SURAT IJIN MASUK PERALATAN

Sehubungan dengan diselenggarakannya acara Event PLAZA BP JAMSOSTEK di bawah ini, Four Points by
Sheraton Medan memberikan izin kepada pihak tersebut di bawah ini untuk mendapatkan akses masuk
kedalam:

Nama / Jenis Acara : PLAZA BP JAMSOSTEK

Lokasi acara : Ballroom
Tanggal & waktu acara : 24 – 25 October 2023, 08.00 – 18.00 WIB
Nama Barang : Backdrop & Photo booth
Tanggal & waktu loading : 23 October 2023, pukul 16.00 WIB - 19.00 WIB
Tanggal & waktu unloading : 25 October 2023, pukul 19.00 WIB - 22.00 WIB
Nama Vendor / PIC : Mr. Zein (0852 6268 4999)

Diharapkan PIC lapor di Pos Security yang bertempat di Ground untuk meminta arahan akses loading
menuju tempat tujuan.

Demikian surat ijin ini dibuat untuk membantu terlaksananya acara tersebut.
Atas kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Dibuat Oleh,

Henny Hutagalung
Sales Executive

Tembusan:
* Chief Security Four Points by Sheraton Medan
* File
 TATA TERTIB PENGERJAAN KONSTRUKSI / DEKORASI

Demi kenyamanan, keamanan dan keselamatan tamu-tamu Four Points By Sheraton Medan atau
pengguna jasa Four Points, karyawan dan kontraktor, Four Points By Sheraton Medan mengharapkan
kerjasama para pekerja untuk memenuhi ketentuan-ketentuan yang berlaku selama berada di dalam
lingkungan hotel, sebagai berikut :

PERSIAPAN:
1. Menggunakan pintu security di penerimaan ground floor (pos security) dan menyerahkan tanda
pengenal (KTP/SIM) untuk ditukarkan dengan tanda masuk tamu /badge.
2. Mengenakan pakaian yang pantas dan bersih. Sandal jepit/sandal, celana pendek atau celana yang
robek-robek tidak diperkenankan digunakan dalam lingkungan Area Ballroom dan Function room lain
nya.
3. Dikepalai oleh seorang pemimpin selama pemasangan dan pembongkaran.
4. Selama pemasangan dan pembongkaran,kontraktor akan didampingi oleh Security Four Points By
Sheraton.
5. Dapat menunjukan surat izin masuk resmi dari pihak Four PointsBy Sheraton (Loading letter).
6. Menggunakan tangga,lift, kamar kecil dan area yang tidak dilalui / digunakan oleh tamu.
7. Tidak merokok, bernyanyi atau membuat kegaduhan ,makan dan tidur di dalam ruang acara / function
room dan sekitarnya.
8. Semua perlengkapan dibawa dari pihak kontraktor. Tidak diperkenankan menggunakan barang-
barang dari Hotel.

PENGERJAAN:
9. Semua pintu darurat / EXIT harus dapat dilewati dengan mudah dan tanda lampu EXIT tidak boleh
ditutupi dan harus dapat dilihat dengan jelas dari kejauhan.
10. Pengerjaan Dekorasi di haruskan untuk menyisakan ruang bebas / jarak 1 – 1.5 meter untuk akses
karyawan Hotel untuk bekerja.
11. Dilarang keras untuk menaruh reception table/ tempat di depan pintu Lobby atau didepan lift service
12. Anggota Pihak Dekorasi Dilarang untuk tidur di daerah pengerjaan atau disekitar pengerjaan.
13. Panggung backdrop, dekorasi atau display (booth) harus menyisakan ruang bebas / jarak 1 – 1.5 meter
dari dinding dan/atau pintu darurat.
14. Tidak mengecat menggunakan alat semprot (spray), menggergaji dan menggunakan alat kontruksi
listrik (bordan gergaji) dengan pertimbangan keselamatan bersama. Pengecualian apabila harus
dilakukan pengerjaanya di area/lokasi, harus menggunaan alas plastik (terpallebar) atautriplek.
15. Pembuatan dekorasi, panggung atau display (booth) tidak sampai menyentuh lampu Kristal tidak
menutupi CCTV access atau atap (ceiling) gypsum di dalam atau sekitar function room.
16. Meletakan benda berat, beton atau semen, pot keramik, pohon dan benda – benda (raging) berat lain
nya harus menggunakan alas multiplek /triplek.
17. Tidak menyimpan barang-barang dilorong jalan keluar darurat ,tangga darurat dan service area /
kitchen area.
18. Tidak memaku atau mengheckter property Hotel selama pengerjaan berlangsung.
19. Tidak memasang lilin sebagai dekorasi di atas karpet, berdekatan dengan Styrofoam, kertas atau
bahan yang mudah terbakar lainnya. Pemasangan lilin juga harus mendapat persetujuan dari Pihak
Hotel.
20. Tidak memaku, menghekter atau tindakan sejenis lain nya pada pilar, dinding, karpet, panggung,
langit-langit dan atau bagian bangunan lainnya.
21. Tidak menempel dengan double tip / lakban pada karpet, lantai marmer / parquet / keramik dinding,
pilar, langit–langit dan atau bagian bangunan hotel lainya tanpa seizin Banquet Manager dengan
koordinasi Executive House Keeper Four Points By Sheraton.
22. Display atau booth kendaraan di dalam ruangan acara/function room harus dialasi dengan sempurna
menggunakan vehicle ramp/stage. Proses masuknya kendaran menuju tempat display harus diatas
multiplek/triplek setebal minimum 1 cm. Diwajibkan pula untuk memberitahukan dimensi kendaraan
(tinggi, panjang, lebar dan berat) kepada pihak Hotel sebelumnya.
23. Tidak diperkenankan juga menggunakan air dalam jumlah banyak (seperti: fountain, falls) sebagai
bagian dari dekorasi (maximum 25 liter) dengan dibuat alas anti air (waterproof).
24. Pembongkaran dilakukan langsung, sesaat setelah setelah acara selesai. Dengan lama pengerjaan
maksimum 6 jam atau penyesuain waktu berdasarkan volume bisnis pihak Hotel.
25. Pihak vendor diharuskan untuk meningalkan tempat dekorasise cara bersih, apabilapihak vendor
meningalkan sisa sisa dekorasi seperti kayu, besi atau benda benda dekorasi lainnya yang sudah tidak
digunakan lagi, Maka pihak dekorasiakan dibebankan charge sebesarRp. 1.000.000,-. (Satu Juta
Rupiah).
26. Para pekerja diharuskan membuang dan membersihkan sampah atau puing dari area kerja 3 jam
sebelum acara dimulai dan setelah acara selesai atau 2 jam sebelum pihak hotel menyiapkan makanan
(untuk pesta prasmanan).
27. Para pekerja diharapkan menjaga barang-barang pekerjaan atau pribadi pihak Hotel tidak
bertanggung jawab atas kehilangan barang-barang pekerjaan atau pribadi.

ACARA/PROGRAM:
28. Dilarang berada di dalam ruangan acara dan sekitarnyas setelah pengerjaan selesai, selain dari lokasi
penerimaan (loading). Pengecualian hanya untuk satu atau dua orang yang wajib bertugas menjaga
dekorasi/peralatan vendor selama berlangsung nya acara dengan pakaian rapi dan sopan dan dengan
sepengetahuan klien dan pihak hotel.
29. Tidak diperkenan kan untuk memasangdan /atau menyalakan kembang api (phyro/indoor
firework/jet fire).
LISTRIK:
30. Pemakaian aliran listrik hanya boleh dari sumber yang telah ditentukan dan seizin dari pihak
engineering Hotel dan dilengkapi pengaman untuk kelebihan beban.
31. Kabel-kabel listrik harus diberi penutup atau pelindung dari bahan non-konduktor atau bukan yang
pengantar listrik. Engineering Hotel berhak untuk tidak menyediakan daya listrik apabila ditemukan
kabel-kabel yang telanjang (tidak layak pakai) dan sambungan antar kabel yang tidak proper.
32. Untuk lampu dekorasi agar menggunakan kabel 2 x 0.75 mm dan untuk power supply 3 x 2.5 mm
dengan jenis kabel NYYHY. Dan untuk koneksi harus menggunakan konektor atau isolasi setidaknya
dengan unibel.
33. Penggunaan kabel ektensti harus sesuai dengan daya dan bukan dalam bentuk kabel gulung.
Penggunaan kabel gulung harus selalu di lapisi dengan triplek dan dengan sepengetahuan atau ijin
dari pihak engineering Hotel.
34. Kelalaian pekerja atau kerusakan yang terjadi pada area adalah tanggung jawab vendor dan akan
dibebankan ke pihak vendor setelah adanya hasil penghitungan dari pihak Management Hotel
seberapa besar kerusakan tersebut.
35. Proses pelaksanaan pengerjaan dan termasuk loading and unloading tidak melampai batas waktu
yang ditetapkan oleh management Hotel.
36. Aktifitas loading out di akhiri dengan berita acara penandatangan anantara pihak Vendor dengan
Pihak Four Points Medan Management antara lain Banquet Manager, Chief Security, Chief
Engineering, Executive House keeper atau staff yang mewakilinya.

Four Points By Sheraton mempunyai hak untuk:

1. Meminta kepada pimpinan pekerja / kontraktor untuk menghentikan pekerjaan apabila seorang
atau beberapa pekerja yang melanggar peraturan atau ketentuan yang telah ditetapkan diatas.
2. Melarang pekerjaan yang tidak diberitahukan sebelumnya kepada pihak Four Points by Sheraton
Medan.
3. Menuntut penggantian atas kerusakan barang yang disebakan oleh kelalaian pekerja/kontraktor
dalam menjalankan pengerjaan di dalam function room atau sekitarnya.
4. Meminta Deposite Fee kepada pihak Vendor sebesar 4.000.000 rupiah 2 hari sebelum loading,
yang fungsinya untuk mengantisipasi apabila adanya kerusakan atau insident selama pengerjaan
dari pihak decor pada property hotel, maka hotel management berhak untuk membebankan
kerusakan tersebut kepada pihak decor setelah dikalkulasi kerusakanya oleh pihak Hotel .
5. Meminta Maintance Fee sebesar 1.000.000, kepada pihak decor yang diambil dari dana
Deposite Fee atau dibayarkan secar langsung oleh pihak decor sendiri.
6. Apabila tidak ada insiden atau kerusakan selama pengerjaan dari pihak dekorasi, maka pihak
Hotel wajib mengembalikan total uang depositr fee dua hari setelah acara selesai.
Demikian tata tertib ini dbuat untuk ditaati oleh semua pihak yang bersangkutan demi kelancaran
acara.Atas perhatian dan kerjaananya, kami sampaikan termakasih.

Hormat Kami, Vendor / Contractor

Management (______________)
Four Points By Sheraton Medan

Knowledge by LP Incharge

(_______________________)