BAB 1 INISIASI PROYEK (PROJECT INITIATION)

1.1. Pengertian Project Initiation

 Tahap awal (pertama kalinya) suatu proyek dimulai
 Inisiasi proyek adalah memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek
 Definisi proyek akan memperlihatkan gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan
 Gambaran global ini biasanya berisi ruang lingkup proyek, tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek,
biaya proyek dan informasi umum lainnya
 Inisiasi proyek adalah dokumen definisi proyek akan dijadikan sebagai bahan, pegangan dan acuan
dalam perencanaan proyek, yaitu pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek (Project
Management Plan)

1.2. Tujuan Project Initiation

 Menentukan tujuan proyek secara rinci
 Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (Critical Success Factor) untuk pelaksanaan
proyek
 Menentukan ruang lingkup, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar,
asumsi proyek serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membentuk perencanaan
manajemen proyek (Project Management Plan)
 Menentukan kriteria keberhasilan proyek.

1.3. Mekanisme Project Initiation

 Pemilik proyek (Project owner) memberi penugasan (assignment) kepada manajer proyek dan tim
proyek
 Manajer dan tim proyek secara bersama-sama membuat definisi proyek dan disetujui oleh pemilik
proyek
 Definisi proyek yang telah dibuat, dijadikan acuan/landasan dalam pembuatan perencanaan
manajemen proyek (Project Management Plan)
Catatan :
 Pelaksanaan proyek inisiasi adalah manajer proyek dan tim proyek
 Project Team Assignment merupakan input bagi Project initiation
 Project Team Assignment berupa dokumen resmi yang ditandatangani oleh pemilik proyek
 Project Team Assignment bisa dalam bentuk :
 Surat perintah kerja
 Atau Surat keterangan Lainnya
 Pada intinya surat keterangan tersebut memberi wewenang pekerjaan kepada manjer proyek dan
tim proyekuntuk melaksanakan sesuatu pekerjaan (proyek) dalam bentuk surat resmi yang ditanda
tangani oleh pemilik proyek

1.4. Batasan Pembahasan

Proyek akan dibatasi hanya untuk kasus penambahan scope produk yang sifatnya tidak major, yaitu
perubahan scope yang tidak menimbulkan perubahan besar pada proyek.

1.5. Dokumen yang Harus Dipersiapkan

Dokumen yang harus disiapkan adalah :
1.5.1 Surat penugasan atau SK Direksi sebagai acuan dalam pembuatan Project Definition
Surat ini yang akan digunakan sebagai acuan dan pedoman dalam membuat Project Definition.
Surat ini pula yang akan dijadikan sebagai landasan secara hukum untuk membuktikan
 keabsahan proyek yang akan dilaksankan. Dalam skala organisasi yang besar, surat penugasan
ini bisa dibuat dalam bentuk SK Direksi. Bentuk surat penugasan ini tentunya bervariasi,
tergantung organisasi yang bersangkutan.

SURAT TUGAS
No. …/…/…/…/…

Yang bertanda Tangan di bawah ini :

1. Nama :
NIP :
Jabatan : Direktur
Alamat :

Menugaskan Kepada :

1. Nama :
NIP :
Jabatan : Pemilik Proyek
Alamat :

2. Nama :
NIP :
Jabatan : Manajer Proyek
Alamat :

Untuk melaksanakan kegiatan proyek <Nama Proyek> tahun … Proyek akan dilaksanakan
bertempat di …

Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi.

Setelah melaksanakan tugas, saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan kepada
Direktur.

Demikian harap dilaksanakan sebaik-baiknya.

Bandung, ……….. 20…

Direktur

<Nama>
NIP
1.5.2 Definisi Proyek atau Project Definition
Contoh template dokumen pendefinisian Proyek

<NAMA PROYEK>

PENDEFINISIAN PROYEK
(PROJECT DEFINITION)
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI
……………………………………………………………………………………………….

DOKUMEN KONTROL
………………………………………………………………………………..

INFO UMUM
…………………………………………………………………………………………….

A. Permasalahan
……………………………………………………………………………………

B. Deskripsi Produk
……………………………………………………………………………….

C. Faktor Penentu Keberhasilan

…………………………………………………………….

D. Keuntungan yang Diharapkan

……………………………………………………………

E. Teknologi yang Digunakan

…………………………………………………………………

F. Deskripsi Proyek
………………………………………………………………………………..

G. Perencanaan Aktivitas Secara Global

…………………………………………………

H. Batasan ……………………………………………………………………………………………
I. Asumsi ………………………………………………………………………………………………
 DOKUMEN KONTROL

DAFTAR PERBAIKAN DOKUMEN

Tanggal Penulis Versi Referensi

Mengetahui

Nama Jabatan Tanda Tangan

Pemilik Proyek

INFO GLOBAL

Nama Proyek :
Pemilik Proyek :
Manajer Proyek :
Global Proyek
 Deskripsi Singkat :
 Predecessor :
 Successor :

A. Permasalahan
Beri keterangan singkat mengenai permasalahan bisnis

B. Deskripsi Produk / Servis

Beri keterangan singkat mengenai deskripsi produk atau servis
C. Faktor Penentuan Keberhasilan
Deskripsikan tentang kondisi yang menyangkut faktor-faktor yang mendukung keberhasilan
proyek juga faktor-faktor yang bisa menghambat proyek

D. Keuntungan yang Diharapkan

Deskripsikan keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan dilaksanakan.

E. Teknologi
Deskripsikan tentang teknologi yang diperlukan atau digunakan untuk keperluan proyek.

F. Deskripsikan Proyek
Berikan deskripsi proyek secara umum (High-Level) yang meliputi :
 Maksud dan Tujuan Proyek
 Hasil yang Diinginkan
 Jadwal
 Estimasi atau Perkiraan Biaya
 Estimasi Sumber daya yang Diperlukan

G. Perencanaan Aktivitas Secara Global

Cantumkan aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dikerjakan untuk memenuhi fase inisiasi dan fase
perencanaan. Aktivitas yang dimaksudkan disini adalah aktivitas global saja.

No. Aktivitas Deskripsi Aktivitas Jumlah Hari Estimasi Biaya

TOTAL
H. Batasan
Deskripsikan batasan-batasan proyek secara umum

I. Asumsi
Deskripsikan asumsi-asumsi proyek secara umum
1.6. Contoh dan Penjelasan

Suatu perusahaan elektronik yang akan menerapkan Sistem Informasi Kepegawaian di dalam
perusahaan tersebut.

Sistem informasi akan dibangun dengan menggunakan tenaga ahli yang disewa, yang dikumpulkan
dalam satu tim proyek. Tim tersebut dipimpin oleh seorang manajer proyek serta diawasi oleh pemilik
proyek.

Manajer proyek dan pemilik proyek adalah personal yang berasal dari internal perusahaan serta telah
ditunjuk oleh direksi perusahaan melalui surat penugasan

SURAT TUGAS
No. 1234/F11.1/LL/2008
Yang bertanda Tangan di bawah ini :
1. Nama : Rizki Dwimulyana
NIP : P01-1123
Jabatan : Direktur
Alamat : Setiabudhi Regensi R-7 Bandung

Menugaskan Kepada :
1. Nama : Totok Triwibowo
NIP : P02-1344
Jabatan : Pemilik Proyek
Alamat : Bumi Prima E-20 Bandung

2. Nama : Imam Heryanto

NIP : P02-1455
Jabatan : Manajer Proyek
Alamat : Jl. HM Iskat No. 6 Bandung

Untuk melaksanakan kegiatan proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian PT. Reka
Jaya Elektrik tahun 2008. Proyek akan dilaksanakan bertempat di Gedung PT. Reka Jaya
Elektrik Bidang TI lantai-3, Jl. Dayeuh Kolot 345 Bandung.

Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi.

Setelah melaksanakan tugas, saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan kepada
Direktur.

Demikian harap dilaksanakan sebaik-baiknya.

Bandung, 7 Mei 2008
Direktur

Rizki Dwimulyana
P01-1123
Contoh Pendefinisian Proyek (Project Definition)

PROYEK PEMBANGUNAN
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
PT. REKA JAYA ELEKTRIK

PENDEFINISIAN PROYEK
(PROJECT DEFINITION)
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI
……………………………………………………………………………………………….

DOKUMEN KONTROL
………………………………………………………………………………..

INFO UMUM
…………………………………………………………………………………………….

A. Permasalahan
……………………………………………………………………………………

B. Deskripsi Produk
……………………………………………………………………………….

C. Faktor Penentu Keberhasilan

…………………………………………………………….

D. Keuntungan yang Diharapkan

……………………………………………………………

E. Teknologi yang Digunakan

…………………………………………………………………

F. Deskripsi Proyek
………………………………………………………………………………..

G. Perencanaan Aktivitas Secara Global

…………………………………………………

H. Batasan ……………………………………………………………………………………………
I. Asumsi ………………………………………………………………………………………………
 DOKUMEN KONTROL

DAFTAR PERBAIKAN DOKUMEN

Tanggal Penulis Versi Referensi

9-05-08 Imam Heryanto 1.0 Surat Penugasan dari Direktur

Mengetahui

Nama Jabatan Tanda Tangan

Totok Triwibowo Pemilik Proyek

INFO GLOBAL

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian

Pemilik Proyek : Totok Triwibowo
Manajer Proyek : Imam Heryanto
Global Proyek
 Deskripsi Singkat : Membangun Sistem Penggajian dan Sistem Absensi Secara Otomatis
 Predecessor :
 Successor :

A. Permasalahan
Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai permasalahan bisnis yang ada :
Sesuai perkembangan teknologi dan kebutuhan proses bisnis perusahaan maka dirasa sangat
dibutuhkan untuk segera mewujudkan otomatisasi sistem penggajian dan sistem absensi di
perusahaan.
Hal ini disebabkan oleh banyak hal, utamanya adalah kinerja pegawai yang cenderung yang
cenderung menurun, oleh karena pemantauan kinerja pegawai yang kurang bagus. Dengan
otomatisasi sistem ini diharapkan permasalahan yang dihadapi perusahaan ini bisa segera teratasi.
Hal lain yang menyebabkan perlunya otomatisasi sistem ini adalah karena tidak sedikit komplain dari
para pegawai tentang transparansi sistem penggajian pegawai. Oleh karenanya, otomatisasi sistem ini
perlu segera direalisasikan. Untuk selanjutnya proyek ini disebut dengan Proyek Pembangunan
Sistem Informasi Kepegawaian.
B. Deskripsi Produk / Servis
Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai produk atau servis :

 Mengeluarkan daftar gaji pegawai

 Mencetak slip gaji pegawai
 Mencetak data induk pegawai
 Melakukan absensi karyawan secara otomatis (menggunakan finger print)
 Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya
 Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM

C. Faktor Penentuan Keberhasilan

Berikut ini adalah faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek dan faktor-faktor yang bisa
menghambat proyek :

 Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen

 Komitmen dan dukungan dari tim proyek
 Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing
 Kerja sama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proyek
 Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi)
 Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek
 Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap
 Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.

D. Keuntungan yang Diharapkan

Berikut ini adalah keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan dilaksanakan :

Dari sisi perusahaan :

 Lebih mudah untuk melihat cash flow keuangan yang berkaitan dengan masalah penggajian
 Lebih mudah untuk melakukan monitor / pengawasan terhadap kinerja pegawai
 Dengan kinerja pegawai yang baik maka secara otomatis akan meningkatkan produktivitas
perusahaan
 Pertanggung jawaban perusahaan terhadap karyawan (dalam hal penggajian) akan lebih mudah

Dari sisi pegawai :

 Lebih mudah untuk mengecek jumlah gaji yang diperolehnya
 Lebih nyaman karena sistem secara otomatis mencetak slip gaji dengan semua perhitungan yang
telah ditentukan oleh perusahaan
 Lebih mudah melakukan absensi (masuk / keluar) jam kerja cukup dengan menempelkan jari
maka absensi sudah tercatat di sistem
 Pembuatan laporan absensi bulanan ke pihak SDM akan lebih mudah yaitu tinggal mencetak /
menge-print laporan absensi pegawai yang bersangkutan
E. Teknologi
Berikut ini adalah sekilas tentang teknologi yang diperlukan atau digunakan untuk keperluan
proyek :

Teknologi yang digunakan untuk membangun sistem informasi kepegawaian ini secara garis besar
dapat dibagi ke dalam beberapa bagian berikut ini :
 Komputer Server : Pentium 4
 Komputer Client : Pentium 3
 Sistem Operasi Komputer Server : MS Windows Server 2000
 Sistem Operasi Komputer Client : MS Windows XP
 Software Development : Borland Delphi 5
 Database : Oracle Database 8.05
 Finger Print

F. Deskripsikan Proyek
Berikut ini adalah deskripsi proyek secara umum (High-Level) yang meliputi :

F.1. Maksud dan Tujuan Proyek

Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan informasi yang berkaitan
dengan permasalahan kepegawaian, khususnya permasalahan penggajian dan absensi pegawai
perusahaan. Penyelesaian masalah gaji dan absensi pegawai dibuat secara otomatis oleh sistem.
Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan baik bagi perusahaan maupun
pegawainya.

F.2. Hasil yang Diinginkan

Sistem Informasi yang dihasilkan dapat :
 Mengeluarkan daftar gaji pegawai
 Mencetak slip gaji pegawai
 Mencetak data induk pegawai
 Melakukan absensi karyawan secara otomatis (menggunakan finger print)
 Mengeluarkan daftar absensi pgawai beserta jumlahjam kerjanya.
 Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM

F.3. Jadwal
Proyek dikerjakan selama kurun waktu 115 hari yang meliputi :
 Pekerjaan pembangunan (pembuatan sistem) dan segala kegiatan pendukung
 Perawatan selama kurun waktu tertentu
 Pertemuan (meeting awal, meeting reguler tim proyek dan meeting penutupan)

F.4. Estimasi atau Perkiraan Biaya

Biaya yang dibutuhkan untuk membangun sistem ini adalah Rp. 75.000.000,- (Tujuh Puluh Lima
Juta Rupiah)

F.5. Estimasi Sumber daya yang Diperlukan

Sumber daya secara global terdiri atas :
 Sumber daya manusia terdiri dari 8 orang anggota tim proyek (1 orang bisa merangkap
pekerjaan lain di waktu yang lain) + 1 orang manajer proyek
  Material / alat : finger print + infrastruktur pendukung proyek
 Komputer server dan komputer client sudah tersedia (tidak termasuk dalam anggaran biaya)

G. Perencanaan Aktivitas Secara Global

Berikut ini adalah aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dikerjakan untuk memenuhi fase inisiasi
dan fase perencanaan. Aktivitas yang dimaksudkan disini adalah aktivitas global saja.

No. Aktivitas Deskripsi Aktivitas Jumlah Estimasi

Hari Biaya
1 Analisis & Desain Sistem 9 hari 3,6 juta
2 Desain Aplikasi 7 hari 2,1 juta
3 Pemograman 55 hari 22 juta
4 Testing 5 hari 2 juta
5 Instalasi 2 hari 1,6 juta
6 Dokumentasi 70 hari 7 juta
7 Training 2 hari 1,2 juta
8 Administrasi 80 hari 6 juta
9 Pemeliharaan 20 hari 2 juta
10 Tambahan kerja + Meeting + lain-lain 15 hari 27,5 juta
TOTAL 115 hari 75 juta

Catatan :
Ada beberapa kegiatan atau aktivitas proyek yang memang harus menunggu aktivitas lain selesai
lebih dahulu. Adapula aktivitas yang bisa dikerjakan secara simultan atau berbarengan (bisa 2
atau
lebih pekerjaan) jadi jumlah total hari bukanlah dari jumlah total hari per-aktivitas

H. Batasan
Berikut ini adalah batasan-batasan proyek secara umum
 Fokus proyek adalah pada pembangunan atau pembuatan sistem informasi sampai dengan
pemeliharaan dalam kurun waktu tertentu
 Tidak dibahas mengenai quality control dan quality assurance secara khusus
 Tidak dibahas mengenai risiko proyek, bahasan hanya pada risiko permintaan perubahan (akan
ditangani secara khusus di manajemen perubahan)
 Biaya yang dimaksud adalah biaya untuk tim proyek (tidak termasuk manajer proyek) + biaya
lain-lain (bahan, infrastruktur pendukung dan lain-lain)
I. Asumsi
Berikut ini adalah asumsi-asumsi proyek secara umum
 Procurement atau pengadaan sudah tidak ada masalah, sumber daya non personil sudah tersedia
dan sesuai dengan spesifikasi proyek
 Human Resource atau sumber daya manusia sudah tersedia sesuai dengan spesifikasi proyek yang
akan dikerjakan
 Anggota tim proyek adalah SDM profesional yang disewa untuk keperluan proyek
 Manajer proyek adalah personil dari dalam perusahaan itu sendiri
 Struktur organisasi sudah ditetapkan
 Pemilik proyek dan manajer proyek sudah ditunjuk dan ditetapkan beserta anggota tim proyek

-e-