PENERAPAN GOOD
DOCUMENTATION
PRACTICE & E-QMS DI
ERA DIGITAL
06 April 2023
PT SAFF SUPRIMA UTAMA
Contact us :
SAFF Solution (0813 8848 0804 / (021) 304 90 111)
The CEO Building level 12 – Jl. TB Simatupang No. 18C Jakarta
Selatan
Pendidikan :
• Program Profesi Insinyur – ITI (2022 - 2023)
• Teknologi Pangan – IPB (2001-2005)
Riwayat pekerjaan :
• Food Safety Quality Consultant & Trainer PT Saff Suprima Utama,
2018 - sekarang
• Associate Food Safety Trainer for SAI Global, British Standard
Institution (BSI), TUV Nord, Llyod Register (LR) & Bureau Veritas (BV)
2018 – sekarang
• Food Entrepreneur “Dendeng Mintarsih”, 2019 - sekarang
• ISO General Manager PT Matahari Putra Prima Tbk Sertifikasi
(Hypermart, Foodmart, Boston & SmartClub) 2014-2018
• QA/QC Manager PT Futami Food & Beverages, 2013-2014 FSSC 22000 V5 Lead Auditor
• Food Safety & Quality Consultant Premysis Consulting, 2011-2013 ISO 22000:2018 Lead Auditor (IRCA)
• Food Safety Coordinator PT Nestle Indonesia, 2010-2011 ISO 9001:2015 Lead Auditor (IRCA)
• QA Supervisor PT. Kaldu Sari Nabati Indonesia, 2008-2010 PCQI Preventive Controls Qualified Individual (FDA
FSMA for Human Food)
• QA Supervisor PT Ceres, 2007-2008
BRCGS Food Safety Issue 9 Lead Auditor
• QC Supervisor PT Central Pertiwi Bahari 2005-2007
Webinar Penerapan Good Documentation Practice &
e-QMS di Era Digital
Persyaratan Informasi
Terdokumentasi
dalam Standar Sistem
Manajemen
Gilang Anugrah Putra | 06 April 2023
• Definisi Informasi Terdokumentasi
• Klausul Informasi Terdokumentasi
• Hierarki Informasi Terdokumentasi
Webinar Saff x Stendard – Penerapan GDP & e-QMS di Era Digital 2023 3
1.
DEFINISI INFORMASI
TERDOKUMENTASI
Webinar Saff x Stendard – Penerapan GDP & e-QMS di Era Digital 2023 5
1. Definisi Informasi Terdokumentasi
Webinar Saff x Stendard – Penerapan GDP & e-QMS di Era Digital 2023 6
1. Definisi Informasi Terdokumentasi
Documents : informasi
Webinar Saff x Stendard – Penerapan GDP & e-QMS di Era Digital 2023 7
2.
KLAUSUL INFORMASI
TERDOKUMENTASI
ISO 27001
ISO 9001
Webinar Saff x Stendard – Penerapan GDP & e-QMS di Era Digital 20XX 9
3.
HIERARKI INFORMASI
TERDOKUMENTASI
Webinar Saff x Stendard – Penerapan GDP & e-QMS di Era Digital 2023 11
4. Informasi Terdokumentasi yang Perlu Dipelihara
Webinar Saff x Stendard – Penerapan GDP & e-QMS di Era Digital 2023 12
5.
INFORMASI TERDOKUMENTASI
ELEKTRONIK
Webinar Saff x Stendard – Penerapan GDP & e-QMS di Era Digital 2023 14
Thank you
Webinar Saff x Stendard – Penerapan GDP & e-QMS di Era Digital 20XX 15
MATERI 2
Y. AUFAR RAHADIANDY
Education:
Bogor Agricultural University (IPB University) (2012 – 2017)
S1 Ilmu dan Teknologi Pangan – Fakultas Teknologi Pertanian
Area of Competence:
• Quality Management System • Risk Management for Medical Device
• Quality Management System for Medical Devices • Good Distribution Practice for Medical Devices
• Good Manufacturing Practice for Medical Devices (GDPMD)
(GMPMD) • Halal Assurance System
• Medical Device Product Development • Food Safety and HACCP
2017 Sixmurs (PT Sixmurs Indonesia Perdana) – Regulatory Consultant Scan to contact:
• Quality Assurance – Consultant
Provital (PT Provital Perdana) – Medical Device Manufacturer and Laboratory Testing
• Product Development and Validation Staff
• Quality Assurance Staff
• Quality Assurance Assistant Manager
Present Stendard (PT Stendard Group Indonesia) – Regulatory and Standard Technology
• Country Manager (Indonesia)
WEBINAR
Aufar Rahadiandy
6 April 2023
OUTLINES
1. Pengenalan Good Documentation Pratice
2. Prinsip Data Integrity & ALCOA+ dan Penerapannya
3. Penerapan Good Documentation Practice dengan EQMS
4. Software Compliance untuk e-QMS
Pengenalan
Good Documentation Practice
(GDocP)
Apa itu Good Documentation Practice (GDocP)?
Isi dokumen tidak boleh berarti ganda. Identitas, judul, sifat, dan
tujuan dokumen harus jelas.
Pengesahan dokumen:
• Disahkan oleh personal yang memiliki otoritas (tanda tangan/paraf,
inisial/nama, tanggal)
• Tidak ada dokumen yang diubah tanpa persetujuan sebelumnya
Prinsip Umum Good Documentation Practice
Tidak boleh menggunakan pensil, gunakan pulpen.
Segera isi semua data yang harus ditulis pada dokumen yang
berlaku (dengan jelas dan dapat dibaca). Jangan menulis
informasi pada potongan kertas,atau dokumen lainnya yang
tidak terkait.
Prinsip Umum Good Documentation Practice
Hasil print out thermal paper ditempel dengan clear adhesive tape,
dicopy, dan diberi tanda tangan/paraf, nama/inisial, tanggal.
Contoh dokumen yang berpotensi mempengaruhi kualitas produk harus mengikuti prinsip-prinsip
Good Documentation Practice, antara lain:
FUNGSI DATA
Data
ent Data
Histori/Traceability
c um Data
Do
Bukti legal/evidence
Konfirmasi/pernyataan tertulis
En
le
du
Attributable
ab
rin
ail
ü Data integrity adalah kelengkapan,
g
Av
konsistensi, serta keakurasian data yang dapat
dipercaya, diandalkan dan dipertahankan
sepanjang siklus hidup data. Accurate Legible
ALCOA+
ü Data harus dikumpulkan dan dipelihara dengan Principles of Data
Integrity
cara yang aman dan sedemikian rupa
sehingga dapat diatribusikan, dapat dibaca,
direkam pada saat yang bersamaan, asli atau
salinan, dan akurat. Original Contemporaneous
e
et
Co
pl
ns
m
is
Co
te
nt
ALCOA
+
Attributable
Contoh:
Ø Orang yang melakukan pendataan harus dengan
mudah diidentifikasi, begitu juga tempat asal dan
waktu pendataan juga harus dicatat.
(2)
Ø Baik direkam secara manual atau elektronik, data
harus dipastikan agar tetap dapat dibaca selama
masa penyimpanan yang ditentukan.
ALCOA
+
Contemporaneous
Ø Waktu pengumpulan data harus sesuai secara akurat Contoh:
dengan waktu perekaman data dengan tujuan
utamanya adalah untuk menghindari praktik membuat
atau memperbarui data di masa mendatang.
Ø Setiap analisis, laporan, atau perhitungan 2) Jika salinan rekaman asli di perlukan, maka
berdasarkan data yang dikumpulkan, dihasilkan, atau salinan perlu di verifikasi secara formal
diperbarui harus dapat dilacak kembali ke sumber sebagai salinan asli dan diberi identitas
aslinya.
sebagai salinan formal atau certified true
Ø Versi asli data juga harus dipertahankan, meskipun copy.
ada salinannya.
ALCOA
+
Accurate
Ø Semua catatan harus mencerminkan realitas dari Contoh:
apa yang terjadi dan harus bebas dari kesalahan.
Ø Semua data lengkap (tidak ada penghilangan, Ø Semua elemen urutan rekaman peristiwa mengikuti
tidak ada penghapusan), termasuk data awal, dan diberi cap tanggal atau waktu dalam urutan
data hasil pembetulan, dan meta-data. yang diharapkan.
Ø Pelaporan selektif adalah pemalsuan. Ø Time stamp konsisten dan mengacu pada referensi
umum (server waktu).
Ø Ketika data elektronik akan dicetak atau sebagai
disimpan dalam bentuk PDF, perlu dipastikan Ø Ketika data harus direkam secara manual, operator
bahwa hasil cetak berisi data lengkap dengan harus membaca waktu dari sumber waktu yang
akurasi yang diperlukan. berkualifikasi dan mencatatnya.
Ø Bahan yang digunakan untuk merekam data harus Ø Data tidak hanya harus ada, tetapi juga harus dapat
dapat bertahan lama tanpa kehilangan diakses. Jadi, sistem penyimpanan data harus dapat
keterbacaannya. dicari, dengan data yang diindeks dan diberi label
dengan benar.
Ø Data yang tersimpan harus dapat diandalkan untuk
jangka waktu yang lama - baik sebagai catatan Ø Data harus dapat dibaca setiap saat selama masa
manual atau sebagai database. retensi. Ini bisa untuk berbagai tujuan, termasuk
audit, tinjauan, dan inspeksi.
Ø Untuk data yang direkam secara digital, langkah-
langkah spesifik harus diambil untuk memastikan Ø Cara yang paling efisien untuk mencapai hal ini
data bertahan lama, termasuk menempatkan biasanya dengan merekam data secara elektronik.
sistem cadangan data yang kuat dan teruji serta
rencana pemulihan bencana dan catu daya yang
tidak pernah terputus. Keamanan siber juga
merupakan pertimbangan penting.
Pentingnya Penerapan Data Integrity dalam GDocP
EQMS
Enterprise
Quality
Management Supplier Evaluation Nonconformance
EQMS
System
EQMS
Attribute Dapat terjadi inkonsistensi atribut dokumen Atribut dokumen dapat distandarisasi
Legibility Berisiko tidak terbaca karena berbagai faktor Tulisan dapat terstandardisasi
Contemporaneity Berpotensi terjadi back-dating atau front-dating Meminimalkan potensi back-dating atau front-dating
Originality Memerlukan usaha untuk memelihara originalitas dokumen Semua pihak dapat mengacu pada satu dokumen yang sama (single
source of truth)
Accurateness Keakuratan berpotensi dimodifikasi Keakuratan dapat dipelihara
Completeness Berpotensi hilangnya sebagian informasi sehingga terjadi kerancuan Keutuhan dokumen dapat dipelihara
Consistency Cara penerapan bergantung pada pembuat dokumen Format dan cara penyajian dokumen dapat dipelihara
Endurance Dapat terjadi kerusakan dokumen Dokumen tersedia selama sistem dipelihara
(Integrity)
Availability Membutuhkan waktu untuk mengakses dokumen Dokumen dapat diakses dengan mudah. Pada umumnya dapat
diakses dimana saja dan kapan saja.
Confidentiality Memerlukan sistem manual untuk mengatur kerahasiaan dokumen Kerahasiaan dokumen dapat diatur melalui access/authorization
level
Storage Membutuhkan ruang penyimpanan dokumen dan bertambah seiring Ruangan fisik minimum / Tidak membutuhkan ruang fisik
berjalannya waktu.
Pertimbangan Umum sebelum Memilih EQMS
Dokumen Elektronik Tanda Tangan Elektronik
E-QMS telah di validasi E-QMS memiliki kemampuan untuk menetapkan "Tanda Tangan
Elektronik" seorang user.
E-QMS dapat menyajikan dokumen dalam bentuk "human readable format" / Umumnya TTE terdiri dari "User ID" dan "Password"
umumnya PDF atau format dokumen lainnya.
E-QMS memiliki proteksi terhadap dokumen yang disimpan e.g., permission E-QMS dapat memastikan bahwa User ID dan Password hanya dapat
control dipergunakan untuk 1 user saja.
E-QMS memiliki kontrol akses terhadap user E-QMS memastikan bahwa TTE hanya dapat dipergunakan oleh
authorised user saja
E-QMS memiliki Audit Trail E-QMS memiliki sistem security dimana ketika ada upaya pembobolan
sistem, software dapat mendeteksi ATAU mengunci akses user tsb.
E-QMS dapat menyajikan sebuah proses yang sistematis dalam bentuk
workflow
Training harus diberikan pada user sebelum menggunakan E-QMS
Ø Faktor keamanan siber dan compliance yang diberikan oleh pembuat software
Ø Skalabilitas
Persiapan Migrasi ke EQMS
Software Compliance sebuah kondisi dimana ICH Q10 PIC/S GMP EU GMP
ketentuan terhadap software telah terpenuhi, baik
ketentuan terhadap regulasi maupun dari sebuah
organisasi. EU MDR & EU
IVDR
ISO 22000 Etc.
Technical Reference
ISO/TR 80002-
21 CFR Part 11 GAMP5 Etc.
2
Other Reference
Data
ISO/IEC
SOC2 HIPAA Protection Etc.
27001 Regulations
Framework Software Compliance di Industri
User needs Defining the intended use of the system User Requirement Specification (URS)
Validation Plan
Verification and Validation (IQ, OQ, PQ, or Testing Document)
Risk!
http://bit.ly/webinarSAFF2
2
OUR EVENT
TEACH A COURSE 3
TERIMA KASIH
Sampai jumpa dalam kegiatan SAFF Solution berikutnya!
SCAN ME!