BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi

Sistem Informasi dalam buku Information Systems Analysis and
Design adalah kumpulan orang, informasi, teknologi, sumber daya informasi
dan seluruh kegiatan yang terorganisir untuk mencapai suatu tujuan dalam
perusahaan. (Wang & Wang, 2012, p.13).

Menurut Pearlson & Saunders (2013, p.213-214), Sistem Informasi

adalah gabungan dari teknologi, manusia, dan proses yang digunakan oleh
perusahaan untuk menghasilkan dan mengatur informasi.

Tujuan Sistem Informasi menurut Rainer & Cegielski adalah untuk

mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menganalisa dan menyebarkan
informasi kepada yang membutuhkan untuk suatu tujuan (Rainer &
Cegielski, 2010, p.7).

Marakas dan O’Brien mengusulkan teori bahwa Sistem Informasi bisa

berupa gabungan yang teratur dari manusia, perangkat keras, perangkat
lunak, jaringan komunikasi, sumber daya data, dan polis serta proses yang
menyimpan, menarik, mengubah dan menyebarkan informasi dalam
perusahaan. (Marakas & O'Brien, 2013, p.4).

Menurut pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa

Sistem Informasi adalah kumpulan manusia, teknologi, dan proses yang ada
pada perusahaan untuk menyimpan, menarik, mengubah, dan menyebarkan
informasi dalam perusahaan.

2.1.1 Tipe-tipe Sistem Informasi

Menurut Rainer, Prince & Cegielski (2015, p.38), Sistem
Informasi dalam sebuah organisasi dapat dibagikan menjadi beberapa
tipe, yaitu:

9
10

Tabel 2.1 Tipe-tipe Sistem Informasi

Sumber: (Rainer, Prince & Cegielski, 2015. p.282)

1. Functional Area IS: Mendukung kegiatan dalam sebuah area

fungsional tertentu.

2. Transaction Processing System: Mengolah data transaksi dari

kegiatan bisnis.

3. Enterprise Resource Planning: Mengintegrasikan seluruh area

fungsional yang berada dalam perusahaan.

4. Office Automation System: Mendukung kegiatan sehari-hari

individu maupun kelompok dalam perusahaan.

5. Management Information System: Membuat laporan yang

dirangkum dari data transaksi, umumnya pada area fungsional
tertentu.

6. Decision Support System: Memberikan akses untuk data dan

alat analisis.

7. Expert System: Meniru keahlian manusia di area tertentu dan

membuat keputusan.

8. Executive Dashboard: Menyajikan informasi yang terstruktur

dan terangkum mengenai aspek dari kepentingan bisnis kepada
para eksekutif.
 11

9. Supply Chain Management System: Mengatur alur berjalannya

informasi, barang dan jasa didalam perusahaan.

10. Eletronic Commerce System: Memungkinkan transaksi antara

perusahaan dan dengan pelanggan.

2.1.2 Fungsional Area Sistem Informasi

Sistem informasi bertujuan untuk mendukung kegiatan sehari-
hari dari setiap area fungsional yang berada dalam perusahaan. Rainer,
Prince & Cegielski (2015. p.282) menggambarkan area fungsional
yang didukung oleh sistem informasi sebagai berikut:

Gambar 2.1 Fungsional Area Sistem Informasi

Sumber: (Rainer, Prince & Cegielski, 2015. p.282)

1. Accounting

• Pada area accounting, sistem informasi membantu

dalam melakukan kegiatan profitability planning pada
tingkat strategic, kegiatan auditing dan budgeting pada
tingkat tactical, dan kegiatan payroll, accounts payable,
dan accounts receivable pada tingkat operational.
12

2. Finance

• Pada area finance, sistem informasi membantu dalam

melakukan kegiatan financial planning pada tingkat
strategic, kegiatan investment management pada
tingkat tactical, dan kegiatan manage cash dan manage
financial transaction pada tingkat operational.

3. Human Resources

• Pada area Human Resources, sistem informasi

mendukung kegiatan employment planning dan
outsourcing pada tingkat strategic, kegiatan benefits
administration dan performance evaluation pada
tingkat tactical, dan kegiatan maintain employee
records pada tingkat operational.

4. Production/Operations

• Pada area Production/Operations, sistem informasi

mendukung kegiatan product life cycle management
pada tingkat strategic, kegiatan quality control dan
Inventory Management pada tingkat tactical, dan
kegiatan order fulfillment dan processing pada tingkat
operational.

5. Marketing

• Pada area Marketing, sistem informasi mendukung

kegiatan sales forecasting, advertising dan planning
pada tingkat strategic, kegiatan customer relations dan
sales force automation pada tingkat tactical, dan
kegiatan set pricing dan profile customers.

2.2 Studi Kelayakan

Menurut Marakas & O'Brien (2013, p.410), Studi Kelayakana adalah studi
awal yang mengumpulkan kebutuhan informasi dari user yang terlibat dan sumber
daya yang dibutuhkan, biaya, manfaat, dan kelayakan dari sebuah proyek.
 13

Menurut Georgakellos & Macris (2009, p.232), Studi Kelayakan adalah

sebuah instrumen operasional dimana jika digunakan dengan benar dapat membantu
membuat dan mengatur bisnis agar lebih efektif untuk mencapai kesuksesan.

Menurut Subagyo (2007, p.7), Studi Kelayakan adalah penelitian yang

mendalam terhadap suatu ide bisnis tentang layak atau tidaknya ide tersebut untuk
dilaksanakan.

Menurut pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa Studi

Kelayakan adalah penelitian terhadap suatu usulan perkembangan perusahaan untuk
melihat apakah layak atau tidak untuk dilaksanakan.

Menurut Hall (2011, p.642), Studi Kelayakan harus meliputi aspek-aspek

area penting yang dapat dilihat dari aspek TELOS yaitu, Technology, Economic,
Legal, Organizational, dan Scheduling.

Kriteria kelayakan dari setiap aspek TELOS dapat dilihat dari (Hall, 2011,
p.642):

• Technical: Apakah perusahaan memiliki teknologi yang dapat

mendukung sistem baru?

• Economic: Apakah proyek terjangkau? Bisakah memberi

keuntungan?

• Legal: Apakah proyek tidak melanggar hukum yang ada?

• Operational: Bagaimana proyek dapat menyelesaikan masalah

yang sedang dihadapi?

• Schedule: Bisakah proyek diselesaikan tepat waktu?

14

Gambar 2.2 Studi Kelayakan TELOS

(Sumber: https://business.tutsplus.com)

2.2.1 Aspek Technical

Dalam menilai aspek Technical, diperlukan adanya
pemahaman mengenai teknologi yang akan diimplementasikan.
Faktor yang dilihat dalam aspek Technical adalah:

• Apakah harus melakukan Outsourcing untuk membuat

atau implementasi sistem yang baru?

• Apakah hardware yang sudah ada cukup untuk

menjalankan sistem yang baru?

Menurut Al Fatta (2007, p.75), kelayakan teknis melihat

kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan
digunakan. Jika teknologi yang hendak digunakan untuk sistem
merupakan teknologi yang mudah didapatkan dan mudah digunakan
maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak.

2.2.2 Aspek Economic

Dalam menilai aspek Economic, diperlukan adanya informasi
mengenai biaya yang dibutuhkan untuk implementasi dan juga
informasi mengenai keuangan perusahaan.

Faktor-faktor yang perlu dilihat dalam aspek Economic dapat

berupa:
 15

• Apakah perusahaan memiliki modal yang cukup untuk

implementasi sistem baru? Atau perlu mencari dana
tambahan?

• Apakah dengan implementasi sistem baru memberi

keuntungan secara ekonomi seperti mengurangi biaya
operasional?

Menurut Hall (2011, p.643), aspek Economic akan diukur

menggunakan metode Cost-Benefit Analysis untuk menentukan
apakah biaya yang dikeluarkan sebanding dengan keuntungan yang
didapatkan.

2.2.3 Aspek Legal

Dalam menilai aspek Legal, dibutuhkan informasi mengenai
apakah sistem yang akan digunakan sudah sesuai dengan standar
hukum yang berlaku atau belum. Sistem yang baru juga harus dapat
memastikan bahwa data yang diproses aman dan terjaga. (Kampira,
2018, p.51)

2.2.4 Aspek Operational

Aspek Operational melibatkan kegiatan keseharian dari
berjalannya perusahaan. Selain itu aspek Operational juga melibatkan
User yang akan menggunakan sistem yang akan diimplementasi.

Pada aspek inilah perlu dilihat beberapa faktor yang penting

sebelum melakukan implementasi sebuah sistem seperti (Marakas &
O'Brien, 2013, p.411):

• Seberapa baik sistem yang diusulkan untuk mendukung

prioritas bisnis perusahaan.

• Seberapa baik sistem yang diusulkan akan memecahkan

masalah yang diidentifikasi.

• Seberapa baik sistem yang diusulkan akan cocok dengan

struktur organisasi yang ada.
16

Menurut Whitten & Bentley (2007, p.417), kelayakan

operasional diukur dari seberapa baik fitur yang dimiliki oleh sistem
untuk menyelesaikan masalah yang terjadi atau memenuhi kebutuhan
dari user.

2.2.5 Aspek Scheduling

Aspek Scheduling tentunya membicarakan mengenai jadwal.
Aspek ini akan melihat seberapa lamakah waktu yang dibutuhkan
untuk perencanaan, perancangan, pelatihan, dan implementasi.

Aspek Scheduling juga perlu melihat apakah akan ada waktu

tambahan yang mungkin muncul ketika proyek sudah berjalan.
(Shelly & Rosenblatt, 2012, p.69)

2.3 Enterprise Resource Planning (ERP)

2.3.1 Pengertian ERP
Menurut Moon (2007, p.235), Enterprise Resource Planning
atau sistem ERP adalah sistem yang dirancang untuk mengintegrasi
dan mengoptimalkan proses bisnis dan transaksi dalam sebuah
perusahaan. ERP merupakan konsep dan sistem yang didorong oleh
industri dan diterima secara universal oleh industri sebagai solusi
praktikal untuk mencapai sistem informasi perusahaan yang
terintegrasi.

Menurut Rainer, Prince, & Cegielski (2015, p.292), sistem

ERP mengambil pandangan proses bisnis organisasi secara
keseluruhan untuk mengintegrasi perencanaan, manajemen, dan
penggunaan seluruh sumber daya organisasi dimana seluruhnya
menggunakan perangkat dan database yang sama. Tujuan utama dari
ERP adalah untuk mengintegrasi seluruh area fungsional dari
organisasi agar seluruh informasi yang masuk dapat digunakan oleh
seluruh area fungsional perusahaan.

Menurut Marakas & O’Brien (2013, p.271), ERP adalah

sistem perusahaan yang cross-functional yang tergerak oleh modul
perangkat terintegrasi dan mendukung proses bisnis internal suatu
 17

perusahaan. Dalam ERP juga terdapat 5 komponen utama

yang dapat ditemukan pada sistem ERP yang umum yaitu Production
Planning, Sales Distribution & Order Management, Human
Resources, Accounting and Finance, Integrated Logistics.

Gambar 2.3 Komponen Utama Sistem ERP

Sumber: (Marakas & O’Brien, 2013, p.271)

Dapat disimpulkan bahwa ERP adalah sebuah sistem yang

mengintegrasikan seluruh area fungsional dalam perusahaan dengan
tujuan untuk membuat informasi tersebar dengan efektif dan efisien.

2.3.2 Sejarah Perkembangan ERP

Menurut Kurbel (2013, p.1-3), Evolusi sistem ERP dapat
dilihat dari tahap-tahap yang dilaluinya:

• Tahap I: Materials Requirement Planning (MRP)

MRP pada saat pertama kali diimplementasikan

merupakan suatu sistem yang cukup besar di masanya.
Meskipun apa yang dilakukannya hanyalah mengubah
input data menjadi output data. Fungsi utama dari
MRP adalah mengatur kebutuhan bahan yang
terhubung dengan suatu program produksi.

• Tahap II: Close Loop MRP

Close Loop MRP merupakan tambahan fungsi

dari apa yang sudah ada dari MRP. Fungsi yang
ditambahkan berupa alat bantu penyelesaian
18

masalah dan rencana produksi yang dapat

dirubah atau diganti.

• Tahap III: Manufacturing Resource Planning II (MRP II)

MRP II mengindikasikan bahwa seluruh

sumber daya harus dipertimbangkan dalam proses
perencaaan bukan hanya material saja.

Sistem MRP II mendukung tidak hanya

perencanaan dan pengaturan material, kapasitas dan
produksi namun juga area bisnis lainnya seperti
procurement, perhitungan biaya, penjualan, dan
akuisisi data produksi.

• Tahap IV: Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP merupakan evolusi dari sistem

MRP II yang juga mendukung industry lain yang
membutuhkan sistem informasi yang kuat. Sistem ERP
mengintegrasikan industri lainnya kedalam sistemnya
seperti Accounting, Controlling, Financial Planning,
dan Human Resources.

• Tahap V: Extended ERP (ERP II)

Perkembangan dari sistem ERP yang sudah

menjangkau hingga bagian Sales dan Marketing. ERP
II juga sudah mulai menambahkan fitur lain seperti
kapabilitas Customer Relationship Management
(CRM) dan juga mulai menjangkau Cloud-based
services.
 19

Gambar 2.4 Evolusi Sistem ERP

Sumber: (http://www.projeyonetim.com)

2.3.3 Keuntungan ERP

Implementasi dari sistem ERP dapat memberikan beberapa
keuntungan besar bagi perusahaan. Menurut Rainer, Prince, &
Cegielski (2015, p.273), Keuntungan tersebut dapat berupa:

• Organizational Flexibility and Agility

Sistem ERP membongkar bisnis proses, sistem

informasi, dan sumber daya informasi milik
perusahaan yang dijalankan sebelumnya. Dengan
dilakukannya hal tersebut, organisasi menjadi lebih
fleksibel, cepat, dan adaptif. Perusahaan menjadi lebih
cepat dalam menanggapi kondisi bisnis yang berubah
dan memanfaatkan kesempatan bisnis.

• Decision Support

Sistem ERP menyediakan informasi yang penting

mengenai performa bisnis kepada tiap area fungsional
perusahaan. Informasi ini membantu pihak manajemen
untuk mengambil keputusan yang tepat untuk
perusahaan.

• Quality Support

Sistem ERP mengintegrasikan dan meningkatkan

proses bisnis milik perusahaan, menghasilkan
peningkatan kepada kualitas produksi, distribusi dan
customer service.
20

2.3.4 Kekurangan ERP

Meski ERP dapat memberikan keuntungan yang baik bagi
perusahaan, ada juga kekurangan saat ingin melakukan implementasi
ERP. Rainer, Prince & Cegielski (2015, p.274-275) berpendapat bawa
kekurangan dari implementasi sistem ERP adalah:

• Proses bisnis pada ERP seringnya bergantung pada best

practice yang sudah ditetapkan oleh vendor ERP. Hasilnya
adalah perusahaan harus merubah proses bisnis mereka
untuk menyesuaikan dengan bisnis proses sistem ERP
yang baru. Hal ini bisa bermasalah bagi perusahaan yang
sudah memiliki proses bisnis yang baik seperti karyawan
yang tidak ingin merubah cara kerja mereka.

• Sistem ERP sangatlah kompleks, mahal, dan

membutuhkan waktu yang lama untuk diimplementasikan.
Sudah banyak perusahaan yang gagal dalam
mengimplementasikan sistem ERP. Perusahaan seperti
Nike telah kehilangan miliaran dolar dalam implementasi
ERP.

2.4 Open Source Software

2.4.1 Definisi Open Source
Menurut Laurent (2004, p.8), Open Source Software harus
mengizinkan eksploitasi komersil non-eksklusif dari hasil yang sudah
lisensi, harus menyertakan Source Code dari hasil tersebut, dan harus
mengizinkan pembuatan turunan dari hasil lisensi tersebut.

Namun untuk mendapatkan arti Open Source Software yang

sebenarnya, perangkat tersebut harus memenuhi kriteria menurut
Open Source Definition yang telah ditetapkan oleh Open Source
Initiative (2007):
 21

1. Redistribusi secara bebas

Lisensi tidak boleh membatasi pihak manapun untuk

menjual atau membagikan perangkat lunak tersebut.
Lisensi tersebut juga tidak memerlukan honor atau biaya
lainnya untuk penjualan tersebut.

2. Source Code harus disertakan dan harus dapat dibagikan

secara bebas. Jika tidak disertakan dalam program, harus
disertakan cara lain untuk mendapatkan Source Code
tersebut misalkan diunduh dari Internet secara gratis.

3. Source Code harus dapat dimodifikasi dan dibuat

turunannya dan dapat didistribusi dengan lisensi yang
sama.

4. Lisensi dapat membatasi Source Code untuk dibagikan

dalam bentuk yang termodifikasi apabila lisensi
mengizinkan pembagian “patch file” sebagai bentuk untuk
memodifikasi program tersebut saat dalam bentuk build.

5. Tidak boleh adanya diskriminasi terhadap suatu orang atau

kelompok tertentu.

6. Tidak boleh adanya diskriminasi terhadap suatu

lingkungan usaha tertentu.

7. Hak yang tercantum pada program harus berlaku pada

semua pihak yang menerima tanpa perlu adanya lisensi
tambahan dari pihak ketiga.

8. Lisensi tidak boleh terbatas hanya pada program tersebut

menjadi bagian dari suatu distribusi perangkat. Jika
program diambil dari suatu distribusi dan digunakan atau
dibagikan sesuai dengan lisensi tersebut, maka seluruh
pihak yang menerima harus memiliki hak yang sama
dengan distribusi perangkat asli.
22

9. Lisensi tidak boleh membatasi program lain yang

dibagikan harus merupakan Open Source Software.

10. Lisensi harus netral teknologi.

2.4.2 Open Source ERP

Open Source ERP adalah sistem ERP dimana sama seperti
perangkat lunak Open Source lainnya harus menyertakan Source
Code miliknya secara public.

Menurut studi yang dilakukan oleh Shukla & Indina (2013,

p.21), Open Source ERP memiliki beberapa keuntungan untuk bisnis
kecil menengah seperti:

• Adaptasi dan fleksibilitas dari perangkat lunak termasuk

potensi untuk peningkatan dan implementasi teknologi
terbaru.

• Implementasi dengan jangka waktu yang pendek

• Biaya yang lebih rendah

• Cocok dengan proses bisnis yang dijalankan

• Sistem dan tampilan yang User-friendly

• Fokus pada karateristik produk seperti fungsi dan kualitas

dari produk dan jasa dibandingkan kepada karateristik
supplier ERP tersebut.

• Integrasi dengan aplikasi lainnnya.

• Support yang baik dari supplier dan pelatihan yang baik

2.5 ERPNext
2.5.1 Pengenalan ERPNext
ERPNext menurut Website resmi mereka yaitu
https://erpnext.com/ adalah Software Open Source ERP dimana
menurut Rushabh Mehta, selaku Founder ERPNext, merupakan
sebuah “Wordpress-like tool for ERPs“ yang dibuat oleh Frappé
 23

Technologies Pvt. Ltd dan memiliki lisensi GNU GPL v3 oleh

GNU Operating System. Yang dimaksud adalah ERPNext dibuat
sesederhana mungkin hingga dapat diimplementasikan secara mandiri
tanpa perlu adanya konsultan. ERPNext sudah digunakan oleh lebih
dari 3000 perusahaan di dunia.

ERPNext menyediakan solusi untuk berbagai jenis usaha Jasa,

Manufaktur, Ritel, Distribusi, Kesehatan dan yang terbaru adalah
Sekolah, Pertanian, dan Organisasi Nirlaba.

Berikut adalah harga yang ditawarkan oleh pihak ERPNext

untuk solusi ERPNext hosting.

Gambar 2.5 Harga hosting ERPNext untuk bisnis kecil dan menengah

(Sumber: https://erpnext.com/pricing)

Gambar 2.6 Harga hosting ERPNext untuk bisnis tingkat enterprise

(Sumber: https://erpnext.com/pricing)
24

Gambar 2.7 Harga ERPNext untuk self-hosting

(Sumber: https://erpnext.com/pricing)

Kelebihan yang membedakan ERPNext dengan ERP lainnya

antara lain:

a) Dapat diimplementasikan secara mandiri tanpa perlu adanya

bantuan konsultan.

b) Mudah untuk melakukan kustomisasi secara mandiri hanya

dengan mempelajari Framework milik ERPNext.

c) Memiliki harga yang bersahabat untuk tiap user per bulannya

sebesar $12.5 dikarenakan fokusnya kepada bisnis kecil hingga
menengah.

d) Dapat dicoba terlebih dahulu karena ERPNext memberikan Free-

Trial selama 30 hari.

e) Sudah termasuk modul CRM (Customer Relationship

Management), Project Management, dan Payroll tanpa perlu
adanya penambahan biaya.

f) Tidak adanya penambahan modul berbayar. User hanya perlu

membayar biaya user per tahunnya sesuai dengan paket pilihan
perusahaan.

g) Mudah untuk digunakan oleh user baru karena konsep User-

Friendly yang diterapkan.

h) Dapat menggunakan server milik pribadi atau perusahaan.

i) Jika perusahaan menginginkan sebuah fitur yang belum

diimplementasikan dalam ERPNext, mereka bisa membayar untuk
 25

meminta tim ERPNext untuk mengembangkannya dan akan

diprioritaskan.

Sesuai dengan hasil analisa yang dilakukan oleh Deshmukh,

Kumar, Pai & Vaze, sistem ERPNext yang terintegrasi dengan benar
memungkinkan informasi terbaru untuk bisa terbagi dengan berbagai
fungsi bisnis. Hasilnya adalah penghematan biaya yang besar dan
peningkatan efisiensi serta memberikan Competitive Advantage.

Selain biayanya yang rendah, banyak perusahaan berskala

kecil hingga sedang menggunakannya dan penggunannya yang
sederhana dan tampilan yang User-Friendly, siapapun bisa
memakainya. (Deshmukh, Dr. Kumar, Pai, & Vaze, 2016)

2.5.2 Sejarah ERPNext

ERPNext dibangun ketika sang founder, Rushabh Mehta,
bergabung dalam bisnis keluarganya. Pada saat itu, bisnis tersebut
sedang mengalami masalah dengan implementasi ERP mereka.
Setelah banyaknya pengeluaran modal untuk implementasi tersebut,
projek tersebut gagal dan Rushabh mulai kehilangan kepercayaan
pada industri ERP. Namun dirinya merasa semangat dan ingin
membuat sistem ERP miliknya sendiri.

Setelah bisnis keluarganya bangkrut dan dijual, ia memulai

bisnisnya sendiri dan semakin mengembangkan sistem ERP
buatannya. Pada tahun 2010, ERP buatan Rushabh yang telah dibuat
ulang beberapa kali akhirnya dinamakan ERPNext. ERPNext pada
awalnya belum ditentukan sebagai sebuah open-source ERP. Namun
setelah kode ERPNext dipindahkan ke Github, dan pada tahun 2012,
ERPNext mulai menjadi sebuah open-source ERP.

2.5.3 Modul ERPNext

ERPNext menyediakan berbagai modul yang dapat digunakan
oleh perusahaan yang berencana untuk menggunakan ERPNext.
Modul-modul tersebut adalah:
26

1. Accounting

Dalam ERPNext, kegiatan operasi akuntansi akan terdiri

dari 3 kegiatan utama yaitu:

a) Sales Invoice: Tagihan untuk pelanggan atas produk

atau jasa yang diberikan.

b) Purchase Invoice: Tagihan yang diberikan oleh

Supplier atas produk atau jasa yang mereka berikan.

c) Journal Entries: Untuk pembukuan akuntansi seperti

pembayaran, kredit, dan lainnya.

Namun ERPNext juga menyediakan fitur akutansi seperti

Chart of Accounts, Multi Currency Accounting, Credit Limit,
Pricing Rule, Taxation, dan lainnya.

2. CRM (Customer Relationship Management)

ERPNext memberikan banyak pilihan dalam

melakukan manajemen pelanggan.

Selain penyimpanan data pelanggan, ERPNext juga

membantu dalam penyimpanan data Lead (Potemtial
Customer), melakukan pengiriman Bulk Email (Newsletter),
serta membantu dalam penanganan Customer Support seperti
Claim, Queries dan lainnya.

3. Materials Management

ERPNext dalam modul Material Management fokus

pada beberapa masukan utama antara lain:

a) Purchase Receipt: Barang yang diterima dari Supplier

sesuai dengan Purchase Order yang terbuat.

b) Stock Entry: Barang yang dikirim dari satu gudang ke

lainnya.

c) Delivery Note: Barang yang dikirim kepada pelanggan.

 27

Selain 3 masukan utama tersebut ERPNext juga

memiliki fitur seperti Material Request, Purchase Return
dan bantuan dalam proses Procurement seperti Request for
Quotation, Purchase Order, Purchase Taxes dan lainnya.

4. Sales

ERPNext membantu dalam proses penjualan seperti

mempermudah dalam pembuatan Quotation, Sales Order dan
membantu dalam proses komunikasi dengan pembeli.

5. Human Resources

ERPNext mempermudah perusahaan dalam mengatur

kegiatan Human Resources seperti Leave, Payroll, Appraisals,
Training dan masih banyak lagi.

2.6 Odoo
2.6.1 Pengenalan Odoo
Odoo ERP menurut website resmi mereka
https://www.odoo.com adalah kumpulan aplikasi bisnis open-source
yang memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan seperti CRM, e-
commerce, accounting, inventory, point of sale, project management
dan lainnya. Keunikan dari Odoo adalah untuk dapat digunakan
dengan mudah dan terintegrasi pada saat yang bersamaan. Odoo
didirikan oleh Fabien Pinckaers selaku CEO. Odoo sudah digunakan
pada beberapa perusahaan terkenal baik besar maupun kecil seperti
Danone, Toyota dan lainnya. Odoo ERP berada dibawah lisensi
LGPLv3 Free Software oleh GNU Operating System.

Kelebihan yang membedakan Odoo ERP dengan aplikasi ERP

lainnya adalah sebagai berikut (Handaja, 2017):

• Tampilan yang user-friendly sehingga memudahkan

user untuk menggunakan Odoo dengan mudah dan
nyaman.
28

• Kefasihan dan integrasi penuh dalam perusahaan yang

mencakup bahkan kebutuhan perusahaan yang paling
kompleks. Berkat ini, perusahaan dapat mengambil
keputusan dengan lebih efektif dan efisien.

• Sistem yang fleksibel sehingga dapat menambahkan

fitur yang dibutuhkan sesuai dengan perkembangan
perusahaan.

• Dikelola oleh kumpulan developer yang besar untuk

memenuhi kebutuhan pelanggan yang selalu
berkembang dengan memberikan aplikasi baru yang
semakin inovatif.

• Aplikasi yang dikembangkan dengan pemikiran self-

service sehingga dapat melakukan proses instalasi
dengan mandiri.

Odoo pun memiliki beberapa edisi yang dapat digunakan oleh

para user dan setiap edisi memiliki harga yang berbeda. Odoo
memiliki edisi Enterprise, Online, dan Community. Perbedaan edisi
Enterprise dengan Community adalah edisi Enterprise bersifat lisensi
dan sangat direkomendasikan untuk bisnis berskala besar sedangkan
Community bersifat open-source dan tidak dipungut biaya. Sedangkan
Odoo Online merupakan bentuk cloud dari Odoo dan tiap aplikasi
yang digunakan dipungut biaya untuk tiap member yang akan
menggunakannya.
 29

Gambar 2.8 Perbandingan Odoo Enterprise dan Community

Gambar 2.9 Perbandingan Odoo Enterprise dan Community (2)

30

Gambar 2.10 Perbandingan Odoo Enterprise dan Community (3)

Gambar 2.11 Harga Odoo edisi online

Sumber: (https://www.odoo.com/pricing)
2.6.2 Sejarah Odoo
Pada tahun 2005, Selaku Founder dan CEO Odoo, Fabien
Pinckaers membuat produk software pertamanya, TinyERP. 3 Tahun
kemudian, nama tersebut berubah menjadi OpenERP. Perusahaan
 31

tersebut berkembang pesat dan pada tahun 2010, OpenERP sudah

memiliki lebih dari 100 karyawan.

Pada tahun 2013, OpenERP dihargai penghargaan Deloitte

Award sebagai perusahaan yang berkembang terpesat di Belgium
dengan pertumbuhan 1549% dalam jangka waktu 5 tahun.

Pada tahun 2014, OpenERP dirubah sekali lagi menjadi Odoo

dan telah menjadi sebuah sistem ERP dengan beragam aplikasi bisnis
yang dapat memberikan perusahaan manapun competitive advantage
jika dapat digunakan dengan baik. (Pinckaers, 2014)

2.6.3 Modul Odoo

Modul pada Odoo ERP berbeda dengan ERPNext dimana
fitur-fitur dalam sebuah modul dapat terbagi kedalam beberapa
aplikasi. Pada saat pertama kali sebuah perusahaan berencana
menggunakan Odoo, mereka dapat memilih aplikasi mana saja yang
ingin mereka gunakan sedangkan ERPNext sudah memiliki seluruh
modul pada saat pertama kali digunakan. Berikut adalah aplikasi yang
terdapat pada Odoo ERP:

• Accounting

Aplikasi accounting Odoo ERP fokus kepada

komponen account receivable, account payable, bank
& cash, taxes dan lainnya.

• CRM

Aplikasi CRM Odoo ERP fokus kepada sales team,

leads, reporting dan calendar.

• Sales

Aplikasi sales Odoo ERP fokus kepada quotation,

invoicing, products & prices dan lainnya.
32

• Purchase

Aplikasi purchase Odoo ERP fokus kepada master

data, request for quotation, purchase order, minimum
stock rule dan lainnya.

• Inventory

Aplikasi inventory Odoo ERP fokus kepada delivery

order, routes, shipping dan lainnya.

• Manufacturing

Aplikasi manufacturing Odoo ERP fokus kepada bill

of materials, manufacturing order dan lainnya.

• Point of Sale

Aplikasi point of sale Odoo ERP fokus kepada return

and refund, point of sale dan lainnya.

• Project

Aplikasi project Odoo ERP fokus kepada project

setup, forecasting, tracking dan lainnya.

2.7 GPL License

Lisensi GPL merupakan singkatan dari “General Public License”
menurut website resmi mereka yaitu http://www.gnu.org. GPL
memungkinkan seluruh software yang ditingkatkan dan dirilis dengan lisensi
tersebut harus menjadi free software.

2.7.2 LGPL
LGPL atau Lesser General Public License adalah tambahan
syarat-syarat dari GPL. Seseorang yang ingin menggunakan software
yang terlisensi dengan LGPL harus mengikuti syarat yang ditentukan
seperti:

Apabila melakukan modifikasi terhadap library,

modifikasi dapat dibagikan dibawah lisensi LGPL yang
 33

sama atau dengan lisensi GNU PL tanpa tambahan syarat

yang terdapat pada lisensi LGPL.

Kode objek dari sebuah aplikasi diperbolehkan untuk

mengambil material dari bagian header yang terdapat pada
library. Namun harus dengan adanya lisensi atau dengan
pemberitahuan bahwa library yang digunakan
menggunakan lisensi LGPL.

Pengembang dapat merilis karya gabungan apabila:

Memberi pemberitahuan bahwa libary yang

digunakan menggunakan lisensi LGPL.

Menyertakan salinan dari lisensi GNU GPL dan

dokumen lisensi LGPL.

Apabila karya gabungan menyertakan

pemberitahuan copyright, karya harus
menyertakan pemberitahuan copyright untuk
library yang digunakan dan referensi kepada
lisensi yang digunakan.

2.8 Fit/Gap Analysis

2.8.1 Definisi Fit/Gap Analysis
Fit/Gap Analysis menurut Pol & Patukar (2011) adalah sebuah
metodologi yang digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan
dan mengevaluasi proses dan fungsi sistem milik perusahaan untuk
menemukan apakah ada kesesuaian (Fit) atau kesenjangan (Gap).

Fit/Gap Analysis cocok untuk digunakan saat perusahaan ingin:

• Memilih software baru

• Mengimplementasi sistem baru (seperti ERP)

• Membuat keputusan Replace atau Upgrade

• Mengubah requirement sebuah software

34

Analisis Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi setiap area

fungsional dalam suatu proyek bisnis atau proses bisnis untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Yang termasuk didalamnya adalah
mengidentifikasi data utama atau komponen yang sesuai dengan
proses bisnis yang berjalan dan masalah yang membutuhkan solusi.

2.8.2 Langkah-langkah Fit/Gap Analysis

Langkah-langkah yang perlu dilakukan saat menggunakan
Fit/Gap Analysis adalah sebagai berikut (Pol & Patukar, 2011):

1. Ranking Requirement
Langkah ini dapat membantu tim proyek untuk memastikan
fungsi manakah yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan dan
membantu tim proyek dalam memprioritaskan fungsi mana saja
yang perlu diimplementasi terlebih dahulu.

Tabel 2.2 Ranking Requirements dalam Analisis Fit/Gap

Rank Keterangan

H (High) High / Mission Critical Requirement

menunjukan bahwa tanpa adanya fungsi
tersebut maka proses bisnis tidak dapat
berfungsi dengan seharusnya dan akan
mempengaruhi pelaporan internal dan
eksternal.

M (Medium) Medium / Value Added Requirement

menunjukan bahwa fungsi tersebut dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi
dari proses bisnis di perusahaan namun
tidak krusial dalam perusahaan.

L (Low) Low / Desirable Requirement

menunjukan bahwa area tersebut bisa
memberikan nilai tambah kepada proses
bisnis perusahaan namun mungkin saja
 35

bisa menambah hal yang tidak signifikan

untuk perusahaan.

2. Degree of Fit
Langkah ini menentukan apakah sistem baru dapat
memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Kategori dari Degree of Fit
Terdiri dari Fit (F), Gap (G), dan Partial Fit (P).

Tabel 2.3 Degree of Fit dalam Fit/Gap Analysis

Kode Keterangan

F Fit - Kebetuhan dapat dipenuhi

sepenuhnya oleh Sistem terbaru

G Gap - Sistem baru tidak dapat memenuhi

kebutuhan. Perlu adanya saran atau
alternatif yang mungkin mengarah pada
kustomisasi terhadap software.

P Partial Fit - Sistem yang diajukan sudah

memiliki fungsi yang dapat memenuhi
kebutuhan namun perlu adanya
kustomisasi atau tambahan agar dapat
memenuhi kebutuhan perusahaan secara
menyeluruh

2.9 Cost-Benefit Analysis

2.9.1 Definisi Cost-Benefit Analysis
Cost-Benefit Analysis adalah proses mengidentifikasi,
mengukur, dan membandingkan keuntungan dan biaya dari suatu
investasi baik itu untuk sebuah proyek maupun kegiatan.

Menurut Hall (2011, p.644), Cost-Benefit Analysis membantu

pihak manajemen menentukan apakah keuntungan yang didapatkan
36

dari sistem yang diajukan sebanding dengan biaya yang akan

dikeluarkan.

2.9.2 Langkah-langkah Cost-Benefit Analysis

Dalam melakukan Cost-Benefit Analysis, ada langkah-langkah
yang perlu diikuti agar analisis dapat berjalan dengan benar (Hall,
2011, p.644-646).

1) Identify Costs

Salah satu cara untuk melihat biaya yang akan

dikeluarkan adalah untuk membagikannya menjadi 2 jenis
yaitu One Time Costs dan Recurring Costs

One Time Costs mencakup biaya awal untuk

merancang dan mengimplementasi sistem. Beberapa biaya
yang terdapat dalam One Time Costs adalah biaya hardware,
software, training, site preparation, systems design,
programming and testing, dan data conversion.

Recurring Costs mencakup biaya yang akan

dikeluarkan untuk operasi dan perawatan sistem yang akan
diimplementasikan.

2) Identify Benefits

Manfaat yang didapatkan dapat dibagikan juga menjadi

dua jenis yaitu Tangible dan Intangible.

Tangible Benefit adalah manfaat yang dapat diukur dan

dilihat secara finansial. Salah satu Tangible Benefit yang dapat
dilihat dengan mudah adalah berkurangnya biaya operasional
seperti biaya pembelian kertas yang berkurang.

Intagible Benefit adalah manfaat yang tidak dapat

diukur namun dirasakan oleh pihak perusahaan seperti user
dan pelanggan. Salah satu manfaat Intangible yang dapat
dirasakan adalah meningkatnya kepuasan pelanggan dan juga
kepuasan karyawan.
 37

3) Compare Cost and Benefit

Untuk dapat membandingkan Cost dan Benefit yang

didapatkan, dapat digunakan beberapa metode. Metode yang
terdapat didalam Cost-benefit analysis adalah sebagai berikut:

1. Payback Period

Payback Period adalah metode yang digunakan untuk

melihat seberapa lama sebuah perusahaan akan mendapatkan
kembali modal investasi yang digunakan. Rumus yang
digunakan untuk melakukan Payback Period adalah:

Gambar 2.12 Rumus Payback Period

Semakin cepat suatu proyek akan mendapatkan

kembali modal investasinya, semakin besar kemungkinan
proyek untuk disetujui.

2. NPV (Net Present Value)

Net Present Value adalah arus kas yang diperkirakan

pada masa yang akan datang yang didiskonkan pada saat ini.
Rumus yang digunakan untuk menghitung Net Present Value
adalah:

T
Ct
NPV = ∑ −C
t =1 (1 + r )t o
Gambar 2.13 Rumus Net Present Value

Dimana:

T = Usia proyek yang diharapkan

t = Periode waktu
38

Ct = Arus kas masuk pada periode t

r = tingkat diskonto yang tepat, yaitu tingkat

pengembalian yang disyaratkan atau biaya
modal

Co = Biaya investasi awal

Net Present Value bertujuan untuk mengukur besar

keuntungan sebuah investasi. NPV akan terhitung positif
apabila hasilnya positif atau diatas nilai 1 maka investasi akan
menguntungkan. Jika NPV bernilai 0 maka kembali pada
pihak manajemen untuk memutuskan melanjutkan atau
menolak proyek. Jika NPV bernilai negatif maka proyek akan
diberhentikan karena tidak menguntungkan.

3. Return on Investment

Salah satu metode lain untuk mengukur apakah proyek

layak dijalankan adalah menggunakan Return on Investment.
Metode ini akan membandingkan pendapatan yang didapat
dengan pengeluaran atau investasi.

Gambar 2.14 Rumus Return on Investment

Untuk membantu perhitungan ROI agar semakin

akurat dan terpercaya maka akan digunakan lembar kerja
pembantu yaitu:

Economic Impact Worksheet

Kertas kerja ini membantu untuk merangkum dampak

ekonomi dari suatu proyek. Pemberian skor dampak
ekonomis didasarkan pada perhitungan ROI dari Net
Cash Flow yang diaplikasikan secara periodik selama 5
periode tahunan pada umumnya.Pertama, tetapkan
 39

biaya investasi awal. Kemudian tetapkan arus kas

tahunan. Angka ini diperoleh dari manfaat ekonomis
bersih dikurangi biaya operasional. Selisihnya
pendapatan sebelum pajak dikurangi dengan beban
berjalan yang akan menghasilkan arus kas bersih tiap
tahun. ROI dihitung dengan membagikan rata-rata Net
Cash Flow selama 5 tahun dengan investasi awal. Nilai
yang didapatkan dari hasil simple ROI dapat
disimpulkan menjadi artian sebagai berikut (Parker &
Benson, R, 1988, p.97).

Tabel 2.4 Keterangan Scoring Economic Impact

Score Keterangan

Proyek sama sekali tidak memberi

0 keuntungan dan sebaiknya tidak
dijalankan.

Proyek memberikan keuntungan namun

1 lebih baik menjalankan proyek lain
dengan nilai lebih tinggi.

Proyek memberikan keuntungan dan

2
layak untuk dijalankan.

Proyek memberikan keuntungan besar

3
dan baik untuk dijalankan.

Proyek memberikan keuntungan sangat

4
besar dan sangat baik untuk dijalankan.

Proyek melewati batas keuntungan dan

5 sudah pasti memberikan keuntungan
besar.
40

Gambar 2.15 Economic Impact Worksheet

Sumber:(Parker & Benson, R, 1988, p.96)

2.10 Analytical Hierarchy Process

Analytical Hierarchy Process adalah sebuah teknik analisa yang efektif untuk
menghandal pengambilan keputusan yang rumit, dan membantu sang pengambil
keputusan untuk menentukan prioritas dan mengambil keputusan yang tepat. (Saaty,
2012, p.8).

Menurut Hamali (2012), AHP dapat dilakukan dengan tiga langkah sederhana
yaitu:

1. Menyusun secara hirarkis

Yang harus dilakukan dalam tahap ini adalah mendefinisikan sesuatu

dengan seksama, mendaftarkan rincian yang relevan, dan menyusun
hirarki atas beberapa tingkat rincian, yaitu fokus masalah, kriteria, dan
alternatif.
 41

Gambar 2.16 Contoh hirarki pemilihan bank.

Sumber: (http://sbm.binus.ac.id)

2. Menetapkan prioritas

Dalam tahap kedua, proses yang perlu dilakukan adalah menentukan

peringkat elemen-elemen menurut kepentingan. Saaty dalam bukunya The
Analytical Hierarchy Process memberikan bobotan sebagai berikut (Saaty, 1980).

Tabel 2.5 Skala pembobotan AHP

Skala Definisi dari “Importance”

1 Sama pentingnya (Equal Importance)
3 Sedikit lebih penting (Slightly more importance)
5 Jelas lebih penting (Materially more importance)
7 Sangat jelas penting (Significantly more importance)
9 Mutlak lebih penting (Absolutely more importance)

2,4,6,8 Ragu-ragu antara dua nilai yang berdekatan (Compromise

values)

Untuk memperoleh peringkat prioritas menyeluruh bagi suatu

persoalan keputusan, harus menyatukan pertimbangan yang dibuat dalam
melakukan pembandingan berpasang, yaitu melakukan suatu pembobotan
dan penjumlahan untuk menghasilkan satu bilangan tunggal yang
menunjukkan prioritas setiap elemen.

3. Mengukur konsistensi logis

Dalam tahap ini, proses yang perlu dilakukan adalah semua elemen
dikelompokkan secara logis dan diperingatkan secara konsisten sesuai dengan
kriteria yang logis.
42

Proses AHP mencakup pengukuran konsistensi yaitu apakah

pemberian nilai dalam pembandingan antar obyek telah dilakukan secara
konsisten. Ketidakkonsisten dapat timbul karena miskonsepsi atau
ketidaktepatan dalam melakukan hirarki, kekurangan informasi, kekeliruan
dalam menulis angka, dan lain-lain.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengukuran konsistensi

logis menurut Kelviandy (2014, p59-62) adalah:

a. Pembuatan Matriks perbandingan berpasangan

Tabel 2.6 Matriks Perbandingan Berpasangan

Kemudahan Sistem A B C
A 1 1/2 1/5
B 2 1 1/4
C 5 4 1
Total 8 5,5 1,45

Dalam metode AHP, jika perbandingan dilakukan terhadap

parameter sejenis, bobot nilai yang diberikan adalah 1.

b. Melakukan proses Normalisasi

Proses normalisasi dilakukan dengan cara membagi tiap

sel pada tabel hasil matriks perbandingan berpasangan dengan
jumlah kolomnya masing-masing.

Tabel 2.7 Normalisasi Matriks Perbandingan Berpasangan

Kemudahan Sistem A B C
A 0,125 0,09 0,14
B 0,25 0,18 0,17
C 0,625 0,73 0,69
Total 1 1 1

c. Menghitung nilai Eigenvector

Eigenvector dihitung dengan menjumlahkan setiap baris

matriks yang telah dinormalisasikan dan membaginya dengan
banyaknya jumlah kriteria tersebut.
 43

Tabel 2.8 Normalisasi Matriks dengan Eigenvector

Kemudahan Sistem A B C EV
A 0,125 0,09 0,14 0,12
B 0,25 0,18 0,17 0,20
C 0,625 0,73 0,69 0,68
Total 1 1 1 1

d. Mencari nilai Consistency Vector (CV)

Tiap cell kolom dalam matriks perbandingan berpasangan

yang belum dinormalisasi dikalikan dengan nilai eigenvector
perbaris.

Tabel 2.9 Matriks Consistency Vector

Kemudahan Sistem A B C
A (1)(0,12) (1/2)(0,20) (1/5)(0,68)
B (2)(0,12) (1)(0,20) (1/4)(0,68)
C (5)(0,12) (4)(0,20) (1)(0,68)

Tabel 2.10 Hasil Matriks Consistency Vector

Kemudahan Sistem A B C Jumlah

A 0,12 0,1 0,136 0,36
B 0,24 0,2 0,17 0,61
C 0,6 0,8 0,68 2,08

e. Menjumlahkan matriks CV dan membagikan dengan Eigenvector

Menjumlahkan setiap baris matriks CV dan membaginya

dengan Eigen Vector perbaris guna menentukan rasio Consistency
Vector.

Tabel 2.11 Matriks rasio Consistency Vector

Jumlah/Vektor Prioritas CV
A 0,36/0,12 3
B 0,61/0,20 3,05
C 2,08/0,68 3,06
44

f. Menentukan nilai lamda max

Nilai lamda max adalah hasil dari rata-rata Consistency

Vector. Hasilnya adalah:

(3 + 3,05 + 3,06) / 3 = 3,037

g. Menghitung nilai Consistency Index

Menghitung nilai Consistency Index yang berdasar

pada persamaan:

Gambar 2.17 Rumus Consistency Index

Dimana:

CI: Consistency Index

Λ: Lamda maksimum

n: Jumlah parameter (Jumlah kriteria)

CI = (3,037 – 3) / (3 – 1) = 0,0185

h. Menghitung nilai Consistency Ratio

Menghitung nilai Consistency Ratio dengan persamaan:

Gambar 2.18 Rumus Consistency Ratio

Dimana:

CR: Consistency Ratio

CI: Consistency Index

RI: Random Index (Diisi berdasarkan jumlah kriteria)

 45

Tabel 2.12 Random-like Matrix

Sumber: (Pererya-Rojas & Mu, 2017, p.13)

Hasil Consistency Ratio yang didapat adalah:

CR = 0,0185 / 0,58 = 0,0318.

Karena CR bernilai kurang dari 0.10, maka CR merupakan

nilai yang konsisten.

2.10 Gantt Chart

Gantt Chart merupakan sebuah gambaran yang membandingkan rencana
kegiatan proyek dengan perkembangan yang diperoleh seiring waktu. Gantt Chart
pertama kali dikembangkan oleh Karol Adamiecki namun Henry L. Gantt
mengembangkannya menjadi versi yang kita kenali sekarang.

Bentuk sederhana dari Gantt Chart dapat dilihat dari penggunaan batang
horizontal yang menggambarkan jangka waktu suatu kegiatan proyek diatas atau
dibawah sebuah kalender proyek.

Gambar 2.19 Contoh Gantt Chart

2.11 Materials Management

2.11.1 Materials
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Material adalah bahan yang
dipakai untuk membuat barang lain.

Menurut Mishra (2009, p.4), Material adalah salah satu sumber daya
utama (Tenaga Kerja, Bahan, Peralatan, dan Modal) dari sebuah kegiatan
industri atau bisnis.
46

Kamus Oxford mengartikan Material sebagai unsur darimana sebuah

barang berasal atau dibuat.

Dapat disimpulkan bahwa Material adalah sumber daya utama yang

dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan kegiatan keseharian.

2.11.2 Management
Menurut Armstrong & Stephens (2005, p.3), Manajemen adalah
menentukan apa yang harus dilakukan dan menyelesaikannya melalui orang-
orang. Definisi ini menekankan bahwa tenaga kerja adalah sumber daya
terpenting bagi manajer. Melalui tenaga kerja tersebut, sumber daya lainnya
akan diatur.

Menurut Griffin (2006, p.5), Manajemen adalah sebuah proses

perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber
daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien.

Menurut Daft, Kendrick & Vershinina (2010, p.7), Manajemen adalah

pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien melalui perencanaan,
persiapan, memimpin, dan mengatur sumber daya organisasi.

Dapat disimpulkan bahwa Manajemen adalah pencapaian tujuan

organisasi melalui perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya.

2.11.3 Materials Management

Menurut Singh (2008, p.1), Materials Management berkaitan dengan
menjaga persediaan yang cukup dari sumber daya atau perlengkapan untuk
memenuhi permintaan secara ekonomi.

Menurut Arnold, Chapman & Clive (2008), Materials Management

adalah sebuah konsep dimana sebuah departemen bertanggung jawab atas
alur berjalannya Material mulai dari Supplier, menuju tahap produksi hingga
menuju kepada pelanggan. Tujuan dari Materials Management adalah:

• Memaksimalkan penggunaan sumber daya milik perusahaan

• Memberikan tingkat pelayanan Customer Service yang

dibutuhkan
 47

Menurut Donyavi & Flanagan (2009, p.10-11), Materials

Management adalah sistem untuk perencanaandan pengaturan untuk
memastikan kualitas dan kuantitas material dan peralatan yang tepat sudah
ditentukan dalam waktu yang sesuai. Material yang didapatkan juga harus
didapatkan dengan biaya yang cocok dan harus dapat digunakan ketika
dibutuhkan. Materials Management juga terdiri dari Procurement, Shop
Fabrication, Supply chain management, production on site, dan Field
Servicing.

Dapat disimpulkan bahwa Materials Management adalah konsep yang

berkaitan dengan menjaga kuantitas dan kualitas barang yang dibutuhkan
oleh perusahaan dan mendapatkan barang-barang tersebut.

2.11.4 Procurement
Menurut Weele (2010, p.12), Procurement adalah manajemen dari
sumber daya eksternal milik perusahaan dimana persediaan seluruh barang,
jasa, kapabilitas, dan pengetahuan yang diperlukan untuk menjalankan,
memelihara, dan mengatur aktivitas utama dan pendukung perusahaan.

Menurut Turner (2011, p.3), Procurement adalah bagian dari

perusahaan yang bertanggung jawab dalam pembelian barang dan jasa yang
diperlukan oleh perusahaan untuk menjalankan kegiatannya sehari-hari.
Bagaimana procurement melakukan pekerjaannya bergantung dari efektivitas
dan nilai yang diberikannya kepada perusahaan.

Dapat disimpulkan bahwa procurement adalah kegiatan dari

perusahaan dalam pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan untuk
menjalankan, memelihara, dan mengatur aktivitas utama dan pendukung
perusahaan.

Siklus Procurement terdiri dari beberapa langkah (Arnold, Chapman,

& Clive, 2008, p.193):

1. Menerima dan menganalisa purchase recquisition.

2. Memilih supplier, termasuk meneliti dan mencari potential

supplier, mengirim request for quotation, menerima dan
menganalisa quotation, dan memilih supplier yang tepat.
48

3. Menentukan harga yang tepat.

4. Mengirim purchase order dan perjanjian.

5. Menindaklanjuti untuk memastikan tanggal pengiriman

ditepati.

6. Menerima barang.

7. Menyetujui invoice supplier untuk pembayaran.

2.11.5 Inventory
Inventory menurut Arnold, Chapman, & Clive adalah bahan dan stok
yang dimiliki perusahaan untuk dijual atau digunakan dalam proses produksi
barang jadi (Arnold, Chapman, & Clive, 2008, p.254-256).

Dalam mengatur inventory perlu adanya beberapa peraturan yang

diikuti seperti:

• Barang mana saja yang terpenting

• Bagaimana barang akan diatur

• Berapa banyak yang perlu dipesan setiap pemesanan

• Kapan perlu dilakukan pemesanan

Inventory dapat diklasifikasikan dengan menggunakan flow of

material yang ada dalam perusahaan. Salah satu contoh flow of material yang
dapat dilihat seperti berikut.
 49

Gambar 2.20 Flow of Material

Sumber: (Arnold, Chapman, & Clive, 2008, p.256)

2.12 Metode Pengumpulan Data

2.12.1 Studi Literatur (Pustaka)
Menurut website transiskom (Anonim, 2016), Studi Literatur atau
Pustaka adalah kegiatan untuk menghimpun informasi yang relevan dengan
topik atau masalah yang menjadi obyek penelitian. Informasi tersebut dapat
diperoleh dari buku-buku, karya ilmiah, tesis, disertasi, ensiklopedia, internet,
dan sumber-sumber lain.

Tujuan utama dari dilakukannya Studi Pustaka adalah:

• Mengumpulkan informasi-informasi yang berhubungan

dengan masalah yang sedang diteliti.
• Memanfaatkan informasi yang didapatkan dan mengaitkannya
dengan teori-teori yang relevan dengan penelitian yang
dilakukan.

• Mengumpulkan dan memanfaatkan informasi-informasi yang

berkatian dengan materi dan metodologi dari penelitian yang
dilakukan.
50

2.12.2 Wawancara
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (Anonim, n.d.),
Wawancara adalah kegiatan tanya jawab dengan seseorang untuk
mencari informasi, meminta keterangan atau pendapat mengenai suatu
masalah.

Wawancara dapat dikelompokan sesuai dengan cara

pelaksanaannya. Jenis-jenis wawancara tersebut dapat dikelompokan
sebagai berikut:

• Bebas

Wawancara yang dilakukan tanpa adanya susuna pertanyaan

dan pembicaraannya bergantung kepada suasana wawancara

• Individual

Wawancara yang dilakukan oleh seseorang (pewawancara)

dengan responden tunggal (narasumber).

• Kelompok

Wawancara yang dilakukan terhadap sekelompok orang dalam

waktu yang bersamaan

• Konferensi

Wawancara antara seorang pewawancara dan sejumlah

responden atau wawancara antara sejumlah pewawancara dan
seorang responden

• Terbuka

Wawancara yang berdasarkan pertanyaan yang tidak terbatas

(tidak terikat) jawabannya

• Terpimpin

Wawancara yang berdasarkan pertanyaan yang sudah

disiapkan terlebih dahulu.
 51

• Tertutup

Wawancara yang berdasarkan pertanyaan yang terbatas dan

harus merahasiakan informasi sang narasumber.

Metode dalam melakukan wawancara dapat dilakukan dengan

2 cara yang sederhana yaitu:

 Mencatat

Pewawancara menulis jawaban-jawaban dari

narasumber pada kertas atau buku yang
dibawanya.

 Merekam

Pewawancara akan merekam kegiatan wawancara

menggunakan alat perekam pilihannya.

2.12.3 Observasi
Observasi atau pengamanatan menurut Wikipedia (Anonim,
n.d.) adalah aktivitas terhadap suatu proses atau objek dengan maksud
merasakan dan kemudian memahami pengetahuan dari sebuah
fenomena berdasarkan pengetahuan dan gagasan yang sudah diketahui
sebelumnya, untuk mendapatkan informasi-informasi yang
dibutuhkan untuk melanjutkan suatu penelitian.

Kelebihan dari metode Observasi adalah:

• Dapat mencatat adanya perubahan apapun pada waktu

kejadian berlangsung

• Dapat mendapatkan data dari subyek secara langsung,

baik secara verbal maupun tidak.

Namun Observasi juga memiliki kekurangannya tersendiri seperti:

• Diperlukan waktu yang lama untuk memperoleh hasil dari

suatu kejadian

• Pengamatan terhadap suatu fenomena yang berlangsung lama,

tidak dapat dilakukan secara langsung.
52

• Adanya kegiatan-kegiatan yang tidak mungkin diamati

2.12.4 Kuesioner
Menurut Kothari (2004, p.100), Kuesioner meliput pertanyaan
yang tercetak atau diketik dalam sebuah urutan pada suatu formulir
atau kumpulan formulir. Kuesioner kemudian diberikan kepada
responden baik secara langsung maupun dikirim untuk dijawab secara
mandiri. Hal ini dilakukan agar responden dapat membaca dan
memahami pertanyaan dan menjawabnya pada kolom yang disediakan.

Banyak keuntungan yang dapat diperoleh dengan

menggunakan kuesioner seperti:

1. Biaya yang murah dan mudah disebar.

2. Bebas dari bias responden karena dijawab dengan kata-kata

tersendiri.

3. Responden memiliki waktu yang banyak untuk memberi

jawaban.

4. Responden yang sulit untuk diajak bicara dapat dicapai dengan

mudah.

5. Banyak sampel yang dapat digunakan sehingga hasil yang

didapatkan lebih terpercaya.

2.13 e-Commerce
e-Commerce dapat dilihat berdasarka degree of digitization yang
terlibat dalam kegiatannya. Degree of digitization adalah tingkat perubahan
kegiatan commerce yang dilakukan dari fisik menjadi digital. (Rainer,
Prince, & Cegielski, 2015, p.315).

Tipe dari e-Commerce yang dijalankan dapat dibagi menjadi 6 jenis

yaitu:

a) B2C (Business to Consumer): Dalam B2C, penjualnya

adalah para perusahaan dan pembelinya adalah individual.
 53

b) B2B (Business to Business): Dalam B2B, penjual dan

pembeli adalah para perusahaan. Hal ini biasa dilihat pada
perusahaan yang memiliki hubungan supplier dan customer.

c) C2C (Consumer to Consumer): Dalam C2C, individual akan

menjual barang dan jasa kepada individu lainnya.

d) B2E (Business to Employee): Dalam B2E, perusahaan akan

menyediakan informasi dan barang dan saja kepada para
karyawannnya. Karyawan bisa mengikuti pelatihan yang
diadakan perusahaan atau membeli barang dan jasa dari
perusahaan dengan harga yang lebih murah.

e) E-government: Pemerintah menggunakan e-commerce untuk

menyediakan informasi serta jasa kepada para masyarakat. E-
government memungkinkan pemerintah menjadi semakin
efektif dan efisien dalam menyediakan jasa dan informasi
kepada masyarakat.

f) Mobile Commerce (m-commerce): m-commerce adalah

kegiatan e-commerce yang dilakukan melalui telepon
genggam.

2.14 Activity Diagram

Menurut Whitten & Bentley (2007, p.390-391), Activity Diagram
adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan alur proses bisnis,
langkah-langkah use case, atau logika dari sebuah tindakan obyek.
54

Gambar 2.21 Contoh Activity Diagram

Sumber: (Whitten & Bentley, 2007, p.395)

Komponen yang terdapat dalam sebuah activity diagram dapat

dibagikan menjadi:

• Initial node: Lingkaran hitam yang menandakan dimulainya

proses suatu kegiatan.

• Action: Persegi bulat yang menandakan tiap proses.

• Flow: Panah pada diagram yang menandakan alur proses

• Decision: Belah ketupat dengan satu alur masuk dan dua alur
keluar yang menandakan kondisi.

• Merge: Belah ketupat dengan dua alur masuk dan satu alur
keluar yang menandakan hasil akhir dari kondisi.

• Fork: Persegi Panjang hitam yang menandakan adanya kegiatan

yang berjalan bersamaan.

• Join: Persegi Panjang hitam yang menandakan hasil akhir dari

kegiatan sebelum-sebelumnya.

• Activity Final: Lingkaran hitam dalam lingkaran hampa yang

menandakan akhir dari proses kegiatan.

2.15 Systems Development Life Cycle (SDLC)

Menurut Marakas & O'Brien (2013, p.409), Systems Development Life
Cycle terdiri dari 5 proses yang saling berhubungan. Proses tersebut terdiri
 55

dari Systems Investigation, Systems Analysis, Systems Design, Systems

Implementation, dan Systems Maintenance.

Gambar 2.22 Systems Development Life Cycle

Sumber: (Marakas & O'Brien, 2013, p.410)

2.15.1 Systems Investigation

Pada tahap Investigation, perusahaan perlu melakukan sebuah
studi kelayakan yang diperlukan untuk menentukan apakah sistem
yang dikembangkan adalah solusi yang baik dan layak. Pada tahap ini
perusahaan juga perlu membuat rencana proyek dan mendapatkan
persetujuan dari pihak manajer.

Menurut Rainer, Prince, & Cegielski (2015, p.403), dalam

Systems Investigation, kegiatan utama yang harus dilakukan adalah
feasability study. Organisasi memiliki 3 solusi menghadapi masalah
sistem informasi yaitu:

• Tetap menggunakan sistem yang ada tanpa dirubah

56

• Memodifikasi atau meningkatkan sistem yang

digunakan, atau

• Membuat sistem baru

Setelah feasibility study dilakukan akan muncul hasil “Go/No

Go” berdasarkan keputusan steering committee jika ada, atau
manajemen tertinggi.

2.15.2 Systems Analysis

Pada tahap Analysis, perusahaan perlu menganalisa kebutuhan dari
karyawan, pelanggan, dan stakeholder untuk mendapatkan functional
requirement yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem.

Menurut Hall (2011, p.635), tahap System Analysis merupakan proses

yang terdiri dari 2 tahap, Survei dan Analisa.

Tahap Survei meliputi menentukan elemen apa saja yang dapat

disimpan untuk dapat digunakan pada sistem yang baru. Kemudian
dilanjutkan dengan kegiatan Gathering Facts yang dapat dilakukan dengan
berbagai teknik seperti Observasi, Partisipasi dalam Kegiatan, Wawancara
Pribadi, dan Studi Dokumen.

Tahap Analisa berjalan bersamaan dengan tahap survei dimana pihak

analyst akan menganalisa data selama ia mengumpulkan data. Hasil akhir
dari tahap analisa akan berupa sebuah laporan analisis yang mencantumkan
hasil survey, masalah pada sistem berjalan, kebutuhan user, dan requirement
untuk sistem baru.

2.15.3 Systems Design

Pada tahap Design, perusahaan perlu membuat spesifikasi mengenai
hardware yang diperlukan, software yang akan digunakan, karyawan,
jaringan, dan sumber daya yang berkaitan dengan functional requirement dari
sistem.

Menurut Marakas & O'Brien (2013, p.416), dalam kegiatan Systems

Design dapat dilakukan prototyping. Prototyping adalah pengembangan dan
 57

pengujian cepat dari model yang bekerja atau prototype sebuah aplikasi yang
interaktif dan dapat digunakan oleh spesialis sistem informasi atau bisnis.

Proses dalam kegiatan prototyping dapat digambarkan seperti:

Gambar 2.23 Proses Prototyping

Sumber: (Marakas & O'Brien, 2013, p.417)

Prototype sebuah sistem akan mengalami perubahan beberapa kali

sebelum dapat diterima oleh end-user. Hasil akhir dari prototype akan
diberikan kepada end-user untuk digunakan dalam kegiatan operasional.
Prototyping dapat membantu user dan analyst untuk menyelesaikan berbagai
tampilan dan fungsi dari sistem bisnis.

2.15.4 Systems Implementation

Pada tahap Implementation, perusahaan selain perlu mendapatkan
atau mengembangkan software yang dibutuhkan, perusahan perlu melatih
para karyawan yang akan menggunakan sistem tersebut. Perusahaan juga
perlu melakukan perpindahan ke sistem bisnis yang baru.
58

Tahap Implementasi dapat dilakukan dengan berbagai cara. Menurut

Rainer, Prince, & Cegielski (2015, p.406), strategi implementasi yang dapat
digunakan oleh perusahaan ada 3, yaitu:

• Direct Conversion

Direct Conversion dilakukan dengan cara mematikan secara

langsung sistem yang lama dan menggunakan sistem yang
baru pada waktu yang ditentukan. Strategi ini merupakan
strategi yang terhemat namun memiliki tingkat resiko yang
tinggi karena tidak adanya dukungan dari sistem yang lama.

• Pilot Conversion

Pilot Conversion memperkenalkan sistem yang baru kepada

salah satu bagian perusahaan terlebih dahulu. Sistem tersebut
akan dijalankan dan dievaluasi. Apabila sistem dinilai berjalan
dengan baik maka akan diperkenalkan ke bagian lainnya.

• Phased Conversion

Phased Conversion memperkenalkan komponen sistem secara

bertahap. Setiap modul akan dievaluasi dan jika dinilai
berjalan dengan baik, modul lain akan diperkenalkan hingga
seluruh sistem operasional.

Gambar 2.24 Strategi Implementasi

Sumber: (Marakas & O'Brien, 2013, p.438)

 59

2.15.5 Systems Maintenance

Pada tahap Maintenance, perusahaan akan mengawasi, memelihara,
dan menilai sistem yang berjalan.

Menurut Marakas & O’Brien (2013, p.439), Systems Maintenance

dapat dikategorikan menjadi 4 jenis, yaitu:

• Corrective Maintenance

Kegiatan yang terasosiasi dengan corrective maintenance

fokus kepada memperbaiki bug dan logic errors yang tidak
terdeteksi pada tahap pengujian implementasi.

• Adaptive Maintenance

Kegiatan yang terasosiasi dengan adaptive maintenance

mengarah pada aktivitas yang berhubungan dengan
memodifikasi fungsi yang sudah ada atau menambahkan
fungsi baru untuk mendukung perubahan dalam lingkungan
bisnis.

• Perfective Maintenance

Kegiatan yang terasosiasi dengan perfective maintenance

melibatkan perubahan yang dibuat kepada fungsi yang sudah
ada dengan tujuan meningkatkan performa fungsi tersebut.

• Preventive Maintenance

Kegiatan yang terasosiasi dengan preventive maintenance

melibatkan aktivitas yang bertujuan untuk mengurangi
kemungkinan terjadinya kegagalan sistem atau
memperpanjang kehidupan sistem tersebut.
60

2.16 Kerangka Pikir

Gambar 2.25 Kerangka Pikir