Accounting

(DMS – WEB)

1
*This document is strictly private & confidential
 01.
Customer

Penjelasan Produk
Informasi Pengguna

Owner Distributor,Admin
Admin Finance Admin Finance
Finance Distributor.
Distributor. Distributor.
SDS - PTPL

Create Update View

 01.
Accounting

Penjelasan Produk
01. Accounting

Deskripsi Fitur
Modul Accounting bertujuan untuk memfasilitasi akunting perusahaan melalui
1. Set up Account di Chart of Account sesuai dengan
pencatatan manual maupun integrasi dengan transaksi staff pada DMS. kebutuhan perusahaan
Accounting memfasilitasi: 2. Mengisi opening entry melalui Entry Journal
● Self service chart of accounts 3. Melihat nilai dari entry journal balance atau tidak di
SDS - PTPL

Journal
● Self service input transaksi melalui entry journal. 4. Mengecek transaksi detail yang telah diinput melalui
● Laporan keuangan pada Journal, Balance Sheet, dan Income Statement. Entry Journal di Journal detail.
● Pencatatan transaksi jual beli pada DMS tercatat otomatis. 5. Melihat laporan neraca di Balance Sheet.
6. Melihat laporan laba rugi di Income Statement.
Outline
1. Accounting
1. Chart of Account
1. Membuat Akun
2. Hapus Akun
3. Kunci Akun
2. Entry Journal
1. Membuat Opening Entry
2. Membuat transaksi
3. Journal
1. Detail Journal = General Ledger
4. Balance Sheet
1. Profit and Loss Current Year dan Retained Earnings
2. Export to PDF
5. Income Statement
1. Income Statement Customers
2. Export to PDF
6. Integrasi Transaksi
1. Order to Fulfill & Canvasser
2. Membuat Purchase Order
3. Menerima Purchase Order from Customer
4. Menerima Pembayaran dari apps. 4
*This document is strictly private & confidential
 01.
Accounting

Penjelasan Produk
1.1 Chart of Accounts
SDS - PTPL
1.1 Chart of Accounts

Halaman akun-akun yang akan

Create New untuk
digunakan untuk membuat membuat akun

pencatatan akuntansi. baru.

Account Number berurut dari nomor kecil

Normal Balance adalah
ke besar sesuai dengan penomoran
Posisi asal akun pada
Account Name.
jurnal accounting berada
pada Debit atau Credit.

Account name awal yang umum digunakan

untuk melakukan pencatatan telah
tersedia secara default pada DMS.

Akun terbagi atas 6

Category: Asset,
Liabilities, Equity,
Tersedia 16 Account Type yang umum
Income, and
digunakan pada pembukuan akuntansi
Expenses.
sesuai dengan Category.
*This document is strictly private & confidential
1.1.1 Membuat Akun
Halaman untuk membuat akun setelah User klik “Create New”

User mengisi nama akun yang sesuai

User memilih account type yang

dirasakan sesuai dengan nama akun.

Jika user ingin membuat

Jika user membuat akun sebagai parent, akun sebagai
maka penomoran akun akan dihasilkan sub-account,
otomatis sesuai dengan urutan terakhir maka akan muncul
dari akun parent pada account type yang akun-akun parent yang
telah dipilih untuk akun baru. telah tersedia. Setelah
memilih salah satu akun
maka penomoran akun
akan dihasilkan otomatis
sesuai dengan urutan
terakhir dari akun parent
pada account type yang
telah dipilih untuk akun
baru.
*This document is strictly private & confidential
1.1.2 Hapus Akun

User dapat menghapus akun yang

tidak terkunci.

User dapat klik box di

samping account.

Klik “Delete”
untuk
Deskripsi yang
menghapus
menunjukan jumlah akun
akun.
yang dipilih User.

Deskripsi dan Button “Delete” muncul setelah User

memilih minimal 1 akun untuk dihapus.
*This document is strictly private & confidential
1.1.3 Kunci Akun

Untuk menghindari hal-hal tidak

diinginkan, akun dibuat terkunci setelah
memiliki transaksi dan nilai transaksi.

Namun, ada beberapa akun yang sudah

terkunci secara default karena hilangnya
akun tersebut akan berakibat tidak
seimbangnya laporan neraca dan laporan
laba rugi.

*This document is strictly private & confidential

 01.
Invoice

Penjelasan Produk
1.2 Entry Journal
SDS - PTPL
1.2 Entry Journal
User dapat memilih tanggal sesuai dengan
Halaman tampilan entry journal. waktu pencatatan yaitu itu hari ini, masa
lalu, dan yang akan datang.

User pilih account

name yang telah
tersedia pada sub
module chart of
accounts

User input secara

manual value
dalam format
nominal dan
description dalam
format huruf dan
nominal.
11
*This document is strictly private & confidential
1.2.1 Membuat Opening Entry

User disarankan untuk mengisi transaksi pertama di entry journal

Contoh Set dari Opening Entry
dengan menginput secara manual opening entry.
Account Name Debit Credit

Cash 500
Opening Entry dilakukan untuk menjaga keseimbangan laporan
neraca dan laba rugi. Account Receivable 4000

Inventory 2000

Equipment 7000

Building 50000

Account Payable 2750

Long term Liabilities 40000

Additional Paid in Capital 6000

Retained Earnings 14750

TOTAL 63500 63500

User dapat menginput akun-akun diatas pada entry journal dalam

satu proses input transaksi.
12
*This document is strictly private & confidential
1.2.2 Membuat Transaksi

Account Name sama

tidak dapat dipilih
lebih dari satu kali.

Value tidak boleh

kosong (0).

+ADD untuk
menambahkan Submit untuk mengakhiri
jumlah akun pada suatu transaksi.
satu transaksi
Submit baru aktif jika Total
Debit Value = Total Credit
Value
Total Debit Value harus sama dengan Total Credit
13
*This document is strictly private & confidential
 01.
Invoice

Penjelasan
1.3 Journal Produk
SDS - PTPL
1.3 Journal

Halaman Tampilan Journal

Value dari transaksi

yang diinput manual
melalui Entry Journal
dan transaksi pada
DMS seperti
pembuatan Sales
Order, Purchase
Order, dan
mendapatkan
Account Number dan Purchase Order dari
Account Name sesuai Konsumen.
yang tersedia pada
Chart of Account.

Klik untuk melihat

detail journal
(General Ledger)

Total Value Debit dan Credit dari seluruh transaksi yang tercatat pada sistem akunting *This document is strictly private & confidential
1.3.1 Detail Journal (General Ledger)

Halaman Detail Journal yang merupakan General Ledger dari setiap akun.

Tanggal terjadinya
setiap transaksi.

Keterangan setiap Jika Balance memiliki (), maka

transaksi yaitu
nilai dari akun adalah minus.
Receive atau
Transfer sesuai
dengan Normal
Balance dari Akun.
Keterangan ini akan
tampil secara
otomatis.

Referensi sumber Transaksi. Penjumlahan Nilai Akhir dari

Nilai Transaksi setiap transaksi yang terjadi di
Jika terintegrasi dengan module DMS
lainnya maka akan otomatis terisi. Akun.
*This document is strictly private & confidential
 01.
Invoice

Penjelasan Produk
1.4 Balance Sheet
SDS - PTPL
1.4 Balance Sheet

Halaman Tampilan Balance Sheet

Klik untuk
melihat balance
sheet dalam
bentuk dokumen
PDF yang siap
untuk di print.

Akun dari Total

Chart of Balance
Account. dari Journal

Total dari akun-akun yang terlampir

pada balance sheet sesuai dengan
kategori
*This document is strictly private & confidential
1.4 Balance Sheet

Halaman Tampilan Balance Sheet

Akun Retained Earnings dapat terisi

secara manual melalui entry journal dan
dapat terisi secara otomatis pada awal
periode pertama tahun baru sesuai
dengan value yang tertera pada Akun
Profit & Loss Current Year.

Akun Profit & Loss Current Year akan

terisi secara otomatis pada tahun berjalan
sesuai dengan value yang tertera pada
hasil akhir laporan laba rugi (income
statement).

Pada awal periode pertama tahun baru,

Akun ini akan memiliki value = 0 sesuai
dengan value yang tertera pada hasil akhir
laporan laba rugi (income statement).

*This document is strictly private & confidential

1.4.1 Export to PDF
Klik untuk mengunduh
Halaman Balance Sheet dalam bentuk laporan Balance Sheet.

Dokumen PDF. Klik untuk print

laporan Balance
Sheet.

Scroll untuk melihat

keseluruhan Laporan
Balance Sheet.

*This document is strictly private & confidential

 01.
Invoice

Penjelasan Produk
1.5 Income Statement
SDS - PTPL
1.5 Income Statement

Halaman Tampilan Income User dapat memilih laporan keuangan milik perusahaannya pada tab Company
maupun Customers yang memiliki transaksi yang terhubung pada DMS.
Statement

Klik untuk melihat Income

Statement dalam bentuk
dokumen PDF yang siap
untuk di print.

Akun- akun dari Chart Total Balance dari

of Account. Journal

*This document is strictly private & confidential

1.5.1 Income Statement tab Customers

Halaman Tampilan Net Income Customers

Merupakan Value
Net Income pada
Income Statement
Customers yang
memiliki hubungan
transaksi dengan
List Customers merupakan Customers yang Perusahaan.
memiliki hubungan transaksi dengan
perusahaan yang merupakan user dan
melakukan pencatatan pada modul
Accounting DMS.

*This document is strictly private & confidential

1.5.2 Export to PDF
Klik untuk mengunduh
Halaman Income dalam bentuk Dokumen PDF. laporan Income
Statement.
Klik untuk print
laporan Income
Statement.

Scroll untuk melihat

keseluruhan Laporan
Income Statement.

*This document is strictly private & confidential

 01.
Invoice

Penjelasan Produk
1.6 Integrasi Transaksi
SDS - PTPL
1.6 Integrasi Transaksi

Sistem Accounting DMS memiliki fitur untuk dapat integrasi dengan transaksi jual beli pada sistem DMS
keseluruhan web dan apps. Transaksi yang terintegrasi dapat di cek melalui
Journal Detail pada Sub Module Journal.
Transaksi jual beli pada DMS yang terIntegrasi meliputi:

- Order to Fulfill & Canvasser

- Membuat Purchase Order
- Menerima Purchase Order from Customer
- Menerima Pembayaran melalui aplikasi

Reference merupakan keterangan sumber transaksi

yang terintegrasi dengan kegiatan jual beli yaitu:
Invoice, Delivery Order, Canvass Order, Stock In dsb.

*This document is strictly private & confidential

1.6.1 Integrasi Transaksi Order to Fulfill & Canvasser

Untuk kegiatan order to fulfill, sales maupun canvass order yang dilakukan oleh User DMS,

Akun-Akun yang akan terpengaruh pada sistem Accounting adalah:

Aktivitas User yang Hal yang Berpengaruh pada Normal Balance
dilakukan pada DMS Pencatatan Accounting

Nama Aktivitas Account Name Debit Credit

Sales Order/ Order to Cost of Goods Sold +++

Fulfill / Canvas Order

Inventory +++

Membuat Invoice Account Receivable +++

Reference menunjukan sumber
Revenue +++ aktivitas DMS yang terintegrasi
Input Pembayaran pada Cash atau Bank +++
dengan Accounting.
Invoice

Account Receivable +++

*This document is strictly private & confidential

1.6.2 Integrasi Transaksi Membuat Purchase Order

Untuk kegiatan membuat Purchase Order pada DMS,

Akun-Akun yang akan terpengaruh pada sistem Accounting adalah:

Aktivitas User yang dilakukan Hal yang Berpengaruh pada Normal Balance
pada DMS Pencatatan Accounting

Nama Aktivitas Account Name Debit Credit

Melakukan Stock In oleh Inventory +++

User pembuat PO.

Goods Receipt +++

Dibuatkan Invoice oleh User Goods Receipt +++

penerima PO.

Account Payable +++

Membayar Invoice dimana Account Payable +++

invoice dibuatkan dari User
penerima PO.

Cash atau Bank +++

*This document is strictly private & confidential

1.6.3 Integrasi Transaksi Menerima Purchase Order

Untuk Kegiatan Menerima Purchase Order (Purchase Order from Customer) pada DMS,

Akun-Akun yang akan terpengaruh pada sistem Accounting adalah:

Aktivitas User yang dilakukan Hal yang Berpengaruh pada Normal Balance
pada DMS Pencatatan Accounting

Nama Aktivitas Account Name Debit Credit

Sales Order/ Order to Fulfill / Cost of Goods Sold +++

Canvas Order

Inventory +++

Membuat Invoice Account Receivable +++

Revenue +++

Input Pembayaran pada Cash atau Bank +++

Invoice

Account Receivable +++

*This document is strictly private & confidential

1.6.4 Integrasi Transaksi Menerima Pembayaran Melalui APPS

Untuk kegiatan order to fulfill, sales maupun canvass order yang dilakukan oleh User DMS,

Akun-Akun yang akan terpengaruh pada sistem Accounting adalah:

Aktivitas User yang Hal yang Berpengaruh pada Normal Balance

dilakukan pada DMS Pencatatan Accounting

Nama Aktivitas Account Name Debit Credit

Sales Order/ Order to Cost of Goods Sold +++

Fulfill / Canvas Order

Inventory +++

Membuat Invoice Account Receivable +++

Revenue +++

Input Pembayaran pada Cash atau Bank +++

Invoice Melalui Aplikasi.

Account Receivable +++

*This document is strictly private & confidential

31