akan terjadi
pada proyek ini, karenanya kecilnya biaya pekerjaan
struktur. Sementara value engineering pada pekerjaan finish
arsitektur tidak lazim dilakukan karena banyaknya muatan non
teknis, sedangkan pada pekerjaan utilitas biasanya telah
dirancang dengan efisien.

Satu-satunya peluang pengendalian biaya pada proyek ini, adalah

mengatur keseimbangan nilai pekerjaan perubahan
(variation/change order) yang tidak dapat dihindarkan, agar
tidak melampaui batas anggaran dan dana cadangan.

5.1.3.14 Pengendalian Mutu

Seharusnya pengendalian mutu tidak lagi menjadi issue atau

pokok bahasan lagi. Konsultan Perencana, Pemborong dan
Supplier diharapkan telah memiliki standard performance yang
memadai. Sehingga pemeriksaan mutu yang dilakukan
Konsultan Pengawas melalui proses Quality Assurance Plan
dan Quality Control, semenjak masa perancangan, engineering/

5 - 18
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

perencanaan sampai dengan konstruksi/instalasi, hanya akan

menjaring kesalahan yang bersifat manusiawi (human error), yang
karenanya dapat diperbaiki dengan sukarela. Bukan
kesalahan yang disengaja (by crime), bahkan pula yang
direncanakan (created crime).

Pemilihan para pelaku proyek karenanya perlu mensyaratkan

ketiga faktor pengendalian diatas sebagai kriteria utama, sehingga
proyek dapat diharapkan berjalan dengan semestinya. Pada sisi lain
diharapkan kesediaan Pemberi Tugas melonggarkan atau dapat
disebut terobosan atas kebiasaan pendanaan yang telah baku.
Situasi krisis ekonomi yang masih berlangsung dewasa ini, telah
menghancurkan skema pembiayaan proyek yang berlaku.

Bahan-bahan harus dipesan sebelum diproduk, bahan yang

ada harus dibayar didepan atau cash and carry, sementara
suku bunga bank masih tinggi, faktor-faktor yang akan
dibebankan pada penawaran harga dan pada akhirnya pada
implementasi lapangan akan terjadi tarik ulur antara jadwal
konstruksi dan finansial cash flow. Kesediaan Pemberi Tugas
membayar “material on site” pada proses perhitungan prestasi
pembayaran (payment progress) yang dilakukan secara bulanan,
akan lebih “berarti” dibandingkan dengan ketiga teori
pengendalian diatas.

5.1.4 PENDEKATAN TERHADAP KEBIJAKAN DAN PERATURAN

PERUNDANGAN

Dalam pekerjaan Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau,

aspek kebijakan dan peraturan perundangan-undangan merupakan aspek
yang diperhatikan. Kebijakan dan peraturan perundangan-undangan
tersebut merupakan landasan dan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan
ini.
Pendekatan terhadap kebijakan dan peraturan perundangan-
undangan terkait sebagai landasan atau pedoman acuan normatif dalam
pelaksanaan pekerjaan ini, yaitu sebagai berikut :
1) Undang-Undang Dasar 1945 dan pasal 28 H Amandemen UUD 1945 ;

5 - 19
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

2) Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana

Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN);
3) Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2011 tentang Perumahan dan
Kawasan Permukiman;
a. Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2015 tentang Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN);
4) Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapa kali
terakhir dengan Peraturan Presiden No 4 Tahun 2015;
5) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 168/PMK.05/2005 tentang
Mekanisme Pelaksanaan Anggaran Bantuan Pemerintah Pada
Kementerian Negara/ Lembaga;
a. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor
13/PRT/M/2016 tentang Bantuan Stimulan Perumahan Swadaya;
6) Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan rakyat Republik
Indonesia Nomor 7/PRT/M/2018 tentang Bantuan Stimulan
Perumahan Swadya.

5.1.5 PENDEKATAN PARTISIPATIF

Pendekatan yang dilakukan dalam Konsultan Manajemen Provinsi

Kepulauan Riau yaitu pendekatan partisipasi. Munculnya tuntutan dan
tantangan di masa datang seiring dengan terjadinya paradigma baru
menuntut pembangunan yang terjadi harus terbuka dan transparan
sehingga mampu mengakomodir kepentingan seluruh stakeholders. Dengan
demikian di dalam proses perencanaannya diharapkan tidak lagi dari
keinginan pemerintah saja, tetapi juga merupakan kesepakatan bersama
seluruh aktor pembangunan melalui pengaplikasian perencanaan
partisipatif (participatory planning), dimana kebijaksanaan dan keputusan
dilakukan melalui proses dialogis dan terbuka.

Pendekatan partisipatif diselaraskan dengan paradigma baru

pembangunan yang menghendaki adanya keterlibatan stakeholders dalam
proses pelaksanaan penataan bangunan di lingkungan, sejak proses
penyusunan perencanaan, penyusunan program dan pembiayaan,

5 - 20
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

pelaksanaan program, serta pengawasan dan evaluasi. Sebagai wujud dari

pendekatan partisipatif tersebut dalam penyelesaian pekerjaan ini, maka
diselenggarakan alih pengetahuan melalui diskusi dan dialog dengan
stakeholders terkait. Melalui penyelenggaraan diskusi/dialog ini diharapkan
dapat menyerap informasi dan mengakomodir gagasan-gagasan
stakeholders, sehingga program yang digulirkan terjamin pelaksanaannya,
karena merasa dimiliki serta dapat dipedomani dan mengikat semua pihak
yang terlibat.

Pendekatan ini dimaksudkan untuk memberi kesempatan seluas-

luasnya kepada masyarakat untuk berperan serta dalam proses
pelaksanaan pelayanan publik yang sering juga disebut dengan pendekatan
participatory planning. Oleh sebab itu, dalam pemutakhiran data ini harus
dilakukan secara terbuka sehingga memungkinkan masyarakat untuk
melaksanakan haknya, yakni memberikan masukan berupa informasi,
data, tanggapan, dan saran-saran dan keberatan.

Dengan demikian diharapkan bahwa pemutakhiran data yang

tersusun akan lebih responsif, aspiratif dan akomodatif berbagai
kepentingan seluruh lapisan masyarakat, sehingga nantinya lebih mudah
dioperasionalkan. Selanjutnya diharapkan pula hasil penyusunan
pemutakhiran data akan menjadi dasar dalam merumuskan kebijakan dan
strategi serta rencana penanganan yang nantinya dapat dimasyarakatkan
secara terbuka dan transparan melaui media cetak, media elektronik dan
forum pertemuan, agar semua lapisan masyarakat mempunyai akses yang
sama terhadap informasi kebijakan dan peluang-peluang pembangunan
yang dimaksud.

Gambar 5.3
Model Pendekatan Partisipasi

5 - 21
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

Gambar 5.4
Peranan Stakeholder Dalam Perencanaan

Pelaksanaan oleh
Pemerintah, Swasta,
Pelaku
Peranan Dalam Perencanaan Masyarakat

Forum Forum
Masyarakat
Stakeholders Stakeholders
Perangkat
Pengendalian
Pelaksanaan

Analisis & Rencana yang

Konsultan SURVEI Rencana
Interpretasi disepakati

Indikasi
Program
Program Arahan
Pemerintah Pemerintah Pemerintah

Gambar 5.5
Proses Aspirasi Stakeholders

5 - 22
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

Kegiatan
Lokakarya / FGD

Unsur
Unsur Swasta
Pemerintah

Unsur
Masyarakat /
Asosiasi

Stakeholders

Perumusan
Aspirasi

Konsep Kebijakan dan

Strategi

5.2. METODOLOGI PELAKSANAAN PEKERJAAN

5.2.1 TAHAP PERSIAPAN

Tahap persiapan merupakan tahapan awal pelaksanaan pekerjaan

yang akan dilakukan, baik yang sifatnya teknis maupun non teknis. Pada
tahap ini dilakukan beberapa kegiatan meliputi :

1. Mobilisasi tim/sumberdaya;
2. Penyempurnaan rencana kerja dan metodologi;
3. Kajian kebijakan dan peraturan perundang-undangan terkait;
4. Kajian literatur konsep Pusat Bisnis;
5. Identifikasi awal kondisi dan permasalahan
6. Penyusunan desain survey dan persiapan survey.

Pada tahapan persiapan akan dihasilkan sebuah kerangka analisis

dan rencana survei yang akan dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan

5 - 23
 Konsultan Manajemen Provinsi Kepulauan Riau

data yang diperlukan dalam proses analisis nantinya. Selain daripada itu
pada tahapan ini juga dihasilkan indentifikasi awal isu permasalahan.

5.2.2 TAHAP KEGIATAN PEKERJAAN KMP

Pada tahap kegiatan untuk pekerjaan Konsultan Manajemen Provinsi

Kepulauan Riau ini, terdiri dari :

Koordinasi dengan SATKER dan para pemangku kepentingan

Persiapan Survei/Pelatihan TFL dan Korfas

Penyusunan strategi pelaksanaan pekerjaan dan rencana kerja

Pengawasan dan pengendalian pelaksanaan pendampingan fasilitator

kepada kelompok penerima bantuan :
• Pembentukan kelompok penerima bantuan;
• Identifikasi kebutuhan perbaikan dan pembangunan rumah;
• Penyusunan Rencana Penggunaan Dana;
• Penyusunan Daftar Rencana Pembelian Bahan Bangunan Tahap
I dan II;
• Penyusunan berkas BSPS;
• Pembangunan/peningkatan kualitas rumah;
• Pelaporan progres pembangunan/peningkatan kualitas rumah
oleh penerima bantuan;
Supervisi kinerja fasilitator dan Korfas
Monitoring dan evaluasi kegiatan
Pendokumentasi hasil pelaksanaan kegiatan
Penyusunan dan penyampaian laporan secara berkala

5 - 24