PT.

MULTIGUNA AGRO SEJAHTERA

PABRIK MINYAK KELAPA SAWIT
Jln. Lintas Timur Km.11 Dusun II Desa Banjar Balam, Kecamatan Lirik, Kabupaten Indragiri Hulu, Riau

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PEMBELIAN TBS / PENERIMAAN SUPPLIER BARU

1. Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan TBS yang dibeli dapat dipertanggung-jawabkan secara
hukum/legal, lingkungan, dan sosial. Serta tidak terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam pembelian
TBS .

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku untuk bagian Pembelian TBS yang berasal dari pihak ketiga .

3. Referensi
a. Peraturan Menteri Pertanian RI nomor 11/Permentan/OT.140/3/2015 terkait ISPO
b. Pasal 25 Peraturan Presiden RI nomor 44 tahun 2020 terkait ISPO
c. Peraturan Menteri Pertanian RI nomor 38 tahun 2020 Tentang Penyelenggaraan Perkebunan Kelapa
Sawit Berkelanjutan Indonesia

4. Definisi
a. TBS : Tandan Buah Segar Sawit
b. Supplier : pemasok TBS , baik itu dari Perusahaan perkebunan pihak ketiga, Koperasi, Kebun
Perorangan, petani swadaya, atau mitra lainnya seperti agen/dealer/pengumpul.
c. DO / SPB : Surat Pengantar Buah , yang berisi informasi mengenai sumber asal TBS dan Kendaraan
pengangkut/pengantar TBS .

5. Tanggung Jawab
Penanggung jawab kegiatan adalah : Mill Manager PT. Multiguna Agro Sejahtera

6. Prosedur
1. Calon supplier baru mengajukan diri sebagai Supplier kepada PT. Multiguna Agro Sejahtera melalui
bagian pembelian TBS atau sebaliknya.

2. Calon supplier mengisi formulir untuk melengkapi data profil, sebagai berikut :
a. Nama supplier
b. Tipe pemasok TBS (Perusahaan perkebunan, Koperasi, petani swadaya, atau agen/dealer)
c. Nama Perusahaan perkebunan, Koperasi, petani swadaya, atau agen/dealer yang akan digunakan
sebagai nama DO/SPB.
d. Alamat kebun
e. Luas kebun (ha), jenis bibit pohon sawit dan tahun tanam
f. Volume Produksi TBS (ton/hari atau ton/bulan)
g. Peta kebun atau titik koordinat
Halaman 1 dari 3
 h. Jenis tanah yang digunakan untuk penanaman sawit (gambut/mineral)
i. Untuk kebun/estate dengan luas < 25 ha, surat kepemilikan lahan : SKT, Girik, SHM
j. Untuk kebun/estate dengan luas > 25 ha, surat kepemilikan lahan : HGU, IUP/IUP-B
k. Status lahan perkebunan (APL/non APL)
l. Untuk supplier TBS tipe agen/dealer/pengumpul, harus mendata profile kebun-kebun pemasok
TBS nya.

3. Petugas bagian pembelian TBS melakukan sosialisasi kepada calon supplier baru terkait dengan
persyaratan-persyaratan atau kebijakan dalam melakukan pembelian TBS , sebagai berikut :
a. TBS harus berasal dari kebun yang telah memiliki legalitas kepemilikan lahan yang sah
(Girik/SHM, atau legalitas lainnya yang diakui oleh BPN).
b. TBS harus tidak berasal dari kebun Plasma yang memiliki ikatan dengan perusahaan lain.
c. TBS harus tidak berasal dari kebun yang berada dalam kawasan hutan.
d. TBS harus tidak berasal dari kebun yang ditanam di areal gambut setelah tahun 2015.
e. TBS harus tidak berasal dari kebun yang ditanam di daerah aliran sungai (DAS) yang dilakukan
aplikasi bahan kimia.
f. TBS harus tidak berasal dari hasil curian atau tindak pidana lain
g. TBS harus berasal dari kebun yang TIDAK melakukan eksploitasi terhadap pekerja ataupun
masyarakat sekitar.

4. Petugas bagian pembelian TBS melakukan survey terhadap kebun calon supplier baru (mengisi form
data profil calon supplier TBS) dan mengumpulkan beberapa informasi sebagai berikut :
a. Bukti legalitas lahan dan legalitas operasional kebun yang hasil TBS nya akan di pasok ke pabrik
PT. Multiguna Agro Sejahtera
b. Lokasi kebun, jenis lahan, luas kebun, alamat dan koordinat kebun (jika memungkinkan koordinat
diambil di beberapa titik yang menjadi batas kebun)
c. Tanaman kelapa Sawit seperti jenis bibit Sawit dan tahun tanam (jika penanaman dilakukan
bertahap, maka dicatat tahun pertama dan tahun terakhir penanaman)
d. Kondisi Daerah Aliran Sungai yang ada di lokasi kebun
e. Kegiatan operasional kebun terkait dengan apakah terdapat indikasi eksploitasi terhadap pekerja
ataupun masyarkat sekitar.

5. Petugas bagian pembelian TBS membuat laporan hasil survey dan menyerahkannya kepada tim
GIS/pemetaan.

6. Tim GIS/pemetaan menganalisa lokasi kebun melalui data koordinat dan memastikan bahwa lokasi
kebun tidak tumpang tindih dengan peta kawasan hutan yang dikeluarkan oleh Kementerian Kehutanan
atau Provinsi setempat.

7. Tim GIS/pemetaan memberikan hasil analisa pemetaan kepada tim pembelian TBS untuk diteruskan ke
Mill Manager

8. Mill manager memeriksa laporan hasil survey untuk memastikan apakah calon supplier baru sudah
memenuhi kebijakan yang berlaku di pabrik dan mengajukan permohonan ke pihak Direksi atau Top
management.

9. Direksi atau Top management memberikan keputusan setuju atau tidak setuju calon supplier tersebut
menjadi supplier TBS di pabrik PT. Multiguna Agro Sejahtera.

10. Jika calon supplier disetujui untuk menjadi supplier, maka tim pembelian TBS akan melakukan
negosiasi kepada calon calon supplier untuk menetukan :
a. Mutu TBS yang diterima oleh Pabrik PT. Multiguna Agro Sejahtera
Halaman 2 dari 3
 b. Mekanisme penentuan dan penyampaian harga TBS kepada supplier
c. Syarat dan ketentuan pengiriman dan penerimaan TBS
d. Syarat dan ketentuan mengenai pembayaran TBS oleh bagian Keuangan
e. Kondisi-kondisi lain yang dapat terjadi dalam perjanjian jual beli TBS

11. Berdasarkan hasil kesepakatan dan negosiasi dengan calon supplier, bagian pembelian TBS membuat
Surat Perjanjian Jual Beli TBS yang didalamnya tercantum hasil kesepakatan serta surat pernyataan
terkait kebijakan perusahaan dalam pembelian TBS

12. Bagian pembelian TBS memberikan blanko DO/SPB kepada supplier baru, yang akan digunakan
dalam pengiriman TBS ke Pabrik PT. Multiguna Agro Sejahtera

13. Supplier baru mendaftarkan nomor kendaraan yang akan digunakan untuk mengangkut/pengiriman
TBS ke pabrik . Pabrik hanya menerima TBS yang dikirim menggunakan kendaraan yang identitasnya
sudah didaftarkan tersebut.

Demikian Standar operasional prosedur Pembelian TBS / Penerimaan Supplier baru ini dibuat, agar dapat
dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab oleh semua pihak yang terkait.

Tertanda,

Management
PT. MULTIGUNA AGRO SEJAHTERA

Halaman 3 dari 3