STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

PENGIRIMAN PRODUKSI CPO DARI PMKS INTERNAL DAN

PENERIMAAN DI PORT PTHIP3 / PTHIP4 MELALUI TRANSPORTASI AIR

Identifikasi
Judul SOP Pengiriman Produksi CPO dari PMKS Internal dan
Penerimaan Di Port PTHIP3 / PTHIP4 Melalui
Transportasi Air
Nomor THIP-SOP- LOG-902.1 R00
Dokumen
Tanggal Efektif 17 Juli 2019

Penyusunan, Review dan Persetujuan

Nama & Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Disusun 15 Juli
Agus Widiyanto
Oleh, 2019

Direview 15 Juli
Herman Dulsalam
Oleh, 2019

Disetujui Rudi Hardiansyah 15 Juli

Oleh, Hasibuan 2019

Catatan Atas Revisi :

Revisi No. Tanggal Keterangan

-
1. RUANG LINGKUP :
Prosedur ini wajib dibaca dan diterapkan oleh seluruh Kerani Produksi,
Petugas Despatch , Pengawas Logistik, Pegawai Logistik, Petugas
Laboratorium, Kepala Tata Usaha, Asistent Pabrik, Manager Pabrik &
Kebun, Para Saksi dari Kebun, dan Logistic, Group Mill Manager / Deputy
Group Mill Manager, Group Estate Manager / Deputy Group Estate Manager,
Group Manager Logistic / Senior Manager Logistic , Regional Head, dan
Personil di Head Office.

2. TUJUAN :
2.1 Standarisasi prosedur pengiriman CPO Internal dari POM THIP1, POM THIP2,
POM THIP3, POM THIP4, POM THIP5 dan POM THIP6 ke Port PTHIP3 / Port
PTHIP4 melalui transportasi air.
2.2 Menjelaskan tugas dan tanggung jawab PMKS pengirim, logistik dan Port
penerima (Port PTHIP3/PTHIP4).
2.3 Menjelaskan prosedur pada saat loading dan pengiriman CPO dari PMKS
Pengirim.
2.4 Menjelaskan prosedur penerimaan CPO pada saat penerimaan dan
unloading di Port Penerima.
2.5 Memastikan agar kualitas CPO (FFA, moisture dan dirt) yang dikirim dari
PMKS pengirim sesuai standar baku mutu yang ditentukan.
2.6 Memastikan agar kualitas CPO (FFA, moisture dan dirt) yang diterima di Port
penerima sesuai dengan kualitas CPO yang dikirim oleh PMKS Pengirim.
2.7 Menghindari terjadinya selisih kuantiti CPO antara PMKS pengirim dan Port
penerima.

3. DEFINISI :
3.1 Sounding adalah s u a t u proses untuk mengetahui jumlah volume CPO
pada Bulking Storage Tank.
3.2 Bulking Storage Tank (BST) adalah tempat penampungan akhir CPO
sebelum dijual.
3.3 Crude Palm Oil (CPO) adalah minyak kasar Kelapa Sawit yang
merupakan produk akhir utama Pabrik Minyak Kelapa Sawit (PMKS).
3.4 Pontoon adalah alat transportasi yang digunakan untuk mengangkut CPO
melalui jalur air.

4. REFERENSI :
SOP Palm Oil Mill PT TH Indo Plantations

5. KEBIJAKAN :
Kebijakan terkait digunakan untuk acuan prosedur pengiriman CPO dari PMKS
pengirim dan Penerimaan CPO di Por t pe ne rima ( Port PTHIP3 & PTHIP4)
melalui Transportasi Air, meliputi namun tidak terbatas pada :
5.1 Standar kualitas CPO yang akan dikirim adalah :
 Moisture (Kadar air) = 0,20%
 Dirt (Kadar kotoran) = 0,02%
5.2 Pihak PMKS pengirim wajib melakukan drain CPO dari BST sampai
mendapatkan standar kualitas CPO sesuai point 5.1.
5.3 Analisa CPO wajib dilakukan pada :
 BST PMKS pengirim sebelum dilakukan loading CPO dari BST ke
pontoon.
 Setiap pontoon yang sudah selesai diisi sebelum diberangkatkan
dari PMKS pengirim (hasil komposit dari masing-masing palka).
 Setiap pontoon yang tiba di PMKS penerima sebelum dilakukan
pembongkaran CPO ke BST pihak penerima (hasil komposit dari masing-
masing palka).
 BST PMKS penerima setelah selesai dilakukan pembongkaran CPO dari
pontoon ke BST.
5.4 Sounding CPO wajib dilakukan pada :
 BST PMKS pengirim sebelum dilakukan loading CPO dari BST ke
pontoon.
 BST PMKS pengirim setelah selesai dilakukan loading CPO dari BST ke
pontoon.
 Setiap palka pada pontoon yang sudah selesai diisi sebelum
diberangkatkan dari PMKS pengirim.
 Setiap palka pada pontoon yang tiba di PMKS penerima sebelum dilakukan
pembongkaran CPO ke BST pihak penerima.
 BST PMKS penerima sebelum pembongkaran CPO dari pontoon ke BST.
 BST PMKS penerima setelah selesai dilakukan pembongkaran CPO dari
pontoon ke BST.
5.5 Setiap pontoon diberi identitas sesuai dengan nama PMKS pengirim.
Contoh : PONTOON POM THIP1 NO.1 = PTHIP1-1
5.6 Setiap mainhole pada palka di masing-masing pontoon diberi identitas.
Contoh : PALKA 1, MAINHOLE NO.1 = PALKA1 – MH1
PALKA 1, MAINHOLE NO.2 = PALKA1 – MH2
5.7 Setiap mainhole pada palka wajib disegel (locis).
5.8 Setiap keran (valve) yang ada pada pontoon wajib disegel (locis).
5.9 Selama loading dan unloading CPO dilakukan di PMKS pengirim dan Port
penerima wajib dikawal oleh security.
5.10 Sebelum loading CPO di PMKS pengirim, kondisi bagian dalam semua
palka wajib bersih dari kotoran.
5.11 Setelah selesai unloading CPO di Port penerima, kondisi bagian dalam
semua palka wajib kosong dan bersih.
5.12 Surat jalan pengiriman CPO dari PMKS pengirim ke Port penerima
menggunakan Surat Pengantar Barang (SPB).
5.13 Stock CPO di BST, in-transfer (pontoon) dan BST Port milik PMKS
 pengirim dicatat di LHP PMKS pengirim.
5.14 Kuantiti CPO pengiriman yang digunakan untuk perhitungan Laporan
Harian Produksi (LHP) PMKS pengirim, menggunakan kuantiti CPO
penjualan.
5.15 Setiap pengecualian dari ketentuan ini wajib mendapat persetujuan
tertulis dari Executive Director .

6. TANGGUNG JAWAB :
6.1 Petugas Despacth PMKS pengirim dan Port penerima bertanggung jawab
untuk memeriksa kondisi fisik pontoon, memastikan semua palka dalam
kondisi bersih (tidak ada air dan kotoran), melakukan proses sounding CPO
di BST, mengukur ketinggian CPO di masing-masing palka, melakukan
l o a d i n g d a n unloading CPO dan memastikan semua CPO habis
dipompakan dari palka pontoon sampai bersih.
6.2 Krani Produksi PMKS pengirim dan Port penerima bertanggung jawab
untuk membuat Berita Acara Kuantiti CPO yang diloading dan unloading
sesuai perhitungan hasil sounding BST sebelum dan sesudah loading dan
unloading, membuat Surat Pengantar Barang (SPB) pengiriman CPO.
6.3 Petugas Laboratorium bertanggung jawab untuk mengukur temperatur
CPO pada BST dan palka, mengambil sampel CPO dari BST dan palka,
menganalisa sampel CPO di laboratorium untuk mengetahui kualitas CPO
masing-masing sampel.
6.4 Security Pabrik bertanggung jawab dalam pencatatan dan pemasangan
segel di semua palka pontoon sebelum dikirim, memeriksa nomor segel
pada semua palka sesuai dengan yang tercatat pada Form Sounding
Pontoon, membuka semua segel disemua palka, menyaksikan
pemeriksaan kebersihan palka, keamanan selama loading dan unloading
dan menginformasikan ke Asisten Pabrik kedatangan pontoon di PMKS
pengirim dan Port penerima.
6.5 Petugas logistik bertanggung jawab terhadap kondisi kebersihan semua
palka, menyaksikan pada saat loading dan unloading, menyaksikan
sounding pada BST dan palka, memeriksa dan memastikan kondisi segel
sudah terpasang dengan baik, menyaksikan pengambilan sampel CPO
pada BST dan palka, menyaksikan perhitungan hasil sounding pada BST
dan menandatangani SPB.
6.6 Asisten Pabrik bertanggung jawab terhadap semua pekerjaan yang
dilakukan pada Point 6.1 s/d 6.5.
6.7 Security Kebun bertanggung jawab untuk mencatat setiap pontoon yang
melewati Pos Security disepanjang perjalanan menuju Port penerima.
6.8 Kepala Tata Usaha bertanggung jawab terhadap perhitungan kuantiti
CPO yang dikirim dan diterima, memeriksa seluruh dokumen pengiriman
dan penerimaan CPO.
6.9 Manager Pabrik bertanggung jawab terhadap kuantiti CPO, hasil analisa
 kualitas CPO, menyetujui SPB dan seluruh kegiatan loading dan unloading di
PMKS.
6.10 Transportir bertanggung jawab terhadap kebersihan palka pontoon,
menyaksikan sounding pada BST dan palka, menyaksikan pengambilan
sampel pada palka, menyaksikan perhitungan kuantiti, menyaksikan
pemasangan dan pembukaan segel (locis), menyaksikan proses loading dan
unloading, menandatangani SPB dan mengirimkan CPO dari PMKS pengirim
ke Port penerima.

7. PROSEDUR :
7.1 Loading di PMKS Pengirim
7.1.1 Petugas Laboratorium mengambil sampel CPO komposit (atas, tengah,

bottom) dan bottom, pada BST yang akan diloading dan membawa
sampel CPO ke Laboratorium untuk dianalisa kualitas (FFA, Moisture, Dirt).
7.1.2 Hasil analisa sampel CPO dilaporkan kepada Asisten Pabrik dan KTU.

7.1.3 Asisten Pabrik, KTU, Kerani Produksi, dan Petugas Despatch memastikan

kualitas CPO yang akan di loading sesuai dengan baku mutu pada point
5.1.
7.1.4 Pihak PMKS pengirim wajib melakukan drain CPO dari BST sampai
mendapatkan standar kualitas CPO sesuai point 5.1.
7.1.5 Petugas Despatch, Petugas Logistik, Security, Asisten Pabrik wajib
melakukan pemeriksaan kebersihan semua palka dari kotoran, kebocoran
palka yang disaksikan oleh pihak transportir. Palka yang tidak bersih
harus dibersihkan oleh pihak Transportir.
7.1.6 Petugas Despatch melakukan sounding pada BST yang akan diloading

yang disaksikan oleh Asisten Pabrik, Kerani Produksi, Petugas Logistik dan
pihak Transportir untuk mengetahui stock awal kuantiti CPO pada BST
yang akan dikirim.
7.1.7 Petugas Despatch melakukan loading CPO dari BST ke semua palka

dengan pengawasan Asisten Pabrik, Security, Petugas Logistik dan

Transportir.
7.1.8 Setelah selesai loading CPO dari BST ke semua palka, Petugas Despatch

melakukan sounding BST yang diawasi oleh Asisten Pabrik, Petugas

Logistik dan Transportir untuk mengetahui stock akhir kuantiti CPO pada
BST.
7.1.9 Kerani Produksi melakukan perhitungan kuantiti CPO yang diloading ke

pontoon berdasarkan hasil pengukuran sounding awal dan akhir pada BST
yang disaksikan oleh Petugas Logistik, Asisten Pabrik, KTU dan Transportir.
7.1.10 Petugas Despatch melakukan sounding masing-masing palka yang
disaksikan oleh Asisten Pabrik, Kerani Produksi, Petugas Logistik dan
Transportir.
7.1.11 Petugas Laboratorium mengambil sampel masing-masing pontoon
(komposit masing-masing palka), pengukuran temperatur di masing-
 masing palka dan menganalisa kualitas CPO yang akan dikirim, yang
disaksikan oleh Asisten Pabrik, Kerani Produksi, Petugas Logistik dan
Transportir.
7.1.12 Security PMKS melakukan pemasangan segel (locis) pada semua palka
dan keran (valve) dan mencatat nomor segel pada Form Sounding
Pontoon yang disaksikan oleh Asisten Pabrik, Kerani Produksi, Petugas
Despatch, Petugas Logistik dan Transportir.
7.1.13 Kerani Produksi membuat dan menandatangani Form Sounding Pontoon,

Form Sounding BST Pengirim dan Penerima untuk ditandatangani oleh

Manager Pabrik, Asisten Operasional, KTU, Petugas Despatch, Petugas
Logistik dan Transpotir.
7.1.14 Petugas Laboratorium membuat dan menandatangani Form Kualitas CPO

pengiriman dan penerimaan untuk ditandatangani oleh Manager Pabrik,

KTU, Asisten Operasional, Logistik, Security dan Transportir.
7.1.15 Asisten Operasional membuat dan menandatangani SPB untuk diverifikasi

oleh KTU dan Petugas Logistik dan disetujui oleh Manager Pabrik.
7.1.16 Semua Dokumen sesuai point 7.1.13 s/d 7.1.15 diserahkan ke P e t u g a s
Logistic dan Transportir, kemudian pontoon siap untuk diberangkatkan.
7.1.17 Security Kebun wajib mencatat setiap pontoon yang melewati Pos
Security disepanjang perjalanan menuju PMKS penerima.

7.2Penerimaan di Port PTHIP3 / PTHIP4

7.2.1 Pihak Transportir ketika tiba di port PTHIP3 / PTHIP4 terlebih dahulu
melapor kepada pihak Security Pabrik sekaligus menyerahkan SPB dan
dokumen pendukung lain.
7.2.2 Security di port PTHIP3 / PTHIP4 memastikan dokumen sesuai dengan

fi sik pontoon, selanjutnya melapor dan menyerahkan SPB dan

dokumen pendukung lain tersebut kepada Asisten Operasional, dan
selanjutnya diinformasikan kepada Manager Port.
7.2.3 Setelah mendapat persetujuan dari Manager Port untuk dilakukan
pembongkaran, Security memeriksa nomor segel yang tercatat pada Form
Sounding Pontoon sesuai dengan segel yang terpasang, kemudian
dilanjutkan dengan pembukaan segel yang disaksikan oleh Asisten Port,
KTU, Petugas Logistik dan Transpotir.
7.2.4 Petugas Despatch melakukan sounding masing-masing palka yang
disaksikan oleh Asisten Port, Kerani Produksi, Petugas Logistik dan
Transportir.
7.2.5 Petugas Laboratorium mengambil sampel masing-masing pontoon
(komposit masing-masing palka), pengukuran temperatur di masing-
masing palka dan menganalisa kualitas CPO yang diterima, yang
disaksikan oleh Asisten Port, Kerani Produksi, Petugas Logistik dan
Transportir.
7.2.6 Petugas Despatch melakukan sounding pada BST yang akan diisi,
 disaksikan oleh Asisten Port, Kerani Produksi, Petugas Logistik dan pihak
Transportir untuk mengetahui stock awal kuantiti CPO pada BST yang
akan diisi.
7.2.7 Petugas Despatch melakukan pembongkaran / pemompaan CPO dari
semua palka ke BST Port penerima sampai kondisi palka bersih dengan
pengawasan Asisten Port, Petugas Logistik, Transportir dan Security.
7.2.8 Petugas Despatch melakukan sounding pada BST yang sudah diisi,
disaksikan oleh Asisten Port, Kerani Produksi, Petugas Logistik dan pihak
Transportir untuk mengetahui stock akhir kuantity CPO pada BST yang
telah diisi.
7.2.9 Kerani Produksi melakukan perhitungan kuantiti CPO yang diterima di BST

berdasarkan hasil pengukuran sounding awal dan akhir pada BST yang
disaksikan oleh Petugas Logistik, Asisten Port, KTU dan Transportir.
7.2.10 Petugas Laboratorium mengambil sampel CPO komposit (atas, tengah,
bottom) dan bottom, pada BST yang sudah diisi dan membawa sampel
CPO ke Laboratorium untuk dianalisa kualitas (FFA, Moisture, Dirt).
7.2.11 Kerani Produksi membuat dan menandatangani Form Sounding
Pontoon, Form Sounding BST Pengirim dan Penerima untuk
ditandatangani oleh Manager Port, Asisten Port, KTU, Petugas Despatch,
Petugas Logistik dan Transpotir
7.2.12 Petugas Laboratorium membuat dan menandatangani Form Kualitas
CPO pengiriman dan penerimaan untuk ditandatangani oleh Manager
Port, KTU, Asisten Operasional, Logistik, Security dan Transportir.
7.2.13 Hasil perhitungan kuantity CPO yang diterima di Port penerima,
dilaporkan ke PMKS pengirim.

8. DOKUMENTASI :
Prosedur ini didokumentasikan dalam bentuk hardcopy dan softcopy. File
softcopy bernama THIP-SOP- LOG-902.1 R00 Pengiriman Produksi CPO dari
PMKS Internal dan Penerimaan Di Port PTHIP3 / PTHIP4 Melalui Transportasi
Air.pdf

9. DOKUMEN TERKAIT :
9.1 SOP.THIP-PORT-001.2019 Mass Balance
9.2 SOP.THIP-PORT-002.2019 Traceability

10. LAMPIRAN
10.1 Form Surat Pengantar Barang (SPB)
10.2 Form Sounding BST Pengirim dan Penerima
10.3 Form Sounding Pontoon
10.4 Form Kualitas CPO Pengiriman dan Penerimaan