Dalam menjalankan tugasnya, departemen FO dipimpin oleh seorang manajer ( Front Office

Manager). Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah tugas  Front Office hotel yang harus diawasi
oleh FOM.

 Check-in dan reservation. Ada beberapa hal yang perlu dilakukan oleh staf FO,
yaitu great the guest atau menyapa tamu. Memberikan sapaan merupakan
standar greeting di hotel. Setelah itu, bagian FO akan berinisiatif untuk menawarkan
bantuan dan melakukan up selling dengan berinteraksi pada tamu untuk mempromosikan
produk-produk dan event yang ada di hotel.
 Register the guest. Hal-hal yang dilakukan adalah meminta bukti identitas tamu untuk
validasi data,  berupa KTP atau paspor. Bukti identitas ini nantinya akan di fotokopi dan
disimpan sebagai jaminan. Registrasi juga dapat dilakukan dengan cukup
mengisi registration card yang disertai dengan tanda tangan tamu. 
 Assign a room. Artinya, memberikan kamar pada tamu sesuai kesepakatan dengan
menyerahkan kunci kamar.
 Room the guest, yaitu mengarahkan tamu untuk menuju kamarnya. FO juga bertugas
untuk memberitahu letak ruang kamar dengan jelas dan mempersilahkan tamu dengan
segera.
 Information, yaitu memberikan informasi tentang fasilitas hotel, kegiatan yang sedang
ada di hotel, ataupun informasi wisata di sekitar hotel. Meskipun sebenarnya tugas  Front
Office yang satu ini merupakan tugas dari bagian Information, namun terkadang juga
menjadi tugas dari bagian Reception.
 Menangani guest complaint juga menjadi salah satu hal yang harus dihadapi oleh FO.
Petugas FO harus mengikuti standar prosedur dalam menangani tamu komplain, supaya
dapat tercipta solusi terbaik terhadap tamu.
 Tugas lain dari FO adalah membuat laporan mengenai tingkat hunian kamar di hotel
(room occupancy), khususnya petugas FO yang shift malam. Tujuannya adalah supaya
petugas yang di pagi hari dapat mengatur operational dengan maksimal.
 Bagian dari FO yang juga tidak boleh dilupakan adalah  Bellboy. Bellboy adalah bagian
dari section Concierge yang akan melayani barang bawaan tamu mulai dari tamu
tersebut check-in, check-out, atau pindah kamar.

Dalam industri perhotelan, Front Office memiliki tanggung jawab yang berbeda yang tidak sama dengan
Front Office di industri lain. Beberapa tugas utama front office hotel meliputi:

1. Pemesanan reservasi

Membantu customers untuk mengecek & mengkonfirmasi pesanan kamar yang telah di pesan via
booking online ataupun memesan secara langsung atau on the spot.

2. Mendaftarkan tamu ke kamar kosong

Setelah pesanan hotel terkonfirmasi, Front Office wajib mencarikan kamar kosong sesuai dengan tipe
kamar yang di pesan.

3. Menetapkan tarif dan kamar

Menjadi Front Office wajib banget hafal harga atau rate semua tipe kamar yang ada di Hotel. Baik rate
regular maupun rate promosi.

4. Penasihat tamu yang professional

Selain itu, tugas Front Office juga sebagai penasihat tamu yang memberikan saran tentang kebutuhan
tamu selama mereka menginap di hotel agar terjamin kepuasannya.

5. Memelihara dan menyelesaikan akun tamu

Front Office wajib memiliki kemampuan detail dan cekatan dalam melihat data atau akun tamu yang akan
check in maupun yang akan check out.

6. Menjaga catatan sejarah tamu

Terakhir yang paling penting, Front Office wajib menjaga kerahasiaan data tamu terhadap orang luar.
Kecuali, sudah menyangkut soal kebutuhan penyidikan kepolisian ataupun Negara.

Tugas yang diuraikan di atas semuanya berhadapan secara langsung dengan tamu, agar menemukan
cara untuk melayani kebutuhan mereka dengan lebih baik.

Concierge, Valet Service, Bell Desk juga merupakan bagian dari Front Office. Namun, posisi ini biasanya
tidak memerlukan sebuah kantor secara fisik. Dengan demikian, front office adalah “wajah” hotel dan
kualitas staff front office hotel dapat menentukan apakah seorang tamu akan memutuskan untuk
menginap di hotel tersebut.

Pekerjaan Front Office umumnya harus memiliki Soft-Skill. Dibawah ini adalah daftar kualifikasi yang
harus dimiliki jika ingin menjadi bagian Front Office:

1. Keterampilan komunikasi

Keterampilan komunikasi yang baik, wajib di miliki Front Office agar tamu mudah memahami keinginan
dan kebutuhan customers. Dan juga yang paling penting, dengan skill komunikasi yang baik. Dapat
mengindari maupun mengatasi customers komplen.

2. Mendengarkan secara intensif untuk memahami keluhan dan kebutuhan tamu

Wajib menjadi pendengar yang baik akan kebutuhan dan keluhan customers. Pencatatan tentang
kebutuhan dan keluhan customers ini wajib di catat ya, guna menghindari dari kesalahan dan kebutuhan
yang tidak terpenuhi oleh customers.

3. Membaca dan menafsirkan kebutuhan tamu

Membaca dan menafsirkan kebutuhan tamu, sudah menjadi keahlian seorang Front Office. Menyediakan
kebutuhan tamu, tanpa harus tamu mengkonfirmasi kebutuhannya. Itu akan menjadi poin plus yang akan
memuaskan tamu.

4. Keterampilan manajemen waktu

Terampil dalam manajemen waktu, karena front office tidak dapat memperkirakan kedatangan tamu
kapan. Jadi harus selalu standby dan dapat melakukan tugas-tugasnya dengan cekatan.

5. Selalu mencari cara untuk membantu orang lain

Untuk menjadi seorang yang bertugas sebagai Front Office, wajib sekali untuk menyapa dan
menawarkan bantuan kepada customers.

Departemen front office dipimpin oleh seorang Manajer front office. Manager front office mengepalai
langsung divisi Reservasi, Resepsionis, Guest Services, Accounts, dan Komunikasi.

 Divisi reservasi memiliki staf reservasi yang bertugas menangani permintaan pelanggan untuk
memesan akomodasi.
 Sementara divisi resepsionis memiliki staf resepsionis yang bertugas menerima tamu dan
mendaftarkan tamu berdasarkan booking yang sudah mereka lakukan.
 Kemudian divisi guest services memiliki guest staff, concierge, dan bell staff yang bertugas
membawa barang bawaan tamu, menangani surat tamu, pengiriman koran, menghubungi tamu
 saat berada di hotel, mengatur keadaan darurat yang dibutuhkan tamu, membantu parkir mobil
tamu dan mengatur reservasi tempat wisata sesuai permintaan tamu.
 Selanjutnya, divisi accounts memiliki staf kasir dan night auditor. Kasir bertugas menangani
pembayaran tamu dan melapor ke manajer akun. Sementara auditor malam bertugas menjadi
resepsionis di front desk selama shift malam yang melapor ke divisi front office dan akuntan.
 Terakhir, divisi komunikasi memiliki staf switchboard operator yang menangani komunikasi antara
berbagai departemen lain di hotel dan juga berkomunikasi dengan tamu hotel.

Perbedaan Front office Back office

Bagian yang melayani dan Bagian yang menangani
Definisi
berinteraksi dengan pelanggan fungsi administrasi harian
Bertanggung jawab untuk
Strategi Membantu strategi pengembangan fungsi HRD dan manajemen
penyesuaian
Peran secara Membantu meningkatkan permintaan Membantu produksi produksi
umum dan penjualan dan jasa
Melakukan fungsi utama
Tanggung Melakukan fungsi utama
untuk mengurus proses
jawab secara penjualan, marketing, after-sales, dan
admin harian agar bisnis
umum layanan klien
berjalan lancar
Tanggung Bagian ini tidak langsung
Bagian ini melayani dan berinteraksi
jawab kepada melayani atau berinteraksi
langsung dengan pelanggan
pelanggan dengan pelanggan
Resepsionis, staf reservasi, sales and
Asisten administrasi, staf
Staf trading, investment banking,
SDM, staf akuntansi
manajemen kekayaan
Memiliki fokus dan tujuan
Fokus dan Memiliki fokus dan tujuan untuk
untuk mengurangi biaya
tujuan divisi meningkatkan pendapatan bisnis
operasional
Membantu dalam fungsi
pendukung seperti
Bertugas untuk menjual dan
Interaksi manajemen TI, keuangan,
berinteraksi dengan klien perusahaan
dan akuntansi, pergudangan,
dll