Banyuwangi, 17 Nov 2023

Yth,
Perhimpunan Advokat Indonesia (PERADI)

Dengan hormat,

Sehubungan dengan acara wisuda yang akan diadakan di Aston Banyuwangi Hotel & Conference Center untuk
event di bawah ini :

Nama Event : Perhimpunan Advokat Indonesia (PERADI)

Tanggal Acara : Sabtu, 18 November 2023
Jam Acara : 08.00 – 16.00 WIB
Venue : BLAMBANGAN BALLROOM

Diberitahukan bahwa pemasangan backdrop/loading/sound system/audio visual /dekorasi/barang lainnya

dapat dilakukan pada tanggal :
Tanggal Loading : Jum’at 17 Nov 2023, jam 19.00 – selesai
Tanggl Bongkar : Sabtu, 18 Nov 2023, jam 17.00 – 19.00

Barang-barang yang akan masuk adalah sebagai berikut :

1. Papan Kayu 10 buah
2. Kotak Palu & Palu
3. Penyangga Pataka
4. Tiang Pataka 4 buah
5. Banner 3 (Banner Stage 9x4, Banner Photobooth 3x3, Banner Welcome 5x1,5)
6. Bendera merah putih, PERADI, YLC, dan PBH
7.
8.
9.
10.

Demi keamanan, keselamatan dan kenyamanan bersama, dihimbau agar Ibu/Bapak untuk memerhatikan dan
mematuhi hal-hal berikut ini :
● Diharuskan untuk melaporkan diri kepada pihak keamanan hotel untuk menukarkan kartu tanda identitas
dengan kartu tanda vendor. Kartu ini harus tetap dikenakan setiap saat selama waktu produksi, dan akan
dikembalikan untuk penukaran dengan tanda kartu identitas awal bila waktu produksi telah selesai.
● Sebelum meninggalkan lokasi hotel Anda wajib untuk memberitahukan pihak hotel yang dapat diwakili
oleh Supervisor keamanan atau Duty Manager, agar dapat melakukan pengecekan lokasi acara.
● Diharuskan menggunakan alas (terpal) untuk semua kontraktor yang akan membawa peralatan atau
perlengkapan atau dekorasi ke dalam ruangan hotel.
● Hotel tidak menyediakan kereta pengangkut barang (trolley). Kereta pengangkut yang ada di hotel
digunakan untuk keperluan mangangkut barang-barang tamu/bukan alat-alat berat dan/atau kereta
pengangkut makanan. Pihak kontraktor dianjurkan untuk membawa alat pengangkut alat-alat berat)
● Semua pintu keluar darurat (exit) harus dapat dilewati dengan mudah. Display dan Backdrop harus
menyisakan ruang bebas seluas 2 meter dari tiap pintu keluar darurat.
● Dilarang meyimpan barang-barang di lorong jalan keluar darurat atau di depan/belakang pintu keluar
darurat, tangga darurat dan lorong jalan keluar darurat.
● Penggunaan kembang api (Phyro, indoor-firewok, jet fire dan sejenisnya) tidak diperkenankan. Hal ini juga
berlaku untuk penataan ruangan dengan sumber api terbuka (naked flame) seperti Lilin. Penggunaan lilin

1 - 1 -Page 1 of 3
 sebagai hisasan/dekorasi hanya diperbolehkan jika menggunakan penutup (kaca/gelas) atau wadah yang
lebih tinggi dari lilin tersebut.
● Penggunaan mesin uap es (dry ice machine) atau kertas tabur (Confetti) hanya diperbolehkan jika
mendapat persetujuan tertulis dari hotel.
● Untuk membawa kendaraan bermotor ke dalam ruangan hotel, ijin akan diberikan dengan memenuhi
ketentuan – ketentuan sebagai berikut:
⮚ Kendaraan tidak diperbolehkan diletakan langsung di atas karpet. Alas yang khusus diperuntukan
dalam memajang (display) kendaraan bermotor harus disediakan dari pihak kontraktor (ramp)
⮚ Saat memasukan kendaraan bermotor, penyelenggara/kontraktor harus menggunakan alas triplek
dengan ketebalan minimum 2cm agar tidak merusak karpet.
⮚ Jumlah minimum bahan baker (fuel) yang berada dalam tangki kendaraan bermotor adalah 5 liter atau
kurang. Kendaraan bermotor yang mempunyai bahan bakar lebih dari ketentuan harus dikosongkan
atau dikurangi isi bahan bakarnya sesuai ketentuan hotel.
● Semua peralatan listrik harus sesuai dengan peraturan standard keamanan, disetujui dan diinspeksi oleh
bagian Engineering hotel. Penyediaan aliran listrik hanya boleh dari sumber yang telah ditentukan oleh
pihak Engineering hotel dan dilengkapi dengan pengaman untuk kelebihan beban. Jika pihak kontraktor
melakukan pekerjaan yang dianggap tidak aman oleh pihak hotel, maka pihak hotel tidak akan
menyediakan aliran listrik sampai kesalahan/kekurangan diperbaiki. Jika pihak hotel yang
memperbaikinya, maka biaya tambahan akan dibebankan kepada pihak penyewa ruangan.
● Hotel tidak memperbolehkan penggunakan Kabel Gulung (Roll cable) untuk keperluan penyambungan
listrik di dalam ruangan hotel. Kabel-kabel listrik harus diberi penutup/pelindung dengan karpet atau
Lakban (cloth tape). Tidak diperkenankan untuk menggunakan perekat kertas dan plastic (paper tape or
plastic tape)
● Dilarang menggergaji, mengecat atau melakukan pekerjaan pembangunan di dalam ruangan.
● Konstruksi atau kerangka panggung harus dikerjakan di luar hotel. Pekerjaan di dalam ruangan hanya
untuk merakit saja.
● Dilarang menempel, memaku atau tindakan lain yang sejenis pada pilar/kolom, dinding, lantai, langit-
langit atau bagian lainnya dari bangunan dan semua barang/peralatan hotel.
● Pihak kontraktor harus mematuhi dan mengikuti peraturan hotel, yang termasuk hal-hal di bawah ini :
- Dilarang merokok, makan dan tidur di dalam area hotel kecuali di tempat yang telah ditentukan untuk
merokok (di Loading Dock).
- Para petugas harus berpakaian sopan dan rapih. Tidak diperkenankan menggunakan Celana pendek,
Sendal dan/atau baju yang robek-robek
- Setelah dekorasi selesai, dilarang berada di ruang acara kecuali yang bertugas untuk mengawasi
jalannya acara (1 atau 2 orang).
- Setiap pekerja harus membawa identitas pribadi (KTP) dan melaporkan diri di Security dan
pemeriksaan atas semua barang-barang sewaktu meniggalkan area hotel.
- Pihak hotel berhak untuk mengeluarkan setiap orang yang melakukan tindakan atau hal lainnya yang
membahayakan pihak tamu atau karyawan hotel
Demikianlah tata tertib ini dibuat untuk dapat dijalankan dengan tertib. Apabila terjadi kerusakan pada
bangunan dan barang/peralatan hotel karena pekerjaan yang dilakukan dan/atau pelanggaran dari ketentuan-
ketentuan yang tertulis dalam surat ini, maka pihak hotel akan membebankan biaya perbaikan yang diperlukan
kepada pihak kontraktor. Pembebanan biaya perbaikan akan memotong langsung deposit yang telah
diserahkan ke hotel.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Mengetahui, Menyetujui,

Debbi Setyawan Perhimpunan Advokat Indonesia

FBM (PERADI)

- Counter signed by General Manager, Aston Banyuwangi

- Counter signed by DOS, Aston Banyuwangi
- F&B Manager Aston Banyuwangi
- Front Office Manager, Aston Banyuwangi
- Chief Security, Aston Banyuwangi

2 - 3 -Page 3 of 3
MOHON SURAT INI DITUNJUKKAN KEPIHAK KEAMANAN HOTEL (SECURITY) PADA SAAT MASUK KE
HOTEL LOADING DOCK UNTUK MENDAPATKAN TANDA PENGENAL VENDOR

Nama Event : Perhimpunan Advokat Indonesia (PERADI)

Tanggal Acara : Sabtu, 18 November 2023
Jam Acara : 08.00 – 16.00 WIB
Venue : BLAMBANGAN BALLROOM

Untuk prosedur keamanan dan kenyamanan anda, kami menginginkan agar formulir ini dikirimkan
kembali kepada kami BanyuwangiBSE@AstonHotelsInternational.com

Nama staff pengirim :

1.
2.
3.

ID no. : KTP / SIM

1.
2.
3.

No Polisi Kendaraan :
1.
2.
3.

Barang yang dikirim :

1.
2.
3.

Seluruh pengiriman/pengambilan harus melalui loading dok yang berada di Blambangan Ballroom,
dan melaporkan pengiriman barang beserta formulir yang sudah terisi. Penukaran tanda pengenal
vendor dan pelaporan kerja dilakukan di kantor security. Seluruh kegiatan produksi hanya boleh
dilakukan oleh orang dan kendaraan yang sudah terdaftar.
Penambahan atau perubahan barang dapat dilakukan dalam kurun waktu 24 jam.

Penaggung Jawab Logistik :

Nomer Hand Phone :
Perusahaan :

ttd

Nama Penaggung Jawab Logistik

Ttd

Security Aston Banyuwangi

Cc : Chief Security, Aston Banyuwangi

FBM, Aston Banyuwangi

3 - 3 -Page 3 of 3