SURAT MASUK & KELUAR BARANG DAN TATA TERTIB

KONTRAKTOR / VENDOR

Tanggal acara : 25 October 2022

Nama Acara : Eximbank batch 3
Tempat Acara/ Ruangan : Ballroom 1
Nama vendor : SONUS Live Sound Reinforcement
Penanggung Jawab : Gandhi Budiman
Alamat : Jl. Duta Raya 77 Duri Kepa, Jakarta Barat
No telp : 081290007772
Email : gandhibudiman@sonus-live.com
Tanggal masuk barang : Kamis, 27 Oktober 2022 Pukul 22.00 WIB
Tanggal keluar barang : Jumat , 28 Oktober 2022 Pukul 23.00 WIB

Demi keamanan, kenyamanan dan keselamatan tamu-tamu hotel / pengguna jasa hotel,
karyawan dan para pekerja persiapan acara (kontraktor) Novotel Bogor mengharapkan kerja
sama para pekerja untuk memenuhi ketentuan - ketentuan yang berlaku selama berada di
dalam lingkungan hotel, sebagai berikut :
1. Menyerahkan tanda pengenal/identitas (KTP / SIM) untuk ditukarkan dengan tanda
masuk / entrance pass.
2. Vendor luar diharuskan menyimpan dana deposit sebesar Rp. 5.000.000 (lima juta
rupiah) ke pihak NOVOTEL BOGOR sebagai deposit jika terjadi kerusakan dan jaminan
kebersihan lingkungan venue/ballroom atau pihak vendor tidak mengindahkan point –
point yang disebutkan pada surat tata tertib ini.
3. Mengenakan pakaian yang pantas dan bersih. Sandal jepit/sandal, celana pendek atau
robek – robek tidak diperkenankan digunakan dalam lingkungan/area hotel.
4. Dikepalai oleh seorang pemimpin selama pemasangan dan pembongkaran.
5. Semua pintu darurat / EXIT harus dapat dilewati dengan mudah dan lampu tanda EXIT
tidak boleh ditutupi, dan harus dapat dilihat dengan jelas dari kejauhan.
6. Panggung, sound system, backdrop, dekorasi atau display harus menyisakan ruang
bebas/jarak 1 meter dari tiap pintu darurat dan alat 1 (satu) meter dari dinding atau
tembok bangunan agar menghindari kerusakan.
7. Para pekerja/kontraktor dilarang untuk :
a. Menyimpan barang - barang di service area.
b. Mengecat menggunakan spray, menggergaji dan menggunakan alat konstruksi
listrik (bor & gergaji), dengan pertimbangan keselamatan bersama. Pengecualian
apabila harus dilakukan pengerjaannya di area/lokasi, harus menggunakan alas
plastic/triplek.
c. Meletakkan benda berat, beton atau semen, pot keramik, pohon dan benda -
benda berat lainnya tanpa menggunakan alas multiplek / triplek dengan ketebalan
 1 cm.
d. Merokok, bernyanyi atau membuat kegaduhan, makan dan tidur di dalam ruang
acara/function room dan lingkungan hotel lainnya, kecuali di tempat - tempat
tertentu yang ditentukan hotel.
e. Berada di dalam ruang acara / function room dan lingkungan hotel lainnya setelah
pengerjaan / konstruksi selesai, selain dari area loading dock. Pengecualian hanya
untuk satu atau dua orang yang bertugas menjaga selama berlangsungnya acara,
dengan sepengetahuan pengguna/klien dan pihak hotel.
f. Memasang dan menyalakan kembang api (phyro/indoor firework). Pemasangan
kembang api harus mendapat persetujuan dari manajemen hotel.
g. Memasang lilin sebagai dekorasi diatas karpet, berdekatan dengan
styrofoam/kertas atau bahan yang mudah terbakar lainnya. Pemasangan
lilin/bahan lain yang mudah terbakar harus mendapat persetujuan dari
manajemen hotel.
h. Memaku, menempel atau tindakan sejenis lainnya pada pilar, dinding, karpet,
panggung, langit - langit dan atau bagian bangunan hotel lainnya.
8. Semua pekerjaan yang dilakukan dalam ruang acara / function room harus dialasi
dengan plastik terpal atau karpet.
9. Semua pemasangan alat – alat di dalam ruangan harus diletakkan 1 (satu) meter dari
dinding atau tembok bangunan agar menghindari kerusakan
10. Penyediaan aliran listrik hanya boleh dari sumber yang telah ditentukan oleh pihak
Engineering hotel dan dilengkapi pengaman untuk kelebihan beban (maximal 7000 watt
yang hotel siapkan untuk total keseluruhan).
11. Kabel - kabel listrik harus diberi penutup atau pelindung dari bahan non-konduktor atau
bukan penghantar listrik. Engineering hotel berhak untuk tidak menyediakan daya listrik
apabila ditemukan kabel - kabel telanjang (tidak layak pakai) dan sambungan antar kabel
yang tidak layak.
12. Penggunaan kabel ekstensi harus sesuai dengan daya dan bukan dalam bentuk kabel
gulung. Penggunaan kabel gulung harus dialasi dengan multiplek/triplek dan dengan
sepengetahuan pihak engineering hotel.
13. Penyimpanan Genset akan diposisikan pada tempat yang sudah disediakan oleh Pihak
Hotel, dan wajib membawa APAR (Alat Pemadam Api Ringan)
14. Para pekerja diharuskan membersihkan dan membuang sampah atau puing dari area
kerja 3 jam sebelum acara dimulai.
15. Konstruksi harus dibongkar, dibersihkan dan diangkut ke luar, segera setelah acara selesai
termasuk sampah dekorasi harus dibawa langsung. (tidak boleh ditinggal dilingkungan hotel)
16. Para pekerja diharapkan menjaga barang - barang pekerjaan atau pribadi. Hotel tidak
bertanggung jawab atas kehilangan barang - barang pekerjaan atau pribadi, selama
 pekerja berada di lingkungan hotel.
17. Tidak boleh meletakkan atau menyimpan barang-barang perlengkapan dekorasi di area
parkir.
Hotel mempunyai hak untuk :
I. Meminta kepada pimpinan pekerja / kontraktor untuk menghentikan seorang atau
beberapa pekerja yang melanggar peraturan - peraturan tersebut.
II. Melarang melanjutkan pekerjaan, apabila semua atau sebagian besar pekerja/kontraktor
melanggar ketentuan - ketentuan yang ditetapkan diatas.
III. Melarang pekerjaan yang tidak diberitahukan dan disetujui sebelumnya oleh pihak Sales
atau Banquet Manager.
IV. Menuntut penggantian atas kerusakan barang yang disebabkan oleh kelalaian para
pekerja / kontraktor dalam menjalankan pengerjaan di ruang acara / function room dan
atau lingkungan hotel lainnya.

Demikian Tata Tertib ini dibuat untuk dipatuhi demi kelancaran acara dari pihak
penyelenggara. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami, Mengetahui, Menyetujui,

Novotel Bogor/Ibis Bogor Raya Penyelenggara/Client Kontraktor/Vendor

Nama : SItta Nurhasanah Nama: Nama:

Posisi : Senior Sales Manager Posisi: Posisi:
Tanggal: 25 October 2022 Tanggal: Tanggal:

Tembusan:
- Chief Security
- Front Office Manager / Duty Manager
- Engineering
- Banquet Operation Manager

SURAT INI HARUS DITUNJUKKAN KEPADA PIHAK KEAMANAN HOTEL /

LOSS PREVENTION SAAT MEMASUKI AREA HOTEL /
LOADING DOCK
 DAFTAR BARANG
Keterangan
No. Nama Barang Jumlah Unit
(ukuran, daya listrik, dll)
1. SPEAKER 14
8000W

2. MIXING CONSOLE 1

3. WIRELESS MIC 2

4. SM58 4

5. SM57 2

6. DRUMSKIT MIC 1

7. KABEL 1 LOT

STAND SPEAKER 6
8.

9. STAND MIC 8

10. Mini Drum Set 1 Set

11.

12.

13.

14.

15.

Tuliskan informasi secara spesifik

*Jika membawa barang elektronik diinfokan watt / daya listriknya
*Jika membawa alat-alat music diinfokan alat band apa saja yang dibawa
*Jika membawa tenda, diinfokan ukuran tenda yang akan dipasang, dst