STRUKTUR ORGANISASI APOTEK

Apoteker Pengelola Apotek Pemilik Sarana Apotek

(APA) (PSA)

Rike Heru

Bagian Bagian Asisten Apoteker Bagian Umum dan Bagian Gudang Bagian
Keuangan Kebersihan (AA) Pelayanan Administrasi
Yadi dan Galih
Putri Tiara Nurva dan Elvi Dila dan Firda Febri dan Yogi

Kasir

Tasya
Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang

1. Apoteker Pengelola Apotek (APA)

Tugas dan Tanggung Jawab :

a. Memimpin seluruh kegiatan apotek.

b. Membuat visi dan misi.
c. Membuat strategi tujuan, sasaran dan program kerja.
d. Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi kegiatan di apotek.
e. Membuat dan menetapkan indikator form record pada setiap fungsi kegiatan di apotek.
f. Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang sesuai rencana kerja (meningkatkan omset,
mengadakan pembelian yang tepat dan penekanan sejauh mungkin biaya tak langsung lainnya).

Wewenang :

a. Memimpin sejumlah karyawan.

b. Komunikasi dengan pihak luar untuk kepentingan apotek untuk bekerjasama.
c. Memimpin seluruh kegiatan apotek.

2. AsistenApoteker (AA)

Tugas dan Tanggung Jawab :

a. Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan profesinya, yaitu :

1) Dalam pelayanan obat bebas dan resep (mulai dari menerima resep dari pasien sampai menyerahkan obat yang
diperlukan).
2) Menyusun buku defecta setiap pagi (membantu bagian pembelian)
3) Mencatat faktur yang masuk
4) Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat.
5) Membuat kartu stok.
6) Menyusun resep-resep menurut nomor urut dan tanggal, digulung kemudian disimpan.
 7) Melaksanakan kegiatan penyetokan obat dan melaksanakan penelusuran atau mengecek jika ada ketidaksesuian antara
jumlah obat riil dengan yang tercatat di kartu stok atau komputer .
8) Memelihara kebersihan ruang peracikan, lemari obat, gudang dan rak obat.
b. Dalam hal darurat, dapat menggantikan pekerjaan sebagai kasir, penjual obat bebas dan juru resep.

Wewenang :

a. Menentukan harga dan memberikan label harga jual obat.

b. Bertanggung jawab atas arsip faktur obat yang masuk.
c. Bertanggung jawab atas kelengkapan barang.

3. Bagian Administrasi

Tugas dan Tanggung Jawab :

a. Melakukan pengecekan obat yang kosong.

b. Melakukan pencatatan kegiatan pembelian kebuku pembelian.
c. Melakukan pemesanan dan pembelian barang.
d. Membuat Surat Pesanan Obat (Purchase Order) kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF).
e. Surat pesanan dibuat saat barang di order dan meminta tanda tangan apoteker.
f. Memberi informasi perubahan harga dari PBF kesemua bagian.
g. Melakukan tukar faktur kepada distributor.
h. Mempersiapkan kelengkapan pembayaran hutang dagang berupa faktur asli dan faktur penerimaan barang.
i. Membuat laporan kepada apoteker sesuai tugas yang diberikan kepadanya.

Wewenang :

a. Memilih PBF yang menguntungkan dari segi kualitas barang, harga dan potongan harga, kecepatan pelayanan dan syarat
pembayaran yang ringan atas sepengetahuan kepala apotek.
b. Melaksanakan kegiatan administrasi, pembukuan dengan petunjuk dari apoteker dan peraturan perundangan yang berlaku.
4. Bagian Gudang

Tugas dan Tanggung Jawab :

a. Menerima barang dari distributor.

b. Memeriksa kebenaran faktur pembelian meliputi nama, ED, No. batch, jumlah barang, harga dan potongan harga sesuai
dengan surat pesanan.
c. Menyimpan dan menyusun barang di gudang dan mengatur pengeluaran barang dari gudang berdasarkan sistem FIFO (First In
First Out)dan FEFO (First Expired First Out).
d. Mengeluarkan barang berdasarkan Permintaan Barang atau kebutuhan Apotek.
e. Mencatat barang yang masuk dan keluar dari gudang dalam kartu stok gudang.
f. Memberikan informasi mengenai kondisi barang yang rusak atau mendekati kadaluarsa kepada petugas pembelian untuk
ditukar.
g. Membuat laporan kepada apoteker sesuai tugas yang diberikan kepadanya.

Wewenang :

a. Menerima dan mengeluarkan barang.

b. Menata dan menjaga keamanan barang.

5. Bagian Umum dan Pelayanan

Tugas dan Tanggung Jawab :

a. Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan.

b. Menjaga kenyamanan ruang tunggu.
c. Melayani konsumen dengan ramah dan santun.
d. Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen.
e. Membina hubungan yang baik pada pelanggan.
f. Mencatatjumlahobat yang keluar di kartu stok obat.
 g. Merapikan obat yang tidak dibeli konsumen dan meletakkan kembali ke rak obat.
h. Memberikan label harga jual obat.
i. Melaporkan kepada apoteker permasalahan yang terjadi saat pelayanan dan mencari solusinya bersama.
j. Membuat laporan kepada apoteker sesuai tugas yang diberikan kepadanya.

Wewenang :

a. Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenangnya.

b. Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang.
c. Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen

6. Bagian Keuangan / Kasir

Tugas dan Tanggung Jawab :

a. Mencatat penerimaan dan pengeluaran uang. Pengeluaran uang harus dilengkapi kwitansi, nota, tanda setoran, yang sudah di
paraf petugas yang ditunjuk.
b. Membuat laporan harian, yaitu penjualan, kredit pembelian, hasil penjualan, tagihan dan pengeluaran harian.
c. Memasukkan dan mengeluarkan stok obat dari system komputer.
d. Menyetor dan atau mengambil uang baik dari kasir atau dari bank.
e. Bertanggung jawab atas kebenaran jumlah uang yang dipercayakan kepadanya.
f. Membuat laporan kepada apoteker sesuai tugas yang diberikan kepadanya.

Wewenang :

a. Melaksanakan kegiatan keuangan dengan petunjuk dari pemilik sarana apotek.

b. Meminta bantuan karyawan yang lain untuk pekerjaan lainnya.

7. Bagian Kebersihan

Tugas dan Tanggung Jawab :

 a. Menyelenggarakan aktivitas kebersihan, kerapihan dan keindahan di lingkungan apotek.
b. Memastikan rak obat dan etalase dalam keadaan bersih dan rapi.
c. Membuat laporan kepada apoteker sesuai tugas yang diberikan kepadanya.

Wewenang :

a. Meminta bantuan kepada karyawan yang lain untuk membersihkan apotek.

Hak Masing-Masing Karyawan

1. Gaji atau upah sesuai kesepakatan.

2. Bonus bagi karyawan yang betul-betul layak mendapatkannya, dengan kriteria : kehadiran, penguasaan obat dan harga,
pelayanan yang maksimal kepada pelanggan, menjaga komunikasi yang baik dengan sesama karyawan, APJ dan PSA.

Catatan penting!!!
Semua karyawan tetap melakukan pelayanan kepada pasien dan akan diberikan tugas masing-masing harus mencatat barang kosong
sesuai bagiannya.
Aturan Apotek Heru Farma Untuk Semua Karyawan

1. Jam masuk tepat waktu

2. Pakaian rapi/seragam
3. Shif sewaktu-waktu bisa berubah
4. Karyawan tidak boleh membawa tas kecuali bekal makanan atau kain sholat
5. Tidak ada yang main HP saat bekerja
6. Karyawan yang mengambil, membawa atau membeli obat untuk diri sendiri atau keluarga harus
melapor kepada kasir, APJ atau langsung kepada PSA.