Nama: ASNAYA OKTAVIA PRATIWI

NIM: 044471888
Prodi: D-IV Kearsiapn

UPBJJ SURAKARTA
1. Keuntungan dan kerugian policy manual.

-Adapun keuntungan dari policy manual adalah

a) Sebagai pedoman secara umum bagi pimpinan untuk landasan berpikir dan bertindak dalam
menghadapi kasus kasus bervariasi

b) Rencana tindakan dapat dikembangkan untuk memecahkan masalah masalah yang memerlukan
penanganan khusus

c) Sebagian dasar berpijak atau sebagai dasar hukum untuk melakukan kegiatan kearsipn secara lebih
rinci dan aplikatif

-Adapun Kerugian dari Policy Manual adalah

a) Karena kebijakan tersebut masih sangat umum maka sering kali ditafsirkan oleh pegawai secara
berbeda-beda dan

b) Belum bisa langsung dipraktikan dalam kegiatan kearsipan sehari-hari karena perlu penjabaran dan
penuangan pedan yang lebih teknis lagi.

2. langkah-langkah teknis dalam penyusunan manual kearsipan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi!

Langkah langkah penyusunan manual kearsipan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi, atau secara
teknisnya dapat dikemukakan disini, yaitu

1) Tahap persiapan yang didalamnya meliputi kegiatan pembentukan tim kerja atau kepanitiaan,
penentuan jenis manual tang diinginkan, penentuan jumlah anggaran dan waktu yang dibutuhkan

2) Tahap pelaksanaan, yang meliputi kegiatan sebagai berikut:

a) Pengumpulan data, dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain dengan studi literatur berupa
pengumpulan dokumentasi organisasi, seperti struktur organisasi tugas dan fungsi serta kegiatan
organisasi baik yang bersifat penunjang atau fasilitatif ataupun kegiatan yang substantif atau tugas
pokok organisasi

b) Pengolahan data, data yang terkumpul kemudian diolah untuk dijadikn draf awal manual sesuai jenis
manual yang dibutuhkan

c), Diskusi, draf awal yang telah disusun, kemudian didiskusikan antara tim dan unit kerja untuk dikaji
apakah draf tersebut sudah layak dan sudah sesuai dengan kebutuhan

d) Penyusunan final draf atau draf akhir yang merupakan kesepakatan dari tim, konsultan dan unit kerja
terkait

e) Uji coba dari draf manual ke beberapa unit kerja sebagai sampling untuk diketahui apakah draf
tersebut sudah siap diaplikasikan atau belum
f) Apresiasi, intinya adalah pengenalan kegaitan kearsipan sekaligus permasalahan yang dijumpai dan
pemaparan dari manual secara umum kepada pimpinan level agar diketahui oleh mereka

g) Pelatihan untuk tingkat pelaksana, merupakan tahapan dalam usaha penerapan manual melalui diklat
secara teknis untuk paea pelaksana

h) Legalisasi dari pimpinan tertinggi, tahapan ini sebagai pengesahan dari pimpinan untuk segera
menerapkan sistem kearsipan sesuai dengan manual yang tercipta

i) Penerapan sistem, dalam tahap terakhir sistem siap untuk dijalankan sebagi sebuah pedoman kerja

3) Tahap Evaluasi, tahapan ini tim kearsipan dan unit penanggung jawab kearsipan melakukan secara
rutin dan terpogram untuk tetap melakukan pembinaan kearsipan sekaligus sebagai wujud dari kegiatan
evaluasi dari sistem kearsipan yang telah dijalankan apakah masih layak diterapakan atau perlu adanya
perbaikan

3. Jelaskan diagram alur prosedur pengurusan surat masuk dalam arsip

 ALUR PENGURUSAN SURAT MASUK

Di Unit Kearsipan

Surat diterima
Memeriksa
unit kearsipan
kebenaran Menyortir surat
surat antara surat dinas Mengklasifikasi surat
dan surat pribabdi dinas tertutup (rahasia)
dan surat terbuka untuk
dituju keunit kearsipan

Untuk surat tertutup

ditambahkan stempel Kelengkapan dan
waktu penerimaan keutuhan surat diperiksa. Membuka amplop
surat pada amplop Jika ada kekurangan untuk surat terbuka
bagian belakang surat dibuat catatan dibalik
surat dengan pensil

Untuk surat yang

Surat terbuka dibaca memerlukan kebijakan Pada Sarana
keseluruhannya guna diserahkan ke pimpinan pencatatan, surat
menentukan unit tertinggi terbuka atau tertutup
kearsipan dicatat pada sarana
pencatatan

Pada Tata Usaha unit

pengolahan. Surat diterima Surat yang telah
unit kearsipan beserta sarana Sarana pencatatn dicatat
pencatatan untuk surat intern yang telah diparaf disampaikan ke
unit pengolahan unit kearsipan
diterima kembali

Kebenaran dan
Jika surat memerlukan tindak
kelengkapan surat
Menambahkan paraf di lanjut diserahkan surat beserta
diperikasa
sarana pencatatan, serta lembar diposisi (LD) rangkap 2
menyerahkan pada unit ke pimpinan
kearsipan yang mengirim
surat intern

Surat diproses Surat yang telah

Pelaksana
sesuai disposisi Memberi paraf LD 2 didisposisi
Pengolahan,meneri
pimpinan lalu diserahkan ke diterima kembali
ma surat LD
TU unit pengolahan rangkap 2
4. Proseduur penyimpanan dalam arsip
A. Prosedur pemberkasan
Pemberkasan pada dasarnya merupakan kegiatan penyimpanan dokumen arsip ke dalam folder ordner
filing kabinet atau alat yang lain menurut aturan yang telah ditentukan.
Prosedur atau langkah langkah dalam penyimpanan dokumen atau arsip dilakukan sebagai berikut
a. Pemeriksaan(inspecting)
Pemeriksaan untuk mengetahui kelengkapan berkas dan keadaan fisik sesuai dengan keadaan semula
b. Penentuan indeks (indexing)
Penentuan indeks masing masing dokumen atau arsip dalam satu berkas atau kegiatan dilakukan
dengan menyimpulkan isi ringkas atau kata tangkap dari informasi berkas sebagai subjek pokok.
Pada dasarnya indeks dapat berupa
1) indeks nomor/angka (angka urut,tanggal,tahun untuk berkas kepegawaian dan seri surat keputusan
direksi
2) indeks nama untuk nama (orang, badan, tempat wilayah)
3) indeks subjek untuk arsip yang bersifat korespondensi

c. Pengkodean (colding)
Penentuan kode dengan mempergunakan kode klasifikasi dokumen atau arsip dilakukan cara sebagai
berikut

1) Penentuan kado dari indeks berkas atau sup cek pokok yang ditentukan dengan menggunakan kode
klasifikasi dokumen atau arsip yang tepat adalah melalui indeks relatif

2) Memeriksa kembali ketetapan kode klasifikasi dokumen atau arsip yang dipilih sesuai dengan kode
klasifikasi dokumen atau arsip pada Lampiran

e. Pengelompokan (sorting)

Kegiatan pengaturan dokumen atau arsip dengan cara mengelompokkan dokumen atau arsip sesuai
dengan kelompok masalah dalam bentuk klasifikasi dokumen atau arsip

f. Pelabelan (labeling)

Pelabelan adalah kegiatan penulisan kode klasifikasi dan indeks sebagai judul berkas yang dituangkan
dalam laci,guide maupun ordner

g. Penyimpanan atau penempatan dokumen atau arsip(filing)

Memberikan nomor file dan memasukkan dokumen arsip ke dalam faktor atau ordner dan almari
dokumen/arsip

Sumber: BMP manual kearsipan ASIP 4205 modul 1-3