LL Project Dance Ground

PANDUAN PENYEWAAN VENUE, PEMUATAN VENDOR &
AKSES EVENT ORGANIZER
DI APURVA KEMPINSKI BALI
Group Details
Nama event : Wedding of Andrew & Felicia
Tanggal Event : Saturday, November 18, 2023
Tempat : Candi Ballroom, Apurva Chapel, Kawung, and Ocean Front Lawn
Vendor Details
Perusahaan : Project Dance Ground
PIC/Kontak : Andhika
No. Telp : +62 811 8072 505
Email : -
Perjanjian ini adalah antara The Apurva Kempinski Bali, selanjutnya disebut sebagai Manajemen Hotel,
dan Project Dance Ground selanjutnya disebut sebagai Vendor. Project Dance Ground akan diberikan
akses dan penggunaan lokasi di The Apurva Kempinski Bali di area dan pada waktu-waktu berikut:
Detail Pemuatan:
- Tanggal : Friday, November 17, 2023
- Waktu : 23.00 - onwards
- Lokasi : Candi Ballroom
- Barang : Rigging, Dics Jokey Equipment, Genset
JADWAL PEMASANGAN (SET UP):

- Pemasangan (set up) dimulai dari Friday, November 17, 2023 at 23.00 - onwards. Mohon
pengerjaan pemasangan (set up) tidak mengganggu dan meminimalisir suara keras agar tidak sampai
terdengar di kamar tamu di sekitarnya.
JADWAL PEMBONGKARAN:
- Pembongkaran & penyelesaian pembongkaran setelah event selesai. Mohon pengerjaan pembongkaran
tidak mengganggu dan meminimalisir suara keras agar tidak sampai terdengar di kamar tamu di
sekitarnya.
The Apurva Kempinski Bali

Sawangan Kuta Selatan/Badung T +62 361 209 2288
Nusa Dua 80361 Bali, Indonesia F +62 361 209 2299
kempinski.com/bali Info.bali@kempinski.com
Staff Hotel Bertugas
Nama : Omar Sutjipto
Telp : +62 819-9918-2622
Departmen : Sales & Marketing
Nama : Dewa Ketut Widiarta

Telp : +62 811 3866 574
Departmen : Director of Security
1. Pihak Manajemen Hotel dan pihak Project Dance Ground wajib untuk menandatangani PANDUAN
PENYEWAAN VENUE, PEMUATAN VENDOR & AKSES EVENT ORGANIZER dan
mengirimkan kembali ke pihak Manajemen Hotel. Apabila vendor adalah agen, vendor bertanggung
jawab atas semua tanggung jawab kontraktor dan sub-kontraktornya. Kewajiban kontraktual adalah
tanggung jawab vendor.
2. Jaminan dalam bentuk deposit sebesar Rp 10.000.000 (ditransfer melalui akun bank hotel / Credit Card
Pre-Authorization) wajib dilakukan sebelum pemuatan dan pemasangan barang vendor di tempat.
Deposit akan dikembalikan penuh apabila tempat pemasangan tidak mengalami kerusakan sama
sekali.
3. Apabila ada cacat atau kerusakan pada lokasi yang disebabkan oleh Vendor pada saat pemasangan
ataupun pembongkaran, maka pihak Hotel akan mengenakan biaya penggantian dan atau perbaikan
sesuai dengan estimasi biaya dari pihak Hotel. Lokasi yang dimaksudkan termasuk seluruh tempat
pemasangan dan pembongkaran, akses (jalan) masuk dan keluarnya, dan zona pemuatan.
4. Setelah acara, Vendor akan memastikan properti dalam kondisi yang sama seperti sebelum acara. Ini
termasuk setiap dan semua tempat yang digunakan di properti, baik di dalam maupun di luar, dan
semua peralatan dan material-material lain milik Hotel.
5. Dengan mengtanda tangani surat Loading Letter ini, Vendor atau representative telah setuju dan
mengakui bahwa keselamatan setiap pekerja adalah tanggung jawab masing-masing vendor. Hotel,
dalam hal ini owner, Management The Apurva Kempinski Bali, agents, atau relasi lainnya tidak
dibebankan atau diminta pertanggung jawaban untuk bencana atau kecelakaan dalam pekerjaan saat
di Hotel.

Manajemen Hotel, Vendor,
Omar Sutjipto Andhika

The Apurva Kempinski Bali (Project Dance Ground)
Mobile: +62 819-9918-2622
Pengembalian uang jaminan dapat dilakukan dalam bentuk Transfer Bank:

Nama Penerima :
Nama Bank :
Nomor Rekening :
(Rp) :

REGULASI YANG WAJIB DI KETAHUI PIHAK VENDOR/ORGANIZER
PRE - ACARA:
Event / Wedding Organizer dengan vendor bersama dengan perwakilan Hotel akan melakukan penelusuran
dan pengenalan tempat pelaksanaan acara. Jika klien atau orang yang ditunjuk untuk bertanggung jawab atas
acara tersebut menemukan cacat atau kerusakan pada tempat tersebut, ini harus dicatat secara tertulis dan
diserahkan kepada Manajemen Hotel.
IZIN:
Mengikuti peraturan Pemerintah Indonesia yang mewajibkan izin / visa untuk segala jenis acara yang akan
diadakan di tempat-tempat di hotel atau resor. Izin acara yang valid diperlukan oleh otoritas setempat untuk
setiap acara yang diselenggarakan. Penyelenggara acara atau pengguna akhir bertanggung jawab untuk
mengajukan dan memperoleh izin acara / visa dan izin terkait lainnya sesuai dengan Hukum Indonesia, baik
oleh mereka sendiri atau melalui agen pihak ketiga. Hotel tidak bertanggung jawab dalam keadaan apa pun
atas hasil dari permohonan izin acara / visa.
Hotel tidak akan bertanggung jawab dalam memberikan atau mengeluarkan izin itu sendiri. Oleh karena itu,
klien atau setiap penyelenggara acara harus mendapatkan/memproses izin ke otoritas lokal.
1. Izin acara akan diperlukan untuk setiap acara yang diadakan di The Apurva Kempinski Bali seperti;
konferensi, pertemuan, acara, acara sosial dan pernikahan dengan partisipan (tamu) lebih dari 80
orang.
2. Izin kembang api harus disediakan oleh penyedia kembang api.
Izin apa pun harus diserahkan ke hotel setidaknya 2 minggu sebelum acara. Polisi setempat berhak untuk
menghentikan konferensi, rapat dan atau acara jika penyelenggara tidak memiliki izin.
PROTOCOL KESEHATAN & LAPORAN:

1. Semua Vendor wajib melaporkan ke keamanan di loading dock Hotel dan pos pemeriksaan keamanan
dengan ID (KTP/SIM) yang valid. Ini berlaku untuk semua kru dan bukan hanya orang yang
mewakili. Manajemen hotel memiliki hak untuk melarang Vendor yang tidak menggunakan Hotel ID
di area Hotel.
2. Tim keamanan akan mengadakan pemerikasaan rutin ke setiap Vendor dan memberi penjelasan
tentang peraturan dan bagaimana kegiatan harus dilakukan di dalam area Hotel.
3. Semua aktivitas pemuatan dan pengaturan harus mengikuti standar hotel dan berada di bawah
pengawas Tim keamanan, dimana bertindak sebagai saksi atau bukti hukum yang dibantu oleh Tim
teknik untuk bantuan teknis.
4. Vendor HARUS menggunakan masker, bila ada salah satu dari team/anggota/crew yang sedang
dalam kondisi tidak sehat.
5. Hotel berhak untuk mengambil Tindakan jika peraturan dan regulasi di atas tidak dijalankan.
LARANGAN BAGI VENDOR:

1. Berkeliling di area Hotel selama acara. Orang yang bertanggung jawab harus tinggal di area acara.
2. Merokok, makan, dan tidur di area Hotel tidak diperbolehkan, kecuali di tempat yang telah
ditentukan.
3. Membawa alat berat (bahan dekorasi, pencahayaan, tata suara, pita, dan peralatan lainnya) dengan
menggunakan fasilitas Hotel (troli dan alat).
4. Menempel, memaku dan / atau kegiatan serupa lainnya dilarang dilakukan di pilar / kolom, dinding,
lantai, langit-langit dan bagian lain dari bangunan / benda-benda yang ada di Hotel.
5. Penggunaan drone dilarang di area Hotel baik untuk penggunaan dokumentasi atau proses teknis
lainnya.
6. Lentera terbang dan kertas konfeti dilarang di semua area resort.
7. Pelepasan kembang api di tentukan dengan kondisi dan ijin Kapolsek setempat
8. Pelepasan balon/lampion dilarang di semua area resort.
9. Penggunaan mesin ber-asap, mesin es kering, dan penggunaan peralatan serupa lainnya hanya
diizinkan dengan persetujuan Hotel.
10. Meletakkan spanduk / papan petunjuk di area publik dilarang keras
11. Menggunakan atau meminjam peralatan milik Hotel. Setiap Vendor harus membawa semua peralatan
mereka sendiri.
12. Gunakan lift tamu selama beraktivitas
13. Penggunaan pyro di dalam meeting room dan ballroom tidak diizinkan.
MAKAN & MEROKOK:

1. Vendor dilarang merokok di dalam dan di sekitar area Hotel, dan akan di arahkan untuk tempat yang
telah disediakan
2. Vendor hanya boleh makan di tempat yang ditunjuk oleh hotel
a. Jika Vendor bekerja di ruang Rapat dan area Ballroom; Vendor mendapatkan akses ke
Bojana/kantin pegawai, atau ruangan yang sudah diarahkan oleh pihak hotel.
(Vendor tidak diperbolehkan mengambil makanan dan minuman yang tersedia di Bojana dan
membawa keluar)
b. Jika Vendor bekerja di Ocean Front Lawn, Apurva Chapel atau tempat outdoor lainnya; vendor
akan diarahkan ke event room/makan di luar area hotel (dan selalu menjaga kebersihan
lingkungan)
3. Setiap sampah dan kebersihan setiap area adalah tanggung jawab pihak vendor, dan sampah wajib di
bawa keluar oleh vendor.

PEMBONGKARAN SETELAH ACARA:
1. Vendor harus membersihkan dan membuang sampah dan puing-puing dari area tersebut setidaknya
satu jam sebelum dan satu jam setelah acara.
2. Sisa peralatan konstruksi harus dibersihkan sebelum dan sesudah acara.
3. Semua aktivitas pembersihan oleh Vendor (penyelenggara, kontraktor, dan pemasok) harus dilakukan
melalui proses pembersihan dan secara langsung melakukan koordinasi dengan keamanan untuk saksi
/ bukti hukum.
4. Vendor harus meminta persetujuan Hotel sebelum meninggalkan area.
POST - ACARA:
1. Penyelenggara acara bersama dengan vendor bersama dengan perwakilan Hotel harus melakukan
pemeriksaan terakhir ke tempat acara untuk memastikan tidak ada cacat atau kerusakan yang
disebabkan selama proses pengaturan, acara dan pembongkaran.
2. Apabila proses pemuatan, pemasangan, dan pembongkaran barang tidak menyebabkan kerusakan.
Hotel akan mengembalikan penuh deposit Vendor.

Ocean Front Lawn Event SETUP
REGULASI & PERATURAN PEMASANGAN

1. Vendor WAJIB Berpakaian yang rapi (POLO SHIRT, T-SHIRT, SERAGAM PERUSAHAAN,
CELANA PANJANG, DAN SEPATU)
2. Speaker wajib menghadap ke laut seperti layout di atas
3. Band di sarankan dengan lokasi di atas, bila ada posisi lain bisa konsultasi dengan pihak Hotel
4. Volume musik atau sound diizinkan oleh hotel adalah outdoor 70 – 75 dB, dan hotel berhak untuk
mengantur volume dari musik atau sound

5. Semua Kabel WAJIB tertutup dan aman (seperti gambar di bawah). Pastikan panel listrik aman dari
sumber bahaya yang dapat menyebabkan korsleting dan jika diperlukan sistem pertanahan
(grounding)
6. Setiap sistem suara, pencahayaan Vendor dan semua aktivitas yang terkait dengan listrik harus berada
di bawah pengawasan Engineering Hotel untuk memastikan sumber daya dan konektivitasnya benar.
7. Akses jalan tamu tidak boleh tertutup atau terhadang barang dari vendor. (seperti contoh gambar di
bawah ini). Serta vendor harus menjaga kerapihan dan keamanan penyusunan barang-barang tersebut
8. Barang atau alat yang disimpan di area event, dan terexpose WAJIB di cover dengan terpal (seperti
gambar di bawah ini)
9. Barang atau alat yang di setup di Apurva Chapel WAJIB dialasi/ditutup dengan karpet, kayu tipis
dan plastik. Untuk menghindari adanya kerusakan (seperti gambar di bawah ini)

10. Semua personil yang dikontrak akan diawasi oleh mandor masing-masing selama instalasi dan
pembongkaran konstruksi (panggung, latar belakang, dekorasi, pajangan, dll).
11. DILARANG meninggalkan barang / alat tanpa supervisi vendor di area yang bukan bagian dari event
(seperti gambar di bawah ini)
12. Pemasangan fairy Light, atau sejenisnya yang menggunakan kabel string wajib di tutup dengan Kain,
setelah terpasang yang dapat dilihat oleh semua pihak. (seperti gambar dibawah)
13. Pastikan struktur aman dan stabil untuk dipasang

15. Kembang api paling lambat dilepaskan jam 21:00

16. Bekerja di ketinggian harus menggunakan tangga yang sesuai dan aman serta mencapai tinggi yang
diinginkan. Jika tangga tidak cukup mencapai tinggi yang ingin diraih maka harus menggunakan
stagger/scaffolding yang sesuai dan aman

17. Pekerjaan tambahan lainnya di area hotel seperti pengecatan/pengelasan agar sepengetahuan staff
hotel tersebut diatas.
19. Mobil dan transportasi lain harus diparkir di tempat yang ditentukan dan dikonfirmasi oleh Hotel.
Silakan hubungi kami untuk informasi lebih lanjut mengenai hal ini.
20. Semua aktivitas pemuatan di area Hotel (kecuali pemuatan di loading dock) hanya dapat dilakukan
dengan truk pick-up / ankle terbuka (maksimum 4 roda). Pemuatan dilaksanakan di area yang telah
disediakan sesuai arahan security. Dan DILARANG menggunakan knalpot racing atau yang dapat
menganggu kenyamanan tamu hotel. Tidak dapat menggunakan mobil pribadi (kecuali kendaraan
yang sudah di konfirmasi dari pihak sales dan Head security)
21. Vendor harus mengontrol level suara dan menjaga kebisingan seminimal mungkin. Manajemen Hotel
berhak untuk menghentikan segala pekerjaan yang dilakukan oleh Penyelenggara Acara dan / atau
subkontraktor jika ada gangguan kebisingan yang mencolok

Presidential Villa Event SETUP

1. Vendor WAJIB Berpakaian yang rapi (POLO SHIRT, T-SHIRT, SERAGAM PERUSAHAAN,
CELANA PANJANG, DAN SEPATU)

2. Speaker wajib menghadap ke laut seperti layout di atas
3. Band di sarankan dengan lokasi di atas, bila ada posisi lain bisa konsultasi dengan pihak Hotel
4. Volume musik atau sound diizinkan oleh hotel adalah outdoor 70 – 75 dB, dan hotel berhak untuk
mengantur volume dari musik atau sound

5. Semua Kabel WAJIB tertutup dan aman (seperti gambar di bawah). Pastikan panel listrik aman dari
sumber bahaya yang dapat menyebabkan korsleting dan jika diperlukan sistem pertanahan
(grounding)

7. Akses jalan tamu tidak boleh tertutup atau terhadang barang dari vendor. (seperti contoh gambar di
bawah ini). Serta vendor harus menjaga kerapihan dan keamanan penyusunan barang-barang tersebut
8. Barang atau alat yang disimpan di area event, dan terexpose WAJIB di cover dengan terpal (seperti
9. Barang atau alat yang di setup di area deck atau didalam ruangan presidential villa WAJIB
dialasi/ditutup dengan karpet, kayu tipis dan plastik. Untuk menghindari adanya kerusakan (seperti

11. DILARANG meninggalkan barang / alat tanpa supervisi vendor di area yang bukan bagian dari event
(seperti gambar di bawah ini)
13. Pastikan struktur aman dan stabil untuk dipasang

15. Kembang api paling lambat dilepaskan jam 21:00


17. Pekerjaan tambahan lainnya di area hotel seperti pengecatan/pengelasan agar sepengetahuan staff
hotel tersebut diatas.
dengan truk pick-up / ankle terbuka (maksimum 4 roda) dan DILARANG menggunakan knalpot
racing atau yang dapat menganggu kenyamanan tamu hotel. Tidak dapat menggunakan mobil pribadi
(kecuali kendaraan yang sudah di konfirmasi dari pihak sales dan Head security)
21. Vendor harus mengontrol level suara dan menjaga kebisingan seminimal mungkin. Manajemen Hotel
berhak untuk menghentikan segala pekerjaan yang dilakukan oleh Penyelenggara Acara dan / atau
subkontraktor jika ada gangguan kebisingan yang mencolok

CANDI BALLROOM SETUP
1. Vendor WAJIB Berpakaian yang rapi (POLO SHIRT, T-SHIRT, SERAGAM PERUSAHAAN, CELANA
PANJANG, DAN SEPATU)
2. Vendor harus melakukan cek suhu tubuh sebelum memasuki area hotel. Jika suhu tubuh di atas 37,3 oC, Vendor
tidak diizinkan untuk memasuki area hotel.
3. Vendor harus memakai masker sepanjang waktu dan menjaga jarak sejauh 1,5/2 meter sesuai protocol kesehatan
4. Semua kabel harus tertutup dan aman (seperti gambar dibawah). Pastikan panel listrik aman dari sumber bahaya
yang dapat menyebabkan korsleting

5. Semua struktur harus diposisikan setidaknya 50 cm dari semua dinding. Pastikan struktur aman dan
stabil untuk dipasang

6. Pintu Exit, Fire Sprinkle, Smoke detector, dan CCTV tidak boleh tertutup bila ada pemasangan kain
dan sejenisnya untuk area Indoor. (seperti gambar dibawah).
7. Semua aktivitas yang dilakukan di dalam area indoor harus ditutup/dialasi dengan karpet, plastik
atau kayu lapis. Serta dipastikan kestabilan, keamanan serta penempatan strukturnya dengan
menggunakan sand bags (jika diperlukan) (gambar dibawah)

Dilarang meletakkan baja, beton, pot keramik, pohon, dan struktur berat lainnya di atas karpet dan
harus menggunakan alas kayu lapis
8. Seluruh barang/peralatan yang telah selesai digunakan dalam proses set up (box, ember, tangga dll)
agar diletakkan di area yang telah disediakan yaitu di Loading Dock area. Dilarang meletakan barang
– barang di area koridor/back area dari Candi Ballroom.

9. Barang Vendor tidak diperbolehkan menutup access Fire hydrant, untuk event di Ballroom atau
indoor. (seperti gambar dibawah ini)

11. Penyalaan lilin sebagai sarana dekorasi di area Candi Ballroom diperbolehkan apabila dengan
penggunaan lilin elektrik. Sementara itu, menyalakan lilin asli (api) di area Candi Ballroom tidak
diperbolehkan.
Apabila lilin asli hanya digunakan sebagai hiasan (tanpa dinyalakan) maka lilin tersebut dapat
digunakan.
12. Penggunaan kembang api (pyrotech, sparkles, waterfall, dll) tidak diperbolehkan di area Candi
Ballroom.
13. Penggunaan smoke hazer dan juga confetti di area Candi Ballroom dapat digunakan dengan
pemberitahuan lebih awal ke pihak hotel. Penggunaan smoke hazer dan juga confetti dapat digunakan
setelah pihak wedding organizer/vendor/tamu menandatangani surat pertanggung jawaban yang
disiapkan oleh hotel.
14. Tingkat kebisingan suara atau musik maksimum akan dikendalikan oleh pihak Hotel. Tingkat
kebisingan maksimal yang diizinkan hotel adalah 70 dB untuk di area Candi Ballroom.
15. Hotel berhak untuk meminta agar tingkat kebisingan suara diturunkan apabila telah melebihi dB yang
telah ditentukan diatas.
16. Penempatan dan arah sound system agar mengikuti layout yang disarankan oleh pihak Hotel.
18. Generator dengan peredam suara harus digunakan, di setiap tempat yang memerlukan generator.
dengan truk pick-up / ankle terbuka (maksimum 4 roda) dan DILARANG menggunakan knalpot
racing atau yang dapat menganggu kenyamanan tamu hotel. Tidak dapat menggunakan mobil pribadi
(kecuali kendaraan yang sudah di konfirmasi dari pihak sales dan Head security)
21. Vendor harus mengontrol level suara dan menjaga kebisingan seminimal mungkin dalam proses
loading maupun set up. Manajemen Hotel berhak untuk menghentikan segala pekerjaan yang
dilakukan oleh Penyelenggara Acara dan / atau subkontraktor jika ada gangguan kebisingan yang
mencolok
pemasangan fairy light atau hiasan sejenisnya harus menggunakan struktur tambahan. Dilarang
mengikat atau memasang fairy light/hiasan lainnya dan mengaitkan di property/bangunan hotel.
Dilarung memaku/mengikat kawat pada property hotel.
24. Pemuatan melalui lobby area hanya diperbolehkan atas ijin dari pihak hotel. Pemuatan melalui lobby
area dapat dilakukan hanya untuk barang – barang dan peralatan yang tidak dapat dimuat melalui
Loading Dock atau service lift. Pemuatan melalui lobby hanya dapat dilakukan dengan cara
pengangkatan manual, penggunaan troli di area lobby tidak diperbolehkan. Pem

25. Semua area harus ditutup dengan tikar kayu lapis / plastik / karet sebelum konstruksi / pemuatan yang
dilakukan di area event ataupun melalui lobby area
26. Pekerjaan tambahan lainnya di area hotel seperti pengecatan/pengelasan agar dilakukan dengan
sepengetahuan staff hotel. Lokasi pengerjaan harus mengikuti lokasi yang ditentukan.


LL Project Dance Ground

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

LL Project Dance Ground

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PANDUAN PENYEWAAN VENUE, PEMUATAN VENDOR &

AKSES EVENT ORGANIZER

DI APURVA KEMPINSKI BALI

JADWAL PEMASANGAN (SET UP):

The Apurva Kempinski Bali

Nama : Dewa Ketut Widiarta

The Apurva Kempinski Bali

Omar Sutjipto Andhika

Pengembalian uang jaminan dapat dilakukan dalam bentuk Transfer Bank:

The Apurva Kempinski Bali

PROTOCOL KESEHATAN & LAPORAN:

LARANGAN BAGI VENDOR:

MAKAN & MEROKOK:

The Apurva Kempinski Bali

The Apurva Kempinski Bali

REGULASI & PERATURAN PEMASANGAN

The Apurva Kempinski Bali

The Apurva Kempinski Bali

13. Pastikan struktur aman dan stabil untuk dipasang

The Apurva Kempinski Bali

15. Kembang api paling lambat dilepaskan jam 21:00

The Apurva Kempinski Bali

The Apurva Kempinski Bali

REGULASI & PERATURAN PEMASANGAN

The Apurva Kempinski Bali

The Apurva Kempinski Bali

The Apurva Kempinski Bali

The Apurva Kempinski Bali

13. Pastikan struktur aman dan stabil untuk dipasang

The Apurva Kempinski Bali

15. Kembang api paling lambat dilepaskan jam 21:00

The Apurva Kempinski Bali

The Apurva Kempinski Bali

REGULASI & PERATURAN PEMASANGAN

The Apurva Kempinski Bali

The Apurva Kempinski Bali

The Apurva Kempinski Bali

The Apurva Kempinski Bali

The Apurva Kempinski Bali

The Apurva Kempinski Bali

The Apurva Kempinski Bali

Anda mungkin juga menyukai